Office:mac 2011 - Word, Excel, PowerPoint, Outlook - Anton Ochsenkühn - E-Book

Office:mac 2011 - Word, Excel, PowerPoint, Outlook E-Book

Anton Ochsenkühn

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Beschreibung

Keine Frage, Microsoft Office ist der De-facto-Standard in Sachen Office-Dokumenten. Und es hat eine lange Tradition, dass die Programme wie PowerPoint, Word und auch Excel nicht nur in einer Windows-Version existieren, sondern ebenfalls für die Mac-Plattform verfügbar sind. Mit der vorliegenden Version Office:mac 2011 hat Microsoft laut eigenen Aussagen das bislang beste Office für den Mac auf den Markt gebracht. Nach wochenlangen Tests kann ich das bestätigen: Noch nie zuvor hat sich Microsoft Office auf dem Mac so gut angefühlt wie die aktuelle Version. Meine erste Word-Version hörte auf die Versionsnummer 4.0 – das war im Jahr 1988. Viel ist seitdem geschehen. Hat Microsoft einige Jahre den Mac-Markt eher ungern bedient, ist jetzt der Microsoft-Programmierabteilung die Freude anzumerken, wieder ein erstklassiges Office für den Mac erstellen zu dürfen: Die Programme starten superschnell, liegen prima in der Hand und dank der programmübergreifenden Menüband-Funktionalität sind alle Features nur einen Klick entfernt. Weiterhin wirken die Applikationen Word, Excel und PowerPoint wie aus einem Guss. Man glaubt fast, es sei nur ein Entwickler am Werk gewesen, so logisch, klar und benutzerfreundlich präsentieren sich diese Office-Programme. Für den Anwender ist bereits die erste Begegnung ein Highlight: Hochwertige Dokumentenvorlagen erleichtern den Einstieg ungemein. Erfahrene Anwender werden das User-Interface – und immer wieder – die Geschwindigkeit der Programme loben. Die Version 2011 für den Mac ist auf Augenhöhe mit der Windows-Office-Version 2010. Der Datenaustausch gelingt problemfrei. Zudem hat Microsoft in der Mac-Version die Unterstützung der VBA-Makros (Visual Basic) wieder integriert und so können Makrofunktionen ebenfalls plattformübergreifend zum Einsatz kommen. Nicht vergessen werden darf hierbei das brandneue Outlook als Ersatz für Entourage. Die Datenübernahme von der Windows-Outlook-Version oder der Mac-Entourage-Version gelingt auf Anhieb. Auch hier findet der Anwender ein optisch sehr gelungenes Stück Software mit reichlich Funktionalität. Besonders überzeugt haben mich in Outlook die perfekte Spotlight-Integration (Suchfunktion) und die optimierte Time-Machine-Funktionalität. Dieses Buch richtet sich an erfahrene und neue Anwender von Microsoft Office. Neueinsteiger werden rasch die wichtigen Funktionen kennenlernen und so zügig komplexe Dokumente erstellen können. Fortgeschrittene Anwender werden in das neue User- und Bedienkonzept eingeführt und können damit schnell wieder hochproduktiv sein.

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Vorwort

Keine Frage, Microsoft Office ist der De-facto-Standard in Sachen Office-Dokumenten. Und es hat eine lange Tradition, dass die Programme wie PowerPoint, Word und auch Excel nicht nur in einer Windows-Version existieren, sondern ebenfalls für die Mac-Plattform verfügbar sind.

Mit der vorliegenden Version Office:mac 2011 hat Microsoft laut eigenen Aussagen das bislang beste Office für den Mac auf den Markt gebracht. Nach wochenlangen Tests kann ich das bestätigen: Noch nie zuvor hat sich Microsoft Office auf dem Mac so gut angefühlt wie die aktuelle Version.

Meine erste Word-Version hörte auf die Versionsnummer 4.0 – das war im Jahr 1988. Viel ist seitdem geschehen. Hat Microsoft einige Jahre den Mac-Markt eher ungern bedient, ist jetzt der Microsoft-Programmierabteilung die Freude anzumerken, wieder ein erstklassiges Office für den Mac erstellen zu dürfen: Die Programme starten superschnell, liegen prima in der Hand und dank der programmübergreifenden Menüband-Funktionalität sind alle Features nur einen Klick entfernt.

Weiterhin wirken die Applikationen Word, Excel und PowerPoint wie aus einem Guss. Man glaubt fast, es sei nur ein Entwickler am Werk gewesen, so logisch, klar und benutzerfreundlich präsentieren sich diese Office-Programme. Für den Anwender ist bereits die erste Begegnung ein Highlight: Hochwertige Dokumentenvorlagen erleichtern den Einstieg ungemein. Erfahrene Anwender werden das User-Interface – und immer wieder – die Geschwindigkeit der Programme loben.

Die Version 2011 für den Mac ist auf Augenhöhe mit der Windows-Office-Version 2010. Der Datenaustausch gelingt problemfrei. Zudem hat Microsoft in der Mac-Version die Unterstützung der VBA-Makros (Visual Basic) wieder integriert und so können Makrofunktionen ebenfalls plattformübergreifend zum Einsatz kommen.

Nicht vergessen werden darf hierbei das brandneue Outlook als Ersatz für Entourage. Die Datenübernahme von der Windows-Outlook-Version oder der Mac-Entourage-Version gelingt auf Anhieb. Auch hier findet der Anwender ein optisch sehr gelungenes Stück Software mit reichlich Funktionalität. Besonders überzeugt haben mich in Outlook die perfekte Spotlight-Integration (Suchfunktion) und die optimierte Time-Machine-Funktionalität.

Dieses Buch richtet sich an erfahrene und neue Anwender von Microsoft Office. Neueinsteiger werden rasch die wichtigen Funktionen kennenlernen und so zügig komplexe Dokumente erstellen können. Fortgeschrittene Anwender werden in das neue User- und Bedienkonzept eingeführt und können damit schnell wieder hochproduktiv sein.

Viel Spaß beim Lesen wünscht

Anton Ochsenkühn

Im November 2010

Gemeinsame Funktionen der Office-Applikationen

Microsoft hat mit der Version Office 2011 einen sehr guten Weg eingeschlagen. Denn die Applikationen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, wurden von ihrem Erscheinungsbild und von Ihrer Funktionalität aneinander angepasst. Deshalb, bevor wir die einzelnen Programme im Detail begutachten, möchte ich jetzt Funktionen auflisten, die alle drei Programme (bisweilen auch Outlook) gemeinsam haben. Sie werden sehen, dass sich durch diese gemeinsamen Elemente der Bedienkomfort innerhalb der einzelnen Applikationen noch einmal deutlich erhöht hat. Denn kennen Sie die grundsätzlichen Funktionen aus Microsoft Word, so ist der Weg zu Excel und PowerPoint nicht mehr weit, da das Erscheinungsbild dieser Applikationen sehr harmonisiert ist. Lassen Sie uns also starten mit den gemeinsamen Funktionen, über die alle Office-Programme verfügen.

Dokumentenkatalog

Egal, ob Sie Word, Excel oder PowerPoint starten: Sofern Sie diese Funktion nicht deaktiviert haben, wird in den jeweiligen Programmen ein Katalog mit einer Fülle von Vorlagen erscheinen. Der Sinn der Vorlagen liegt klar auf der Hand: Sie bekommen bereits vorgefertigte Dokumente an die Hand. Diese Dokumente können Sie als Template, als Vorlage, verwenden und mit Ihren eigenen Informationen, Texten, Bildern, Grafiken, Zahlen anreichern und erhalten so sehr schnell ein ansprechendes Ergebnis.

Word Dokumentenkatalog.

Aber damit nicht genug: Bei der Installation von Office wurden Vorlagendateien mit auf Ihren Rechner kopiert. Doch Microsoft gibt sich Mühe, über den Bereich Onlinevorlagen weitere Templatedateien über das Internet für den Anwender verfügbar zu machen. Diese Funktion existiert wiederum in allen drei Applikationen.

