Microsoft Office 2016 - Das Handbuch E-Book

Rainer Haselier

• Herausgeber: O'Reilly
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2016

Seitenzahl: 1217

Beschreibung

Sie möchten sich schnell in Office 2016 zurechtfinden und die neuen Möglichkeiten sofort in die Praxis umsetzen? Ob auf dem Desktop, dem Tablet oder in der Cloud - dieses Handbuch bietet Ihnen das notwendige Know-how für den erfolgreichen Einsatz von Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016, Outlook 2016, OneNote 2016 und den Office-Apps für iOS, Android und Windows 10. Nach einer Einführung in die neuen Funktionen und die Benutzeroberfläche erlernen Sie in den folgenden Kapiteln Schritt für Schritt die wichtigsten Arbeitstechniken. Übersichten erleichtern Ihnen den Überblick und Profitipps helfen Ihnen Zeit zu sparen - so erledigen Sie Ihre Aufgaben effizient. Kompetentes Expertenwissen in seiner besten Form: Microsoft Office 2016 - Das Handbuch. - Office 2016, Office für iOS, Office für Android, Office Mobile für Windows 10: Neue Funktionen und Benutzeroberfläche, programmübergreifende Funktionen, Dokumente im Team bearbeiten, Speichern auf dem Desktop und in der Cloud - Word 2016: Erste Schritte, Formatvorlagen, grafische Elemente, Seitenlayout, Tabellen, Serienbriefe, eigene Vorlagen - Excel 2016: Tabellenblätter formatieren, Rechnen, Funktionen, Tabellenblätter organisieren, Daten sortieren und filtern, Daten mit PivotTable-Berichten auswerten, Arbeitsblätter verknüpfen, Diagramme, Drucken - PowerPoint 2016: Text eingeben und formatieren, Gliederungsansicht, Drucken, Vorlagen, Animationen, Präsentieren und Veröffentlichen - Outlook 2016: Neues für Umsteiger, Outlook Mobile, Grundlagen und fortgeschrittene Techniken, Profile und E-Mail-Konten, Datendateien, Kontakte/Personen, Aufgaben - OneNote 2016: Notizen erstellen, organisieren und verwalten, Notizbücher gemeinsam verwenden Umfangreiche Beispieldateien zum Buch stehen kostenlos als Download bereit.

Leseprobe

Microsoft Office 2016 – Das Handbuch

Für alle Editionen inkl. Office 365 und Mobile-Apps

Rainer G. HaselierKlaus Fahnenstich

Rainer G. Haselier, Klaus Fahnenstich

Lektorat: Thomas Braun-Wiesholler, München

Korrektorat: Ulla Otte-Fahnenstich und Frauke Wilkens

Herstellung: Susanne Bröckelmann

Umschlaggestaltung: Karen Montgomery und Michael Oreal

Satz: Ingenieurbüro Fahnenstich und Haselier IT Services Aachen

Druck und Bindung: Druckerei C.H. Beck

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN:

Print     978-3-96009-010-6

PDF     978-3-96010-015-7

ePub     978-3-96010-016-4

mobi     978-3-96010-017-1

1. Auflage 2016

Dieses Buch erscheint in Kooperation mit O’Reilly Media, Inc. unter dem Imprint »O’REILLY«. O’REILLY ist ein Markenzeichen und eine eingetragene Marke von O’Reilly Media, Inc. und wird mit Einwilligung des Eigentümers verwendet.

Copyright © 2016 dpunkt.verlag GmbH

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69123 Heidelberg

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Übersicht

Teil A   Die Office-Editionen im Überblick

1     Die neue Office-Generation

2     Die Benutzeroberfläche von Office 2016

Teil B   Office-Dokumente erstellen

3     Neue Office-Dokumente erstellen

4     Office-Dokumente speichern und öffnen

5     Standardbearbeitungsaktionen in Office-Dokumenten

6     Excel-Tabellen in Word und PowerPoint verwenden

7     Office-Dokumente drucken

Teil C   Word

8     Erste Schritte mit Word

9     Formatvorlagen

10     Grafische Elemente und Textfelder

11     Seitenlayout

12     Word-Dokumente drucken, online vorführen und versenden

13     Tabellen mit Tabstopps erstellen

14     Serienbriefe erstellen

15     Eigene Vorlagen erstellen

16     Word-Optionen

Teil D   Excel

17     Erste Schritte mit Excel

18     Tabellenblätter formatieren

19     Rechnen mit Excel: Formeln verwenden

20     Funktionen einfügen und das Schnellanalysetool verwenden

21     Tabellenblätter organisieren

22     Daten mit Pivot-Tabellen auswerten

23     Arbeitsblätter verknüpfen und konsolidieren

24     Diagramme erstellen

25     Arbeitsmappen drucken

Teil E   PowerPoint

26     Erste Schritte mit PowerPoint

27     Text eingeben und formatieren

28     Die Gliederungsansicht

29     Präsentationen drucken

30     Arbeiten mit Vorlagen

31     Folienübergänge und Animationen

32     Präsentationen halten

33     Präsentationen veröffentlichen

Teil F   Programmübergreifende Funktionen

34     Arbeiten mit Designs

35     Illustrationen einfügen und bearbeiten

36     Tabellen in Word und PowerPoint erstellen

37     Links, Textmarken und Querverweise

38     Dokumente im Team bearbeiten

Teil G   Outlook

39     Outlook Mobile und Umsteigen von früheren Outlook-Versionen

40     Erste Schritte mit Outlook

41     E-Mail-Grundlagen

42     E-Mail – fortgeschrittenere Techniken

43     Profile und E-Mail-Konten

44     Outlook-Datendateien

45     Kontakte/Personen

46     Terminverwaltung mit dem Kalender

47     Aufgaben

Teil H   OneNote

48     OneNote kennenlernen

49     Notizen erstellen

50     Notizen organisieren und verwalten

51     Notizbücher gemeinsam verwenden

Teil I   Anhänge

A     Office 2016 installieren

B     Hilfe für Microsoft Office

Stichwortverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Teil A     Die Office-Editionen im Überblick

1     Die neue Office-Generation

Office im Wandel

Office at your fingertips

Mieten statt kaufen

Roaming: Ihr Office-Profil folgt Ihnen

OneDrive – Der Onlinespeicher von Microsoft

Office 2016 vs. Office 365

Die Editionen von Office 2016

Office Online

Office auf mobilen Geräten

Sind mobile Apps kostenlos?

Office Mobile für Windows 10

Office für iOS

Office für Android

Office 365 – Ihr Office in der Cloud

Die Editionen von Office 365

Neue Funktionen in Office 2013 und 2016

Die Highlights seit Office 2013

Die Highlights seit Word 2013

Die Highlights seit Excel 2013

Die Highlights seit PowerPoint 2013

Die Highlights seit Outlook 2013

Die Highlights seit OneNote 2013

2     Die Benutzeroberfläche von Office 2016

Das Menüband

Kontextbezogene Registerkarten

Die Registerkarte »Entwicklertools«

Das Menüband minimieren

Das Menüband automatisch ausblenden

Das Menüband mit dem Finger bedienen

Das Menüband mit der Tastatur bedienen

Das Menüband in den Office-Apps bedienen (Tablet)

Das Menüband in den Office-Apps bedienen (Smartphone)

Für Umsteiger: Office 2003-Shortcuts verwenden

Tastenkombinationen für alle Office-Programme

Die Backstage-Ansicht

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

Schaltflächen hinzufügen und entfernen

Trennzeichen einfügen

Schaltflächen aus der Symbolleiste entfernen

Position der Symbolleiste ändern

Kataloge und die Livevorschau

Die Minisymbolleiste

Kontextsymbole

Aufgabenbereiche

Menüband anpassen

Registerkarten und Gruppen einfügen

Registerkarte oder Gruppe umbenennen

Befehle in eine Gruppe einfügen

Symbolbeschriftungen anzeigen/verbergen

Name und/oder Symbol eines Befehls ändern

Registerkarte ausblenden/einblenden

Gesamtes Menüband oder einzelne Registerkarte zurücksetzen

Teil B     Office-Dokumente erstellen

3     Neue Office-Dokumente erstellen

Leere Office-Dokumente erstellen

Leeres Dokument über den Startbildschirm erstellen

Den Startbildschirm in den Desktop-Apps deaktivieren

Profitipp: Anzeige des Startbildschirms für alle Office-Desktop-Apps konfigurieren

Leeres Word-, Excel- und PowerPoint-Dokument in der Backstage-Ansicht erstellen

Neues Notizbuch in OneNote für Windows-Desktop erstellen

Neues Notizbuch in der mobilen OneNote-App erstellen

Optionen für neue Excel-Arbeitsmappen

Neue Dokumente auf Vorlagen basieren

Word, Excel und PowerPoint: Vorinstallierte Vorlagen verwenden

PowerPoint: Designvarianten verwenden

Vorlagen von Office.com in den Desktop-Apps verwenden

Profitipp: Vorlagen von Office.com in den mobilen Apps verwenden

Vorlagen in Windows anheften

Eigene Vorlagen in den Desktop-Apps verwenden

4     Office-Dokumente speichern und öffnen

Zugriff von überall – Speicherorte im Überblick

Kommerzielle Cloudspeicher in den USA

Kommerzielle Cloudspeicher in Deutschland/Europa

Private Cloud: ownCloud, Seafile, NAS

Zusammenfassung

Speichern und Öffnen in den Office 2016-Apps

OneDrive erfordert ein Microsoft-Konto

Dokument speichern

Dateityp ändern

Speichern mit System – eigene Unterordner

Favoriten/Liste Schnellzugriff verwenden

Anzeige der Backstage-Ansicht beim Speichern und Öffnen abschalten

Dokumente öffnen

Dokument schreibgeschützt oder als Kopie öffnen

Zuletzt verwendete Dokumente und Ordner

Speicheroptionen in Office 2016 einstellen

Sicherungskopien in Word erstellen lassen

Sicherungskopie in Excel erstellen lassen

Die AutoWiederherstellen-Funktion

Standardspeicherort und Standardformat festlegen

Dokumenteigenschaften in Office 2016 verwenden

Dokumenteigenschaften erstellen

Dokumenteigenschaften in Word drucken

Speichern und Öffnen in Office Mobile für Windows 10

Speicherort eines neuen Dokuments festlegen

Dokument öffnen

Kopie eines Dokuments erstellen

Standardspeicherort festlegen

Speichern und Öffnen in Office für iOS

Speicherort und Dateiname eines neuen Office-Dokuments festlegen

Dokumente öffnen

Duplizieren als Alternative für »Speichern unter«

Dateioperationen in der Backstage-Ansicht »Öffnen«

Speichern und Öffnen in Office für Android

Das neue Dateiformat von Office

Kompatibilitätsmodus

Konvertieren in das neue Dateiformat

Dokument im XPS- oder PDF-Format erstellen

5     Standardbearbeitungsaktionen in Office-Dokumenten

Elemente kopieren und verschieben

Einfaches Kopieren in vier Schritten

Einfaches Verschieben in vier Schritten

Einfügeoptionen in den Desktop-Apps verwenden

Einfügeoptionen in den Desktop-Apps konfigurieren

Einfügeoptionen in den mobilen Apps verwenden

Den Aufgabenbereich »Zwischenablage« in den Desktop-Apps verwenden

Rechtschreibprüfung in den Desktop-Apps

Gefundene Fehler in Word, PowerPoint und OneNote korrigieren

Was tun bei korrekten Wörtern, die die Rechtschreibprüfung aber nicht kennt?

