Der Arbeitgeberassistent E-Book

Otto N. Bretzinger

• Herausgeber: Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlagsgesellschaft
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Die Assistenten
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2022

Seitenzahl: 181

Beschreibung

Set mit Arbeitshilfen für Selbstständige und Kleinbetriebe in der Rolle des Arbeitgebers – u.a. zum Vorstellungsgespräch, Arbeitsvertrag, Abmahnung, Kündigung eines Mitarbeiters In Deutschland bestehen mehr als 2,5 Millionen Kleinbetriebe. Und viele dieser Unternehmen beschäftigen weniger als fünf Mitarbeiter (Angestellte in Vollzeit, Minijobber oder Teilzeit-Angestellte). Das Besondere bei diesen Betrieben ist, dass das Arbeitsrecht, das in erster Linie den Arbeitnehmer schützen soll, nicht vollständig zur Anwendung kommt. So besteht beispielsweise in diesen Unternehmen für Mitarbeiter kein gesetzlicher Kündigungsschutz. Es besteht kein Betriebsrat (erst ab 5 Mitarbeitern). Mithin bedarf der Arbeitgeber keiner Zustimmung zu personellen Maßnahmen und es gibt keine Betriebsvereinbarungen, die parallel zum Arbeitsvertrag berücksichtigt werden müssen. Auch tarifliche Regelungen finden keine Anwendung, weil die Beteiligten regelmäßig nicht tarifgebunden sind. Grundsätze des Arbeitsrechts für Selbständige & Kleinbetriebe, die Mitarbeiter einstellen Als Arbeitgeber in einem Kleinbetrieb werden Sie sich zwar wegen der geringen Anzahl von Mitarbeitern nicht tagtäglich mit arbeitsrechtlichen Fragen und Problemen befassen müssen, Sie müssen aber gleichwohl mit den wichtigsten Grundsätzen des Arbeitsrechts vertraut sein, und zwar vom Zeitpunkt der Anbahnung des Arbeitsverhältnisses über den Abschluss des Arbeitsvertrags, das laufende Arbeitsverhältnis bis zu dessen Beendigung. In diesem Buch werden Informationen und Vorlagen speziell für Selbständige, Kleinunternehmen und Betriebe zusammengefasst. Arbeitgeber finden hier Vertragsmuster, Formulierungshilfen und Musterbriefe, die Ihnen als Arbeitgeber bei allen arbeitsrechtlichen Fragen im Betrieb helfen sollen: Der Arbeitgeberassistent enthält Musterverträge, Musterbriefe und Formulierungshilfen - für die Begründung des Arbeitsverhältnisses: u.a. Einstellungsunterlagen zur Personaleinstellung, Personalfragebogen, Einwilligung in eine ärztliche Eignungsuntersuchung, Textbausteine und Muster für einen unbefristeten oder befristen Arbeitsvertrag, eine Teilzeitbeschäftigung, einen Minijob, Beantragung einer Betriebsnummer, Vorlage für einen Aushilfsarbeitsvertrag, Abfrage der Informationen zur Krankenkasse, Muster eines Praktikantenvertrags, Muster eines Arbeitsvertrags mit Familienangehörigen; - für das laufende Arbeitsverhältnis: Muster und Vorlagen zur Abmahnung wegen Pflichtverletzung, Aufforderung zum Urlaubsantritt, Lohnpfändung, Änderungskündigung, Unterlagen zu Teilzeitarbeit, Zuweisung einer anderen Tätigkeit, Aufforderung zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Informationen zu Datenschutz im Betrieb; - für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses: u.a. Rechte & Pflichten bei Kündigung während der Probezeit, Muster zur ordentlichen und außerordentlichen Kündigung des Arbeitsvertrags, Vorlage eines Antrags auf Zustimmung zur Kündigung während der Elternzeit oder des Integrationsamts auf Zustimmung zur Entlassung eines schwerbehinderten Arbeitnehmers, Muster Abwicklungsvertrag, Vorlage Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis, Freistellung und Urlaub, Arbeitspapiere.Insgesamt will Sie Der Arbeitgeberassistent bei arbeitsrechtlichen Fragen begleiten und Hilfestellung bei der praktischen Umsetzung Ihre Rechte und Ansprüche gegenüber den Beschäftigten leisten.

