Datenpflege im Einkauf E-Book

Lutz Schwalbach

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2018

Seitenzahl: 109

Beschreibung

Ziel und treibender Faktor der Beschäftigung mit dem Thema der Datenpflege im Einkauf sind das Aufzeigen von Risiken und die Auseinandersetzung mit dem Thema der Datenqualität. Nachweislich beschäftigen sich Unternehmen nicht mit der Qualität oder Parametrisierung ihrer IT Systeme und vertrauen auf die pauschalen Aussagen: Es läuft doch, was wollen Sie! oder Es wird schon ein Anderer verantwortlich sein. Ein geradezu merkwürdiges Verhalten. Der Disponent oder Einkäufer ist in der heutigen Zeit in den Einkaufstransaktionen auf einzelne Materialien ausgerichtet, nicht auf eine Datenpflege oder Zusammenwirkung. Eine solche Unsicherheit, verbunden mit der fehlenden Qualifikation der Einkäufer oder Zuständigkeit für die IT Systemeinstellungen und Parameter waren Motivation und Ansporn für den Autor, an einem Buch zur Datenpflege im Einkauf zu arbeiten. Das erste Kapitel dient der Einführung in das Problem und Aufgabenstellung der Datenpflege im Unternehmen sowie mit den Ausführungen über die methodische Vorgehensweise des Buchaufbaus, deren Abgrenzungen und Ziele der Datenqualität und Überwachung im Einkauf. Das zweite Kapitel dient der Vorbereitung der Datenpflege. Um mit der Datenpflege zu beginnen, muss der Datensammelplan vorliegen, welcher die Werte oder Parametereinstellungen ausweist, welche materialbezogen aus dem SAP System heruntergeladen werden müssen. Ein wichtiger Baustein der Datenanalyse ist die Gewichtung der Vielzahl an Daten. Insgesamt wurden 28 kritische Daten und Parameter erarbeitet, welche mit der methodischen Bewertung einer erweiterten FMEA Analyse bewertet wurden. Der praxisorientierte Schwerpunkt findet sich wesentlich im vierten Kapitel, mit der Durchführung der eigentlichen Datenpflege und Datenkorrektur im Einkauf. Die eigentlichen Erfolgsschlüssel stellen die drei Schwerpunkte dar. Zum einen die Durchführung der Datenanalyse anhand der 28 priorisierten Daten und Parameter. Die Top sechs Parameter der Gesamtauswahl lauten: Dispositionslosgröße, Mengenkontrakte, Plausibilitätsprüfungen, Prognosegenauigkeit, Lieferantenläger und Anfragen. Der Erstellung von automatischen Alerts. Der Programmierung von Plausibilitätsprüfungen zur Überwachung des laufenden SAP-Betriebs im Einkauf. Mit diesem Buch erhält der Leser einen Handlungsweg, welcher nicht allgemein die Datenqualität anspricht, sondern einem speziellen nachvollziehbaren Management-Exkurs für die Datenanalyse und Datenpflege im Einkauf ihres Unternehmens.

Leseprobe

Veröffentlichungen

Lutz Schwalbach: Optimierung der Anzahl Lieferanten, BoD Verlag, Norderstedt, 2018, ISBN 978-3746062600.

Lutz Schwalbach: Arbeitsteilung im Einkauf, BoD Verlag, Norderstedt, 2017, ISBN 978-3744887335.

Lutz Schwalbach: Lean Management im Einkauf und Beschaffung, BoD Verlag, Norderstedt, 2017, ISBN 978-3743164963.

Lutz Schwalbach: Verbessern der Lieferzuverlässigkeit als Lean Management und Six Sigma Projekt: BoD Verlag, Norderstedt, 2015, ISBN 978-3734776830.

Lutz Schwalbach: Liefertreue und Lieferpünktlichkeit, BoD Verlag, Norderstedt, 2015, ISBN 978-3734777875.