Automatische Rechtschreibprüfung in Word, PowerPoint und OneNote einschalten

Rechtschreibprüfung in Excel

Korrekturhilfen für weitere Sprachen

Sprache für markierten Text festlegen

Rechtschreibprüfung in Word Mobile

Automatische Rechtschreibprüfung ein-/ausschalten

Fehler suchen und korrigieren

Mehrsprachige Texte

AutoKorrektur in den Desktop-Apps

Sonderfälle von der AutoKorrektur ausnehmen

Neue AutoKorrektur-Einträge erstellen

Thesaurus verwenden

Den Thesaurus im Aufgabenbereich nutzen

Silbentrennung

Automatische Silbentrennung in Word verwenden

Manuelle Silbentrennung verwenden

Optionen für die Silbentrennung einstellen

Ansichten und die Zoomfunktion verwenden

Zoomen

Schnelles Formatieren mit Designs

Designs zuweisen

Designfarben verwenden

Designschriftarten verwenden

Zeichenformatierung

Befehle rückgängig machen und wiederholen

6     Excel-Tabellen in Word und PowerPoint verwenden

Neue Excel-Tabelle als Objekt einfügen

Daten aus vorhandener Excel-Tabelle als Kopie einfügen

Daten aus vorhandener Excel-Tabelle verknüpft einfügen

Excel-Tabelle verknüpft in Word einfügen

Excel-Tabelle verknüpft in PowerPoint einfügen

Verknüpfte Daten bearbeiten und aktualisieren

Verknüpfung bearbeiten

Excel-Tabelle in Word im Querformat einfügen

Excel-Tabellen in den mobilen Versionen von Word und PowerPoint verwenden

7     Office-Dokumente drucken

Dokument mit den Desktop-Apps drucken

Dokument mit den mobilen Apps drucken

Schnelldruck in den Desktop-Apps aktivieren

Weitere Druckvorschau-Ansichten in den Desktop-Apps

Teil C     Word

8     Erste Schritte mit Word

Neues Dokument erstellen und speichern

Text eingeben

Einzelne Zeichen löschen

Löschen größerer Textpassagen

Text im Einfüge- und Überschreibmodus ergänzen

Bewegen im Dokument

Überschriften reduzieren und erweitern

Formatierungszeichen anzeigen

Markieren

Mit der Maus markieren: Die Markierungsleiste

Profitipp: Mehrere Absätze mit der Maus markieren

Nicht zusammenhängenden Text markieren

Mit der Tastatur markieren

Per Fingereingabe markieren

Text mit ähnlicher Formatierung markieren

Symbole und Sonderzeichen einfügen

Bausteine erstellen und einfügen

Der Organizer für Bausteine

Absätze formatieren

Die Absatzmarke

Absätze markieren

Die Varianten der Absatzformatierung

Absätze mit der Registerkarte »Start« formatieren

Absatzformatierungen mit Shortcuts

Aufzählungen und Nummerierungen

Nummerierte Listen erstellen

Nummerierung mit einer anderen Zahl beginnen

Aufzählung/Nummerierung entfernen

Rahmen und Linien

Formatieren mit Schnellformatvorlagen

Formatierungen löschen und übertragen

Texte suchen und ersetzen

Die Standardsuche

Die Suchoptionen

Die erweiterte Suche

Text ersetzen

Suchen und Ersetzen in den mobilen Apps

9     Formatvorlagen

Das Prinzip

Die verschiedenen Typen von Formatvorlagen

Verwendung von Designschriftarten

Schnellformatvorlagen

Formatvorlagensätze

Dokumentdesigns

Fluch oder Segen?

Formatvorlagen anwenden

Schnellformatvorlagen mit der Minisymbolleiste zuweisen

Formatieren mit dem Aufgabenbereich

Optionen des Aufgabenbereichs »Formatvorlagen«

Der Aufgabenbereich »Formatvorlage übernehmen«

Praktische Tipps für Formatvorlagen

Der Formatinspektor

Formatvorlagen ändern

Formatvorlagen direkt im Dialogfeld bearbeiten

Eigene Formatvorlagen erstellen

Formatvorlage neu definieren

Formatvorlage der Dokumentvorlage hinzufügen

Formatvorlage auf bereits vorhandener basieren

Nächste Formatvorlage festlegen

Formatvorlagen und Shortcuts

Formatvorlage löschen

10   Grafische Elemente und Textfelder

Grafische Elemente einfügen

Onlinegrafiken einfügen

Bilder einfügen

Bilder verknüpft einfügen

Textumbruch einstellen

Bild auf der Seite verschieben

Textfelder einfügen

Eigene Textfelder erstellen

Formen in Textfelder umwandeln

Vorgefertigte Textfelder verwenden

Kleine Ursache, große Wirkung

Textfelder formatieren

Textfelder positionieren

Textrichtung und Ausrichtung

Innerer Seitenrand

Legenden

11   Seitenlayout

Seiteneinrichtung

Seitenränder einstellen

Benutzerdefinierte Seitenränder

Negative Seitenränder

Bundsteg

Hoch- und Querformat

Seitenumbruch

Umbruch bei der Texteingabe festlegen

Abschnitte

Beispiel: Mehrspaltige Dokumente erstellen

Anzeige der Abschnittsnummer in der Statusleiste

Spaltenumbrüche einfügen

Spaltenausgleich

Zwischenlinien einfügen

Kopf- und Fußzeilen von der Stange

Kopf- und Fußzeilen einfügen

Kopf- und Fußzeilen bei den mobilen Versionen von Word

Seitenzahlen pur

Seitenzahlen formatieren

Kopf- und Fußzeilen bearbeiten

Kopf-/Fußzeilenmodus aktivieren

Die verschiedenen Arten von Kopf- und Fußzeilen

Position von Kopf- und Fußzeile

Zwischen Kopf- und Fußzeilen navigieren

Abschnitte

Datum und Uhrzeit einfügen

Dateiname einfügen

Überschriften in Kopfzeilen wiederholen

Inhalte von Kopf- und Fußzeilen positionieren

Wasserzeichen

12   Word-Dokumente drucken, online vorführen und versenden

Weitere Word-Druckoptionen

Persönliche Informationen entfernen

Dokument online vorführen

Dokument mit Kennwort schützen

Dokument per Mail versenden

13   Tabellen mit Tabstopps erstellen

Schnellkurs: Tabstopps verwenden

Tabstopps setzen

Standardtabstopps und individuelle Tabstopps

Tabstoppmerkmale bestimmen

Profitipp: Anzahl der Punkte als Füllzeichen bei Tabulatoren

Tabstopps mit der Maus setzen

Übung: Tabstopps setzen

Tabstopps löschen

Einzelne Tabstopps im Dialogfeld löschen

Alle Tabstopps löschen

Einzelne Tabstopps mit der Maus löschen

Tabstopps verschieben

Tabstopps verschieben ohne Maus

Tabstopps mit der Maus verschieben

14   Serienbriefe erstellen

Grundlagenwissen für den Seriendruck

Hauptdokument einrichten

Fortsetzen eines Seriendruckprojekts

Hauptdokument mit der Datenquelle verbinden

Empfängerliste filtern und sortieren

Platzhalter einfügen

Verwenden einer Regel

Seriendruckvorschau verwenden

Zusammenführen und Drucken

15   Eigene Vorlagen erstellen

Eigene Vorlage erstellen

Eigene Vorlagen anwenden

Vorlage in den Vorlagenordner kopieren

Vorlagen organisieren

Vorlagen mit mehreren Anwendern nutzen

Profitipp: Arbeitsgruppenvorlagen-Verzeichnis entfernen

Vorlage für alle Dokumente nutzbar machen

Vorlagen automatisch laden

Ein wenig Vorlagentheorie

Der Inhalt einer Dokumentvorlage

Zusammenspiel von Word und Dokumentvorlagen

Vorlagen organisieren

16   Word-Optionen

Allgemein

Anzeige

Dokumentprüfung

Speichern

Sprache

Erweitert

Menüband anpassen

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Add-Ins

Trust Center

Teil D     Excel

17   Erste Schritte mit Excel

Neue Arbeitsmappe erstellen

Daten eingeben und verändern

Daten auf mobilen Geräten eingeben

Bewegen der Zellmarkierung mit der Tastatur

Eingabefehler korrigieren

Erleichterungen bei der Eingabe

AutoVervollständigen verwenden

Listen verwenden – AutoAusfüllen

Eigene Listen zum AutoAusfüllen erstellen

Die Schaltfläche »Füllbereich«

Datenreihen erstellen

Einfache Berechnungen

Bestandteile der Summenformel

Automatische Neuberechnung

Einfache Formeln ohne Funktionen

Zeilen bzw. Spalten einfügen und löschen

Mehrere Zeilen/Spalten einfügen

Einzelne Zellen und Zellbereiche einfügen

Zellen löschen

Einfügen und Löschen von Zellen auf mobilen Geräten

Blitzvorschau

Illustrationen einfügen

18   Tabellenblätter formatieren

Formatieren mit Zellenformatvorlagen

Zellenformatvorlagen auf mobilen Geräten

Excel-Tabellen

Bereich in eine Excel-Tabelle umwandeln

Excel-Tabellen erweitern

Excel-Tabellen erweitern auf mobilen Geräten erweitern

Zeilenhöhe und Spaltenbreite ändern

Ändern der Zeilenhöhe

Ändern der Spaltenbreite

Zeilenhöhe und Spaltenbreiten auf mobilen Geräten ändern

Spalten oder Zeilen ein- und ausblenden

Spalten oder Zeilen auf mobilen Geräten ein- und ausblenden

Markieren auf Tabellenblättern

Zahlenformatierung im Detail

Verwendung der Schaltflächen

Zahlenformate verwenden

Buchhaltungs- vs. Währungsformat

Zahlenformate in den mobilen Versionen von Excel

Eigene Zahlenformate erstellen

Benutzerdefinierte Zahlenformate verwenden

Platzhalter in benutzerdefinierten Zahlenformaten

Zahlenformate mit Bedingungen

Bedingte Formatierung

Beispiel 1: Regeln zum Hervorheben von Zellen

Beispiel 2: Obere/untere Regeln

Beispiel 3: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze

Formatieren per Schnellanalyse

19   Rechnen mit Excel: Formeln verwenden

Die grundlegenden Operatoren

Formeln einfügen und bearbeiten

Eingabewerte überprüfen

Formeln auf andere Zellen übertragen (Excel für Windows-Desktop)

Formeln auf andere Zellen übertragen (Excel Mobile)

Relative und absolute Bezüge (Excel für Windows-Desktop)

Profitipp: Variation für absolute Bezüge

Relative und absolute Bezüge (Excel Mobile)