Onlinevorlagen und zuletzt verwendete Dateien

Zudem können unterhalb der Onlinevorlagen noch die zuletztverwendetenDateien eingeblendet werden. Damit hat der Anwender einen sehr schnellen Zugriff auf die Dateien, die er in letzter Zeit bearbeitet und abgelegt hat. Das Einblenden der zuletzt verwendeten Dateien gelingt über den Schiebeschalter im linken unteren Eck des Katalogfensters. Weiterhin haben Sie sicher bemerkt, dass Sie durch Anklicken einer Templatedatei rechts daneben eine Vorschau und weitere Informationen zu dieser Datei erhalten. Wenn Sie diesen Bereich ausblenden möchten, so verwenden Sie im Titelbereich des Katalogfensters den Schalter zum Ausblenden des rechten Bereichs. Weiterhin nutzen Sie natürlich die Suchfunktion, in der Sie ganz einfach die Fülle von Vorlagen durchsuchen können. Wenn Sie den Dateienkatalog beim Starten der Applikation nicht haben möchten, so können Sie dies deaktivieren. Bringen Sie dazu, zum Beispiel bei Word, das Häkchen bei Beim Öffnen von Word nicht anzeigen an. Danach wird beim Starten der Applikation sofort ein neues Dokument ohne Verwendung einer Vorlage erzeugt.

Katalog deaktivieren beim Start der Applikation.

Stellen Sie dann aber fest, dass es doch eine interessante Idee wäre, über eine Katalog- oder Vorlagendatei zu verfügen, mit der Sie schneller starten können, so können Sie aus jeder Applikation heraus über den Menüpunkt Datei –> Neu aus Vorlage bzw. der Tastenkombination cmd + Shift + P den Vorlagenkatalog wieder einblenden.

Vorlagenkatalog anzeigen.

Und noch ein Letztes zum Vorlagenkatalog: Im Bereich Vorlagen in der linken Seitenleiste des Vorlagenkatalogs haben Sie möglicherweise schon den Eintrag Meine Vorlagen entdeckt; sofern die Applikationen frisch installiert sind, befinden sich dort noch keine eigenen Vorlagen. Sie können aber in allen Programmen dem Vorlagenkatalog eigene Vorlagen hinzufügen. Wie funktioniert das? Ganz einfach: Wenn Sie beispielsweise in Microsoft Excel eine Tabelle erzeugt haben, die Sie als Vorlage verwenden möchten, dann wählen Sie den Menüpunkt Datei –> Speichern und wählen dort als Dateityp nicht die Excel-Arbeitsmappe, sondern verwenden den Eintrag Excel-Vorlage.

Vorlagendatei erzeugen.

In dem Augenblick, wo Sie als Dateiformat die Vorlage verwenden, wird auch der Speicherort automatisch von der Applikation vorgegeben. Der Speicherort nennt sich jetzt Meine Vorlagen. Meine Vorlagen ist ein Ordner auf Ihrem Rechner, der sich in Ihrem Homeverzeichnis befindet. Genauer innerhalb Ihres Homeverzeichnisses unter Library/Application Support/Microsoft/Office/Benutzervorlagen/Meine Vorlagen. Wenn Sie diesen Ort kennen, können Sie die an einem Rechner erzeugten Vorlagen auch auf einen anderen Rechner übertragen und damit auf verschiedenen Rechnern mit den gleichen Vorlagen arbeiten. Oder denken Sie an die Situation in Firmen, bei denen ein Kollege oder eine Kollegin Vorlagen erzeugt und sie über diesen Ordner allen anderen Anwendern zur Verfügung stellt. Haben Sie die Vorlage erfolgreich abgelegt, so finden Sie diese im Bereich Meine Vorlagen erneut vor. Und dies nicht nur in Excel, sondern natürlich auch in PowerPoint und Word.

Meine Vorlagen – hier am Beispiel Excel.

Symbolleisten und Menüband

Wenn Sie bereits mit früheren Versionen von Microsoft Office gearbeitet haben, dann fällt Ihnen auf, dass die drei Applikationen über ein geändertes Erscheinungsbild verfügen. Während Microsoft in früheren Versionen von Office sehr stark auf die Verwendung von Symbolleisten gesetzt hat, sind diese bei der neuesten Version durch das sogenannte Menüband ersetzt worden. Nichtsdestotrotz gibt es nach wie vor Symbolleisten, doch es sind lediglich zwei davon übrig geblieben.

Word mit Symbolleiste Standard und Menüband.

Wenn Sie versierter Office-Anwender sind, dann wissen Sie, dass Sie unter dem Menüpunkt Ansicht –> Symbolleisten auf die Symbolleisten zugreifen können.

Symbolleisten.

Dabei werden Sie feststellen, dass es in den drei Applikationen Word, Excel und PowerPoint lediglich noch zwei Symbolleisten gibt, nämlich die Symbolleiste Standard, die auch standardmäßig eingeblendet wird, in der sich Funktionen wie Speichern, Drucken, Kopieren, Einfügen, Ausschneiden, Rückgängigmachen etc. befinden, und die Symbolleiste Format, in der Sie grundsätzliche Formatierungsfunktionen wie die Auswahl der Schriftart, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Linksbündig, Rechtsbündig etc. finden. Auf alle weiteren Symbolleisten hat Microsoft verzichtet. Vielleicht haben Sie schon bemerkt, dass es in Word noch die Symbolleiste Datenbank gibt, die in anderen Applikationen jedoch nicht existiert.

Warum hat Microsoft auf die Symbolleisten verzichtet? Ganz einfach weil durch das Menüband eine deutlich elegantere Funktion eingebaut wurde, um auf häufig verwendete Funktionen zuzugreifen.

Bevor wir das Menüband anschauen noch ein Hinweis: Natürlich können die Symbolleisten wie auch bei früheren Versionen von Office Ihren Bedürfnissen entsprechend angepasst werden. Dazu gehen Sie über den Menüpunkt Ansicht zu den Symbolleisten und wählen den Eintrag SymbolleistenundMenüsanpassen. Wechseln Sie dann in den Bereich Befehle. Dort sehen Sie linkerhand bei den Kategorien die verschiedenen Menüpunkte, über die die Applikation verfügt. Wählen Sie den Menüpunkt aus, so erhalten Sie rechts daneben Befehle, die sich in diesem Menüpunkt befinden. Nehmen Sie anschließend mit der linken Maustaste den Befehl und ziehen diesen entweder in die Symbolleiste Standard oder in die Symbolleiste Format.

Neuer Befehl in der Symbolleiste.

So können Sie ganz einfach per Drag-and-Drop die Symbolleiste mit Funktionen anreichern, die Sie häufig benötigen, aber meist nur umständlich finden würden. Ähnlich können Sie natürlich auch Befehle aus der Symbolleiste herausziehen, wenn Sie diese nicht mehr dort haben möchten. Dazu nehmen Sie einfach mit der linken Maustaste das Symbol und entfernen es, indem Sie es nach unten auf das Dokument ziehen. Sogleich wird der dazugehörige Befehl aus der Symbolleiste verschwinden. Haben Sie damit allerlei Unfug angestellt und möglicherweise Ihre Symbolleiste unbrauchbar gemacht, dann gibt es im Bereich Symbolleisten und Menüs anpassen die ganz einfache Möglichkeit, über den Button Zurücksetzen die Symbolleiste wieder auf ihre Standardkonfiguration zurückzubringen.

Obwohl insbesondere die Standardsymbolleisten in den Applikationen Word, Excel und PowerPoint nahezu identisch aussehen, ändert eine Manipulation der Symbolleiste Standard in einer dieser Applikationen nur die Symbolleiste in dem entsprechenden Programm. Sie können also nicht „in einem Aufwasch“ in allen drei Programmen die Symbolleisten Ihren Bedürfnissen anpassen.

Noch zwei Details, die Sie bei der Anpassung der Symbolleisten vornehmen können: Wenn Sie in den Bereich Symbolleisten und Menüs anpassen wechseln, sehen Sie darunter vier sehr interessante Funktionen. Über die Funktion SymbolundTextanzeigen erhalten Sie eine geänderte Darstellung der Standardsymbolleiste. Nun wird zusätzlich durch eine Textinformation das Icon erklärt. Besonders für Neueinsteiger ist das eine sehr sinnvolle und nützliche Funktion, um die Symbole kennenzulernen. Verwenden Sie die Funktion Tastenkombinationen in Quick-Info anzeigen, wenn Sie vorhaben, mit Shortcuts, sprich Tastenkombinationen, zu arbeiten. Sie sehen nun, dass, wenn Sie mit der Maus über eine Funktion in der Symbolleiste streichen, durch einen kleinen gelben Haftzettel die Funktion erklärt und, sofern verfügbar, die dazugehörige Tastenkombination eingeblendet wird.

Symbole inklusive Text und Tastenkombination.

