Sharepoint für Projektmanager - Andreas Zunzer - E-Book

Sharepoint für Projektmanager E-Book

Andreas Zunzer

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Beschreibung

Masterarbeit aus dem Jahr 2009 im Fachbereich Informatik - Angewandte Informatik, Note: 2, Universität Salzburg (Fachbereich Computerwissenschaften), Sprache: Deutsch, Abstract: Im Laufe eines Projektes werden unterschiedlichste Dokumente erzeugt, die den am Projekt Beteiligten, je nach ihren Aufgaben, in aktueller Form zugänglich sein müssen. Das ist für große Projekte nur computergestützt möglich. Diese Dokumente müssen hinsichtlich ihres Status klar gekennzeichnet sein. Die sich teilweise dynamisch ändernden Dokumente werden nicht nur abgelegt, die betroffenen Teammitglieder müssen bei Änderungen verständigt werden. Dies soll vom System unterstützt werden. Das System soll daher ein nachvollziehbares Kommunikationswerkzeug sein, das die Ergebnisse offizieller und inoffizieller Treffen auch verwaltet. Diese Anforderungen sollen insbesondere hinsichtlich der Bedürfnisse des Projektleiters analysiert werden. Dazu fließen die Erfahrungen konkreter Projekte ein. Daraus sollen schließlich Potentiale zur Verbesserung aufgezeigt werden.

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Impressum:

