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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2018
Mit SAP ERP wurde das Hauptbuch für eine parallele Rechnungslegung überarbeitet und als „neue Hauptbuchhaltung (New G/L)“ eingeführt. Im Zuge dessen stand erstmalig eine Funktion zur Segmentberichterstattung zur Verfügung – die Belegaufteilung. Lernen Sie beide Themen anhand von praktischen Fallbeispielen genauer kennen, und vertiefen Sie Ihr SAP-Wissen für eine optimale Konzeption und Realisierung der Hauptbuchhaltung.
Insbesondere die Methoden zur Aufteilung von Belegen für eine Segmentberichterstattung erschließen sich normalerweise nicht auf den ersten Blick. Neben betriebswirtschaftlichem Prozesswissen kommt es hier auf die technische Interaktion zwischen Aufteilungsverfahren, Geschäftsvorfall, Positionstyp, Vererbung, Default-Kontierung und einzelnen Aufteilungsregeln inklusive deren Erweiterung an. Dieses Zusammenspiel wird Ihnen mithilfe von Praxisbeispielen detailliert vermittelt.
- Konzeption und Konfiguration des neuen Hauptbuchs
- Ledger- und Kontenlösung im Detail
- Segmentbilanzen mittels Belegaufteilung erstellen
- Aufteilungsverfahren richtig konfigurieren
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Seitenzahl: 117
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Eric Bauer, Jörg SiebertBelegaufteilung und parallele Rechnungslegung in SAP® ERP
ISBN: 978-3-96012-376-7 (E-Book)
Lektorat: Anja Achilles
Korrektorat: Anja Achilles
Coverdesign: Philip Esch
Coverfoto: fotolia #127488756 | Julia Hermann
Satz (E-Book): Johann-Christian Hanke
Alle Rechte vorbehalten
1. Aufl. 2018, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
URL:www.espresso-tutorials.de
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Inhaltsverzeichnis
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Vorwort
Die Softwarelösung SAP ERP kam im Jahr 2004 auf den Markt und wird vonseiten der SAP nach eigenen Angaben bis mindestens 31.12.2025 unterstützt. Seinerzeit wurde der Begriff neue Hauptbuchhaltung (New G/L) ins Leben gerufen. Auch wenn die Technik nicht mehr wirklich NEU ist, so bleiben die darin abgebildeten betriebswirtschaftlichen Prinzipien für eine »parallele Rechnungslegung« oder auch die »Segmentberichterstattung« Dauerthemen. Mit diesem Buch erhalten Sie das Rüstzeug, um genau diese zwei Themen besser verstehen zu können.
An wen richtet sich das Buch?
Dieses Buch richtet sich an Leser mit guten Kenntnissen in der SAP-Applikation »Rechnungswesen« bzw. in der Hauptbuchhaltung. Es soll zum einen Empfehlungen zur Konzeption des neuen Hauptbuchs geben und zum anderen Details zur Konfiguration vermitteln. Diese Neuauflage ist ein aktualisierter Auszug aus dem ursprünglich bei SAP PRESS erschienenen Werk »Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials«.
Aufbau des Buches
Das Buch ist in zwei große Themen aufgeteilt. Im ersten Kapitel geht es um die parallele Rechnungslegung. Die Hauptbuchhaltung bietet neben einer Konten- auch eine Lederlösung zur Speicherung unterschiedlicher paralleler Wertansätze. Um Ihnen die Abbildung der parallelen Rechnungslegung genauer erläutern zu können, werden betriebswirtschaftliche Bewertungsunterschiede als Beispiel herangezogen. Die maschinellen Bewertungsprogramme zeigen wir Ihnen zusammen mit dem Customizing und vertiefen anhand einzelner Praxisfälle das Zusammenspiel mit der fachlichen Anwendung.
Das zweite Kapitel befasst sich mit Methoden zur Aufteilung von Belegen für eine Segmentberichterstattung. Diese SAP-Technik erschließt sich dem erfahrenen Berater zumeist erst auf den zweiten oder sogar dritten Blick. Neben betriebswirtschaftlichem Prozesswissen kommt es hier auf das technische Zusammenspiel von Aufteilungsverfahren, Geschäftsvorfall, Positionstyp, Vererbung, Default-Kontierung und einzelnen Aufteilungsregeln inklusive deren Erweiterung an.