Namen für Zellen/Zellbereiche verwenden

Zu benannten Zellen springen

Den Namens-Manager verwenden

Die Formelüberwachung

Spurpfeile entfernen

Der Formelüberwachungsmodus

Das Überwachungsfenster

Fehlerüberprüfung

Formeln auswerten

Formeln vollständig auswerten

20   Funktionen einfügen und das Schnellanalysetool verwenden

Funktionsergebnisse in der Statusleiste anzeigen

Funktionsergebnisse in der Statusleiste von Excel für Windows-Desktop

Funktionen in der Statusleise der mobilen Excel-Versionen verwenden

Funktionen mit dem Funktionsassistenten einfügen

Die Funktionsbibliothek verwenden

Profitipp: Auswahlliste für Funktionsnamen verwenden

Mathematische Funktionen

Funktionen und Ergebnisse mit dem Schnellanalysetool einfügen

Datums- und Uhrzeitfunktionen

Die Funktion DATUM

Die Funktion WOCHENTAG

Wochentagsberechnung als Excel-Formular

Logische Funktionen

MIN und MAX – zwei weitere statistische Funktionen

21   Tabellenblätter organisieren

Zwischen Tabellenblättern wechseln

Blätter einfügen und löschen

Blätter einer Arbeitsmappe löschen

Blätter in den mobilen Versionen von Excel löschen

Mehrere Blätter einer Arbeitsmappe löschen

Blätter verschieben oder kopieren

Blätter in den mobilen Versionen von Excel verschieben

Namen und Registerfarbe ändern

Ändern der Registerfarbe

Tabellenblätter miteinander verknüpfen

Zwischen verknüpften Zellen hin und her springen

Das Sicherheitskonzept von Excel

Sicherheit auf Arbeitsmappenebene

Sicherheit auf Arbeitsblattebene

Die Wahl eines guten Kennworts

Arbeitsmappen schützen

Arbeitsmappen abschließen

Arbeitsmappen verschlüsseln

Arbeitsmappe mit einem Schreibschutz versehen

Öffnen einer geschützten Arbeitsmappe

Struktur einer Arbeitsmappe schützen

Arbeitsmappen schützen und freigeben

Arbeitsblätter schützen

Profitipp: Gleichzeitige Eingabe in Tabellenblätter

22   Daten mit Pivot-Tabellen auswerten

Grundlagen

Quelldaten

Das Beispiel

PivotTable-Bericht einfügen

PivotTable-Feldliste

Die Abschnitte der Feldliste

Die vier Bereiche der Feldliste

PivotTables: Datenanalyse mit Klicks und Drag&Drop

Wie hoch ist der Gesamtumsatz?

Wie hoch ist der Umsatz je Kategorie?

Wie hoch ist der Umsatz der einzelnen Produkte in den Kategorien?

Wie hoch ist der Umsatz in einem bestimmten Quartal?

Wie hoch sind die Umsätze nach Kategorien für alle Quartale?

Was sind die drei umsatzstärksten Produkte in den Kategorien Getränke, Milchprodukte und Süßwaren?

Drilldown: Welche Daten führen zu diesen Ergebnissen?

PivotCharts: Tabelle als Diagramm darstellen

Diagramm auf eigenes Arbeitsblatt verschieben

PivotTables in den mobilen Excel-Versionen

23   Arbeitsblätter verknüpfen und konsolidieren

Arbeitsblätter verknüpfen

Verweis auf Zelle in anderer Arbeitsmappe

Verweise auf nicht geladene Arbeitsmappen

Verknüpfte Dateien laden

Verknüpfungen in Funktionen

3D-Bezüge

Daten konsolidieren

Konsolidieren nach Position

Konsolidieren nach Rubriken

Platzhalter verwenden

24   Diagramme erstellen

Schnellanalyse

Diagrammformatvorlagen zuweisen

Diagrammelemente ein- und ausblenden

Diagrammfilter anwenden

Diagramme in den mobilen Versionen einfügen

Diagramme über das Menüband einfügen

Diagrammtyp ändern

Schnelllayout

Diagramm auf anderes Arbeitsblatt verschieben

Diagrammelemente auswählen

Beispiel: Tortenstück herausziehen

Beschriftung ändern

Position des Diagrammtitels ändern

Achsentitel bearbeiten

Legende

Datenbeschriftungen

Achsen bearbeiten

Primär- und Sekundärachsen

Skalierung der Achsen ändern

Gitternetzlinien

Die Registerkarte »Format«

Sparklines einfügen

25   Arbeitsmappen drucken

Druckbereich festlegen

Seitenabmessungen und Ränder einstellen

Tabelleninhalt an Seitengröße anpassen

Drucktitel festlegen und weitere Optionen einstellen

Inhalt von Kopfzeile/Fußzeile festlegen

Seitenumbrüche ansehen und verändern

Arbeitsmappe mit Excel für Windows-Desktop drucken

Arbeitsmappe mit den mobilen Excel-Versionen drucken

Teil E     PowerPoint

26   Erste Schritte mit PowerPoint

Neue Präsentation erstellen

Beispielvorlagen verwenden

Die Ansichten einer Präsentation

Die Ansicht »Normal«

Die Gliederungsansicht

Die Ansicht »Foliensortierung«

Die Ansicht »Notizenseite«

Die Ansicht »Leseansicht«

Die Ansicht »Bildschirmpräsentation«

Die Statusleiste

Neue Folien einfügen

Auswahl eines Layouts

Layout nachträglich austauschen

Folien aus Präsentationen übernehmen

Das Kontextmenü des Aufgabenbereichs

Folien aus Gliederungen erstellen

Folien kopieren, verschieben und löschen

Folien markieren

Folien kopieren und duplizieren

Die Zwischenablage

Folien verschieben

Folien löschen

Folien durch Abschnitte organisieren

Abschnitte einfügen

Folien organisieren

Abschnitte entfernen

Arbeiten mit Platzhaltern

Platzhalter auswählen und markieren

Platzhalter verschieben

Profitipp: Automatische Ausrichtung am Raster verhindern

Größe eines Platzhalters ändern

Platzhalter drehen

Platzhalter und Illustrationen

Originalzustand des Platzhalters wiederherstellen

27   Text eingeben und formatieren

Text eingeben

Listenebenen

Mehrspaltige Texte

Text ausrichten

Vertikale Ausrichtung von Text

Zeilenabstand ändern

Textrichtung ändern

Text markieren

Mit der Tastatur markieren

Nicht zusammenhängenden Text markieren

Zeichen formatieren

Formatieren mit der Registerkarte »Start«

Formatieren mit der Minisymbolleiste

Das Dialogfeld »Schriftart«

Zeichenabstand einstellen

Unterschneidung

Zeichenformatierungen mit Shortcuts

Formatierungen löschen und übertragen

Aufzählungen und nummerierte Listen

Aufzählungen

Symbole als Aufzählungszeichen verwenden

Nummerierte Listen

Suchen und Ersetzen

Text ersetzen

Schriftarten ersetzen

28   Die Gliederungsansicht

Arbeiten in der Gliederungsansicht

Text bearbeiten und formatieren

Textformatierung anzeigen

Gliederung erweitern und reduzieren

Folien einfügen, löschen und umstellen

Vollständige Folien verschieben

Einzelne Absätze verschieben

Absätze höher- und tieferstufen

29   Präsentationen drucken

Folien drucken

So drucken Sie eine Präsentation

Schnelldruck

Notizenseiten erstellen

Notizen drucken

Handzettel drucken

Kopf- und Fußzeilen

30   Arbeiten mit Vorlagen

Folienhintergrund bearbeiten

Der Folienmaster

Eigene Layouts erstellen

Eigene Vorlagen erstellen

Eigene Vorlagen verwenden

Den Notizenmaster bearbeiten

Den Handzettelmaster bearbeiten

Kopf- und Fußzeilen

Fußzeilen auf Folien

Kopf- und Fußzeilen bei Notizenseiten oder Handzetteln

Kopf- und Fußzeilen auf Folien ändern

31   Folienübergänge und Animationen

Folienübergänge festlegen

Animationen

Einzelne Objekte animieren

Mehrere Objekte auf einer Folie animieren

Der Aufgabenbereich für Animationen

Objekte mit mehreren Effekten belegen

Diagramme animieren

Animationspfade verwenden

32   Präsentationen halten

Vortragstechniken

Präsentation am eigenen Monitor

Zwischen den Folien wechseln

Präsentation mit der Tastatur steuern

Die Referentenansicht

Freihandlinien

Präsentationen online vorführen

Folien ausblenden

Zielgruppenorientierte Präsentationen

Zielgruppenorientierte Präsentation vorführen

Bildschirmpräsentation einrichten

Interaktive Schaltflächen

Eigene interaktive Schaltflächen verwenden

33   Präsentationen veröffentlichen

Präsentationen schützen

Präsentation abschließen

Präsentation verschlüsseln

Präsentation mit einem Schreibschutz versehen

Hinweise zur Kennwortwahl

Präsentation prüfen

Präsentationen für CD verpacken

Gepackte Präsentation einsetzen

Präsentationen als Video abspeichern

Teil F     Programmübergreifende Funktionen

34   Arbeiten mit Designs

Das Konzept der Designs

Designfarben

Designfarben erstellen

Designschriftarten

Designeffekte

Hintergrundformate

Designs speichern und öffnen

35   Illustrationen einfügen und bearbeiten

Überblick

PowerPoint: Einfügen in Platzhalter

Einfügeposition bestimmen

Bilder einfügen

Größe einer Grafik ändern

Onlinegrafiken einfügen

Screenshots einfügen

Formen einfügen

Die Bedeutung der gelben Punkte

Drehen einer Form

Formen mit Text füllen

Schnellformatvorlagen zuweisen

SmartArts einfügen

SmartArt in den mobilen Apps

Ausrichtungslinien

Das Zeichnungsraster

Konfiguration des Rasters in Excel

Konfiguration des Rasters in Word

Konfiguration des Rasters in PowerPoint

Objekte aneinander ausrichten

Objekte überlappen

Objekte anordnen in den mobilen Apps

Der Aufgabenbereich »Auswahl«

Objekte gruppieren

Grafiken zuschneiden

Motive freistellen

Farben einer Grafik bearbeiten

Helligkeit und Kontrast einstellen

Neu einfärben

Bilder verfremden

Bildformatvorlagen

Bildformatvorlagen in den mobilen Version

Bildform

Bildeffekte

Bildeffekte übertragen

Grafikrahmen

36   Tabellen in Word und PowerPoint erstellen

Leere Tabelle einfügen – die Varianten

Tabelle in PowerPoint-Platzhalter einfügen

Leeres Tabellenobjekt einfügen

Tabelle zeichnen

Formatieren mit Tabellenformatvorlagen

In Tabellen navigieren

Tabellenfelder und Gitternetzlinien

Das Zellenendezeichen

Bewegen der Einfügemarke

In Tabellen markieren

Markieren mit der Tastatur

Markieren mit der Maus

Markieren mit Befehlen im Menüband

Tabellenstruktur ändern

Zeilen und Spalten einfügen

Profitipp: Mehrere Zeilen/Spalten einfügen

Zeilen und Spalten in Word einfügen

Tabelle, Zeilen und Spalten löschen

Tabellenzellen verbinden und teilen

Linien formatieren

Gesamte Tabelle mit Linien versehen

Hintergrund der Tabellenzellen ändern

Muster für den Hintergrund verwenden

Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern

Überschriften für mehrseitige Tabellen

Fertige Tabelle als Word-Schnelltabelle speichern

Word-Schnelltabelle in einem anderen Dokument verwenden

Tabellen in den mobilen Versionen von Word und PowerPoint erstellen und bearbeiten