Leseprobe

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Alternative Streitbeilegung (Online-Streitbeilegung und Verbraucherschlichtungsstelle)Die Europäische Kommission hat eine Plattform zur Online-Streitbeilegung eingerichtet, die unter folgendem Link abgerufen werden kann: www.ec.europa.eu/consumers/odr. Wolters Kluwer ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Inhaltsübersicht

1   Vorwort

2   Formalitäten bei Begründung des Arbeitsverhältnisses

2.1   Die ersten Schritte

2.2   Anbahnung des Arbeitsverhältnisses

2.2.1   Nachricht über Erhalt der Bewerbungsunterlagen

2.2.2   Personaleinstellungsbogen

2.2.3   Einladung zu Vorstellungsgespräch

2.2.4   Einwilligung in eine ärztliche und psychologische Eignungsuntersuchung

2.2.5   Absage des Betriebs

2.2.6   Zusage des Betriebs

2.3   Abschluss des Arbeitsvertrags

2.3.1   Niederschrift nach dem Nachweisgesetz

2.3.2   Inhalt des Arbeitsvertrags

2.3.3   Unbefristeter Arbeitsvertrag

2.3.4   Befristeter Arbeitsvertrag

2.3.5   Teilzeitarbeitsvertrag

2.3.6   Jobsharing-Vertrag

2.3.7   Arbeitsvertrag über geringfügige Beschäftigung

2.3.8   Aushilfsarbeitsvertrag

2.3.9   Praktikantenvertrag

2.3.10   Arbeitsvertrag mit Familienangehörigen

3   Formalitäten im laufenden Arbeitsverhältnis

3.1   Änderung der Arbeitsbedingungen

3.1.1   Änderungskündigung

3.1.2   Änderungsvereinbarung

3.2   Teilzeitarbeit

3.2.1   Ablehnung eines Teilzeitantrags

3.2.2   Stattgeben eines Teilzeitantrags

3.3   Versetzung des Arbeitnehmers

3.3.1   Zuweisung eines anderen Arbeitsorts

3.3.2   Zuweisung einer anderen Tätigkeit

3.4   Datenschutz im Betrieb

3.4.1   Informationspflichten

3.4.2   Einwilligung in die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

3.4.3   Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

3.4.4   Unterrichtung und Verpflichtung von Beschäftigten auf Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen

3.4.5   Auftragsverarbeitung

3.5   Abmahnung des Arbeitnehmers wegen Pflichtverletzung

3.6   Urlaub

3.6.1   Aufforderung zum Urlaubsantritt

3.6.2   Bewilligung von unbezahltem Urlaub

3.7   Krankheit des Arbeitnehmers

3.7.1   Aufforderung zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

3.7.2   Aufforderung zur Untersuchung durch den Medizinischen Dienst

3.8   Lohnpfändung

3.8.1   Vorpfändung

3.8.2   Pfändungs- und Überweisungsbeschluss

4   Formalitäten bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses

4.1   Kündigung

4.1.1   Ordentliche Kündigung während der Probezeit

4.1.2   Ordentliche Kündigung ohne Begründung (Mindestinhalt)

4.1.3   Ordentliche verhaltensbedingte Kündigung

4.1.4   Personenbedingte Kündigung

4.1.5   Betriebsbedingte Kündigung

4.1.6   Außerordentliche Kündigung

4.1.7   Antrag auf Zustimmung des Integrationsamts zur Kündigung

4.1.8   Antrag auf Zustimmung zur Kündigung einer schwangeren Arbeitnehmerin

4.1.9   Antrag auf Zustimmung zur Kündigung während der Elternzeit

4.2   Abwicklungsvertrag

4.3   Aufhebungsvertrag

4.3.1   Bezeichnung der Vertragsparteien

4.3.2   Beendigung des Arbeitsverhältnisses

4.3.3   Abfindung

4.3.4   Zeugnis

4.3.5   Freistellung und Urlaub

4.3.6   Gratifikationsansprüche

4.3.7   Betriebliche Altersversorgung

4.3.8   Arbeitspapiere

4.3.9   Verschwiegenheitspflicht

4.3.10   Hinweispflichten

4.3.11   Ausgleichsklausel

4.3.12   Widerrufsvorbehalt

4.3.13   Salvatorische Klausel

4.4   Arbeitszeugnis

4.5   Urlaubsbescheinigung

Der Arbeitgeberassistent: Set mit allen Arbeitshilfen für Selbstständige und Kleinbetriebe

1   Vorwort

In Deutschland bestehen mehr als 2,5 Millionen Kleinbetriebe. Und viele davon haben weniger als fünf Beschäftigte. Das Besondere bei diesen Betrieben ist, dass das Arbeitsrecht, das in erster Linie den Arbeitnehmer schützen soll, nicht vollständig zur Anwendung kommt. So besteht beispielsweise in diesen Betrieben für Arbeitnehmer kein gesetzlicher Kündigungsschutz. Es besteht kein Betriebsrat. Mithin bedarf der Arbeitgeber keiner Zustimmung zu personellen Maßnahmen und es gibt keine Betriebsvereinbarungen, die parallel zum Arbeitsvertrag berücksichtigt werden müssen. Auch tarifliche Regelungen finden keine Anwendung, weil die Beteiligten regelmäßig nicht tarifgebunden sind.

