Effizient arbeiten mit Google Tools E-Book

Jochen Hegele

• Herausgeber: MITP
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Serie: mitp Business
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 235

Veröffentlichungsjahr: 2014

Beschreibung

Produktiv und optimal organisiert mit Google Tools Von Selbstorganisation bis zur Zusammenarbeit im Team Mit vielen Tipps und praktischen Beispielen Google bietet Privatpersonen und Unternehmen viele nützliche Tools zur einfachen Mail-, Aufgaben- und Dokumentenverwaltung, die mittlerweile von Millionen von Anwendern eingesetzt werden. Die Autoren beschreiben die wichtigsten Web-Apps von Google und zeigen, wie sie am besten kombiniert werden können, um effizient damit zu arbeiten. Von der Selbstorganisation bis zur Zusammenarbeit im Team erhalten Sie praxisnahes Know-how: Gmail, Google Kontakte, Kalender und Keep für Ihr persönliches Informationsmanagement nutzen Kommunikation mit Hangouts verbessern Mit Chrome synchron auf mehreren Geräten arbeiten In Echtzeit im Team zusammenarbeiten Mit Google Drive und Google+ die Zusammenarbeit optimieren und mit Google Sites ein unternehmensinternes Wiki oder Intranet einrichten Zusätzlich gehen die Autoren auf Google Apps for Work ein, mit denen Google eine Vielzahl an Technologien speziell für Unternehmen zur Verfügung stellt. Damit können teure Enterprise-Lösungen ersetzt werden. Die Autoren erläutern die einzelnen Tools und deren Features mit vielen anschaulichen Beispielen. So können Sie die Tools für Ihre eigenen Projekte sowohl beruflich als auch privat optimal einsetzen. Aus dem Inhalt:  Anlegen eines Google-Kontos Google Tools für persönliches Informationsmanagement: E-Mails, Kontakt-, Aufgaben- und Terminverwaltung Verbesserte Kommunikation mit Google Hangouts Zusammenarbeit mit Google+  Dokumentenverwaltung mit Office Tools: Arbeiten mit Drive und Google Docs  Teamseiten mit Google Sites Foren, FAQ und E-Mail-Gruppen mit Google Groups Google Chrome Google Apps for Work Workflows mit Google Tools