Tabellen erstellen

Gemeinsame Tabellenfeatures in Word und PowerPoint Mobile

Tabellenfeatures in Word Mobile

Tabellenfeatures in PowerPoint Mobile

37   Links, Textmarken und Querverweise

Links in Office für Windows-Desktop verwenden

Link zu einer Datei einfügen

Link zu einer Webseite einfügen

Link zu einer Stelle in der aktuellen Datei einfügen

E-Mail-Link einfügen

Link bearbeiten und entfernen

Links in den mobilen Word-Versionen verwenden

Link erstellen

Link verwenden und entfernen

Textmarken erstellen und ansteuern

Textmarken erstellen

Textmarken hervorheben

Textmarken löschen

Textmarken als Sprungziel verwenden

Querverweise erzeugen

38   Dokumente im Team bearbeiten

Dokumente teilen und freigeben

Personen zur Bearbeitung einladen

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Änderungen nachverfolgen im Überblick

In Word Änderungen nachverfolgen

Word-Überarbeitungsmodus einschalten

Verhindern, dass der Überarbeitungsmodus ausgeschaltet wird

Darstellung der Änderungen konfigurieren

Änderungen überprüfen, annehmen und verwerfen

Änderungen annehmen und verwerfen

Optionen der Überarbeitungsfunktion

In Excel Änderungen nachverfolgen

Änderungsprotokoll für Arbeitsmappe aktivieren

Änderungen annehmen oder verwerfen

Verlaufsblatt anzeigen

Dokumente gleichzeitig bearbeiten

Teil G     Outlook

39   Outlook Mobile und Umsteigen von früheren Outlook-Versionen

Outlook auf mobilen Geräten

Ordnerbereich und Navigationsleiste

Reihenfolge der Ordner ändern

Navigationsleiste konfigurieren

Aufgabenleiste

Aufgaben und Nachverfolgung

Sofortsuche

Farbkategorien (seit 2007)

Neue E-Mail-Features

Automatische Kontoeinrichtung (seit 2010)

Outlook.com-/Hotmail-Konten (seit 2013)

Keine manuelle Konfiguration von Exchange-Konten (seit 2016)

E-Mail-Nachrichten kennzeichnen (seit 2010)

Anlagenvorschau (seit 2010)

Inlinebearbeitung von E-Mail-Antworten

Verbesserte Sicherheit

Einfacheres Anfügen von Dateianlagen (seit 2016)

QuickSteps (seit 2010)

Ansicht »Personen« und Inlinebearbeitung

Neue Features im Kalender

Kalender per E-Mail versenden

Anzeige der aktuellen Aufgaben und Vorgänge

Überlagern von Kalendern

40   Erste Schritte mit Outlook

Outlook beim ersten Programmstart einrichten

Das Outlook-Programmfenster

Mit der Ordnerliste einen Überblick erhalten

Navigation zwischen den Outlook-Modulen

Navigation mit Tastenkombinationen

41   E-Mail-Grundlagen

E-Mails schreiben und senden

Die Ordner, in denen E-Mails abgelegt werden

E-Mail erstellen und versenden

E-Mails empfangen, lesen und beantworten

Lesebereich konfigurieren

Eingegangene E-Mail-Nachricht öffnen

Übermittlungseinstellungen

Varianten beim Erstellen von E-Mails

AutoVervollständigen der E-Mail-Adresse

Neue E-Mail an einen Kontakt erstellen

E-Mail an einen Kontakt adressieren

E-Mail-Adresse aus Kontakten auswählen

Adressierung durch Eingabe des Namens

Die Felder An, Cc und Bcc verwenden

Das An-Feld

Das Cc-Feld

Das Bcc-Feld

Das E-Mail-Format einstellen

Das Standardformat ändern

Das Format einer einzelnen Nachricht ändern

Eine E-Mail weiterleiten

E-Mail-Versand bei mehreren Konten

Dateianlagen verwenden

Datei oder Outlook-Element zu einer E-Mail hinzufügen

Erhaltene Anlagen ansehen und speichern

42   E-Mail – fortgeschrittenere Techniken

Verschiedene Ansichten für E-Mails nutzen

Die AutoVorschau verwenden

Spalten hinzufügen und die Reihenfolge der Spalten ändern

Ordner und Farbkategorien verwenden

Weitere Ordner anlegen

Nachrichten in einen anderen Ordner kopieren/verschieben

Farbkategorien zuweisen

Profitipp: Schnellklicken!

E-Mail-Nachrichten suchen

Die Sofortsuche verwenden

Sofortsuche nach Details

Suchordner verwenden und erstellen

E-Mail-Regeln erstellen

Weitere Optionen für den E-Mail-Versand

Priorität der E-Mail-Nachricht festlegen

Übermittlungs- und Lesebestätigung anfordern

Verzögerte Übermittlung

Automatische Signatur einrichten

Signatur verwenden

Aus E-Mails werden Aufgaben

Eine Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen

Kennzeichnung entfernen oder Element als erledigt markieren

QuickSteps verwenden und anpassen

QuickStep verwenden

Neuen QuickStep erstellen

QuickSteps bearbeiten

Junk-E-Mail filtern

Sicherheit beim Mailen

Schutz vor Spam

Schutz vor Phishing

Schutz vor Viren

43   Profile und E-Mail-Konten

Outlook-Profile im Überblick

Ein neues Outlook-Profil erstellen

Auswahl des Outlook-Profils beim Starten von Outlook

E-Mail-Konto hinzufügen

POP3- und IMAP-Einstellungen manuell konfigurieren

Datendateien: Speicherort für E-Mails

Weitere Kontoeinstellungen vornehmen

Standardkonto festlegen

E-Mails auf dem Server belassen

Antwortadresse und Name der Organisation

44   Outlook-Datendateien

Datendateien im Überblick

Formate der Datendateien

Wo befinden sich die Datendateien?

Weitere Datendateien erstellen

Ordner in der neuen Datendatei erstellen

Speicherort für E-Mail-Nachrichten festlegen

Datendateien mit Kennwort schützen

Datendateien komprimieren

Datendateien reparieren

Outlook-Daten sichern

Komplettsicherung mit Outlook Backup Assistant

45   Kontakte/Personen

Eine Kontaktadresse anlegen

Profitipp: Mehrere Kontaktadressen nacheinander eingeben

Eine Kontaktadresse finden und öffnen

Kontaktadresse über das Buchstabenregister finden

Kontaktadresse mit der Sofortsuche finden

Sofortsuche im Popupmenü »Personen«

Das Eingabeformular einer Kontaktadresse öffnen

Kontakt aus E-Mail heraus erstellen

Kontakt als Favorit speichern

Weitere Ansichten verwenden

Kategorien für Kontakte verwenden

Kontaktgruppe erstellen

Nachverfolgen

Weitere Kontakte-Ordner verwenden

46   Terminverwaltung mit dem Kalender

Einen Termin eintragen

Termine ändern, verschieben oder löschen

Termindauer verändern

Termin auf andere Tageszeit verschieben

Termin auf anderen Tag verschieben

Profitipp: Termin auf im Datumswechsler nicht sichtbaren Tag verschieben

Termin löschen

Das Formular für Termine verwenden

Das Erinnerungsfenster verwenden

Erinnerungszeit ändern

Einzelne Erinnerung ändern

Standarderinnerung ändern

Termine mit Ortsangabe eintragen

Profitipp: Einteilung der Zeitachse ändern

Termine mit »krummen« Zeiten eintragen

Termine unter Vorbehalt eintragen

Farbkategorien für Termine verwenden

Urlaub und andere ganztätige Termine eintragen

Geburts- und Feiertage eintragen

Feiertage eintragen

Termin- oder Ereignisserie erstellen

Weitere Kalenderdarstellungen

Wochenkalender

Profitipp: Beliebige Tage kombinieren

Monatskalender

Planungsansicht

Kalenderansichten und Layoutvarianten

Listenansichten für den Kalender

Eigene Ansichten erstellen

Layoutvarianten des Kalenders

Tägliche Aufgabenliste im Kalender

Der Lesebereich

Kalendersnapshot per E-Mail versenden

Einen Einzeltermin per E-Mail weiterleiten

Mehrere Kalender anzeigen

Die Sofortsuche im Kalender

47   Aufgaben

Die Aufgabenleiste einblenden

Sortierung der Aufgabenliste

Aufgaben und Aufgabenelemente

Aufgabenelemente aus Kontakteintrag oder E-Mail-Nachricht heraus erstellen

Aufgabenelemente als erledigt kennzeichnen

Aufgabenelemente ansehen und öffnen

Ansicht auswählen und Anordnung festlegen

Aufgabenelement öffnen

Aufgaben erstellen

Neue Aufgabe nur mit Betreff erstellen

Detaillierte neue Aufgabe erstellen

Aufgabenserie erstellen

Aufgaben verwalten

Eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen

Status und Prozentsatz der Erledigung eintragen

Eine Aufgabe wirklich löschen

Aufgaben sortieren

Teil H     OneNote

48   OneNote kennenlernen

Die Versionen von OneNote

Die Struktur von Notizbüchern

Anpassen der Oberfläche von OneNote 2016

Navigationsleiste anheften/lösen

Die Navigationsleiste anpassen

Das OneNote-Symbol im Infobereich der Taskleiste

49   Notizen erstellen

Einfache Textnotizen erstellen und bearbeiten

Absätze

Text verschieben

Text formatieren

Nummerierte Listen und Aufzählungen

Profitipp: Listenebenen ein- und ausblenden

Tabellen erstellen

Tabellen auf einem Tablet eingeben

Skizzen erstellen

Stiftauswahl

Bildschirmausschnitte einfügen

Profitipp: Dialogfelder und Programmfenster einfügen

Dokumente als Bild einfügen

Bilder einfügen

Der Drucker »Send To OneNote 16«

Audio und Video einfügen

Audioaufnahme abspielen

Videoaufnahmen einfügen

Audio- und Videoaufnahmen durchsuchen

Webrecherchen protokollieren

Webrecherche mit Internet Explorer

Webrecherche mit Microsoft Edge

OneNote Clipper

Clipper installieren

Webseiten mit Clipper in einem OneNote-Notizbuch ablegen

Notizen per E-Mail an [email protected] einfügen

Office Lens

Aus Notizen Outlook-Aufgaben erstellen

Eine Aufgabe erstellen

Eine Aufgabe ändern

Schnell eine Notiz erstellen

Notizen mit Badge auf mobilen Geräten erstellen

Berechnungen vornehmen

Operatoren, die Sie verwenden können

Mathematische und trigonometrische Funktionen

Notizen drucken

50   Notizen organisieren und verwalten

Kategorien verwenden

Kategorien in den mobilen Versionen von OneNote

Kategorienzusammenfassung

Seiten, Abschnitt und Abschnittsgruppen

Neue Seiten einfügen

Neue Seiten in den mobilen Versionen einfügen

Seiten einrichten

Seiten einrichten in den mobilen Versionen

Seiten verschieben

Seiten verschieben in den mobilen Versionen

Seiten löschen und wiederherstellen

Seiten löschen in den mobilen Versionen

Mit Abschnitten arbeiten

Mit Abschnitten in den mobilen Versionen arbeiten

Notizen suchen

Suchen in den mobilen Versionen von OneNote

Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks

51   Notizbücher gemeinsam verwenden

Speicherorte für die gemeinsame Nutzung

OneDrive-Notizbücher freigeben

Notizbuch mit OneNote 2016 freigeben

Notizbuch mit OneNote Online freigeben

Notizbuch mit OneNote für iOS freigeben

Alle geteilten Dateien in OneDrive finden

Kennwortschutz für einzelne Abschnitte

OneNote Mobile für Windows 10

OneNote Online

OneNote für iOS

OneNote für Android

Synchronisieren und Konflikte

Konflikte bei der Synchronisierung auflösen

Seitenversionen verwenden

Notizen per E-Mail senden und exportieren

Notizen als E-Mail versenden

Notizbuch in einem anderen Format exportieren

Teil I     Anhänge

A     Office 2016 installieren

Systemvoraussetzungen prüfen

Installation von Office 2016

Mehrere Office-Versionen parallel auf einem Rechner nutzen

Upgrade von Office 2013 auf Office 2016

Testversion von Office 2016 installieren

Office 2016 installieren

Office-Updates konfigurieren

Installation von Office 2016 reparieren

Reparatur bei Office für Android

Mobile Office Apps aktualisieren

OneNote Mobile deinstallieren

Beispieldateien herunterladen

B     Hilfe für Microsoft Office

Es war einmal: Die Offline-Hilfe

Was möchten Sie tun?