Wollen Sie hingegen die Quick-Infos überhaupt nicht haben, so entfernen Sie das Häkchen bei Quick-Info für Symbolleistenbefehle anzeigen. Und zu guter Letzt eine Funktion, die irgendwie nicht zu passen scheint, aber dennoch hier untergebracht wurde. Die Funktion nennt sich Schriftarten in Schriftartmenüs anzeigen und bedeutet nichts anderes, als dass Sie die tatsächliche Schriftdarstellung erhalten, sofern Sie ein Schriftenmenü aufklappen. Das kostet unter Umständen etwas Rechenzeit, ist aber für die Arbeit mit Schrift eine sehr nützliche Angelegenheit.

Schnelle Schriftartendarstellung.

Damit genug zu den Symbolleisten und deren optimaler Konfiguration. Als Nächstes wollen wir uns das Menüband genauer ansehen.

Menüband

Das Menüband gibt es natürlich in Word, Excel und PowerPoint, aber auch Outlook verfügt über ein Menüband, das Ihren Bedürfnissen entsprechend angepasst werden kann. Besonders toll ist übrigens, dass das Menüband in allen vier Office-Applikationen über die gleiche Tastenkombination ein- und ausgeblendet werden kann. Diese lautet cmd + alt + R. Ebenso finden Sie in allen vier Applikationen im Menüpunkt Ansicht den Eintrag Menüband, um es auch dort aufrufen zu können.

Menüband in den Programmen PowerPoint und Outlook.

Das Menüband bringt Ihnen ständig die Funktionen zum Vorschein, die Sie aktuell benötigen. Besonders nutzbringend ist dies zum Beispiel in der Applikation PowerPoint. PowerPoint ist die Applikation, in der Sie im Normalfall mit Text, Bildern, Tabellen, Grafiken etc. arbeiten. Je nachdem, welches Element Sie anklicken, werden innerhalb des Menübands der entsprechende Punkt aktiviert und die dazugehörigen Funktionen darunter eingeblendet.

Menüband Diagramme und Tabelle in PowerPoint.

Wenn Sie also in PowerPoint eine Tabelle aktivieren oder den Cursor in eine Tabelle setzen, werden sofort im oberen Bereich des Menübands alle Funktionen eingeblendet, die Sie auf eine Tabelle anwenden können. Das heißt, es wird ein zusätzlicher Bereich namens Tabellenlayout dargestellt, in dem Funktionen zur Formatierung von Tabellen dargestellt werden.

Ähnlich verhält es sich bei den Diagrammen. Setzen Sie den Cursor auf oder in einen Diagrammbereich, wird das Menüband im Bereich Diagramme dargestellt und es werden noch die Unteroptionen Diagrammlayout und auch Formatieren sichtbar, um rasch die Funktionen einzublenden, die Sie als Anwender an dieser Stelle benötigen. Sie werden, wenn Sie einige Zeit mit dieser Menübandfunktion gearbeitet haben, merken, dass diese doch deutlich bildschirmsparender und einfacher in der Handhabung ist als die bisherigen Symbolleisten.

Kann man im Bereich Menüband denn noch Einstellungen vornehmen? Ja, kann man.

Menüband-Einstellungen.

Sie sehen ganz rechts am Menüband ein Zahnrad: Wenn Sie dieses anklicken, erhalten Sie die sogenannten Menübandeinstellungen und die Möglichkeit, die Aktivierreihenfolge im Menüband anzupassen. Bevor wir uns diese beiden Eigenschaften anschauen, noch ein kurzer Hinweis: Sie sehen links davon noch eine Spitze nach oben. Damit können Sie das Menüband ein- und natürlich wieder ausblenden. Sofern links daneben zwei Spitzen erscheinen, ist das ein Signal dafür, dass das Fenster zu schmal ist, um das Menüband komplett anzuzeigen. Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie die weiteren Menübandeinträge, die keinen Platz auf Ihrem Display haben. Das könnte insbesondere für Anwender mit einem tragbaren Rechner von Interesse sein.

Aber zurück zu den Menüband-Einstellungen. Zum einen können Sie die Reihenfolge der Menübandeinträge ändern. Wählen Sie hierfür Aktivierreihenfolge im Menüband anpassen. Jetzt können Sie sowohl Einträge aus dem Menüband entfernen, indem Sie das kleine „x“ verwenden - was ich Ihnen aber nicht anraten würde - und rechts von dem jeweiligen Begriff wird durch drei schwache Striche angezeigt, dass Sie nun Menüband-Einträge verschieben können. Bestätigen Sie anschließend Ihre Änderung mit Fertig. Wollen Sie doch wieder die ursprüngliche Menübanddarstellung nutzen, können Sie über Zurücksetzen einfach zur dieser zurückkehren.

Aktivierreihenfolge ändern.

Auch in den Menüband-Einstellungen können Sie durch Entfernen von Häkchen Bereiche aus dem Menüband deaktivieren. Ebenso ist es durch Drag-and-Drop möglich, die Reihenfolge der Menübandeinträge zu ändern.

Menübandeinstellungen.

Weiterhin haben Sie bei Darstellung die Möglichkeit, die Farbe zu wechseln. Jedes Programm erscheint in seinem typischen Farbton. Bei PowerPoint erscheint das Menüband in Orange, bei Word hingegen im sogenannten Wordblau und Excel verwendet einen grünlichen Farbton. Sie können aber in allen Applikationen von der typischen Farbdarstellung auf Graphit wechseln.

Ich würde an Ihrer Stelle die programmspezifischen Menübandfarben belassen. Das dient der sehr schnellen Erkennung, in welcher Applikation Sie aktuell arbeiten.

Oben drüber finden Sie noch drei allgemeine Einstellungen. Die Einstellung Menübandaktivieren sollte aktiv sein, damit Sie tatsächlich über das Menüband verfügen. Sollten Sie einmal diese Funktion deaktivieren, verschwindet auch der Menüpunkt im Ansichtsmenü. Wie kommen Sie dann wieder an das Menüband? Ganz einfach: In jedem Programm finden Sie den Menüpunkt mit dem Programmnamen, und dort finden Sie die Einstellungen. Einfacher und schneller gelangen Sie dorthin über cmd + ,. Dort finden Sie die jeweiligen Programmgrundeinstellungen, und in jedem Programm gibt es eine Abteilung Menüband. Dort liegen die Menübandeinstellungen und damit die Funktion, das Menüband zu aktivieren.

Menüband-Einstellungen am Beispiel PowerPoint.

Menüband beim Öffnen von Präsentationen erweitern: Diese Funktion bedeutet, dass nicht nur das Menüband angezeigt wird, sondern auch der linke Bereich, der z. B. bei Word Start heißt, sofort aufgeklappt wird und damit zum Arbeiten zur Verfügung steht. Das ist eine sinnvolle Funktion und sollte in jedem Fall aktiviert sein.

Gruppentitel ausblenden:Vielleicht haben Sie es schon bemerkt, dass zum Beispiel bei PowerPoint, wenn Sie ein Diagramm anklicken, das Menüband durch Begriffe wie Diagrammlayout und Formatieren erweitert wird. Je nachdem, welche Funktion Sie auswählen, erscheinen darunter eine Menge Zusatzfunktionen, die aber gruppiert sind. Bei Diagramme gibt es dann die Optionen Daten, Diagrammtypen etc. Möchten Sie diese Gruppentitel ausblenden, so verwenden Sie diese Funktion und sparen damit etwas Platz von der Höhe des Bildschirms.

Gruppentitel.

Besonderheit bei Outlook

Outlook verhält sich im Vergleich zu Word, Excel und PowerPoint etwas anders. In Outlook haben Sie auch ein Menüband; sie finden dieses selbstverständlich im Menüpunkt Ansicht.

Menüband Outlook.

Doch im Gegensatz zu den Menübändern in den anderen drei Applikationen kann das Menüband in Outlook nicht den eigenen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden. Auch die Eigenschaft, das Menüband komplett zu deaktivieren, ist in Outlook nicht vorgesehen. Deshalb gibt es in den Outlook-Einstellungen auch keinen Menübandeintrag.

Anders hingegen verhalten sich in Outlook die Symbolleisten. Sie haben vorhin gesehen, dass in den Applikationen Word, Excel und PowerPoint standardmäßig die Symbolleisten Standard und Format gibt. In Outlook jedoch gibt es lediglich eine Symbolleiste, die sich oberhalb des Menübands befindet. Dort sind einige Funktionen abgelegt. Über den Menüpunkt Ansicht –> Symbolleiste anpassen bekommen Sie die Funktionalität, diese Standardsymbolleiste mit weiteren Icons zu versehen. Im Gegensatz zu Word, Excel und PowerPoint haben Sie hier deutlich weniger Befehle, die in die Symbolleiste integriert werden können.

