Microsoft Project 2013 für Dummies E-Book

Cynthia Snyder

• Herausgeber: Wiley-VCH
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Serie: ...für Dummies
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 415

Veröffentlichungsjahr: 2014

Beschreibung

Wer sich selbst und seine Projekte gut organisieren kann, hat immer gute Karten. Für alle, die MS Project 2013 einsetzen und damit jede Menge Zeit sparen wollen, ist dieses Buch genau das richtige. Trotz des anspruchsvollen Themas führt das Buch locker und amüsant durch die Möglichkeiten dieses Programms. Sie erfahren, was bei MS Project 2013 neu ist, wie Sie viel Zeit und Nerven sparen können, wie man MS Project und MS Office zusammenarbeiten lässt und vieles mehr, das man braucht, um dieses Programm erfolgreich und kreativ zu nutzen.

Leseprobe

Microsoft Project 2013 für Dummies

Cynthia Stackpole Snyder und Nancy C. Muir

Microsoft Project 2013 für Dummies

Übersetzung aus dem Amerikanischen von Reinhard Engel

WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

1. Auflage 2013

© 2013 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Original English language edition »Project 2013 For Dummies« © 2013 by Wiley Publishing, Inc. All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This E-Book published under license with the original publisher John Wiley and Sons, Inc.

Copyright der englischsprachigen Originalausgabe »Project 2013 For Dummies« © 2013 by Wiley Publishing, Inc. Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form. Dieses E-Book wird mit Genehmigungdes Original-Verlages John Wiley and Sons, Inc. publiziert.

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Coverfoto: © Falko Matte – fotolia.com

Korrektur: Geesche Kieckbusch, Hamburg

E-Book: Beltz Bad Langensalza GmbH, Bad Langensalza

Print ISBN: 978-3-527-70936-6

epub ISBN: 978-3-527-68075-5

mobi ISBN: 978-3-527-68073-3

Über die Autorinnen

Cynthia Snyder ist eine bekannte Rednerin, Beraterin und Trainerin in Sachen Projektmanagement. Sie war Projektmanagerin des Teams, das die vierte Auflage von Project Management Body of Knowledge des PMI (Project Management Institute) aktualisiert hat, und ist Autorin vieler Bücher, darunter PMP Certification All-in-One For Dummies, A Project Manager's Book of Forms: A Companion to the PMBOK Guide und A User's Manual to the PMBOK Guide (alle bei John Wiley & Sons). Ihre Bücher wurden in mehrere Sprachen übersetzt. Als Beraterin liegt ihr Schwerpunkt auf fortgeschrittenem Projektmanagement. Als Trainerin ist sie im privaten, im öffentlichen und im Bildungssektor sehr gefragt. Sie lebt mit ihrem Ehemann und einer Menagerie von Tieren am Pazifik im Nordwesten der USA.

Nancy Muir hat über hundert Bücher über Wirtschafts- und Technologiethemen geschrieben. Zusätzlich zu ihrer Tätigkeit als Autorin betreibt sie eine Website über Technologie für Senioren namens TechSmartSenior.com und eine begleitende Website für ihre iPad-Bücher in der »… für Dummies«-Serie, iPadMadeClear.com. Für Retirenet.com schreibt sie regelmäßig Beiträge über Computer und das Internet. Bevor sie freie Autorin wurde, arbeitete sie als Managerin in mehreren Verlagen und als Schulungsleiterin bei Symantec.

Widmung

Für meinen Ehemann, Dexter, der mich beim Schreiben so wundervoll unterstützt und jeden Moment der Freizeit zum Vergnügen macht!

Danksagungen

Bücher werden nicht im Alleingang veröffentlicht. Viele Menschen sind erforderlich, um Informationen aus dem Kopf des Autors in die Hände des Lesers zu transportieren. Sie können dies nur lesen, weil die folgenden Mitarbeiter der »… für Dummies«-Reihe und Wiley daran beteiligt waren, Ihnen diese Informationen zu liefern.

Ich bin meinem Lektor Kyle Looper dankbar für die Gelegenheit, dieses Buch zu schreiben. Brian Walls ist ein ausgezeichneter Projektlektor. Ich schätze seine Anstrengungen, um den Zeitplan einzuhalten und mich immer wieder bei den Abbildungen zu unterstützen. Becky Whitney sorgte dafür, dass ich den »… für Dummies«-Stil einhielt. Mein phänomenaler Fachlektor Toby Brown ist Experte für Microsoft Project. Er ist ein wundervoller Lehrer, und ich schätze sein sachdienliches Feedback, das dieses Buch noch besser machte.

Schließlich danke ich Ann Anthony dafür, dass sie ihre Arbeit unterbrach, um mich beim Schreiben zu unterstützen. Ich verspreche, dass wir bald Zeit füreinander haben werden.

Einleitung

Über die Jahre hinweg hat sich das Projektmanagement zu einer Disziplin entwickelt, die mit Karteikarten begann und heute ausgeklügelte Analysen, Techniken und Diagramme zum Verwalten von Zeitabläufen und zur Kontrolle der Kosten sowie ein umfangreiches Berichtswesen umfasst. Software für das Projektmanagement, die es erst seit ungefähr 30 Jahren gibt, macht die Verwaltung unserer komplexen Projekte etwas einfacher.

Über Project 2013 für Dummies

Microsoft Office Project 2013, die aktuelle Auflage der wohl bekanntesten Software für Projektmanagement, bietet den Benutzern eine unglaubliche Fülle von Funktionen an. Doch wie so oft bei Software scheint der Einstieg ziemlich schwierig zu sein. Er wird leichter, wenn Sie verstehen, in welcher Beziehung die Programmfunktionen zu Ihrer täglichen Arbeit als Projektleiter stehen.

Mit Microsoft Office Project 2013 für Dummies möchte ich Ihnen helfen, Project 2013 zu erkunden. Dabei möchte ich Sie nicht nur mit wichtigen Konzepten des Projektmanagements vertraut machen, sondern Ihnen auch die speziellen Abläufe aufzeigen, wie Sie einen Projektplan erstellen und überwachen. Viel wichtiger aber ist, dass ich Ihnen zeigen werde, wie Sie die vorhandenen Funktionen und Prozeduren mit Ihren vorhandenen Kenntnissen als Projektleiter kombinieren können, um Ihnen den Umstieg auf Project 2013 zu erleichtern.

Hier sind einige übergreifende Themen, die in diesem Buch behandelt werden:

Einstieg in die Arbeit mit Project 2013 durch Eingabe von Aufgaben und Abhängigkeiten und das Arbeiten mit Projektansichten

Arbeiten mit Ressourcen, Kalendern und Kosten

Berücksichtigung von Einschränkungen, Feinabstimmung des Zeitplans und Erstellung eines Basisplans

Sammeln von Daten, Fortschrittsanalysen, Anpassungsmaßnahmen bei Planabweichungen und Projektstatusberichte

Einige Annahmen über den Leser

In diesem Buch werden einige Annahmen über Sie als Leser gemacht. Ich unterstelle, dass Sie mit einem Computer umgehen können und wissen, wie man eine Maus, eine Tastatur, Menüs und Symbolleisten bedient. Weiterhin nehme ich an, dass Sie die gebräuchlichen Windows-Funktionen (wie zum Beispiel die Zwischenablage) kennen und mit Texten arbeiten können, etwa dass Sie Text mit der Maus markieren und an eine andere Stelle ziehen können.

Ich nehme auch an, dass Sie über Erfahrungen im Projektmanagement verfügen. Wenn Sie bereits sehr große, langjährige Projekte verwaltet oder Projektteams geleitet haben, können Sie die Informationen in diesem Buch besser verstehen.

