Entwicklungen im Berichtswesen E-Book

• Herausgeber: Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Advanced Controlling
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 134

Veröffentlichungsjahr: 2018

Beschreibung

Das Berichtswesen zählt zu den Kernaufgaben der Controller. Mit ihm sind sie - dem WHU-Controllerpanel zu Folge - im Durchschnitt mehr als einen Tag in der Woche beschäftigt. Eine Vielzahl von Berichten wird von ihnen regelmäßig oder zu bestimmten Anlässen erstellt. Unter diesen kommt dem Monatsbericht eine herausgehobene Bedeutung zu. Berichte sind ein zentrales Produkt der Controller, das ihnen regelmäßig Kontakt zum Management verschafft und mit dem sie die Unternehmenssteuerung wesentlich unterstützen und beeinflussen können. Daher ist es notwendig, sich intensiv mit dem Berichtswesen auseinanderzusetzen. Band 93 der Schriftenreihe Advanced Controlling legt zunächst die konzeptionellen Grundlagen, beantwortet also zum Beispiel Fragen zu der Funktion von Berichten und unterschiedlichen Möglichkeiten ihrer Gestaltung. Dabei baut er auf dem Band 43 der Schriftenreihe auf. Im Anschluss geben die Autoren einen Einblick in den aktuellen Stand des Berichtswesens in der Praxis. Hierzu werden umfassend Daten des WHU-Controllerpanels genutzt. In weiteren Abschnitten werden aktuelle Entwicklungen des Berichtswesens näher vorgestellt, von der Darstellungstechnik bis zur Frage, ob es bei einer Real-Time-Verarbeitung der Controlling-Zahlen und Self-Service-Möglichkeiten für die Manager überhaupt noch ein regelmäßiges Standard-Berichtswesen geben wird. Konkrete Hinweise zur Optimierung des Berichtswesens schließen die Ausführungen ab.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Cover

Serie

Titelseite

Impressum

Vorwort

1 Berichte für das Top-Management

2 Warum Berichte? – Theoretischer Hintergrund zu Berichtswesen und Berichten

Warum Berichte?

Zwischenfazit

3 Was verbirgt sich hinter »Berichtswesen«, was bestimmt dieses?

Berichtstypen

Berichtszwecke

Berichtsinhalt

Berichtsform

Berichtstermin

Zwischenfazit

4 Verankerung einer neuen Steuerungslogik durch Einführung eines BI-Tool-unterstützten Berichtswesens

Ausgangslage und Projektziel

Aufbau eines neuen Reporting als »Gesicht der neuen Steuerung«: Projektvorgehen und Methoden

Lessons learned und Fazit

5 Erfolgreiches Berichtswesen im Spiegel des WHU Controller Panels

Prozess der Berichtserstellung

Berichtsinhalte

Darstellung und Layout des Berichts

Ausblick auf geplante Veränderungen

Zusammenfassung

6 Die Gestaltung des Berichtswesens: Prinzipien und Erfahrungen

Begriffsdefinition »Business Information Design«

Grundlagen der Gestaltung

Gestaltung von Diagrammen

Drei Diagrammarten, die nicht genutzt werden sollten

Gestaltung von Tabellen

Zusammenfassung

7 Der Einfluss aktueller IT-Trends auf das Berichtswesen

Implikationen ausgewählter technologischer Entwicklungen

Self-Service als Ansatz zur Verbesserung der Agilität in der Informationsversorgung

Implikationen für die Entwicklung des Controllings

Fazit

8 Optimierung des Berichtswesens

Was leisten »meine« Berichte? – Aufnahme des Ist-Zustandes

An die Leser denken! – Analyse der Informationswünsche und des Informationsbedarfs

Worauf ist bei der Umsetzung zu achten? – Besondere Herausforderungen

9 Lessons learned

Literatur

Stichwortverzeichnis

In eigener Sache

Endbenutzer-Lizenzvereinbarung

List of Tables

6 Die Gestaltung des Berichtswesens: Prinzipien und Erfahrungen

Tabelle 1: Gegenüberstellung Monitoring und Reporting

Tabelle 2: Konzeptbeispiel Farben

Tabelle 3: Konzeptbeispiel Formen

List of Illustrations

2 Warum Berichte? – Theoretischer Hintergrund zu Berichtswesen und Berichten

Abbildung 1: Objektiver und subjektiver Informationsbedarf

4 Verankerung einer neuen Steuerungslogik durch Einführung eines BI-Tool-unterstützten Berichtswesens

Abbildung 2: Darstellung Projektvorgehen

Abbildung 3: Ansatz zur Entwicklung der steuerungsrelevanten Berichtsinhalte

Abbildung 4: Analyseoptionen im Rahmen eines BI-Tool-unterstützten Berichtswesens