Danksagungen
Bücherschreiben ist nicht einfach, und das Verfassen bzw. die umfassende Überarbeitung dieses Fachbuchs hat nicht nur von den Autoren selbst großen Einsatz gefordert. Viele Freunde und Kollegen haben uns bei diesem Buchprojekt durch Ratschläge, zusätzliche Informationen und ihre Korrekturen unterstützt. Bei ihnen allen bedanken wir uns herzlich.
Besonders wichtig war für uns auch die Unterstützung unserer Familien Myriam, Smilla und Kian Schlude sowie Eva, Jennifer und Laura Siebert. Nicht nur an den Wochenenden mussten sie auf vieles verzichten, weil wir mit unserem Buchprojekt zu tun hatten. Ohne ihre Geduld und Nachsicht hätten wir dieses Buch nicht zu Ende führen können. Ihnen gilt unser besonderer Dank, und ihnen widmen wir daher dieses Buch.
Eric Bauer und Jörg Siebert
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
Breite Tabellen
Das Buch enthält einige sehr breite Tabellen. Für die korrekte Darstellung müssen Sie Ihren E-Book-Reader ggf. in den Landschaftsmodus (Querformat) umstellen.
1 Parallele Rechnungslegung – IFRS auf dem Vormarsch
In diesem Kapitel werden Anwendungsbeispiele und die Systemkonfiguration für eine parallele Rechnungslegung mit dem Schwerpunkt Ledgerlösung im neuen Hauptbuch dargestellt.
Das Erstellen von parallelen Abschlüssen wie IFRS, HGB oder Steuerrecht hat nicht zur Folge, dass der gesamte Buchungsstoff zeitgleich in mehreren Ausführungen angelegt werden muss. Vielmehr ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Als Speicherort für die parallelen Wertansätze dienten entweder Konten, Special Ledger oder in Ausnahmefällen Buchungskreise. Mit dem neuen Hauptbuch steht seit SAP ERP eine vierte Option zur Abbildung einer parallelen Rechnungslegung zur Verfügung. Als Schwerpunkt wird in den folgenden Abschnitten die Konfiguration der Konten- und Ledgerlösung im neuen Hauptbuch beschrieben. Am Ende des Kapitels gehen wir auf das ledgergruppenspezifische Buchen und Ausgleichen sowie auf die Umstellung auf die Offene-Posten-Verwaltung ein.
Zunächst betrachten wir jedoch – wie es schon im Einstieg in dieses Kapitel angeklungen ist – die Nutzung internationaler Rechnungslegungsstandards.
1.1 Auf dem Weg zum einheitlichen Rechnungslegungsstandard
Eine Idee, auf deren Basis Fortschritt wächst und weiterwachsen könnte, ist die eines einheitlichen, weltweit vergleichbaren Rechnungslegungsstandards.
Die International Financial Reporting Standards (IFRS) kommen Stück für Stück der Verwirklichung dieser Idee näher. Nach einer Übergangsphase wurde IFRS vor über zehn Jahren in Europa für den Konzernabschluss börsennotierter Unternehmen verpflichtend. Dies beschränkte sich nicht nur auf die Veröffentlichung der Abschlüsse, sondern wirkte sich auch auf die strategische und operative Steuerung aus.
Ansatz und Bewertung von Geschäftsvorfällen nach IFRS erfolgen daher auf operativer Ebene, in der die Geschäftsvorfälle originär gebucht werden: dem Einzelabschluss. Dieser tief gehende Eingriff in ein Transaktionssystem stellte eine große Herausforderung bei der Einführung einer parallelen Rechnungslegung dar. Insbesondere auch deshalb, weil europäische Firmen, die an der amerikanischen Börse gelistet waren, zusätzlich zum lokalen und zum IFRS-Abschluss eine Aufstellung nach US-GAAP vornehmen mussten. Auch wenn sich die zwei Standards in den letzten 20 Jahren weiter angeglichen haben, gibt es nach wie vor einige wenige gravierende Unterschiede in den Bereichen:
Umsatzrealisierung,
finanzielle Vermögenswerte,
Wertminderung von Vermögenswerten,
Wertminderungstests immaterieller Vermögenswerte,
Vorräte.
