ERFAHRUNGSAUSTAUSCHTREFFEN E-Book

Karl Seyfried

• Herausgeber: novum Verlag
• Kategorie: Gesellschafts- und Liebesromane
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 315

Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

Mit seinem Rückblick auf zehn Jahre der Durchführung regelmäßiger Erfahrungsaustauschtreffen und Jahrestagungen – von 2004 bis 2013 – für die Zielgruppe der Revisoren der österreichischen Bundesverwaltung ist es dem Autor ein Anliegen, seine Erfahrungen und gewonnenen Einsichten stärker ins Blickfeld der Öffentlichkeit zu rücken und so ein umfassenderes, breiteres Verständnis für die Thematik insgesamt als auch für die einzelnen Aspekte bei der Organisation und Planung von Veranstaltungen zu schaffen. Neben den inhaltlich breit gestreuten Veranstaltungsthemen, vorgetragen von Experten ihres Faches, werden die Erfahrungsaustauschtreffen durch einen Arbeitspsychologen genauer analysiert und Lösungsansätze angeboten, um Personen, die sich mit einer Veranstaltungsplanung und -organisation befassen, auch aus psychologischer Sicht zu unterstützen. Mag. Karl Seyfried war zehn Jahre lang Koordinator aller Revisionseinrichtungen in der österreichischen Bundesverwaltung für die Durchführung regelmäßiger Erfahrungsaustauschtreffen und Jahrestagungen der Revisoren und langjähriger Leiter der Internen Revision im Bundeskanzleramt. Mag. Jürgen Fritsche ist seit vierzehn Jahren als Arbeits- und Organisationspsychologe, Organisationsentwickler, Supervisor, Verhaltenstrainer, Coach und Mediator im AMZ Mödling tätig und moderierte zahlreiche Workshops zum Thema Wissensaustausch. Er leitet selbst seit Jahren Erfahrungsaustauschtreffen zwischen Arbeits- und Organisationspsychologen.

Leseprobe

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek:

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie­.

Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://www.d-nb.de abrufbar.

Alle Rechte der Verbreitung, auch durch Film, Funk und Fern­sehen, fotomechanische Wiedergabe, Tonträger, elektronische Datenträger und ­auszugsweisen Nachdruck, sind vorbehalten.

© 2024 novum publishing

ISBN Printausgabe: 978-3-99010-856-7

ISBN e-book: 978-3-903529-00-7

Umschlagfotos: Karl Seyfried, AMZ-Mödling

Umschlaggestaltung, Layout & Satz: novum publishing gmbh

Innenabbildungen:Karl Seyfried (3)

www.novumverlag.com

Vorwort

In den Jahren 2004 bis 2013 fanden für die Zielgruppe der Revisoren in der österreichischen Bundesverwaltung regelmäßige Erfahrungsaustauschtreffen und Jahrestagungen statt. Diese Veranstaltungen wurden von mir geplant, organisiert und moderiert.

Mit diesem Buch möchte ich einer interessierten Leserschaft zeigen, welche Erfahrungen ich im Laufe dieser Zeit durch die Planung und Organisation der Veranstaltungen sammeln konnte und welche Erlebnisse und Erinnerungen mir besonders wichtig waren, die ich nun auch einer breiteren Öffentlichkeit nahebringen möchte.

Es soll nicht nur einen Blick auf zehn spannende Jahre mit insgesamt fünfzig thematisch breit gestreuten Veranstaltungen werfen, sondern vielmehr Lösungsansätze anbieten, um Personen, die sich mit einer Veranstaltungsplanung und -organisation befassen, zu unterstützen.

Während sich Punkt 1 mit der historischen Entwicklung der Koordinationsfunktion der Internen Revision in der österreichischen Bundesverwaltung befasst und Punkt 2 meine vagen Vorstellungen vor der Durchführung – insbesondere die Planung und Organisation – eines Erfahrungsaustauschtreffens aufzeigt, werden in Punkt 3 alle von mir tatsächlich geplanten, organisierten und moderierten Veranstaltungen von 2004 bis 2013 im Einzelnen dargestellt. In Punkt 4 beziehen erfahrene Vortragende zu zahlreichen Fragen des Autors zum Thema Erfahrungsaustauschtreffen Stellung. In Punkt 5 wird das Erfahrungsaustauschtreffen aus psychologischer Sicht betrachtet.

Dass dieses Buch realisiert wurde, ist auf ein besonders intensives Erstgespräch des Autors mit einem Bereichsleiter für Arbeitspsychologie des Arbeits- und Sozialmedizinischen Zentrums Mödling in Niederösterreich im Oktober 2013 zurückzuführen. Daher gehört mein besonderer Dank dem Arbeits- und Organisationspsychologen Mag. Jürgen Fritsche, der mich mit großem Engagement dabei unterstützte, die psychologische Perspektive der Thematik besonders hervorzuheben.

