Die digitale Schulleitung und das papierlose Büro E-Book

Carsten Arntz

• Herausgeber: tredition
• Kategorie: Bildung
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 162

Veröffentlichungsjahr: 2021

Beschreibung

Deutschlands Schulen werden digital. Während alle Blicke auf die Digitalisierung des Unterrichts und das digitale Lernen fokussiert sind, wird ein wesentlicher Aspekt in diesem Transformationsprozess völlig außer Acht gelassen: die Digitalisierung der Schulleitungen und das Management des Organisations- und Verwaltungsapparates. Und während sich die Publikationen zur digitalen Schule, zur Professionalisierung der Lehrkräfte, der Schülerschaft und des Unterrichts regelrecht überschlagen, so gibt es so gut wie keine Hilfe für die Leitungsebene im Schulgeschäft. Gerade diese Personen sind die wichtigen Impulsgeber, Motivatoren und Entscheidungsträger in diesem schulischen Entwicklungsprozess und werden das Bildungswesen der Zukunft in Deutschland fundamental prägen. Daher sind Carsten Arntz und Stephan Kämper auf einer bildungsfördernden Mission. Sie möchten Deutschlands Schulleitungen mit ihren Expertisen im digitalen Bereich, mit ihren langjährigen Erfahrungen im Selbstmanagement und mit tagtäglich gelebten und erlebten Praxisbeispielen tatkräftig dabei unterstützen, den digitalen Wandel erfolgreich zu meistern. Die vorgestellten Strategien und Praxisbeispiele sind dabei nicht nur für das digitale Management von Schulleitungen und deren Schulverwaltung interessant, sondern können adäquat von allen Interessenten angewendet werden, die sich auf den Weg zur Digitalisierung und / oder zum papierlosen Büro machen.

Leseprobe

CARSTEN ARNTZ | STEPHAN KÄMPER

Die digitale Schulleitung und das papierlose Büro

Strategien und Praxisbeispiele für das digitale Management in der Schulverwaltung

Bibliografische Informationen der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

1. Auflage (November 2021)

© Carsten Arntz, Stephan Kämper

www.digitaleschulleitung.de

Autoren: Carsten Arntz, Stephan Kämper

Umschlaggestaltung, Layout, Satz und Reinzeichnung: Carsten Arntz

Lektorat: Friedel Schmitz

Korrektorat: Birgit Paffrath, Annekatrin Rauen

Verlag & Druck: tredition GmbH, Halenreie 40–44, 22359 Hamburg

ISBN (Paperback): 978-3-347-39796-5

ISBN (Hardcover): 978-3-347-39797-2

ISBN (E-Book): 978-3-347-39798-9

Dieses Buch wurde aus der Milo Serif Pro und der Milo Std. in 10Pt/13,083Pt gesetzt.

Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt.

Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Datenübertragung oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages und der Autoren reproduiert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder öffentlich zugängig gemacht werden.

Hinweis zur geschlechtsneutralen Schreibweise

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Buch verallgemeinernd die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. »der Schulleiter«, verwendet. Damit sind jedoch immer im Sinne der Gleichbehandlung alle Geschlechter gemeint. Die verkürzte Sprachform hat ausschließlich redaktionelle Gründe und ist absolut wertfrei.

Das Motto »Die Großen fressen die Kleinen« ist schon lange vorbei.Heutzutage überholen die Schnellen die Langsamen.

ANDRÉ NÜNNINGHOFF (GRÜNDER DER DIGITAL SOCIETY)

INHALT

Über die Autoren

Vorwort der Autoren

Vorwort von Benedikt Stratmann

Vorwort von André Nünninghoff

1

Die digitale Transformation in der Schulleitung

Zeit für Veränderungen

Die Schulleitung der Zukunft

Digital Leadership

Agile Leadership

Die Signifikanz der Symbiose zwischen Schulleitung und Stellvertretung

Das Zen der digitalen Schulleitung und des papierlosen Büros

Das neue Mindset

Das papierlose Büro

Die Vorteile des papierlosen Büros

Die Nachteile des papierlosen Büros

Der moderne Arbeitsplatz

Die ideale Ausstattung für das papierlose Büro

Die Arbeitsabläufe

Die Desktop-Oberfläche des Computers

Der papierlose Weg

Die digitale Ablagestruktur der Personalhandakten

Die Macht des Feng-Shui

2

Strategien und Praxisbeispiele für das digitale Selbstmanagement in der Schulleitung

Schöne neue Arbeitswelt

Warum ist digitales Selbstmanagement in der Schulleitung wichtig?

