Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica en documentos. ADGG0308 E-Book

Jesús Francisco Camuña Rodríguez

• Herausgeber: IC Editorial
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Spanisch

Seitenzahl: 166

Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGG0308 - ASISTENCIA DOCUMENTAL Y DE GESTIÓN EN DESPACHOS Y OFICINAS". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

Leseprobe

Organización yoperaciones con hojasde cálculo y técnicas derepresentación gráfica endocumentos.ADGG0308

Jesús Francisco Camuña Rodríguez

Andrés Botín Rojas

iceditorial

Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica en documentos. ADGG0308

© Jesús Francisco Camuña Rodríguez

© Andrés Botín Rojas

1ª Edición

© IC Editorial, 2023

Editado por: IC Editorial

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ISBN: 978-84-1184-217-4

Presentación del manual

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.

El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.

Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.

El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0328: Organización y operaciones con hojas de cálculo y técnicas de representación gráfica en documentos,

perteneciente al Módulo Formativo MF0986_3: Elaboración, tratamiento y presentación de documentos de trabajo,

asociado a la unidad de competencia UC0986_3: Elaborar documentación y presentaciones profesionales en distintos formatos,

del Certificado de Profesionalidad Asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas..

Índice

Portada

Título

Copyright

Presentación del manual

Índice

Capítulo 1Organización y operaciones con hojas de cálculo

1. Introducción

2. Libro de trabajo y hoja de cálculo

3. Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas

4. Diseño de hojas de cálculo

5. Fórmulas y funciones

6. Edición de hojas de cálculo

7. Instalación personalizada de una hoja de cálculo

8. Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y web incluidos-

9. Impresión de hojas de cálculo

10. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

11. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 2Técnicas de representación gráfica en documentos

1. Introducción

2. Representaciones gráficas

3. Elaboración: legibilidad, representatividad y vistosidad

4. Gráficos

5. Elaboración de organigramas, diagramas y mapas

6. Tablas

7. Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos

8. Impresión de gráficos

9. Inter-operaciones entre aplicaciones

10. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Bibliografía

Capítulo 1

Organización y operaciones con hojas de cálculo

Contenido

1. Introducción

2. Libro de trabajo y hoja de cálculo

3. Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas

4. Diseño de hojas de cálculo

5. Fórmulas y funciones

6. Edición de hojas de cálculo

7. Instalación personalizada de una hoja de cálculo

8. Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y web incluidos-

9. Impresión de hojas de cálculo

10. Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas

11. Resumen

1. Introducción

Una hoja de cálculo es una aplicación que permite la manipulación de datos numéricos y alfanuméricos (letras, números y símbolos), dispuestos en forma de una matriz de celdas de filas y columnas.

La primera hoja de cálculo recibió el nombre de VisiCalc. Fue concebida en el año 1979 por Dan Bricklin, que fue su inventor. El invento hizo que el uso del ordenador se extendiera como una potente herramienta de trabajo en los negocios y las empresas.

Hoy en día existen numerosas aplicaciones con las que trabajar con hojas de cálculo. El presente libro trata, desde un punto de vista general, el manejo de dos de las más utilizadas en la actualidad: la primera, Excel 365, se encuentra integrada dentro de la suite de Microsoft 365, y es de pago; la segunda, Calc, se encuentra dentro de la suite Libre Office 7.4.3.2 (versión más actual), y es una herramienta gratuita de libre distribución.

2. Libro de trabajo y hoja de cálculo

Un libro de trabajo no es más que un fichero que contiene una o varias hojas de cálculo con información relacionada. Un libro es una herramienta para la organización del trabajo, de forma que es posible almacenar en un único libro todos los documentos que se encuentren relacionados con un proyecto.

Un libro puede crearse abriendo un nuevo libro en blanco, a partir de una plantilla o bien basándose en otro libro ya existente.

Se puede encontrar las diferentes opciones para crear un libro nuevo haciendo clic sobre Archivo y después en Nuevo.

Nota

Usando Microsoft Excel 365 puede crearse un libro nuevo simplemente pulsando las teclas [Ctrl] + [U].

Un libro está compuesto por una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una matriz o tabla de celdas donde se introducen datos. Cada hoja está formada por una serie de filas numeradas, y columnas nombradas mediante las letras del alfabeto. Las letras de las columnas van desde la A hasta la XFD, mientras que los números de las filas van desde el 1 hasta el 1048576.