5 Erfolgreiches Berichtswesen im Spiegel des WHU Controller Panels

Abbildung 5: Frequenz der Erstellung des wichtigsten steuerungsrelevanten Berichts im Jahresvergleich 2007–2013

Abbildung 6: Verteilung der Automatisierung der Berichtserstellung (80 %-Boxen + Median)

Abbildung 7: Charakteristika der Berichtserstellung im Zeitverlauf (80 %-Boxen + Median)

Abbildung 8: Charakteristika der Berichtserstellung differenziert nach Unternehmensgröße (Median-Werte)

Abbildung 9: Lieferung der Berichte an die Empfänger im Jahresvergleich 2007–2013

Abbildung 10: Verwendung von Informationen bei der Gestaltung des Berichts, differenziert nach Unternehmenserfolg

Abbildung 11: Aspekte der Strategieverknüpfung der Berichtsinhalte im Detail

Abbildung 12: Strategieverknüpfung der Berichtsinhalte differenziert nach Unternehmenserfolg

Abbildung 13: Verwendung von Darstellungselementen bei der Gestaltung des Berichts

Abbildung 14: Verfügbarkeit und Aktualität von Kennzahlen-Cockpits

Abbildung 15: Verfügbarkeit eines Kennzahlen-Cockpits nach Unternehmensgröße

Abbildung 16: Aktuell angestrebte Veränderungen im Berichtswesen

6 Die Gestaltung des Berichtswesens: Prinzipien und Erfahrungen

Abbildung 17: Technisch möglich, aber auch sinnvoll? Komplexität reduzieren mit Business Information Design

Abbildung 18: Bericht mit allen wichtigen Bestandteilen (Meinung, Sprache, Botschaften und Diagramme)

Abbildung 19: Erhöhung Informationsdichte: Von 5 Seiten auf 1 Seite bei gleichzeitiger Vervierfachung der Datenpunkte

Abbildung 20: Hilfreicher Einsatz von Titelinformationen

Abbildung 21: Verhältnisdiagramm

Abbildung 22: Entwicklungsdiagramm

Abbildung 23: Beziehungsdiagramm

Abbildung 24: Stapeldiagramm – hohe Informationsdichte mit schlecht lesbarer Struktur; Quelle: Roman Griesfelder, 2014

Abbildung 25: Einsatz von Linien, Einrückungen und Abständen (vorher – nachher); Quelle: Roman Griesfelder

Abbildung 26: Berücksichtigung der Chronologie in Tabellen (links vorher – rechts nachher);

Abbildung 27: Einsatz von »analogen« Visualisierungen in Tabellen; Quelle: Roman Griesfelder, 2014

7 Der Einfluss aktueller IT-Trends auf das Berichtswesen

Abbildung 28: Lebenszyklusmodell (in Anlehnung an Krcmar 2010, S. 60)

Abbildung 29: Eigenschaften ausgewählter neuer Datengrundlagen

Abbildung 30: Potenziale versus tatsächliche Nutzung neuer Datengrundlagen

Abbildung 31: Eigenschaften ausgewählter Analysekategorien

Abbildung 32: Potenziale versus tatsächliche Nutzung neuer Analyseverfahren

Abbildung 33: Information Supply Chain und Rollen im Kontext von Self-Service BI/Big Data

Abbildung 34: Anforderungsprofil Data Scientist

8 Optimierung des Berichtswesens

Abbildung 35: Musterprozess einer Berichtserstellung

Abbildung 36: Beispiel einer Wichtigkeits-/Zufriedenheitsmatrix für das Berichtswesen eines Unternehmens

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Prof. Dr. Utz Schäffer lehrt Controlling an der WHU – Otto Beisheim School of Management in Vallendar. Er ist Mitherausgeber der Zeitschrift Controlling & Management Review (CMR) sowie Autor zahlreicher Fachartikel und Bücher, unter anderem der »Einführung in das Controlling«.

Prof. Dr. Dr. h. c. Jürgen Weber lehrt Controlling an der WHU – Otto Beisheim School of Management in Vallendar. Er ist Mitherausgeber der Zeitschrift Controlling & Management Review (CMR) sowie Autor zahlreicher Fachartikel und Bücher, unter anderem der »Einführung in das Controlling«. Darüber hinaus ist er einer der Gründungspartner der Managementberatung CTcon.

Leonie Bunnenberg verantwortete als Projektleiterin bei CTcon Management Consultants Projekte zum Thema Unternehmenssteuerung und leitete das Competence Center »Business Intelligence«.