Ich nehme nicht an, dass Sie bereits mit Project oder einer anderen Projektmanagementsoftware gearbeitet haben. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Project beschäftigen, finden Sie hier den passenden Einstieg: Sie erfahren, wie Project arbeitet, wie Sie in Project navigieren und wie Sie Ihren ersten Projektplan erstellen können. Wenn Sie bereits mit einer früheren Version von Project gearbeitet haben, werden Sie alles über das neue Project 2013 und seine Funktionen kennenlernen.

Konventionen in diesem Buch

Einige Konventionen erleichtern das Arbeiten mit diesem Buch:

Einige Wörter werden kursiv dargestellt, wenn sie zum ersten Mal benutzt und definiert werden.

Menübefehle werden in der Reihenfolge angegeben, in der Sie sie ausführen müssen: »Wählen Sie EXTRAS|RESSOURCEN GEMEINSAM NUTZEN|GEMEINSAME RESSOURCENNUTZUNG«. (Sie finden in Kapitel 2 mehr Informationen zu den Menübändern von Project.)

Einstellungsmöglichkeiten in Dialogfeldern, die gerne auch mit dem Fachausdruck Optionen bezeichnet werden, werden wie Menübefehle in Kapitälchen geschrieben: »Setzen Sie im Dialogfeld ZEITSKALA die Option TEILUNG auf 1.«

Was Sie nicht lesen müssen

Sie müssen dieses Buch nicht von vorn bis hinten durchlesen, und Sie müssen nicht einmal alle Abschnitte in einem bestimmten Kapitel lesen. Sie können Informationen überspringen, die für Sie nicht relevant sind, und nur das Material lesen, das Ihnen hilft, eine anstehende Aufgabe zu lösen.

Dennoch habe ich dieses Buch so strukturiert, dass es mit den grundlegenden Konzepten beginnt, die Sie kennen müssen, um die Arbeitsweise von Project zu verstehen. Dann folgen die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um ein typisches Projekt aufzubauen. Wenn Sie den ganzen Prozess genau kennenlernen möchten, können Sie vorne anfangen und das Buch durcharbeiten, um Ihren ersten Projektplan zu erstellen.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Dieses Buch soll Ihnen helfen, einen leichteren Einstieg in das Arbeiten mit Microsoft Office Project 2013 zu finden, um Projekte zu planen, durchzuführen und zu überwachen, wobei bewährte Erfahrungen und Prinzipien des Projektmanagements beachtet werden. Das Buch ist logisch in größere Abschnitte unterteilt, die der Erstellung und Überwachung eines typischen Projektplans entsprechen.

Teil I: Einstieg in Project 2013

Teil I erklärt, was Project 2013 für Sie tun kann, und beschreibt, welche Art von Daten Sie eingeben müssen, um Projekte erfolgreich verwalten zu können. Sie erhalten eine erste Einführung in Projektansichten und wie Sie darin navigieren können. Sie beginnen mit dem Aufbau eines Projektstrukturplans, indem Sie Aufgaben und Aufgabenbezüge eingeben und Zeiten abschätzen.

Teil II: Ressourcen verwalten

Teil II handelt von den Projektressourcen: Sie erfahren, wie Sie Arbeitsressourcen, Materialressourcen und fixe Kosten erstellen und den Vorgängen eines Projekts zuordnen können. Außerdem lernen Sie, wie der Ressourcenverbrauch während des Projekts in seine laufenden Gesamtkosten einfließt.

Teil III: Den Basisplan vorbereiten

Nachdem Sie den Projektplan im Einzelnen festgelegt haben, müssen Sie herausfinden, ob dieser Plan Ihren Budget- und Zeitanforderungen entspricht. Project bietet diverse Werkzeuge an, mit denen Sie Ressourcen- und Zeitvorgaben ändern können, um die Kosten zu senken und die Fristen einzuhalten und so den Plan fertigzustellen. Außerdem wird kurz beschrieben, wie Sie das Format von Elementen Ihres Projekts ändern können, damit Ihr Plan sowohl beim Ausdruck als auch auf dem Bildschirm möglichst gut aussieht. Nachdem jeder am Projekt Beteiligte dem Plan zugestimmt hat, können Sie ihn zum Basisplan deklarieren, an dem der künftige Arbeitsfortschritt gemessen werden soll.

Teil IV: Das Projekt im Plan halten

Wie jeder erfahrene Projektleiter weiß, laufen Projekte niemals so ab, wie sie sich das vorgestellt haben. In diesem Teil beginnen Sie, laufende Aktivitäten mit Ihrem Plan abzugleichen. Außerdem lernen Sie Methoden kennen, um Fortschrittsberichte zu erstellen und festzustellen, wie Sie bei Planabweichungen wieder auf den rechten Kurs kommen können. Project 2013 verfügt über eine überarbeitete Berichtsfunktion, um überzeugende, aussagekräftige Berichte zu erstellen. Ich beschreibe, wie Sie diese neue Funktionalität bestmöglich für Ihre Berichte nutzen können. Im letzten Kapitel dieses Teils erhalten Sie Tipps, wie Sie künftige Projekte anhand von Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten besser planen können.

Teil V: Der Top-Ten-Teil

Zehn scheint für Menschen eine praktische Zahl zu sein, wenn es darum geht, etwas aufzulisten, deshalb finden Sie in diesem Teil zwei Zehnerlisten: Zehn goldene Regeln des Projektmanagements und Zehn coole Abkürzungen in Project 2013. Das erste dieser Kapitel erzählt Ihnen einiges darüber, was Sie tun und was Sie lassen sollten, damit Sie sich eine Menge Ärger sparen können, wenn Sie Project zum ersten (oder auch zum fünften) Mal nutzen. Das zweite Kapitel gibt Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie Ihre Arbeit durch Doppelklicks, Rechtsklicks oder Tastaturkürzel beschleunigen können.

Anhang

Ertragswert? Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit? Projektstrukturplan? Glauben Sie mir, das Projektmanagement kennt mehr Ausdrücke als ein medizinisches Fachbuch. Aus diesem Grund habe ich für ein Glossar gesorgt, das viele dieser Ausdrücke enthält, von denen einige aus dem Projektmanagement stammen, während andere einen projektspezifischen Hintergrund haben. Schlüsselbegriffe werden natürlich im Verlauf des Buchs erklärt, wenn Sie aber schnell einmal etwas nachschlagen wollen, schauen Sie hier nach.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Ein Bild sagt mehr als … Sie wissen ja. Deshalb werden in »… für Dummies«-Büchern Symbole verwendet, um Ihnen einen visuellen Hinweis auf besondere Informationen zu geben, die Ihr Leben viel einfacher machen können. In diesem Buch werden die folgenden Symbole verwendet:

Dieses Symbol verweist auf Fakten, die zu dem Abschnitt des Buchs passen, den Sie gerade lesen (und dessen Inhalt eventuell auch noch an anderer Stelle in diesem Buch erwähnt wird), oder die – weil es sich um wichtige Informationen handelt – wiederholt werden.

Bei den Tipps handelt es sich um die Ratgeberspalte eines Computerbuchs: Sie bieten weise Ratschläge, ein paar weitergehende Informationen zu einem Thema, das gerade abgehandelt wird und die vielleicht interessant sind, oder Wege an, wie Sie Dinge ein wenig einfacher erledigen können.

Dieses Symbol buchstabiert das Wort Problem in Großbuchstaben. Wenn Sie eine Warnung sehen, sollten Sie sie lesen. Wenn Sie nicht aufpassen, könnten Sie an dieser Stelle Dinge tun, die in eine Katastrophe münden.