Bedanken möchte ich mich im Nachhinein bei allen Vortragenden, die mir ihre Vortragsunterlagen zur Verfügung gestellt haben bzw. bei jenen erfahrenen Vortragenden, die mir mit sehr präzisen Antworten auf meine Fragen geholfen haben, die in Punkt 4 einer breiten Öffentlichkeit vorgestellt werden können.

Ganz besonders danke ich meiner Frau Cornelia für das Korrekturlesen sowie für die redaktionelle Gestaltung.

Last but not least danke ich dem Leiter des Sozial- und Arbeitsmedizinischen Zentrums Mödling ganz herzlich für die Unterstützung, dass diese Publikation entstehen konnte.

Aus Gründen einer besseren Lesbarkeit wurde auf eine geschlechtergerechte Schreibweise verzichtet. Der gesamte Text in diesem Buch richtet sich somit im Sinne der Gleichbehandlung an die Leser beider Geschlechter.

Mag. Karl Seyfried

Geleitwort

In meiner Position als Geschäftsführer des AMZ Mödling bin ich natürlich, per Rollendefinition, in einer sehr exponierten Position. Innerhalb der Aufgabenstellung, das Unternehmen ziel- und ergebnisorientiert zu führen, treffe ich täglich Entscheidungen mit weitreichenden Folgen. Es bedarf einer soliden und pointierten Informations- bzw. Wissensgrundlage, um dieser Verantwortlichkeit gebührend gerecht zu werden.

Zu diesem Zwecke halte ich persönlich das Thema Erfahrungsaustausch für ein sehr wesentliches. Die Möglichkeit, sich mit Gleichgesinnten über die spezifischen Herausforderungen der Tätigkeit als Leiter eines Unternehmens austauschen zu können, ist definitiv eine nicht zu ersetzende Bereicherung, von der auch ich bereits sehr profitiert habe. Dies kann ich aus meiner 30-jährigen Erfahrung in dieser Position ganz klar feststellen.

Das Verständnis untereinander sowie der Austausch über die spezifischen Themenstellungen schließen die Lücken, die sich ergeben, wenn losgelöst von einer umgebenden Teamstruktur agiert wird. Daher kann ich nur jedem Unternehmen empfehlen, von dieser Form der Vermehrung von Wissen zu profitieren.

Mit dem vorliegenden Buch ist es dem Autor gelungen, den Hintergrund und den Nutzen des Erfahrungsaustausches sehr anschaulich darzustellen. Es bietet eine ausgezeichnete Richtschnur der Faktoren, die im Hinblick auf ein gutes Gelingen wesentlich sind.

In diesem Sinne bedanke ich mich sehr herzlich bei ihm und wünsche eine erkenntnisreiche Lektüre.

Peter Acs, MSc.

Geschäftsführer des Arbeits- und Sozialmedizinischen Zentrums Mödling

1. Einleitung

1.1 Meine Dokumentation

Als ich mit 1. Dezember 2013 – nach über 40 Dienstjahren – in den Ruhestand trat und meine Funktion als Leiter der Revisionsabteilung im Bundeskanzleramt (BKA) und als Koordinator von regelmäßigen Erfahrungsaustauschtreffen (ERFA) für Revisoren aus allen Revisionseinrichtungen in der österreichischen Bundesverwaltung nicht mehr ausübte, kam mir die Idee, Erinnerungen aus meinem Arbeitsleben als Koordinator von jährlich vier ERFA sowie einer Jahrestagung – über einen Zeitraum von zehn Jahren (2004–2013) – niederzuschreiben.

Bei der Anbahnung von ERFA, die von mir geplant, organisiert und auch moderiert wurden, bekam ich die Gelegenheit, Experten aus allen Bereichen der Wirtschaft kennenzulernen, und innerhalb einer Dekade gelang es mir, viele verschiedene Fachleute in Österreich aber auch in anderen europäischen Staaten für einen Vortrag zu gewinnen. Die Vortragenden waren in unterschiedlichen Funktionsebenen tätig, was sich aus meiner heutigen Sicht als sehr vorteilhaft erwies, da sich aus dieser Tatsache eine große Vielfalt an Sichtweisen zu dem jeweiligen – auch bereits bekannten – Thema ergab. So waren Sachbearbeiter, Referats-, Abteilungs- und Sektionsleiter der öffentlichen Verwaltung sowie Geschäftsführer und Generaldirektoren aus privatwirtschaftlich geführten Unternehmen, aber auch Rechtsanwälte und Universitätsprofessoren bereit, aus ihren Fachbereichen Wissenswertes für die Zielgruppe der Revisoren anzubieten.