Einführung in das fokussierte Arbeiten

Die dreifache Überforderung im Schulalltag

Lösung Multitasking!?

Die drei Ebenen der Fokussierung

Das 3-Werkzeuge-Prinzip

Werkzeug 1: Der digitale Eingangskorb

Werkzeug 2: Die digitale Aufgabenliste

Methoden zur Aufgabenverwaltung

Die ›Eisenhower-Matrix‹

Die ›Tinder-Strategie‹

Die ›Ivy-Lee-Methode‹

Die ›ALPEN-Methode‹

Werkzeug 3: Der digitale Kalender

Praxistipps für fokussiertes Arbeiten

Einführung in die digitale Struktur

Digitalisierung nach dem SA.S.-Prinzip

Der Schritt in das digitale Arbeitsleben

Digitale Dateiablage und Ordnerstrukturen mit dem 7×7 System

Einführung in das E-Mail-Management

Der AHA-Effekt

Anwendung der Eisenhower-Matrix

E-Mail-Regeln im Kollegium einführen

3

Der produktivitätssteigernde Workflow

Digitale Tools, die das Leben leichter machen

Produktive E-Mail-Kommunikation (am Beispiel von ›Spark‹)

Der digitale Kalender im Team (am Beispiel von ›Fantastical‹)

Effektive PDF-Komprimierung (am Beispiel von ›PDF-Squeezer‹)

Fotokomprimierung (am Beispiel von ›JPEGMini Pro‹)

Spektakuläre Dateiverwaltung (am Beispiel von ›Forklift‹)

Automatisierte Dateiumbenennung (am Beispiel von ›A Better Finder Rename‹)

Suchen & Finden: Dateirecherche (am Beispiel von ›HoudahSpot‹)

(Gesprächs-)Notizen erstellen (am Beispiel von ›Notability‹)

Textbausteine (am Beispiel von ›aText‹)

Automatisierte Arbeitsprozesse (am Beispiel von ›Hazel‹)

Fokussiertes Schreiben (am Beispiel von ›Ulysses‹)

Das Fort Knox der Überwachungssysteme (am Beispiel von ›Little Snitch‹)

Windows auf dem Mac (am Beispiel von ›Parallel Desktop‹)

Schreibrechte vom Mac auf Windows-Datenträgern (am Beispiel von ›Tuxera‹ und ›Paragon Software‹)

Das Langzeitgedächtnis für Zugangsdaten (am Beispiel von ›1Password‹)

4

Covid-19 und die Folgen: Arbeiten im Homeoffice

Home Sweet Home

Homeoffice: Was heißt das eigentlich?

Die Herausforderungen des Homeoffice

Eine persönliche Stilberatung

Zurück zum Anfang?

5

Agile Kommunikation und Interaktion mit dem Kollegium und der Schüler-/Elternschaft

Kommunikation und Interaktion

Die papierlose Lehrerkonferenz

Wirksame Öffentlichkeitsarbeit in Zeiten der Digitalisierung

Das Grundgerüst der agilen Kommunikation

Die digitale Interaktion: E-Learning-Plattform, Vertretungs- und Stundenplan-App

Moodle als E-Learning-Plattform

Vertretungs- und Stundenplan-App

Transparenzpapiere

Geburtstagsmails ans Kollegium

Prozessmanagement: Das DSGVO-datenschutzkonforme Kanban-System ›MeisterTask‹

Warum ein Tablet für Gespräche besser ist als ein Laptop

6

Epilog

Die Quadratur des Kreises

7

Literaturverzeichnis

Quellenverzeichnis

Internetquellen

Bildquellennachweise

Anmerkungen

Endnoten

ÜBER DIE AUTOREN

Carsten Arntz, Jahrgang 1974, ist Studiendirektor i.K. und stellvertretender Schulleiter am Erzbischöflichen Berufskolleg Köln.

Nach dem Abitur am Emil-Fischer-Gymnasium in Euskirchen studierte er an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn und an der University of Nottingham die Fächer Anglistik und Pädagogik. Nach dem 1. Staatsexamen leistete er sein Lehramtsreferendariat am Studienseminar Jülich und am Gymnasium der Stadt Kerpen ab.