Wie geht es weiter?

Nehmen Sie das, was Sie bisher auf die harte Tour in der Schule des Projektmanagements gelernt haben, und tauchen Sie in die Welt von Microsoft Office Project 2013 ein. Wenn Sie sich das trauen, werden Sie mit vielen Werkzeugen und Informationen belohnt, die Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte effizienter zu verwalten.

Lesen Sie in einem ersten Schritt das Inhaltsverzeichnis, um die Abschnitte in dem Buch zu finden, die Sie gerade benötigen, oder beginnen Sie einfach bei Kapitel 1.

Zu diesem Buch gibt es eine begleitende Website, die ein Projektbeispiel mit Vorlage sowie mehrere Beispielformulare enthält, die Ihnen helfen, ein Projekt zu planen und zu verwalten. Sie finden dieses zusätzliche Material unter www.dummies.com/go/project2013fd.

Teil I

Einstieg in Project 2013

In diesem Teil …

Das Menüband und die Registerkarten in Project 2013 kennenlernen

Ein neues Projekt erstellen, Aufgaben erfassen und ein Projekt organisieren

Mit Aufgabenübersichten, Meilensteinen und Notizen arbeiten

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erkennen und anordnen, um ein Netzwerkdiagramm zu erstellen

Die Zeitplanung für Aufgaben durchführen

Projektansichten an die eigenen Anforderungen anpassen

Kapitel 1

Projektmanagement, Project 2013 und Sie

In diesem Kapitel

Die Elemente eines Projekts kennenlernen

Die Rolle des Projektleiters verstehen

Von Project 2013 profitieren

Die Software-Schnittstelle erkunden

Hilfe in Project finden

Willkommen in der Welt des computerisierten Projektmanagements mit Microsoft Project 2013. Wenn Sie bisher noch keine Projektmanagementsoftware eingesetzt haben, betreten Sie eine schöne, neue Welt. Es ist so, als wenn Sie von einem Büro von vor 25 Jahren – ohne Fax, Voicemail oder E-Mail – in ein Büro von heute mit seiner Fülle von technischen Geräten gehen.

Alles, was Sie bisher mit handschriftlichen Aufgabenlisten, einer Textverarbeitung und Tabellen erledigt haben, vereint sich auf magische Weise in Project. Natürlich findet dieser Übergang nicht schlagartig statt, und Sie benötigen ein grundlegendes Verständnis davon, was Projektmanagementsoftware machen kann, damit Sie deren Vorteile wirklich nutzen können. Wenn Sie schon mit früheren Versionen von Project gearbeitet haben, kann der Überblick in diesem Kapitel dazu beitragen, nicht nur Ihr Gedächtnis aufzufrischen, sondern Sie auch gleich in einige der neuen Funktionen von Project 2013 einzuführen.

Selbst wenn Sie ein erfahrener Projektleiter sind, sollten Sie sich einige Minuten Zeit nehmen, um dieses Kapitel zumindest zu überfliegen. Es legt die Grundlagen für Ihre Arbeit mit Project.

Eine Einführung in das Projektmanagement

Sie haben wahrscheinlich tagtäglich mit Projekten zu tun. Bei einigen ist das offensichtlich der Fall, weil Ihr Chef sie so nennt, damit jeder Schwachkopf weiß, dass es eines ist, zum Beispiel wenn er es Tiefsee-Bohrprojekt nennt oder Netzwerk-Erweiterungsprojekt. Bei anderen Dingen ist es nicht so offensichtlich, dass Sie es mit einem Projekt zu tun haben, zum Beispiel wenn es darum geht, dass Sie auf der Geburtstagsfeier am Samstag eine Rede halten oder Ihren Garten winterfest machen müssen.

In diesem Buch wird ein Projekt als einzigartiges Unternehmen definiert, das den Zweck hat, bestimmte Deliverables oder Produkte zu erzeugen beziehungsweise bestimmte Ergebnisse zu erzielen. Im Kontext eines Projekts ist ein Deliverable eine separate Komponente oder ein Gegenstand, die beziehungsweise der die Anforderungen des Projekts erfüllt, etwa ein Designdokument oder ein Prototyp. Projekte werden durch mehrere Parameter und Variablen bestimmt.

Projektmanagement ist die Tätigkeit, die Variablen eines Projekts so zu organisieren, zu verwalten und zu steuern, dass die Ziele und die Mission des Projekts erfüllt werden.

Einige Projektvariablen sind leicht zu definieren, andere nicht.

Die definierten Projektvariablen sind:

Umfang: Die Arbeit, die erforderlich ist, um die Deliverables, Produkte und Ergebnisse des Projekts zu erstellen und zu erzielen.

Zeit: Die Dauer, die erforderlich ist, um das Projekt durchzuführen.

Kosten: Die finanziellen Mittel, die erforderlich sind, um das Projekt durchzuführen.

Ressourcen: Die Menschen, die Ausrüstung, das Material und die Anlagen, die erforderlich sind, um das Projekt durchzuführen.

Die undefinierten Projektvariablen sind:

Änderungen: Art, Zeitpunkt und Umfang von Abweichungen eines Projekt-Basisplan. Änderungen können Umfang, Zeit, Kosten oder Ressourcen des Projekts beeinflussen.

Risiko: Ungewissheiten (betreffend Umfang, Zeit, Kosten und Ressourcen, Stakeholder oder Umgebung), die die Fertigstellung von jedem Aspekt des Projekts gefährden können.

Stakeholder: Eine Person oder Organisation, die das Projekt entweder positiv oder negativ beeinflussen kann oder von diesem beeinflusst wird.

Umfang: Der Standort, an dem das Projekt abgewickelt wird, oder die Kultur oder Organisation, in die es eingebettet ist.

Wenn Sie die Geburtstagsfeier des Unternehmens organisieren müssen, haben wir es mit einem Projekt zu tun. Wenn man Ihnen die Verantwortung für eine drei Jahre dauernde Expedition in die Eifel anvertraut, um dort nach Erdöl zu bohren, mit Firmen die entsprechenden Verträge abzuschließen, die notwendigen Genehmigungen bei den zuständigen Behörden einzuholen und mit einem Team von 150 Personen zu arbeiten, handelt es sich wohl definitiv um ein Projekt. Ja, selbst die Rede, die Sie halten müssen, ist ein Projekt, weil sie bestimmte Merkmale aufweist.

Wenn Sie wissen wollen, was Project wirklich für Sie tun kann, müssen Sie verstehen, was Ihre – großen oder kleinen – Projekte gemeinsam haben. In allen Projekten gibt es :

Ein zentrales Ziel

Einen Projektleiter

Einzelne Aufgaben, die zwischen einem Anfangs- und einem Endzeitpunkt durchgeführt werden müssen

Einen Zeitplan, in dem die Aufgaben abgearbeitet werden (wie drei Stunden, drei Tage oder drei Monate)

Zeitliche Beziehungen zwischen diesen Aufgaben (Sie können zum Beispiel nicht mit einem neuen Fertigungsablauf anfangen, bevor Sie die entsprechenden Mitarbeiter darin geschult haben, wie die neuen Abläufe aussehen)

Ressourcen (zum Beispiel Menschen, Ausrüstungsgegenstände, Einrichtungen und Vorräte), um die Arbeit zu erledigen

Ein Budget (die Kosten, die mit diesen Leuten, Ausrüstungsgegenständen, Einrichtungen und Vorräten zusammenhängen)

Die Rolle des Projektleiters

Obwohl die Rolle eines Managers (geschweige denn sein Sinn) häufig schwierig zu verstehen ist, ist der Wert eines Projektleiters offensichtlich. Ein Projektleiter erstellt den grundlegenden Plan des Projekts und sorgt dafür, dass dieser erfolgreich umgesetzt wird. Dabei wendet er technische, geschäftliche und fachspezifische Verfahren an, um die Durchführung von Aufgaben zu steuern und das Projekt im Zeitplan zu halten.