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Impressum

Über die Autoren

Einleitung

Voraussetzungen​

Kapitel 1: Anlegen eines Google-Kontos

Kapitel 2: Google Tools für persönliches Informationsmanagement​​

2.1 Gmail

Arbeiten mit Gmail

Organisieren von Mails im Posteingang

Produktivitä​ts-Tipps

Mobiles Arbeiten​

Offline-Verfügbarkeit

2.2 Google Kontakt​e

Organisation der Kontakte über Gruppen

Nutzung der Kontakte in Gmail

Zugriff auf die Kontake in Smartphones

2.3 Persönliche Aufgabenverwaltun​g mit Google

Google Aufgabe​n

Google Kee​p

2.4 Terminverwaltun​g​ mit dem Google Kalend​er

»Meine Kalender«-Funktionen

»Weitere Kalender«-Funktionen

Freigabeeinstellunge​n​

Arbeiten mit dem Google Kalender

Einbindung der Google Aufgaben

Google Kalender Labs Funktionen

Nutzung des Kalenders mit mobilen Endgeräten

Kapitel 3: Verbesserte Kommunikation mit Google Hangouts​

3.1 Gruppenunterhaltungen à la WhatsApp?!

3.2 Hangouts für alle und auf jedem Gerät

3.3 Hangouts in Google+

3.4 Integration in Gmail

3.5 Integration in den Google Kalender

3.6 Möglichkeiten während eines Videoanruf​s

3.7 Google Voic​e

Kapitel 4: Zusammenarbeit mit Google+​

4.1 Profil

4.2 Personen und Kreis​e

4.3 Fotos

Automatische Sicherung von Bildern

Fotos in Originalgröße hochladen

Bearbeiten von Bildern

Picasa-Webalbe​n

4.4 Veranstaltunge​n

4.5 Hangouts in Google+

Hangouts on Ai​r

Hangout Videopart​y

Hangouts im Unternehme​nskontext

4.6 Loca​l

4.7 Google+ Seite​n

4.8 Communitie​s

Anlage einer Community

Funktionen einer Community

Einstellungsmöglichkeiten

4.9 Die Google+-Startseite

4.10 Google+ in der internen Unternehmenskommunikation​

Teilen von Inhalten über Kreise

Nutzung von Communities

Hangouts zur Kommunikation

4.11 Google+-Einstellungen

Kapitel 5: Dokumentenverwaltung und Office Tools​​

5.1 Driv​e als Dokumentenspeicher

Datensicherheit und Datenschutz

A​blage von Dokumenten

5.2 Arbeiten mit Google Doc​s

Arten von Google Docs

Merkmale von Google Docs

5.3 Freigabe von Dokumente​n

5.4 Der Activity-Stream

5.5 Posten von Dokumenten in Google+

5.6 Arbeiten mit Dokumenten

Upload von Dokumenten

Ablage von Anhängen aus Gmail

Versand von in Drive abgelegten Dokumenten

Anzeige von Dokumenten

Konvertierun​g in Google-Dokumente

Synchronisatio​n mit lokaler Dateiablage

Mobiles Arbeiten mit Drive

5.7 Offline-Zugriff​ auf Google Drive

Einrichtung des Offline-Modus

Restriktionen

5.8 Alternative Oberflächen zum Arbeiten mit den Google Docs

Kapitel 6: Speicherplatz​

Kapitel 7: Teamseiten mit Google Sites​​

7.1 Merkmale von Google Sites

7.2 Arbeiten mit Google Sites

Anlage einer Google Site

Überblick über die Google-Sites-Features

Ändern und Hinzufügen von Inhalten

Einbindung in die Navigation

Verwendung von ​Gadgets

Einbindung weiterer Google Tools

7.3 F​reigabe und Berechtigungen

7.4 Allgemeine Einstellungen, Layout und Design

Website-Layou​t bearbeiten

Design der Site anpassen

Allgmeine Einstellungen

7.5 Webauftritte mit Google Sites – ist das sinnvoll?

Kapitel 8: Foren, FAQ und E-Mail-Gruppen mit Google Groups​

8.1 Überblick und Einsatzszenarien

8.2 Gruppentypen

E-Mail-Verteiler

Gemeinsamer Posteingang

Web- sowie Frage- und Antwortforen

8.3 Erstellen einer Google Group

8.4 Verwaltung der Gruppenmitglieder

8.5 Zuweisung von ​Gruppenrollen

8.6 Arbeiten mit Google Groups

Suche und Organisiation von Gruppen

Posten von Inhalten

Posten von Inhalten über E-Mail

8.7 Wichtige Einstellungsmöglichkeiten

Löschen, deaktivieren und zurücksetzen einer Gruppe

Gruppenname, -beschreibung und -E-Mail

Berechtigungen

Tags und Kategorien

Moderation von Beiträgen

8.8 Google Groups im ​Unternehmenseinsatz

Kapitel 9: Google Chrome​

9.1 Überblick

9.2 Anmelden mit dem Google-Konto

9.3 Arbeiten mit mehreren Google-Konte​n

9.4 Der Chrome Web Stor​e

9.5 Erweiterungen und Apps für produktiveres Arbeiten

Erweiterunge​n

Apps von Drittanbietern

Kapitel 10: Google Apps for Work​

10.1 Inhalte der Produktivitä​tssuite

10.2 Unterschiede zur privaten Nutzung von Google Tools

Kapitel 11: Workflows mit Google Tools​

11.1 Einsatz von Google Apps Scrip​t

11.2 Auswahl eines Drittanbieters aus dem Google Apps Marketplac​e

Kapitel 12: Weitere nützliche Google Tools

12.1 Google Alert​s

12.2 Blogge​r.com

12.3 Google Takeou​t

12.4 Google Moderato​r

12.5 Google Helpout​s

12.6 und noch mehr Google Tools...

Kapitel 13: Weitergehende Informationen

13.1 Offizielle Google Links

13.2 Deutschsprachige Blogs

13.3 Google+ Seiten und Communities

13.4 Informationen und Beratung zu Google Apps for Work

13.5 Beispiele für Google Sites Websites

13.6 Google Apps Script

Kapitel 14: Fragen?

