E-Book "Die Handwerker-Fibel", Band 3 E-Book

Dr. Lothar Semper

• Herausgeber: Holzmann Medien
• Kategorie: Bildung
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 370

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Aktuell nach dem neuen Berufsbildungsgesetz 2020! Die Handwerker-Fibel ist bundesweit das Standardlehrwerk „Nummer 1" für die erfolgreiche Meisterprüfung in den Teilen 3 und 4. Durch die praxisnahe Umsetzung der Lehr- und Lerninhalte ist sie einer der Erfolgsgaranten für das hohe Ausbildungs- und Qualifizierungsniveau Tausender Meisterschülerinnen und Meisterschüler. Die Handwerker-Fibel: Nach Handlungsfeldern und den Vorgaben des aktuellen Rahmenlehrplans gegliedert: Band 3: Unternehmensführungsstrategien entwickeln Inhaltlich und methodisch neu bearbeitet Handlungsorientierung als grundlegendes Prinzip: zum Erwerb fallbezogener Problemlösungskompetenz! Die Handwerker-Fibel ist: Das moderne Lehrwerk für die erfolgreiche Vorbereitung auf die Meisterprüfung in den Teilen III und IV. Das wichtige Handbuch für die wirtschaftliche Unternehmensführung des Praktikers nach der Meisterprüfung! Die Vorteile: Inhaltlich immer auf dem neuesten Stand durch jährlich überarbeitete Neuauflage. Effektive Lernkontrolle durch handlungsorientierte, fallbezogene Übungs-, Wiederholungs- und Prüfungsfragen. Schnelles Erfassen der wichtigsten Textinhalte durch farbig unterlegte Textstellen. Abwechslungsreiches Lernen durch Abbildungen. Hoher Praxisbezug durch zahlreiche Beispiele. Leichte Verwendung als Nachschlagewerk durch das ausführliche Stichwortverzeichnis.

Leseprobe

Dr. Lothar Semper Dipl.-Kfm. Bernhard Gress

DIE

HANDWERKER-

FIBEL

Für die praxisnahe Vorbereitung auf die Meisterprüfung Teil III/

Geprüfte/-r Fachmann/-frau für kfm. Betriebsführung (HwO)

Band 3 Unternehmensführungsstrategien entwickeln

mit Übungs- und Wiederholungsaufgaben

63., überarbeitete Auflage

Holzmann Medien | Buchverlag

Die Handwerker-Fibel enthält in der Regel Berufsbezeichnungen, Gruppenbezeichnungen etc. entweder in der weiblichen oder in der männlichen Form. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen und personenbezogene Hauptwörter gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

63., überarbeitete Auflage 2025

Band 3: Artikel-Nr. 1763.72 | ISBN: 978-3-77831-754-9

© 2025 by Holzmann Medien GmbH & Co. KG, 86825 Bad Wörishofen

Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, fotomechanischen Wiedergabe und Übersetzung nur mit Genehmigung durch Holzmann Medien.

Das Werk darf weder ganz noch teilweise ohne schriftliche Genehmigung des Verlags in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm, elektronische Medien oder ähnliches Verfahren) gespeichert, reproduziert oder sonst wie veröffentlicht werden.

Diese Publikation wurde mit äußerster Sorgfalt bearbeitet, Verfasser und Verlag können für den Inhalt jedoch keine Gewähr übernehmen.

Lektorat: Achim Sacher, Holzmann Medien | Buchverlag

Umschlaggestaltung: Markus Kratofil, Holzmann Medien | Buchverlag

Bildquellen Umschlag: © contrastwerkstatt – stock.adobe.com

Satz: abavo GmbH | Buchloe

E-Book-Herstellung: Zeilenwert GmbH, Rudolstadt

Vorwort

Die 63. Auflage der Handwerker-Fibel basiert auf der aktuellen Fassung der Verordnung über die Meisterprüfung in den Teilen III und IV im Handwerk und in den handwerksähnlichen Gewerben (Allgemeine Meisterprüfungsverordnung – AMVO), die zum 01.01.2012 in Kraft getreten ist. Die Handwerker-Fibel umfasst insgesamt vier Bände – Band 1 bis 3 für Teil III und Band 4 für den Teil IV der Meisterprüfung.

In allen Bänden wird der Stoff handlungsorientiert aufbereitet.

Grundlage für die handlungsorientierte Überarbeitung des Teils III der Meisterprüfung war die im Jahr 2008 im Auftrag des damaligen Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie durch das Forschungsinstitut für Berufsbildung im Handwerk (FBH) an der Universität zu Köln entwickelte Struktur für eine handlungsorientierte Prüfung im Teil III.

Als Richtschnur für die Gestaltung der betriebswirtschaftlichen Vorbereitungslehrgänge für Meisterinnen und Meister wurde unter der Federführung des Ludwig-Fröhler-Instituts in München ein handlungsorientierter Rahmenlehrplan erarbeitet, der die neuen Prüfungsanforderungen aufgreift. Er zeichnet sich durch Praxisnähe und Kompetenzorientierung aus, um die berufliche Handlungsfähigkeit sowie die unternehmerische Eigenverantwortung und Selbstständigkeit der Lernenden zu fördern.

Teil III der Meisterprüfung enthält drei Handlungsfelder, die sich an den Phasen eines Unternehmenslebenszyklus orientieren:

1. Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beurteilen

2. Gründungs- und Übernahmeaktivitäten vorbereiten, durchführen und bewerten

3. Unternehmensführungsstrategien entwickeln.

Handlungsorientierung bedeutet, dass berufliche Handlungssituationen oder Handlungsfälle, die an der Betriebs- und Berufspraxis sowie an Geschäfts- und Arbeitsprozessen orientiert sind, beispielhaft zum Gegenstand der Ausbildung gemacht werden. Der Lernende soll selbstständig Handlungen planen, durchführen und kontrollieren sowie sich im Anschluss über die jeweiligen Zusammenhänge klar werden. Damit erreicht er berufliche Handlungskompetenz. Das heißt, er kann in beruflichen Situationen im betrieblichen Gesamtzusammenhang sach- und fachgerecht durchdacht und in wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Verantwortung handeln.

Die von den Meisterinnen und Meistern zu erwerbenden Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten sind für die einzelnen Handlungsfelder als Kompetenzen formuliert. Auf der Grundlage des Rahmenlehrplans ist der Inhalt dieses Bandes nach Handlungsfeldern und Lernsituationen gegliedert. Bei jeder Lernsituation sind die zu erwerbenden Kompetenzen vorangestellt.

Die Handwerker-Fibel versteht sich als elementare und unabdingbar notwendige Grundlage für ein erfolgreiches Lernen, für die Aneignung von Handlungs- und Problemlösungskompetenz und für das Bestehen der Meisterprüfung, sowohl in zulassungspflichtigen wie auch in zulassungsfreien Handwerken. Sie ist dafür sowohl das wichtigste Lernmittel und Begleitmaterial als auch Grundlage für das Selbststudium. Der Schwerpunkt der Inhalte ist nicht auf Begriffswissen, sondern in erster Linie auf anwendungsbezogenes Handlungswissen und berufliche Handlungsfähigkeit für die Praxis gelegt. Auch im Rahmen der handlungsorientierten Ausbildung und Vorbereitung auf die Meisterprüfung ist ein Lehrbuch wie dieser Band der Handwerker-Fibel für ein erfolgreiches Lernen, den Erwerb der erforderlichen Kenntnisse, für die Aneignung von Handlungskompetenz und das Bestehen der Prüfung unverzichtbar. Darüber hinaus hat sich die Handwerker-Fibel als Handbuch und Nachschlagewerk für die wirtschaftliche Betriebs- und Unternehmensführung des Handwerksmeisters nach der Meisterprüfung, sei es als selbstständiger Unternehmer oder als angestellte Führungskraft, bewährt. Dabei hilft den Nutzern ein umfangreiches Stichwortverzeichnis.