Dass ich mich an diese zehn Jahre als Koordinator noch genau erinnern kann, ist schließlich der Tatsache zu verdanken, dass ich vor und nach einer Veranstaltung eine persönliche Dokumentation anfertigte. Die Aufzeichnung vor einer Veranstaltung enthielt das von mir ausgewählte Erfahrungsaustauschthema, die möglicherweise daraus resultierenden Unterthemen und schließlich den Rahmen der Redezeit. Die Aufzeichnung nach einer Veranstaltung war gekennzeichnet durch meine persönlichen Eindrücke und Beobachtungen betreffend die gehaltenen Vorträge, die in den Vorträgen angewendete Präsentationstechnik und das zur Verfügung stehende Leistungsangebot des Veranstalters, z. B. die Qualität des angebotenen Catering.

Darüber hinaus führte ich Aufzeichnungen über eventuelle zukünftige Themen, die sich aus einem Generalthema einer Veranstaltung ergaben. Im Laufe der Zeit erhielt ich auf diese Weise eine gute Übersicht über Themenabgrenzungen, die ich – oft nach doch sehr intensiver Suche – in Frage kommenden Vortragenden als Referatsthema vorschlagen konnte.

Bedenkt man den langen Zeitraum von 2004 bis 2013, in dem jährlich vier ERFA und eine Jahrestagung stattfanden, so ergeben sich insgesamt 100 Dokumentationen. Vor diesem Hintergrund fiel es mir nicht schwer, meine Erinnerungen an diese vielen Veranstaltungen niederzuschreiben.

1.2 Die historische Entwicklung der Koordinationsfunktion

Im Jahr 1980 deckte ein Journalist in Wien den bisher größten Bauskandal in Österreich auf: beim Bau des neuen Allgemeinen Krankenhauses in Wien (AKH) entstand durch nicht geplante Kostenerhöhungen – u. a. durch Schmiergeld­annahme – ein großer finanzieller Schaden. Diese Unregelmäßigkeiten beim Neubau des AKH in Wien waren für die Gründung einer Internen Revision (IR) und einer Koordinationsstelle der IR ausschlaggebend. Der damalige Bundeskanzler Dr. Bruno Kreisky erteilte im Jahr 1981 den Auftrag, in der österreichischen Bundesverwaltung die Kontrolle und Revision zu implementieren. Der Ministerratsbeschluss vom 15. September 1981 enthielt ausdrücklich den Auftrag zur Kontrolle und Revision.

Der Verfassungsdienst des BKA hatte Überlegungen angestellt, in welcher Weise die innere Kontrolle in der Bundesverwaltung – und zwar nicht nur auf dem Gebiet des Vergabewesens – verbessert werden könnte. Mit der Errichtung der Revisionsabteilungen in den Bundesministerien und der Schaffung einer Koordinationsstelle im BKA war vor allem – über die Verbesserung der Kontrolle hinaus – ein verwaltungsreformatorisches Anliegen verbunden: Verwaltungsreform meinte dabei die stetige Anpassung der Verwaltung an sich ändernde Aufgaben und Handlungsbedingungen mit dem Ziel, jeweils eine gesetzmäßige, wirtschaftliche, sparsame, zweckmäßige und bürgernahe Erfüllung ihrer Aufgaben zu ermöglichen. Die durch den Verfassungsdienst des BKA getätigten Überlegungen wurden in Leitlinien zusammengefasst und waren als eine Art Organisationshandbuch im heutigen Sinne für alle Revisoren gedacht. Zur Koordination der Tätigkeit der Revisionsabteilungen in den Bundesministerien (einschließlich des BKA) sah das vom Ministerrat am 15. September 1981 beschlossene „Konzept für die Neuordnung der (Innen-)kontrolle in der Bundesverwaltung“ in einem Punkt die Schaffung einer Koordinationsstelle im BKA vor. Diese Koordinationsstelle wurde in die Sektion „Verfassungsdienst“ als Abteilung implementiert.1

Die Schaffung einer Koordinationsstelle war vor dem Hintergrund gedacht, dass diese Hinweise auf gute, in einem Teilbereich der Bundesverwaltung erprobte und bewährte Problemlösungen („Starkstellen“) aber auch Informationen über „Schwachstellen“, die in verschiedenen Teilen der Bundesverwaltung gleichermaßen beobachtbar waren an alle Revisionseinrichtungen des Bundes weiterleitet, damit eine ressortübergreifende Lösung ins Auge gefasst werden kann.2

