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Ina Koys

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Beschreibung

Excel-Tabellen enthalten oft sehr viele Informationen. Um sie geeignet auszuwerten, müssen sie gefiltert, mit Bedingungen versehen, unter Bedingungen berechnet und unter Bedingungen gefunden werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, sowohl den bekannten Autofilter, der selten ganz ausgereizt wird, als auch den weniger bekannten Spezialfilter und die ganz neue Funktion FILTER(). Dazu Datenbankfunktionen, das bekannte WENN() mit seinen modernen Alternativen und dann natürlich der SVERWEIS() mit seinem deutlich verbesserten Nachfolger XVERWEIS(), der die alten Grenzen praktisch pulverisiert. Alles wird an Beispieldateien besprochen und mit Vor- und Nachteilen erklärt.

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Abfragen, SVerweis, XVerweis & Co.

 

Finden und Zuordnen in Excel 365

Ina Koys

 

 

 

kurz & knackig, Band 24

 

 

Inhalt

0      Womit wir uns hier beschäftigen werden

1      Autofilter

2      Spezialfilter

3      Die FILTER()-Funktion

4      Datenbankfunktionen

5      Einsetzen unter Bedingungen

5.1      WENN()

5.2      WENNS()

5.3      ERSTERWERT()

6      Rechnen mit Bedingungen

7      SVERWEIS()

8      XVERWEIS()

9      Weiterführendes

 

 

 

 

0 Womit wir uns hier beschäftigen werden

Excel-Arbeitsblätter enthalten oft lange Listen von Daten. Es stecken alle wichtigen Informationen irgendwo darin - ob und wie schnell man sie findet, ist dann die zweite Frage. Und wenn man sie gefunden hat, müssen sie oft noch aufbereitet werden.

Deshalb sehen wir uns hier bekannte, weniger bekannte und ganz neue Filtermöglichkeiten an, Auswertungen mit Datenbankfunktionen und diverse Möglichkeiten, Bedingungen abzufragen.

Die Excel-Version 365 bietet darüber hinaus auch noch ganz neue Funktionen, von denen wir hier auch ein paar passende ansehen werden.

Die Beispieldateien zu diesem Heft können Sie herunterladen unter

www.kurzundknackig.online

Viel Spaß dann beim Finden neuer Erkenntnisse!

 

 

 

 

1 Autofilter

Der Autofilter ist ein bekanntes und häufig verwendetes Werkzeug, Informationen in der Tabelle zu finden. Vielfach werden die Möglichkeiten aber nicht ansatzweise ausgereizt. Sehen wir uns deshalb zum Einstieg alle seine Möglichkeiten an. Dazu habe ich eine kleine Tabelle mit der Tabellenformatierung bearbeitet – also hineingeklickt und aus der Registerkarte Start eine passende Formatierung gewählt.

Die Tabellenformatierungen sind ein sehr nützliches Werkzeug, das weit mehr kann als nur bunte Farben verteilen. Mehr dazu finden Sie im Band 14 dieser Reihe, „Arbeit für Doofe sparen“. Deshalb will ich hier gar nicht in die Tiefe gehen, wir kommen nachher noch einmal kurz darauf zurück. Nach dem Klick auf die entsprechende Tabellenvorlage sollte das Beispiel also in etwa so aussehen.

Wir haben also eine kleine Liste von Namen (aus Excel-Sicht: Texten), Zahlen und Datumsangaben. Diese hier ist noch ganz übersichtlich, aber hätten wir die gute Million Zeilen, die moderne Excel-Versionen fassen können, sähe die Sache schon ganz anders aus.

Wir wollen jetzt also feststellen, ob in der Liste der Name Krause auftaucht. Dazu reicht es völlig auf den Klapppfeil zu klicken und im Suchfenster loszuschreiben. Ggf. vorhandene Einträge werden gefunden, sofern sie die eingetippte Zeichenkette enthalten – gern auch irgendwo in der Mitte.

Sofern es etwas spezieller sein soll, gibt es den Menüpunkt Textfilter, der zwar immer in den benutzerdefinierten Filter führt, aber schon ein paar Abkürzungen bietet.

---ENDE DER LESEPROBE---