Nach den Textteilen zu den Lernsituationen folgen Wiederholungsaufgaben sowie handlungsorientierte, fallbezogene Übungsaufgaben. Dabei kommen folgende Aufgabentypen vor:

> Aufgaben mit programmierten Auswahlantworten bzw. Auswahllösungen

> Textaufgaben mit offenen Antworten bzw. Lösungen

> fallbezogene Aufgaben mit Leitfragen und offenen Lösungen

> fallbezogene Aufgaben mit frei formulierter Lösung

> fallbezogene Aufgaben mit Berechnungen

> Einsetzaufgaben und Zuordnungsaufgaben.

Rechenaufgaben, beispielsweise zu Bilanz und Kostenrechnung, finden sich bereits im Text.

Sie dienen dem handlungsorientierten Vorgehen im Unterricht oder beim Selbststudium, ermöglichen eine den Lernprozess begleitende Kontrolle und eine Vorbereitung auf die Prüfung. Die fallbezogenen Aufgaben mit programmierten Auswahllösungen sind durch Ankreuzen von einer oder teilwiese auch zwei (dies ist dann bei der jeweiligen Aufgabe angegeben) der fünf vorgegebenen Lösungen zu bearbeiten. Die richtigen Lösungen sind am Schluss des Buches zur Kontrolle abgedruckt. Bei allen Aufgaben erfolgt am Ende der Aufgabenstellung ein Hinweis zum Textteil als Lösungshilfe und um bei festgestellten Lücken entsprechend nachlesen bzw. nacharbeiten zu können.

Alle vier Bände der Handwerker-Fibel sind auch für die Vorbereitung auf Fortbildungsprüfungen im Handwerk geeignet, in denen betriebswirtschaftliche, kaufmännische und rechtliche sowie berufs- und arbeitspädagogische Kenntnisse nach Maßgabe der Verordnung über gemeinsame Anforderungen in der Meisterprüfung im Handwerk und in den handwerksähnlichen Gewerben (AMVO) gefordert werden.

Für diese Auflage wurde der Inhalt wiederum an gesetzliche Änderungen und Neuregelungen sowie einschlägige Neuentwicklungen, die bis Anfang Dezember 2024 feststanden, angepasst.

Ferner wurde Wert darauf gelegt, noch lesbarer und verständlicher zu formulieren.

Für Anregungen bei Abfassung des Textes für diesen Band danken wir Herrn Holger Scheiding und Herrn Ernst M. Schreyer.

Wir wünschen Ihnen bei der Vorbereitung und Ablegung Ihrer Prüfungen viel Erfolg.

Januar 2025

Die Autoren und

Holzmann Medien | Buchverlag

Mit den aktuellen Lehr- und Lernmitteln von Holzmann Medien erwerben Sie zusätzliche Sicherheit für die erfolgreiche Ablegung Ihrer Meisterprüfung:

> Der MeisterTrainer. Trainieren Sie handlungsorientierte, fallbezogene Übungsaufgaben – immer und überall: am PC, Tablet und Smartphone. Prüfungsvorbereitung einfach, schnell und sicher, online und offline. Auch als USB-Stick oder Download erhältlich. Jetzt neu! Mit zahlreichen Lernvideos zur Vorbereitung auf die Teile 3 und 4 der Meisterprüfung. Zu ausgewählten Handlungssituationen bietet der MeisterTrainer ab sofort eine Vielzahl digitaler Lerneinheiten.

> Jetzt neu! Meistervorbereitung digital: Auf die Inhalte der Handwerker-Fibel abgestimmte Lernvideos für Kursträger und Bildungsstätten. Ideal als Ergänzung für den Unterricht. Lizenzen auf Anfrage beim Verlag.

> Die Übungspakete zu Teil III und IV der Meisterprüfung. Mit der Bearbeitung der Übungsbögen stellen Sie Ihr vorhandenes Wissen auf den Prüfstand. Gleichzeitig legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Prüfung.

Sämtliche Lehr- und Lernmittel können, sofern sie nicht vom Lehrgangsträger zur Verfügung gestellt werden, im Buchhandel oder direkt beim Verlag bezogen werden.

Bestelladresse:

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Inhalt

Handlungsfeld 3: Unternehmensführungsstrategien entwickeln

1. Bedeutung der Aufbau- und Ablauforganisation für die Entwicklung eines Unternehmens beurteilen; Anpassungen vornehmen

1.1 Aufbauorganisation

1.1.1 Aufgabenanalyse und -synthese

1.1.2 Stellenbildung

1.1.3 Organisationsformen (funktional, divisional, Team, Projekt)

1.1.4 Organisationsentwicklung

1.2 Ablauforganisation

1.2.1 Prozessanalyse und -gestaltung

1.2.2 Logistik

1.2.3 Qualitätsmanagement

1.2.4 Arbeitszeitmodelle

1.2.5 Gruppenorganisation

1.3 Verwaltungs- und Büroorganisation

1.3.1 Digitales Dokumentenmanagement

1.3.2 Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien

1.3.3 Organisation des Rechnungswesens

Wiederholungsfragen

2. Entwicklungen bei Produkt- und Dienstleistungsinnovationen sowie Marktbedingungen, auch im internationalen Zusammenhang, bewerten und daraus Wachstumsstrategien ableiten

2.1 Analyse des Absatz- und Beschaffungsmarktes

2.1.1 Methoden der Marktanalyse und Marktforschung

2.1.2 Gegenstände der Marktanalyse und Marktforschung

2.2 Methoden zur Entscheidungsvorbereitung und -findung – Analyse der Wettbewerbssituation

Wiederholungsfragen

3. Einsatzmöglichkeiten von absatzmarktpolitischen Marketinginstrumenten für Absatz und Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen begründen

3.1 Marketingfunktionen und -instrumente auf der Absatzseite

3.1.1 Produkt- und Sortimentspolitik/Kundenorientierung und Kundenbehandlung

3.1.2 Kommunikations- und Werbepolitik

3.1.3 Preis- und Konditionenpolitik

3.1.4 Vertriebspolitik

3.2 Beschaffung

3.2.1 Beschaffungsplanung (Lieferantenauswahl und -beziehung)

3.2.2 Liefer- und Zahlungsbedingungen

3.2.3 Material- und Rechnungskontrolle

3.2.4 Vorratshaltung und Lagerdisposition

Wiederholungsfragen

4. Veränderungen des Kapitalbedarfs aus Investitions-, Finanz- und Liquiditätsplanung ableiten, Alternativen der Kapitalbeschaffung darstellen

4.1 Investitions-, Finanz- und Liquiditätsplanung

4.1.1 Investitionsplanung

4.1.2 Finanz- bzw. Liquiditätsplanung

4.2 Arten der Finanzierung

4.2.1 Eigenfinanzierung

4.2.2 Selbstfinanzierung

4.2.3 Fremdfinanzierung (Kreditarten und -sicherheiten)

4.2.4 Alternative Finanzierungsformen

4.3 Zahlungsverkehr

4.3.1 Barzahlung

4.3.2 Halbbare Zahlung

4.3.3 Bargeldlose Zahlung

Wiederholungsfragen

5. Konzepte für Personalplanung, -beschaffung und -qualifizierung erarbeiten und bewerten sowie Instrumente der Personalführung und -entwicklung darstellen

