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- Herausgeber: via tolino media
- Kategorie: Ratgeber
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2022
Kennst du das Problem keine Zeit zu haben? Es kommt dir alles zu viel vor und du wirst erschlagen von alltäglichen Dingen? Du vergisst viele Dinge, die eigentlich nicht vergessen werden sollten und liegst am Ende des Tages im Bett und kannst nicht abschalten? All diese Fragen und weitere beantwortet meine Lektüre zum Thema Zeitmanagement. Ich zeige dir, wie du mit simplen Tricks und Methoden ein langfristig wirkungsvolles Zeitmanagement aufbauen kannst. Darüber hinaus zeige ich dir meine Erfahrungen und Methoden für ein effektives individuelles Barrierenmanagement, womit du neue Wege ohne Angst und Sorgen gehen kannst. Besonders empfehlenswert für Studenten aller Art, Auszubildende, Multijobber & Führungskräfte!
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Inhaltsverzeichnis
Impressum
Inhaltsverzeichnis
1 Aller Anfang ist schwer (Einleitung)
2 Zeitmanagement
2.1 Definition, Wissenschaft & Sinnhaftigkeit
2.2 SMART-Prinzip
2.3 Pareto-Prinzip
2.4 Getting Things Done-Prinzip
2.5 Time-Boxing-Prinzip
3 Barrierenmanagement
3.1 Definition, Wissenschaft & Sinnhaftigkeit
3.2 Intrinsische & Extrinsische Motivation
3.3 Volition & volitionale Kompetenz
3.4 Das Transtheoretische Modell (TTM)
3.5 Komfortzone & Angst
4 Danksagung
1 Aller Anfang ist schwer
Ich heiße dich ganz herzlich willkommen zu dieser kleinen Lektüre zum Thema Zeitmanagement und Barrieremanagement. Ich möchte mich hier erst mal kurz vorstellen. Mein Name ist Maik Müllenmeister und ich hatte lange Zeit Probleme mit meinem Zeitmanagement. Andauerndes Verschlafen, extreme innere Unruhe, eine unordentliche Wohnung, ständiges Vergessen von Terminen, welche entweder privater und/oder beruflicher Natur waren. Meine Freunde wollten nichts mehr mit mir unternehmen, da ich nie Zeit für sie fand, auch meine Beziehung stand stark auf der Kippe. Das alles waren Sachen, auf die ich nicht stolz bin, dazu war es so, dass diese ganzen Stressoren sich zu riesigen Multiplikatoren zusammengesetzt hatten, welche mich immer weiter abwärts trieben. Eine Teufelsspirale für negative Gedanken und Energien.
Was habe ich also gemacht? Nach der ganzen Selbstmitleidsnummer hatte ich beschlossen, mein Leben anders zu ordnen. Ich habe einen RESET-Knopf gedrückt. Ich habe alle unwichtigen Dinge aus meinem Leben gestrichen, danach alle Dinge, welche nur in sekundärer Hinsicht wichtig waren. Aufbauend auf dem Rest formte ich ein Zeitmanagement, welches mir half, einige Dinge im Leben mit anderen Prioritäten zu sehen. Zu meiner Spitzenzeit absolvierte ich ein duales Studium, zeitgleich führte ich einen Nebenjob aus. Neben diesen beiden Zeitfressern absolvierte ich noch eine IHK-Weiterbildung und dazu übernahm ich auf meiner Arbeitsstelle federführende Tätigkeiten. Zudem schaffte ich es wieder eine anständige Beziehung zu führen und 3-5x/Woche sportlich aktiv zu sein. Diese strukturierte Tagesform schulde ich dem Zeitmanagement und seinen Prinzipien. Aufbauend darauf möchte ich dir in den kommenden Kapiteln vieles über Zeitmanagement und Barrieremanagement beibringen sowie dir von meinen eigenen Erlebnissen und Erfahrungen detaillierter erzählen.