Seit 2002 ist er am Erzbischöflichen Berufskolleg Köln tätig und wechselte dort 2018 in die Schulleitung. Arntz unterrichtet die Fächer Englisch, Erziehungswissenschaften, Informatik und Medienpädagogik.

Seit 2021 ist er von der Industrie- und Handelskammer (IHK) mit Auszeichnung zertifizierte ›Fachkraft für Agile Führung‹, seit 2020 von der Deutschen Akademie für pädagogische Führungskräfte (DAPF) zertifizierter ›Digital Learning Leader‹ und seit 2008 vom Institut für Lernsysteme (ILS) zertifizierter ›Multimedia-Designer‹. Arntz ist zudem Mitglied des Digitalrates des Erzbistums Köln und Mitglied der Digital Society.

Mit seinem Kollegen Stephan Kämper betreibt er seit 2021 die Internetseite www.digitaleschulleitung.de und hält regelmäßig Keynote-Vorträge und Workshops zur digitalen Transformation in der Schulleitung und dem papierlosen Büro.

Nebenberuflich interessiert er sich für Grafikdesign, Typografie, Fotografie, Video- und Musikproduktion.

Arntz wohnt mit seiner Frau Sarah, den zwei Söhnen Janis und Elias, Tochter Emilia sowie Hündin Nika in Brühl bei Köln.

Stephan Kämper, Jahrgang 1984, ist Oberstudienrat i. K. und am Erzbischöflichen St.-Ursula-Berufskolleg in Düsseldorf tätig.

Kämper unterrichtet die Fächer Sozialpädagogik, Erziehungswissenschaften, Deutsch / Kommunikation, Medienpädagogik und katholische Religionspädagogik.

Nach dem Abitur am Dietrich-Bonhoeffer-Gymnasium in Ratingen studierte er an der Universität Paderborn die Fächer katholische Religion, Pädagogik und Deutsch. Sein Referendariat absolvierte er am St. Anna Gymnasium in Wuppertal und kam dort das erste Mal mit digitalen Medien in der Schule in Kontakt. Seitdem ließ ihn das Thema nicht mehr los.

Mit seinem Kollegen Carsten Arntz betreibt er seit 2021 die Internetseite www.digitaleschulleitung.de und hält regelmäßig Keynote-Vorträge und Workshops zur digitalen Transformation in der Schulleitung und dem papierlosen Büro. Zudem bietet er Vorträge zu theologischen Themen an. Kämper ist Mitglied des Digitalrates des Erzbistums Köln.

Kämper wohnt mit seiner Frau Christine und seinen zwei Söhnen Clemens Maximilian und Henri Johann in Ratingen.

VORWORT DER AUTOREN

Dieses Buch musste einfach geschrieben werden. Es war die Zeit dafür.

Viele Schulleiter sehen sich momentan hilflos und unvorbereitet einem Digitalisierungstornado ausgesetzt, der sie erbarmungslos mit sich reißt. Die eigentliche Kernaufgabe einer Schulleitung, nämlich die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Dienstbetrieb innerhalb der Schule zu tragen, wurde notgedrungen seit Beginn der Corona-Pandemie in Deutschland ab März 2020 um vielzählige Aufgabenbereiche erweitert. Bereiche, auf die man sich als Schulleitung unter ›normalen‹ Bedingungen hätte längerfristig vorbereiten müssen.

Daher muss möglichst bald eine Lösung gefunden werden, die die Schulleitungen wirksam entlastet.

Ein möglicher Weg, dieses Problem anzugehen, bietet die Digitalisierung und die Automation von wiederkehrenden Arbeitsprozessen, die von Computern autark ausgeführt werden können. Die Modernisierung der bisher fast ausschließlich analog ablaufenden Vorgänge in der Organisation und Verwaltung vieler Schulen und deren nachhaltiger sowie ressourcenschonender Nutzen wird jedoch meistens vollkommen außer Acht gelassen. Selbstverständlich laufen heutzutage bereits einige Prozesse in Schulen digital ab: Terminverwaltung per Onlinekalender, Korrespondenzen via E-Mail, Dokumente verfassen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Gegebenenfalls auch die softwaregestützte Zeugniserstellung. Dann aber endet die Liste der Aufzählungen in der Regel sehr schnell. Und dabei ist gerade jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Digitalisierung im alltäglichen Schulleitungshandeln – parallel zum Unterricht – voranzutreiben.