Als Arbeitgeber in einem Kleinbetrieb werden Sie zwar wegen der geringen Anzahl von Beschäftigten nicht tagtäglich mit arbeitsrechtlichen Fragen und Problemen konfrontiert werden, Sie müssen aber gleichwohl mit den wichtigsten Grundsätzen des Arbeitsrechts vertraut sein, und zwar vom Zeitpunkt der Anbahnung des Arbeitsverhältnisses über den Abschluss des Arbeitsvertrags, das laufende Arbeitsverhältnis bis zu dessen Beendigung. Dabei geht es nicht nur darum, Ihnen Ihre Rechte und Ansprüche aufzuzeigen und Ihnen bereits durch den Abschluss des Arbeitsvertrags eine günstige Rechtslage zu verschaffen, sondern gleichzeitig auch darum, Ihnen die durch das Arbeitsrecht gezogenen Grenzen bewusst zu machen.

Viele Probleme und Streitigkeiten im Arbeitsrecht werden unter den Beteiligten zwar regelmäßig recht pragmatisch gelöst, indem sie früher oder später einvernehmlich beigelegt werden, gleichwohl geht es für Sie nicht zuletzt darum, Einstellungsgespräche, Arbeitsverträge und personalrechtliche Maßnahmen gut vorzubereiten. In diesem Buch finden Sie Vertragsmuster, Formulierungshilfen und Musterbriefe, die Ihnen als Arbeitgeber bei allen arbeitsrechtlichen Fragen im Betrieb helfen sollen, Verträge richtig zu formulieren, Ihre Rechte und Ansprüche Beschäftigten gegenüber geltend zu machen und so eine für Sie günstige Rechtslage zu schaffen. Sie finden u.a. Textbausteine und Vertragsmuster für einen unbefristeten oder befristeten Arbeitsvertrag, eine Teilzeitbeschäftigung, einen Minijob, einen Aushilfsarbeitsvertrag, einen Praktikantenvertrag und einen Arbeitsvertrag mit Familienangehörigen, ferner Formulierungshilfen und Musterbriefe für das laufende Arbeitsverhältnis und dessen Beendigung und Abwicklung. Umfangreiche Checklisten geben Ihnen Handlungsanleitungen und fassen bei den wichtigen arbeitsrechtlichen Fragen das Wesentliche zusammen.

Insgesamt will Sie der Arbeitgeberassistent bei arbeitsrechtlichen Fragen begleiten und Hilfestellung bei der praktischen Umsetzung Ihre Rechte und Ansprüche gegenüber den Beschäftigten leisten.

Dr. iur. Otto N. Bretzinger

2   Formalitäten bei Begründung des Arbeitsverhältnisses

Im Rahmen der Begründung des Arbeitsverhältnisses steht der Abschluss des Arbeitsvertrags zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer im Mittelpunkt. Daneben sind vom Arbeitgeber allerdings noch eine Reihe weiterer Formalitäten zu beachten. Dazu gehören die Meldungen des Arbeitnehmers bei der Sozialversicherung, der Berufsgenossenschaft und beim Finanzamt. Wenn erstmals ein Arbeitnehmer eingestellt wird, muss eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragt werden. Bei der Einstellung muss der Arbeitnehmer über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten informiert werden.

2.1   Die ersten Schritte

Die nachfolgende Checkliste soll dem Arbeitgeber helfen, allen formellen und inhaltlichen Anforderungen bei der Einstellung eines Beschäftigten zu entsprechen.

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Anmerkungen:

Einladung des Bewerbers zum Vorstellungsgespräch

Vgl. dazu »Einladung zu Vorstellungsgespräch« .

Anforderung der Arbeitserlaubnis bei ausländischem Bewerber

Angehörige eines Staates der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) oder der Schweiz dürfen sich in Deutschland aufhalten und arbeiten. Dazu benötigen Sie keine Arbeitserlaubnis. Angehörige eines anderen Staates dürfen in Deutschland nur arbeiten, wenn sie einen entsprechenden Aufenthaltstitel haben.

Abschluss des Arbeitsvertrags

Vgl. dazu »Abschluss eines Arbeitsvertrags«.

Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer

Bei der erstmaligen Einstellung eines Mitarbeiters muss eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragt werden. Der Antrag erfolgt auf elektronischem Weg. Mit der Betriebsnummer wird sowohl die Anmeldung zur Sozialversicherung als auch die Meldung der Mitarbeiter bei der Krankenkasse vorgenommen.

Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Sozialversicherung

Zentrale Meldestellen für die Anmeldung zur Sozialversicherung sind die Krankenkassen. Sie ziehen die gesamten Sozialversicherungsbeiträge ein und leiten sie an die zuständigen Stellen wie z.B. die Rentenversicherung weiter. Der neue Mitarbeiter muss mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, angemeldet werden. Die Meldungen zur Sozialversicherung und das Anfertigen der Beitragsnachweise sind nur elektronisch über das Lohnabrechnungsprogramm oder die Software »sv-net« möglich.

Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Berufsgenossenschaft

Der Mitarbeiter muss bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet werden. Durch eine Mitgliedschaft ist der Arbeitnehmer automatisch in der gesetzlichen Unfallversicherung registriert.

Anmeldung des Arbeitnehmers beim Finanzamt

Der Mitarbeiter muss beim Finanzamt gemeldet werden. Eine Ausnahme besteht für geringfügig Beschäftigte, wenn die Lohnsteuer pauschal abgerechnet wird.

Information zur Verarbeitung der Beschäftigtendaten des Arbeitnehmers

Vgl. dazu »Datenschutz im Betrieb«.

2.2   Anbahnung des Arbeitsverhältnisses

Regelmäßig erfolgt im Rahmen der Anbahnung des Arbeitsverhältnisses die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch, in dem auch die Kostenfrage geklärt werden muss. Bei der Auswahl der Bewerber wird häufig ein Personalfragebogen eingesetzt. Für eine ärztliche Untersuchung oder eine psychologische Eignungsuntersuchung bedarf es der Einwilligung des Bewerbers.

Wichtig ist es, im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Haftungsansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu vermeiden.

2.2.1   Nachricht über Erhalt der Bewerbungsunterlagen

Wenn Bewerbungsunterlagen eingegangen sind, sollte deren Eingang zunächst kurzfristig bestätigt werden, um weitere Nachfragen des Bewerbers zu vermeiden. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, bereits zu diesem Zeitpunkt den Bewerbern einen Einstellungsfragebogen zukommen zu lassen, um nähere Informationen über den Bewerber in Erfahrung zu bringen.

Formulierungsbeispiel

_________________________________

_________________________________

[Name und Anschrift des Betriebs]

_________________________________

_________________________________

[Name und Anschrift des Bewerbers]

_____________________, _________[Ort, Datum]

Ihre Bewerbung vom _____ als __________

Sehr geehrte(r) __________,

für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen bedanken wir uns. Gerne bestätigen wir Ihnen den Eingang Ihrer Bewerbungsunterlagen.

Im Moment prüfen wir noch die eingegangenen Bewerbungen. Bitte haben Sie deshalb noch etwas Geduld. Sobald wir uns entschieden haben, Sie zu einem Bewerbungsgespräch einzuladen, werden wir uns bei Ihnen melden.

[Und]

Zur Vorbereitung eines etwaigen Vorstellungsgesprächs bitten wir Sie, den beiliegenden Einstellungsfragebogen ausgefüllt an uns zurückzusenden.

Mit freundlichen Grüßen

____________________________

[Unterschrift]

2.2.2   Personaleinstellungsbogen

Im Vorstellungsgespräch oder im Einstellungsfragebogen will der Arbeitgeber möglichst umfangreiche Informationen über den Bewerber erhalten. Dabei will er sich insbesondere auch über dessen persönliche Verhältnisse informieren. Andererseits hat der Bewerber und potenzielle Arbeitnehmer ein Interesse daran, nicht über seine Intimsphäre ausgefragt zu werden.

Der Arbeitgeber darf nur solche Fragen stellen, die mit dem Arbeitsplatz oder der zu leistenden Arbeit in Zusammenhang stehen. Ein Frage- und Informationsrecht steht ihm also nur insoweit zu, als durch die Beantwortung der Fragen die Eignung des Bewerbers für die zu besetzende Stelle herausgefunden werden kann.

Beantwortet der Bewerber eine zulässige Frage wahrheitswidrig, kann der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anfechten. Das hat zur Folge, dass das angefochtene Arbeitsverhältnis beendet wird, das heißt, die Anfechtung wirkt im Prinzip genauso wie eine fristlose Kündigung. Unzulässige Fragen muss der Bewerber nicht beantworten. In diesem Fall riskiert er aber, dass der Arbeitgeber ihn deshalb nicht einstellt. Deshalb darf der Bewerber auf eine unzulässige Frage lügen, ohne dass ihm später rechtliche Konsequenzen drohen.