5.1 Personalplanung

5.1.1 Personalbedarfsermittlung

5.1.2 Personalbeschaffung und -auswahl

5.1.3 Personaleinsatz und Stellenbesetzung

5.1.4 Arbeitszeitmodelle

5.1.5 Personalentwicklung

5.2 Personalverwaltung

5.2.1 Personalakte

5.2.2 Zeugniserteilung

5.2.3 Lohn- und Gehaltsabrechnung

5.2.4 Archivierung, Datenschutz

5.3 Entlohnung

5.3.1 Zeiterfassung

5.3.2 Arbeitsbewertung

5.3.3 Lohnformen

5.3.4 Betriebliche Altersversorgung

5.4 Mitarbeiterführung

5.4.1 Führungsstile und -mittel

5.4.2 Betriebsklima

5.4.3 Soziale Beziehungen

5.4.4 Fürsorge (Arbeits-, Unfall- und Gesundheitsschutz)

Wiederholungsfragen

6. Bestimmungen des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts bei der Entwicklung einer Unternehmensstrategie berücksichtigen

6.1 Arbeitsrecht

6.1.1 Arbeitsvertrag

6.1.2 Kündigungsschutz

6.1.3 Tarifvertrag

6.1.4 Betriebsverfassung

6.1.5 Betrieblicher Arbeitsschutz

6.1.6 Arbeitsgerichtsbarkeit

6.2 Sozialversicherungsrecht (Versicherungsträger, -pflicht, -freiheit, -beiträge, -leistungen, Meldepflichten)

6.2.1 Übersicht zum Sozialversicherungsrecht

6.2.2 Kranken- und Pflegeversicherung

6.2.3 Arbeitslosenversicherung, Arbeitsförderung

6.2.4 Rentenversicherung

6.2.5 Gesetzliche Unfallversicherung

6.3 Lohnsteuer

6.3.1 Ermittlung und Entrichtung

6.3.2 Lohnsteuerhaftung

Wiederholungsfragen

7. Chancen und Risiken zwischenbetrieblicher Kooperationen darstellen

7.1 Wertschöpfungsketten

7.2 Kooperationsformen

Wiederholungsfragen

8. Controlling zur Entwicklung, Verfolgung, Durchsetzung und Modifizierung von Unternehmenszielen nutzen

8.1 Controlling

8.1.1 Aufgaben und Ziele

8.1.2 Schwachstellenanalyse

8.1.3 Kennzahlen und Kennzahlensysteme

8.1.4 Kennzahlenanalyse in der Praxis

8.1.5 Budgetierung

8.1.6 Szenario-Technik

8.2 Steuerung und Kontrolle von Kosten und Erlösen (Kosten- und Leistungsrechnung)

8.2.1 Aufgaben und Gliederung der fachübergreifenden Kostenrechnung

8.2.2 Kostenarten-, Kostenstellen-, Kostenträgerrechnung

Wiederholungsfragen

9. Instrumente zur Durchsetzung von Forderungen darstellen und Einsatz begründen

9.1 Forderungsmanagement und Zahlungsmodalitäten

9.2 Mahn- und Klageverfahren

9.2.1 Zuständige Gerichtsbarkeit

9.2.2 Zuständiges Gericht im Rahmen der ordentlichen Gerichtsbarkeit für bürgerliche Rechtsstreitigkeiten

9.2.3 Gerichtliches Klageverfahren

9.2.4 Rechtsmittel gegen ein Urteil (Berufung und Revision)

9.2.5 Gerichtliches Mahnverfahren

9.3 Inkasso und Zwangsvollstreckung

9.3.1 Inkasso

9.3.2 Zwangsvollstreckung

Wiederholungsfragen

10. Notwendigkeit der Planung einer Unternehmensnachfolge, auch unter Berücksichtigung von Erb- und Familienrecht sowie steuerrechtlichen Bestimmungen, darstellen und begründen

10.1 Familien- und Erbrecht

10.1.1 Eheliches Güterrecht

10.1.2 Erbfolge

10.2 Erbschaft- und Schenkungsteuer

10.2.1 Wertermittlung

10.2.2 Steuerklassen

10.2.3 Steuersätze

10.2.4 Steuerfreibeträge

10.2.5 Zehnjahresfrist

10.2.6 Verfahrensbestimmungen

Wiederholungsfragen

11. Notwendigkeit der Einleitung eines Insolvenzverfahrens anhand von Unternehmensdaten prüfen; insolvenzrechtliche Konsequenzen für die Weiterführung oder Liquidation eines Unternehmens aufzeigen

11.1 Insolvenzverfahren

11.1.1 Insolvenzfrühindikatoren

11.1.2 Restrukturierung

11.1.3 Insolvenzordnung

11.2 Sanierung und Liquidation

11.3 Insolvenzanfechtung

Wiederholungsfragen

Lösungen zu den Übungs- und Wiederholungsaufgaben

Stichwortverzeichnis

1.2 Ablauforganisation

Unter Ablauforganisation versteht man die räumliche, zeitliche und zielgerichtete Strukturierung von Arbeitsprozessen.

Die Ablauforganisation versucht, Arbeitsprozesse bezüglich Arbeitsinhalt, Arbeitszeit und Arbeitszuordnung so zu kombinieren, dass rationell gewirtschaftet wird. Ziel ist es, den Arbeitsablauf so zu gestalten, dass unter Berücksichtigung der bestmöglichen Auslastung aller Stellen alle Objekte mit optimaler Geschwindigkeit den Betrieb durchlaufen.

Grundsätze

Wichtige Grundsätze der Ablauforganisation und Ablaufplanung in einem Handwerksbetrieb sind:

> Ausrichtung der Abläufe an Regelfällen

> Anordnung der Arbeitsstationen entsprechend dem Arbeitsfluss

> Minimierung der Arbeitsstationen innerhalb des Arbeitsablaufs

> Minimierung der zu verrichtenden Tätigkeiten im Arbeitsablauf

> optimale Auswahl der Arbeitsmittel und Hilfsmittel

> bestmöglicher Einsatz des Personals

> dauernde Aufwands- und Leistungskontrolle (Soll-Ist-Abstimmung)

> Unabhängigkeit der Ablauforganisation von Personen.

1.2.1 Prozessanalyse und -gestaltung

Unter Prozessanalyse versteht man die Überlegung, wie Arbeits- und Geschäftsprozesse aufgespalten werden können.

Unter Prozesssynthese versteht man die Überlegung, wie Arbeits- und Geschäftsprozesse optimal kombiniert werden können.

Prozessanalyse

a) Prozessanalyse

Beispiel:

Ein Betrieb beschäftigt zwei Gesellen und fertigt Inneneinrichtungen.

Folgende Arbeitsprozesse bzw. Geschäftsprozesse wären denkbar:

> Geselle A fertigt nur Tische und Stühle, während Geselle B sich auf die Herstellung von Einbauschränken spezialisiert.

> Die Gesellen A und B fertigen beide je nach Arbeitsanfall Stühle, Tische und Einbauschränke.

b) Prozesssynthese

Prinzipien

Die Prozesssynthese erfolgt nach folgenden Prinzipien:

> Welche Arbeitsgänge finden statt (inhaltliche Verteilung)?

> Welche Person erledigt welche Arbeitsvorgänge (personelle Verteilung)?

> Wann findet welcher Arbeitsgang statt (zeitliche Verteilung)?

> Wo findet welcher Arbeitsgang statt (räumliche Verteilung)?

Die Arbeitsverteilung sollte so erfolgen, dass eine optimale inhaltliche, personelle, zeitliche und räumliche Abstimmung der Arbeits- und Geschäftsprozesse gewährleistet ist.

1.2.2 Logistik

Unter Logistik versteht man eine Konzeption zur Koordination und Einordnung verschiedener Teilbereiche eines Handwerksbetriebes zur Steuerung des Güter- und Informationsflusses.