Literatur im Bereich der Digitalisierung gibt es reichlich, allerdings ist diese keineswegs auf die spezifischen Belange einer Schulleitung ausgerichtet. Meistens steht die Steigerung der Effizienz innerhalb großer Wirtschaftsunternehmen zur Generierung von mehr Profit im Vordergrund. Bei Büchern, die sich hingegen vorrangig mit Schule und Digitalisierung beschäftigen, stehen ausnahmslos die Schulentwicklung und die Didaktisierung des digitalen Unterrichts und des Lernens auf Distanz im Fokus der Betrachtungen.

Unser Bestreben mit diesem Buch ist es, den Leser fachkundig in das Thema der Digitalisierung einzuführen, ihn auf seinem Weg zu begleiten und ihn mit unserer Expertise nachhaltig zu unterstützen.

Daher möchten wir Sie einladen, einen neuen Blickwinkel auf die Thematik in Bezug auf die Schulleitung, der Schulorganisation und der Schulverwaltung einzunehmen. Wir erhoffen uns, dass wir Sie mit erprobten und bewährten Praxiserfahrungen auf dem Weg in die Digitalisierung unterstützen können.

Möge dieses Buch Sie inspirieren, Ihren digitalen Horizont erweitern und Ihr berufliches Leben als Schulleiter vereinfachen.

Carsten Arntz und Stephan Kämper

– Köln, im November 2021 –

VORWORT VON BENEDIKT STRATMANN

666 Gramm begleiten mich auf meinen Wegen in der Schule, bei Tagungen und Dienstbesprechungen, bei Mitarbeitergesprächen, Konferenzen und Vorträgen. 666 Gramm ist die Masse eines iPads Pro mit Apple Pencil, einem hervorragenden digitalen Endgerät für Schulleitungen. Mehr braucht man nicht: kein Papier, keinen Textmarker, nur ein sehr gutes Tablet. Dass die Wissens- und Datenvielfalt dabei nicht an das Gerät gebunden ist, versteht sich von selbst. Cloudbasierte Arbeit ist in den 2020er-Jahren datenschutzkonform und sicher möglich. Die Erinnerung an Momente, in denen ein versehentlich vergessenes Dokument den Arbeitsablauf durchkreuzte, ist seit Jahren verblasst. Die Cloud vergisst nicht, mein Tablet ist nicht wählerisch.

Arbeiten in Schulleitung bedeutet neben der Bearbeitung von zahlreichen Berichten und Beurteilungen, Beschwerden und Beförderungen, ständig ein immenses Wissen zu verwalten: Schulrecht, Personalrecht, Sicherheit, Infektionsschutz. Hinter diesen Begriffen, mit denen Schulleitungen sicher umgehen müssen, steckt eine gewaltige ›Knowledge Base‹, die in Urzeiten als Sammlung gedruckter Werke verfügbar waren. Solche Werke zu durchsuchen ist höchst ineffektiv. Die Informationen sind bereits veraltet, wenn sich das Buch im Druck befindet. Moderne digitale Suchstrategien sind effektiv und führen zu aktuellen und vielfältigeren Ergebnissen. Ortsunabhängig und ohne die Gefahr, entscheidende Hinweise und Kommentare zu übersehen. Die konsequente Nutzung digitaler Infrastruktur für alle Prozesse in der Schule ist eine wirklich spürbare Entlastung der Schulleitungen. Eine Entlastung, die angesichts immer weiter zunehmender Anforderungen an das Alltagsgeschäft wirklich nötig ist.