Checkliste: Zulässige und unzulässige Fragen

Fragen zu

Zulässig

Nicht zulässig

Familienstand

x

Alter

x

Ausbildung

x

Fachliche Qualifikation

x

Beruflicher Werdegang

x

Berufliche Fähigkeiten

x

Nebenbeschäftigungen

x

Arbeitserlaubnis

x

Gesundheitszustand

x

Genetische Veranlagungen

x

Nichtrauchereigenschaft

x

Vorherige Vergütung

x

Sexuelle Orientierung

x

Heiratsabsichten

x

Kinderwunsch

x

Schwangerschaft

x

Bestehende Schwerbehinderung

x

Vermögensverhältnisse

x

Vorhandene Schulden

x

Lohn- und Gehaltspfändungen

x

Religionszugehörigkeit

x

Mitgliedschaft in Scientology

x

Gewerkschaftszugehörigkeit

x

Parteizugehörigkeit

x

Vorstrafen

x

Anhängige Ermittlungsverfahren

x

Wettbewerbsverbot

x

Gesundheitszustand

Grundsätzlich sind Fragen nach dem allgemeinen Gesundheitszustand des Bewerbers nicht zulässig. Ausnahmsweise können allerdings auf den konkreten Arbeitsplatz bezogene Fragen zulässig sein, wenn sich Beeinträchtigungen auf den Arbeitsplatz auswirken können. So etwa, wenn eine Krankheit oder Beeinträchtigung des Gesundheitszustandes vorliegt, durch die die Eignung für die vorgesehene Tätigkeit auf Dauer oder in periodisch wiederkehrenden Abständen eingeschränkt oder wenn zum Zeitpunkt des Arbeitsantritts oder in absehbarer Zeit mit einer Arbeitsunfähigkeit zu rechnen ist (z.B. durch eine geplante Operation).

Vorherige Vergütung

Die Frage nach der vorherigen Vergütung kann ausnahmsweise dann zulässig sein, wenn diese für die angestrebte Stelle aussagekräftig ist und der Bewerber die bisherige Vergütung von sich aus als Mindestvergütung für die neue Stelle gefordert hat.

Schwerbehinderung

Die Frage nach einer Schwerbehinderung kann dann gerechtfertigt sein, wenn die Behinderung die vertragsgemäße Arbeitsleistung dauerhaft unmöglich macht und ihr Nichtvorliegen daher eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung darstellt.

Vermögensverhältnisse

Ausnahmsweise kann die Frage nach den Vermögensverhältnissen des Bewerbers zulässig sein, wenn die zu besetzende Stelle ein besonderes Vertrauensverhältnis voraussetzt oder wenn es sich um eine Führungsposition handelt.

Vorhandene Schulden

Ausnahmsweise darf danach gefragt werden, wenn die zu besetzende Stelle ein besonderes Vertrauensverhältnis voraussetzt oder wenn es sich um eine Führungsposition handelt.

Lohn- und Gehaltspfändungen

Ausnahmsweise ist die Frage zulässig, wenn mehrere Pfändungen ein großes Ausmaß erreichen. Dies ist anzunehmen, wenn durch die Anzahl und die Höhe der Pfändungen ein erheblicher Arbeitsaufwand für den Arbeitgeber entsteht und wesentliche Störungen im Arbeitsablauf und in der betrieblichen Organisation des Arbeitgebers auftreten.

Religionszugehörigkeit

Ausnahmsweise zulässig ist die Frage bei einem religionsgebundenen Betrieb (z.B. Kirche, konfessionelle Krankenhäuser).

Gewerkschaftszugehörigkeit

Bei der Bewerbung bei einer Gewerkschaft oder einer gewerkschaftsnahen Organisation ist die Frage ausnahmsweise zulässig.

Parteizugehörigkeit

Bei einer Bewerbung bei einer Partei ist die Frage ausnahmsweise zulässig.

Vorstrafen

Die Frage nach bestehenden Vorstrafen darf nur gestellt werden, wenn und soweit die auszuübende Tätigkeit dies erfordert. So darf beispielsweise im Rahmen der Besetzung einer Stelle als Erzieher nach einschlägigen Vorstrafen (z.B. Sittlichkeitsdelikten) gefragt werden. Die Antwort auf diese Frage ist für die Besetzung dieser Vertrauensstellung von erheblicher Bedeutung. Somit ist die Frage aus betrieblichen Gründen zulässig.

Anhängiges Ermittlungsverfahren

Die Frage nach einem anhängigen Ermittlungsverfahren kann im Einzelfall zulässig sein. Ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an einer solchen Frage ist dann zu bejahen, wenn auch ein Ermittlungsverfahren Zweifel an der persönlichen Eignung des Arbeitnehmers begründen kann (z.B. Bewerbung um eine Stelle als Erzieher bei einem laufenden Ermittlungsverfahren wegen sexuellen Missbrauchs von Kindergartenkindern).

In einem Personaleinstellungsbogen können alle Fragen aufgelistet werden, die dem Bewerber zulässigerweise gestellt werden dürfen. Da die Zulässigkeit der Fragen auch von der Art der vorgesehenen Tätigkeit abhängt, muss der Fragebogen die Anforderungen an den jeweiligen Arbeitsplatz berücksichtigen.