Actividades

1. Averiguar qué otras aplicaciones, de pago o gratuitas, existen en el mercado para trabajar con hojas de cálculo.

2.1. Trabajo con varias hojas en un mismo libro. Incorporación de una nueva hoja, desplazamiento de hojas, borrado y cambio de nombre

Cuando se inicia el programa Excel 365 o Calc, automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo que tendrá inicialmente una hoja denominada Hoja1. No obstante, tanto en uno como en el otro se podrán añadir las hojas que sean necesarias conforme se avance en el trabajo.

Incorporación de nueva hoja

Un libro de trabajo puede contener tantas hojas de cálculo como sean necesarias y permita le memoria del ordenador. En consecuencia, no hay que introducir todos los datos en una misma hoja, consiguiéndose así una mayor claridad y organización del trabajo.

Excel dispone de tres métodos para poder añadir una hoja nueva:

Haciendo clic en el botón

Hoja nueva

, situado en la parte inferior de la ventana de

Excel

.

Insertar hoja de cálculo

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier ficha se abre un menú contextual en el que se puede encontrar una opción para insertar una nueva hoja.

Insertar una hoja de cálculo con el menú contextual

En la ficha

Inicio

, en el grupo

Celdas

, se hace clic sobre

Insertar

, y en el menú contextual sobre

Insertar hoja

.

Insertar una hoja de cálculo desde la ficha Inicio

Calc, por su parte, dispone de estos mismos métodos para insertar una nueva hoja, siendo el proceso muy similar. Únicamente el tercer método presenta una ligera variación respecto de Excel. En Calc se debe hacer clic sobre la opción Hoja, situada en la barra de menús, y en el menú contextual se hará clic sobre la opción Insertar hoja…

Formas de añadir una hoja de cálculo desde la opción Hoja en Calc

Nota

Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de Microsoft Excel.

Actividades

2. Ejecutar una aplicación para crear hojas de cálculo y crear un libro nuevo. Navegar por la barra de menús y describir las diferentes opciones que presenta.

3. Crear un libro nuevo y añadir una hoja de las diferentes maneras que se ha visto.

Desplazamiento de hojas

Las hojas pueden moverse o desplazarse dentro de un mismo libro. Tanto si se emplea Excel como Calc, lo único que se debe hacer es dar clic en la ficha de una hoja y después arrastrarla hasta su nueva ubicación. Al hacerlo, se puede observar cómo aparece una pequeña marca que indicará la posición donde la hoja va a ser insertada.

Arrastrando y soltando la ficha de la hoja se puede desplazar a otra posición fácilmente.

También se puede mover la hoja a un libro distinto. Para ello, se debe hacer clic sobre la ficha de la hoja con el botón derecho del ratón, y en el menú contextual seleccionar la opción Mover o copiar (Mover/copiar hoja si se trabaja con Calc). En el cuadro de diálogo que se muestra se puede indicar si se quiere desplazar la hoja a otra posición dentro del mismo libro, o si se quiere copiar a otro libro o documento diferente.

En el menú contextual de cada ficha se encuentra la opción Mover o copiar…

Se puede mover una hoja dentro del mismo libro o trasladarla a otro libro diferente.

Se pueden mover varias hojas a la vez. Para hacerlo, hay que seleccionar varias hojas y arrastrarlas. En Excel el cursor adoptará la forma de un montón de papeles.

Para seleccionar varias hojas, se hace clic sobre la ficha de una de las hojas, se presiona la tecla [Mayúsculas] y se hace clic sobre la última hoja que se quiera seleccionar. Si las hojas que se desea desplazar no se encuentran juntas, se hace clic sobre la ficha de cada una de ellas manteniendo pulsada la tecla [Ctrl].

Borrar o eliminar hojas

Para eliminar una o varias hojas se deben seleccionar y abrir el menú contextual haciendo clic con el botón derecho del ratón. En el menú se seleccionará la opción Eliminar.

Menú contextual del programa Calc, en el que aparece la opción para eliminar hojas.

Importante

Tanto en Excel como en Calc se pueden añadir y eliminar una o varias hojas de cálculo de un libro de trabajo.

Cambiar el nombre de una hoja

Puede cambiarse el nombre de una hoja haciendo doble clic sobre la ficha de la hoja y escribiendo el nuevo nombre.

Al renombrar se debe tener en cuenta que:

El número máximo de caracteres que pueden utilizarse es de 31.

No se permite que haya dos hojas con el mismo nombre dentro de un mismo libro

El nombre no puede estar en blanco.