Die im BKA installierte Koordinationsstelle war seit ihrer Gründung bis zum Ende der Regierung unter Bundeskanzler Dr. Franz Vranitzky am 28. Jänner 1997 eine Organisationseinheit des BKA. Aus politischen Überlegungen ressortierte die Koordinationsfunktion während der Regierung unter Bundeskanzler Dr. Viktor Klima in das Bundesministerium für Finanzen (BMF). Ab 4. Februar 2000 wurde die Koordinationsfunktion während der Regierung unter Bundeskanzler Dr. Wolfgang Schüssel an das neu gegründete Bundesministerium für öffentliche Leistung und Sport übertragen. Als dieses Ressort Ende Februar 2003 aufgelöst wurde, war auch die Koordination aller Revisionseinrichtungen der Bundesverwaltung vorübergehend unterbrochen. Im zweiten Halbjahr 2003 wurde ich durch den Leiter des Präsidiums im BKA beauftragt, die Koordination aller Revisionseinrichtungen in der Bundesverwaltung neben der Leitung der IR im BKA, die ich schon viele Jahre innehatte, zu übernehmen. Obwohl der Rechnungshof (RH) immer wieder betonte bzw. anregte, für die Koordinationsfunktion sollte eine eigene Abteilung eingerichtet werden, entschied das BKA aus Budgetgründen, keine neue Organisationseinheit – verbunden mit neuen finanziellen Belastungen – zu etablieren, sondern diese Funktion in bestehende Strukturen einzubinden. Durch die neue Geschäftseinteilung im BKA vom 1. Dezember 2003, die vorsah, dass die Koordinationsfunktion in die Revisionsabteilung integriert werden soll, erfolgte die ressortinterne Verbindlichkeit.

Die Kernaufgabe der Koordination bestand darin, vier Mal im Jahr (pro Quartal ein Mal) ein ERFA und eine immer im Herbst stattfindende eineinhalbtägige Jahrestagung zu planen, zu organisieren und auch zu moderieren. Somit wurde eine ursprüngliche Aufgabe, die der Verfassungsdienst des BKA bereits im Jahr 1983 vorsah, von mir ab Anfang 2004 umgesetzt.

1.3 Vage Vorstellung vor Durchführung eines Erfahrungsaustauschtreffens

Ab dem Zeitpunkt der Beauftragung, die Koordinationsfunktion zu übernehmen hatte ich nur wenige Monate Zeit, mich mit grundlegenden Überlegungen für die Anbahnung von Veranstaltungen zu befassen. Ich, der in den ersten Jahren meiner Tätigkeit in der Revisionsabteilung im BKA als Sachbearbeiter und auch später als Abteilungsleiter an sehr vielen Weiterbildungsveranstaltungen – als solche könnte man u. a. auch ERFA bezeichnen – teilgenommen hatte, befand mich nun auf der anderen Seite. Der Seitenwechsel von einem teilnehmenden Hörer zu einem Veranstalter von Wissensvermittlung erfolgte für mich sehr rasch, doch war mir klar, dass ich meine Sichtweise und Kenntnisse für die Planung, Organisation und Moderation eines ERFA sowie für die Veranstaltung einer Jahrestagung unbedingt erweitern musste.

Im Laufe der Jahre konnte ich Veranstaltungen der unterschiedlichsten Art erleben. Ich kann mich an einige Veranstaltungen erinnern, die von mir aber auch von anderen Teilnehmern negativ bewertet wurden. Doch was war es, das zu einer Ablehnung der Veranstaltung geführt hatte?

Obwohl das Veranstaltungsthema mein Interesse als potenzieller Teilnehmer geweckt hatte und die positive Haltung meines Vorgesetzten auf das Einladungsschreiben mit dem beigelegten Programmablauf meine Teilnahme ermöglichte, musste ich feststellen, dass der Verlauf der Veranstaltung nicht meinen Erwartungen entsprach. Ich möchte hier einige Beispiele anführen, um zu verdeutlichen, welche Details für einen Teilnehmer maßgeblich sein können für eine positive Aufnahme des Themas und der Vortragenden – und somit letztlich entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung.