Aufgaben

Der Aufbau eines effizienten Logistiksystems im Handwerksbetrieb bedarf der ganzheitlichen Betrachtung aller logistischen Aufgaben und deren Schnittstellen zu anderen betrieblichen und überbetrieblichen Systemen. Die Aufgaben der Logistik können nach den betrieblichen Funktionen eines Handwerksbetriebes gegliedert werden:

> Beschaffungslogistik

> Produktionslogistik

> Vertriebslogistik.

Operative Logistik

Wichtige organisatorische Bereiche der operativen Logistik in einem Handwerksbetrieb sind:

> Organisation des innerbetrieblichen und außerbetrieblichen Transports

> Organisation der Lagerhaltung

> Organisation der Vorratsdisposition

> Organisation der zeitlichen und terminlichen Abstimmungen.

1.2.3 Qualitätsmanagement

Die Qualitätssicherung ist als ein umfassender Begriff zu verstehen, der alle organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Schaffung und Erhaltung hoher Qualitätsstandards einschließt.

Der Begriff Qualitätsmanagement wird verwendet, wenn strukturelle, organisatorische und wirtschaftliche Maßnahmen zur Qualitätssicherung aufeinander abgestimmt eingesetzt werden. Qualitätsmanagement ist ein Mittel zur optimalen Unternehmensführung.

Qualitätsmanagement ist damit der übergeordnete Begriff und bezeichnet die Gesamtheit aller qualitätsbezogenen Tätigkeiten und Zielsetzungen. Mit den organisatorischen Maßnahmen soll u. a. das Ziel erreicht werden, Fehler zu vermeiden, Qualität durch geregelte Abläufe zu produzieren und Missverständnisse zwischen Betrieb und Kunden oder zwischen den Mitarbeitern im Betrieb auszuräumen.

Die Qualitätssicherung und das Qualitätsmanagement nehmen für das Handwerk auch aufgrund gesetzlicher Regelungen wie der Produkthaftpflicht und der Anforderungen von Kunden und Lieferanten eine bedeutende Funktion ein.

a) Aufbau eines Qualitätsmanagements

Die wichtigsten Schritte:

Wichtige Schritte

> Aufstellung der unternehmensspezifischen Qualitätspolitik durch den Betriebsinhaber oder die Geschäftsleitung.

> Planung der Vorgehensweise bei der Einführung einschließlich Terminplanung.

> Benennung eines Verantwortlichen für Ausarbeitung, Aufbau, Überwachung und Pflege des Systems und Rollenverteilung für die Übernahme von Detailaufgaben.

> Analyse der bereits vorhandenen Qualitätssicherungsmaßnahmen.

> Angleichung vorhandener Elemente und Ergänzung durch neue Maßnahmen.

> Information und Schulung der Mitarbeiter vor und während der Einführungsphase.

> Ständige Überprüfung, Anpassung und Verbesserung des Systems.

Qualitätsmanagement-Handbuch

b) Qualitätsmanagement-Handbuch (QM-Handbuch) eines Unternehmens

Das Qualitätsmanagement-Handbuch enthält Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen, in denen Vorgehensweisen und Zuständigkeiten konkret festgelegt sind.

Die Dokumentation erfolgt in der Regel IT-gestützt.

Ergänzend gibt es in der Regel Arbeitsanweisungen für einzelne Tätigkeiten.

Zertifizierung

c) Zertifizierung des Qualitätsmanagements

Erst wenn ein QM-System aufgebaut ist und praktiziert wird, kann man dies von einer externen Stelle, dem Zertifizierer, bestätigen lassen. Der Zertifizierung geht das Audit („Anhörung“ bzw. Überprüfung des Ist-Zustandes) voraus. Ist das Audit ohne Beanstandungen oder nach entsprechender Nachbesserung erfolgreich verlaufen, wird bestätigt, dass ein QM-System aufgebaut und eingeführt ist und erfolgreich angewandt wird.

Im Gegensatz zur Meisterprüfung, die in ihrer Funktion ein Gütesiegel für die Person darstellt, zielt die Zertifizierung auf den Betriebsablauf und die Leistungsabwicklung ab.

ISO 9001

Die Norm DIN EN ISO 9001 ist eine internationale branchenübergreifende Norm für prozessorientiertes Qualitätsmanagement. Sie beschreibt, nach welchen Regeln die Entwicklung, die Produktion, die Montage, das Design, der Kundendienst und die Kundenorientierung zu organisieren sind.

„ZDH-Zert“

Beim Zentralverband des Deutschen Handwerks gibt es eine eigene Zertifizierungsstelle mit dem Namen „ZDH-Zert“ (www.zdh-zert.de). Außerdem gibt es Zertifizierungsstellen bei Fachverbänden des Handwerks.

d) Kostensenkung, Kundenzufriedenheit, Zukunftssicherung

Der zeitliche Aufwand und die Kosten für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems sind hoch. Gefordert sind der Unternehmer und die Mitarbeiter des Unternehmens. Betriebsleitung und Mitarbeiter überprüfen dabei fortlaufend praktizierte Verhaltens- und Arbeitsweisen und setzen verbesserte Abläufe und Verfahren im Betrieb um.

Senkung der Kosten Kundenzufriedenheit

Ein funktionierendes Qualitätsmanagement trägt zur Senkung der Kosten bei. Qualität ist das Resultat eines systematisch betriebenen Qualitätsmanagements, das sich über die gesamten Prozesse des Handwerksbetriebes erstreckt.

Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement tragen dazu bei, die Zukunft des Unternehmens in einem dauerhaften Entwicklungs- und Verbesserungsprozess zu sichern.

e) Umwelt-Management-System (EMAS)

Das EMAS (Eco-Management-Audit-Scheme) ist ein System auf betrieblicher Ebene, das sich für Klimaschutz, Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung einsetzt.

Betrieblicher Nutzen

Der Nutzen von EMAS für den Betrieb besteht u. a.

> in der Verbesserung des betrieblichen Umweltschutzes,

> in der Möglichkeit, durch geeignete Umweltschutzmaßnahmen Kosten einzusparen (z. B. Energieeinsatz, Entsorgung),

> im Marketingnutzen und Imagegewinn,

> das Haftungsrisiko zu mindern,

> die betriebliche Organisation zu verbessern,

> Produkte und Dienstleistungen klimafreundlicher zu gestalten,

> dem Klimabewusstsein zu entsprechen,

> die Mitverantwortung der Mitarbeiter hinsichtlich Nachhaltigkeit zu erhöhen,

> durch Werbung mit dem EU-einheitlichen Zeichen das Image des Betriebes und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen,

> einen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten,

> mit Ressourcen schonend umzugehen.

1.2.4 Arbeitszeitmodelle

Unter Arbeitszeitmodellen versteht man verschiedene Formen flexibler Arbeitszeitregelungen.

Arbeitsanfall

Durch den Einsatz von flexiblen Arbeitszeitmodellen kann der Betrieb

> auf wechselnden qualitativen und mengenmäßigen Arbeitsanfall reagieren,

> eine höhere Produktivität erzielen,

> Kosten, Fehlzeiten und Überstunden senken,

> die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern,

> als attraktiver Arbeitgeber am umkämpften Arbeitskräftemarkt auftreten.

Gleitzeitmodelle

Gleitzeitregelungen geben den Mitarbeitern des Handwerksbetriebes innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Dabei gibt es Ausgleichszeiträume, innerhalb derer die Arbeitszeit ausgeglichen sein sollte. Auf die Einhaltung von täglichen Mindestarbeitszeiten ist zu achten.

Kernarbeitszeiten

Kernarbeitszeiten sind Zeiten, in denen der Mitarbeiter in jedem Fall seine Arbeitskraft zur Verfügung stellen muss.