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1  Einleitung

1.1 Aufgabenstellung der Masterarbeit

1.2 Scope

2 Einführung in die Problemstellung

2.1 Projekt

2.2 Projektphasen

2.3 Die Phasen des Projektes und deren Dokumente

2.3.1 Projektidee

2.3.2 Dokumente der Phase Projektidee

2.3.3 Projektkonkretisierung, die Projektidee wird weiter verfolgt

2.3.4 Dokumente zu Projektkonkretisierung

2.3.5 Projektvorbereitung, Evaluierung

2.3.6 Dokumente der Projektvorbereitung

2.3.7 Die Entscheidung für das Projekt

2.3.8 Dokumente der Entscheidung

2.3.8.1 Projektauftrag

2.3.8.2 Funktionsdiagramm

2.3.8.3 Projektplan

2.3.8.4 Verträge

2.3.8.5 Anforderungen

2.3.8.6 Risikoliste

2.3.8.7 Weitere Dokumente

2.3.9 Projektstart

2.3.10 Dokumente des Projektstarts

2.3.11 Projektdurchführung

2.3.11.1 Projektdurchführungsphasen

2.3.11.2 Teamorganisation

2.3.11.3 Techniken, Werkzeuge, Standards

2.3.11.4 Begleitende Tätigkeiten der Projektdurchführung

2.3.12 Dokumente der Projektdurchführung

2.3.12.1 Aktivitätenliste

2.3.12.2 Aufgabenliste mit EVA

2.3.12.3 Risikoliste

2.3.12.4 Projektplan

2.3.12.5 Projektstatusbericht

2.3.12.6 Projektstatus Meeting Dokumente

2.3.13 Projektabschluss und Übernahme

2.3.14 Dokumente des Projektabschlusses und der Übernahme

2.3.14.1 Projektabschlussbericht

2.3.14.2 Benutzerdokumentation

2.3.14.3 Systemdokumentation

2.3.15 Projektevaluierung

2.3.16 Dokumente der Projektevaluierung

2.3.17 Wartung und Betreuung

2.3.18 Dokumente der Wartung und Betreuung

2.4 Aufgaben des Projektmanagers

2.4.1 Kommunikation

2.4.2 Information

2.4.3 Informationsmanagement

2.4.4 Wissen

2.4.5 Termine

2.4.6 Meeting

2.4.7 Anforderungen

2.4.8 Planung

2.4.9 Kontrolle

2.4.10 Qualitätssicherung

2.5 Projektmanagement und Dokumentenmanagement

2.5.1 Benutzerrollen und -rechte, Zugriffsrechte

2.5.1.1 Lese Zugriff

2.5.1.2 Schreib Zugriff

2.5.1.3 Löschen

2.5.1.4 Administrativer Zugriff

2.5.2 Sicherheit

2.5.3 Vertraulichkeit

2.5.4 Verfügbarkeit

2.5.5 Beständigkeit

2.5.6 Haltbarkeit und Permanenz

2.5.7 Versionierung

2.5.8 Protokollierung

2.5.9 Inhalt (semantische Anreicherung, Beschlagwortung)

2.5.10 Suche (semantische Informationen)

2.5.11 (Langzeit-)Archivierung

2.5.12 Vernichtung

2.5.13 Rechtliche Aspekte

2.5.14 Abgrenzung zu ECM und DMS

3 Projektkommunikation und Dokumente

3.1 Dimensionen der Kommunikation

3.1.1 Dimension Zeit

3.1.2 Dimension Raum

3.1.3 Dimension Zeit und Raum in Kombination

3.1.4DimensionKommunikationskanäle

3.1.5 Zeit und Raum in Kombination mit den Kommunikationskanälen

3.1.6 Dimension Anzahl Sender und Empfänger

3.1.7 Dimension des Formalismus

3.1.8 Dimensionen in der Projektarbeit

3.2 Klassifizierung der Kommunikation und deren Dokumente

3.3 Zusammenfassung: Projektphasen, Kommunikation und Dokumente

4 Nutzung von Microsoft SharePoint für Projekte

4.1 Anforderungsanalyse: Unterstützung des Projektmanagements durch SharePoint

4.1.1 Verfügbarkeit der Dokumentationen

4.1.2 Versionierung und Freigabe von Dokumenten

4.1.3 Langzeitarchivierung

4.1.4 Terminplanung und Terminsteuerung

4.1.5 Ressourcenplanung und -steuerung

4.1.6 Zugriff von Beteiligten auf das System

4.1.7 Nutzung alternativer Programme in der Zusammenarbeit

4.1.8 Berechtigungsvergabe

4.1.9 Benutzerverwaltung

4.1.10 Zugriffskontrolle

4.1.11 Protokollierung

4.1.12 Änderungen

4.1.13 Änderungen verfolgen

4.1.14 Änderungen des Inhaltes

4.1.15 Änderungen verfolgen durch Benachrichtigungen

4.1.16 Änderungen freigeben

4.1.17  Qualitätssicherung

4.1.18 Projekterfahrung sichern

4.2 Microsoft Office SharePoint Server Produktmatrix

4.3 Das Microsoft Office SharePoint Server 2007 Objektmodell