Lutz Schwalbach: Bestands- und Vorratssenkung, 2. Auflage, BoD Verlag, Norderstedt, 2013, ISBN 978-3-8334-6715-8.

Lutz Schwalbach: Auswahl, Auslistung und Eliminierung von Artikeln. Methode zur Sortimentsoptimierung mit Gewinnmaximierung, BoD Verlag, Norderstedt, 2013, ISBN 978-3-8423-7825-4.

Lutz Schwalbach: Ein interkulturelles deutsch-indisches Projektteam, BoD Verlag, Norderstedt, 2011, ISBN 978-3-8423-2648-4.

Lutz Schwalbach: Die Bedeutung der kommunikativen Kompetenz für Vertriebsingenieure, Grin Verl.. 2006. ISBN 978-3-6401-26170.

Lutz Schwalbach: Analyse Expedia.de. Grin Verlag. E-Book. 2006. ISBN 978-3-6385-2142-7.

Lutz Schwalbach: Zeitschrift Werkstatttechnik, Liefergrad, Kapitalbildung und Auslastung, April 1997, S.142.

„Ich halte es für unsere Pflicht, zu versuchen, das Richtige zu tun, auch wenn wir wissen, dass wir nicht durchs Leben gehen können, ohne Fehler zu machen. (Vincent van Gogh, 1853-1890)

Der Autor

Dipl. Ing., Dipl. Wirtsch. Ing. (FH), MBA Lutz Schwalbach.

Erststudium: Allgemeiner Maschinenbau, Produktionstechnik Berufsbegleitend Wirtschaftsingenieurwissenschaften und Erwerb des Master of Business Administration 25 Jahre Berufserfahrung als Führungskraft im Einkauf und dem Supply Chain Management

Als Manager mit profit & loss Verantwortung deckt er ganzheitlich die materialwirtschaftlichen Belange eines Unternehmens von der Arbeitsvorbereitung, Disposition, Fertigungsplanung- und Steuerung, Produktionsleitung, strategischem und operativem Einkauf, Qualitätswesen bis zur Sortimentspflege ab.

Profunde Erfahrung im Lean Management, Six Sigma (black belt), Supply Chain Manager DLA, REFA, QMB, im interkulturellen Arbeiten und dem Projektmanagement.

Geprägt aus den unterschiedlichsten Stationen seines Arbeitslebens formuliert er für sich die Arbeitsthese:

„Früher lag das Geld im Einkauf, heute im Prozess“ und „Sie steuern den Prozess“.

Aktuell arbeitet er als Einkaufsleiter für den Technologie- und Weltmarktführer in der Pressen- und Umformtechnik, davor in national und international geprägten Unternehmen der Branchen Elektrotechnik, Baustoff, Handel und der Industrie.

Besuchen Sie mich auf URL http://www.xing.com/de

Meine Arbeit und Ausführungen können niemals vollständig sein. Sie erfüllen aber den Anspruch, Hinweise und Voraussetzungen aufzuzeigen, um eine Arbeitsteilung im Einkauf erfolgreich einzuführen.

Die folgenden Ausführungen wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Der Autor schließt jede Haftung und Gewähr aus.