Schichtarbeit

Ein weiteres Arbeitszeitmodell ohne Verringerung des Zeitumfangs stellt auch die Schichtarbeit dar. Bei der Schichtarbeit wird ein Arbeitsplatz im Laufe eines Tages von mehreren (zwei oder drei) Mitarbeitern besetzt. Somit kann die Produktionszeit dieses Arbeitsplatzes von 8 Stunden auf 16 oder 24 Stunden ausgedehnt werden.

Teilzeitarbeit

Eine Teilzeitregelung liegt vor, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine kürzere wöchentliche, monatliche oder jährliche Arbeitszeit als üblich vereinbart ist.

Beispiel:

Einsatz von Saisonarbeitern, geringfügig oder kurzzeitig Beschäftigten.

Jobsharing

Eine weitere Form der Teilzeitarbeit ist das Jobsharing. Hier teilen sich in der Regel zwei Mitarbeiter eine Vollzeitstelle.

Lebensarbeitszeitmodelle

Lebensarbeitszeitregelungen sehen vor, dass der Ausgleichszeitraum von Zeitguthaben auf die gesamte Lebensarbeitszeit ausgedehnt wird. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer über sein gesamtes Arbeitsleben Zeitgutschriften ansammeln kann. Er kann dann früher in den Ruhestand gehen oder ab einem bestimmten Lebensalter nur noch in Teilzeit arbeiten.

Zeitarbeit

Einen Sonderfall eines Arbeitszeitmodells stellt der Einsatz von Zeitarbeitskräften dar. Hierbei werden Arbeitskräfte von Zeitarbeitsfirmen für einen bestimmten Zeitraum ausgeliehen. Zur Überbrückung kurzfristiger Arbeitsspitzen ist dies eine sinnvolle, zugleich aber auch teuere Ergänzung des Arbeitskräftepotenzials.

Homeoffice

Ein Arbeitszeitmodell mit oder ohne Verringerung der Arbeitszeit ist die Arbeit im Homeoffice, deren Einsatz sich durch die vielfältigen technischen Möglichkeiten stark erweitert und etabliert hat.

Videokonferenzen

Die Arbeitsergebnisse werden über digitale Kanäle übermittelt. Persönliche Abstimmungen und Absprachen werden durch Videokonferenzen ersetzt. Hierbei kommt Videokonferenzsoftware wie Skype, Zoom, Teams und andere zum Einsatz.

1.2.5 Gruppenorganisation

Unter einer Gruppe versteht man mindestens zwei, in der Regel aber mehrere Mitarbeiter. Sie verfolgen ein gemeinsames Arbeitsziel und beeinflussen sich wechselseitig.

Das Arbeitsverhalten der einzelnen Mitarbeiter der Gruppe wirkt sich unmittelbar auf das der anderen Gruppenmitglieder aus.

Vorteile der Gruppenorganisation:

> Mitglieder der Gruppe motivieren sich gegenseitig.

> Gruppen denken ganzheitlicher und vielschichtiger.

> Gruppen erkennen Probleme eher als Einzelpersonen.

> Gruppen gleichen kurzfristige Leistungsausfälle aus.

> Schutz des Einzelnen bei Misserfolgen.

Nachteile der Gruppenorganisation:

> Gruppe engt Kreativität des Einzelnen ein.

> Entscheidungen werden in der Gruppe hinausgezögert.

> Keine klaren Verantwortlichkeiten in der Gruppe.

> Emotionale Konflikte innerhalb der Gruppe.

1.3 Verwaltungs- und Büroorganisation

1.3.1 Digitales Dokumentenmanagement

Unter Dokumentenmanagement versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und die Verwaltung von Papierdokumenten in einer Schriftgutverwaltung.

Die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeiten und eine rationelle Büroorganisation sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg eines Handwerksbetriebes.

Durch die Digitalisierung bekommt auch das Dokumentenmanagement neue Strukturen.

Es entstehen sog. „Enterprise-Content-Management-Systeme“ (ECM-Systeme), die auch für Handwerksbetriebe effizient eingesetzt werden können.

Man versteht darunter Strategien, Methoden und Werkzeuge, die die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen, Inhalten und Daten ermöglichen und erleichtern.

Daneben ermöglichen ECM-Systeme über unterschiedliche Zugriffsrechte für verschiedene Personen im Handwerksbetrieb einen effizienten Umgang mit Daten und Informationen.

Ablageorganisation

Die Schriftgutablage, auch Registratur genannt, ist die Aufbewahrungsstelle für alle wichtigen Unterlagen des Betriebes und Dokumente des Schriftverkehrs. Meist erfolgt die Ablage in Dateiform.

Die nachfolgenden Ausführungen gelten sowohl für die Schriftgutablage als auch für die elektronische Ablage.

Akten- bzw. Dateiordnung

Die Aktenordnung in Papier- bzw. Dateiform kann folgendermaßen aufgebaut werden:

Organisation der Registratur/Dateiverwaltung

ECM-Systeme unterstützen beim Erfassen und Wiederauffinden von Dokumenten und Dateien.

Schriftverkehr und E-Mails

Geschäftsbrief

Ein wichtiges Kommunikationsmittel eines Unternehmens mit seiner betrieblichen „Umwelt“ ist auch in Zeiten digitaler Kommunikation der Geschäftsbrief.

Visitenkarte des Unternehmens

Durch den Geschäftsbrief werden wesentliche Sachverhalte schriftlich erfasst, festgehalten und weitergegeben. Er ist die Visitenkarte des Unternehmens.

Der Geschäftsbrief einer GmbH, einer ins Handelsregister eingetragenen Personengesellschaft (z. B. OHG, KG) und von ins Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen muss folgende Inhalte aufweisen:

> Name des Inhabers, des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden

> Firma und Rechtsformzusatz

> Sitz des Unternehmens (Anschrift)

> zuständiges Handelsregister

> Handelsregisternummer.

Dies gilt für postalische Schreiben und E-Mails.

Der Geschäftsbrief von Gewerbetreibenden, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, muss mindestens folgende Inhalte haben:

> Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

> ladungsfähige Anschrift.

Formale Gestaltung von Geschäftsbriefen

Jeder Geschäftsbrief muss in der äußeren Form sauber und übersichtlich sein.

Für Form, Größe, Einteilung und Beschriftung des Briefblattes gibt es DIN-Normen. Der formale Inhalt eines Geschäftsbriefes erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende wichtige Punkte:

Formale Gestaltungsmerkmale

> Briefrand

> Briefkopf

> Anschrift des Empfängers

> Postanschrift des Absenders

> Raum für Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers

> Bezugszeichenzeile mit Leitwörtern (z. B. Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Datum)

> Betreffangabe (ohne Nennung des Wortes „Betreff“)

> Straße, Hausnummer, ggf. Postfach, Postleitzahl, Ort

> Behandlungsvermerke (z. B. „Eilt“)

> Anrede

> Brieftext

> Briefabschluss (Grußformel, Unterschrift)

> Anlagen- und Verteilvermerke

> Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail und Internetadresse)

> Bankverbindungen.

Bei der sprachlichen Gestaltung sollten folgende Grundsätze Berücksichtigung finden:

Sprache

> kurze und klare Formulierungen

> Beginn eines neuen Absatzes bei jedem neuen Sachverhalt

> Ausschluss von Rechtschreibfehlern.

Inhaltliche Gestaltung von Geschäftsbriefen

Der fachliche Inhalt des Geschäftsbriefes richtet sich nach der jeweiligen Aufgabenstellung.

