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Zwei erfahrene Trainer unterstützen Sie bei der Vorbereitung auf die vielen Berufssituationen, in denen Sie Sachverhalte Präsentieren oder in einem Kurzvortrag auf den Punkt bringen müssen. Das Buch hilft Ihnen, sich in kürzester Zeit optimal vorzubereiten und im Anschluss überzeugend vorzutragen - sei es mit einer Powerpoint-Präsentation oder in freier Rede. Der Leitfaden für die Praxis, mit dem Sie Kommunikationsfähigkeit stärken können. Zahlreiche Beispiele und Checklisten erleichtern dabei die Umsetzung im Berufsalltag. Inhalte: - Wie die optimale inhaltliche und organisatorische Vorbereitung eines Vortrags gelingt - Reden und Präsentationen zielorientiert strukturieren - Souverän vortragen und auch mit Körpersprache überzeugen - Kriterien und Regeln für eine sinnvolle Visualisierung von Zahlen und Sachverhalten mit Powerpoint - Gelassen bleiben, wenn es turbulent wird - Lampenfieber und Nervosität mit Erfolg neutralisieren
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Seitenzahl: 341
Präsentieren · Peter Flume/Michael Schmettkamp
Hinweis zum Urheberrecht
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.
Print: ISBN 978-3-648-06917-2
Bestell-Nr. 10120–0001
epub: ISBN 978-3-648-06918-9
Bestell-Nr. 10120–0100
ePDF: ISBN 978-3-648-06919-6
Bestell-Nr. 10120–0150
Peter Flume, Michael SchmettkampPräsentieren 1. Auflage 2015
© 2015 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, [email protected] Produktmanagement: Jürgen Fischer
Satz: Agentur: Satz & Zeichen, Karin Lochmann, 83071 Stephanskirchen Umschlag: Umschlag: RED GmbH, 82152 Krailling
Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.
eBook-Herstellung und Auslieferung: readbox publishing, Dortmundwww.readbox.net
Präsentieren
Peter Flume
Michael Schmettkamp
Haufe Gruppe
Freiburg · München
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Checklistenverzeichnis
Vorwort
Teil 1: Vorträge und Präsentationen
Was tun, wenn Sie präsentieren müssen?
Entscheiden Sie, wie wichtig Ihnen der Auftritt ist
Bereiten Sie sich auf die Situation vor
Knüpfen Sie den roten Faden
Erstellen Sie aus Ihren Zielen die Gliederung
Legen Sie die Überschriften der Folien fest
Geben Sie Ihrer Präsentation einen Titel
Sorgen Sie für eine gute Struktur
Für Reden und Präsentationen: der Sachvortrag
So stellen Sie Workshop-Ergebnisse vor
So starten Sie zielorientiert eine Besprechung
Pro und Contra: vergleichen, gewichten, überzeugen
Konsequent überzeugend: die dialektische Rede
Stellen Sie Ihre Argumente zusammen
Suchen Sie nach Ansatzpunkten für Ihre Rede
Formulieren Sie überzeugend
Schmücken Sie Ihren Vortrag
Rhetorische Stilmittel betonen Ihre Aussagen
Sprechen Sie die Sinne an
PowerPoint-Folien als Redeschmuck
Zeigen Sie Ihre Kompetenz am Flipchart
Denken Sie an alle wichtigen Inhalte
Top für den freien Vortrag: Karteikarten
Nutzen Sie die Vorteile der Referentenansicht in PowerPoint
Drucken Sie die Folien in der Übersicht aus
So wirken Sie bei Ihrer Rede souverän
Lampenfieber ist eine Einbildung
Überzeugen Sie durch Ihre Körpersprache
Arbeiten Sie mit Ihrer Stimme
Präsentieren Sie nicht ohne Funksteuerung
Sicher vom Monolog zum Dialog
Sie legen den Zeitpunkt für Zwischenfragen fest
Geben Sie in Diskussionen die Richtung vor
Bleiben Sie gelassen, wenn es turbulent wird
Denken Sie hilfsbereit
Agieren Sie inhaltlich
Lassen Sie sich nicht provozieren
Reagieren Sie strategisch
Bleiben Sie auf sicherem Terrain
Setzen Sie Ihre Emergency-Checkliste ein
Zur Anregung: Beispielreden
Sachvorträge
Statement – ein kurzer Sachvortrag
Vergleichende Präsentation
Dialektischer Diskurs
Teil 2: Die perfekte Präsentation
Wie bereite ich meine Präsentation inhaltlich vor?
Werden Sie sich über Ihre Ziele klar
Informieren Sie sich über Ihre Zuhörer
Wie Sie Ihr Material sammeln und ordnen
Wichtig: der rote Faden
So finden Sie den richtigen Einstieg
Welche organisatorischen Vorbereitungen muss ich treffen?
Was Sie bei der Wahl der Räumlichkeiten beachten müssen
So laden Sie richtig ein
Welche Ausstattung muss vorhanden sein?
Wie gestalte ich meinen Medieneinsatz professionell?
Was beeinflusst den Medieneinsatz?