Inhaltsverzeichnis

Die Einführung

1.1. Die Aufgabenstellung

1.2. Die Problemstellung

1.3. Die Ziele

1.4. Die Voraussetzungen

1.5. Die Vorgehensweise

1.6. Die Abgrenzung

Die Vorbereitung der Datenpflege

2.1. Das Verständnis schaffen

2.2. Der Durchführungsplan

2.3. Das Projektmanagement

2.4. Die Projektdefinition

2.5. Die Methode der Datenanalyse

2.6. Die Hilfsdaten zur Datenanalyse

2.6.1. Das ABC Kennzeichen

2.6.2. Das XYZ Kennzeichen

2.7. Die Gliederung des Einkaufsprozesses

Die Umsetzung der Datenpflege im Einkauf

3.1. Die Einführung zum Projekt Datenpflege

3.2. Der Datenrahmen und Zusammenhänge aufzeigen

3.3. Die Priorisierung als Portfolio

3.4. Der schnelle Umsetzungsleitfaden

Datenpflege im Einkauf

4.1. Materialarten

4.2. Beschaffungsart

4.3. ABC Kennung

4.4. XYZ Kennung

4.5. Sicherheitsbestand oder –zeit

4.6. Horizontschlüssel

4.7. Dispositionslosgröße

4.8. Rundungswert

4.9. Mindestbestellmenge

4.10. Dispositionsmerkmal nach SAP R/3

4.11. Wareneingangsbearbeitungszeit

4.12. Einkaufswerteschlüssel

4.13. Bestätigungspflicht der Bestellung

4.14. Planlieferzeiten

4.15. Normalmenge/Mindestmenge EK Infosatz

4.16. Nettopreis per Stück

4.17. Prognoseverfahren

4.18. Prognosegenauigkeit

4.19. Auslaufkennzeichen

4.20. Planungshorizont

4.21. Lieferantenläger

4.22. Mengenkontrakt

4.23. BX und CX Materialien automatisieren

4.24. Abwertung und Abschreibung

4.25. Transaktionen

4.26. Anfragen

4.27. Plausibilitätsprüfung

4.28. Alert Meldungen

4.29. Anlegen automatischer Jobs

Die Zusammenfassung

Die Verzeichnisse

6.1. Das Literaturverzeichnis

6.2. Das Abbildungsverzeichnis

6.3. Das Tabellenverzeichnis

6.4. Die Abkürzungen

1. Die Einführung

Manches erledigt sich wie von Zauberhand. Es ist und war schon immer da, es war so und es war offensichtlich gut. Der Anschein, nichts muss geändert werden, nichts ist zu tun, beruhigt uns. Wenn die Umwelt oder Mitwelt sich verändert, ist es an der Zeit, sich zu besinnen. Dabei wird der Druck, welcher von außen entsteht, die Veränderung im Inneren erzwingen. Mit diesem Buch werden mit der friedfertigen Vorstellung des blinden Gehorsams und des bedingungslosen Vertrauens in IT-Systeme, Anzeigemasken und Computer gebrochen. Der normal denkende und handelnde Anwender muss sein Aufgabenprofil erweitern, um die Mitverantwortung für seinen Datenbestand und Einflussbereich zu optimieren.

1.1. Die Aufgabenstellung

Der Betrieb eines IT-Systems ist „unsichtbar“ und zeigt sich in Daten und Routinen. Getreu dem Motto „Es kann nur das rauskommen, was drinnen ist“, darf man dem IT-System nicht blind vertrauen. Es ist eine Menge an Daten, welche heute in modernen Lieferketten verarbeitet werden. Jeder dieser Datenparameter hat Funktionen und Beziehungen zu anderen Parametern, woraus sich weitere Datenverarbeitungen ergeben1.

Um dem vorhandenen IT-System die optimale Nutzung zu ermöglichen, ist ein fehlerfreier Dateneingang und Datenverarbeitung Voraussetzung. In der Vielfältigkeit eines Unternehmens, wo Daten aller Art erfasst und verarbeitet werden, muss der Datenstamm mittels Plausibilitäten, Alerts (Alarmmeldungen) und Datenpflege überwacht und verbessert eingestellt werden.

Datenpflege

Plausibilitätsprüfungen (Plausi) und Alerts

Abbildung 1: Sicherer IT-Betrieb

Allzu oft finden sich in den Unternehmen Unmengen an Ausreden oder Ignoranz zum Thema der Datenpflege. Die häufigsten genutzten Aussagen lauten:

Es läuft doch, was wollen Sie!

Wer soll das denn bezahlen und wer kann das?

Dazu fehlen die Rechte im IT-System.

Es wird schon ein „Anderer“ verantwortlich sein.