Existen otras posibilidades para cambiar el nombre de una hoja:

Abriendo el menú de contexto de la hoja, haciendo clic sobre la ficha con el botón derecho de ratón, y seleccionando la opción

Cambiar nombre

en

Excel

o

Cambiar nombre de hoja

en

Calc

.

En

Excel

, en la ficha

Inicio

, grupo

Celdas

, en el botón

Formato

, seleccionando la opción

Cambiar el nombre de la hoja

.

Cuadro de diálogo Cambiar nombre de hoja en Calc

Actividades

4. Abrir un nuevo documento de hoja de cálculo y añadir cinco hojas de cálculo; renombrar las hojas y cambiar su posición. Después borrar las hojas que se han añadido.

Recuerde

Se conoce por el nombre de celda activa a aquella en la que el cursor se encuentra posicionado, y está, por tanto, preparada para poder introducir datos. Puede identificarse fácilmente porque aparece más remarcada que las demás.

3. Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas

Al introducir un nuevo dato en una celda, el programa detectará el tipo del que se trata y aplicará el formato predeterminado.

En una celda se pueden tener únicamente tres tipos de datos:

Valores numéricos y fechas.

Texto o rótulos.

Fórmulas.

Valores numéricos, fecha y hora

Los valores numéricos son alineados a la derecha cuando son introducidos en la celda. Son tratados como números los caracteres: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9; y los signos especiales: +, -, (), /, %, E, e, €, la coma decimal (,) y el separador de miles (.).

Cuando se empleen números hay que tener en cuenta que:

Los signos (+) delante de un número son ignorados.

Los números negativos se deben escribir anteponiendo el signo (-).

Los números entre paréntesis se interpretan como números negativos, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E se utiliza para escribir un número en notación científica.

Si se escribe el símbolo € al final del número, es interpretado como una moneda y así se verá en la celda.

Por otro lado, si se utiliza el símbolo % al final del número, será interpretado como un porcentaje.

Al emplear fracciones (1/2, 3/40) se debe escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

Los números demasiados grandes se escribirán en notación científica de forma automática.

Nota

Los valores de fecha y hora son interpretados internamente como números. Aparecen, por tanto, alineados a la derecha en la celda al igual que los números.

Si a una celda en la que se ha introducido una fecha se le cambia el formato y se pone como General, se puede ver el valor numérico que se le asigna a la fecha. Este número se obtiene calculando la cantidad de días pasados desde el 1 de enero de 1900 hasta la fecha que ha introducido en la celda.

En Excel se puede cambiar el formato de una celda desde la cinta de opciones, en el grupo Número de la ficha Inicio. Se despliega el cuadro de texto y se selecciona el tipo de formato.

Selección de tipo de formato

En Calc, para realizar esto mismo, hay que dirigirse al menú Formato, opción Celdas, y en la ventana seleccionar la pestaña Números, categoría Todo.

Formato de celdas en Calc

Se puede introducir una fecha utilizando el símbolo “–“ o la “/” para separar el día del mes y del año. De cualquier forma, tanto Excel como Calc la interpretarán adecuadamente y le darán formato. Si se introduce una hora se debe emplear el símbolo “:” para separar las horas, minutos y segundos.

Actividades

5. Abrir un nuevo documento. Añadir varias cantidades distintas y practicar con los diferentes formatos que se pueden usar.

Recuerde

La cinta de opciones de Excel está formada por una serie de pestañas y fichas que contienen los comandos y herramientas con los que se trabaja. Existe a partir de la versión 2007, cuando sustituyó a la antigua barra de menús.

Formato de texto o rótulos

Cuando se introduce texto en una celda, este aparecerá alineado a la izquierda. Si el texto no cabe en una única celda, se utilizarán todas las adyacentes que sean necesarias, pero el texto se almacenará únicamente en la primera celda.

El texto puede contener caracteres alfanuméricos y otros especiales. Una celda puede contener hasta un máximo de 16000 caracteres de texto.

Cuando el texto no cabe en una única celda, se puede usar la función Combinar celdas en Calc. Si se utiliza Excel puede encontrar esta herramienta en el botón Combinar y centrar dentro del grupo Alineación de la ficha Inicio.

Fórmulas

Las fórmulas hacen uso de valores numéricos o de texto para realizar algún cálculo u operación y devolver un resultado, que puede ser numérico o de texto.