Für Unternehmen des Handwerks sind folgende Gebiete des Schriftverkehrs von besonderer Bedeutung:

> Briefe bei der Betriebsgründung (z. B. Anmeldung bei Gewerbeamt, Handwerkskammer, Finanzamt)

> Schriftverkehr bei der Auftragsbeschaffung und bei Verträgen (z. B. Werbebrief, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Mängelrüge)

> Mahnbriefe (z. B. bei Lieferungs- oder Zahlungsverzug)

> Briefe im Verkehr mit Banken (z. B. Kreditantrag, Zahlungsverkehr, Auskunftsansuchen)

> Schriftverkehr mit dem Finanzamt (z. B. Stundungsantrag)

> Briefe im Personalbereich (z. B. Stellenangebote, Bewerbungsschreiben, Kündigungsschreiben, Abmahnung).

Beispiel:

Bei der Erstellung eines Angebots (>> Beispiel folgende Seite) sind folgende Inhalte im Allgemeinen zu berücksichtigen:

Angebotserstellung

> Detaillierte Leistungs- und Arbeitszeitbeschreibung

> Hinweis auf Termintreue, Garantie- und Serviceleistungen, Kundendienst und Arbeitsqualität

> Abstimmung mit anderen Gewerken anbieten

> Gewährleistung der sorgfältigen Einhaltung von aktuellen Vorschriften

> Nebenleistungen in den Preis einschließen, Alternativen anbieten

> Referenzen nennen, Liefer- und/oder Ausführungszeit nennen

> Zahlungsmodalitäten erwähnen

> Mehrwertsteuer separat ausweisen

> Hinweis auf Geschäftsbedingungen

> Gewährleistung erwähnen.

Die einzelnen Inhalte sind situationsbezogen und je nach Handwerkszweig zu gestalten und ggf. einzusetzen. Eine einfache Version eines Textes für einen Malerbetrieb könnte folgenden Text beinhalten:

Musterbrief

Stets dem Kunden zur Verfügung zu stellende Informationen sind:

> Name

> Firmenname

> Rechtsform

> Anschrift

> Telefonnummer und E-Mail-Adresse

> Handels- oder andere Registereintragungen

> Angaben über die genaue Berufsbezeichnung

> Zugehörigkeit zu einer Handwerkskammer

> ggf. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

> bei Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung Angaben zu Namen und Anschrift des Versicherers und dem räumlichen Geltungsbereich

> Preis der Dienstleistung in klarer und verständlicher Form, ggf. Kostenvoranschlag.

Auf Anfrage dem Kunden zur Verfügung zu stellende Informationen:

> berufsrechtliche Regelungen

> bestehende berufliche Gemeinschaften.

Die genannten Informationen müssen dem Kunden leicht zugänglich sein. Möglichkeiten hierfür sind die Homepage des Betriebes oder schriftlich bei Vertragsabschluss oder am Ort der Leistungserbringung.

Nachstehende Inhalte sollten in den im Folgenden genannten Geschäftsbriefen hauptsächlich enthalten sein:

Auftragsbestätigung

Auftrag

> Dank an den Auftraggeber

> klare Auflistung der vereinbarten Leistungen und/oder Produkte

> vereinbarter Preis zzgl. Umsatzsteuer

> ggf. Hinweis auf weitere Kosten bei Auftragserweiterung und/oder weiteren Regiearbeiten (z. B. Preis pro Stunde nennen)

> Liefertermin bzw. Fertigstellungstermin nennen (evtl. Einschränkungen berücksichtigen)

> Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

> Zahlungsmodalitäten vereinbaren bzw. bestätigen

> Grußformel und Unterschrift.

Rechnung

Rechnung

> vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

> Name und Anschrift des Leistungsempfängers

> Steuernummer oder Umsatzsteuer-Ident.-Nr. (USt-IdNr.)

> Ausstellungsdatum

> fortlaufende Rechnungsnummer

> Bezug zu Auftrag vom …

> „Rechnung“ in der Betreffzeile aufnehmen

> Gegenstand der Leistung/Lieferung aufführen

> Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistungen oder der Vereinnahmung des Entgelts beziehungsweise Teilentgelts

> Entgelt nach Mehrwertsteuersätzen aufschlüsseln

> Nettobetrag in Euro

> Mehrwertsteuersatz in Prozent

> Mehrwertsteuerbetrag in Euro

> Rechnungsbetrag (brutto)

> eventuelle Angaben von Skonto

> der auf das Entgelt entfallene Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

> bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

> Angaben der Bankverbindung

> Angaben eines konkreten Zahlungsziels.

Bei Rechnungen, die für handwerkliche Renovierungs- und Modernisierungsmaßnahmen in einem Privathaushalt erbracht werden, sind Materialkosten sowie Arbeits- und Fahrtkosten gesondert auszuweisen. Weiterhin sollte die jeweils darauf entfallende Umsatzsteuer getrennt ersichtlich sein, damit der Kunde den Steuerbonus (§ 35a Abs. 2 S. 2 EstG) auf die Arbeits- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer geltend machen kann.

Eine elektronische Zahlung ist in einem stukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie muss elektronisch verarbeitbar sein.

Ab 01.01.2025 müssen Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können. Hierfür genügt die Bereitstellung eines E-Mail Postfachs. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gilt ein Übergangszeitraum von 2 Jahren (01.01.2027).

Folgende Voraussetzungen muss eine elektronische Rechnung erfüllen:

> Der Rechnungsempfänger muss Rechnungen in elektronischer Form empfangen können.

> Die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein.

> Elektronische Rechnungen müssen elektronisch und revisionssicher archiviert werden.

> Die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen beträgt 8 Jahre.

Mängelrüge

Mängel

> eindeutige Bezugnahme auf die erbrachte Leistung und/oder Lieferung

> genaue fachmännische Beschreibung des Mangels oder der Mängel

> Fristsetzung, innerhalb der die Nachbesserung zu erfolgen hat

> Konsequenzen aufzeigen, falls Nachbesserung nicht innerhalb der Frist erfolgt (z. B. Minderung, Schadensersatz, Rücktritt)

> Vorbehalt weiterer Schadensersatzansprüche.

Abmahnung

Abmahnung

> Abmahnung ist als solche eindeutig zu kennzeichnen.

> Zu beanstandendes Verhalten so konkret wie möglich darstellen.

> Hinweis auf arbeitsvertragliche Verletzung.

> Schwere und/oder Häufigkeit der Pflichtverletzung ist darzustellen.

> Arbeitsrechtliche Konsequenz (z. B. Kündigung) muss angedroht werden.

> Empfang der Abmahnung vom Arbeitnehmer bestätigen lassen.

> Abschrift der Abmahnung für die Personalakte.

Einfaches Zeugnis

Zeugnisse

> persönliche Daten

> Art der Beschäftigung

> Dauer der Beschäftigung.

Qualifiziertes Zeugnis

> Personalien und Beschäftigungsdauer

> Beschreibung des Aufgabengebietes

> Leistungsbeurteilung

> Verhalten zu Mitarbeitern und Kollegen

> Angaben über Auflösung des Arbeitsverhältnisses

> Glückwünsche für die Zukunft.

Bewerbungsschreiben

Bewerbungen

> genaue Eigenanschrift

> genaue Empfängeranschrift (möglichst mit Nennung des Ansprechpartners)

> angemessene Anrede

> meist Bezugnahme auf eine Stellenanzeige oder sonstiger Anlass der Bewerbung (z. B. Initiativbewerbung)

> kurzer Abriss der derzeitigen Tätigkeit (evtl. auch frühere Tätigkeiten)

> Hinweis der Eignung für die angebotene Stelle

> Nennung des frühestmöglichen Eintrittstermins

> ggf. Einkommensvorstellungen

> Hinweis auf Vorstellungsgespräch

> Grußformel und Unterschrift

> Verzeichnis der Anlagen.

Einsatz standardisierter Korrespondenz

Zur Vereinfachung und Rationalisierung des Schriftverkehrs bei häufig wiederkehrenden gleichen oder ähnlichen Vorgängen ist die Anwendung standardisierter Korrespondenz zweckmäßig.

1.3.2 Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien

a) Telekommunikationsmittel

Telefon/Mobilfunk

Das (Mobil-)Telefon ist der verbreitetste Fernübertragungsdienst.

VoIP

Im Festnetz immer bedeutender ist das Telefonieren über das Internet (VoIP). Bei VoIP werden analoge Sprachdaten digitalisiert und über das Internet zum Empfänger geschickt.

Durch VoIP lassen sich die Telefonkosten häufig senken.

Mobiltelefone (Smartphones) ermöglichen dem Nutzer weltweite, ortsunabhängige Kommunikation.

Telefax

Telefax bietet die Möglichkeit, Vorlagen von Fernkopierern über das Telefonnetz an den vorgesehenen Empfänger zu übermitteln.

Online-Kommunikation

Die Kommunikationsmöglichkeiten durch Onlinedienste werden im Unterabschnitt „Nutzung des Internets im Handwerksbetrieb“ behandelt.

b) Aufbau und Grundlagen eines IT-Systems

Hardware

Unter Hardware versteht man die zur Datenverarbeitung erforderlichen technischen Geräte und Bestandteile.

Dies sind im Wesentlichen:

Bestandteile

> Rechner (PC)

> Tastatur und Maus

> Bildschirm

> Drucker.

Für die Funktion eines PCs sind darüber hinaus folgende Bestandteile notwendig:

> die CPU (Central Processing Unit) als zentrale Rechen- und Steuereinheit

> die Festplatte als Speichermedium

> der RAM-Speicher (Random Access Memory) als Arbeitsspeicher

> die Grafikkarte zur Ausgabe der Benutzeroberfläche

> die Soundkarte zur Aufzeichnung und Wiedergabe von Tonsignalen.

Ausschlaggebend für die Leistungsfähigkeit eines PCs ist einerseits die Rechengeschwindigkeit der CPU. Diese wird durch die Hertz-Frequenzzahl angegeben. Der andere ausschlaggebende Faktor für die Leistung eines PCs ist der Arbeitsspeicher (auch Hauptspeicher). Der Arbeitsspeicher ist für die aktuell bearbeiteten Informationen relevant, d. h., je mehr Arbeitsspeicher, desto mehr Informationen können gleichzeitig von einem PC verarbeitet werden.

Tablet

Mobile Arten von PCs sind Notebooks, Laptops und Tablets.

Drucker

Bei der Wahl des Druckers stehen dem Handwerksbetrieb vier Alternativen zur Verfügung.

3-D-Drucker sind Maschinen (in einer Analogie „Drucker“ genannt), die dreidimensionale Werkstücke schichtweise aufbauen. Der Aufbau erfolgt computergesteuert aus einem oder mehreren flüssigen oder festen Werkstoffen nach vorgegebenen Maßen und Formen (CAD). Typische Werkstoffe für das 3-D-Drucken sind Kunststoffe, Kunstharze, Keramiken und Metalle.

Scanner

Ein Scanner ermöglicht als Zusatzgerät die automatische Eingabe von Texten, Zeichnungen und Fotos durch Abtasten und Digitalisieren. Die eingescannten Texte können dann bearbeitet und verwendet werden.

Lokales Netzwerk

Datensicherheit

Unter Datensicherheit versteht man den Schutz von Daten vor Zerstörung und Verlust einerseits und unbefugtem Zugriff durch Dritte andererseits.

Datenverlust

Hauptursachen für Datenverluste sind technische Defekte, Bedienungsfehler und Angriffe von Hackern:

> Versagen des Speichermediums

> Bedienungsfehler

> Programmabsturz

> Computerviren

> Manipulation

> Diebstahl, Zerstörung.

Der Betriebsinhaber muss für eine ausreichende Sicherung der vorhandenen Daten sorgen (Back-up).

Ein Computervirus ist ein sich selbst vermehrendes Computerprogramm, das sich in andere Computerprogramme einschleust und reproduziert.

Zum Schutz vor Computerviren sind folgende Maßnahmen empfehlenswert:

> Aufbau einer Firewall zum Schutz vor Virenangriffen aus dem Internet

> Einsatz von Anti-Viren-Software

> schriftliche Verpflichtungserklärungen der Mitarbeiter, keine externe Software einzuspielen oder fachfremde Internetseiten zu besuchen und eigene Datenträger anzuschließen

> Verwendung lizenzierter Software

> regelmäßige Datensicherungen.

Drahtlose Computernetze (WLAN) ermöglichen in vielen Unternehmen die kabelfreie Vernetzung und den Zugang ins Internet. Auch in öffentlichen Einrichtungen ist es möglich, über WLAN Zugang zum Internet zu bekommen. Dies bedeutet jedoch ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.

Software

Die Software besteht zum einen aus einem Betriebssystem, das zum Betrieb des PCs notwendig ist, und zum anderen aus Anwendungsprogrammen.

Windows

Zu den bekannten Betriebssystemen zählen die verschiedenen Varianten von Windows, Unix/Linux und MacOS; für Tablet-Computer auch Android.

Bei der Anwendungssoftware ist zu unterscheiden zwischen

> Standardprogrammen,

> Branchenlösungen und

> Individualprogrammen.

Standardprogramme eignen sich, da die Anwendungsfälle in den einzelnen betrieblichen Teilbereichen ähnlich sind (Basisaufgaben). Viele Software-Hersteller bieten umfangreiche „Anwendungssoftware-Pakete“ an, im Rahmen derer einzelne Anwendungsbereiche integriert und aufeinander abgestimmt sind.

Office

Als häufigstes Software-Paket ist Microsoft Office zu nennen.

Auf Individual- oder Branchenlösungen kann zurückgegriffen werden, wenn betriebliche oder branchenmäßige Besonderheiten vorliegen. Diese werden von Standardsoftware nicht berücksichtigt, sondern erfordern maßgeschneiderte Anwendungen.

Branchenlösungen

Für viele Handwerkszweige wurden Branchenlösungen erarbeitet.

Wichtig sind die unterschiedlichen Software-Programme, die für die Datensicherung verantwortlich sind. Diese werden so konfiguriert, dass sie zu bestimmten Zeitpunkten automatisch vorhandene Daten sichern (Back-up).

Einsatz eines IT-Systems im Handwerksbetrieb

Der Entscheidung über den Einsatz eines IT-Systems sollte in jedem Fall eine Problem- und Wirtschaftlichkeitsanalyse vorausgehen. Sie enthält folgende Punkte:

Information

> Informationsgewinnung

– Fachzeitschriften und Internetrecherche

– Besuch von Messen, Vorträgen, Seminaren und anderen Infoveranstaltungen

– Unternehmensberater

– Berufsorganisationen.

Datenmengengerüst

> Analyse des Ist-Zustandes

– Erfassung des betrieblichen Datenmengengerüstes (z. B. Mitarbeiterzahl, Lohnarten, Kundenzahl, Lieferantenzahl, Sachkontenzahl, monatliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Anzahl der Buchungen, Anzahl der Angebote, Lagerartikel, monatliche Lagerzu- und -abgänge, Kostenstellen u. a.)

– Erfassung der Arbeitsabläufe

– Ermittlung von Schwachstellen im Betrieb.

Lastenheft

> Entwurf einer Soll-Konzeption

– Abfassung eines Lastenheftes (Zweck des IT-Einsatzes, Anwendungsbereiche, Form und Inhalt der angestrebten Ergebnisse, Anforderungen an die Hardware, Anforderungen an das Betriebssystem, Anforderungen an die Anwendungssoftware, künftige Datenmengen, Ausbaufähigkeit, Nebenbedingungen).