4.4 SharePoint Websitebibliotheken und Listen

4.4.1 Dokumentbibliothek

4.4.1.1 Vorlagen

4.4.1.2 Dokumentenupload

4.4.1.3 Versionskontrolle

4.4.1.4 Ein- und Auschecken

4.4.1.5 Metadaten

4.4.1.6 Berechtigungen

4.4.2 Formularbibliothek

4.4.3 Wiki-Seitenbibliothek

4.4.4 Bildbibliothek

4.4.5 Ankündigungen

4.4.6 Kontakte

4.4.7 Diskussionsrunde

4.4.8 Hyperlinks

4.4.9 Kalender

4.4.10 Aufgaben

4.4.11 Projektaufgaben

4.4.12 Problemverfolgung

4.4.13 Umfrage

4.4.14 Benutzerdefinierte Liste

4.4.15 Standardseite

4.4.16 Webpartseite

4.4.17 Websites und Arbeitsbereiche

4.5 Gegenüberstellung Anforderungen - Standard Lösungen

5  Erkenntnisse

5.1 Erfahrungen mit SharePoint

5.1.1 Allgemeines zur Installation einer SharePoint Umgebung

5.1.2 Allgemeines zum Arbeiten mit SharePoint

5.1.3 SharePoint und Dokumentenverwaltung

5.1.4 SharePoint und WIKI-Seitenbibliotheken

5.1.5 SharePoint und Terminverwaltung

5.1.6 SharePoint und Anlage von Sub-Strukturen

5.1.7 SharePoint Benachrichtigungen

5.1.8 SharePoint Dokumente als HTML oder PDF veröffentlichen

5.2 Anforderungen an Erweiterungen der Standardlösung

5.3 Zusammenfassung der Ergebnisse und Vorschläge für weitere Untersuchungen

5.3.1 Arbeiten mit Dokumenten

5.3.2 Arbeiten mit automatischen Benachrichtigungen

5.3.3 Arbeiten mit Aufgaben und Projektaufgaben

5.3.4 Lizenzfrage bei Integration externer Partner

5.3.5 Integration externer Partner

5.4 Die wichtigsten Vorteile

5.5 Ausblick auf zukünftige Arbeiten

6 Anhang

6.1 Glossar

6.2 Berechtigungen in SharePoint

6.2.1 Listenberechtigungen

6.2.1.1 Listen verwalten

6.2.1.2 Auschecken außer Kraft setzen

6.2.1.3 Elemente hinzufügen

6.2.1.4 Elemente bearbeiten

6.2.1.5 Elemente löschen

6.2.1.6 Elemente anzeigen

6.2.1.7 Elemente genehmigen

6.2.1.8 Elemente öffnen

6.2.1.9 Versionen anzeigen

6.2.1.10 Versionen löschen

6.2.1.11 Benachrichtigungen erstellen

6.2.2 Websiteberechtigungen

6.2.2.1 Berechtigungen verwalten

6.2.2.2 Verwendungsdaten anzeigen

6.2.2.3 Unterwebsites erstellen

6.2.2.4 Website verwalten

6.2.2.5 Seiten hinzufügen und anpassen

6.2.2.6 Designs und Rahmen anwenden

6.2.2.7 Stylesheets anwenden

6.2.2.8 Gruppen erstellen

6.2.2.9 Verzeichnisse durchsuchen

6.2.2.10 Self-Service Site Creation verwenden

6.2.2.11 Seiten anzeigen

6.2.2.12 Berechtigungen auflisten

6.2.2.13 Benutzerinformationen durchsuchen

6.2.2.14 Benachrichtigungen verwalten

6.2.2.15 Remoteschnittstellen verwenden

6.2.2.16 Clientintegrationsfeatures verwenden

6.2.2.17 Öffnen

6.2.2.18 Persönliche Benutzerinformationen bearbeiten

6.2.3 Persönliche Berechtigungen

6.2.3.1 Persönliche Ansichten verwalten

6.2.3.2 Persönliche Webparts hinzufügen/entfernen

6.2.3.3 Persönliche Webparts aktualisieren

7 Literatur

 

Abbildungsverzeichnis

 

Abb. 2‑1 Risk Breakdown Structure {Project Management Institute 2008 #56: 280}

Abb. 2‑2: dynamisches Projektdreieck nach {Peipe 2009 #3,. 69}

Abb. 2‑3 Das 'magische Dreieck' des Projekterfolges {Koreimann 2005 #5: 13}

Abb. 2‑4 Beispiel eines Organigramms

Abb.2‑5 Wasserfallmodell

Abb.2‑6 Beispiel eines Projektstrukturplans

Abb.2‑7 Überlappende Phasen {Litke 2002 #47: 30}

Abb.2‑8 Project closure process {Roberts 2007 #38: 230}

Abb.2‑9 Qualitätssicherungsschirm {Burke 2004 #4: 307}

Abb.2‑10 Organigramm mit Berücksichtigung der Rolle der Administratoren des Systems

Abb.3‑1 Die 4 Seiten einer Nachricht {Schulz von Thun 1981 #46}

Abb.4‑1 Projektmanagement Prozesse

Abb.4‑2 Microsoft Education Microsoft Office SharePoint Server Compatibility (Part 1)

Abb.4‑3 Microsoft Education Microsoft Office SharePoint Server Compatibility (Part 2)