Ich empfehle die regelmäßige und nachhaltige Pflege der ausgewählten relevanten IT-Daten der Beschaffung. Diese lassen sich auf die Einkaufsinfosätze, Orderbücher und den Einkaufsmaterialstamm reduzieren. Die Aufgabenbeschreibung der Datenpflege sieht wie folgt aus:

In enger Abstimmung mit den Systembetreuern der IT-Abteilung den konstanten und sicheren Betrieb der Systemmodule auf Störungen besprechen

Regelmäßige Schulung und Weiterqualifizierung der Disponenten und Einkäufer am Materialstamm des Einkaufs

Pflege, Verwaltung, Kontrolle und Überarbeitung des Datenbestandes mittels Download der Massendaten

Routinemäßige Überwachung der Systemdaten auf Fehler, durch Anwendung von Plausibilitäten

Aktualisierung der Planung durch roulierende Rückkopplung der Datenabweichungen an den Datengeber

1.2. Die Problemstellung

Aus der einfachen Behauptung, dass eine mangelnde Qualifizierung der Mitarbeiter der Beschaffung zu Versorgungsproblemen (Unter- oder Überversorgung) führt, konnte man ableiten, dass dies im direkten Zusammenhang mit der effektiven Nutzung der zur Verfügung stehenden Datenverarbeitungssysteme steht. Dies liegt an der notwendigen Qualifikation, Systemeinstellung und Motivation der nutzenden Mitarbeiter. Eine geeignete Nutzung, Einstellung und Anwendung der Systeme, gepaart mit Interesse und Motivation, führt unstrittig zu verbesserter Qualität der Arbeit.

Grundsätzlich ist die Behauptung auf vielseitige industrielle Anwendungsbereiche übertragbar, also nicht nur auf die Beschaffung begrenzt. In automatisch verarbeitenden Systemen, wie einem IT-System, wird das Output Ergebnis maßgeblich über die vom Bediener gepflegte Einstellung und den eigentlichen Dateninput bestimmt. Somit ist eine direkte Abhängigkeit der Anwenderqualifikation zum Datenergebnis gegeben, sofern er Datenparameter einstellt.

Mit der fortschreitenden Entwicklung der IT Nutzung im Unternehmen verlagerte sich die Arbeit des Disponenten und Einkäufers aus der vormals planenden und umsetzenden Tätigkeit hin zu einer qualifizierten Parameterpflege und –kontrolle (Datenqualität). Ein integriertes IT-System entlastet den Disponenten von der Planung, nachfolgender Bedarfsauflösung und stellt ihm als Ergebnis Bestellanforderungen vor. Der Disponent und Einkäufer muss heute in das hohe Zutreffen seiner eingestellten Systemparameter vertrauen. Zur Entlastung des Disponenten, Einkäufers und um die Fehlerfreiheit der gepflegten IT-Systemparameter zu erhöhen, sollten unternehmenseigene Datenüberwachungen durchgeführt werden.

Neben der Analyse des Wissenstands, welche über die Teilnahmen an Qualifizierungsmaßnahmen festgestellt werden kann, eignen sich Tests, anhand derer die Mitarbeiter vorgegebene Einstellungen der Parameter durchzuführen haben. Weitere Tests dienen der Überprüfung des Verständnisses von Zusammenhängen in der Parameterpflege.

Tabelle 1: Datenqualität

In meinem beruflichen Wirken als Arbeitnehmer oder Berater im Tätigkeitsschwerpunkt Einkauf, Beschaffung, Supply Chain Management und der Prozessanalyse erlernte ich früh den Glauben an das Outsourcing, das Vertrauen in IT-Systeme und die Dominanz der Gewinnmaximierung, welche als Kostenreduktion ausgelebt wird.

Nach den allgemein anerkannten Lehren der Marktwirtschaft liegt der Sinn einer industriellen Geschäftstätigkeit in der Gewinnerzielung und Gewinnoptimierung. Als Messgröße wird die Rentabilität des Unternehmens, des Bereichs oder des Centers/Abteilung gemessen.