Die Online-Hilfe

Intelligentes Suchen

Hilfefunktion in den mobilen Versionen von Office

Schnellleitfäden zu Office 2016

Direkt auf Office.com suchen

Schulungsvideos

Stichwortverzeichnis

Teil ADie Office-Editionen im Überblick

Kapitel 1: Die neue Office-Generation

Kapitel 2: Die Benutzeroberfläche von Office 2016

Kapitel 1Die neue Office-Generation

Office im Wandel

Die Editionen von Office 2016

Office Online

Office auf mobilen Geräten

Office 365 – Ihr Office in der Cloud

Neue Funktionen in Office 2013 und 2016

In der Vergangenheit lag der Focus bei einem Office-Update stets auf immer mehr und immer ausgefeilteren Funktionen. Dieser Trend ist jedoch schon seit geraumer Zeit ausgereizt, denn die Office-Programme sind mittlerweile so umfangreich, dass schlicht und ergreifend keine neuen Funktionen mehr benötigt werden. Und so fällt auch von mal zu mal die Liste der »Top-Neuerungen« dürftiger und banaler aus. Manchmal können einem die Marketingexperten von Microsoft schon fast leid tun, in ihren Bemühungen die mageren Neuigkeiten als beeindruckende Innovationen zu verkaufen.

Office im Wandel

Aktuell lauten die Schlagworte der IT-Landschaft eher soziale Vernetzung, mobiles Arbeiten und natürlich die allgegenwärtige Cloud. Und so richtet auch Microsoft die Produkte der Office-Familie immer mehr in dieser Richtung aus. Office ist mittlerweile eng mit der Cloud verzahnt, läuft auf nahezu jedem mobilen Gerät und ist in soziale Netzwerke eingebunden.

Wenn wir von einer Office-Familie sprechen, meinen wir damit, das es nun nicht mehr lediglich ein Softwarepaket gibt, das alle diese Funktionen und Features enthält, sondern dass es sich vielmehr um eine ganze Gruppe von Softwarelösungen handelt, die jeweils verschiedene Bereiche der neuen Softwarelandschaft abdecken. Geeint werden sie durch eine nahezu identische Bedieneroberfläche, so dass Sie sich als Anwender immer auf vertrautem Boden bewegen.

Wir als Autoren standen damit aber auch vor der neuen Herausforderung, dass wir uns nicht mehr allein auf die Beschreibung der Desktop-Version beschränken konnten, sondern dass wir auch die mobilen Office-Versionen mit in den Blick nehmen mussten. Denn das Zusammenspiel von PCs mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablet gehört mehr und mehr zur täglichen Praxis – mit dem damit einhergehenden Informationsbedarf.

In diesem Buch tragen wir dieser neuen Form, mit Office zu arbeiten, Rechnung und gehen auch ausführlich auf die mobilen Versionen von Office ein. In vielen Schrittfolgen und Beschreibungen werden Sie daher je eine Variante für die verschiedenen Versionen vorfinden: Office Mobile für Windows 10, Office für iOS und Office für Android.

Office at your fingertips

Auf der Computermesse Comdex, die bis 2003 jährlich in Las Vegas stattfand, stellte Bill Gates im Jahr 1990 in seiner Keynote seine Vision der digitalen Zukunft vor und nannte sie »Information at your fingertips«. Er sah voraus, dass wir dank mobiler Geräte schon bald jederzeit auf jede beliebige Information zugreifen können würden. Und das zu einer Zeit, als das Internet noch eher in den Babysöckchen als in den Kinderschuhen steckte.

Eine ähnliche Entwicklung nimmt zurzeit der Vertrieb von Software. Noch vor wenigen Jahren war es normal, dass Softwareprogramme in mehr oder weniger schicken Pappschachteln verkauft wurden. Mit der rasanten Entwicklung des Internets hat sich die Art und Weise, wie Software vermarktet und verkauft wird, binnen kurzer Zeit dramatisch verändert. Dass Software online gekauft und sofort heruntergeladen wird, ist mittlerweile absolut üblich und aus dem Bereich der Tablets und Smartphones ohnehin nicht mehr wegzudenken.

Microsoft greift diesen Trend ebenfalls auf und bietet seine Software auf nahezu allen Plattformen an, mit denen Sie als Anwender in Berührung kommen: »Office at your fingertips«. So lässt sich Office nicht nur auf PCs und Macs installieren, sondern auch auf Tablets und Smartphones. Zwar bieten nicht alle Varianten den gleichen Befehlsumfang, doch die grundlegenden Funktionen sind immer enthalten. Und mit Office Online können Sie Office sogar im Browser nutzen. So lassen sich Officedokumente auch auf einem Linuxrechner bearbeiten.

Mieten statt kaufen

Ebenso wie viele andere große Softwarehersteller stellt Microsoft sein Vertriebsmodell seit einiger Zeit auf Software-Abonnements um. Sie als Kunde zahlen dann keinen einmaligen Kaufpreis mehr, sondern müssen stattdessen einen monatlichen Obolus entrichten. Das hat für Sie auf den ersten Blick zwei Vorteile:

• Ihre Kosten verteilen sich über einen längeren Zeitraum

• Microsoft garantiert Ihnen, dass Sie immer die aktuelle Office-Version nutzen können

Dem steht natürlich der entscheidende Nachteil gegenüber, dass Sie die Software nur so lange nutzen dürfen, wie Ihr Abonnement besteht. Sobald Sie das Abo kündigen, dürfen (und können) Sie die Office-Installation nur noch zum Anzeigen von Dokumenten verwenden.

Der Grund dafür, dass etliche Hersteller auf Mietmodelle umsteigen, ist wohl vor allem darin zu suchen, dass viele Anwender von sich aus gar keine Veranlassung sehen, regelmäßig auf neue Software-Versionen umzusteigen. Denn - wie eingangs schon erwähnt - wirklich neue Funktionen hat kaum ein Update zu bieten. Außerdem ist ein Update nicht nur mit Kosten verbunden, sondern auch mit einem erheblichen Zeitaufwand. Da ist ein Mietmodell mit seiner zwangsläufig engen Kundenbindung für den Hersteller mit Sicherheit lukrativer.

Roaming: Ihr Office-Profil folgt Ihnen

Im Jahr 2016 wird es weltweit etwa 1,5 Milliarden PCs (Desktops und Notebooks), 1,2 Milliarden Tablets und 2 Milliarden Smartphones geben, wobei besonders die Zahl der Tablets und Smartphones stark steigt. Microsoft zufolge nutzen bereits 75 Prozent aller Anwender zwei Geräte, über die Hälfte besitzen sogar drei oder mehr Geräte. Kein Wunder, denn viele Anwender haben neben ihrem Desktop-PC ein Notebook, und auch Tablet und Smartphone gehören für die meisten von uns schon längst zur Grundausstattung des digitalen Lebens.

Wenn auf all diesen Geräten Microsoft Office läuft, macht das in der Praxis natürlich nur dann wirklich Sinn, wenn sich Office auf den verschiedenen Geräten auch gleich präsentiert. Im Idealfall muss es möglich sein, ein Dokument, das man soeben am Notebook erstellt hat, direkt danach auf einem Tablet oder zur Not auf einem Smartphone weiterzubearbeiten.

Und mit Office ist tatsächlich genau das möglich: Sobald Sie sich mit einem Microsoft-Konto bei Office angemeldet haben, können Sie Ihre Dokumente auf OneDrive, dem Onlinespeicher von Microsoft, ablegen. Gleichzeitig synchronisiert sich Office automatisch mit Ihrem Onlineprofil. Wenn Sie sich dann auf einem anderen Gerät, wie z. B. dem gerade erwähnten Tablet, an Ihrem Konto anmelden, »weiß« Office sofort, an welchen Dokumenten Sie zuletzt gearbeitet haben und zeigt diese in der Liste der zuletzt geöffneten Dateien an.

OneDrive – Der Onlinespeicher von Microsoft

OneDrive, das bis Februar 2014 noch SkyDrive hieß, ist der Onlinespeicher von Microsoft, der mit Angeboten wie iCloud, Dropbox, Google Drive usw. konkurriert. Bei der Anmeldung erhalten Sie aktuell 15 GB kostenlosen Speicher, den Sie bei Bedarf um bis zu 200 GB aufstocken können. Für den Maximalausbau fallen dann jährliche Kosten von zurzeit knapp 50 Euro an. Anfang 2016 soll der kostenlose Speicher für Neukunden auf 5 GB reduziert werden und kann dann für ca. 20 Euro jährlich auf maximal 50 GB erweitert werden.

Zusammen mit Office 365 ist OneDrive das Herzstück der neuen Office-Philosophie, denn hier ist die zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Daten, die Sie auf Ihren Geräten synchron halten wollen oder anderen zur Verfügung stellen möchten. Auch das Roaming, also das Mitwandern Ihres Office-Profils, läuft über diesen Onlinespeicher. In Kombination mit Office 365 erhalten Sie hier sogar 1 TB OneDrive-Speicher.

Das wirft natürlich die Frage nach der Sicherheit und dem Schutz der dort gespeicherten Daten auf. Diese Frage ist jedoch nicht leicht zu beantworten. Um die reine Sicherheit Ihrer Daten müssen Sie sich wenig Sorgen machen. Microsoft betreibt seine Rechenzentren georedundant, d. h. Ihre Daten werden zeitgleich an zwei räumlich weit auseinander liegenden Orten gespeichert. In Europa sind dies die Rechenzentren in Dublin und Amsterdam. Trotzdem sollten Sie natürlich von wichtigen Daten ein lokales Backup anlegen.

Abbildung 1.1: Die Startseite von OneDrive

Beim Datenschutz, also dem Zugriff auf Ihre Daten durch Dritte, sieht die Welt schon anders aus. Da Microsoft dem amerikanischen Patriot Act unterliegt, muss die Firma den amerikanischen Behörden auf Anfrage den Zugriff auf Ihre Daten ermöglichen. Das gilt unabhängig vom Standort der Daten! Das heißt, wenn eine Firma, die Online-Speicher anbietet, zu einem amerikanischen Konzern gehört, können amerikanische Behörden »bei Bedarf« auf Ihre Daten zugreifen. Allerdings versuchen Microsoft und andere amerikanische Konzerne aktuell, sich gegen diese Gesetzeslage zur Wehr zu setzen, da sie (zu Recht) um ihre Geschäfte in Europa fürchten, falls sie den Schutz der Kundendaten nicht zu 100% gewährleisten können.