Du fragst dich wahrscheinlich, warum diese Lektüre so kurz ausfällt. Lass mich es dir kurz erläutern. Die Menschen haben immer weniger Zeit, das ist Fakt. Die Digitalisierung, welche uns eigentlich Zeit abnehmen sollte, macht genau das Gegenteil und sorgt dafür, dass nicht digitalisierte Prozesse noch schneller erledigt werden müssen. Die Menschen werden zunehmend unter Druck gesetzt, das sieht man allein an dem Anstieg psychischer Krankheitsverläufe in den letzten Jahren. Mein Ziel ist es, dir mit diesem Buch eine neue Sichtweise aufzeigen zu können und dir dabei zu helfen dein Zeitmanagement zu optimieren, neu zu erlernen und dein Barrieremanagement neu auszurichten. Deswegen möchte ich dir nicht deine wertvolle Zeit stehlen, indem ich ein E-Book verfasse, welches über 200 Seiten hat und du überhaupt nicht die Zeit hast dir diese 200 Seiten durchzulesen. Es macht keinen Sinn, eine Wissenslektüre über Zeitmanagement zu verfassen, wissentlich, dass meine Zielgruppe keine Zeit hat und dennoch die Hoffnung zu haben, dass es Ihr hilft. Ich hoffe sehr, dass ich dir mit dieser kurzen Lektüre eine Unterstützung sein kann, dass ich dir neue Wege aufzeigen kann, an die du bis jetzt noch nicht gedacht hast. In den folgenden Abschnitten wird es so sein, dass ich die wissenschaftlichen Ansätze und Begrifflichkeiten von den Themenfeldern des Zeit- und Barrierenmanagements auflisten, diese erklären und meine eigene Erfahrung und Meinung dazu erzählen werde. So möchte ich dir direkt klarmachen, was wirklich in der Praxis und Umsetzung Sinn macht und was weniger effektiv ist. Lass uns starten!
2 Zeitmanagement
2.1 Definition, Wissenschaft & Sinnhaftigkeit
Was bedeutet eigentlich der Begriff „Zeitmanagement“?
Definition: Zeitmanagement bedeutet, dass man alles dafür tut, um die zur Verfügung stehende Zeit so produktiv wie möglich zu nutzen. Es beschreibt zum einen die realistische Analyse des Zeitaufwandes und zum anderen das Priorisieren der verschiedenen Aufgaben- und Lebensbereiche.
Gerade der letzte Abschnitt beschreibt meine Ansicht von Zeitmanagement am besten. Das Priorisieren auf die wichtigsten Lebensbereiche haben mir den Anfang aufgezeigt. Es ist nicht immer einfach, die Priorität richtig zu setzen. Ich selbst habe mehrere Wochen gebraucht, um zu analysieren, welchen Bereichen ich meine zeitliche Priorität zuordnen will und welche ich erstmal zur Seite stelle. Es hört sich jetzt lustig an, aber „lass dir Zeit beim Bestimmen deiner prioritären Handlungsfelder“. Umso weniger Zeit du für die Analyse entbehren kannst, umso länger sollte der Zeitraum sein.
Was sind die Ziele des Zeitmanagements?
Das zentrale Ziel des Zeitmanagements ist die effiziente Planung, Durchführung wie auch Kontrolle sämtlicher Aufgaben. Darüber hinaus stellt die Eliminierung von Zeitfressern und Störfaktoren ein weiteres Teilziel dar. Störfaktoren und Zeitfresser gibt es zur Genüge in unserer heutigen digital vernetzten Gesellschaft. Der schlimmste Zeitfresser, im negativen Sinne, ist dir denke ich bekannt. Ich spreche vom Smartphone, von den sozialen Medien, von TikTok, Snapchat, Facebook und Instagram. Es gibt eine interessante Statistik auf allen Smartphones, die Bildschirmzeit. Meist wird dir diese am Anfang einer neuen Woche angezeigt. Darin kannst du einsehen, wie viel Zeit du in der vergangenen Woche am Handy verbracht hast. Bei mir bestand diese Zeit damals zu 80 % aus den sozialen Medien. Die sozialen Medien haben einen Sog, welcher dich nicht loslassen will. Du kannst mir wahrscheinlich zustimmen, wenn du an TikTok denkst. Allein der Aufbau der Plattform, dass ein Video nach dem anderen folgt, ist der Grund.
Versteh mich nicht falsch!
Soziale Medien sind nicht falsch oder schlecht. Es ist die Dosis, die das Gift macht. Ein Teilziel des Zeitmanagements ist die Eliminierung dieser Störfaktoren. Was habe ich also gemacht?