Tipps und Tricks zu einzelnen Medien
Was Sie beim Einsatz eines Beamers beachten müssen
Wie Sie Präsentationssoftware einsetzen
Welche Mittel zur Visualisierung kann ich nutzen?
Warum ist Visualisieren sinnvoll?
Kriterien und Regeln der Visualisierung
Exkurs: Beispiele für Zahlenvisualisierungen
Wie mache ich einen guten Eindruck?
Kleidung und Körperhaltung
Wie Sie zu Ihrem Publikum sprechen
Wie gehe ich mit meinem Lampenfieber um?
Gute Vorbereitung hilft
Wie Sie sich entspannen können
Damit nichts schief geht: Proben Sie Ihre Präsentation
Wie reagiere ich in schwierigen Situationen?
Rechnen Sie mit Fragen aus dem Publikum
Wie Sie auf Einwände reagieren
Stichwortverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1: Publikumseinschätzung: dominanter Typ mit rationaler Entscheidungspräferenz
Abb. 2: Backup 1 – Welche Fragen haben Sie noch zur dargestellten ROI-Berechnung?
Abb. 3: Backup 2 – Welche Fragen haben Sie noch in Bezug auf die Auslastung?
Abb. 4: Beispiel – Titel für einen Foliensatz aus 13 Folien
Abb. 5: Erste Folie der Beispielpräsentation
Abb. 6: Spannungsbogen bei einem Vortrag/einer Präsentation
Abb. 7: Arbeitsblatt – Vorbereitung eines Sachvortrags
Abb. 8: Arbeitsblatt – Vorbereitung einer vergleichenden Präsentation
Abb. 9: Arbeitsblatt – Vorbereitung eines dialektischen Diskurses
Abb. 10: Aufbau eines Fünf-Satz-Arguments
Abb. 11: Negativbeispiel – Folie
Abb. 12: Beispiel für einen Anschrieb ans Flipchart
Abb. 13: Sitzhaltung von oben gesehen
Abb. 14: Up junking
Abb. 15: Down junking
Abb. 16: Folie zur Projektvorstellung (Quelle:www.topjob.de)
Abb. 17: Ergebnissen des Benchmarks
Abb. 18: Mind-Map mit Software erstellt
Abb. 19: Tabuzone beim Beamereinsatz
Abb. 20: Struktur der Visualisierung
Abb. 21: Visualisierung in ein Neunerraster
Abb. 22: Folie mit Kopfstrich und Firmenlogo
Abb. 23: Folie mit Firmenlogo in Leserichtung
Abb. 24: Negativbeispiel 1
Abb. 25: Negativbeispiel 2
Abb. 26: Negativbeispiel 3
Abb. 27: Das Liniendiagramm
Abb. 28: Das Balkendiagramm
Abb. 29: Kreisdiagramm
Abb. 30: Das Balkendiagramm mit Mehrfachvergleich
Abb. 31: Das kumulierte Balkendiagramm
Abb. 32: Das dreidimensionale Balkendiagramm
Checklistenverzeichnis
Checkliste: Gewichten Sie die Bedeutung des Vortrags
Checkliste: Redezeitplanung
Checkliste: Zur Vorbereitung eines dialektischen Diskurses
Checkliste: Sachbezogene Fundstätten für Argumente
Checkliste: Personenbezogene Fundstätten für Argumente
Checkliste: Präsentation mit dem Beamer
Checkliste: Inhaltliche Vorbereitung
Checkliste: Teilnehmer
Checkliste: Informationssammlung
Checkliste: Überblick über die Struktur der Präsentation
Checkliste: Organisation der Präsentation
Checkliste: Vorbereitung des Medieneinsatzes
Checkliste: Einsatz von Pinnwand und Flipchart
Checkliste: Beamer – Einsatzvorausetzungen
Checkliste: Beamer – Technische Voraussetzungen
Checkliste: Präsentationssoftware
Checkliste: Visualisierung
Checkliste: Vorbereitung
Checkliste: Präsentationsprobe
Checkliste: Fragen in einer Präsentation
Checkliste: Einwände während einer Präsentation
Vorwort
Es sind nicht die großen Vorträge, die den Alltag der meisten Führungskräfte auf der mittleren Ebene bestimmen. Vielmehr stehen kurze Vorträge in Meetings vor den Kollegen sowie Besprechungen mit Kooperationspartnern und Lieferanten im Vordergrund. Häufig sind knappe Darstellungen in Projektsitzungen zum aktuellen Status gefordert oder die Darlegung von Für und Wider bezüglich einer bestimmten Vorgehensweise. Manchmal kommen noch Termine mit dem Vorstand oder der Geschäftsführung hinzu, bei denen es darum geht, in kürzester Zeit die eigenen Vorschläge entscheidungsreif darzulegen. In den meisten Fällen werden diese Vorträge durch das Programm PowerPoint unterstützt.
Der erste Teil dieses Buches hilft Ihnen dabei, sich auf solche alltäglichen Situationen vorzubereiten. Anhand klarer Vorgaben zum Vorgehen und unterstützt von Checklisten und Beispielen lernen Sie, wie Sie sich in kürzester Zeit optimal vorbereiten und anschließend Ihre Rede überzeugend vortragen.