Abb.4‑4 SharePoint Features {English 2007 #52: 44-45}

Abb.4‑5 SharePoint Architektur und Objektmodell

Abb.4‑6 SharePoint Architektur und Objektmodell überarbeitet

Abb.4‑7 SharePoint Dokumentenbibliothek

Abb.4‑8 SharePoint Aktionen: Einbinden als WebDAV oder in Outlook

Abb.4‑9 SharePoint Dokumentenbibliothek als WebDAV Webordner

Abb.4‑10 SharePoint Dokumentenbibliothek als Outlook SharePoint Liste

Abb.4‑11 SharePoint Dokumentenbibliothek Vorlagen

Abb.4‑12 SharePoint Mehrfach Dokumentenupload

Abb.4‑13 SharePoint Versionskontrolle aktivieren

Abb.4‑14 SharePoint Einchecken eines Dokumentes

Abb.4‑15 SharePoint Auschecken eines Dokumentes direkt im Office 2007 Programm

Abb.4‑16 SharePoint Metadaten Verwaltung

Abb.4‑17 SharePoint Metadaten in Office 2007 Programmen im Zugriff

Abb.4‑18 SharePoint Dokumenteigenschaften, Metadaten bearbeiten

Abb.4‑19 SharePoint Definition Spalte für Metadaten

Abb.4‑20 SharePoint Berechtigungen vergeben

Abb.4‑21 SharePoint Standardberechtigungen

Abb.4‑22 SharePoint Berechtigungsstufen anpassen

Abb.4‑23 SharePoint Beispiel für eine individuelle Berechtigungsstufe

Abb.4‑24 SharePoint Beispiel Berechtigungsvergabe an einzelnen Benutzer

Abb.4‑25 SharePoint Wiki Beispiel neue Seite anlegen

Abb.4‑26 SharePoint Wiki Beispiel neue Seite bearbeiten

Abb 4‑27 SharePoint Beispiel Bildbibliothek mit Anzeige der möglichen Aktionen

Abb.4‑28 SharePoint Bearbeitungsfenster für Metadaten

Abb.4‑29 SharePoint Beispiel für das Erstellen einer Ankündigung

Abb.4‑30 SharePoint Beispiel für die Anzeige einer Ankündigung

Abb.4‑31 SharePoint Beispiel Kontaktliste

Abb.4‑32 SharePoint Kontaktliste in Outlook eingebunden

Abb.4‑33 SharePoint Diskussionsrunde

Abb.4‑34 SharePoint Hyperlinks

Abb.4‑35 SharePoint Kalender

Abb.4‑36 SharePoint Kalender in Outlook verbunden und angezeigt

Abb.4‑37 SharePoint Aufgaben Liste

Abb. 0‑38 SharePoint Aufgaben in Outlook

Abb.4‑39 SharePoint Projektaufgaben

Abb.4‑40 SharePoint Beispiel Ergebnis einer Umfrage

Abb.5‑1 SharePoint Drei-Schichten-Serverfarm Modell

Abb.5‑2 Offline Bearbeitungsmodus

Abb.5‑3 SharePoint Dokument Auschecken

Abb.5‑4 SharePoint Dokument direkt in MS Office 2007 Applikation auschecken

Abb.5‑5 SharePoint Dokument Abfrage einchecken

Abb.5‑6 Microsoft Word 2007 Optionen Standardeinstellung bzgl. Speichern

Abb.5‑7 SharePoint Dokument Metadaten direkt in der Applikation bearbeiten

Abb 5‑8 SharePoint WIKI mit Übersicht über die Versionen

Abb.5‑9 SharePoint und die Anlage neuer Substrukturen

Abb.5‑10 SharePoint Negativbeispiel einer URL

Abb.5‑11 SharePoint Benachrichtigung einstellen

Abb.5‑12 SharePoint Benachrichtigung über die aktivierte Benachrichtigung

Abb.5‑13 SharePoint Benachrichtigung über neues Dokument

Abb.5‑14 SharePoint Benachrichtigung Quelltext

Abb.5‑15 SharePoint Benachrichtigung als "nur-Text" ohne Hyperlinks

Abb.5‑16 SharePoint HTML Viewer Konfiguration

 

Tabellenverzeichnis

 

Tabelle 2.1 Checkliste Kennzeichen Projekt {Peipe 2009 #3: 30}

Tabelle 2.2 Beispiel einer RACIO Matrix

Tabelle 2.3 Beispiel einer AKV Matrix

Tabelle 2.4 Beispiel einer Aktivitätenliste

Tabelle 2.5 Beispiel Aufgabenliste mit EVA

Tabelle2.6 Meilensteinplan {Peipe 2009 #3: 107}

Tabelle 2.7 Kommunikationsplan {Peipe 2009 #3: 143}

Tabelle 3.1 Kommunikation – Dimension Zeit

Tabelle 3.2 Kommunikation – Dimension Raum

Tabelle 3.3 Kommunikation – Dimension Zeit und Raum

Tabelle 3.4 Kommunikation – Dimension Kommunikationskanäle

Tabelle 3.5 Kommunikation – Zeit, Raum und Kommunikationskanäle

Tabelle 3.6 Kommunikation – Dimension Anzahl Sender und Empfänger

Tabelle 3.7 Kommunikation – Dimension Formalismus

Tabelle 3.8 Kommunikation – Dimensionen Anzahl Beteiligte und Formalismus

Tabelle 3.9 Projektphasen – Kommunikation – Dokumente

 

1  Einleitung

1.1 Aufgabenstellung der Masterarbeit

Im ersten Teil wird die Definition für den Begriff Projekt erstellt. Darauf werden die Phasen eines Projektes und ihre Arbeitsergebnisse aufgeschlüsselt.

In einem weiteren Schritt werden die Aufgaben des Projektmanagers definiert und in Hin­blick auf Dokumentenmanagement kategorisiert. Augenmerk wird auf die unterschiedlichen Arten von Kommunikation gelegt.

Es wird evaluiert, inwieweit Microsoft Office SharePoint® Server 2007 (MOSS) den Pro­jekt­manager bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen kann. Die obigen Punkte werden zusammengeführt und klassifiziert. Es wird untersucht, wieweit SharePoint Standard-Lösungen für die gefundenen Anforderungsschwerpunkte existieren und genutzt werden können.

Im letzten Schritt werden Anforderungen an Erweiterungen erarbeitet. Dieser Anforderungskatalog kann in weiterer Folge für ein Entwicklungsprojekt genutzt werden, oder bei der Suche nach Produkten von Anbietern dienen, die auf SharePoint basierende Lösungen anbieten. Auch für die Evaluierung anderer Hersteller von Werkzeugen zur IT-gestützten Kollaboration kann diese Zusammenfassung hilfreich sein.

Es folgen eine Zusammenfassung und ein Ausblick auf zukünftige Forschungsmöglichkeiten. Eine annotierte Literaturliste sowie ein Glossar finden sich im Anhang.

Die Masterarbeit und die während der Erstellung anfallenden Nebendokumente werden in der Entwicklungsphase auf einer Testinstallation eines Microsoft Office SharePoint Server publiziert. Wenn es sinnvoll erscheint, werden in der Zusammenarbeit mit Herrn Univ. Doz. Dr. Risak, dem Masterarbeitsbetreuer, die Möglichkeiten des Microsoft SharePoint Server genutzt. Eine Masterarbeit ist ein sehr spezielles Projekt, mit im Wesentlichen nur zwei Projektbeteiligten. Es wurden nicht alle Möglichkeiten auf dieser Testinstallation in der Zusammenarbeit für die Masterarbeit angewendet, die in der Arbeit beschrieben sind. Es wurden von mir Tests mit eigens angelegten Testusern durchgeführt.

Die Ergebnisse der Untersuchung beziehen sich auf die Erfahrungen mit der Testinstallation für die Masterarbeit und Erfahrungen im Unternehmen des Masterarbeiterstellers.

Die ALPINE Bau GmbH nutzt Microsoft SharePoint für die interne Abwicklung von Projekten im Bereich der IT. Erste Erfahrungen konnten auch in der Zusammenarbeit mit externen Beratern gesammelt werden, die ebenfalls in diese Masterarbeit eingeflossen sind.

1.2 Scope

Die Masterarbeit bezieht sich auf Projekte zur Einführung von Nicht-Standard-Software aus der Sicht der IT-Abteilung des Betriebes. Als solche wird eine Software bezeichnet, deren Marktdurchdringung einerseits nicht allzu groß ist oder andererseits dadurch gekennzeichnet ist, dass sie durch Customizing an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Im Unterschied zu Software Entwicklungsprojekten wird bei Nicht-Standard-Software während der Implementierung keine Codierung in einer allgemein üblichen Programmiersprache durchgeführt, sondern meist eine Anpassung durch Parametrisierung oder durch eine Tool-spezifische Scriptsprache vorgenommen.

Ähnlich wie bei Software Entwicklungsprojekten werden die Anforderungen der Endan­wender erfasst, analysiert und umgesetzt. Die Anpassungen müssen entsprechend getestet werden.

Die Einschränkung auf „Nicht-Standard-Software“ wurde vorgenommen, um die in der Arbeit vorgestellten Projektphasen abzugrenzen und die in diesen Phasen produzierten und zu verwaltenden Dokumente einerseits ausreichend anspruchsvoll und differenziert und andererseits überschaubar zu halten. Die Ergebnisse der Untersuchung können auf andere Projekte, auch außerhalb der IT, angewendet werden.

Die große Schwierigkeit des Projektmanagements besteht darin, die Beteiligten am aktuellen Stand zu halten. Es sind unterschiedliche Informationsbedürfnisse und Berechtigungen zu berücksichtigen.

Gesucht ist eine Plattform für Dokumentation, Information, gegebenenfalls auch Diskussion, die standortübergreifend funktioniert, also auch über die Grenzen des Firmennetzwerkes und von Standortnetzwerken hinaus. Sie soll einfach zu bedienen und schnell einsetzbar sein. Die Vorgaben, wenn möglich die IT-Strategie des Unternehmens, auf etablierte strategische Partner und aus Support Gründen auf namhafte Hersteller zu setzen, hat schnell zu einer Einschränkung auf ein spezielles Produkt geführt: Microsoft SharePoint. Daher wird in dieser Arbeit keine Entscheidungsfindung erarbeitet, sondern es wird dargestellt, welche Anforderungen durch das gewählte Produkt erfüllt werden. Es werden die Möglichkeiten der Nutzung in Korrelation zu den Projektphasen und ihren Dokumenten herausgearbeitet und mögliche und sinnvolle Erweiterungen des Standardproduktes dargestellt.

2 Einführung in die Problemstellung

 

2.1 Projekt

 

Die DIN-Norm 69901 definiert ein Projekt als

 

Projekt (en: project) Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist

 

BEISPIEL Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation {Deutsches Institut für Normung. 2009 #35: 11}

 

Etwas knapper lautet die Definition in PMBOK, fourth edition

 

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result. {Project Management Institute 2008 #56: 5}

 

Die Begründung für die Abgrenzung zwischen Projekttätigkeiten und dem normalen Tages­geschäft wird in den meisten Büchern, die sich mit Projektmanagement beschäftigen, im Detail dargelegt.

 

Ein Projekt ist einerseits eine Aufgabe und ein Plan, andererseits der Prozess der Umsetzung des Plans. Der Plan beschreibt den Weg zum Ziel und mit dem Umsetzungsprozess wird dieser Weg zum Ziel beschritten. Sowohl beim Planen wie auch beim Umsetzen müssen die Nebenbedingungen beachtet werden. Jedes Projekt hat zwei Ebenen: einmal das Planen/Konzipieren, zum anderen das Ausführen/Steuern. Daraus ergeben sich folgende Aspekte:

 

 Statischer Aspekt: Ein Projekt ist ein ungewöhnliches Vorhaben mit einem definierten Ziel, dessen Umsetzung nicht Routine ist.

 

 Dynamischer Aspekt: Ein Projekt ist ein Vorgehen zur Zielerreichung unter Berücksichtigung von Nebenbedingungen. {Litke 2002 #47: 17}

 

A project is a piece of work that is designed to bring about an agreed upon beneficial change within a fixed timeframe using specified resources. Projects usually require the coordinated activity of a number of people to achieve that outcome, and often incorporate an element of risk. {Hobbs 2009 #19: 6}

 

Sabine Peipe fasst es in ihrer Checkliste für die Überprüfung, ob das fragliche Vorhaben die Merkmale für ein Projekt erfüllt, zusammen:

 

 

Tabelle 2.1 Checkliste Kennzeichen Projekt {Peipe 2009 #3: 30}

 

Im Kontext der IT Abteilung eines Betriebes wird das Verwalten und Managen mehrerer Projekte als IT Portfolio Management bezeichnet. Die Benennung „Portfolio Management“ leitet sich aus dem Finanzmanagement ab. Das IT Portfolio Management wird in drei Teile gegliedert, das Applikations-Portfolio, das IT-Mitarbeiter Portfolio und das Projekt Portfolio. Im Applikations-Portfolio beschäftigt man sich mit der Situation der IT Abteilung in Bezug auf Infrastruktur und Applikationen, im IT-Mitarbeiter Portfolio mit den Mitarbeitern und deren Kompetenzen. Im Folgenden beschäftigen wir uns nur mit dem PPM (Project Portfolio Management), das sich mit den IT Projekten befasst.

 

Projekte eines Unternehmens werden in einem Projektportfolio zusammengefasst, wenn diese Projekte einer bestimmten Organisationseinheit zugeordnet sind. Wenn die Projekte zwei oder mehrere Organisationseinheiten betreffen, werden im Projektportfolio jene Projekte zusammengefasst, die starke Abhängigkeiten zueinander aufweisen oder das Potential zu Synergieeffekten besitzen.

 

Die Abhängigkeiten können inhaltlicher Natur sein oder die Ressourcen betreffen. Res­sourcen können zum Beispiel Personen, Räume, Computer, Computerrechenleistung oder Softwarelizenzen für spezielle Programme sein.

 

2.2 Projektphasen