[Download als PDF oder Textdatei]

Anmerkungen:

Zulässige Fragen

Im Personaleinstellungsbogen dürfen nur zulässige Fragen gestellt werden. Vgl. dazu die obige Checkliste.

Löschung der Daten

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens hat der Bewerber einen Anspruch auf Löschung der Daten, wenn sie vom Arbeitgeber nicht mehr benötigt werden. Der Arbeitgeber darf die Daten nur so lange speichern, wie er sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren benötigt. Das gilt beispielsweise zur Geltendmachung von Ansprüchen des Bewerbers nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

2.2.3   Einladung zu Vorstellungsgespräch

Wenn der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen gesichtet hat, wird er die Bewerber, die in die engere Auswahl für den zu besetzenden Arbeitsplatz kommen, zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Dabei besteht Gelegenheit, die Bewerber persönlich kennenzulernen und deren Eignung für die Stelle besser einzuschätzen.

Formulierungsbeispiel

_________________________________

_________________________________

[Name und Anschrift des Betriebs]

_________________________________

_________________________________

[Name und Anschrift des Bewerbers]

_____________________, _________

[Ort, Datum]

Ihre Bewerbung vom _____ als __________

Sehr geehrte(r) __________,

vielen Dank für Ihre Bewerbung für die Stelle ___________________ [Bezeichnung der zu besetzenden Stelle].

Ihre Bewerbung haben wir mit großem Interesse gelesen. Wir würden Sie gerne persönlich kennenlernen und Sie hiermit zu einem Vorstellungsgespräch einladen.

Das Gespräch findet am _____ um _____Uhr mit _____ [Bezeichnung des Gesprächspartners im Unternehmen] statt. Sollten Sie diesen Termin nicht wahrnehmen können, geben Sie uns bitte telefonisch oder per E-Mail Bescheid. Wir können dann einen anderen Termin vereinbaren.

[Und]

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir die Ihnen durch das Vorstellungsgespräch entstehenden Kosten nicht übernehmen können.

Mit freundlichen Grüßen

____________________________

[Unterschrift]

Übernahme der Vorstellungskosten durch Arbeitgeber

Sowohl abgelehnte als auch eingestellte Bewerber haben grundsätzlich Anspruch auf Erstattung der ihnen entstandenen Vorstellungskosten, wenn sie vom Arbeitgeber ausdrücklich eingeladen werden. Dieser Anspruch besteht grundsätzlich kraft Gesetzes, wenn der Arbeitgeber nicht ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass er die Kosten nicht übernehmen wird.

Die Vorstellungskosten umfassen alle notwendigen Auslagen des Bewerbers. Dazu gehören insbesondere Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, unter Umständen auch der Verdienstausfall, wenn der Bewerber unbezahlten Urlaub nehmen musste.

Ablehnung der Übernahme der Vorstellungskosten

Ausnahmsweise hat der Bewerber keinen Anspruch auf Ersatz der Vorstellungskosten, wenn der Arbeitgeber den Bewerber vor der Vorstellung ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass etwaige Kosten der Vorstellung nicht übernommen werden. Ein entsprechender Hinweis sollte zweckmäßigerweise bereits in der Einladung zum Vorstellungsgespräch erfolgen.

2.2.4   Einwilligung in eine ärztliche und psychologische Eignungsuntersuchung

Ärztliche und psychologische Eignungsuntersuchungen dürfen nur in den gesetzlich vorgeschriebenen Fällen durchgeführt werden. Daneben kann der Arbeitgeber eine solche Untersuchung nur verlangen, wenn die Erhebung entsprechender Daten erforderlich ist, um die (gesundheitliche) Eignung des Bewerbers für den konkreten Arbeitsplatz zu klären. Eine ärztliche Einstellungsuntersuchung und eine psychologische Eignungsuntersuchung setzen stets die Einwilligung des Bewerbers voraus.

Ärztliche Einstellungsuntersuchung

Eine ärztliche Eignungsuntersuchung dient der Feststellung, ob der Bewerber geeignet ist, die in Aussicht genommene Tätigkeit auszuüben oder ob gesundheitliche Erwägungen der Begründung des Arbeitsverhältnisses entgegenstehen.

Der Arzt darf dem Arbeitgeber nur das Ergebnis der Untersuchung mitteilen, das heißt, ob ein Bewerber »geeignet«, »nicht geeignet« oder »unter bestimmten Voraussetzungen geeignet« ist. Einzelne Befunde dürfen nicht mitgeteilt werden.