Seit vielen Jahren arbeite ich nun mit meinen Teams und meinem Kollegium ausschließlich digital. Es gibt keine Papierpost, keinen Termin, der nicht digital mit allen Teilnehmenden geteilt wäre, keine Stundenpläne oder Unterrichtsentwürfe auf Papier. Keine Dienstbesprechung verläuft ohne eine strukturierte Präsentation, die für alle Beteiligten den roten Faden bildet. Jede Schulleitung kann diesen Weg gehen, und die Entscheidung dafür eilt. Sie eilt deshalb, weil der Weg in eine konsequente Digitalität kein Selbstläufer ist. Neben der fundamentalen Entscheidung über genutzte Plattformen, die möglichst gemeinsam mit erfahrenen Beratern getroffen wird, ist die konsequente Umsetzung maßgeblich für das Gelingen des Prozesses. Schritt für Schritt müssen alle Prozesse in Schulleitung konsequent und exklusiv digitalisiert werden. Die Technik dafür ist inzwischen verfügbar. Kollegen werden immer wieder versuchen, ein Post-it mit irgendwelchen wichtigen oder unwichtigen Informationen hereinzureichen. Das Zulassen von Ausnahmen konterkariert aber die Digitalisierung – es gibt keine funktionierenden Hybride. Jeder verbleibende Papierkalender gefährdet die Vereinfachung und Effizienzsteigerung, die Schulorganisation durch digitale Terminsysteme erfährt. Digitalität bedingt kompromisslose Umsetzung. Kompromisslos zum Wohl des Kollegiums, des Sekretariats und zur Entlastung der Schulleitung.

Das Bekenntnis zum digitalen Workflow leitet eine neue Ära ein. Seit hunderten von Jahren ist unsere Gesellschaft an den Informationsfluss der Gutenberg-Ära gewöhnt, der monodirektionale ›Flow‹ ist der mangelnden Fähigkeit des Buches, unmittelbar auf die Interessen und Anforderungen des Lesers zu reagieren, geschuldet. Es gibt keine überzeugenden Argumente für die Nutzung von Büchern anstelle digitaler Ressourcen. Gutenberg würde heute vermutlich auf digitale Medien setzen. Konsequente Digitalität eröffnet Perspektiven, die neben einem umfassenden Informationsmanagement ortsunabhängiges, partizipatives Arbeiten und damit eine Demokratisierung des Informationsmanagements ermöglichen. Digitalisierung spielt sich im Kopf ab. Sie verlangt neue, smarte Denkweisen – weg von der Dominanz statischer oder oktroyierter Prozesse.

Das vorliegende Werk Die digitale Schulleitung und das papierlose Büro gibt auf verschiedenen Ebenen fundamentale Anregungen, wie sich der Weg zu einem papierlosen Büro gestalten kann. Schon ein Blick auf das Inhaltsverzeichnis zeigt, dass dieser Weg nicht »mal eben« zu gehen ist. Vielmehr bedarf es gründlicher, kompetenter Vorbereitung und eines Höchstmaßes an Konsequenz und Kompetenz, um die neuen Strukturen umzusetzen. Der Aufwand lohnt: Die Entlastung und der Zugewinn an ›Awareness‹ über schulische Prozesse, die der Alltag in Schulleitung durch konsequente Digitalität erfährt, sind eine einzigartige Chance für Schulleitungen im digitalen Zeitalter.

Benedikt Stratmann, OStD i. K.

Erzbischöfliche St.-Anna-Schule Wuppertal

VORWORT VON ANDRÉ NÜNNINGHOFF

Als ich damals meine bessere Hälfte kennenlernte, habe ich ihr die Autotüre aufgehalten, ihr den Stuhl im Restaurant zurückgezogen, ihr in die Jacke geholfen und auf viele dieser Kleinigkeiten geachtet. Sie meinte schon sehr früh zu mir, dass ich nach ihrer Erfahrung wohl zu einer aussterbenden Gattung von Männern gehöre. Einem Gentleman ist Sie vorher nur selten begegnet, denn diese kleinen respektvollen Gesten gehören sicherlich zur ›alten Schule‹.

Nun fragen Sie sich vielleicht, was ein Gentleman mit dem papierlosen Büro einer digitalen Schulleitung zu tun hat? Ganz einfach: Ein Gentleman zu sein wird sich auch in den nächsten Jahrhunderten bewähren. Auch, wenn es sich um ›alte Schule‹ handelt, sollte sich das Wissen, wie man sich respektvoll gegenüber Mitmenschen zu verhalten hat, nicht verändern.

Was sich allerdings sehr schnell verändern sollte, ist die ›alte Schule‹ und die damit einhergehende Art, wie wir Wissen untereinander weitergeben und verteilen. Wie oft haben Sie selbst einen Brief digital erhalten, ihn ausgedruckt, unterschrieben und dann wieder eingescannt, um ihn digital zurückzusenden? Sicher haben Sie genügend eigene Erfahrungen, welche Ihnen nun ein verschmitztes Lächeln auf den Mund zaubert.