Ein wirklich guter Projektleiter könnte Projektmanagement studiert oder einen entsprechenden Abschluss haben. Wenn Sie etwa hinter einem Namen die Abkürzung PMP lesen, hat diese Person das Project-Management-Professional-Zertifikat des Project Management Institutes erworben. Bei diesem Institut handelt es sich um die weltweit führende Organisation zur Einführung von Standards und Empfehlungen für die Verwaltung von Projekten, die auch Ausbildungsmöglichkeiten und praktische Informationen bietet.

Was genau macht ein Projektleiter?

Ein Projektleiter ist nicht immer die entscheidende Person eines Projekts. Diese Rolle übernimmt derjenige, der Vorgesetzter des Projektleiters ist – möglicherweise sogar Mitglieder der Geschäftsführung. Der Projektleiter sorgt dafür, dass die einzelnen Aspekte des Projekts zusammenpassen, und ist für den Erfolg oder das Scheitern des Projekts verantwortlich.

In der Terminologie des Projektmanagements ist die Person, die das Projekt initiiert hat (und die letzte Verantwortung dafür trägt), der Projektsponsor. Auch wenn der Projektmanager für den Projektsponsor arbeiten kann, hat ein Projekt oft auch einen Kunden, für den das Endprodukt erstellt wird. Dieser Projektkunde kann zum Unternehmen des Projektleiters gehören oder von diesem unabhängig sein.

Ein Projektleiter verwaltet die folgenden wesentlichen Teile eines Projekts:

Umfang: Er definiert und organisiert die gesamte Arbeit, die erledigt werden muss, um die Mission des Projekts zu erfüllen und die Deliverables zu erstellen.

Zeitplan: Er definiert die einzelnen Schritte und die dazu gehörenden Zeitvorgaben, um das Projektziel zu erreichen. Dies ist das Element, das Sie mit Microsoft Project erstellen.

Ressourcen: Er definiert, verwaltet und überwacht die Ressourcen, löst Ressourcenkonflikte und stellt einen Konsens über die Ressourcennutzung her. Dieser Teil des Jobs umfasst auch die Verwaltung der nichtmenschlichen Ressourcen wie Material und Ausrüstung.

Kosten: Er schätzt die Kosten ab und wendet diese Schätzwerte auf den Zeitplan an, um ein Zeitphasen-Budget zu erstellen.

Kommunikation mit dem Projektteam, der Geschäftsleitung und den Kunden: Er informiert die Stakeholder des Projekts über dessen Status. Stakeholder ist jeder, der ein berechtigtes Interesse am Erfolg des Projekts hat. Die Kommunikation mit den Stakeholdern gehört zu den Schlüsselverantwortungen eines Projektleiters.

Die logische Balance zwischen den Variablen Umfang, Zeit, Kosten und Ressourcen zu finden und während eines Projekts zu erhalten, gehört zu den Kernaufgaben eines Projektleiters. Ein Projekt zu managen bedeutet, alle seine Variablen so zu kontrollieren, dass die Ziele des Projekts unter Verwendung der zugewiesenen Ressourcen termin- und budgetgerecht erreicht, die Risiken in Grenzen gehalten, Änderungen berücksichtigt und die Stakeholder zufrieden gestellt werden. Leicht? Vielleicht nicht. Doch eins ist sicher: Wenn Sie über Software verfügen, die Ihnen hilft, die Arbeit zu organisieren und zu strukturieren, ist die Aufgabe des Projektmanagements weniger einschüchternd. Genau hier kann Project 2013 helfen.

Was Sie mit Project 2013 tun können

Project 2013 ist ein Zeitplanungswerkzeug, das Ihnen hilft die definierten Variablen, die im vorangegangenen Abschnitt beschrieben wurden, zu organisieren, zu verwalten und zu steuern. Das Programm hilft Ihnen auch, die undefinierten Variablen indirekt zu verwalten. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit Project Ihre Arbeit organisieren und verwalten, realistische Zeitpläne erstellen und die Nutzung von Ressourcen optimieren können.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um einige der wunderbaren Methoden kennenzulernen, wie Sie Ihr Projekt mit Project organisieren, verwalten und steuern können. Nachdem Sie (oder Ihr Unternehmen) Project (und dieses Buch) gekauft haben und Sie Ihre Zeit investiert haben, um die Anwendung der Software zu lernen, können Sie folgende Vorteile nutzen:

Verwenden Sie eingebaute Vorlagen, um schnell ein neues Projekt zu starten. Project- Vorlagen sind vorgefertigte Pläne für typische Projekte im geschäftlichen Umfeld, wie zum Beispiel das Erstellen von Gewerbebauten, ein Maschinenbauprojekt, die Markteinführung eines neuen Produkts, ein Büroumzug oder die Entwicklung einer Software.

Organisieren Sie Ihr Projekt nach Phasen, Deliverables, Ort oder einem anderen Kriterium. Mit dem Gliederungsformat können Sie die Informationen je nach Bedarf immer detaillierter ausarbeiten.

Ermitteln Sie die Kosten anhand einer Methode Ihrer Wahl. Beispiele sind Zeitperiode, Ressourcentyp, Deliverable oder Kostentyp.

Organisieren Sie Ressourcen nach Ressourcentyp. Gleichen Sie Ihre Ressourcen ab, um Überlastungen zu vermeiden, oder bestimmen Sie, wie sich Änderungen von Ressourcen auf die Dauer eines Vorgangs auswirken.

Berechnen Sie Kosten und Zeitdauer in Abhängigkeit von Ihrem Input. Sie können schnell Was-wäre-wenn-Szenarien berechnen, um Ressourcenkonflikte zu lösen, Ihre Kosten im Budgetrahmen zu halten oder den Fertigstellungstermin einzuhalten.

Verwenden Sie Ansichten und Berichte mit dem Klick auf eine Schaltfläche. Project stellt Ihnen und Ihren Vorgesetzten zahlreiche Informationen zur Verfügung. Sie müssen nie wieder manuell einen aktuellen Bericht über die bis dahin aufgelaufenen Gesamtkosten erstellen, weil Ihr Chef diese Informationen im letzten Moment haben will.

Nutzen Sie komplexe Algorithmen (die nicht einmal Sie selbst entwickeln könnten), um Aufgaben wie das Ausgleichen von Ressourcenzuordnungen durchzuführen, um Ressourcenkonflikte zu lösen, Aufgaben anhand bestimmter Kriterien zu filtern, Was-wäre-wenn-Szenarien zu modellieren oder den Wert der bisher erledigten Arbeiten in Euro zu berechnen.

Doch egal wie leistungsstark Ihr Tool ist – Sie müssen die Zeit aufwenden, um aussagekräftige Daten einzugeben. Großartige Software garantiert nicht automatisch großartige Ergebnisse; sie macht es nur leichter, diese zu erzielen.