Allein mit der Theorie werden Sie sich aber schwertun, Ihre Fähigkeiten als Redner zu verbessern. Letztlich wird es nur durch Praxis möglich sein – unterstützt durch die Inhalte in diesem Buch –, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und Ihre persönliche Überzeugungskraft auszubauen.
Der zweite Teil des Buches wendet sich an Menschen, für die Präsentieren schon ein alltägliches Geschäft ist. Allerdings wird oft sehr wenig Sorgfalt auf die Vorbereitung einer Präsentation und die Erstellung der eingesetzten Medien verwendet. Kommt es dann zum Auftritt, wird das Publikum mit Präsentatoren konfrontiert, die oft wenig Interesse an der richtigen Vermittlung der Inhalte und einem guten Auftritt haben.
Dabei ist es sehr einfach, mit ein wenig zusätzlichem Aufwand eine brillante Präsentation zu erstellen, die das Publikum begeistert und überzeugt. Wenn Sie Ihre Präsentation von vornherein richtig planen, entsprechende Aktivitäten delegieren und vor dem entscheidenden Auftritt Proben ansetzen, werden Sie feststellen, dass Präsentieren richtig Spaß macht.
Doch vor der Präsentation gibt es für Sie oder für Ihr Team viel zu tun. Der Aufwand lohnt sich, denn durch eine gute Präsentation werden Sie Ihrem Publikum positiv in Erinnerung bleiben und aus der Masse der Präsentatoren herausragen.
Im zweiten Teil des Buches bekommen Sie eine Reihe wertvoller Tipps, wie Sie Ihren Präsentationsalltag einfacher gestalten können. Für Sie gilt es dann, diese Tipps aktiv in der Praxis umzusetzen. Probieren Sie viel aus, sammeln Sie intensive Erfahrungen und verfeinern Sie Ihren Präsentationsstil. Sie werden feststellen, wenn Sie ein paar grundlegende Dinge beachten, werden Sie Ihr Publikum gewinnen und Ihre Idee oder Ihr Produkt eindeutig besser „verkaufen.“
Teil 1: Vorträge und Präsentationen
Was tun, wenn Sie präsentieren müssen?
Häufig kommt die Anforderung, eine Rede oder Präsentation halten zu müssen, überraschend. Da heißt es kurzfristig für den Vorgesetzten einzuspringen oder für ein spontan angesetztes Meeting eine Präsentation vorzubereiten. In der Regel fehlt für eine ausführliche Vorbereitung die Zeit, so werden bestehende Folien zu einer Präsentation zusammenkopiert. Das Ergebnis: Der rote Faden und oft auch die überzeugenden Aussagen bleiben auf der Strecke. Zum Glück – und das ist die Praxis – sind die meisten Zuhörer nichts Besseres gewohnt. Daher wirken sich die Schwächen in der Präsentation meist auch nicht dramatisch aus. Dennoch ist hier viel Raum für Verbesserung, den Sie selbst dann optimal ausnutzen können, wenn die Vorbereitungszeit knapp ist. Nun stelle ich Ihnen zunächst einmal die einzelnen Schritte vor, die für eine optimierte Vorbereitung notwendig sind.
Entscheiden Sie, wie wichtig Ihnen der Auftritt ist
Als Erstes sollten Sie sich klar darüber werden, wie wichtig Ihnen persönlich die Rede ist. Hängt von den Redeinhalten vielleicht eine Entscheidung ab, die für ein von Ihnen verfolgtes Projekt wichtig ist? Präsentieren Sie vor einer Zielgruppe, der Sie Ihre persönliche Kompetenz zeigen wollen, um sich für künftige Aufgaben zu empfehlen? Hängt womöglich die Erteilung eines Auftrags durch einen Kunden mit von dieser Präsentation ab? Oder handelt es sich um eine Präsentation vor einem Zuhörerkreis und zu einem Thema, deren Ergebnis letztendlich an der Sache nichts ändert?
Von der ehrlichen Beantwortung dieser Fragen hängt es ab, wie viel Zeit Sie in die Vorbereitung investieren sollten. Hat der Vortrag keine große Bedeutung, genügt es, eine einigermaßen gute Figur abzugeben. Sie können sich darauf beschränken, einen einfachen roten Faden zu knüpfen und diesem zu folgen. Ist Ihnen das Ergebnis des Vortrags hingegen sehr wichtig, werden Sie sicherlich andere Dinge zurückstellen können, damit Ihnen ausreichend Zeit für die Vorbereitung bleibt. Bitte gewichten Sie Ihren Vortrag auf einer Skala von eins bis zehn anhand der Fragen in der folgenden Checkliste.
Checkliste: Gewichten Sie die Bedeutung des Vortrags
Fragestellung
Gewichtung
Wie hoch schätzen Sie die Bedeutung des Vortrags/der Präsentation für die Erreichung Ihrer persönlicher Ziele ein?
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