Als grundlegenden Mangel, der meine Aufmerksamkeit und Bereitwilligkeit, dem Vortragenden in seinen Ausführungen zu folgen stark beeinträchtigte, empfand ich die Unfähigkeit mancher Vortragenden, mir zu vermitteln, welchen persönlichen Nutzen mir die Teilnahme an dieser Veranstaltung bringen sollte. Ebenso schwerwiegend fand ich die Beobachtung, dass exzellente rhetorische Fähigkeiten und gelungene nonverbale Kommunikation nicht darüber hinwegtäuschen konnten, dass inhaltliche Defizite aufgrund eines fehlenden breit gefächerten Fachwissens bestanden und eine klare Vortragsgliederung fehlte. Bei anderen Veranstaltungen erlebte ich die Vortragenden als unsicher, was möglicherweise darauf beruhen mochte, dass der Redner sich in der Vorbereitung auf das Thema zu wenig Gedanken über den Schwerpunkt der Ausführungen gemacht hatte. Daraus resultiert eine unklare Linie in der Argumentation, die den Zuhörer gedanklich abschweifen lässt. Wenn dazu noch vortragstechnische Mängel auftreten, wie beispielsweise fehlende mimische Begleitung, fehlender Blickkontakt mit den Teilnehmern, zu lautes oder zu leises und undeutliches Sprechen, dann kann der zündende Funke nicht überspringen, dann ist es um die Konzentration des Zuhörers geschehen. Einige Male erlebte ich Vortragende, die ihre im Programm vorgesehenen Redezeiten nicht einhalten konnten, was dazu führte, dass der gesamte Zeitplan der Veranstaltung durcheinandergebracht wurde.

Alle diese festgestellten Unzulänglichkeiten sollten in den von mir geplanten Veranstaltungen vermieden werden. Darüber hinaus wurde mir auch klar, dass zum guten Gelingen einer Veranstaltung ebenso die Wahl des Veranstaltungsortes und das Leistungsangebot bzw. der Service – wie z. B. Kaffee in der Pause oder ein Buffet am Ende der Veranstaltung – beitragen.

Vor der Planung meines ersten Veranstaltungsjahres führte ich eine Art Bestandaufnahme durch, die darin bestand zu klären,

welche Veranstaltungsthemen ich für insgesamt vier ERFA und eine Jahrestagung auswählen sollte und welche Stellen mir die nötigen Hilfsleistungen für eine erfolgreiche Veranstaltung anbieten könnten undwelche Schritte ich selbst unternehmen muss, um zum jeweiligen Veranstaltungsthema geeignete Vortragende zu suchen und auch zu finden.

1 Bundeskanzleramt-Verfassungsdienst, Wien, 1983, Leitlinien für die innere Revision, Punkt 4.2., 1.

2 ebenda, Punkt 5.2,1.

2. Überlegungen vor Veranstaltung eines ERFA

2.1 Die Auswahl des Veranstaltungsthemas

Dass Erfahrungsaustausch in den Bereich der Weiterbildungsaktivitäten einzureihen ist, kann nicht bezweifelt werden. Für die Zielgruppe der Revisoren bedeutet dies, dass ein Wissensaustausch über die täglich anfallende Revisionstätigkeit stattfindet, wobei Erfahrungen gegenseitig angeboten werden und Teilnehmer von Experten lernen können. Daher war es mein Ziel als Koordinator, Veranstaltungsthemen zu suchen und zu finden, welche zur Verbesserung der praxisbezogenen Arbeit beitragen können. Sowohl meine Auseinandersetzung mit Veranstaltungsprogrammen für Revisoren, die von einschlägigen Veranstaltern im deutschsprachigen Raum angeboten wurden, als auch nützliche Hinweise von prüfenden Organen des österreichischen RH sowie der Bundesverwaltung aber auch eigene Ideen für Veranstaltungsthemen sorgten dafür, dass immer wieder ein jährliches Programm entstehen konnte.

Ab dem Jahr 2004 bis zum Jahr 2013 konnten insgesamt 50 Themen für die Zielgruppe wie folgt angeboten werden:

Veranstaltungsjahr 2004

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Die Interne Revision in einem ausgegliederten Rechtsträger

2. ERFA

Die Interne Revision und die Buchhaltungsagentur des Bundes

3. ERFA

Zukunft der Internen Revision im öffentlichen Bereich – Nachbetrachtungen zur Querschnittsüberprüfung des Rechnungshofes

4. ERFA

Die Interne Revision und das Leistungscontrolling – Bedeutung für die Leitung einer Revisionseinrichtung und ein neues Prüffeld

Jahrestagung

Prüfungsverfahren im deutschsprachigen Raum – Ein Ländervergleich

Veranstaltungsjahr 2005

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Die Interne Revision und das Vergabeverfahren – Was ein Revisor derzeit wissen sollte

2. ERFA

Die EU-Finanzkontrolle

3. ERFA

Die Reorganisation der Internen Revision im Bundesministerium für Finanzen

4. ERFA

Serviceleistungen im Bund – Interne Revision und ressortübergreifende Projekte

Jahrestagung

Herausforderungen an die öffentliche Finanzkontrolle in einem zunehmend komplexen Umfeld – Entwicklungen in den Bundesländern