Symbolleiste in Outlook ändern.

Aber auch hier gibt es die Eigenschaft, neben dem Symbol auch den Text anzeigen zu lassen. Wählen Sie hierzu bei Anzeigen den Eintrag Symbol und Text. Sofern Sie die Symbolleiste wieder auf den Standard zurücksetzen wollen, bewegen Sie den Standardsatz per Drag-and-Drop nach oben, wo sich die aktuelle Symbolleiste befindet. Sofort wird Ihre individualisierte Symbolleiste durch die Standardsymbolleiste ersetzt.

Toolbox und Medienbrowser

In den Programmen Word, Excel und PowerPoint gibt es weiterhin zwei applikationsübergreifende Funktionen. Zum einen den sogenannten Medienbrowser und zum zweiten die Toolbox. Sie starten den Medienbrowser, indem Sie entweder über die Standardsymbolleiste das entsprechende Icon anklicken oder ihn über den Menüpunkt Ansicht einblenden.

Icon Toolbox und Medienbrowser.

Medienbrowser

Der Medienbrowser hat in allen drei Applikationen Word, Excel und PowerPoint das absolut identische Aussehen und identische Funktionalität. Der Medienbrowser erlaubt den Zugriff auf Multimediadateien und insbesondere Bilder, Grafiken und Symbole. Deshalb finden Sie in allen drei Programmen im Medienbrowser die Kategorien Fotos, Audio, Filme, Clipart und Symbole.

Medienbrowser im Detail.

Die Funktionalität ist schnell erklärt: Über den Menüpunkt Fotos haben Sie den direkten Zugriff auf Ihre iPhoto-Sammlung. Sie sehen darunter Begriffe wie Ereignisse, Fotos etc. Sofern Sie also mit dem Programm iPhoto arbeiten, können Sie hier auf Ihre Bildinformationen Zugriff nehmen.

Audio hingegen greift auf Ihre Musiksammlung innerhalb von iTunes zurück. Sie können also in den jeweiligen Musikwiedergabelisten stöbern und dort Musiktitel auffinden, die Sie zum Beispiel im Rahmen einer PowerPoint-Präsentation verwenden möchten – oder auch im Rahmen eines Word-Dokuments. Der Bereich Filme greift auf Ihre iMovie-Dateien zu, die sich in Ihrem Benutzerordner im Ordner Filme befinden. Clipart erlaubt Ihnen den Zugang zur Clipart-Bibliothek. Diese Clipart-Bibliothek wurde bei der Installation von Microsoft Office auf Ihren Rechner übertragen und steht nun in den drei Programmen Word, Excel und PowerPoint zur Verfügung. Sie finden dort eine große Fülle an Bild- und Grafikinformationen, die Sie innerhalb Ihrer Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien frei verwenden dürfen. Ähnlich verhält es sich mit den Symbolen bzw. den Formen: Auch hier wurden bei der Installation von Microsoft Office bereits eine Fülle von Symbolen und Formen abgelegt, die Sie in allen drei Programmen frei verwenden können. Die Verwendung ist hierbei äußerst einfach gelöst: Sie suchen sich einfach in der jeweiligen Kategorie den entsprechenden Eintrag, die Grafik oder Illustration, und ziehen diese per Drag-and-Drop auf Ihr Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument.

Clipart einfügen.

Besonders klasse und einfach zu bedienen sind die Funktionen zur Bildbearbeitung. Sobald Sie ein Bild anklicken, sehen Sie im Menüband die Gruppe Bild formatieren. Dort finden Sie tolle Filterfunktionen, mit denen Sie mit nur einem Klick ganz rasch tolle Effekte hervorzaubern können.

Filterfunktionen für Bilder.

Neben den Filtern sollten Sie unbedingt die Funktionen bei Korrekturen und Neu einfärben mal austesten. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihr bestehendes Bildmaterial rasch modifizieren. Ändern Sie so die Helligkeit oder den Kontrast von Bildern, bringen Sie Transparenzen in das Bild oder korrigieren die Farbtöne. Und alle diese Funktionen sind nunmehr in allen Programmen (Word, Excel, PowerPoint) verfügbar.

Bild neu einfärben mit wenigen Mausklicks.

Auch das Freistellen von Bildinformationen ist kinderleicht. Einfach die Funktion auswählen und mit dem Rechteck den Bildbereich erfassen, der wichtig ist, und schon ist das Bild auf die wesentliche Information konzentriert.

Freistellen von Bildern.

Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Wollen Sie ein Bild in eine Form (Dreieck, Stern etc.) einpassen, so ist auch das mit nur zwei Klicks erledigt. Klappen Sie das Menü bei Zuschneiden auf und wählen Auf Form maskieren.

Zuschneiden und in Form einpassen.

Und besonders in PowerPoint ist die Funktion Objekte neu anordnen schlichtweg genial.

Objekte neu anordnen.

In einer 3D-Ansicht bekommen Sie alle Ebenen eines Dokuments zu sehen und können nun die Elemente auf diesen Ebenen beliebig verschieben und neu arrangieren.

Toolbox

Kommen wir nun zur Toolbox. Die Toolbox ist nicht in allen drei Applikationen identisch: Innerhalb von Word umfasst die Toolbox fünf Bereiche. In Microsoft Excel sind es deren vier und innerhalb von PowerPoint weist sie ebenfalls vier Bereiche auf. Wollen wir also an dieser Stelle die drei gemeinsamen Bereiche ansprechen, über die jede dieser drei Applikationen verfügt.

Die Toolbox hat in allen drei Programmen den Bereich Scrapbook, den Bereich Referenztools und den Bereich Kompatibilitätsbericht. Starten wir zunächst mit dem Scrapbook innerhalb der Toolbox.

Die Toolbox kann selbstverständlich über den Menüpunkt Ansicht aufgerufen werden oder über das entsprechende Icon in der Standardsymbolleiste.

Scrapbook

Aber zurück zum Scrapbook: Das Scrapbook ist nichts anderes als eine applikationsübergreifende Zwischenablage, in der Sie beliebig viele Elemente einbringen können. Stellen Sie sich bitte folgende Situation vor: Sie haben ein Firmenlogo, und das benötigen Sie bei der Erstellung von Word-Dokumenten, aber auch im Rahmen von PowerPoint-Präsentationen. Also bringen Sie einfach dieses Firmenlogo in das Scrapbook ein und können von allen drei Applikationen aus darauf zugreifen.

Wie aber bekommt man Inhalte in das Scrapbook? Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Öffnen Sie das Scrapbook in einer der drei Applikationen. Nun können Sie, wenn zum Beispiel Ihr Firmenlogo bereits in einem Word-Brief enthalten ist, dieses Firmenlogo einfach per Drag-and-Drop aus Ihrem Word-Dokumente hinüber in das Scrapbook ziehen. Alternativ dazu verwenden Sie im Scrapbook den Menüpunkt Hinzufügen und wählen beispielsweise den Eintrag Datei hinzufügen, um auf eine beliebige Datei auf Ihrem Computer oder Ihrem Server zugreifen zu können. Oder Sie haben in einer anderen Applikation eine Grafik, Illustration, Tabelle, was auch immer, und befördern diese über cmd + C in die Zwischenablage. Verwenden Sie nun im Scrapbook den Menüpunkt Aus Zwischenablage hinzufügen, um das Objekt aus der Zwischenablage direkt in das Scrapbook einzubauen.

Inhalte in das Scrapbook aufnehmen.

Sie sehen also, Sie haben mannigfaltige Möglichkeiten, das Scrapbook mit Inhalten zu füttern. Wenn Sie sehr viele Elemente in Ihrem Scrapbook haben, kann es durchaus sinnvoll sein, dass Sie von der Detaildarstellung auf die Listendarstellung umschalten und möglicherweise ein Sortierkriterium verwenden. Beide Funktionen befinden sich im Kopfbereich des Scrapbooks.

Optionen für das Scrapbook.

Neben der Möglichkeit, verschiedene Darstellungsvarianten zu wählen und nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, finden Sie im unteren Bereich bei Organisieren auch noch die Eigenschaft, Ihren Scrapbook-Einträgen Kategorien zuzuordnen oder Stichwörter zu vergeben.