Der erste Kontakt mit Project 2013

Die Datei, die Sie in Project erstellen, wird Projektplan oder Terminplan beziehungsweise Zeitplan genannt. (Lassen Sie sich nicht verwirren, diese drei Begriffe werden in Project synonym verwendet.) Sie können diesen Plan mit einem mehrdimensionalen Schachspiel aus Star Trek vergleichen, in dem es eine Unmenge von Daten, die über verschiedene Seiten Ihres Projekts verteilt sind, und viele grafische Darstellungen dieser Informationen gibt. Diese Ansichten helfen Ihnen, die Struktur Ihres Plans zu verstehen und den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.

Einige Menschen bezeichnen den Zeitplan als Projektplan. Tatsächlich enthält der Projektplan den Zeitplan – sowie weitere Informationen wie etwa das Budget, den Projektstrukturplan, Lebenszyklusdaten, den Risikomanagementplan und viele andere Daten, die für ein erfolgreiches Projektmanagement benötigt werden.

Wenn Sie Project zum ersten Mal öffnen, werden mehrere Optionen angezeigt, um ein neues Projekt zu starten (siehe Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1 Der Startbildschirm von Project 2013

Sie können ein neues leeres Projekt anlegen, ein neues Projekt anhand eines vorhandenen Projekts erstellen oder ein neues Projekt erstellen, indem Sie Daten aus Microsoft Excel oder SharePoint importieren. Außerdem können Sie vorgefertigte Vorlagen für verbreitete Projekttypen verwenden, wie etwa:

Vorbereitung eines Jahresberichts

Plan für eine Marketingkampagne

Geschäftsplan für Unternehmen

Erstellen eines Budgets

Wenn keine der angezeigten Vorlagen Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie online nach weiteren Vorlagen suchen, indem Sie Schlüsselwörter in das Suchfeld NACH ONLINEVORLAGEN SUCHEN am oberen Rand des Fensters. eingeben. Für die folgende Beschreibung gehe ich allerdings davon aus, dass Sie die Option LEERES PROJEKT auswählen.

Wenn Sie ein neues leeres Projekt öffnen, sehen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff, einige Registerkarten, das Menüband, die Zeitachse, den Arbeitsbereich mit dem Tabellenblatt und dem Diagrammbereich sowie die Statusleiste (siehe Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2 Ein neues leeres Projekt öffnen

In Abbildung 1.2 wird die GANTT-DIAGRAMM-Ansicht dargestellt (Näheres über Ansichten siehe Kapitel 6). Hier zunächst ein Überblick über die Hauptkomponenten von Project (siehe Abbildung 1.2):

Symbolleiste für den Schnellzugriff: Die Symbolleiste für den Schnellzugriff links über dem Menüband ist jederzeit und in allen Ansichten sichtbar.

RegisterkarteDATEI: Die Registerkarten fassen Befehle nach sachlichen Gesichtspunkten zusammen. Wenn Sie etwa mit Ressourcen arbeiten, finden Sie wahrscheinlich die einschlägigen Befehle und Einstellungen unter der Registerkarte RESSOURCE.

Menüband: Menübänder erlauben einen schnellen Zugriff auf die gebräuchlichsten Tools und Befehle. Wenn Sie die Registerkarte wechseln, ändern sich die Tools im Menüband.

Gruppe: Eine Gruppe ist ein Satz zusammengehöriger Befehle oder Einstellungen auf dem Menüband. Wenn Sie zum Beispiel Text in einer Zelle des Tabellenblatts formatieren wollen, finden Sie die einschlägigen Befehle in der Gruppe SCHRIFTART auf dem Menüband VORGANG.

Zeitachse: Die Zeitachse gibt Ihnen einen Überblick über das gesamte Projekt – eine grafische Darstellung aller Vorgänge von Anfang bis Ende.

Tabellenblatt: Ähnlich wie ein Tabellenkalkulationsblatt zeigt das Tabellenblatt die Daten das Projekts an. Die Standardfelder ändern sich in Abhängigkeit von der ausgewählten Registerkarte. Sie können die Spalten und Felder in dem Tabellenblatt an Ihre Anforderungen anpassen.

Diagrammbereich: Der Diagrammbereich zeigt eine grafische Darstellung der Daten in dem Tabellenblatt an. Eventuell wird auch ein Balkendiagramm angezeigt, das die Dauer eines Vorgangs oder ein Ressourcenhistogramm mit der Ressourcennutzung darstellt.

Statusleiste: Die Statusleiste am unteren Rand des Projektfensters zeigt Informationen über Ansichten, den Zoomfaktor und neu eingegebene Vorgänge, die geplant werden, an.

In Registerkarten und im Menüband navigieren

Jede der sechs Registerkarten von Project zeigt im Menüband verschiedene Optionen an. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über jede Registerkarte, das zugehörige Menüband und die Symbolleiste für den Schnellzugriff. In späteren Kapiteln werden die verschiedenen Funktionen und Befehle auf dem Menüband vertieft.

Die Registerkarte DATEI links ist die erste Registerkarte. Sie ist grün hervorgehoben. Wenn Sie diese Registerkarte anklicken, wird ihr Menü auf der linken Seite angezeigt (siehe Abbildung 1.3).

Abbildung 1.3 Das Menü der Registerkarte Datei

Die Registerkarte DATEI wird in der Backstage-Ansicht angezeigt, in der verschiedene Optionen zur Dateiverwaltung und zur Änderung von Einstellungen angeboten werden. So können Sie etwa ein neues Projekt anlegen, ein vorhandenes Projekt öffnen und Ihr gegenwärtiges Projekt speichern oder drucken. Von der Backstage-Ansicht aus können Sie auch Ihr gegenwärtiges Projekt freigeben, exportieren oder schließen. Außerdem können Sie dort das Menüband und die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen .

Auf der Registerkarte VORGANG verbringen Sie in Project viel Zeit. Links auf dem zugehörigen Menüband steht die Gruppe ANSICHT (siehe Abbildung 1.4). Die Standardansicht ist die GANTT-DIAGRAMM-Ansicht (siehe Abbildung 1.2 weiter vorne). Sie zeigt das Tabellenblatt für Vorgangsdaten und den Diagrammbereich mit einem Balkendiagramm an, das die Dauer jedes Vorgangs repräsentiert.

Abbildung 1.4 Die Registerkarte Vorgang

Sie können auf der Registerkarte VORGANG verschiedene Ansichten auswählen (siehe Abbildung 1.5).

Abbildung 1.5 Alle zur Verfügung stehenden Ansichten der Registerkarte Vorgang

Vielleicht erkennen Sie einige Befehlsgruppen auf der Registerkarte VORGANG wieder. So sind etwa die Gruppen ZWISCHENABLAGE und SCHRIFTART Standardgruppen von Windows. Andere Gruppen, wie etwa ZEITPLAN oder VORGÄNGE, gehören zu einer bestimmten Ansicht – hier der GANTT-DIAGRAMM-Ansicht. Achten Sie auf die purpurne Registerkarte GANTT-DIAGRAMMTOOLS|FORMAT, wenn die Registerkarte VORGANG in der GANTT-DIAGRAMM-Ansicht angezeigt wird.

Die Registerkarte RESSOURCE (siehe Abbildung 1.6) dient zur Verwaltung von Ressourcen. Damit können Sie etwa Ressourcen hinzufügen und zuweisen oder Ressourcen vorgangsübergreifend ausgleichen. In Project umfassen Ressourcen Menschen, Ausrüstung, Material, Standorte und Vorräte. Sie können den Ressourcen auch Kosten und Kalender zuweisen. (Näheres über Ressourcen erfahren Sie in Kapitel 7.)

Abbildung 1.6 Das Menü der Registerkarte Ressource

Die Registerkarte BERICHT (siehe Abbildung 1.7) dient zur Darstellung und Bearbeitung verschiedener Berichte des Projekts.