Wenn Sie sich über dieses Thema näher informieren möchten, finden Sie auf der Seite http://trust.office365.de umfangreiches Material, in dem Microsoft auf die unterschiedlichen Aspekte des Datenschutzes und der Datensicherheit ausführlich eingeht.

Office 2016 vs. Office 365

Ob die Marketingabteilung von Microsoft mit der Namensgebung von Office 365 einen Volltreffer gelandet hat, mag dahingestellt sein. Sie hätte es uns Kunden vielleicht ein bisschen einfacher machen können. Die Namensähnlichkeit täuscht nämlich leicht darüber hinweg, dass man hier unter Umständen Äpfel mit Birnen vergleicht. Zunächst einmal ist Office 2016 die aktuelle Version des Office-Pakets, wie wir es seit vielen Jahren kennen. Office 365 ist hingegen in erster Linie eine Onlineplattform, auf der man, neben vielen anderen Möglichkeiten, gemeinsam an Dokumenten arbeiten kann. So weit, so klar.

Für beide Produktfamilien, also für Office 2016 und Office 365, bietet Microsoft jeweils eine Fülle von Kauf- und Mietoptionen an. Und hier fängt dann das Verwirrspiel an. Es ist nämlich z. B. möglich, ein Abonnement für Office 365 zu erwerben, das auch Lizenzen für Office 2016 enthält. Das kann den Eindruck erwecken, dass Office 2016 grundsätzlich in Office 365 enthalten ist. Dem ist jedoch nicht so.

Die Editionen von Office 2016

Microsoft Office 2016 ist wie gewohnt in mehreren Editionen erhältlich, die jeweils aus den Kernprodukten Word, Excel, PowerPoint und OneNote bestehen. Dazu kommen je nach Edition verschiedene andere Anwendungen wie Outlook, Publisher und Access. So kann jeder, vom Einzelanwender bis zum Großunternehmen, ein auf seine Bedürfnisse maßgeschneidertes Office einsetzen.

Diese Flexibilität wird noch dadurch gesteigert, dass Sie beim Erwerb von Office grundsätzlich (noch?) die Wahl zwischen Kaufen und Mieten haben. Und je nachdem, für welche Option Sie sich entscheiden, stehen Ihnen noch weitere Varianten von Office zur Verfügung. Wir haben in diesem Buch den Schwerpunkt auf die nichtkommerziellen Lizenzen gelegt. Wenn Sie Office 2016 in einer Firma, einer Bildungseinrichtung oder einer Behörde einführen wollen, sollten Sie sich unbedingt an einen Microsoft Partner wenden, der sich auf diese Szenarien spezialisiert hat.

Übrigens wird Office seit der letzten Version ohne Datenträger verkauft. Die Packungen enthalten lediglich eine sogenannte Product Key Card auf der sich eine Seriennummer (Product Key) befindet, die Sie zum Aktivieren von Office 2016 benötigen. Das heißt, im Normalfall müssen Sie die Software herunterladen. In Zeiten schneller Internetverbindungen sollte das für die meisten unter Ihnen kein Problem sein. Bei Bedarf können Sie aber auch gegen Aufpreis einen Datenträger erwerben.

Einzellizenz kaufen

Endanwender haben Office bisher entweder direkt beim Kauf eines neuen Rechners als vorinstalliertes Programm erworben oder eine separate Einzellizenz gekauft. Dies ist auch bei Office 2016 nicht anders und Sie können wie gewohnt zwischen drei Editionen wählen. Eine Übersicht über die Editionen für Endanwender und die in ihnen enthaltenen Programme finden Sie in der folgenden Tabelle.

Produkt

Edition

Word

Excel

PowerPoint

OneNote

Outlook

Publisher

Access

Home and Student

✓

✓

✓

✓

Home and Business

✓

✓

✓

✓

✓

Professional

✓

✓

✓

✓

✓

✓

✓

Tabelle 1.1: Diese Desktop-Editionen von Microsoft Office 2016 sind als Einzellizenzen erhältlich

Die Editionen der Tabelle 1.1 können Sie im Handel ganz normal als Einzelprodukt beziehen und Office 2016 damit auf einem Gerät installieren. Die Preise beginnen bei 149 Euro für die Edition Home and Student. Die Versionen für den kommerziellen Einsatz kosten 279 Euro (Home and Business) und 539 Euro (Professional).

Die Programme der Office-Familie sind teilweise auch einzeln zu erwerben, was jedoch in der Regel wirtschaftlich wenig Sinn macht. So sind zum Bespiel für PowerPoint als Einzelprodukt bereits 135 Euro fällig. Bei den hier genannten Preisen handelt es sich um Listenpreise von Microsoft, die Preise im Handel sind erfahrungsgemäß ca. 10% günstiger.

Hinweis

Auch Office 2016 Home & Business darf nur auf einem Gerät installiert werden  Bis zur Version 2010 erlaubte die Home & Business-Edition von Office die gleichzeitige Installation auf einem Desktop-PC und einem mobilen Gerät. Wer also am Arbeitsplatz einen Desktop-PC stehen hatte und zusätzlich ein Notebook besaß, konnte Office durch den Kauf einer Lizenz auf beiden Geräten installieren. Dies ist seit Office Home & Business 2013 nicht mehr möglich!

Für den kommerziellen Gebrauch existieren noch weitere Editionen, die jedoch nur im Rahmen eines Volumenlizenzprogramms vertrieben werden. Diese Lizenzprogramme richten sich vor allem an größere Unternehmen und verfügen zum Beispiel über vereinfachte Methoden der Installation.

Produkt

Edition

Word

Excel

PowerPoint

OneNote

Outlook

Publisher

Access

InfoPath

SharePoint Workspace

Standard

✓

✓

✓

✓

✓

✓

Professional Plus

✓

✓

✓

✓

✓

✓

✓

✓

✓

Tabelle 1.2: Diese Editionen sind nur über Volumenlizenzprogramme erhältlich

Die Anwendungen Visio 2013 sowie Project 2013 sind in keiner Office-Edition enthalten und müssen daher, falls Sie diese einsetzen wollen, separat erworben werden.

Office 2016 im Abo erwerben

Wie wir bereits weiter vorne erwähnt haben, können Sie Office auch im Rahmen eines Abonnements von Office 365 erwerben. Die Laufzeit beträgt dabei entweder einen Monat oder ein Jahr. Bei diesem Modell wird die Software nur gemietet, das heißt, sobald Sie das Abo kündigen, erlischt auch Ihre Lizenz.

Microsoft bietet mehrere Varianten an und trennt dabei zwischen privater und kommerzieller Nutzung. Die einzelnen Abonnements unterscheiden sich dann noch durch die in ihnen enthaltenen Programme und Zusatzleistungen (wie zum Beispiel E-Mail-Postfächer oder die Größe des Onlinespeichers).

Wirklich übersichtlich ist dieses Portfolio nicht, aber für Privatanwender hat Microsoft ein interessantes Paket geschnürt, mit dem die meisten Anwender am besten fahren dürften. Es nennt sich Office 365 Home und umfasst die Programme Word, Excel, PowerPoint, One-Note, Outlook, Publisher und Access. Für 10 Euro im Monat oder 99 Euro pro Jahr erhalten Sie eine Lizenz für 5 PCs bzw. Macs, die sich in Ihrem Haushalt befinden. Die Anzahl der Benutzer ist dabei auf 5 beschränkt. Zusätzlich dürfen Sie Office 2016 sogar noch auf mobilen Geräten nutzen (5 Tablets plus 5 Smartphones). Mit diesem Abo sollte sich so ziemlich jeder Haushalt komplett mit Office ausstatten lassen.

Systemvoraussetzungen

Die von Microsoft empfohlenen Systemanforderungen für die verschiedenen Office-Editionen finden Sie auf der Website von Microsoft Office (http://office.microsoft.com). Bitte beachten Sie, dass es sich dabei in der Regel um die absoluten Minimalanforderungen handelt.

Die wohl wichtigste Voraussetzung ist das richtige Betriebssystem: Damit Sie Office 2016 installieren können, benötigen Sie mindestens Windows 7 mit Service Pack 1. Falls Sie noch mit Windows Vista oder dem immer noch erstaunlich verbreiteten Windows XP arbeiten, werden Sie um eine Aktualisierung von Windows nicht herumkommen. Kaufen Sie dann am besten gleich einen neuen Rechner. Für die Arbeit mit Office 2016 genügt bereits ein günstiges Einsteigermodell und diese überschaubare Investition erspart Ihnen unter Umständen viel Ärger beim Aufrüsten Ihres alten PCs.

Office Online

Auch bei der hohen Verbreitung von Microsoft Office werden Sie gelegentlich an einem Rechner sitzen (z. B. im Internetcafe), auf dem keine bzw. keine aktuelle Version von Office installiert ist. Wenn Sie Ihre Dokumente auf OneDrive gespeichert haben, stellt das für Sie kein Problem dar. Mit den aktuellen Web Apps von Office, die momentan für die Programme Word, Excel, PowerPoint und OneNote angeboten werden, können Sie Ihre Dokumente nämlich direkt im Browser öffnen und bearbeiten. Die Online-Versionen von Office bieten zwar nicht den gleichen Funktionsumfang wie die Desktopversionen, aber die wichtigsten Aufgaben lassen sich mit ihnen problemlos erledigen.

Abbildung 1.2: Bearbeiten eines Excel-Dokuments im Browser

Office auf mobilen Geräten

Während die Absatzzahlen für PCs stagnieren bzw. sogar spürbar schrumpfen, steigen die Verkaufszahlen von mobilen Geräten rapide an. Pro Jahr werden aktuell »nur« etwa 300 Millionen PCs, jedoch 1,5 Milliarden Smartphones und ähnlich viele Tablet-Computer verkauft. Wenn man zudem berücksichtigt, dass zurzeit knapp 2 Milliarden Menschen ein Smartphone besitzen, wird deutlich, dass die meisten Menschen sich beinahe jährlich ein neues Smartphone kaufen, während ein neuer PC von den meisten Anwenden sicherlich erst nach einigen Jahren in Erwägung gezogen wird. Smartphones und Tablets haben also eine enorme Marktdurchdringung und befinden sich in der Regel auf einem aktuellen Stand.

Mit ihrer technischen Ausstattung sind mobile Geräte vielleicht nicht gerade dafür prädestiniert, auf ihnen eine Doktorarbeit zu verfassen, aber der technische Vorsprung der PCs schrumpft von Jahr zu Jahr.

Diesen riesigen Markt hat Microsoft viel zu lange vernachlässigt. Wohl in dem irrigen Glauben, dass Windows in naher Zukunft auch auf mobilen Geräten das Betriebssystem der Wahl sein wird, wurde erstaunlich wenig Energie in die App-Entwicklung für die beiden wichtigsten Betriebssysteme iOS und Android gesteckt.

Mit Office 2016 hat Microsoft eine Kurskorrektur vorgenommen und ist sichtbar darum bemüht, Office auch auf iOS- und Android-Geräten zum Durchbruch zu verhelfen. Zusammen mit attraktiven Lizenzmodellen, wie z. B. Office 365 Home, das für 10 Euro im Monat insgesamt 15 Lizenzen enthält (5 × PC/Mac, 5 × Tablet, 5 × Smartphone) enthält, hat diese Strategie gute Aussicht auf Erfolg.

Sind mobile Apps kostenlos?