Formulierungsbeispiel

Einwilligung in eine ärztliche und psychologische Eignungsuntersuchung

Hiermit erkläre ich mich mit einer ärztlichen Untersuchung einverstanden, um festzustellen, ob ich für die mit der Stelle _____ [Bezeichnung der vorgesehenen Tätigkeit im Betrieb] verbundenen Tätigkeiten bei ________ [Bezeichnung des Betriebs] gesundheitlich geeignet bin. Den untersuchenden Arzt entbinde ich von der ärztlichen Schweigepflicht, soweit die Auskünfte notwendig sind, um meine Eignung für die genannte Tätigkeit zu beurteilen.

Psychologische Eignungsuntersuchung

Psychologische Eignungstests sind nur zulässig, wenn der Bewerber ausdrücklich zustimmt und auch dann nur, wenn es um die Ermittlung arbeitsbezogener Daten geht. Allgemeine Intelligenztests oder Persönlichkeitstests zur Erfassung der Gesamtpersönlichkeit stellen einen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht dar und sind deshalb unzulässig. Erlaubt sind lediglich solche Verfahren, die sich in ihrer Tragweite auf die zukünftige Arbeitstätigkeit und die damit verknüpften Anforderungen beziehen. Psychologische Tests dürfen auch nur von Psychologen durchgeführt werden. Diese unterliegen genau wie Ärzte der Schweigepflicht und dürfen dem Arbeitgeber nur das Gesamtergebnis der Tests weitergeben (also Eignung oder Nichteignung).

Formulierungsbeispiel

Ich bin mit einer psychologischen Eignungsuntersuchung einverstanden, durch die festgestellt werden soll, ob ich für die mit der Stelle _____ [Bezeichnung der vorgesehenen Tätigkeit im Betrieb] verbundenen Tätigkeiten bei ________ [Bezeichnung des Betriebs] geeignet bin. In diesem Zusammenhang sollen folgende Untersuchungen durchgeführt werden _____ [Bezeichnung der vorgesehenen Tests, z.B. Intelligenztests, Leistungstests, Belastungstests]. Ich bin damit einverstanden, dass die Ergebnisse der einzelnen Tests an _____ [Bezeichnung des Betriebs] übermittelt werden.

Datenschutz

Datenschutzrechtlich dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Der Bewerber muss über den Zweck der Datenverarbeitung und über sein Widerrufsrecht aufgeklärt werden.

Formulierungsbeispiel

Der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten zu dem Zweck, meine Eignung in Bezug auf die mit dem in Aussicht genommenen Arbeitsplatz verbundenen Tätigkeiten festzustellen, stimme ich zu. Mir ist bekannt, dass ich meine Einwilligung jederzeit widerrufen kann.

Ort, Datum, Unterschrift

Formulierungsbeispiel

______________________, ___________

[Ort, Datum]

__________________________________________

[Unterschrift des Bewerbers]

2.2.5   Absage des Betriebs

Das Bewerbungsverfahren endet entweder mit dem Abschluss eines Arbeitsvertrags oder mit einer Absage. Es ist sinnvoll, das Ablehnungsschreiben möglichst kurz zu fassen. Es besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Absage näher zu begründen. Deshalb sollte im Hinblick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz auf eine Begründung verzichtet und auf eine Standardformulierung zurückgegriffen werden. Wenn die Absage begründet werden soll, muss darauf geachtet werden, dass keine nach dem Gesetz diskriminierenden Gründe herangezogen werden.

Formulierungsbeispiel

_________________________________

_________________________________

[Name und Anschrift des Betriebs]

_________________________________

_________________________________

[Name und Anschrift des Bewerbers]

_____________________, _________

[Ort, Datum]

Ihre Bewerbung vom _____ als __________

Sehr geehrte(r) __________,

vielen Dank für die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen konnten. Wir bedanken uns für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und wünschen Ihnen für Ihren weiteren Weg alles Gute.

Die uns überreichten Bewerbungsunterlagen senden wir Ihnen anliegend zurück.

Mit freundlichen Grüßen

____________________________

[Unterschrift]

2.2.6   Zusage des Betriebs

Zwar kann unmittelbar im Anschluss an ein Bewerbungsgespräch oder zeitnah die Zusage des Unternehmens für den Arbeitsplatz mündlich erfolgen, der Bewerber wird jedoch regelmäßig ein Interesse daran haben, dass ihm die Zusage schriftlich erteilt wird. Unabhängig davon ist für den Arbeitgeber bereits eine mündliche Zusage rechtlich bindend.

Formulierungsbeispiel

_________________________________

_________________________________

[Name und Anschrift des Betriebs]

_________________________________

_________________________________

[Name und Anschrift des Bewerbers]

_____________________, _________

[Ort, Datum]

Ihre Bewerbung vom _____ als __________

Sehr geehrte(r) __________,

nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass wir uns für Sie entschieden haben. Wir würden Sie gerne als Mitarbeiter in unserem Hause begrüßen und bieten Ihnen hiermit ab ______ die Stelle als _____ [Bezeichnung der Tätigkeit] an.