Stark vereinfacht haben wir es immerhin schon mal geschafft, von den Steintafeln auf Papyrus zu wechseln. Klar, um es zu nutzen, braucht es nicht viel. Einen Stift und eine Kerze im Dunkeln reichen schon, um unsere Gedanken zu Papier zu bringen. Von Rohstoffen und Nachhaltigkeit mal abgesehen, fehlt mir persönlich auf dem Papier eigentlich nur das Suchfeld und bei Ihnen in der Schulleitung nimmt es sicher auch reichlich Platz ein.

Ich möchte nicht wissen, wie viel meiner Arbeitszeit ich früher mit Suchen in der Zeit vor meinem eigenen papierlosen Büro verschwendet habe. Auch dafür haben wir doch eigentlich Computer entwickelt, damit es einfacher und nicht komplizierter wird, oder?

Natürlich ist in Deutschland die Digitalisierung an vielen Stellen noch der sehnliche Wunsch nach Veränderung. Das Wort selbst wirkt nach den ganzen Diskussionen in der Öffentlichkeit schon fast abgenutzt und für Teile unserer Führung ist das Internet auch mal ›Neuland‹ gewesen. Gerade die schwierige Zeit der Pandemie hat uns schnell gezeigt, dass es anders gehen muss und tatsächlich auch kann. Digitalisierung selbst ist doch eigentlich, wenn wir uns auf das Wesentliche konzentrieren, nur ein Überbegriff für digitale Werkzeuge. Überlegen Sie doch nur einmal, was Sie heute alles für Möglichkeiten mit Ihrem Smartphone haben. Dafür hätten Sie vor einigen Jahren noch eine komplette Büroausstattung inklusive Fotoausrüstung benötigt.

Auch wir Deutschen haben in der Pandemie gelernt, auf unser heiß geliebtes Bargeld – zum Schutze aller – meist zu verzichten. Früher undenkbar! Heute ist es ganz normal, seinen Kaffee und seine Brötchen beim Bäcker mit dem Smartphone oder der Smartwatch zu bezahlen. Wie der Name ›smart‹ schon verrät: Dinge um uns herum werden intelligent und einfacher in der Nutzung. Digitalisierung ist also kein Trend, sondern ein stetiger Prozess. Dagegen anzukämpfen wäre wahrscheinlich damit vergleichbar, im ICE rückwärts zu laufen, um später am Bahnhof anzukommen.

Wenn wir uns also nur einmal vorstellen, dass die Digitalisierung einen gut gefüllten Werkzeugkasten darstellt, dann ist ein papierloses Büro doch eigentlich nur das frisch renovierte Zimmer als Ergebnis unserer harten Arbeit.

Und genau hier entsteht das eigentliche Problem, denn Sie werden doch (ich hoffe) keinen Zollstock nehmen, um einen Nagel in die Wand zu schlagen oder einen Pinsel, um Löcher in der Wand zu spachteln? Natürlich wählen Sie das passende Werkzeug für die vorliegende Herausforderung aus.

In unserem digitalen Alltag haben wir also gefühlt unendlich viele Werkzeuge und somit auch die Möglichkeiten, um unseren Arbeitsalltag digital, sicher und möglichst papierarm zu gestalten. Die Angst zu scheitern ist häufig auch der erste Grund, erst gar nicht damit anzufangen, etwas zu ändern und einfach alles so zu machen, wie es schon seit hunderten von Jahren irgendwie (gut oder auch weniger gut) funktioniert.

Glauben Sie mir, wenn ich Ihnen sage, dass man als ›digitaler MacGyver‹ beim Experimentieren und Testen viel Zeit verbraucht, bis man die richtige Kombination aus einfacher Anwendung, Nutzen und Zeitersparnis gefunden hat. Denn wie Sie wissen, ist unsere Lebenszeit kostbar und wertvoll. Hier benötigt es also zum Start erst einmal den Willen, etwas zu ändern.

Wie ein weiser Mann einmal sagte: »Alles Große in der Welt geschieht nur, weil einer mehr tut, als er muss.« – Hermann Gmeiner

Mit diesem Fachbuch haben Carsten Arntz und Stephan Kämper – als Pioniere der digitalen Schulleitung – also bereits mehr getan, als sie eigentlich mussten.