Auch wenn man in der Presse oft von »kostenlosen Office Apps« liest, ist diese Aussage so nicht uneingeschränkt richtig. Ob Sie die mobilen Office Apps kostenlos nutzen dürfen oder nicht, hängt nämlich davon ab, welche Funktionen Sie nutzen wollen und auf welchem Gerät sie dies tun.

Grundsätzlich unterscheidet Microsoft zwischen einer privaten und einer kommerziellen Nutzung. Ob Sie ein mobiles Gerät privat oder kommerziell nutzen, macht Microsoft dabei ausschließlich an der Displaygröße fest: alles bis 10,1 Zoll gilt als privat, alles darüber hinaus als kommerziell genutzt. Demnach liegt zum Beispiel beim iPad Pro (12,7 Zoll) eine kommerzielle Nutzung vor, bei allen anderen iPad-Modellen (7,9 bzw. 9,7 Zoll) eine private.

Bei einer privaten Nutzung stehen Ihnen in den Office-Apps auch ohne Lizenzierung die grundlegenden Funktionen zum Bearbeiten eines Dokuments zur Verfügung. Bei kommerzieller Nutzung können Sie die Apps hingegen ohne Lizenz nur als Viewer nutzen, also zum Anzeigen von Office-Dokumenten

Um auf den vollen Funktionsumfang der mobilen Office-Apps zugreifen zu können, benötigen Sie in jedem Fall eine Lizenz.

Office Mobile für Windows 10

Obwohl diese Version von Office natürlich in erster Linie für mobile Geräte gedacht ist, können Sie diese Apps auch auf einem Desktop-Rechner installieren. Wie Sie in der nächsten Abbildung sehen, werden auch komplexe Layouts korrekt auf dem Bildschirm dargestellt.

Abbildung 1.3: Word Mobile für Windows 10

Office für iOS

Was vor noch nicht allzu langer Zeit völlig undenkbar gewesen wäre, ist mittlerweile Realität: Office ist auf dem iPhone und dem iPad angekommen. Die Integration der Apps ist durchweg gut gelungen und der realisierte Funktionsumfang liegt deutlich vor dem der Android-Apps. Hier kommt vermutlich zum Tragen, dass Apple-Nutzer sehr hohe Ansprüche an die intuitive Bedienbarkeit und Stabilität einer Software stellen. Außerdem muss sich Office auf Apple-Geräten auch dem direkten Konkurrenzprodukt iWorks stellen, was die Messlatte nochmals ein gutes Stück nach oben schieben dürfte.

Abbildung 1.4: Word für iOS (iPhone / iPad)

Office für Android

Das Google-Betriebssystem Android macht es den Entwicklern von Microsoft nicht unbedingt einfach. Im Gegensatz zu iOS, das auf einer überschaubaren, von Apple kontrollierten Hardware installiert ist, ist die Android-Welt deutlich unübersichtlicher. Das betrifft nicht nur die Hardware, sondern auch die Android-Versionen selbst, die in der Regel vom Hersteller der Geräte modifziert bzw. angepasst wurde.

So verwundert es nicht wirklich, wenn die Office-Apps für Android den geringsten Funktionsumfang aufweisen können und auch deutlich instabiler sind. Es bleibt zu hoffen, dass die Hersteller von Smartphones und Tablets hier in Zukunft enger mit Google zusammenarbeiten, um diese Probleme gemeinsam in den Griff zu bekommen.

Abbildung 1.5: Word für Android (Smartphone / Tablet)

Office 365 – Ihr Office in der Cloud

Bei Office 365 handelt es sich um eine internetbasierte Plattform, die viele verschiedene Dienste und Funktionen anbietet. Die Grundidee hinter Office 365 ist es, einer Gruppe von Menschen das gemeinsame Arbeiten so komfortabel wir möglich zu machen. Dazu gehört die Kommunikation über E-Mail und Skype, Terminabsprachen über gemeinsam genutzte Kalender und das gemeinsame (auch gleichzeitige!) Bearbeiten von Dokumenten.

Natürlich gehören in dieses Szenario auch die Programme der Office 2016-Familie; sie sind sogar sehr eng mit ihm verwoben. Aber es handelt sich dennoch um zwei eigenständige Produkte, die jedes für sich seine Existenzberechtigung hat.

Vielleicht kann man sich Office 365 am ehesten als virtuelles Büro vorstellen, das seine komplette Infrastruktur 365 Tage an jedem Ort der Welt (mit Internetzugang) zur Verfügung stellt. Mit diesem Bild im Hinterkopf kann man auch gut nachvollziehen, dass Office 365 nicht zu einem festen Preis gekauft werden kann, sondern nur als Abonnement. Denn es fallen ja neben den reinen Softwarelizenzen tatsächlich auch laufende Kosten beim Anbieter an. Schließlich müssen für die Computer, auf denen die Dienste von Office 365 laufen, große Rechenzentren gebaut und betrieben werden. Die Daten werden dabei sogar georedundant in zwei weit voneinander entfernten Rechenzentren gespeichert, damit Sie als Kunde beim Ausfall eines Rechenzentrums ohne Datenverlust nahtlos weiterarbeiten können.

So hat Microsoft zum Beispiel für sein Rechenzentrum in Dublin, das eine Größe von ca. sieben Fußballfeldern hat, bislang mindestens 500 Millionen Euro investiert. Auch die laufenden Kosten dürften nicht unerheblich sein, da in Spitzenzeiten eine Gesamtleistung von ca. 30 Megawatt benötigt wird. Die genaue Zahl und Lage seiner Rechenzentren gibt Microsoft übrigens nicht preis. Offiziell wird nur verlautbart, dass es zwischen 10 und 100 sind.

Abbildung 1.6: Im Dashboard können Sie alle Funktionen von Office 365 administrieren

Abbildung 1.7: Bearbeiten der öffentlichen Website, die Office 365 bereitstellt

Die Editionen von Office 365

Wie wir weiter oben schon erwähnt haben, wird Office 365 grundsätzlich nur als Abo vertrieben. Microsoft bietet Office 365 hauptsächlich für Unternehmen und Organisationen an und hat dazu eine Fülle von sogenannten »Plänen« entworfen, die die Größe der Unternehmen bzw. die geplante Nutzung der in Office 365 angebotenen Dienste berücksichtigen. Wir beschränken uns an dieser Stelle auf die beiden nichtkommerziellen Editionen von Office 365.

Office 365 Home

Für 10 Euro im Monat beziehungsweise 99 Euro im Jahr bietet Office 365 Home folgende Leistungen für Privatanwender an:

• Office 365 Home umfasst folgende Programme: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access.

• Sie dürfen Office auf 5 Computern (PC oder Mac), 5 Smartphones und 5 Tablets eines Haushalts in der jeweils aktuellen Version installieren.

• Sie erhalten für maximal 5 Benutzer jeweils 1 TByte Speicherplatz auf OneDrive.

• Sie erhalten je 60 Freiminuten im Monat für Skype für bis zu 5 Benutzer.

Wenn man von einer durchschnittlichen Haushaltsgröße in Deutschland von zurzeit 2 Personen ausgeht, mag dieses Angebot nicht allzu verlockend klingen. (Im 19ten Jahrhundert hätte das noch anders ausgesehen: Damals lag dieser Wert noch knapp unter 5. ;) Aber z. B. für Familien mit Kindern ist diese Edition unserer Meinung nach wirklich ein gutes Angebot.

Office 365 Personal

Für monatlich 7 Euro beziehungsweise 69 Euro im Jahr erhalten Sie als Privatanwender folgende Leistungen:

• Office 365 Personal umfasst dieselben Programme wie Office 365 Home.

• Sie dürfen Office auf einem Computer (PC oder Mac), einem Smartphone und einem Tablet in der jeweils aktuellen Version installieren.

• Sie erhalten 1 TByte Speicherplatz auf OneDrive.

• Sie erhalten 60 Freiminuten im Monat für Skype.

Tipp

30 Tage kostenlos testen  Sie können Office 365 Home für 30 Tage kostenlos testen. Wenn Sie das Testabo während des Testzeitraums nicht kündigen, verlängert es sich automatisch in ein kostenpflichtiges Abo. Damit dies reibungslos funktioniert, müssen Sie bereits für das Testabo eine Zahlungsverbindung angeben (Kreditkarte), was sicher nicht nach jedermanns Geschmack ist. Nähere Hinweise finden Sie unter www.office.com.

Office 365 für Unternehmen

Wenn Sie sich für die kommerziellen Editionen interessieren, sollten Sie die aktuellen Informationen auf der Website von Microsoft lesen (http://www.office.com). Die dort angebotenen Lizenzvarianten sind zwar auf den ersten Blick etwas erdrückend, aber laut Microsoft »so einfach wie noch nie«. Nein, Scherz beiseite: Wenn Sie Office für eine größere Organisation lizenzieren wollen, müssen Sie sich intensiv mit dem Thema beschäftigen, damit Sie die für Sie optimale Lösung finden. Bei Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern sollten Sie in Erwägung ziehen, sich von einem externen Dienstleister beraten zu lassen, der sich auf dieses Thema spezialisiert hat.

Neue Funktionen in Office 2013 und 2016

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen die interessantesten Funktionen von Office vor, die in den Versionen 2013 und 2016 eingeführt wurden. Wir beschränken uns dabei auf diejenigen Funktionen, die das Attribut »Neu« auch wirklich verdienen. Die offizielle Liste von Microsoft ist natürlich wesentlich länger. Sie finden diese Aufstellung über die Supportseite von Microsoft Office https://support.office.com, indem Sie dort auf den Link Neuerungen in Office 2016 klicken.

Bitte beachten Sie, dass ein Teil dieser Funktionen nur in den Desktop-Apps von Office enthalten sind und in den mobilen Varianten nicht zur Verfügung stehen.

Die Highlights seit Office 2013

In diesem Abschnitt haben wir einige neue Funktionen aufgeführt, die allen Programmen der Office-Familie zugute kommen.

Was möchten Sie tun? (neu in 2016)

Im Menüband der Office-Apps taucht seit Office 2016 eine kleine Glühbirne auf, neben der in einem Textfeld die Frage »Was möchten Sie tun?« angezeigt wird. Hierbei handelt es sich um eine neue Hilfefunktion in Office, die Ihnen mehrere Formen der Unterstützung anbietet:

• Direkte Lösung eines aktuellen Problems bzw. einer aktuellen Aufgabe

• Nachschlagen des Problems in der Onlinehilfe

• Recherchieren eines Themas im Internet

Dazu berücksichtigt Office den aktuellen Kontext, in dem Sie Ihre Frage stellen. Wenn Sie zum Beispiel in Excel die Zelle unterhalb einer Zahlenkolonne markieren und dann in das Textfeld der Glühbirne Mittelwert eintippen, bietet Ihnen Excel unter anderem an, die richtige Formel direkt in die Zelle einzutragen.

Abbildung 1.8: Die neue Hilfefunktion bietet nicht nur Informationen, sondern auch konkrete Lösungen an

Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie in Anhang B.

Intelligente Suche (neu in 2016)

Eine weitere Alternative, die Excel Ihnen zur Beantwortung einer Frage anbietet, nennt sich »Intelligente Suche« (siehe Auswahlmenü in Abbildung 1.8). Auch diese Funktion berücksichtigt den aktuellen Kontext und analysiert dazu zum Beispiel die Textstelle, an der sich gerade die Einfügemarke befindet. Bei seiner Antwort greift Office auf drei Quellen zurück:

• Wikipedia

• bing-Suche im Internet

• OxfordDictionaries

Abbildung 1.9: Die Intelligente Suche recherchiert für Sie im Internet

Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie ebenfalls in Anhang B.