Neben der Vergabe von Stichwörtern sollten Sie auf jeden Fall Ihren Scrapbook-Eintrag benennen. Klicken Sie dazu doppelt auf den Titel des Eintrags, um diesem einen individuellen Namen zu vergeben. Sie werden merken, dass Sie aus jeder Applikation – Word, Excel, PowerPoint – Einträge in das Scrapbook aufnehmen, aber auch genauso Einträge aus dem Scrapbook in die jeweilige Applikation übernehmen können. Der zusätzliche Vorteil im Vergleich zu der Zwischenablage ist, dass das Scrapbook auch noch existiert, wenn Sie Ihren Rechner neu gestartet haben. Sie haben also mit dem Scrapbook eine Bibliothek geschaffen, in der Sie vielfältige Elemente einbringen können.

Es müssen nicht Bilder sein: Es können auch Tabellen sein, es können Diagramme sein, es können Kombinationen von Text und Bildern sein. Das Scrapbook ist also nicht wählerisch, was die Elemente anbelangt, die dort aufgenommen werden können. Natürlich können Sie auch über den Papierkorb Elemente aus dem Scrapbook entfernen.

Referenztools

Die zweite Eigenschaft, die in allen drei Programmen identisch ist, sind die Referenztools. Die Referenztools helfen Ihnen dann weiter, wenn Sie gerade Zusatzinformationen zu einem bestimmten Begriff benötigen.

Referenztools.

Tragen Sie einfach unterhalb des Referenztool-Icons den Begriff ein, zu dem Sie Zusatzinformationen haben möchten. Und Sie können sich über den Thesaurus, das Wörterbuch, die Übersetzung oder auch die Websuche zusätzliche Informationen zu diesem Begriff besorgen. Das ist eine sehr nützliche Funktion, die Sie häufig benötigen werden, wenn Sie selbst Texte und Informationen verfassen müssen.

Kompatibilitätsbericht

Microsoft Office 2011 ist das neueste und modernste Office-Produkt für den Mac. Möglicherweise haben Sie aber auch Kollegen und Bekannte, die noch mit der Version Office 2008 oder Office 2004 für den Mac arbeiten. Oder Sie müssen mit Kollegen, Freunden und Bekannten Daten austauschen, die die Windows-Version 2010, 2007 oder 2003 verwenden. Wenn Sie nun Daten über verschiedene Programmversionen hinweg austauschen, könnte es durchaus sein, dass in den neueren Versionen Funktionen existieren, die in den älteren Versionen nicht funktionieren. Zur Überprüfung dessen können Sie den Kompatibilitätsbericht anfordern. Öffnen Sie einfach die Datei, die Sie an andere Personen weitergeben wollen, und wählen bei Kompatibilität überprüfen mit die Version aus, die Ihr Gegenüber verwendet. Sofort erhalten Sie eine Liste an Funktionen, die möglicherweise Probleme bereiten werden.

Kompatibilitätsbericht.

Sie können anhand des Berichts diese Fehlerquellen aufspüren und gemäß der ergänzenden Erklärung versuchen, die Funktion umzudefinieren, so dass sie auch in älteren und anderen Versionen der Programme problemfrei arbeiten wird. Keine Angst, auf den ersten Blick sieht die Fehlerliste meist sehr lang und umfangreich aus, doch bei genauerer Betrachtung sind es oftmals immer die gleichen Elemente, die an verschiedenen Stellen angemahnt werden.

Generell ist es immer erste Wahl, auf allen Computern die gleiche Version und auch das gleiche Betriebssystem zu verwenden, um absolut problemfrei mit Kollegen Daten austauschen zu können.

Wenn Sie auf dem Mac die 2011-Version verwenden, werden Sie auch erleben, dass Ihre Kollegen mit der Windows-Version Office 2010 die geringsten bis keine Probleme bei der Datenübergabe haben werden.

Wenn Sie häufiger mit Windows-Kollegen zusammenarbeiten, dann ist meist die Schriftverwendung das größte Problem. Es wurden beispielsweise am Windows-Rechner Schriften eingesetzt, die am Mac nicht installiert sind und schon sieht das Dokument vollständig anders aus. Als Mac-Anwender können Sie aber die Schriften vom Windows-System übernehmen und innerhalb Ihres Homeverzeichnisses in den Ordner Fonts legen. Die Schriften unter Windows finden Sie innerhalb des Windows-Ordners bei Fonts oder Schriftarten. Sofern es sich um .ttf- (TrueType) oder .otf-Schriften (OpenType) handelt, funktionieren diese sofort anstandslos am Mac-System.

SkyDrive

Neu in allen drei Applikationen – Word, Excel und PowerPoint – ist die Möglichkeit, mit zwei Klicks Ihr aktuelles Dokument nicht lokal auf Ihrer Festplatte, sondern in der Internetwolke (Cloud) abzulegen. Microsoft stellt hierfür einen kostenlosen Dienst namens SkyDrive zur Verfügung.

SkyDrive.

SkyDrive bietet Ihnen einen kostenlosen Onlinespeicher von 25 GB – genügend Platz, um Office-Dokumente dort abzulegen und auf anderen Computern weiterzuverwenden. In SkyDrive sind all Ihre Daten durch Ihr Kennwort und Ihre Zugangsdaten geschützt. Sie können aber Freigaben wunschgemäß definieren, um auch anderen Personen oder Gruppen oder Daten zur Verfügung zu stellen. Die Funktion der Datenübermittlung an SkyDrive befindet sich in allen Applikationen bei Datei –> Freigeben –> Auf SkyDrive speichern. Hierzu benötigen Sie eine kostenfreie Windows Live ID, die Sie zunächst anlegen müssen.

Windows Live ID.

Über die Windows Live ID erhalten Sie zum einen eben den kostenlosen Onlinespeicher von SkyDrive (25 GByte – Stand Herbst 2010), aber auch eine kostenfreie E-Mail-Adresse, mit der Sie selbstverständlich auch arbeiten können. Legen Sie nun auf SkyDrive beliebige Ordner an, so können Sie aus den Applikationen Word, Excel und PowerPoint Dateien mit zwei Klicks in die Internetwolke hinaufladen, um sie andernorts weiter zu verwenden.

Besonders klasse sind die Office-Web-Apps. Haben Sie Dokumente in die Cloud übertragen, steht Ihnen dort eine Word-, Excel- und PowerPoint-Web-App zur Verfügung. Damit können Sie neue Dokumente online erzeugen oder bestehende Dokumente überarbeiten.

SkyDrive Web-Apps.

So können Sie von überall auf der Welt durch die Verwendung Ihrer Live ID, eines Browsers und dem Internetzugang auf Ihre Dateien zugreifen oder neue erstellen. Dabei ist der Funktionsumfang der Web-Apps beachtlich und nahezu mit der regulären Version vergleichbar.

Interessant dabei ist, daß neben Word, Excel und PowerPoint sogar OneNote zur Verfügung steht. Dieses Programm gibt es nur für Windows-Anwender. Über SkyDrive hingegen können Sie nun sogar OneNote Dokumente erstellen und anderen Anwendern zur Verfügung stellen.

Dokument online bearbeiten.

Im Bildschirmfoto sehen Sie die Web-Version von Word, die dem Erscheinungsbild von Word 2010 für Windows nachempfunden ist. Wurde das Dokument erfolgreich bearbeitet, so sollten Sie es speichern, um es später wieder auf den Rechner herunterzuladen und weiter bearbeiten zu können.

Sollten Sie aktuell an einem Rechner sitzen, der Word auf der Festplatte lokal installiert hat, dann können Sie via In Word öffnen die Datei von SkyDrive aus auf die lokale Applikation übernehmen und weiterbearbeiten.

Weiterhin ist eine Windows Live ID besonders für PowerPoint-Nutzer prima. Denn damit können Sie eine Bildschirmpräsentation übers Internet starten. Ihr Publikum benötigt dazu einen Browser sowie einen Internetzugang. Sie als Präsentator müssen den Teilnehmern die Datei dafür freigeben und die dazugehörige URL im Regelfall via E-Mail bekanntgeben.

Um die PowerPoint-Datei online zur Verfügung zu stellen, wählen Sie in PowerPoint im Menüband die Gruppe Bildschirmpräsentation aus und klicken auf Präsentation übertragen.

Präsentation übertragen.

Sie werden Ihre Windows Live ID eintragen und dann wird die Datei online gestellt. Zum Abschluss sehen Sie die URL, die Sie nun per E-Mail versenden können. Die Teilnehmer rufen diesen Link auf und schon können Sie die Präsentation starten und die Teilnehmer können alles live mitverfolgen. Sobald Sie eine neue Seite aufschlagen, wird dies ebenso über den Browser übertragen.

