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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Der moderne Markt verlangt nach einer effizienten Verwaltung von Beständen und strategischen Koordination von Warenbewegungen, um schnell und flexibel reagieren zu können. Die Bestandsführung als eine Komponente des SAP-Moduls Materialwirtschaft (MM) vereinfacht und automatisiert diese Prozesse. Mit dem vorliegenden Buch möchten wir Ihnen eine praktische Anleitung und Hilfestellung an die Hand geben, um sich schnell und sicher in der Welt der Bestandsführung zu bewegen. Profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung des Autors und optimieren Sie anhand seiner Tipps Ihre SAP-Lösung. Neben der ausführlichen Beschreibung einzelner Prozessschritte wie Warenbewegungen, Bestandsverwaltung und Wertfortschreibung werden MM Customizingeinstellungen inklusive der automatischen Kontenfindung verständlich dargestellt.
- Grundlagen der wert- und mengenmäßigen Bestandsführung in SAP ERP
- Umlagerung, Reservierung, Verfügbarkeitsprüfung und Retoure
- Sonderbestände, Konsignation, Pipeline- und Lohnbearbeitung
- Customizing in der Bestandführung inklusive automatische Kontenfindung
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Seitenzahl: 144
Veröffentlichungsjahr: 2014
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Ingo Licha
Bestandsführung und Kontenfindung mit SAP® ERP MM
Alle Rechte vorbehalten
1. Aufl. 2014, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
URL:www.espresso-tutorials.com
Das vorliegende Werk ist in allen seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion und der Vervielfältigung. Espresso Tutorials GmbH, Bahnhofstraße 2, 37130 Gleichen, Deutschland.
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Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Die Bestandsführung innerhalb von SAP ERP dient unter anderem der strategischen Koordination von Warenbewegungen sowie der Überprüfung und Bewertung von Bestandsdaten eines Unternehmens. Die Ausführungen in diesem Buch sollen aufzeigen, welche Möglichkeiten Ihnen das SAP-System im Rahmen der Bestandsführung für eine effiziente Verwaltung der Bestände bietet, indem es die Prozesse vereinfacht, automatisiert oder schlichtweg komfortabler gestaltet. Zudem wird die hierfür benötigte automatische Kontenfindung der Materialwirtschaft inklusive deren Einrichtung in einem gesonderten Kapitel behandelt. Auch werde ich besondere Beschaffungswege, die im Rahmen der Materialwirtschaft üblich sind, sowie verschiedene Möglichkeiten der Materialbewertung und -bewegungen skizzieren.
Mit diesem Buch möchte ich Ihnen eine praktische Anleitung und Hilfestellung für die Bestandsführung als einer Komponente des Moduls Materialwirtschaft (MM) an die Hand geben. Es richtet sich zum einen an Anwender, die mit dem SAP-System ihre Warenein- und -ausgänge erfassen, Warenbewegungen bzw. Bestände kontrollieren und buchen oder für deren Bewertung und Auswertung zuständig sind. Zum anderen möchte ich IT-Mitarbeiter ansprechen, die Customizingeinstellungen im Rahmen der Materialwirtschaft auch für die Kontenfindung durchführen werden. Am Ende des Buches finden Sie ein eigenes Kapitel ergänzt, das noch einmal vertiefend auf das Customizing vieler der vorher beschriebenen Funktionen eingeht.
Dieses Buch ist meiner Familie gewidmet, mit besonderem Dank für die Unterstützung und Hilfen zu jeder Zeit.
Mein Dank gilt außerdem Jörg Siebert und Anja Achilles, die bei der Erstellung des Buches mitgeholfen haben.
Einen Dank auch an den SAP-Bildungspartner alfatraining. Basierend auf meinen langjährigen Erfahrungen, die ich als Trainer bei Schulungen sowie Ausbildung von SAP-Anwendern und Beratern in dessen Bildungszentrum gemacht habe, kann ich in diesem Buch gezielt auf die wichtigsten Anwendungen und häufig gestellte Fragen eingehen.
Ingo Licha
Februar 2014
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, der diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Warnung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Copyright: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP AG. Alle Rechte an den Screenshots liegen bei der SAP AG. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, darauf unter jedem Screenshot gesondert hinzuweisen.
1 Grundlagen der Bestandsführung
Vom Wareneingang bis zum Warenausgang sind, um die Bestände korrekt abbilden zu können, gezielte Eingaben und Einstellungen nötig. Die Bestandsführung setzt zudem ein Lager voraus, in dem die Bestände erfasst und verwaltet werden. Im nachfolgenden Kapitel werden die erforderlichen Organisationsebenen, Einstellungen in den Stammdaten sowie die wichtigste Transaktion für Warenbewegungen – die MIGO – behandelt.