Erfreulicherweise haben Sie, verehrte Leser, mit dem Kauf und dem Lesen dieser Zeilen schon angefangen, auch mehr zu tun, als Sie müssen. Um zu beginnen, nutzen Sie die hier gesammelten Erfahrungen der beiden Autoren, sortieren Sie damit Ihren eigenen ›digitalen Werkzeugkasten‹ neu, um sich für die kommende Veränderung zu rüsten und bestens vorzubereiten.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen für die anstehende Zeit viel Kraft, eine Prise Mut und natürlich viel Motivation für Ihr eigenes papierloses Büro in der digitalen Schulleitung.

André Nünninghoff

Gründer der Digital Society

1

Die digitale Transformation in der Schulleitung

ZEIT FÜR VERÄNDERUNGEN

Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste.Es ist diejenige, die sich am ehesten dem Wandel anpassen kann.

CHARLES DARWIN (1809–1882, ENGLISCHER NATURFORSCHER)

Die Welt um uns herum wird immer digitaler. So auch unsere Schulen.

Die späten 2010er und die frühen 2020er-Jahre zeichnen sich vorrangig durch einen außerordentlichen Change-Management-Prozess aus, der in der Geschichte des Bildungswesens seinesgleichen sucht. Wir befinden uns mitten auf dem Weg in ein von Digitalität geprägtes Schulzeitalter, das dem Anachronismus der vergangenen 200 Jahre langsam, aber sicher abschwört. Und dies mit Recht, denn die Aufgabenfülle, die Schulleiter, Lehrer und Schüler in diesen modernen Zeiten zu bewältigen haben, wird immer komplexer und ist mit früheren Zeiten einfach nicht mehr vergleichbar.

Die analoge Schule, wie wir sie aus der Vergangenheit kannten – mit Kreidetafeln, Unmengen an Kopien, Tageslichtprojektoren, Aushängen an Schwarzen Brettern, Klassen- und Notenbüchern in Papierform u.Ä. – wird es in dieser Form zukünftig nicht mehr geben. Schule und Schulorganisation müssen in diesem neuzeitlichen Adaptationsprozess grundlegend neu gedacht und ausgerichtet werden.

Tobias Kollmann, Lehrstuhlinhaber für E-Business und E-Entrepreneurship an der Universität Duisburg-Essen, definiert in seinem Buch Digital Leadership diese gesellschaftliche Neuausrichtung von analog zu digital wie folgt: »Die digitale Transformation (auch ›digitaler Wandel‹) bezeichnet einen fortlaufenden und tief greifenden Veränderungsprozess für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik auf Basis digitaler Technologien, der Information, Kommunikation und Transaktion zwischen den hier jeweils beteiligten Akteuren elementar beeinflusst und zu einem neuen Verständnis und Verhalten in den gesellschaftlichen, wirtschaftlichen und politischen Lebensbereichen führt« (Kollmann 2020, S. 2).

Digitale Transformation hat also vorrangig etwas mit einer gesellschaftlich notwendig gewordenen Veränderung der eigenen Haltung zu tun, die die Grundvoraussetzung für die Bewältigung der stetig steigenden Anforderungen im Berufsleben und im privaten Alltag bildet. Man muss sich – vor allem als Führungskraft – zwangsläufig dem digitalen Wandel anpassen, um in dieser neuen VUCA-Welt1, gemäß dem Wortlaut Darwins, »zu überleben«. Ziel ist es, innerhalb einer interaktiven und technisierten Welt zielsicher agieren zu können. Doch ohne eine Form der Unterstützung wird vieles bald nicht mehr in der uns zur Verfügung stehenden Arbeitszeit leistbar sein. Von den verheerenden Folgen der Destabilisierung der eigenen Work-Life-Balance ganz zu schweigen.

Die ersten Anzeichen für diese Entwicklung der Digitalisierung in unseren Schulen wurden spätestens am 29.01.2015 offenkundig, als die damalige Ministerpräsidentin des Landes Nordrhein-Westfalen, Hannelore Kraft, in ihrer Regierungserklärung vor dem Landtag verkündete: »Wir alle sind längst Teil des digitalen Wandels. […] Es ist entscheidend, den digitalen Wandel in seiner Dynamik wahrzunehmen, weil er Wirtschaft und Gesellschaft tiefgreifend verändert und weiter verändern wird« (Kraft 2015, S. 2).

Viele Schulleitungen hatten aber zu diesem Zeitpunkt die aufkommende digitale