Bildschirmpräsentation übers Internet.

Für professionelle Anwender steht auch Sharepoint zur Verfügung, das Sie ebenfalls über Datei –> Freigeben erreichen. Sharepoint ist eine Technologie, die vor allem in Unternehmen zum Datenaustausch verwendet wird. Microsoft Office 2011 für den Mac kann also auch auf Ihre Sharepoint-Daten zugreifen.

Sollten Sie einen Microsoft Office SharePoint-Server 2007 oder neuer haben, können Sie sogar gleichzeitig mit anderen Usern an ein und demselben Dokument arbeiten. Deshalb gibt es im Menüband Überprüfen inWord den Bereich Schutz, um die gemeinsame Arbeit zu koordinieren.

Schutzfunktionen bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten.

Microsoft Document Connection

Microsoft Document Connection.

Vielleicht haben Sie innerhalb Ihres Microsoft-2011-Ordners, der innerhalb des Programme-Ordners auf Ihrer Festplatte liegt, ein wenig gestöbert und haben dabei das sehr interessante Programme Microsoft Document Connection entdeckt. Dieses Programm dient dazu, zu SkyDrive oder zu Sharepoint Kontakt aufzunehmen. Hinterlegen Sie also dort Ihre Zugangsdaten, um auf Ihre Dokumente im Internet Zugriff zu haben. Über den Menüpunkt Datei –> Hinzufügen können Sie beliebige Dateien in die Internetdatenwolke mit aufnehmen.

Datei hinzufügen via Document Connection.

Zudem sehen Sie, dass das Microsoft Document Connection-Programme weitere Funktionen für Sie zur Verfügung stellt. Funktionen wie das Bearbeiten der Dokumente oder das Ein- und Auschecken von Dokumenten, was besonders für die Teamarbeit von besonderem Interesse ist. Oder Sie verwenden die Lesefunktion, um das Dokument, das sich im Internet befindet, mithilfe dieser Applikation einsehen zu können.

Einfügen –> Objekt

In den Programmen Word, Excel und auch PowerPoint finden Sie im Menüpunkt Einfügen den Untereintrag Objekt. Dieser Menüpunkt dient dazu, um von einer Applikation auf die Funktionalität einer anderen Applikation zugreifen können. Ein Beispiel: Sie befinden sich derzeit in Microsoft Word und wollen nun eine Tabelle mit einigen Berechnungen haben. Excel ist definitiv der Profi, was Tabellenkalkulation angeht. Was liegt da also näher, als jetzt auf die Funktionalität von Excel zuzugreifen? Und das geht sehr, sehr einfach: Wählen Sie den Menüpunkt Einfügen –> Objekt in Microsoft Word aus und wählen aus der nun auftauchenden Liste den Eintrag Microsoft Excel-Tabelle.

Einfügen –> Objekt.

Sogleich wird Excel mit einem neuen, leeren Tabellenblatt nach vorne kommen, und Sie können, wie Sie es von Excel gewohnt sind, dort Ihre Zahlen und Texte eintragen. Sobald Sie das Excel-Dokument schließen, wird diese Tabelleninformation zu Microsoft Word übertragen.

Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt diese nun in Word eingebetteten Informationen wieder mit dem Originalprogramm Excel bearbeiten, so genügt ein Doppelklick auf das Element, das Sie in Word platziert haben, also die Excel-Tabelle. Besonders häufigen Gebrauch von dieser Objektfunktionalität macht PowerPoint. In PowerPoint können Sie so sehr einfach zum Beispiel auf Excel-Tabellen, aber auch auf Excel-Diagramme zurückgreifen. PowerPoint selbst kennt keine Diagrammfunktion und borgt sich diese Diagrammfunktion deshalb von Microsoft Excel.

Ebenso könnten Sie auch in Word Excel-Diagramme erstellen. Der Weg zu den Funktionen der jeweils anderen Applikation führt immer über die Menüfunktion Einfügen –> Objekt. Dabei gibt es auch noch zwei Hilfsprogramme, die ebenfalls in Word, Excel und PowerPoint zur Verfügung stehen: Zum einen ist das der Formel-Editor. Der Formel-Editor dient dazu, mathematische Formeln zu erstellen. Über den Menüpunkt Einfügen –> Objekt –> Microsoft Formel-Editor wird dieses kleine Hilfsprogramm gestartet. Sie können nun eine Formel eintragen. Über den Menüpunkt Datei und Dokumente XY aktualisieren wird diese Formel dann in die Applikation übernommen, von der aus Sie den Formel-Editor gestartet haben.

Ebenfalls aus allen drei Programmen aufgerufen werden kann Microsoft Graph Diagram. Microsoft Graph Diagram startet das gleichnamige Programm Microsoft Graph, das nichts anderes tut, als auf der Basis einer Tabelle ein Diagramm zu erzeugen. Es bietet damit eine ähnliche, aber abgespeckte Funktionalität wie Microsoft Excel.

Microsoft Graph.

Weitere gemeinsame Komponenten

Tabelle

Nachdem Excel ja in der Summe ein Tabellenkalkulationsprogramm ist, verfügt dieses nicht über den Punkt Einfügen –> Tabelle. Word und PowerPoint hingegen haben diesen Menüpunkt.

Tabelle in Word und PowerPoint.

Sie sehen, dass zu 80 Prozent die Funktionen von Word und PowerPoint, was die Erstellung von Tabellen anbelangt, identisch sind. Lediglich bei Word finden Sie im Bereich Tabellenlayout einige Zusatzfunktionen, die es in PowerPoint nicht gibt. Deshalb wird die Funktion Tabelle zunächst in PowerPoint sehr grundlegend besprochen und anschließend in Word noch einige Ergänzungen dazu gegeben.

WordArt

In allen drei Applikationen gibt es die Funktion WordArt, aufzufinden über das Einfügenmenü. WordArt gibt Ihnen als Anwender eine sehr einfache Möglichkeit, Schriftzüge zu gestalten. Die Funktionalität WordArt ist in allen drei Applikationen absolut identisch und wird im Rahmen dieses Buches im PowerPoint-Kapitel erwähnt, ist aber ebenso auf Excel und Word übertragbar.

SmartArt-Grafik

Auch die Funktion SmartArt-Grafik ist in den Programmen Word, Excel und PowerPoint absolut funktionsgleich. Die Beschreibung von SmartArt-Grafik finden Sie im Buch im Kapitel PowerPoint.

Diagramm

Wie bereits vorhin bei Einfügen –> Objekt erwähnt, verwendet die Funktionalität Einfügen –> Diagramm Excel als die Applikation, um Diagramme zu erzeugen. In Excel selbst gibt es deshalb diese Funktion nicht, da Excel standardmäßig auf die Funktionalität Tabelle und Diagramm spezialisiert ist. Aus den Programmen Word und PowerPoint heraus können Sie über den Menüpunkt Einfügen –> Diagramm auf Excel als Diagrammlieferant zurückgreifen. Im Kapitel PowerPoint ist diese Funktionalität genauer beschrieben.

Link einfügen

Weiterhin gibt es noch eine Gemeinsamkeit der drei Programme Word, Excel und PowerPoint. Diese findet sich wiederum im Einfügen-Menü und heißt Link. Die dazugehörige Tastenkombination lautet cmd + K. Diese Funktion ist sehr einfach: Sie können in jedem Programm damit auf einen Text oder eine Grafik einen Hyperlink einfügen.

Link einfügen.

Dieser Hyperlink kann zum Beispiel eine Verknüpfung zu einer Webseite im Internet sein. Ebenso können Sie auch einen Hyperlink zu einer E-Mail-Adresse einfügen. Klickt nun eine andere Person auf diesen Hyperlink, der eine E-Mail-Adresse repräsentiert, wird bei ihm die Standard-E-Mail-Applikation gestartet und eine neue E-Mail geöffnet. Und ebenso können Sie in den drei Programmen einen Hyperlink innerhalb eines Dokuments einbauen. Die Funktionalität Link ist also in allen drei Applikationen identisch.

Extras –> AutoKorrektur

Ich möchte das einleitende Kapitel der gemeinsamen Funktionen der Applikationen mit einem besonderen Schmankerl beenden, nämlich der AutoKorrektur. Die AutoKorrektur existiert in allen Applikationen, also auch in Outlook. In den Programmen Word, Excel und PowerPoint ist diese über das Menü Extras aufzurufen; lediglich bei Outlook muss die AutoKorrektur über die Einstellungen (cmd + ,) aufgerufen werden.

AutoKorrektur in Outlook.

Der Funktionsumfang ist jedoch in allen vier Applikationen identisch. Die Idee von AutoKorrektur ist eine relativ simple: Es gibt sehr oft Begriffe, die man versehentlich falsch tippt. AutoKorrektur nimmt sich dieser Begriffe an und korrigiert sie automatisch in die richtig geschriebene Fassung. Deshalb befinden sich in den vier Office-Applikationen bei AutoKorrektur bereits eine Reihe von Begriffen.

Stellen Sie sich vor, Sie vertippen sich immer und tippen Apple mit A P P E L statt dem richtig geschriebenen Wort Apple. Tragen Sie nun die falsche Fassung bei Ersetzen ein und bei Durch die korrekte Version. Über den Button Hinzufügen wird dieser nun in die Liste mit aufgenommen.

Neuen AutoKorrektur-Eintrag erstellen.

Fortan befindet sich also dieser Tippfehler in Ihrer AutoKorrekturliste, und das besonders Tolle an der Geschichte ist, dass die AutoKorrekturliste applikationsübergreifend arbeitet. Haben Sie also, wie in dem Bildschirmfoto zu sehen, den AutoKorrektureintrag in Excel erstellt, so werden Sie diesen Eintrag auch bei Microsoft Word und genauso bei Outlook und PowerPoint vorfinden.

Wenn Sie nun die falsch geschriebene Fassung des Wortes schreiben und danach mit einem Leerschritt fortfahren wollen, wird die AutoKorrektur diesen Begriff automatisch durch die richtige Fassung ersetzen. Wir können nun die Funktion AutoKorrektur für weitere Dinge verwenden, die besonders nützlich sind. Wenn Sie Ihre tagtägliche Korrespondenz in Form von E-Mail, Briefen etc. ansehen, werden Sie feststellen, dass es häufig vorkommende Floskeln gibt wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Sehr geehrte Damen und Herren“ etc. Es wäre doch eine wunderschöne Geschichte, diese Floskeln in Zukunft der AutoKorrektur zu übergeben. Genau das funktioniert auch.

Holen Sie beispielsweise aus dem Programm Word über Extras –> AutoKorrektur die Liste nach vorne. Bei Ersetzen tragen Sie das Kürzel „sgh“ ein, bei Durch setzen Sie den korrekt geschriebenen Begriff „Sehr geehrter Herr“ ein. Über Hinzufügen werden Sie diesen Begriff in die Liste aufnehmen.

AutoKorrektureintrag „sgh“.

Dabei werden Sie feststellen, dass es den Eintrag „Sehr geehrte Damen und Herren“ mit dem Kürzel „sgdh“ bereits gibt, und wenn Sie die Liste noch genauer durchsuchen, finden Sie auch das Kürzel „mfg“ mit dem Eintrag „Mit freundlichen Grüßen“. Vergessen Sie nicht, den neuen Eintrag mit Hinzufügen in der Liste aufzunehmen. Mit OK können Sie dasselbige veranlassen. Sie können es sofort ausprobieren. Tippen Sie nun „sgh“ in einer beliebigen Applikationen ein, so wird sofort nach dem Leerschritt der vollständige Text „Sehr geehrter Herr“ zum Vorschein kommen. Ebenso funktioniert es bei „mfg“ und bei „sgdh“ für „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Sie sehen, Sie haben damit eine hervorragende Möglichkeit geschaffen, häufig einzutippende Phrasen, Fremdwörter usw. durch Abkürzungen in diese AutoKorrekturliste aufzunehmen und sich dadurch jeden Tag eine Menge Zeit zu sparen.

Innerhalb von Word können Sie die AutoKorrekturfunktion noch perfekter einsetzen. Wie anhand des Bildschirmfotos zu sehen ist, können Sie in Word einen mehrzeiligen Text wie zum Beispiel Ihre Adresse erfassen. Anschließend markieren Sie diese und gehen zu Extras –> AutoKorrektur. Sie sehen, dass im Bereich Durch die Adresse schon eingesetzt ist. Sie müssen sich jetzt lediglich bei Ersetzen ein Kürzel überlegen, mit dem Sie diese Adresse „hervorzaubern“ wollen.

Adresse in Word.

Vergessen Sie nicht, über Hinzufügen dieses in die Liste mit aufzunehmen. Und nun können Sie in Zukunft statt der Eingabe Ihrer kompletten Adresse durch das Kürzel und einem nachfolgenden Leerschritt die Adresse in Ihr Word-Dokument einfügen.

Leider funktioniert der mehrzeilige AutoKorrektureintrag nicht innerhalb von PowerPoint, Outlook und Excel. Dort sind lediglich fortlaufende Texte ohne Absatz- oder Zeilenschaltung möglich.

Aber AutoKorrektur kann noch mehr. Neben der Liste von Begriffen finden Sie im oberen Bereich des AutoKorrekturfensters weitere sehr nützliche Einstellungen.

Weitere AutoKorrektur-Optionen.

Sie sehen im Bildschirmfoto links die AutoKorrektureinstellungen innerhalb von Word und rechts daneben die von Excel. Sie sehen, dass die Optionen darüber möglicherweise etwas anders dargestellt werden, großteils aber identisch sind.

Zwei Großbuchstaben am Wortanfang korrigieren: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden zwei Großbuchstaben am Wortanfang automatisch korrigiert.

Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen: Wie die Funktion schon aussagt, wird stets am Zeilenanfang bzw. nach einem Punkt, Ausrufezeichen oder Fragezeichen automatisch mit einem großen Buchstaben weitergeschrieben, auch wenn Sie selbst keinen Großbuchstaben eingetragen haben. Diese Funktion kann manchmal etwas ärgerlich sein. Ich habe Sie oftmals an meinen Rechnern deaktiviert, weil eben auch am Zeilenanfang stets großgeschrieben wird, was ich in vielen Fällen nicht haben möchte.

Wochentage immer groß schreiben: Hiermit werden also Wochentage stets mit einem Großbuchstaben zu Beginn dargestellt.

Möchten Sie die AutoKorrekturfunktion, also die Ersetzungstabelle im unteren Bereich, nicht verwenden, so entfernen Sie einfach das Häkchen bei Während der Eingabe ersetzen. Je nach Applikation können Sie auch noch Ausnahmeregeln definieren, wann eine Ersetzung stattfinden soll und wann nicht. Befindet sich im unteren Bereich in der Liste ein Eintrag, den Sie entfernen wollen, so suchen Sie diesen einfach auf und nehmen ihn mit Löschen aus der Liste heraus.

Sie haben bereits bemerkt, dass die Liste in allen vier Programmen identisch geführt wird. Aber die Optionen im oberen Bereich der AutoKorrekturfunktionalität sind programmspezifisch, können also in jeder Applikation Ihren individuellen Bedürfnissen angepasst werden.

PowerPoint

Erste Schritte in Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint starten und eine neue Präsentation anlegen

Starten Sie nun das Programm PowerPoint. Sie finden es entweder auf Ihrer Festplatte im Programme-Ordner und dort im Unterordner Microsoft Office 2011 oder Sie haben sich bereits das PowerPoint-Symbol in das Dock gezogen und können es von dort bequem starten.

Willkommen bei PowerPoint.

Wenn Sie PowerPoint das erste Mal starten, bekommen Sie den Willkommensbildschirm. Dort werden Ihnen eine Reihe neuer Funktionen vorgestellt, die wir natürlich auch im Rahmen dieses Kapitels besprechen werden. Wenn Sie auf Schließen klicken, wird das Willkommensfenster geschlossen, und Sie erhalten die Übersicht der bereits vorhandenen Designs und Vorlagen, um so ganz schnell in PowerPoint starten zu können.

Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt den Willkommensbildschirm erneut sehen, so können Sie, sobald PowerPoint gestartet ist, im Hilfemenü den Eintrag WillkommenbeiPowerPoint auswählen und schon wird Ihnen die Einführung erneut gezeigt.

Aber zurück zum zweiten Fenster, das Sie nach dem Willkommensbildschirm erhalten. Das ist der sog. PowerPoint-Präsentationskatalog. Wie Sie in der linken Spalte erkennen, gibt es bereits eine Menge an vorbereiteten Elementen, sogenannte Designs und Vorlagen.

Microsoft hat eine Menge Vorlagen in PowerPoint integriert.

Sie sehen auf der linken Seite neben den Vorlagen, die bei der Installation auf Ihren Rechner übertragen wurden, auch den Bereich Onlinevorlagen. Falls Sie eine Internetverbindung haben, können Sie das Dreieck bei Onlinevorlagen aufklappen, und schon erscheinen eine Menge an weiteren Vorlagen, auf die Sie zugreifen und die Sie im Rahmen der Erstellung Ihrer Präsentation einsetzen können. Auch sehen Sie links daneben statistische Informationen, nämlich die Eigenschaft ZuletztverwendetePräsentationen mit den Einträgen alle, heute, gestern etc. Wenn Sie diese Informationen nicht benötigen, so wählen Sie das Dreieck darunter und blenden diese Informationen aus.

Zuletzt verwendete Dateien ausblenden.

Weiterhin sehen Sie den Hauptteil des Fensters zweigeteilt. Wenn Sie eine Vorlage anwählen, erscheinen im rechten Teil des Fensters zusätzliche Detailinformationen zu den gewählten Vorlagen. Dort sehen Sie zum Beispiel, welche Schriften und welche Farbzusammenstellungen verwendet werden, und Sie können auch zu jeder Vorlage die darin enthaltenen Musterfolien genauer einsehen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können entweder bei der gewählten Vorlage mit der Maus über das Vorlagenthema darüber streichen, um sukzessive die verschiedenen Musterfolien dargestellt zu bekommen, oder sie verwenden rechts die beiden Dreiecke und blättern so in aller Ruhe durch die darin enthaltenen Musterfolien.

Details zu Vorlagen begutachten.

Die Detaildarstellung einer gewählten Vorlage können Sie ausblenden, indem Sie im oberen Bereich des Fensters das dazugehörige Icon verwenden.

Rechten Bereich öffnen oder schließen.

Und zu guter Letzt sind noch zwei Funktionen dieses Präsentationskatalogfensters zu erwähnen. Sie haben es sicher schon entdeckt: Rechts oben in der Ecke befindet sich eine Suchfunktion, mit der Sie durch Ihre gesamten Vorlagen eine Suche ausführen können. Im unteren Bereich des Präsentationskatalogfensters finden Sie die Option Beim Öffnen von PowerPoint nicht anzeigen. Wenn Sie dort ein Häkchen anbringen, wird bei jedem Start von PowerPoint nicht mehr dieser Präsentationskatalog angezeigt, sondern bereits eine leere neue PowerPoint-Präsentationsdatei angelegt.

Haben Sie sich für eine Vorlage oder ein Design entschieden, dann klicken Sie dasselbige an und wählen den Eintrag Auswählen im rechten unteren Eck des Präsentationskatalogfensters. Sogleich wird eine neue PowerPoint-Datei erzeugt mit der Vorlage, die Sie soeben gewählt haben und der entsprechenden Anzahl der Folien, die diese Vorlage enthält.

Ausgewählte Vorlage und deren Folien.

Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut die Übersicht im Präsentationskatalog sehen, so wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Neu aus Vorlage aus. Wollen Sie hingegen stets mit einer leeren Präsentation – also ohne die Verwendung einer Vorlage oder eines Designs – arbeiten, dann wählen Sie den Eintrag Datei –> Neue Präsentation.

Neue PowerPoint-Datei erzeugen.

Der erste Überblick

Nachdem Sie auf diese Art und Weise über den Präsentationskatalog eine neue Präsentation erzeugt haben, bekommen Sie die Standardansicht in PowerPoint, die Ihnen einen ersten Überblick über Ihre Präsentation gibt.

Standardaussehen von PowerPoint.

Sie betrachten derzeit Ihre PowerPoint-Präsentation in der sogenannten Normalansicht. Über die verschiedenen Ansichtsmodi werden Sie wenig später Details erfahren. Sie sehen im linken Bereich die Folien in miniaturisierter Darstellung und rechts daneben die Folie in der vergrößerten und damit in einer bearbeitbaren Darstellung. Oberhalb der Folien sehen Sie wie bei den anderen Microsoft-Produkten auch die eingeblendeten Symbolleisten bzw. das Menüband. Und über den Menüpunkt Ansicht können Sie sowohl das Menüband als auch die Darstellung der Symbolleisten beeinflussen.

Symbolleiste und Menüband können ein- bzw. ausgeblendet werden.

Und wie auch in den anderen Produkten von Office Mac 2011 erhalten Sie stets eine Quick-Info, wenn Sie auf ein Symbol geraten, dass Ihnen rasch die Funktion dieses Icons verrät.

Quick-Info in PowerPoint.

Aber nun zu den ersten wichtigen Schritten, nämlich den verschiedenen Darstellungen einer Präsentation bei der Arbeit mit PowerPoint.

Die verschiedenen Ansichten einer Präsentation

Wer PowerPoint bereits in früheren Versionen bedient hat, kennt den Menüpunkt Ansicht und weiß, dass dort verschiedene Ansichtsmodi zur Verfügung stehen, um verschiedene Aufgaben innerhalb von PowerPoint zu erledigen. So ist es auch in der vorliegenden Version von PowerPoint 2011. Auch hier gibt es fünf verschiedene Ansichten, sie sogenannte Standardansicht, Foliensortierung, Notizblatt, Referentenansicht und die Ansicht Bildschirmpräsentation.

Ansichtsmodus Standard.

Beim Start von PowerPoint wird Ihre Präsentation im Regelfall in der Ansicht Standard dargestellt. Dabei wird der größte Teil des Bildschirms für die Arbeit an der Folie zur Verfügung gestellt. Eine Folie ist ja grundsätzlich nichts anderes als ein Blatt Papier – im Regelfall im Querformat –, auf dem Sie Text und Bildinformationen platzieren.

Die Standardansicht zeigt im linken Bereich die sogenannte Folien- oder Gliederungsansicht. Haben Sie den Bereich Folien gewählt, so sehen Sie miniaturisiert dargestellt alle Folien Ihrer Präsentation, um rasch navigieren zu können. Sie sehen auch die Grafiken, Texte und weiteren Elemente, die sich auf Ihren Folien befinden. Wählen Sie hingegen den Eintrag Gliederung im linken Bereich, so erscheinen lediglich die textuellen Informationen, die auf den Folien hinterlegt sind. Bevor wir uns etwas ausführlicher mit der Gliederungsdarstellung beschäftigen, noch ein kurzer Tipp zur Darstellung der Folien in der Standard- oder Normalansicht im linken Bereich.

Sie sehen neben der miniaturisierten Darstellung der Folien, dass die Folien durchnummeriert werden, und Sie sehen auch durch kleine Symbole dargestellt, ob es bereits Übergänge und Animationen auf den Folien gibt. Weiterhin können Sie hier auch die Reihenfolge Ihrer Präsentation sehr rasch ändern. Nehmen Sie hierzu mit der linken Maustaste die gewünschte Folie und ziehen Sie sie an die Position, wo sie neu zu liegen kommen soll.

Reihenfolge der Folie ändern.

Gliederungsansicht

Zwischen Folien- und Gliederungsansicht wechseln

Mit nur einem einzigen Klick gelangen Sie von der Darstellung der miniaturisierten Folien zur Darstellung der Gliederung. Wie schon erwähnt, ist die Darstellung der Gliederung beschränkt auf die Textinformationen, die auf den Folien enthalten sind. Es werden hierbei also keinerlei Grafiken, Diagramme oder anagraphischen Elemente, die auf den Folien enthalten sind, dargestellt.

Gliederungsansicht.

Das besonders Tolle an der Gliederungsansicht ist, dass Sie recht zügig Ihr Konzept zu einer Präsentation umbauen können: Sie haben also beispielsweise die Agenda Ihres Vortrags bereits im Kopf, Sie kennen die wichtigsten Passagen, Überschriften etc. und wollen diese nun rasch in eine Präsentation mit mehreren Folien umsetzen. Dann ist die Gliederungsansicht genau das Richtige für Sie. Die Arbeit in der Gliederungsansicht ist nämlich ganz einfach: Wenn Sie eine neue Präsentation erstellen, in die Gliederungsansicht wechseln und einen Text eintragen, dann wird dieser sofort zur Überschrift einer Folie. Drücken Sie anschließend Return, wird eine zweite Folie erzeugt, bei der Sie nun wiederum die Überschrift eingeben.

Präsentation in der Gliederungsansicht erstellen.