Ich habe mit mir selbst einen Kompromiss geschlossen, eine Art der extrinsischen Motivation. Mein Kompromiss bestand darin, erst in den sozialen Medien zu versinken, wenn alle prioritär wichtigen Aufgaben des Tages geschafft und erledigt sind, anders ausgedrückt, wenn die Zeit sinnvoll verwendet wurde. Der Umgang mit diesem Teilziel ist eher subjektiver Natur. Es ist keine Pflicht, Störfaktoren oder Zeitfresser aus deinem Leben zu verbannen. Es ist schlussendlich immer dein Bauchgefühl, auf das du hören solltest, wenn du etwas ändern willst. Du weißt selbst am besten, welche Störfaktoren in deinem Leben existieren und dir wertvolle Zeit stehlen!
2.2 SMART-Prinzip
Das SMART-Prinzip ist ein wertvolles und intensiv-wirkendes Prinzip für den Bereich des Zielmanagements. Mit dieser Methode kannst du dir effektiv Ziele setzen und diese sehr gut einhalten. Wofür steht also SMART?
(S)pezifischFormuliere deine Ziele so konkret und spezifisch wie möglich(M)essbarBestimme qualitative und quantitative Messgrößen(A)ttraktivPlan deine Ziele so, dass du auch Lust hast diese zu erreichen(R)ealistischSchau, dass die Ziele innerhalb der Zeit machbar sind und welche Mittel zu dafür benötigst(T)erminiertPlane deine Ziele zeitlich bindend. Stelle dir die Frage: Was ist bis wann zu erledigen?Auf der nächsten Seite gehen wir ein paar Beispiele durch.
Ein Beispiel mit einer Zielformulierung nach dem SMART-Prinzip:„Ich werde 3x/Woche 5 km joggen gehen, um bis zum Strandurlaub 4 kg reines Körperfett abgenommen zu haben, um im Urlaub eine großartige Figur zu haben.“
Ein anderes Beispiel könnte lauten:
„Ich werde 3x/Woche 2 Stunden neben der Uni meinen Lernstoff durchgehen, um mindestens eine 2.0 als Endnote zu erreichen, um später einen guten Job und demnach gutes Geld zu bekommen.“
Du kannst die Terminierung auch auf Tage beziehen, anstatt auf Zahlen:
„Ich werde jeden Montag, Mittwoch und Freitag 2 Stunden neben der Uni meinen Lernstoff durchgehen, um mindestens eine 2.0 als Endnote zu erreichen, um später einen guten Job und demnach gutes Geld zu bekommen.“
Ein letztes Beispiel:
„Ich werde 30 Tage lang täglich meine Störfaktoren und Zeitfresser um 2 Stunden reduzieren, um diese Zeit auf wichtige Dinge zu lenken, um nach und nach ein besseres Zeitmanagement und ein besseres Verständnis davon zu bekommen.“
Man sagt, dass es 30 Tage dauert, bis der Mensch eine Gewohnheit verinnerlicht hat. Deswegen ist in der letzten Zielformulierung eben die Rede von diesen 30 Tagen. Ein etwas anderes Prinzip, welches sich an dem Smart Prinzip orientiert, kennt man aus der Ernährungslehre. Dieses Prinzip aus der Ernährungslehre wird dann angewandt, wenn eine Problemstellung oder eine Verhaltensweise vorliegt, die nicht von jetzt auf direkt intensiv beeinflusst werden kann. Die Rede ist hier von starkem Alkoholkonsum, übermäßiges Rauchverhalten oder fehlerhafte Ernährung. Zumeist ist es so, dass der Körper sich an diese schlechten Verhaltensweisen gewöhnt hat, da diese länger als 30 Tage andauern. Dieses Prinzip kann man auf psychologische Verhaltensänderungen übertragen. Ich spreche von einer Abstufungsmethodik. Du kannst es dir vorstellen, wie eine Treppe, die in den Keller führt.