1.1 Aufgaben der Bestandsführung
Die Bestandsführung ist für die mengen- und wertmäßige Erfassung sowie Führung der Materialbestände verantwortlich. Sie liefert Daten an das Finanzwesen und das Controlling für die Erstellung von Bilanzen und Auswertungen. Sie erfasst sämtliche Warenbewegungen, kann diese vorab planen und somit Vorkehrungen für einen reibungslosen Ablauf treffen. Dazu gehören sowohl externe (Wareneingang aus Bestellung) als auch interne (Wareneingang aus der Fertigung) Bewegungen. Infolgedessen kann später nachvollzogen werden, was mit einem Material geschehen ist.
Als weiteren Punkt erfüllt die Bestandsführung gesetzliche Vorgaben, wie die Inventur zur Ermittlung des Warenbestands und dessen Wert in einem Unternehmen. Die Bestandsführung erhält ihre Daten aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens (siehe Abbildung 1.1):
aus dem Einkauf die Daten der bestellten Mengen und Preise,
aus der Produktion die Anzahl der gefertigten Waren,
aus der Buchhaltung die Preissteuerung und den Bewertungspreis.
Aus Sicht der Materialwirtschaft ist sie zwischen dem Einkauf und der logistischen Rechnungsprüfung angesiedelt.
Abbildung 1.1: Die Bestandsführung
1.2 Organisationsebenen im Modul SAP MM
In der SAP-Struktur gilt es, die folgenden Organisationsebenen, wie in Abbildung 1.2, zu differenzieren:
Abbildung 1.2: Organisationsebenen im SAP-System
Der Mandant ist die oberste Ebene im SAP-System und stellt aus betriebswirtschaftlicher Sicht einen Konzern dar. Unter einem Mandanten (beispielsweise dem VW-Konzern) können mehrere Buchungskreise zusammengefasst sein.
Der Buchungskreis stellt im SAP-System eine eigenständige Firma mit eigenem internen und externen Rechnungswesen dar. Auf Buchungskreisebene kann eine Bilanz erstellt werden. Der Buchungskreis wird einem Mandanten zugewiesen (beispielsweise Audi, Skoda, VW etc.)
Ein Buchungskreis kann sich in mehrere Werke gliedern. Das Werk kann etwa eine Betriebsstätte, Niederlassung oder ein Auslieferlager innerhalb einer Firma sein. Jedes Werk wird genau einem Buchungskreis zugeordnet (etwa Neckarsulm, Brüssel, etc.).
Auf der Ebene des Bewertungskreises findet die wertmäßige Führung der Materialien statt. Der Bewertungskreis kann entweder auf Werks-, oder auf Buchungskreisebene eingestellt sein und wird im Customizing in der Unternehmensstruktur mittels Transaktion OX14 angelegt (siehe Abbildung 1.3). Wird als Bewertungsebene das Werk gewählt, so kann jedes Werk eine unabhängige Preissteuerung sowie eigene Bewertungspreise für das Material pflegen. Wählen Sie die Bewertungsebene Buchungskreis, so erhalten alle Werke eines Buchungskreises eine übereinstimmende Preissteuerung sowie den gleichen Bewertungspreis im Materialstamm. Wird im SAP-System die Produktionsplanung oder das Produktkostencontrolling eingesetzt, ist eine Bewertung auf Werksebene Pflicht.
Wahl der Bewertungsebene
SAP empfiehlt als Bewertungsebene das Werk.
Eine weitere Ebene in der Materialwirtschaft stellt der Lagerort dar. Hier findet die mengenmäßige Bestandsführung der Materialien statt. Der vierstellige Schlüssel des Lagerorts ist frei wählbar, darf innerhalb eines Werks jedoch nur einmal vorkommen. Inventuren beziehen sich in der Materialwirtschaft auf einen konkreten Lagerort, und jedem Lagerort ist mindestens eine Adresse zugewiesen.
Abbildung 1.3: Bewertungsebene festlegen (Transaktion OX14)
1.3 Mengenmäßige Bestandsführung
Alle Vorgänge, die bestandsverändernden Charakter haben, werden durch das System erfasst und fortgeschrieben. Somit kann jederzeit der aktuelle Bestand im Unternehmen abgefragt werden. SAP unterscheidet nicht nur nach den physischen Mengen in Werken und Lagerorten, sondern auch nach verschiedenen Bestandsarten:
freier Bestand,
Qualitätsprüfbestand,
gesperrter Bestand,
Bestellbestand (bestellte Mengen, bei denen noch kein Wareneingang erfolgte),
reservierte Bestände,
Sonderbestandsarten (siehe
Abschnitt 7.3
).