Abbildung 1.7 Das Menü der Registerkarte Bericht

Die Registerkarte PROJEKT (siehe Abbildung 1.8) dient zur Verwaltung des Projekts insgesamt, nicht einzelner Vorgänge oder Ressourcen. So können Sie etwa das Start- und Enddatum, die Priorität und den Basisplan des Projekts ändern.

Abbildung 1.8 Das Menü der Registerkarte Projekt

Die Registerkarte ANSICHT (siehe Abbildung 1.9) dient zur Anzeige einiger Standardansichten des Projekts, etwa GANTT-DIAGRAMM- oder NETZPLAN-Ansicht. Außerdem können Sie Ressourcenansichten wie etwa RESSOURCE EINSATZ oder RESSOURCE GRAFIK anzeigen. Mit der Registerkarte ANSICHT können Sie Daten nach Datum oder einer bestimmten Periode sortieren.

Abbildung 1.9 Das Menü der Registerkarte Ansicht

Die Registerkarte FORMAT (siehe Abbildung 1.10) dient zur Präsentation Ihres Zeitplans. Zu diesem Zweck können Sie Schriftarten und -stile, Seitenumbrüche und Spaltenparameter einstellen.

Abbildung 1.10 Das Menü der Registerkarte Format

Sie können das Menüband entweder fixieren oder verbergen (lösen), um mehr Platz auf dem Bildschirm zu schaffen. Mit dem nach oben zeigenden Pfeil (^) ganz rechts auf dem Menüband können Sie dieses verbergen. An derselben Stelle können Sie ein nur aufgeklapptes Menüband mit einem Pin fixieren. Mit einem Rechtsklick auf eine Registerkarte können Sie ein Untermenü öffnen, das den Befehl MENÜ REDUZIEREN enthält. Dieser Befehl funktioniert als Umschalter, der das Menüband entweder anzeigt oder verbirgt. Das Gleiche leistet auch die Tastenkombination [Strg] + [F1].

Weitere Tools anzeigen

Links über dem Menüband befindet sich die sogenannte Symbolleiste für den Schnellzugriff. Sie ist immer auf dem Bildschirm sichtbar und enthält standardmäßig die Schaltflächen SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN. Um der Leiste weitere Schaltflächen hinzuzufügen, klicken Sie an ihrem rechten Ende auf den nach unten zeigenden Pfeil und dann auf eine der in der sich öffnenden Liste vorhandenen Schaltflächen, um diese im Menü anzuzeigen oder auszublenden. Der Befehl, den Sie suchen, ist nicht vorhanden? Klicken Sie am unteren Rand des Menüs auf WEITERE BEFEHLE, um noch mehr Befehle zu entdecken, die Sie hinzufügen können.

Das praktische ZEITACHSE-Tool zeigt die gesamte skalierte Zeitspanne des Projekts an. Sie können Vorgänge oder Meilensteine in die Zeitachse einfügen. Sie können die Zeitachse auch kopieren und in Berichte oder andere Präsentationen einfügen. Sie können die Zeitachse verbergen, indem Sie auf der Registerkarte ANSICHT das Kontrollkästchen ZEITACHSE deaktivieren. Sie können auch mit der Zeitachse arbeiten, indem Sie mit einem Rechtsklick ihr Kontextmenü öffnen und mit dessen Befehlen Vorgänge einfügen, die Timeline kopieren, die Schriftart ändern oder Detailinformationen anzeigen.

Die Statusleiste befindet sich am unteren Rand des Project-Fensters. Sie zeigt an, ob Ihre Vorgänge manuell oder automatisch geplant werden (siehe Kapitel 2). Außerdem können Sie mit der Statusleiste schnell zwischen den gebräuchlichsten Ansichten wechseln: GANTT-DIAGRAMM, ARBEITSAUSLASTUNG NACH VORGÄNGEN, TEAMPLANER, RESSOURCE: TABELLE, BERICHT; und Sie können mit einem Schieberegler auf der rechten Seite der Statusleiste den Zoomfaktor der Zeitskala verkleinern oder vergrößern. Näheres über Ansichten erfahren Sie in Kapitel 6.

Von Project Hilfe erhalten

Wenn Sie heute problemlos mit Ihrem Computer arbeiten können, wissen Sie wahrscheinlich, wie man das Hilfe-System einer Software verwendet. Tabelle 1.1 bietet eine Zusammenfassung der Hilfetypen an, die Sie in Project 2013 finden, wenn Sie am rechten Ende des Menübands auf die Schaltfläche HILFE klicken oder [F1] drücken. Wie Sie sehen, können Sie allein viel Zeit mit dem Studium aller Hilfethemen verbringen. Doch das ist nicht nötig. Denken Sie nur daran, dass sie da sind, wenn Sie Hilfe benötigen.

Die Funktionen der Project-Hilfe

Funktion

Wie sie verwendet wird

Hilfekategorien

Der Hauptteil des Project-Hilfe-Fensters zeigt eine Liste mit allgemeinen Hilfe-Kategorien an. Klicken Sie auf eine Kategorie und dann auf ein Thema in einer Unterkategorie.

Hilfe-Drop-down-Menü

Legen Sie fest, ob Sie die Hilfe von Office.com oder von Ihrem Computer abrufen wollen.

Schaltflächen ZURÜCK, VORWÄRTS

Klicken Sie auf diese Schaltflächen der Symbolleiste des Project-Hilfe-Fensters, um zwischen den Hilfe-Fenstern zu navigieren.

Die Schaltfläche START

Zeigt wieder die erste Seite der Hilfe an.

Die Schaltfläche DRUCKEN

Druckt das aktuelle Dokument aus.

Die Schaltfläche SCHRIFTGRAD ÄNDERN

Damit können Sie die Größe des Textes im Project-Hilfe-Fenster ändern.

SUCHEN

Geben Sie in das Textfeld einen Suchbegriff oder eine Suchphrase ein und klicken Sie auf das Vergrößerungsglas, um die Suche auszuführen. Wenn Sie kontrollieren möchten, wo gesucht werden soll, klicken Sie rechts neben dem Wort SUCHEN auf den kleinen, nach unten zeigenden Pfeil und dann auf eine Auswahl.

Tabelle 1.1 Die Funktionen der Project-Hilfe

Kapitel 2

Das Projekt starten

In diesem Kapitel

Von der Projektidee zum Projektplan

Den Projektstrukturplan (PSP) erstellen

Informationen über das Projekt eingeben

Den Projektstrukturplan in Project eingeben

Vorgänge in Project eingeben

Das Projekt speichern

Glückwunsch – Sie sind stolzer Projektmanager eines neuen Projekts! Bevor Sie irgendetwas tun können, müssen Sie den Umfang des Projekts verstehen. Um ein Projekt vernünftig planen zu können, müssen Sie eine klare Vorstellung von folgenden Aspekten haben:

Das Ziel des Projekts

Die zu erwartenden Meilensteine

Die hauptsächlichen Deliverables

Die Budgetgrenzen

Die wesentlichen Stakeholder

Die Erfolgskriterien

Ein Projekt zu planen, ist nicht so einfach, wie eine Datei in Project zu öffnen und alle erforderlichen Vorgänge einzugeben. Bevor Sie mit der Planung eines Projekts beginnen, müssen Sie seinen Zweck verstehen und einige allgemeine Informationen über das Projekt kennen wie etwa Vorgaben für Meilensteine oder das Gesamtbudget.

Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, müssen Sie es gut planen. Um gut zu planen, müssen Sie seine Ziele und die Kriterien verstehen, an denen sein Erfolg gemessen wird. Deshalb müssen Sie, bevor Sie den ersten Vorgang in Project eingeben, das Projekt-Charter-Dokument erstellen (das etwas später in diesem Kapitel beschrieben wird) und den Projektstrukturplan (PSP) entwickeln, um einen Rahmen für die Projekt-Deliverables vorzugeben. Dann können Sie mit der Organisation des Projekts beginnen und Vorgänge in Project eingeben.

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie aus der Projektidee einen Projektplan entwickeln, um die erforderlichen Mittel und Maßnahmen zu identifizieren und sie als Ressourcen und Vorgänge in Project eingeben zu können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie ein neues Projekt speichern können.

Den Projektauftrag erstellen

Sinn und Zweck eines Projekts auf allgemeiner Ebene zu verstehen, ist für seinen Erfolg entscheidend. Der Projektauftrag ist ein Dokument, mit dem ein Projekt formell definiert wird. Es enthält allgemeine Informationen über das Projekt. Der Projektauftrag wird häufig von dem Projektmanager zusammen mit dem Projektsponsor entwickelt. Der Projektauftrag ist eine Vereinbarung über den Zweck und die Ziele des Projekts.

Ein Projektauftrag umfasst folgende Elemente:

Zweck

Projektbeschreibung

Ziele

Allgemeine Anforderungen

Hauptmeilensteine

Gesamtbudget

Zuständiger Projektmanager

Alternativ wird ein Projektauftrag mit dem englischen Terminus Project Charter bezeichnet.

Der Projektauftrag stellt Ihnen allgemeine Hintergrundinformationen zur Verfügung, die Ihnen helfen, das Projekt zu planen und die Arbeit logisch zu organisieren. Anhand dieser Informationen können Sie anfangen, die hauptsächlichen Deliverables des Projekts und seinen Lebenszyklus zu planen, und abschätzen, wie Sie die erforderliche Arbeit in Angriff nehmen wollen.

In diesem Buch verwende ich durchgehend ein Beispielprojekt, dessen Projektauftrag Sie in Abbildung 2.1 sehen, um die Schlüsselkonzepte von Project zu demonstrieren.

Projektauftrag

Projekttitel:

Spendensammlung Jugendzentrum-Lauf

Projektsponsor:

Ida Know

Projektmanager:

Bonnie Rush

Datum der Erstellung:

Mai 2013

Projektkunde:

Gemeindeverwaltung

Zweck oder Grund des Projekts:

Spenden einsammeln, um ein Jugendzentrum zu finanzieren, das für Kinder im Alter von 4 bis 18 Jahren einen sicheren und interessanten Ort bietet, um die Freizeit zu verbringen.

Projektbeschreibung:

Einen 10-km-Lauf planen und durchführen, um Spenden zur Finanzierung eines Jugendzentrums für die Gemeinde zu sammeln. Das Projekt umfasst die Registrierung der Teilnehmer, die Planung und Vorbereitung der Strecke, die Bereitstellung von Verpflegung und Getränken, das Management der freiwilligen Hilfskräfte, das Drucken von T-Shirts, Öffentlichkeitsarbeit, Werbung und die Projektverwaltung.

Allgemeine Anforderungen:

Die Laufstrecke soll 10 km lang sein. Das Ereignis soll ein Lauf/Gehen, aber kein Rennen sein. Die Jugendlichen der Gemeinde sollen an der Planung und Verwaltung des Ereignisses teilnehmen. Am Start und Ende sollen Verpflegung und Getränke angeboten werden. In Abständen von 1,5 km sollen Wasserstationen eingerichtet werden. Für die Läufer sollen T-Shirts und Latze bereitgestellt werden. Ein Sanitätszelt und medizinisches Personal sollen während des Ereignisses bereitstehen. Es sollen Parkplätze für 500 Autos bereitgestellt werden. Es soll eine Online-Registrierung angeboten werden. Mit Ausnahme der Maßnahmen für die öffentliche Sicherheit sollen Freiwillige die Arbeit leisten.

Projektziele und Erfolgskriterien:

Projektziel

Erfolgskriterien

Umfang

Einen Lauf veranstalten, um Spenden für ein Jugendzentrum der Gemeinde zu sammeln

1 Million Euro netto an Spenden sind eingesammelt worden.

Zeit

Das Rennen vor dem 1. November veranstalten

Das Ereignis ist vor dem 1. November abgeschlossen.

Kosten

Das Ereignis für weniger als 10.000 Euro veranstalten.

Gesamtkosten betragen weniger als 10.000 Euro.

Andere

Das Ereignis sicher machen.

Es erfolgen keine medizinischen Transporte und es werden keine Vorfälle gemeldet, bei denen die Polizei eingreifen musste.

Globale Meilensteine:

Globaler Meilenstein

Fälligkeitsdatum

Planung beginnt.

01-06

Anwerbung der Freiwilligen beginnt.

01-07

Streckenplanung ist abgeschlossen.

15-07

PR und Werbung beginnen.

01-08

Registrierung öffnet.

15-08

Alle Verträge für Verpflegung und Getränke sind abgeschlossen.

01-10

Tag des Ereignisses beginnt.

01-11

Spenden sind abgerechnet und der Gemeinde übergeben.

15-11

Projekt ist abgeschlossen.

15-11

Geschätztes Budget:

10.000 €

Genehmigungen:

Bonnie Rush

___________________________________ (Unterschrift des Projektmanagers)

Ida Know

____________________________________________ (Unterschrift des Sponsors/ Projektverantwortlichen)

Abbildung 2.1 Der Projektauftrag des Beispielprojekts

Der Projektstrukturplan (PSP)

Bei einem kleinen Projekt können Sie möglicherweise sofort Vorgänge in Project eingeben und organisieren. Doch bei Projekten, die mehr als etwa 50 Vorgänge umfassen, sollten Sie vorher überlegen, wie die Arbeit strukturiert und organisiert werden sollte, bevor Sie Project öffnen. Es hat sich bewährt, eine Best Practice, auch Projektstrukturplan oder PSP genannt , zu erstellen. Er besteht aus einer hierarchisch gegliederten Darstellung der gesamten Projektarbeit.

Der Begriff der Projektarbeit umfasst die Arbeit, die erforderlich ist, um das Produkt zu erstellen, sowie die Arbeit, die erforderlich ist, um das Projekt zu managen (wie etwa die Teilnahme an Meetings, die Durchführung von Schulungsmaßnahmen oder die Erstellung von Dokumentationen).

Im Allgemeinen wird der Projektstrukturplan top-down entwickelt. Anders ausgedrückt: Sie beginnen auf der allgemeinsten Ebene des Projekts (das heißt mit dem Projekt selbst) und zerlegen es in größere sachliche Komponenten. Dann zerlegen Sie jede dieser Komponenten in Unterkomponenten und so weiter, bis Sie ein separates Deliverable (Arbeitsergebnis, Liefergegenstand) definiert haben. An diesem Punkt endet der Projektstrukturplan und die Vorgänge beginnen.

Die Zerlegung der Deliverables des Projektstrukturplans wird auch als Dekomposition bezeichnet.