Hier ein Beispiel mit der Zielformulierung nach SMART:
„Ich werde in einem Zeitraum von 30 Tagen pro Woche meine Störfaktoren und Zeitfresser um 30 Minuten minimieren, um diese Zeit auf wichtige Dinge zu lenken, um nach und nach ein besseres Zeitmanagement und ein besseres Verständnis davon zu bekommen.“
Du baust dir also eine Angewohnheit auf, mithilfe eines Treppenprinzips:
Du konditionierst deinen Körper auf eine langanhaltende oder andauernde Verhaltensänderung, indem du Schritt für Schritt daran arbeitest. Mir hat diese Art der Körperkonditionierung sehr geholfen. Natürlich hatte ich ein paar Tage, wo es nicht ganz funktioniert hatte, aber allein der Gedanke im Hinterkopf an diese Zielsetzung half mir langfristig zu dieser Umstellung. Du wirst merken, dass du nach und nach deine Zeit sinnvoller investieren wirst. Du wirst neue Ansätze ausmachen können und andere Interessen entdecken, daher mach dir keinen Stress, wenn du am Anfang nicht weißt, was du mit der freien Zeit machen sollst oder wie du diese sinnvoll einsetzt. Es ist schon eine Steigerung, wenn du die Zeit für deinen Haushalt investierst, statt am Handy zu sitzen. Indem du nämlich anfängst dein Zimmer, deine Wohnung oder dein Haus ordentlich zu gestalten, fängt dein Kopf automatisch an, dein Leben zu gestalten und zu ordnen.
Es gibt das Sprichwort: „Wenn man ein geordnetes und sauberes Heim hat, hat man ein geordnetes Leben.“
Behalte dieses Sprichwort immer im Kopf. Es hilft dir. Mir hat es geholfen. Du kannst damit anfangen, dein Leben zu ordnen, wenn du dein Umfeld ordnest. Glaub mir.
Um nochmal auf die Priorisierung zurückzukommen, möchte ich dir auf der nächsten Seite das legendäre Pareto-Prinzip vorstellen. Damit hast du die Möglichkeit, eine einfachere Prioritätensuche in deinem Alltag durchzuführen.
2.3 PARETO-Prinzip
Was ist das PARETO-Prinzip?
Das nach Vilfredo Pareto benannte Pareto-Prinzip (oder die Pareto-Methode) befasst sich mit der Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis: 80 % der Wirkung können durch 20 % der beteiligten Faktoren erreicht werden. In erster Linie findet dieses Prinzip Anwendung in der Wirtschaft, also im Marketing, in der Prozessoptimierung und im strategischen Management. Jedoch gibt es auch eine Zeitmanagement-Methode.
Zeitmanagement-Methode mit Pareto:
Das 80/20-Prinzip lässt sich auch im normalen Leben anwenden, mit hervorragender Wirkung. Egal, ob im Studium, in der Ausbildung oder bei privaten Angelegenheiten.
Gemäß dem Pareto-Prinzip werden 80 % der Ergebnisse durch 20 % des zeitlichen Aufwandes erreicht. Bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben ist es wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen, um sicherzustellen, dass die meiste Arbeit auch den wichtigsten Aufgaben zukommt.
[CHART]
Wie erstellst du also deine Prioritätenliste?
Du kannst deine Liste auf verschiedene Art und Weise erstellen. Eine Variante zur Listenerstellung wäre, dass du die Aufgaben zusammenpackst, welche sich zeitlich gleichzeitig erledigen lassen und nah beieinander liegen. Ein Beispiel dafür wäre, wenn du die Waschmaschine anstellst und während diese die erste Ladung Wäsche reinigt, du andere Aufgaben im Haushalt erledigst. Ein anderes Beispiel wäre, wenn du Wasser aufkochen lässt, dann die Nudeln bei kochendem Wasser einsetzt und in diesen 10-15 Minuten, wo die Nudeln aufkochen, duschen gehst.
Hier einmal ein Beispiel der Liste:
Kombinationen als Prioritäten1. Waschmaschine und Haushalt2. Kochen und Duschen3. …Eine andere Variante der Listenerstellung wäre nach dem Hierarchie-Prinzip. In dieser hierarchischen Variante werden Aufgaben, Wünsche oder Optionen mit Begriffen wie „wichtig“, „dringlich“, „nützlich“, „hilfreich“ oder „günstig“ gekennzeichnet. Dadurch entsteht eine Art Abstufung und so werden die Prioritäten deutlich. Zur Übersicht kannst du deine Liste auch in verschiedene Lebensbereiche unterteilen: „Familie und Freunde“, „Gesundheit und Fitness“, „Karriere und Finanzen“, „Selbstverwirklichung und Freiheit“ oder „Hygiene & Sauberkeit“.