In der Anlage übersenden wir Ihnen ein bereits unterzeichnetes Vertragsangebot. Bitte reichen Sie uns nach Gegenzeichnung eine Fertigung des Arbeitsvertrags für unsere Unterlagen zurück. Gerne stehen wir Ihnen selbstverständlich für eventuell noch notwendige Rückfragen oder Erläuterungen zur Verfügung.

[Oder]

Die weiteren Einzelheiten sollten wir in einem persönlichen Gespräch klären. Wir werden Ihnen in Kürze ein unterzeichnungsfähiges Vertragsangebot zuleiten. Danach können wir kurzfristig einen Termin zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen

____________________________

[Unterschrift]

2.3   Abschluss des Arbeitsvertrags

Der Arbeitsvertrag bedarf keiner Form. Er kann mündlich, schriftlich oder durch schlüssiges Verhalten der Vertragspartner zustande kommen. Aus Beweisgründen verpflichtet allerdings das Nachweisgesetz den Arbeitgeber, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Wenn zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag abgeschlossen und dem Arbeitnehmer ausgehändigt wurde, entfällt für den Arbeitgeber die Verpflichtung, die wesentlichen Arbeitsbedingungen einseitig schriftlich niederzulegen, wenn der schriftliche Arbeitsvertrag die wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält.

2.3.1   Niederschrift nach dem Nachweisgesetz

Der Arbeitgeber ist nach dem Nachweisgesetz verpflichtet, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Das Nachweisgesetz gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer. Unter den Geltungsbereich fallen auch leitende Angestellte. Vom Geltungsbereich des Gesetzes ausgeschlossen sind Arbeitnehmer, die nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt werden.

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Vertragsparteien

Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen so genau bezeichnet werden, dass kein Zweifel besteht, wer die Vertragspartner des Arbeitsvertrags sind.

Formulierungsbeispiel

Niederschrift gemäß Nachweisgesetz

Zwischen

_______________ [Name], _______________ [Adresse], im Folgenden kurz »Arbeitgeber« genannt,

und

_______________ [Name], _______________ [Adresse], im Folgenden kurz »Arbeitnehmer« genannt,

besteht ein Arbeitsverhältnis. Folgende wesentliche Arbeitsbedingungen gelten:

Beginn des Arbeitsverhältnisses

Maßgebend ist der Zeitpunkt des vereinbarten Beginns des Arbeitsverhältnisses, nicht die tatsächliche Aufnahme der Arbeit durch den Arbeitnehmer.

Formulierungsbeispiel

Das Arbeitsverhältnis beginnt am __________. Es ist nicht befristet.

Dauer des Arbeitsverhältnisses

Die Angabe der Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses kann entweder in Form einer konkreten Zeitbestimmung oder durch die Angabe eines Zwecks erfolgen.

Formulierungsbeispiel

Das Arbeitsverhältnis beginnt am __________. Es ist auf _____ Monate/Jahre befristet und endet am __________, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Arbeitsort

Anzugeben ist der Sitz des Betriebs oder des Betriebsteils, an dem der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung zu erbringen hat. Gegebenenfalls muss angegeben werden, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Arbeitsorten tätig sein soll.

Formulierungsbeispiel

Arbeitsort ist __________.

[Und]

Der Arbeitgeber ist berechtigt, den Arbeitnehmer im Rahmen seines Weisungsrechts auch an einem anderen Ort innerhalb Deutschlands einzusetzen.

Art der Arbeit

Es muss die vom Arbeitnehmer zu leistende Tätigkeit bezeichnet werden; ausreichend ist es, wenn das charakteristische Berufsbild (z.B. Sekretärin, Hausmeister) oder der Aufgabenbereich (z.B. Lagerarbeiten) angegeben wird.

Formulierungsbeispiel

Der Arbeitnehmer wird als __________ beschäftigt.

Vergütung und Sonderzahlungen

Anzugeben sind u.a. die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Zuschlägen (z.B. für Überstunden), Zulagen (z.B. Erschwernis- und Leistungszulagen), Prämien und Sonderzahlungen (z.B. Weihnachts- und Urlaubsvergütung).

Formulierungsbeispiel

Der Arbeitnehmer erhält eine monatliche Vergütung von _____ € brutto. Die Vergütung ist am __________ fällig.

[Und]

Zusätzlich erhält der Arbeitnehmer ______________ [ggf. Bezeichnung von Zulagen, Zuschlägen, Prämien, Gratifikationen].

Arbeitszeit