Für die Disposition ist die mengenmäßige Bestandsführung von großer Wichtigkeit, um die gewünschten Mengen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stellen zu können. Die mengenmäßige Bestandsführung findet auf Ebene des Werks und des Lagerorts statt.
1.4 Wertmäßige Bestandsführung
Für das Controlling und die Finanzbuchhaltung spielen dagegen die Werte der einzelnen Materialien eine wichtige Rolle. Auf Bestandskonten werden die Materialien erfasst und gehen als Lagerbestände in die Bilanz ein. Bei Buchungen von Warenbewegungen werden die Konten, sofern ein Buchhaltungsbeleg erzeugt wird, vom System automatisch vorgeschlagen. Einstellungen zur Kontenfindung finden Sie im Abschnitt 11.2 näher behandelt. Der Bewertungskreis bestimmt, auf welcher Organisationsebene die wertmäßige Bestandsführung erfolgt. Ergänzend ist eine Bewertung auf Ebene des Lagerorts möglich. Für die wertmäßige Bestandsführung ist im Materialstamm ein Bewertungspreis auf der Buchhaltungssicht 1 zu pflegen. Dieser, multipliziert mit der Menge, bestimmt den Gesamtwert eines Materials. Man unterscheidet über die Preissteuerung zwischen dem Standardpreis (S-Preis) und dem variablen bzw. gleitenden Durchschnittspreis (V-Preis). In der folgenden Abbildung 1.4 ist das Material mit einem S-Preis von 15,00 € bewertet. Der gleitendende Durchschnittspreis weicht mit 10,00 € davon ab.
Preissteuerung S-Preis
Wird ein Material mit dem S-Preis bewertet, so wird der V-Preis zu statistischen und kalkulatorischen Zwecken automatisch mitgeführt.
Abbildung 1.4: Buchhaltungssicht 1 im Materialstamm
1.4.1 Der Standardpreis (S-Preis)
Der S-Preis wird bei Anlage der Buchhaltungssicht im Materialstamm erfasst und ändert sich nicht. Mit diesem Preistyp werden alle Warenein- und -ausgänge bewertet. Sollte eine Warenbewegung zu einem höheren Preis erfolgen (z. B. Abweichung zwischen Bestellung und Wareneingang), so erfolgt die Buchung der Preisdifferenz auf ein Preisdifferenzenkonto.
Buchung Preisdifferenz
Der Standardpreis beträgt 15,00 €, die Bestellung und der dazugehörige Wareneingang von 100 Stück wurden mit einem Preis von 10,00 €/St. durchgeführt. Die Differenz von 500,00 € (5 € x 100 St.) wurde auf das Konto »Ertrag aus Preisdifferenzen« gebucht (siehe Abbildung 1.5 und Abbildung 1.6)
Abbildung 1.5: Buchungen beim Wareneingang S-Preis
Abbildung 1.6: Gebuchte Konten im SAP-Buchhaltungsbeleg
Das Bestandskonto wird mit S-Preis x Menge gebucht, das Wareneingangsverrechnungskonto mit dem tatsächlichen Wert aus der Bestellung. Noch einmal: Ein S-Preis verändert sich im Gegensatz zum V-Preis bei Wareneingängen nicht!
1.4.2 Der gleitende Durchschnittspreis (V-Preis)
Wird ein Material mit dem gleitenden Durchschnittspreis bewertet, so erfolgt jeder Wareneingang mit dem dazugehörenden Bestellpreis. Der V-Preis wird – anders als der S-Preis – angepasst. Der Gesamtbetrag des Wareneingangs wird auf den Gesamtwert hinzugerechnet und durch den Gesamtbestand dividiert. Dadurch kann sich der V-Preis bei jedem Wareneingang ändern. Die Buchungen bei einem Wareneingang mit gleitendem Durchschnittspreis sehen bei Annahme übereinstimmender Werte (mit Ausnahme der Preissteuerung) wie folgt aus (siehe Abbildung 1.7 und Abbildung 1.8):
Abbildung 1.7: Gebuchte Konten bei V-Preis
Abbildung 1.8: Kontenansicht bei V-Preis
Wie der gleitende Durchschnittspreis bei Wareneingängen und Rechnungen vom System jeweils neu berechnet wird, ist in Abbildung 1.9 zu erkennen.