Roman Griesfelder gründete 2011 nach langjähriger Tätigkeit in leitenden Funktionen als Controller und Projektleiter sowie als Unternehmensberater die aspektum gmbh. Er übernimmt dort Vortrags- und Seminartätigkeiten zu verschiedenen Themen der Geschäftskommunikation.

Birte Gromotka war Projektleiterin bei CTcon Management Consultants mit Projektschwerpunkten in den Bereichen Reporting, Business Intelligence und Planung.

Sjard Hammer betreut als Principal bei CTcon Management Consultants Projekte zu den Themen Unternehmenssteuerung und Performance Management. Zudem ist er Leiter des Competence Center »Steering Logic«.

Arne Kolfenbach ist CFO des Bereichs Communications, Intelligence and Security (CIS) bei Airbus. In seiner Funktion als CFO einer CIS Geschäftseinheit verantwortete er das Projekt zur Einführung eines BI-Tool-unterstützten Berichtswesens.

Verena Kowalewski ist Mitarbeiterin im WHU Controller Panel am Institut für Management und Controlling (IMC) an der WHU – Otto Beisheim School of Management in Vallendar.

Dr. Sven Schaier hat an der WHU – Otto Beisheim School of Management in Vallendar promoviert und ist Head of External Reporting, IFRS and Consolidation bei der GEA Group Düsseldorf.

Prof. Dr. Andreas Seufert lehrt Betriebswirtschaftslehre und Informationsmanagement an der Hochschule Ludwigshafen und leitet dort das Business Innovation Lab. Er ist Direktor des Instituts für Business Intelligence an der Steinbeis Hochschule Berlin sowie Leiter des Fachkreises Business Intelligence & Big Data des Internationalen Controllervereins.

Dr. Oliver Strangfeld hat an der WHU – Otto Beisheim School of Management in Vallendar promoviert und ist Leiter Controlling Erzeugung Nuklear bei der EnBW Energie Baden-Württemberg AG.

Utz Schäffer und Jürgen Weber (Hrsg.)

Herausgeber der Schriftenreihe:Prof. Dr. Dr. h. c. Jürgen Weber

Entwicklungen im Berichtswesen

Best Practice, Herausforderungen und Zukunftsaussichten

Advanced Controlling, Band 92/93

1. Auflage 2018

Alle Bücher von Wiley-VCH werden sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren, Herausgeber und Verlag in keinem Fall, einschließlich des vorliegenden Werkes, für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie für eventuelle Druckfehler irgendeine Haftung.

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar.

© 2018 WILEY-VCH Verlag & Co. KGaA, Boschstraße 12, 69469 Weinheim, Germany

Alle Rechte, insbesondere die der Übersetzung in andere Sprachen, vorbehalten. Kein Teil dieses Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form – durch Photokopie, Mikroverfilmung oder irgendein anderes Verfahren – reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenverarbeitungsmaschinen, verwendbare Sprache übertragen oder übersetzt werden. Die Wiedergabe von Warenbezeichnungen, Handelsnamen oder sonstigen Kennzeichen in diesem Buch berechtigt nicht zu der Annahme, dass diese von jedermann frei benutzt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um eingetragene Warenzeichen oder sonstige gesetzlich geschützte Kennzeichen handeln, wenn sie nicht eigens als solche markiert sind.

Satz kühn & weyh Software GmbH, Freiburg

Umschlaggestaltung init GmbH, Bielefeld

Print-ISBN 978-3-527-50818-1

ePub ISBN 978-3-527-81497-8

mobi ISBN 978-3-527-81498-5

Vorwort

Berichtswesen ist – und war schon immer – ein Top-Thema für Controller. Es ist zumeist das »Controlling-Produkt« mit dem meisten Kontakt zum Management. Dies gilt unabhängig davon, ob sich ein Controller eher als »Herr der Zahlen« oder als Business Partner fühlt. Jeder Controller muss sehen, dass er seine Zahlen an den Mann (oder an die Frau) bringt. Die geeignete Präsentation von Informationen ist heute in einer Situation, in der die Informationsbereitstellung in den meisten Unternehmen keinen Engpass mehr darstellt, die Königsdisziplin im Bereich der Informationsfunktion der Controller.