Abbildung 2: Der Sinn eines Unternehmens

Der marktwirtschaftliche Zweck eines Unternehmens liegt in der Gewinnmaximierung, alles andere wäre nur Geldverschwendung.

Aus der Kostenreduktion kommt die Forderung nach schlanker, schneller und kosteneffizienter Prozesserbringung durch die zuständige Abteilung. Um die geforderte Prozessleistung wirtschaftlich, effizient und optimiert zu realisieren, führen zwei Kernschritte zum Erfolg:

Schlanke Prozesse, welche idealerweise mit den Methoden eines Lean Managements erschaffen werden

2

Wirtschaftlich attraktive Prozesserstellung, welche mittels der Methode IT-Automatisierung gefunden wird

Abbildung 3: Schlanker automatisierter Prozess

Beide Methoden können unabhängig voneinander verfolgt werden, jedoch ist es zu empfehlen, zuerst den Prozess der Leistungserstellung zu optimieren, d.h. schlank zu machen und im Anschluss die verbleibenden Prozessglieder und -teilnehmer kostenoptimal/effizient zu gestalten.

Aber auch die negative Seite der Gewinnmaximierung zu einer IT-Umstellung darf nicht übersehen werden. Häufig ist man gezwungen, mit einem „big bang“ zum Wochenende die Daten auf das neue IT-System zu bringen. Als führendes Schreckensszenario wird der Fall, dass die Bildschirme schwarz bleiben am ersten Arbeitstag angenommen. Somit wird aus Gründen der Zeit und der Beraterkosten häufig auf die wichtigen vorbereitenden Schritte, verzichtet wie

Nicht pauschale Übernahme der alten default Werte

Unterlassene Datenbereinigung und

Schulungen.

Abbildung 4: Datenfehler starten mit der Einführung

Ich glaube, dass nur ein grundlegender Systemwandel mit strukturellen Anpassungen an eine Datenqualität den Weg in eine automatisierte Beschaffung und Anbindung an Digital 4.0 ermöglicht. Der Disponent oder Einkäufer ist in der heutigen Zeit in den Einkaufstransaktionen auf einzelne Materialien ausgerichtet. Er arbeitet und handelt ereignisgesteuert. Betrachtet man seine Wochenarbeitszeit und Belastung, so bleibt ihm real keine Zeit um Theorie zu lernen, oder Zusammenhänge anzuwenden. Gepaart mit Unverständnis, ein perfekter Teufelskreis.

Die folgenden Ausführungen sind an dem SAP R/3 System orientiert und beschreiben die Umsetzung der Optimierung sowie eine hohe Automatisierung im Einkauf. Die Ausführungen sind im Grund übertragbar auf gleichwertige Systeme, wie Baan oder Navision. Der Autor hat mittlerweile mehr als fünfzehn Jahre Erfahrung mit dem SAP R/3 System und ist SAP Vollanwender.

Das SAP R/3 System verfügt über folgende Einstellungen eines optimierten Einkaufs3, welche im Sinne des optimierenden Managements mittels Automatisierungen im Einkauf empfehlenswert sind:

Automatische Bezugsquellenfindung zur automatischen Bestellung

Nutzung von Kontrakten zur schnellen Bestellumsetzung oder Preisvereinbarungen

Anwendung der Orderbuchsätze für Warengruppen

Sammelbearbeitung von Bestellanforderungen

Elektronische Belegfreigabeverfahren einer Bestellung

Abbildung 5: Automatisierungen im Einkauf

Automatische Bezugsquellenfindung zur automatischen Bestellung

Die automatische Bezugsquellenfindung dient der automatischen Umsetzung der Bestellanforderung Position in einer Bestellung. Dazu greift das System auf gepflegte Bezugsquellen wie Einkaufsinfosätze oder Kontrakte oder Bestände in den Schwesterwerken zu. Sie vermeiden die Anfragen, die Bestellung wird sofort umgesetzt. Um Differenzen oder Eingriffe zu vermeiden, ist eine Bezugsquelle eindeutig zu pflegen. Wichtig zur Fixierung der Bezugsquelle im System ist die Prüfung des Bezugspreises, gegen die alternativen Bezugsmöglichkeiten, um wirtschaftlich zu handeln.

Alternativ kann auch ein Regellieferant als feste Bezugsquelle dem Material zugewiesen werden. Dies hat den Vorteil, dass Sie auf Orderbücher verzichten können. Der Einkaufsinfosatz muss vorhanden sein.

Möchte man aus mehreren Bezugsquellen wählen, ist der Eingriff des Einkäufers notwendig, welche die Bestellung einem Lieferanten zuordnen muss (SAP Transaktionen: ME25, ME56, ME57).

Nutzung von Kontrakten oder Preisvereinbarungen zur schnellen Bestellumsetzung

SAP kennt eine Reihe von Kontrakten wie Mengenkontrakt, Wertkontrakt, Limit Bestellungen und Lieferpläne. Die Optimierung durch gültige Kontrakte begründet sich darin, dass auf Ausschreibungen verzichtet wird, ebenso wie die Anlage von Lieferanten. Der Preis, die Lieferzeit und die Lieferantenkonditionen gelten als vereinbart und die Bestellung kann unmittelbar umgesetzt werden. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen.

Anwendung der Orderbuchsätze für Warengruppen

Im SAP Customizing lässt sich werksabhängig einstellen, dass eine gültige Bezugsquelle im Orderbuch gepflegt ist. Dies hat zur Wirkung, dass Materialien in dem Werk ohne gültige Bezugsquelle nicht bestellbar sind. Die Analyse der fehlenden Orderbucheinträge liefert SAP als Orderbuchanalyse gleich mit aus. Sind die fehlenden Orderbücher angezeigt, kann deren Pflege wiederum manuell oder automatisch erfolgen, mit der Transaktion „Orderbuch erzeugen“. Das Orderbuch wird aus dem Infosatz, dem Kontrakt oder über eine Vorlage anschließend erzeugt.

Der eigentliche Vorteil liegt in der Möglichkeit, Materialien ohne Nummer oder Kontraktzuweisung mittels der Warengruppenzuweisung zu regulieren und zum Bezug einzuschließen. Dazu wird der Haken „Ausschluss“ nicht gesetzt.

Sammelbearbeitung von Bestellanforderungen (Banf)

Die Bestellanforderungen können einzeln (ME51N) oder gesammelt (ME56 - ME58) bearbeitet werden. Aufgabe ist die Zuweisung auf eine Bezugsquelle. Mittels markieren der Banf ist eine automatische Zuordnung zur Bezugsquelle gemacht oder die Vormerkung zu deren Anfrage. Mittels der Transaktion ME59N erfolgt weiterführend die automatische Bestellung. Das Kennzeichen „automatische Bestellungen“ wird in den Steuerungsdaten des Lieferantenstamms gesetzt.

Einstellungen der Nachrichtenfindung

Mit den Einstellungen der Nachrichtensteuerung auf Email oder Fax lassen sich die konventionellen Übertragungswege wie Fax oder Post deutlich beschleunigen.

Belegfreigabe Verfahren beispielsweise für eine Bestellung

Alle Unternehmen handeln nach gültigen Unterschriftenregelungen und drucken Berge von Papier, zur Vorlage und Abzeichnung an den Vorgesetzten, um das Vier-Augen-Prinzip zu wahren, aus. In dem Beleg Freigabeverfahren geht es um die Umstellung der Tuschesignatur in eine digitale Signatur. Diese hat den Vorteil schnell, papierlos und theoretisch von überall aus erfolgen zu können, inklusive der Vertretungsregeln. In der SAP Welt hat sich idealerweise das elektronische „work flow“ Verfahren etabliert.