Effizient arbeiten mit Google Tools

Produktivität steigern – Kommunikation verbessern

Jochen Hegele, Markus Hegele

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar.

ISBN 978-3-8266-8232-2

1. Auflage 2015

www.mitp.de

E-Mail: [email protected]

Telefon: +49 7953 / 7189 - 079

Telefax: +49 7953 / 7189 - 082

© 2015 mitp-Verlags GmbH & Co. KG

Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.

Lektorat: Miriam Robels

Sprachkorrektorat: Sabine Welter

Covergestaltung: Anika Wilms

electronic publication: III-satz, Husby, www.drei-satz.de

Coverbild: © ra2 studio – Fotolia.de

Dieses Ebook verwendet das ePub-Format und ist optimiert für die Nutzung mit dem iBooks-reader auf dem iPad von Apple. Bei der Verwendung anderer Reader kann es zu Darstellungsproblemen kommen.

Der Verlag räumt Ihnen mit dem Kauf des ebooks das Recht ein, die Inhalte im Rahmen des geltenden Urheberrechts zu nutzen. Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheherrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

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Über die Autoren

Jochen Hegele ist Diplom-Wirtschaftsinformatiker (BA) mit Fokus auf Marketing und Vertrieb. Seit 2004 arbeitet er bei der ZF Lenksysteme GmbH und ist dort verantwortlich für die Themen Enterprise Portal, Collaboration und Workflow. Außerdem bloggt er regelmäßig über Google Produktivitätstools und deren Einsatz in Unternehmen auf google-experts.de. Mehr Informationen über den Autor erhalten Sie auf jochen-hegele.de.

Markus Hegele ist Diplom-Betriebswirt (FH) mit Fokus auf Marketing und Vertrieb. 2013 gründete er sein eigenes Unternehmen copa-webservices.de. Als Schwerpunkt berät er Unternehmen zu den Themen Kommunikation und Zusammenarbeit in der Cloud. Außerdem schult er als zertifizierter Google Apps Trainer regelmäßig Mitarbeiter von Unternehmen in der Anwendung der »Google Apps for Work« Suite.

Einleitung

Google bietet inzwischen eine Reihe verschiedenster Office- und Produktivitätstools, die von Millionen von Anwendern sowohl im privaten, aber auch immer mehr im geschäftlichen Umfeld genutzt werden. Obwohl Googles Kerngeschäft nach wie vor die Suche und die damit zusammenhängenden Werbemöglichkeiten sind, ist Google dabei, die Arbeitswelt mit seinen Tools wie z.B. Gmail, Google Kalender, Google Drive und Google+ grundlegend zu verändern.

Bei nahezu allen angebotenen Tools ist dabei die Vision Googles deutlich zu erkennen. Fast alle angebotenen Anwendungen laufen auf den Servern von Google. Auch die Daten, die die Anwender erstellen, werden praktisch ausschließlich in der Google Cloud gespeichert.

Für Google ist eins klar: Anwender nutzen zukünftige Softwareprodukte aller Art direkt aus der Cloud. Das heißt, es gibt keine Softwareinstallationen mehr auf dem eigenen PC. Der Zugriff erfolgt einfach via Browser über das Internet. Bis vor ein paar Jahren war dies praktisch noch unvorstellbar, doch inzwischen Nutzen immer mehr Privatpersonen, aber auch Firmen, Softwareprodukte aus der Cloud. Speziell für Firmen stellt Google seine Tools für Office und Produktivität gebündelt mit festen Verfügbarkeits- und Supportbedingungen als Softwaresuite unter dem Namen »Google Apps for Work« zur Verfügung. Auf die funktionalen Unterschiede der Google Apps for Work, die bis vor kurzem unter dem Namen »Google Apps for Business« vertrieben wurden, werden wir an entsprechenden Stellen eingehen und auf die Besonderheiten beim Einsatz der Tools im Unternehmenskontext hinweisen. Die grundsätzlichen Unterschiede von Google Apps for Work im Vergleich zur Nutzung der vorgestellten Google Tools als Privatanwender werden in Kapitel 10 noch aufgezeigt.