Der vorliegende Band unserer Schriftenreihe fußt auf dem Vorgängerband »Berichte für das Top-Management« aus dem Jahr 2005, der auf einem umfassenden Benchmarking-Projekt in Großunternehmen des Centers for Controlling & Management (CCM) an der WHU basierte. Die dort präsentierten grundlegenden Überlegungen sind ebenso zeitlos wie die Wichtigkeit der Einstellung der Controller zur Bedeutung der Berichte für das Management und zur mit den Managern zu gestaltenden Beziehung. Dennoch ist im vergangenen Jahrzehnt viel passiert. Offensichtlich sind die Veränderungen im Bereich der Informationstechnologie (Self-Service, Echtzeit, Mobilität). Aber auch im Bereich des Know-hows, wie Berichte formal professionell gestaltet werden sollten, hat sich viel getan.

Der neue Band unserer Schriftenreihe baut deshalb auf dem alten auf. Insbesondere die ersten konzeptionellen Teile sind weitgehend übereinstimmend. Danach stellen wir als ein neues Element ein konkretes Beispiel vor, das BI-gestützte Berichtswesen der Firma Airbus. Vom empirischen Einzelfall geht es dann zu einer repräsentativen Quer- und Längsschnittbetrachtung: Die Ergebnisse des Benchmarking-Projekts aus dem Jahr 2005 ersetzen wir durch aktuelle empirische Erkenntnisse unseres WHU Controller Panels. Das folgende neue Kapitel 6 präsentiert Gestaltungshinweise für das Berichtswesen, die aus dem Umfeld von Rolf Hichert stammen. Ein ebenfalls neues Kapitel 7 macht uns mit den aktuellen technologischen Entwicklungen vertraut, die das Berichtswesen in naher Zukunft wesentlich verändern werden. Zum Abschluss geben wir dann – wie im Band 43 – noch Hinweise zur Optimierung des Berichtswesens, gefolgt von einem kurzen Abschnitt zu den Lessons learned.

Utz Schäffer und Jürgen Weber

1Berichte für das Top-Management

Jürgen Weber, Sven Schaier, Oliver Strangfeld

Die Versorgung des Managements mit Informationen ist eine der Kernaufgaben des Controllings. In der Unternehmenspraxis nehmen hierbei Berichte eine entscheidende Position ein. Der vom Controlling an das Top-Management gelieferte Monatsbericht kann dabei als das Kernstück des Berichtswesens bezeichnet werden. Oft wird das Berichtswesen von Controllern jedoch als ungeliebte Routineaufgabe empfunden und die Erstellung und Gestaltung von Standardberichten wird kaum hinterfragt. »Unser Bericht war schon immer so« oder »Das hat sich mit der Zeit so ergeben« sind Aussagen, auf die man immer noch in der Praxis stößt.

Vergleicht man solche Äußerungen mit der tatsächlichen Relevanz, die Berichten in der Praxis zukommt, und der Aufmerksamkeit, die ihnen vom Management zuteilwird, offenbart sich schnell Handlungsbedarf. Gerade bei den wichtigsten Kunden des Controllings, dem Top-Management, kommt dem Monatsbericht eine besondere Bedeutung zu. Zunächst sorgt der Monatsbericht für ein gemeinsames »Basiswissen« der Unternehmensführung zum Geschäftsverlauf. Zudem zeigt er Handlungsbedarfe und kritische Entwicklungen auf. Damit dient er als »Radar« für die Unternehmenssteuerung und als zentraler Ausgangspunkt für die Beschaffung zusätzlicher Informationen.

Hinzu kommt, dass in der Informationsversorgung – parallel zur Bewältigung der schon sprichwörtlichen Informationsflut – Schnelligkeit zu einem immer wichtigeren Erfolgsfaktor wird. Vor diesem Hintergrund wird eine Optimierung des Berichtswesens zunehmend bedeutender, gleichzeitig aber auch anspruchsvoller.

Berichte für das Top-Management sind Kernprodukte des Controllings.

Für das Controlling gilt daher: Zwar können im Berichtswesen keine grundlegenden Mängel in der Informationsversorgung – wie beispielsweise das Fehlen von Daten – mehr behoben werden. Aber gerade im Berichtswesen ist die Gefahr groß, durch kleine Fehler Erfolge einer ansonsten gut aufgestellten Informationsversorgung leichtfertig zu verspielen. Zudem treten vorgelagerte Mängel in der Informationsversorgung häufig erst bei der Berichterstattung zutage. Dies alles sind Gründe für das Controlling, das Berichtswesen und die Reaktionen der Berichtsempfänger aufmerksam zu beobachten.

Das Berichtswesen ist Kristallisationspunkt der Informationsversorgung.

Die Fragen zum Berichtswesen, die Controller und Manager gleichermaßen stellen müssen, lauten daher:

Inwieweit decken die gelieferten Informationen den Informationsbedarf?