Ausrichtungslinien (neu in 2013)

Auch wenn wir eingangs gesagt haben, dass die Office-Programme seit Jahren mehr als genug Funktionen enthalten: Es gibt doch immer wieder die eine oder andere Kleinigkeit, die man, ohne es wirklich zu wissen, oft vermisst hat. In diese Kategorie gehören die Ausrichtungslinien, mit denen Word und PowerPoint Sie beim Platzieren von Grafiken und Formen unterstützen.

Abbildung 1.10: Ausrichtungslinien erleichtern das Platzieren von Grafiken und Formen enorm

Gemeinsame Dokumentbearbeitung (seit 2013)

Auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist in Office 2016 nochmals verbessert worden. Vorausgesetzt, die Dokumente sind auf OneDrive oder auf einem SharePoint-Server gespeichert, können Sie mit folgenden Programmen gemeinsam mit anderen an ihnen arbeiten: Word, Excel, PowerPoint und OneNote.

Abbildung 1.11: Gemeinsames Arbeiten an einem Dokument

Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie in Kapitel 38 ab Seite 781.

Die Highlights seit Word 2013

PDF einfügen und bearbeiten (seit 2013)

Nach der Beilegung diverser Rechtsstreitigkeiten hat Microsoft dem Office-Paket eine Funktion zum Einlesen von PDF-Dokumenten spendiert. Dabei werden die PDF-Dateien automatisch ins Microsoft-Office-Format konvertiert und können anschließend direkt weiterbearbeitet werden. Im folgenden Screenshot sehen Sie z. B. ein PDF-Dokument mit einer Tabelle, die sich nach dem Einlesen in Word sofort mit den Tabellenfunktionen formatieren lässt.

Abbildung 1.12: PDF-Dokumente lassen sich direkt in Word öffnen und bearbeiten

Natürlich hängt das Ergebnis der Konvertierung stark von der Qualität und der Komplexität der PDF-Datei ab. Dass z. B. beim Importieren einer Tabelle keine manuelle Nachbearbeitung mehr notwendig ist, stellt eher die Ausnahme als die Regel dar.

Die Highlights seit Excel 2013

Excel wurde in den letzten Versionen kontinuierlich weiterentwickelt. Das betrifft bei weitem nicht nur Funktionen, die sich eher an den normalen Anwender richten. Vor allem Excel-Profis bekommen mehr und mehr Werkzeuge zur Datenanalyse an die Hand.

Blitzvorschau (neu seit 2013)

In Excel haben Sie es natürlich fast ausschließlich mit der Verarbeitung von Zahlen zu tun. Es gibt jedoch auch regelmäßig Situationen, in denen Sie zum Beispiel zwei Textspalten zusammenführen oder eine bestimmte Information aus einer Textspalte extrahieren müssen (etwa einen Vor- oder Nachnamen). Das ist mit Excel vom Prinzip her problemlos möglich, allerdings sind die dazu benötigten Funktionen nur wenigen Anwendern geläufig.

Mit der neuen Blitzvorschau von Excel werden solche Aufgaben zum Kinderspiel: Sie machen Excel die gewünschte Operation einfach einmal vor und Excel wendet sie dann automatisch auf den Rest der Spalte an.

Abbildung 1.13: Excel hat erkannt, dass Sie die Postleitzahlen aus der Spalte B in Spalte C eintragen wollen

Die Blitzvorschau arbeitet jedoch nicht mit Formeln. Das heißt, wenn Sie im obigen Beispiel in der Spalte B eine Änderung vornehmen, wird sie nicht in die Nachbarspalte übernommen.

Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie in Kapitel 17 ab Seite 377.

Schnellanalyse (neu seit 2013)

Sehr gut gefällt uns auch das »Schnellanalysetool«. Diese Funktion hilft Ihnen dabei, die Daten einer Tabelle mit minimalem Aufwand auszuwerten. Über ein neuartiges, gut konzipiertes Bedienelement können Sie sich mehrere Varianten zur Formatierung und Auswertung Ihrer Daten anzeigen lassen. Sie brauchen dazu lediglich mit der Maus auf die angebotenen Optionen zeigen und können den jeweiligen Effekt via Livevorschau sofort auf dem Arbeitsblatt begutachten.

Abbildung 1.14: Schneller kann man eine Tabelle nicht formatieren und auswerten

Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie in Kapitel 24 ab Seite 500.

Sechs neue Diagrammtypen (neu in 2016)

Excel 2016 kann mit sechs neuen Diagrammtypen aufwarten, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Zahlenmaterial zu visualisieren: Treemap, Sunburst, Wasserfall, Histogramm, Pareto und Kastengrafik. Um die Wirkung der neuen Diagramme kennenzulernen, markieren Sie am besten eine Tabelle und wählen auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme die Schaltfläche Empfohlene Diagramme. Wenn Sie dann im angezeigten Dialogfeld auf die Registerkarte Alle Diagramme wechseln, können Sie sich eine konkrete Vorschau der verschiedenen Diagrammtypen für die von Ihnen markierten Daten anzeigen lassen.

Die Highlights seit PowerPoint 2013

PowerPoint hat in den letzten Jahren in besonderer Weise von den vielen verbesserten Grafikfunktionen von Office profitiert. Es ist sicherlich nicht übertrieben, wenn wir sagen, dass sich die Qualität einer PowerPoint-Präsentation gegenüber früheren Versionen dramatisch verbessert hat.

Nach dieser Lobeshymne wollen wir Ihnen nun eine Funktion präsentieren, die unserer Meinung nach eine besondere Erwähnung verdient hat.

Formen kombinieren (neu in 2013)

Ein schönes Beispiel für die Leistungsstärke von PowerPoint im Grafikbereich ist die neue Möglichkeit, Formen miteinander zu verschmelzen. So können Sie z. B., wie in Abbildung 1.15 zu sehen, zwei Formen voneinander abziehen. Der benötigte Aufwand spielt sich im Sekundenbereich ab und das Ergebnis sieht absolut professionell aus. Sie fügen einfach die Ausgangsformen ein, bringen sie mithilfe der neuen Ausrichtungslinien in die richtige Position und wählen im Menüband die gewünschte Kombinationsart aus. Sie haben dabei die Wahl zwischen Vereinigen, Kombinieren, Zerlegen, Schnittmenge und Subtraktion. Die Wirkung der einzelnen Operationen können Sie dank Livevorschau direkt beurteilen.

Natürlich müssen Sie sich dabei um Lichteffekte und Kantendarstellung keine großen Gedanken machen – solche Details wählen Sie bei PowerPoint einfach per Katalog aus.

Abbildung 1.15: Seit PowerPoint 2013 lassen sich neue Formen durch Kombinieren anderer Formen erstellen. Im abgebildeten Beispiel wurde ein Kreis mit einem Quadrat kombiniert.

Die Highlights seit Outlook 2013

Outlook hat sich im Laufe der letzten Jahre von einem einfachen E-Mail-Programm immer mehr zu einer Kommunikationszentrale gemausert. Diese Entwicklung geht mit vielen neuen Funktionen einher, die wir Ihnen im Outlook-Teil dieses Buches ab Kapitel 39 ausführlicher vorstellen möchten, als es an dieser Stelle möglich ist.

Die Highlights seit OneNote 2013

OneNote ist eines der Programme aus dem Office-Paket, das erst in der Version 2010 mit der neuen Bedieneroberfläche (dem Menüband) ausgestattet wurde und das lange ein Nischendasein fristete. Doch getreu dem Motto »Die Letzten werden die Ersten sein« übernimmt One-Note mittlerweile in Office eine immer wichtigere Rolle. Denn es ist gewissermaßen das verbindende Element, das losgelöst von den übrigen Apps der Office-Familie auf den wichtigen Betriebssystemen iOS und Android als Wegbereiter für die übrigen Office Apps fungiert.

Webseiten in Microsoft Edge bearbeiten und an OneNote senden (seit 2016)

Microsoft Edge, der Nachfolger des Internet Explorers, ist jetzt besonders eng mit OneNote verzahnt. Bei einer Webrecherche können Sie interessante Internetseiten mit Markierungen und Kommentaren versehen und dann direkt aus Microsoft Edge in Ihr Notizbuch ablegen. Microsoft Edge legt die Internetseiten dabei als (nach Text durchsuchbare) Grafiken ab, so dass sie auch im Notizbuch originalgetreu dargestellt werden.

Abbildung 1.16: Mit Microsoft Edge können Sie auf einer Website zeichnen und Kommentare einfügen

Ausführliche Informationen zu dieser Funktion finden Sie in Kapitel 49 ab Seite 1016.

[email protected] (seit 2016)

Seit Office 2016 können Sie ein OneNote-Notizbuch sogar per E-Mail erreichen. Das heißt, Sie können eine Notiz mit Hilfe einer E-Mail in Ihr Notizbuch einfügen. Dazu schicken Sie einfach eine E-Mail an [email protected] und geben als Betreff den Namen der Seite an, unter der die neue Notiz im Abschnitt Schnelle Notizen abgelegt werden soll. Dabei ist es sogar möglich, die Notiz in einem beliebigen Abschnitt zu platzieren.

Warum eine E-Mail an [email protected] den Weg in Ihr Notizbuch findet, klären wir in Kapitel 49 ab Seite 1021.

OneNote Clipper (seit 2016)

Diese Funktion hat uns wirklich überzeugt. Vereinfacht gesagt, können Sie mit OneNote Clipper aus Ihrem Browser heraus eine Webseite in ein OneNote-Notizbuch einfügen. Der Clou von OneNote Clipper ist, dass es die Webseite automatisch von Werbung und anderen störenden Elementen wie Menüs o. ä. befreit. Wenn Sie z. B. eine Webseite mit einem Rezept in Ihrem Notizbuch ablegen wollen, landet dort dank Clipper tatsächlich nur das Rezept.

Abbildung 1.17: OneNote Clipper hat das Rezept erkannt und Werbung, Menüs und Kommentare entfernt

Wir stellen Ihnen diese interessante Funktion ausführlich in Kapitel 49 ab Seite 1018 vor.

Office Lens (seit 2016)

Office Lens ist eine kostenlose App für Smartphones, die für Windows Mobile, iOS und Android erhältlich ist. Diese App ist darauf spezialisiert, Fotos von Schildern, Menükarten, Flipcharts und ähnlichem zu machen und dabei störende Schatten, Lichtreflexe und Verzerrungen zu entfernen. Das Ergebnis können Sie dann in Ihr Notizbuch übertragen.

Wir stellen Ihnen diese leistungsfähige Funktion ausführlich in Kapitel 49 ab Seite 1024 vor.

Kapitel 2Die Benutzeroberfläche von Office 2016

Das Menüband

Die Backstage-Ansicht

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

Kataloge und die Livevorschau

Die Minisymbolleiste

Aufgabenbereiche

Menüband anpassen

Dieses Kapitel stellt Ihnen die wichtigsten Elemente der Benutzeroberfläche von Office 2016 vor. Der Schwerpunkt liegt hierbei darauf, Ihnen die neue Bedienungsphilosophie von Office nahezubringen und Ihnen so den Einstieg in oder den Umstieg auf Office 2016 zu erleichtern.