Abbildung 1.9: Änderungen des Bewertungspreises
Als Ausgangssituation liegen 10 Stück eines Materials auf Lager und sind mit einem Preis von 1,00 €/Stück bewertet. Der darauffolgende Wareneingang mit Bezug zu einer Bestellung mit einem Bestellpreis von 2,00 €/Stück erhöht den Gesamtbestand um 10 Stück und den Gesamtwert um 20,00 € auf 30,00 €. Ein S-Preis wird nicht angepasst, die Differenz beim S-Preis auf das Preisdifferenzkonto gebucht. Der V-Preis wird mit der Formel
neu berechnet und beträgt nun 1,50 €, was bedeutet: Im Durchschnitt wurde für das Material 1,50 € bezahlt. In der späteren Rechnung wird aber ein Preis von 3,00 € für das Material ausgewiesen. Da ein Rechnungseingang nicht den Bestand, sondern lediglich den Bestandswert erhöht, lautet die Berechnung 40,00 €/20 Stück. Das Ergebnis von 2,00 € ist der neue gleitende Durchschnittspreis. Der Standardpreis bleibt weiterhin unverändert.
Preissteuerung bei Bestandsaufnahmen
Wird eine Bestandsaufnahme mit der Bewegungsart 561 durchgeführt, so wird das Material mit dem aktuellen Bewertungspreis eingebucht. Der gleitende Durchschnittspreis ändert sich hierdurch nicht.
Welche Preissteuerung im Materialstamm ausgewählt werden darf und ob diese als Vorschlags- oder Festwert definiert wurde, liegt an den Einstellungen zur Materialart im Customizing (siehe Abschnitt 12.7).
1.5 Die Bestandsarten
Bei Wareneingängen in das Lager kann in die Bestandsarten
frei verwendbarer Bestand,
Qualitätsprüfbestand und
in den gesperrten Bestand
gebucht werden. Material im frei verwendbaren Bestand kann für alle Vorgänge ohne Einschränkungen verwendet werden. Bei Warenausgängen zur Produktion oder zum Vertrieb dürfen nur Materialien aus dem freien Bestand entnommen werden. Material im Qualitätsprüfbestand ist Material, das für die Disposition zur Verfügung steht, jedoch nicht für einen Verbrauch entnommen werden kann. Der gesperrte Bestand hingegen ist weder dispositiv verfügbar, noch ist eine Entnahme zur Weiterverwendung möglich. Der Einkäufer kann bereits auf dem Reiter Lieferung in den Positionsdetails der Bestellung als Vorschlagswert vorgeben, in welche Bestandsart gebucht werden soll. Diese wird in der MIGO beim Wareneingang, sofern sie nicht geändert wird, übernommen (siehe Abbildung 1.10).
Abbildung 1.10: Vorschlagswert der Bestandsart Bestellung – Wareneingang
1.6 Die Transaktion MIGO
Mit der Transaktion MIGO können Warenbewegungen im Unternehmen erfasst, gebucht und angezeigt werden. Beim Buchen eines Vorgangs in der MIGO wird immer ein Materialbeleg erzeugt, der die Art der Materialbewegungen (Wareneingang, Umbuchungen, etc.), die Menge und das Material (Materialnummer oder Kurztext) erfasst. Bei Wertänderungen wird zusätzlich ein Buchhaltungsbeleg erzeugt, der die Konten und Werte abbildet. Die MIGO ist in verschiedene Bildbereiche unterteilt (siehe Abbildung 1.11):
Abbildung 1.11: Aufbau der Transaktion MIGO
Mit der Schaltfläche
Übersicht ein
lässt sich der Übersichtsbaum auf der linken Seite der MIGO ein- und ausblenden. Der Übersichtsbaum zeigt die jeweils zehn letzten Belege aufgeschlüsselt nach Bestellungen, Aufträgen, Reservierungen, Materialbelegen und gemerkten Daten an. Diese können direkt in die
MIGO
übernommen werden (siehe Abbildung 1.12).
Abbildung 1.12: Belegübersicht in der MIGO
Mit dem Vorgang in der
MIGO
wird ausgewählt, ob ein Wareneingang, Warenausgang, eine Umlagerung, ein Storno etc. erstellt werden soll.
In der Referenz ist einzustellen, auf welche Vorgängerbelege man sich beziehen möchte: Bestellung, Reservierung, Lieferschein, Materialbeleg Auslieferung etc. Welche Referenz zu dem jeweiligen Vorgang erlaubt ist, wird im Customizing der Materialwirtschaft unter
Einstellungen zu Enjoytransaktionen
hinterlegt (vgl.