Können die relevanten Informationen in den Berichten schnell gefunden und aufgenommen werden?

Und wie können Verbesserungspotenziale im Berichtswesen ermittelt und genutzt werden?

Für Verbesserungen sollte das bestehende Berichtswesen systematisch hinterfragt werden.

Für die Beantwortung dieser Fragen und für eine Optimierung des Berichtswesens spielen vier Faktoren eine herausragende Rolle: Erstens ein fundiertes Hintergrundwissen darüber, welche grundlegenden Überlegungen die Gestaltung des Berichtswesens leiten sollten (Kapitel 2). Zweitens die Kenntnis der für Berichte bestehenden Gestaltungsmöglichkeiten (Kapitel 3). Drittens – als Vergleichsmaßstab – ein Überblick über den Stand des Berichtswesens in der Praxis (Kapitel 5). Und viertens eine Vorgehens-Systematik, die hilft, konkrete Verbesserungspotenziale im Berichtswesen aufzudecken und Verbesserungen umzusetzen, und mit der wir diesen Band inhaltlich abschließen werden (Kapitel 8).

Gerade in Bezug auf die für Berichte bestehenden Gestaltungsmöglichkeiten und die Informationswünsche der Berichtsempfänger laufen rein theoretisch abgeleitete Empfehlungen schnell am Bedarf der Praxis vorbei oder lassen sich schlicht nicht umsetzen. Daher stützen sich unsere Überlegungen auf die Erkenntnisse, die wir über Jahre hinweg aus dem WHU Controller Panel gewonnen haben (Kapitel 5), ebenso wie auf die Expertise einiger Fachleute, die in diesem Band der Schriftenreihe Advanced Controlling zu Wort kommen (in den Kapiteln 4, 6 und 7).

Im Mittelpunkt steht dabei jeweils der vom Controlling an die Unternehmensleitung gelieferte Monatsbericht, als das »Kernprodukt« innerhalb des Berichtswesens. Für Praktiker bieten unsere empirischen Referenzen einen Bezugspunkt, um den eigenen Bericht im Vergleich einordnen zu können. Darüber hinaus kann die Idee des Benchmarkings als Ausgangspunkt für ein eigenes Projekt zur Optimierung des Berichtswesens dienen.

2Warum Berichte? – Theoretischer Hintergrund zu Berichtswesen und Berichten

Jürgen Weber, Sven Schaier, Oliver Strangfeld

Unter dem Begriff des Berichtswesens wird hier die Gesamtheit der an unternehmensinterne Adressaten gerichteten Berichte eines Unternehmens gefasst. Das Berichtswesen bildet insbesondere in größeren Unternehmen meist ein zentrales Element in der Informationsversorgung des Managements.

Warum Berichte?

Der grundlegende Bedarf für ein ausgebautes Berichtswesen erklärt sich durch ein Auseinanderfallen von Informationserzeugung und Informationsverwendung. Hierzu kommt es zum einen durch die Arbeitsteilung innerhalb der Unternehmen. So wird beispielsweise die Konzernführung häufig sowohl räumlich als auch hierarchisch von operativen Einheiten in der Produktion oder vom Vertrieb vor Ort weit entfernt sein. Darüber hinaus kann Arbeitsteilung aber auch direkt im Bereich der Informationsversorgung – im Sinne einer Trennung von Informationsbeschaffung und -verwendung – sinnvoll sein, etwa dann, wenn Manager nicht über ausreichende Zeit verfügen, um bestimmte Informationen selbst zu gewinnen, nicht das nötige Fachwissen besitzen (z. B. bei Marktstudien) – oder wenn sie hierfür schlicht »zu teuer« sind. Aus den angeführten Ursachen für die Entwicklung eines Berichtswesens wird auch klar, warum diesem vor allem in größeren Unternehmen eine hohe Bedeutung zukommt.

Vordergründig geht es in Berichten um die Übermittlung von Informationen. Der Übermittlungsvorgang selbst ist aber eher trivial. Die besondere Herausforderung liegt vielmehr darin, festzulegen, welche Informationen wie übermittelt werden. Dies wird grundsätzlich davon bestimmt, welche Informationen vom Management benötigt werden. Ausgangspunkt für die Gestaltung des Berichtswesens muss daher der Informationsbedarf der Berichtsempfänger sein. Er sei im Folgenden ausführlicher betrachtet und in einem ersten Schritt in einen objektiven und einen subjektiven Informationsbedarf unterteilt.

Berichte sollten sich am Informationsbedarf der Empfänger orientieren.

Berichte sind eine zentrale Informationsquelle für das Management.

Der objektive Informationsbedarf