Veranstaltungsjahr 2006

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Die Neuerungen des Bundesvergabegesetzes 2006 – Theorie und Praxis der öffentlichen Auftragsvergabe

2. ERFA

Die Bundesbeschaffungsgesellschaft mit beschränkter Haftung (BBG) als Dienstleister der Bundesverwaltung mit ihrer Querschnittsfunktion – Neue Herausforderungen für die Interne Revision

3. ERFA

Die Prüfung der Behindertengleichstellung

4. ERFA

Prüffelder, die den Tätigkeitsbereich von Kommissionen bzw. Senaten mit weisungsunabhängigen Mitgliedern tangieren können

Jahrestagung

Korruption – Abweichendes Verhalten eines Individuums

Veranstaltungsjahr 2007

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Die Prüfung der Datensicherheit

2. ERFA

Warum Kenntnisse über Coaching und Mediation auch für einen Revisor wichtig sein können

3. ERFA

Das Prüfungsverfahren unter der Berücksichtigung des Datenschutzes

4. ERFA

Bedeutung der Kommunikationsprozesse in Prüfungsverfahren – Inwieweit hat sich die Interne Revision auch mit Gruppenverhalten, insbesondere mit Mobbing zu befassen?

Jahrestagung

Die Interne Revision als Wächter der Einhaltung der Vergabevorschriften

Veranstaltungsjahr 2008

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Interne Revision an österreichischen Universitäten

2. ERFA

Prüfung und Bewertung von Prozessen – Projektmanagement und Evaluation

3. ERFA

Aktuelle Prüfungen des Rechnungshofes zur Internen Revision – Erkenntnisse über die Ausbildung zum MBA „Public Auditing“ sowie zum akademischen Rechnungsprüfer

4. ERFA

Gender Mainstreaming – Was können die Internen Revisionen in der Bundesverwaltung in Hinkunft tun, um einen nützlichen Beitrag zu leisten?

Jahrestagung

Schwerpunkte bei der Prüfung des Personalmanagementsystems

Veranstaltungsjahr 2009

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Warum Kenntnisse über Ziel- und Zeitmanagement sowie Stressmanagement auch für Revisorinnen und Revisoren wichtig sein können

2. ERFA

Die Deliktrevision – Schwerpunkte aus der Sicht des Büros für interne Angelegenheiten im Bundesministerium für Inneres

3. ERFA

Erfolgreiche Konfliktbewältigung

4. ERFA

Die Haushaltsrechtsreform – Die Verwaltung im Umbruch, Auswirkungen auf die Interne Revision

Jahrestagung

Prüfung des Förderungswesens

Veranstaltungsjahr 2010

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Facility Management, Bundesbedienstetenschutz und Abfallwirtschaft – Prüfung der Einhaltung gesetzlicher Regelungen

2. ERFA

Benchmarking – Die neue Herausforderung

3. ERFA

Die Finanzmarktaufsicht (FMA) und ihre hinkünftige Ausrichtung – Die Rolle der Internen Revision in einem ausgegliederten Rechtsträger und die Empfehlungen der FMA zur Internen Revision für den Finanzplatz Österreich

4. ERFA

IT-Revision – Prüfungsstandards aus der Sicht der internen und externen Kontrolle

Jahrestagung

Risikoorientiertes Prüfen – Erfolgreiches Aufspüren von Risikopotenzialen

Veranstaltungsjahr 2011

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Prüfung der Wirkungsorientierung und Stellung der Internen Revision im öffentlichen Sektor

2. ERFA

Neueste Entwicklungen im Vergaberecht und wichtige Entscheidungen der Nachprüfungsbehörden

3. ERFA

Die Konzernrevision der österreichischen Post AG – Tätigkeitsschwerpunkte und zukünftige Ausrichtung

4. ERFA

Wissensmanagement – Chancen und Grenzen in der öffentlichen Verwaltung

Jahrestagung

Gebarungskontrolle in Österreich – 250 Jahre Rechnungshof und 30 Jahre Interne Revision

Veranstaltungsjahr 2012

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Was die Interne Revision derzeit über die Prüfung der Datensicherheit wissen sollte

2. ERFA

Shared Services in der Bundesverwaltung – Auswirkungen für die Interne Revision

3. ERFA

Ist die Flexibilisierungseinheit tatsächlich ein Auslaufmodell? – Welche Erkenntnisse können für die Zukunft gewonnen werden?

4. ERFA

Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung – Aktuelle Situation

Jahrestagung

Die Verwaltung im Umbruch – Schwerpunkte bei der Prüfung des Veränderungsmanagements

Veranstaltungsjahr 2013

Art der

Veranstaltung

Veranstaltungsthema

1. ERFA

Aktuelles im Vergabewesen – Wichtige Prüffelder für die Interne Revision

2. ERFA

Neueste Entwicklungen im Bereich der Informationssicherheit – IT-Revision in der österreichischen Post AG

3. ERFA

Interne Revision und Controlling – Zwei Welten?

4. ERFA

Effizienzsteigerung der eigenen Organisationseinheit durch Bewertungsmöglichkeiten

Jahrestagung

Die Aufgabenkritik – Entbehrliches versus Unentbehrliches

Angeregt durch das positive Feedback auf die Vielfalt der vorgetragenen Aspekte der einzelnen Themen bei den Jahrestagungen 2004, 2005 und 2006 war es mir und meinem damaligen Vorgesetzten ein Anliegen, dass die Arbeiten und Ergebnisse der Tagungen ab dem Jahr 2007 in das Blickfeld der Fachöffentlichkeit rücken sollten und es wurde beschlossen, dass die einzelnen Vorträge der folgenden Tagungen jeweils in einem Jahrbuch zusammengefasst und inhaltlich vertieft werden sollten.3

2.2 Die Auswahl der Vortragenden

Bereits im Punkt „Auswahl des Veranstaltungsthemas“ (2.1)wurde darauf hingewiesen, dass prüfende Organe des RH nützliche Hinweise für mich als Veranstalter lieferten. Bei der Auswahl der Vortragenden war es nicht anders.

Ich erinnerte mich, in den Internationalen Normen für Oberste Rechnungskontrollbehörden (ORKB) über den Nutzen der Koordination und Zusammenarbeit von ORKB und den Internen Revisoren gelesen zu haben4, wobei dem Austausch von Ideen und Kenntnissen von Prüfern des RH mit Revisoren der Bundesverwaltung, später auch mit Revisoren der Landes- und Gemeindeverwaltungen sowie ab dem Jahr 2010 auch mit Revisionspersonal von ausgegliederten Rechtsträgern des Bundes besondere Bedeutung beigemessen wurde.

Ich selbst war bemüht, zunächst innerhalb der Bundes- und Landesverwaltung Vortragende zu finden, die die fachlichen und inhaltlichen Anforderungen im Revisionsbereich erfüllten, um den Ansprüchen und Erwartungen der Revisoren an die Vorträge bei jedem einzelnen Thema gerecht zu werden. Darüber hinaus gelang es mir auch, Experten von Universitäten und von privatwirtschaftlich geführten Unternehmen als Vortragende zu gewinnen. So entstand aufgrund der jahrelangen Planung und Organisation von vielen ERFA und Jahrestagungen im Laufe der Zeit ein riesiges Netzwerk von Referenten, welches über die österreichische, deutsche und schweizerische öffentliche Verwaltung hinaus bis hin zu prüfenden Institutionen in Luxemburg und Brüssel reichte.5 Dieses weitläufige Netzwerk ermöglichte es mir, jährlich vier Mal (pro Quartal ein Mal) ein ERFA und immer im Oktober jeden Jahres eine eineinhalbtägige Jahrestagung zu veranstalten.

Hatte ich im Laufe der Planung die Auswahl der Vortragenden getroffen, so mussten die Details abgeklärt werden. Noch bevor eine definitive Zusage zu einem Vortrag erfolgte, hatte ich oftmals die Gelegenheit, mit dem potenziellen Redner über Inhalte des Vortrages zu sprechen. Auf diese Weise ließ sich beispielsweise feststellen, ob er seine Theorien mit anwendbaren Beispielen aus der Praxis verknüpfen würde, um den Teilnehmern praktikable und nützliche Ansätze für ihre tägliche Arbeit zu geben. In diesen Gesprächen war es mir auch immer wichtig darauf hinzuweisen, dass Fachbegriffe generell erklärt werden sollten, um es auch jenen Zuhörern zu ermöglichen, den Ausführungen im Detail zu folgen, die mit der jeweiligen Materie unter Umständen nicht so vertraut waren. Und – ausgehend von meinen eigenen, bereits erwähnten persönlichen Erlebnissen als Teilnehmer an wissensvermittelnden Veranstaltungen – sollten die Grundregeln der Präsentationstechnik eingehalten werden, um die spezifischen Erwartungen der teilnehmenden Revisoren bezüglich eines professionellen Ablaufs der Veranstaltung zu erfüllen.