Abschnitt 12.1
).
Im Eingabefeld wird die jeweilige Vorgängerbelegnummer der Referenz eingegeben (Bestellnummer, Reservierungsnummer etc.). Ist die Nummer unbekannt, so kann mit der Suchfunktion über den Button (
Beleg suchen
) der Vorgängerbeleg nach Selektionskriterien ermittelt werden.
Über die
Bewegungsart
wird die Art der Warenbewegung gesteuert. Sie besteht aus einem dreistelligen Schlüssel. Zum Standard zusätzlich benötigte Bewegungsarten können im Customizing erstellt werden.
In den Kopfdaten der MIGO werden das Beleg- und Buchungsdatum gepflegt, allgemeine Daten wie Lieferscheinnummer bei einem Wareneingang zur Bestellung sowie Lieferantendaten. Je nach Art der Warenbewegung (Umlagerung, Umbuchung, Wareneingang, Warenausgang, etc.) variiert der Bildaufbau der MIGO. Hierauf wird in den nachfolgenden Kapiteln eingegangen. Dieser Bildbereich kann, sofern er nicht benötigt wird, auf- bzw. zugeklappt werden.
Im Bildbereich
Übersicht
werden die einzelnen Positionen des Belegs abgebildet. Die Übersicht lässt sich im Gegensatz zu den Kopfdaten und Positionsdetails nicht ausblenden.
In den Positionsdetails lassen sich je nach Vorgang/Bewegungsart auf unterschiedlichen Registerkarten Werte bzgl. der Warenbewegung pflegen, z. B. Kostenstelle, Lagerort, Menge, Material und weitere. Einige der Daten können sowohl in den Positionsdetails als auch in der Übersicht gepflegt werden. Diese werden wechselseitig übernommen, sodass keine doppelte Eingabe erforderlich ist. Wie schon die Kopfdaten, lassen sich auch die Detaildaten auf- und zuklappen .
Bearbeitung der Positionen in der MIGO
Sind zu einer Position in der MIGO die Detailangaben geöffnet, so lässt sich diese in der Positionsübersicht nicht ändern. Eine Änderung muss in den Positionsdetails vorgenommen werden. Schließt man die Positionsdetails, so ist eine Bearbeitung in der Übersicht wieder möglich.
Ist ein Beleg in der MIGO unvollständig oder fehlerhaft, so können über die Schaltfläche Fehler- oder Warnmeldungen angesehen werden. Ist der Fehler nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt zu klären, kann der Beleg »festgehalten« werden. Dies geschieht über die Schaltfläche . Hierbei werden alle Fehler ignoriert und der Beleg gesichert. Eine Buchung erfolgt weder wert- noch mengenmäßig, und es wird auch kein Beleg erzeugt. Die gemerkten Daten können zu einem späteren Zeitpunkt wieder geöffnet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich der Benutzer zwischendurch vom System abmeldet; die Daten bleiben bis zum erneuten Aufruf in der MIGO erhalten. Die gemerkten Daten werden in der Übersicht (siehe Abbildung 1.13) angezeigt und verschwinden beim Aufruf mittels Doppelklick wieder aus der Übersicht. Sollen die Daten ohne Belegbuchung weiterhin verfügbar sein, so müssen sie erneut »gemerkt« werden. Die Beschreibung, unter der die gemerkten Daten angezeigt werden, ist frei wählbar.
Abbildung 1.13: Daten merken
Sollen die gemerkten Daten bei Aufruf nicht aus der Übersicht gelöscht werden, so muss der Beleg als Vorlage abgelegt werden. Im Feld Vorlage muss hierfür ein X gesetzt werden. In der Übersicht ist eine derartige Vorlage am vorangestellten Sternsymbol zu erkennen (siehe Abbildung 1.14). Dies macht beispielsweise bei wiederkehrenden Materialbewegungen Sinn, bei denen lediglich unterschiedliche Mengen gebucht werden. Die Vorlage wird aufgerufen, die Mengen ergänzt und der Beleg gebucht. Alle weiteren Daten können aus der Vorlage übernommen werden.
Abbildung 1.14: Vorlage in der MIGO
Vorlagen und gemerkte Daten, für die es keine Verwendung mehr gibt, können gelöscht werden. Die entsprechenden Zeilen werden in der Übersicht markiert und mit dem Löschbutton entfernt. Sollen die gemerkten Daten von einem anderen Benutzer gelöscht werden, so selektiert dieser in der Transaktion MBPM Verwaltung gemerkter Daten (Bestandsführung)