Para escribir una fórmula se hace desde la barra de fórmulas o desde una celda. Se debe empezar con el signo “=”, seguido de los valores, que pueden ser números, referencias a otras celdas, operadores, funciones, etc.

Fórmula introducida en la barra de fórmulas

Cuando se introduce una fórmula, el resultado del cálculo aparecerá directamente en la celda donde se haya introducido.

Los distintos operadores que pueden utilizarse son:

Operadores aritméticos:

se emplean para producir resultados de tipo numérico. Son: suma (+), resta (-), producto (*), división (/), porcentaje (%) y potencia (^).

Operadores de texto:

se emplean para unir cadenas de texto. Se utiliza el operador “&”.

Operadores relacionales:

utilizados para realizar comparaciones entre valores. Proporcionan un valor lógico. Son: mayor que (>), menor que (<), igual (=), menor o igual (<=), mayor o igual (>=) y diferente (<>).

Operadores de referencia:

se utilizan para combinar rangos de celdas para los cálculos. Los operadores son:

Dos puntos (:). Utilizado para indicar un rango de celdas. Ejemplo: =SUMA(B4:B9)

Punto y coma (;). Combina varias referencias en una sola. Ejemplo: =SUMA(A5:A15; D6:D9)

Si en una fórmula aparecen varias operaciones, cada parte se evalúa y se resuelve en un orden determinado, según el orden de prioridad del operador. Se puede utilizar paréntesis para variar este orden de prioridad y forzar así la resolución anticipada de determinadas partes de la expresión.

Se debe tener en cuenta que:

Si una fórmula contiene más de un tipo de operador se resolverán antes los operadores aritméticos, después los de comparación y, por último, los operadores lógicos.

Los operadores de multiplicación y división serán evaluados antes que los de suma y resta.

Los operadores que tienen la misma prioridad serán evaluados en el orden que aparezcan de izquierda a derecha.

Actividades

4. Diseño de hojas de cálculo

Los datos presentes en una hoja de cálculo se pueden personalizar, dándoles el formato que mejor se adapte a los objetivos y mejorando su apariencia y legibilidad. Mediante el formato pueden resaltarse los detalles y convertirse en información, destacando datos importantes y mejorando la legibilidad y la organización.

Excel cuenta con numerosas opciones de formato presentes en la ficha Inicio. Para desplegar completamente todas las posibilidades de formato que ofrece se ha de abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. Para ello, se hace clic sobre la pequeña flecha situada abajo y a la derecha en el grupo Número de la ficha Inicio, en la cinta de opciones.

Para desplegar el cuadro de diálogo Formato de celdas se hace clic sobre la flecha situada abajo y a la derecha del grupo Número, de la cinta de opciones.

Calc por su parte cuenta igualmente con diversas opciones de formato similares a Excel. Para abrir el cuadro de diálogo, simplemente se ha de desplegar el menú Formato, y hacer clic sobre la opción Celdas.

Para abrir las opciones de formato en Calc se selecciona la opción Celdas del menú Formato.

Nota

Tanto Excel como Calc permiten abrir el cuadro de diálogo de opciones de formato pulsando a la vez las teclas [Ctrl] + [1].

4.1. Formato personalizado de datos

En función de las necesidades de trabajo se pueden emplear diferentes tipos de formatos, ya sea en una o en varias celdas. El empleo de los diferentes formatos hará que las hojas de cálculo ofrezcan una mejor representación de los datos contenidos, así como una mejor exposición y claridad de los resultados.

Formato de celdas: número

Cuando se escriban caracteres numéricos en un formato reconocido por el programa, este le aplicará el formato a la celda en el momento. En aquellos casos en los que no lo reconozca, se puede aplicar el formato correcto eligiéndolo desde el menú existente en la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas.

El cuadro de diálogo Formato de celdas permite elegir el formato de una celda o un rango de celdas.

Formato General

Este es el formato predeterminado para todas las celdas y es el primero que aparece en la lista. Muestra exactamente lo que se escribe salvo en los siguientes casos:

Cuando se introducen números muy largos. En este caso, el número será sustituido por su equivalente en notación científica para ajustarse al ancho de la celda.Los valores con decimales largos serán redondeados o se mostrarán igualmente en notación científica.Los ceros situados tras la coma decimal y sin valor tampoco se muestran.Los números decimales escritos sin un número a la izquierda de la coma decimal aparecerán en la celda como un cero. Ejemplo: ,145 se mostrará como 0,145.

Nota