Vorratsbewertung
Motiviert aus dem Steuerrecht, verwenden beispielsweise viele US-Unternehmen die Vorratsbewertung nach der LIFO-Methode (Last In First Out). Wenn die Einkaufspreise steigen, sind mit diesem Verfahren die bereits auf Lager liegenden Vorräte zu günstig bewertet, und es entstehen stille Reserven. Eine Vergleichbarkeit der Bilanzen von zwei Unternehmen ist jedoch nur gegeben, wenn stille Reserven möglichst eliminiert werden und das Zahlenwerk die wahre Vermögens-, Finanz- und Ertragslage transparent macht.
Deshalb ist eine Bewertung des Vorratsvermögens mittels LIFO nach den International Financial Reporting Standards nicht gestattet. Eine prinzipielle Umstellung in Richtung IFRS hätte somit bei den amerikanischen Firmen erhebliche steuerliche Konsequenzen. Wahrscheinlich wird es hier zukünftig zu einer parallelen Bilanzierung der Werte kommen.
Damit diese Wertansätze jeweils vom SAP-System errechnet und abgespeichert werden können, stehen unterschiedliche Alternativen zur Verfügung.
1.2 Führender Bewertungsansatz
Unabhängig von Ihrem SAP-Release kommt der Frage nach der führenden Bewertung bei der Konzeption eine Schlüsselrolle zu. Das Erstellen von parallelen Abschlüssen hat nicht zur Folge, dass der gesamte Buchungsstoff gleichzeitig mehrfach und zeitgleich angelegt werden muss.
Folgende Sachverhalte sind zu berücksichtigen:
International vergleichbarer Monatsabschluss
Wird z.B. von Konzernseite ein Monatsabschluss nach IFRS verlangt, spricht vieles dafür, originär nach IFRS zu buchen und lokale Wertansätze nur bei abweichenden Sachverhalten separat zu ermitteln.
Führende Bewertung als Basis für Unternehmensentscheidungen
Eine Realtime-Verbindung zu den Komponenten MM (Materials Management), FI (Financials), CO (Controlling) und SD (Sales & Distribution) empfiehlt sich lediglich für die führende Bewertung, die die Basis für Unternehmensentscheidungen liefert. Eine andere Konfiguration, z.B. die Kalkulation und Anwendung von parallelen Tarifen in CO, ist komplex und zeitaufwendig.
Die geeignete Wahl des führenden Rechnungslegungsstandards ist besonders wichtig mit Blick auf eine beschleunigte Abschlusserstellung (Fast Close). Wenn operativ, d.h. in Echtzeit, nach IFRS bewertet und gebucht wird, können die Einzelabschlüsse und der Konzernabschluss bedeutend schneller erstellt und abgeliefert werden, als wenn von einer Reihe von Einzelabschlüssen nach nationalem Recht zuerst auf IFRS übergeleitet werden muss.
1.3 Grundsätzliche Prinzipien
Die Buchungstechnik und der spätere Speicherort für Auswertungen sind wesentliche Rahmenbedingungen für eine parallele Rechnungslegung.
Wird von Konzernseite z.B. ein Monatsabschluss nach IFRS verlangt, spricht vieles dafür, diesen originär zu buchen und lokale Werte nur bei abweichenden Sachverhalten separat zu ermitteln. Dabei ist die Buchungstechnik vollständiger Werte hilfreich.
Deltatechnik
Es ist eine Rückstellung nach IFRS mit 800,00 EUR zu bewerten, lokales Recht verlangt einen Wertansatz von 1.000,00 EUR. Deltatechnik bedeutet, 800,00 EUR und später 200,00 EUR zu buchen. Probleme der Transparenz und Nachvollziehbarkeit resultieren aus dieser Methode. Nur beide Kontierungen erläutern den Sachverhalt. Bei vollständigen Werten werden zwei separate, unabhängige Buchungssätze zum jeweiligen Geschäftsvorfall gebildet: 800,00 und 1.000,00 EUR.
Das Beispiel deutet den Einfluss internationaler Rechnungslegungsvorschriften an. Dieser ist heutzutage so stark, dass er sich unmittelbar auf die operative Arbeit im lokalen Rechnungswesen auswirkt. IFRS und US-GAAP als internationale Konzern-Reportingstandards wirken sich so auf das operative Handeln der Landesgesellschaften in Echtzeit aus.
Beispiel für den Einfluss internationaler Rechnungslegungsvorschriften
Ein Vertrag in den Niederlanden führt z.B. zu Erlösen in den Geschäftssegmenten A und B. Das Geschäftssegment B wird neu aufgebaut und vom hochprofitablen Segment A quersubventioniert. Entsprechend den Rabatten sind die Erlöse aufzuteilen. Um jedoch für Investoren eine Wachstums- und Erfolgsstory darstellen zu können, könnte es reizvoll sein, diese Aufteilung zugunsten des neuen Segments B positiv ausfallen zu lassen. Das heißt, der Vertrag wird so gestaltet, dass nach US-GAAP oder IFRS eine dargestellte Quersubventionierung weder möglich noch notwendig ist. Diese Frage stellt sich nicht, wenn zwischen Vertrag und Leistungserbringung für Segment A und später B z.B. ein Zeitraum von mindestens sechs Monaten liegt. Bereits auf dieser operativen Ebene schwingt das spätere Konzernberichtswesen mit und verhindert einen nachfolgenden Konflikt bei der Segmentberichterstattung.
Lokale Anforderungen bleiben jedoch als Basis der steuerlichen Bemessungsgrundlage bestehen. Parallele Abschlüsse im Rahmen der Rechnungslegung sind somit bei den meisten Unternehmen bereits zum Alltag geworden. Manuelle Nebenrechnungen in Microsoft Excel befinden sich auf dem Rückzug. Dieses ist eine Folge steigender Anforderungen in Transparenz und Durchgängigkeit der Bilanz (Audit-Trail). Hinzu kommt ein geringerer Zeitrahmen für den Abschlussprozess entsprechend dem Fast-Close-Prinzip.
1.4 Speicherort der Daten
Doch wo und wie lassen sich die Wertansätze der unterschiedlichen Rechnungsabschlussvorschriften effizient erfassen, speichern und dem Berichtswesen zur Verfügung stellen? Mit SAP ERP ist dieses über vier verschiedene Speicherorte möglich:
Konten,
Buchungskreise,
Special-Ledger,
und die Ledgerlösung im Hauptbuch.
1.4.1 Abbildung über parallele Konten
Die Idee bei der Abbildung über parallele Konten ist, mittels vollständiger Buchungen einen Speicherort, das Konto, im Rahmen eines Gesamtkonzepts zu verwenden. Bei den meisten Unternehmen ist ein Kontenplan mit fünf- oder sechsstelliger Kontonummer im Einsatz. Da die SAP-Kontonummer aber bis zu zehn Stellen umfasst, ist eine Erweiterung von z.B. sechs auf sieben Stellen leicht möglich. Sind bereits zehn Stellen in Verwendung, kann System Landscape Optimization (SLO) bei einer Datenkonvertierung helfen.
Bleiben wir beim Szenario, bei dem Sie Ihren Kontenplan von sechs auf sieben Stellen erweitern. Jedem Konto wird somit intern die Ziffer 0 vorangestellt. Im ersten Augenblick ändert sich bei der Kontenfindung und dem manuellen Buchen zuerst einmal nichts. Es folgt eine Unterteilung der Konten in mehrere Kategorien. Bei den gemeinsamen Konten gibt es keine Bewertungsunterschiede. Zu diesen zählen Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankkonten und viele GuV-Aufwandskonten wie z.B. Stromkosten. Gibt es Bewertungsunterschiede, werden jeweils IFRS- und lokale Konten angelegt.
In der Praxis werden Präfixe vor die jeweiligen Konten gestellt:
0 für gemeinsame Konten
1 für HGB-/Local-GAAP-Konten
2 für IFRS-Konten
Dieses Konzept funktioniert auch für eine parallele Rechnungslegung innerhalb eines Konzerns, in dem die Kontenklasse 1 das jeweilige lokale Recht widerspiegelt:
Buchungskreissegment 1000 Deutschland: Local GAAP
Buchungskreissegment 3000 UK: Local GAAP
Buchungskreissegment 5000 Spanien: Local GAAP