Angebote

> Ausschreibung

– Einholung von Angeboten bei IT-Anbietern auf der Grundlage des Lastenheftes

– Vorführung einzelner IT-Systeme

– Einholung von Referenzen.

Einmalige und laufende Kosten

> Prüfung der Angebote/Kosten-Nutzen-Abwägung/Systementscheidung

– Kosten für Hardware einschließlich Lieferung und Installation sowie Software, Zubehör, Schulung, eventuell Programmanpassungen usw.

– laufende Kosten (z. B. Personalkosten, Verbrauchsmaterial, Updates)

– direkt bewertbare Einsparungen durch die IT (Rationalisierungseffekte)

– nicht direkt bewertbarer IT-Nutzen (z. B. Informationsverbesserung, schnellere Angebotsabgaben, Verbesserung der Materialdisposition, schnellere Rechnungsstellung, Entscheidungen auf Basis besserer betrieblicher Daten)

– Vorhandensein geeigneter Anwendungssoftware

– Wartung und Service, Programmpflege

– Qualität der Bedienungsunterlagen, Unterstützung bei Einarbeitung und Schulung

– Kompatibilität mit anderen Anlagen, Ausbaufähigkeit des Systems

– Benutzerfreundlichkeit

– Vertragsgestaltung (z. B. Liefertermin, Garantie, Zahlungsvereinbarungen, Zusicherung der im Pflichtenheft dargestellten Anforderungen, Rücktrittsmöglichkeit).

Organisation

> Organisatorische Vorbereitung

– geeignete Räumlichkeiten

– personelle Voraussetzungen (Einführungsschulungen)

– sachliche Voraussetzungen (Beleggestaltung, Stammdatenerfassung u. Ä.)

– Information der Mitarbeiter.

Installation

> Installation

– Testläufe

– Dokumentation von Anlaufschwierigkeiten

– Umsetzung.

Im Zusammenhang mit der Finanzierung eines IT-Systems stellt sich oft die Frage, ob es gekauft oder geleast werden soll.

Für diese Entscheidung sind vor allem folgende Faktoren von Bedeutung:

> Kapitalverfügbarkeit

> Liquiditätsbelastung

> steuerliche Wirkung.

Lebensdauer

Zu beachten ist, dass IT-Systeme in der Regel schnell veralten und damit in der Regel keinen Wiederverkaufswert besitzen. Man geht von einer technologischen Lebensdauer von etwa 3 Jahren aus.

Ein Leasingvertrag bietet feste Laufzeiten sowie die Möglichkeit zur ständigen Systemerweiterung bzw. -erneuerung.

Im Folgenden sind die verschiedenen Stufen zur Einführung der IT im Handwerksbetrieb zusammengefasst.

Anwendungsbereiche der IT im Handwerksbetrieb

Die IT kann sowohl

> im Büro,

> beim Kunden,

> in der Werkstatt,

> auf Baustellen

eingesetzt werden.

Kaufmännische Verwaltung

Mögliche Anwendungsbereiche auf dem Gebiet der kaufmännischen Verwaltung, also im Büro, sind unter anderem:

> Angebotserstellung, Kalkulation

> Auftragsbearbeitung

> Projektplanung, Projektüberwachung

> Fakturierung (Rechnungsausstellung, Verbuchung der Eingänge, Mahnwesen)

> Führung von Kunden-, Lieferanten-, Auftrags- und Bestelldateien

> Lohn- und Gehaltsabrechnung

> Textverarbeitung und Schriftverkehr

> Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Kennzahlenauswertung, Betriebsvergleiche, Controlling, Liquiditätsplanung

> Steuervoranmeldungen

> Datenarchivierung

> Kommunikation (z. B. Onlinedienste, Internet etc.)

> Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Technische Verwaltung

Im Rahmen der technischen Verwaltung lassen sich durchführen:

> technische Berechnungen

> technische Zeichnungen

> Konstruktionen

> komplette Planerstellungen.

Nutzung des Internets im Handwerksbetrieb

Das Internet ist die Gesamtheit aller weltweit zusammengeschlossenen Computernetzwerke. Diese kommunizieren nach einem standardisierten Verfahren miteinander.

Internetserver

Heute besitzen auch kleine Organisationseinheiten einen Internetserver. Der Vorteil liegt darin, dass rund um die Uhr von jedem Punkt der Welt auf die Daten des Servers zugegriffen werden kann.

Cloud-Computing

Immer wichtiger, um auf Daten und Programme weltweit zugreifen zu können, wird das Cloud-Computing. Unter Cloud-Computing (deutsch: Rechnen in einer Wolke) versteht man das Speichern von Daten in einem entfernten Rechenzentrum, aber auch die Ausführung von Programmen, die nicht auf dem lokalen Arbeitsplatzcomputer oder Server installiert sind, sondern entfernt in der (sinnbildlichen) Wolke (englisch: cloud).

Die temporär angeschlossenen Endgeräte

DSL 5G

Der Internetnutzer stellt die Verbindung zum Internet in der Regel über die DSL-Technik her. Schnelle und mobile Übertragungsmöglichkeiten werden über LTE-Technik, 4G- und 5G-Technik erreicht.

Browser

Der Zugang zum Internet erfolgt über Onlinedienste (Internet-Provider).

Anwendungs- und Nutzungsmöglichkeiten

Für den Handwerksbetrieb bieten sich grundsätzlich folgende wichtige Anwendungs- bzw. Nutzungsmöglichkeiten:

> Darstellung des Handwerksbetriebes und seiner Produkte und Dienstleistungen durch Einrichtung eines eigenen Internetauftritts (Homepage und weitere Seiten) unter einer eigenen WWW-Adresse (Domain-Name, z. B. www.IhrBetriebsname.de).

– Kundenbetreuung und Kundengewinnung

– Anschaulichkeit Anschauliche, ansprechende und werblich effektive Darstellung der Inhalte

– Kostenersparnis Darstellung von Produkten und Dienstleistungen im Internet

> Nutzung des Internets als Informations- und Beschaffungsquelle

> Nutzung von E-Mail für den Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten (Achtung: Hier gelten die rechtlichen Vorschriften wie für Geschäftsbriefe.)

> Gewinnung von Mitarbeitern

> Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

> elektronische Signatur

> Nutzung von Social Media (z. B. Facebook, WhatsApp, Instagram, Twitter etc.).

Vorteile

Folgende Vorteile entstehen für den Handwerksbetrieb durch die eigene Homepage:

> Dialogfähigkeit Internet und E-Mail bieten direkten Dialog. Kunden, Lieferanten, Interessenten usw. können Aufträge erteilen, Kommentare hinterlassen, Nachfragen stellen etc.

> Nachprüfbarkeit Durch Abrufstatistiken kann der Betriebsinhaber feststellen, welche Inhalte der Interessent oder Kunde öffnet und welche Angebote somit interessant sind.

> Zielgenauigkeit E-Mails sind ein effektives Medium der Kunden- und Interessentenansprache.

> Schnelligkeit Über Internet und E-Mail können Informationen schnell einem großen Personenkreis zugänglich gemacht werden.

> Veränderbarkeit Informationen können schnell und unbürokratisch verändert und angepasst werden.

> Erreichbarkeit Potenzielle Kunden und Interessenten können den Handwerksbetrieb rund um die Uhr an 365 Tagen regional und überregional erreichen.

> Verfügbarkeit Informationen auf Websites sind zeit- und ortsunabhängig verfügbar.

Die wichtigsten Bereiche des E-Commerce sind:

> B2B (Business to Business)