Der Projektstrukturplan umfasst alle Deliverables des Projekts und den Projektumfang. Er umfasst nicht die Aufgaben. Diese gehören nur in den Zeitplan. Sie können den Projektstrukturplan auch als einen Plan auffassen, der nur Substantive enthält, während der Zeitplan aus Verben besteht, die Tätigkeiten beschreiben. Wenn etwa das Deliverable »Wasserstationen« in dem Beispiel Jugendzentrum-Lauf ein auf der untersten Ebene angesiedeltes Deliverable Ihres Projektstrukturplans ist, könnten Sie für den Zeitplan folgende Vorgänge mit der Substantiv-Verb-Konvention definieren:

Wasserlieferanten ermitteln

Angebotsaufforderung entwerfen

Angebote sammeln

Lieferanten auswählen

Vertrag entwerfen

Vertrag abschließen

Einrichtung der Wasserstationen überwachen

Die Arbeit organisieren

Häufig ist die Zerlegung in die Komponenten der schwierigste Aspekt bei der Erstellung eines Projektstrukturplans. Meistens gibt es mehrere Möglichkeiten. Wenn Sie etwa Hardware an mehreren Standorten installieren müssen, könnten Sie den Projektstrukturplan zuerst nach Hardware oder nach Standorten untergliedern. Softwareprojekte werden oft in Lebenszyklusphasen unterteilt, etwa Konzept, Anforderungen, Design, Erstellung, Test und Einsatz.

Eine andere gebräuchliche Methode der Arbeitsorganisation orientiert sich an den hauptsächlichen Deliverables. Die Anforderungen und Deliverables des Projekts bestimmen, wie die Arbeit am besten organisiert werden sollte. Der PSP für den Jugendzentrum-Lauf ist nach Arbeitsarten unterteilt. Sie können ihn in zwei verschiedenen Ansichten betrachten. Eine Ansicht sieht wie ein Organigramm aus, die andere wie eine Gliederung. Beide Ansichten sind geeignet; doch wenn Sie einen PSP in mehr als zwei Ebenen zerlegen, wird die Organigramm -Ansicht zunehmend unhandlicher. Wenn Sie in die Details gehen, arbeiten Sie besser im Gliederungsformat. Abbildung 2.2 zeigt das Organigramm mit den beiden oberen Ebenen des PSPs.

Abbildung 2.2 Die beiden oberen Ebenen des Projektstrukturplans für den Jugendzentrum-Lauf

Anhand des Organigramms können Sie die Arbeit in einer Gliederungsansicht weiter zerlegen:

1. Registrierung

1.1 Datenbank

1.2 Benutzerschnittstelle

1.3 Bezahlung

1.4 Bestätigung

2. PR und Werbung

2.1 Printmedien

2.2 Fernsehen

2.3 Rundfunk

2.4 Internet

3. Verpflegung und Getränke

3.1 Verpflegung am Ziel

3.2 Getränke am Ziel

3.3 Wasserstationen

4. Sicherheit

4.1 Medizinische Versorgung

4.2 Sicherheitsdienst

5. Streckenlogistik

5.1 Strecke

5.2 Ausschilderung

5.3 Parken

6. Freiwillige

6.1 Anwerbung

6.2 Management

7. Projektmanagement

7.1 Kommunikation

7.2 Planung

7.3 Management

7.4 Risikomanagement

7.5 Stakeholder-Management

Ein Projekt beginnen

In Kapitel 1 beschreibe ich, wie Sie ein leeres Projekt öffnen können. Nachdem Sie ein leeres Projekt geöffnet haben, können Sie zunächst grundlegende Informationen über das Projekt wie etwa seinen Anfangstermin und den Endtermin eingeben.

Projektinformationen eingeben

Sie können Projektinformationen auf zwei Wegen eingeben:

Wählen SieDATEI|INFORMATIONEN. In dem Abschnitt PROJEKTINFORMATIONEN auf der rechten Seite der Backstage-Ansicht (siehe Abbildung 2.3) können Sie die Daten ANFANGSTERMIN, ENDTERMIN, AKTUELLES DATUM und STATUSDATUM des Projekts eingeben.

Abbildung 2.3 Die Seite Informationen des Menübefehls DATEI|INFORMATIONEN

Nachdem Sie DATEI|INFORMATIONEN ausgewählt haben, können Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben der Spaltenüberschrift PROJEKTINFORMATIONEN klicken, um auf ERWEITERTE EIGENSCHAFTEN des Projekts zuzugreifen. In dem Dialogfeld können Sie Ihren Namen, die Projektbezeichnung, einen Firmennamen, Schlüsselwörter und andere Informationen eingeben. Diese Daten werden in vielen von Project automatisch generierten Berichten verwendet.

Wählen SiePROJEKT und klicken Sie im Menüband auf das SymbolPROJEKTINFORMATIONEN. Damit wird das Dialogfeld PROJEKTINFO FÜR "<PROJEKTNAME>" geöffnet (siehe Abbildung 2.4). Es enthält dieselben Informationen wie die Seite INFORMATIONEN des DATEI-Menüs.

Abbildung 2.4 Das Dialogfeld PROJEKTINFO FÜR "<PROJEKTNAME>"

Die folgende Liste beschreibt die Einstellungen des Dialogfelds PROJEKTINFO FÜR "<PROJEKTNAME>":

Anfangstermin und Endtermin des Projekts: Wenn Sie ein Projekt vorwärts vom Anfangstermin aus planen (siehe den nächsten Punkt), geben Sie nur den Anfangstermin ein. Wenn Sie dagegen rückwärts vom Endtermin aus planen, geben Sie einen Endtermin ein.

Berechnung vom: Sie können wählen, ob Vorgänge rückwärts vom Endtermin aus oder vorwärts vom Anfangstermin aus geplant werden sollen. Die meisten Projektleiter planen vorwärts vom Anfangstermin aus.

Obwohl Sie rückwärts planen können, sollten Sie diese Funktion nur nutzen, um die Arbeit anfänglich rückwärts zu planen, indem Sie den Endtermin festlegen und dann auf OK klicken. Sofort danach sollten Sie zu diesem Dialogfeld zurückkehren und BERECHNUNG VOM auf den (neu berechneten) Anfangstermin zurücksetzen. Falls Sie dies nicht tun, könnten später Probleme auftauchen, wenn Sie den Fortschritt festhalten. Denn dann wäre der Endtermin fixiert, weil Sie rückwärts geplant haben; und der Anfangstermin wäre fixiert, weil Sie bereits Ist-Daten gespeichert haben. Deshalb wäre der Zeitplan nicht mehr dynamisch und könnte sich nicht verkürzen oder verlängern.

Aktuelles Datum: Standardmäßig fügt Project hier das aktuelle Tagesdatum anhand des Kalenders Ihres Computers ein. Wahlweise können Sie auch ein abweichendes Datum eingeben. Eine solche Änderung ist sinnvoll, wenn Sie Was-wäre-wenn-Szenarien durchrechnen wollen oder den Fortschritt, gemessen an einem Datum Ihrer Wahl, ermitteln wollen.

Statusdatum: Normalerweise verwenden Sie das aktuelle Datum, um den Projektfortschritt zu messen. Bei der Überwachung wird gewöhnlich der Status des Projekts zum gegenwärtigen Zeitpunkt zugrunde gelegt, weshalb Sie diese Einstellung ignorieren können. Doch wenn Sie den Fortschritt an einem bestimmten Datum, etwa dem Ende einer Fiskalperiode oder einem anderen Zeitrahmen, messen wollen, geben Sie hier das einschlägige Datum ein.

Kalender: In dieser Drop-down-Liste können Sie einen von drei möglichen Kalendern auswählen: STANDARD, NACHTSCHICHT und 24STUNDEN. Der STANDARD-Kalender ist der einzige Kalender, mit dem Sie arbeiten müssen, wenn Sie ein neues Projekt starten. Im Moment gehe ich davon aus, dass Sie diese Option wählen. In Kapitel 8 erfahren Sie mehr über die Kalender.

Priorität: