Daten aufbereiten E-Book

René Martin

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2024

Seitenzahl: 111

Beschreibung

Schaltzentrale Excel Wenn Sie viel mit Excel arbeiten, kennen Sie das Problem sicherlich: von einem anderen Menschen oder einem System erhält man Daten, die man beim besten Willen so nicht weiterverarbeiten kann. Um solche Daten zu "putzen" gibt es nun mehrere Ansatzmöglichkeiten: Man kann sie mit einem der vielen Assistenten in Excel bereinigen, mit einer Funktion oder Formel oder mit Power Query. Natürlich stehen Ihnen auch Programmiersprachen zur Verfügung - aber darum soll es in diesem Buch nicht gehen. Neben dem zentralen Thema "Daten in Form bringen", besser: die Daten so aufzubereiten, dass man mit ihnen effektiv arbeiten oder dass ein anderes System sie weiterverarbeiten kann stehen einige weitere, kleinere Themen im Zentrum: - Excel schneller machen - Power Query schneller machen - Sachen "verstecken" - Sachen finden

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1 Datenimport

1.1 CSV, Unicode & co

1.2 Zugriff auf Excel

1.3 Zugriff auf das Web

2 Formate und Datentypen

2.1 Falsche Zahlenformate

2.2 Datum und Uhrzeit

2.3 Formate

2.4 Text und Zahl

3 Formate und Inhalte

3.1 ALLES GROSS? alles klein?

3.2 Verbundene Zellen

3.3 Ausgeblendete Zeilen (und Spalten)

4 Unliebsame Zeichen

4.1 Zeilenumbruch

4.2 Sonderzeichen

4.3 Leerzeichen (am Ende)

5 Schlechter Datenaufbau

5.1 Leerzeilen füllen

5.2 Leerzeilen entfernen

5.3 Zeilen mit bestimmten Daten eliminieren

5.4 Transponieren

5.5 Eine Liste umdrehen

5.6 Daten in mehrere Spalten trennen

5.7 Daten aus mehreren Spalten zusammenfassen

5.8 Tabellen verknüpfen

5.9 Tabellen zusammenfassen (kombinieren)

5.10 Spalte zu Liste

5.11 Zusammenfassen

5.12 Gruppieren mit Zwischenergebnissen

5.13 Mehrere Überschriftszeilen

5.14 Texte gruppieren

5.15 Duplikate finden (und löschen)

6 Sachen verstecken

6.1 Warum „verstecken?

6.2 Weiße Farbe

6.3 ;;;

6.4 Bedingte Formatierung

6.5 Zeilen ausblenden

6.6 Rechteck

6.7 Alt + Enter

6.8 Eigenschaften

6.9 xlSheetVeryHidden

6.10 Module verstecken (VBA)

6.11 Namen

6.12 XML

6.13 Weitere „Verstecke“

7 Sachen finden

7.1 Notizen und Kommentare

7.2 Objekte (auch Diagramme)

7.3 Formeln

7.4 Bedingte Formatierung

7.5 Datenüberprüfung

7.6 Verbundene Zellen

7.7 Ausgeblendete Zeilen und Spalten

8 Langsames Excel – Excel schneller machen

8.1 Messwerkzeuge

8.2 Formeln

8.3 Formate

8.4 Elemente in Excel

8.5 Fazit? Excel schneller machen?

9 Langsames Power Query – Power Query schneller machen

9.1 Eine Hauptabfrage; 30 Unterabfragen

9.2 Abfragen anfügen

9.3 Abfrage auf Abfrage auf Abfrage auf

9.4 Datentypen ändern

9.5 Ansichten

9.6 „Große“ Dateien?

9.7 Laufende Summe

9.8 Primärschlüssel

9.9 Langsame Datenquellen

9.10 Fazit

10 Zellen verbinden

10.1 Verbundene Zellen als Format kopieren

10.2 Intelligente Tabellen

10.3 Und was tut man, wenn verbunden wurde?

10.4 Und VBA?

10.5 Doppelklick

10.6 Was steht drin

10.7 Fazit zu verbundenen Zellen

11 Zusammenfassung

12 Tastenkombinationen

12.1 Die wichtigsten Tastenkombinationen

12.2 Navigieren mit Shortcuts

12.3 In Zellen oder Bearbeitungsleiste arbeiten

12.4 Formatieren von Daten

13 Index

Vorwort

Zur diesem Buch

Wenn Sie viel mit Excel arbeiten, kennen Sie das Problem sicherlich: von einem anderen Menschen oder einem System erhält man Daten, die man beim besten Willen so nicht weiterverarbeiten kann. Um solche Daten zu „putzen“ gibt es nun mehrere Ansatzmöglichkeiten: Man kann sie mit einem der vielen Assistenten in Excel bereinigen, mit einer Funktion oder Formel oder mit Power Query. Natürlich stehen Ihnen auch Programmiersprachen zur Verfügung – aber darum soll es hier nicht gehen. Nicht um VBA, um Python, DAX oder JavaScript. Auch wenn es natürlich reizvoll wäre, dort Lösungen für die vorliegenden Probleme zu programmieren.

Zu Excel

„To excel” steht im Oxford Dictionary, bedeutet: „do better than others, be very good“. Auf Deutsch könnte man dies mit „herausragen“ oder einfach „gut sein“ übersetzen. Eben: ein großartiges Programm. Eines meiner Lieblingsprogramme. Vielleicht ist es aber auch ein Wortspiel mit „ex“ und „cell“: aus der Zelle … Wer weiß?

Auf alle Fälle: Excel ist ein großartiges Programm. Eines meiner Lieblingsprogramme. Und Power Query einer meiner Lieblingswerkzeuge in Excel.

Zum Autor

Seit über 30 Jahren unterrichte ich über Softwareprodukte von verschiedenen Herstellern aus verschiedenen Bereichen und erstelle Lösungen für Firmen. Dabei zählt Excel zu meinen bevorzugten Programmen. Nicht nur, weil es in viele verschiedene Wissensgebiete eingreift, sondern auch, weil an dieses Produkt immer wieder neue Anforderungen gestellt werden, die es zu lösen gilt. Und auch, weil häufig neue, spannende Funktionen und Funktionalitäten hinzukommen.

Zu den Lesern des Buchs

Ich habe versucht, das vorliegende Buch sowohl für Excel-Anfänger als auch für Profis zu schreiben. Jedes Kapitel kann einzeln gelesen werden. Man muss also nicht von der ersten bis zur letzten Seite vorgehen. Sie können es gerne als Nachschalgewerk oder Referenz einsetzen, da ich eine Vielzahl von Tipps, Tricks und Techniken beschreibe.

Das Buch richtet sich zum einen an Anwender und Anwenderinnen im Büro, die Excel-Daten weiterverarbeiten. Sei es, dass in Excel eine Adressenliste oder eine Artikelliste angelegt wird, seien es Berechnungen und Auswertungen, die für Statistik, Controlling oder die Buchhaltung verwendet werden. Es wendet sich zugleich auch an Anwender und Anwenderinnen in technischen, kaufmännischen und naturwissenschaftlichen Bereichen, wo täglich Daten verarbeitet werden.

Da viele Firmen Daten von Datenbanksystemen, beispielsweise DATEV, KISS, EBIS, QlikView oder von SAP-Produkten erhalten, die in Excel weiterverarbeitet werden, kommt es häufig vor, dass diese Daten „aufbereitet“ werden müssen. Dies fängt bei „harmlosen“ Problemen an. Beispielsweise geben manche Programme Währungen im Format $ 1,234.56 aus und nicht in $ 1.234,56 oder einfach nur 1234,56. Oder: Was passiert mit Datenbanken, die so angelegt wurden, dass in einer Tabelle in einer Spalte Vor- und Zuname stehen? Auch kein triviales Problem. Was tun, wenn „merkwürdige“ Zeichen in einer Exceltabelle auftauchen? Oder Informationen aus mehreren Spalten zusammengeführt werden sollen?

Zu diesem Buch

Kapitel 1 beschäftigt sich mit dem Datenimport. Sollten die Daten bereits als Excelmappe vorliegen, ist dieses Problem obsolet. Allerdings bei Textdateien mit dem Sonderfall CSV gibt es einige Dinge zu beachten, weil es verschiedene Varainten des Datenimports gibt.

Die Daten sind nun in Excel. Allerdings: vielleicht sind die Formate nicht korrekt, es befinden sich merkwürdige Dinge in den Tabellen oder die Daten sind nicht so nach Zeilen und Spalten aufgeteilt, wie es nötig wäre. Für all diese Probleme (es gibt eine Vielzahl davon) stehen Ihnen in der Schaltzentrale Excel die drei Techniken zur Verfügung: Assistenten, Formeln und Power Query. Alle drei liefern für alle Probleme Lösungen – zugegeben: mit manchmal sehr unterschiedlichem Aufwand. Diese Probleme und ihre Lösungsansätze werden in den Kapiteln 2 – 5 vorgestellt.

Kapitel 6 widmet sich der Frage wo und wie man in Excel „Sachen verstecken“ kann. Dabei geht es mir nicht darum, wie Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen austricksen können, sondern um die Antwort auf die Frage an welchen (un)möglichen Stellen sich Informationen verbergen können.

Vielleicht hat das Thema „langsames Excel“ nicht direkt etwas mit den Themen Datenimport und Datenaufbereitung zu tun, aber Excelmappen „wachsen“ im Laufe der Zeit und werden manchmal unerträglich langsam in der Bearbeitung. Auch hierfür gibt es einige manifeste Gründe und auch Werkzeuge, welche helfen, herauszufinden, welches Element (Formatierungen, Formeln, Objekte, …) schuld an der unerträglichen Geschwindigkeit ist.

Wer mit Power Query arbeitet, stellt dort schnell ein ähnliches Phänomen fest: auch Power Query kann langsam werden. Sehr langsam! Und auch hier gibt es einige Ursachen, die Sie kennen und vermeiden sollten. Und natürlich auch einige Werkzeuge, die helfen, dass Power Query schneller wird.

Das Buch wird mit einigen Gimmicks abgerundet: mit einer Liste von Tastenkombinationen, die das Arbeiten in Excel erleichtern. Und mit einem Kommentar, warum man es unterlassen sollte, Zellen zu verbinden.

Excel 2007 – 2021 und Excel in Microsoft 365

Eine ganze Weile habe ich überlegt, ob es nötig ist, darauf zu verweisen, welche Funktion in welcher Version vorhanden ist. Da aber sicherlich im Jahre 2023 fast kein Anwender und keine Anwenderin mehr Excel 2007 verwendet, scheint mir dieses Unterfangen obsolet. Deshalb habe ich nur an recht wenigen Stellen – wo es mir wichtig erschien – auf die Unterschiede zwischen den verschiedenen Versionen hingewiesen, vor allem dann, wenn eine Funktion nur in einer der „neueren“ Versionen zur Verfügung steht, also beispielsweise noch nicht in Excel 2013, 2016, 2019 oder 2021 enthalten ist. Andererseits kann es durchaus sein, dass in Microsoft 365 (früher: Office 365) neue Funktionen hinzukommen. Ich werde sie sicherlich in der nächsten Auflage beschreiben. Im nächsten Jahr.

Zu den Download-Dateien und Screenshots

Die Bildschirmfotos sind alle in Excel aus Microsoft 365 gemacht worden. Alle1 in diesem Buch beschriebenen Funktionen lassen sich jedoch mühelos auf die älteren Versionen 2007, 2010, 2013, 2016 und 2021 übertragen.

Die Beispiele können Sie von meiner Seite

www.compurem.de

und dort unter Texte & Videos / Download (Bücher) herunterladen. Die Beispiele sind auf verschiedene Dateien und Ordner verteilt. An ihren Namen kann das zugehörige Kapitel des Buchs entnommen werden.

In den Ordnern finden Sie die gleichen Dateien, die das Buch begleiten. Sie können direkt gestartet werden. Keine der Dateien verlangt irgendeinen Datei- oder Ordnernamen.

Dankeschön

Ich möchte mich an dieser Stelle bei den vielen Autoren des Onlinelexikons Wikipedia für die tollen Artikel bedanken, zu Berechnungen von Prüfziffern, historischen Informationen zu Kalendern und Uhrzeiten, Informationen über Österreich und die Schweiz. Ohne sie hätte die Informationssuche sehr viel mehr Zeit in Anspruch genommen.

Und schließlich geht ein großes Dankeschön an die Mitdenker und Mitdenkerinnen unseres Excelstammtisches in München. Hierbei möchte ich mich bei Christian Neuberger und Martin Weiß (tabellenexperte.de) bedanken: bei ersterem zu seinen Beispielen und Gedanken zu den Matrixfunktionen, zu AGGREGAT, zu den neuen (dynamischen) Arrayfunktionen und auch sonst zu vielen scharfen Gedanken über Excelfunktionen. Bei letzterem zu einigen tollen Beispielen zur bedingten Formatierung, Pivottabellen und Datumsfunktionen.

Ein Dankeschön auch an Andreas Thehos (https://thehosblog.com/), Christian Gröblacher, Mourad Louha, Frank Arendt-Theilen, Leila Gharani und an viele andere. Auch bei Ihnen habe ich einige interessante Gedanken gefunden, die in dieses Buch eingeflossen sind.

Und schließlich an Dankeschön an alle Mitdenkerinnen und Mitdenker unseres Excelstammtisch. Dort habe ich einige dieser Gimmicks vorgetragen und zur Diskussion vorgestellt.

... und nun ...

Und nun wünsche ich viel Freude beim Lesen, beim Rechnen und beim Knobeln

René Martin München, Dezember 2023

P.S.: Über Kritik, Anregungen und Vorschläge freue ich mich sehr.

[email protected]

Besuchen Sie auch meinen Blog: http://www.excel-nervt.de

1 Mit einigen wenigen Ausnahmen, die im Buch beschrieben werden.