Natürlich gibt es in Bezug auf cloudbasierte Lösungen wie die Tools von Google auch immer wieder zu Recht kritische Stimmen. Schließlich legen Sie Inhalte auf Google-Servern ab und vertrauen somit Ihre Informationen einem Dienstleister an. Für Sie als Anwender ist daher vor allem wichtig, sich dieser Tatsache bewusst zu sein und im Zweifel wirklich schützenswerte Dokumente nicht bei Google abzulegen oder entsprechend zu verschlüsseln. Im Unternehmenskontext hat das Thema Datenschutz​ natürlich noch mal ein größeres Gewicht, da hier neue Produkte und Entwicklungen über die Zukunft und den Erhalt eines Unternehmens entscheiden können. Wir gehen in diesem Buch davon aus, dass Sie sich dessen bewusst sind und trotzdem mit den Tools von Google arbeiten möchten. Deshalb gehen wir hier nicht näher auf den Datenschutz ein. Thema dieses Buches ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie mit den Tools effizienter und produktiver arbeiten können.

Allein aufgrund von Datenschutz​ wird der Trend zu Cloudlösungen nicht gestoppt werden können. Die Vorteile eines cloudbasierten Ansatzes, den keine Firma so konsequent verfolgt wie Google, sind so offensichtlich, dass sich praktisch niemand diesem Trend entziehen können wird. Bei Cloudlösungen fallen keine Aufwände für Installation oder Betrieb von der genutzten Software an. Immer steht Ihnen automatisch ohne Zeitaufwand die aktuellste Version der Software zur Verfügung. Auch haben Sie auf die aus der Cloud genutzten Software praktisch von überall auf der Welt mit jedem internetfähigen Gerät Zugriff.

Google war und ist Vorreiter beim zur Verfügung stellen von cloudbasierten Anwendungen. Dabei ist gerade das mobile Erlebnis bei den Tools und Diensten von Google im Vergleich zu anderen Anbietern unschlagbar gut. Lassen auch Sie sich von den im Folgenden vorgestellten Google Tools für Office und Produktivität begeistern, arbeiten Sie damit effizienter und vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag. Willkommen in der Welt von Google.

Viel Spaß bei der Lektüre!

Voraussetzungen​

Um die in diesem Buch beschriebenen Google Tools nutzen zu können, benötigen Sie einen mehr oder weniger performanten Internetzugang und ein internetfähiges Endgerät mit einem Browser, wie es heute praktisch jeder Laptop, PC, Smartphone oder Tablet zur Verfügung stellt. Da beim mobilen Zugriff von Smartphone oder Tablet teilweise Einschränkungen bei den einzelnen Google Tools bestehen und die Oberfläche auf das mobile Endgerät optimiert ist, empfiehlt es sich, die im Buch beschriebenen Tools und deren Funktionen zunächst mit einem klassischen PC oder Notebook und einem aktuellen Browser zu testen. Alle Screenshots in diesem Buch wurden mit Google Chrome auf einem Notebook erstellt. Entsprechend können die Oberflächen beim Aufruf durch ein mobiles Endgerät in der Praxis etwas abweichen. Da Google ständig seine Tools ändert, ändern sich auch immer wieder mal bestimmte Bereiche der Oberfläche. Somit kann die Anwendung in der Praxis dann auch leicht von den Screenshots abweichen.

Um die in diesem Buch beschriebenen Google Tools optimal für Ihren privaten oder beruflichen Alltag einsetzen zu können, empfiehlt es sich, dass Sie Googles Browser Chrome​ auf Ihrem PC oder Laptop installieren. Chrome ist nachweislich der derzeit performanteste Browser und diverse Google Tools integrieren sich an einigen Stellen besser in Google Chrome als in andere Browser. In Kapitel 9 gehen wir darauf auch noch näher ein.

Um die beschriebenen mobilen Einsatzmöglichkeiten von Google Tools bestmöglich zu nutzen, ist es ideal, wenn Sie ein mit Android ausgestattetes Smartphone nutzen. Aber allen iPhone-Liebhabern sei an dieser Stelle gesagt, dass für die meisten Google Tools auch eine entsprechende App in Apples iStore existiert, jedoch eben nicht für alle.