2.3 Der Einsatz der Veranstaltungsmedien

Als ich selbst Teilnehmer von Fortbildungsveranstaltungen war, bemerkte ich, wie wichtig eine Präsentation von Lehrinhalten in visualisierter Form für mich persönlich war. Wenn bei dem Vortrag keinerlei technische Hilfsmittel wie PowerPoint oder Flipcharts und ähnliches verwendet wurden, so war man auf das Mitschreiben angewiesen. Dabei war ich jedoch immer zu langsam, und beim bloßen Zuhören blieb mir die Fülle an wissenswerten Details nicht lange in Erinnerung. Um meine persönlichen Erfahrungen durch wissenschaftliche Erkenntnisse zu bestätigen, befasste ich mich mit entsprechender Literatur, die mir Hinweise auf die psychologischen Aspekte des Lernens gab. Das Ziel, Lerninhalte besser zu verarbeiten und im Langzeitgedächtnis zu behalten, kann auf verschiedene Weise erreicht werden. Demnach unterscheidet man Personen, die Lerninhalte eher visuell aufnehmen oder sie eher akustisch verarbeiten.

Ausgehend von meinen persönlichen Erlebnissen und der Überzeugung, dass es anderen Menschen ähnlich ergeht, war mir klar, dass bei meinen Veranstaltungen die einzelnen Vortragsthemen visualisiert präsentiert werden sollten. Aus eigener Erfahrung konnte ich feststellen, dass bei Verwendung eines Beamers zur Präsentation der PowerPoint-Folien diese immer dann sehr gut angenommen wurden, wenn folgendes berücksichtigt wurde:

nicht zu viel an Informationenkeine zu kleine Schrift undkeine zu helle Schriftfarbe oder zu heller Farbhintergrund

Abgesehen von diesen optischen Kriterien gilt es auch, auf die Anzahl der Folien zu achten. Werden während des Vortrags zu viele Folien präsentiert, so verursacht dies beim Zuhörer Stress und somit Schwierigkeiten beim Verstehen der Inhalte. Zu viele Details in kurzer Zeit lesen und erfassen zu müssen lenkt vom Vortrag ab. Dies deckt sich mit der Auffassung von einigen Experten, die die PowerPoint-Präsentation nicht als vorteilhafte Wissensvermittlung ansehen, wie ich verschiedenen Publikationen entnehmen konnte. Der Zuhörer würde aufgrund der Überforderung des gleichzeitigen Hörens und Lesens bereits nach wenigen Folien geistig abschalten, dem Vortrag nicht mehr folgen – auch nicht mehr akustisch – und somit die Lerninhalte nur minimal oder gar nicht aufnehmen. Die Kritiker stellen sogar den Referenten selbst in Frage und vertreten die Meinung, dass hier fachliche Kompetenz fehle und diese Tatsache durch die Fülle des angebotenen Materials kaschiert werden soll, es handle sich hier um reine Effekthascherei. Dessen ungeachtet stellte Power Point in meiner langjährigen Praxis eine wertvolle Hilfe zur Unterstützung des Vortragenden bei seinen Ausführungen dar, um in knappen Punkten die Quintessenz seiner Aussage zusammenzufassen.

Bei meinen eigenen Fortbildungsaktivitäten hatte ich im Rahmen von Vorträgen mit anschließendem Workshop auch den Einsatz von Flipcharts und Pinnwänden mit Moderationskärtchen für die Gruppenarbeit mit dem Trainer erlebt. Dies schien mir ebenfalls eine geeignete Methode zur Wissensvermittlung zu sein, falls im Rahmen meiner eigenen Veranstaltungen Vorträge mit anschließendem Workshop stattfinden würden. Neben der Möglichkeit der PowerPoint-Präsentation sollte auf jeden Fall auch diese Variante am Veranstaltungsort zur Verfügung stehen. Für den Fall, dass ein Experte eine wichtige Botschaft zu übermitteln hatte, er aus verschiedenen Gründen bei der Veranstaltung jedoch nicht anwesend sein konnte, war von mir auch der Einsatz einer Videobotschaft angedacht.

Vor diesem Hintergrund war es mir im Rahmen der Planung einer Veranstaltung bei meinen ersten Vorbereitungsgesprächen mit den ausgewählten Fachleuten – insbesondere jenen, die in ihrer Praxis nicht so oft als Vortragende tätig waren – ein besonderes Anliegen, den Aspekt der Präsentation speziell hervorzuheben, um ihnen zu veranschaulichen, dass die Wissensvermittlung in einer Form angeboten werden muss, die für Lerntypen sowohl der akustischen als auch der visuellen Ausprägung optimalen Lernerfolg verspricht.

2.4 Die Auswahl des Veranstaltungsortes

Für die Durchführung eines regelmäßigen Erfahrungsaustausches der Revisoren der öffentlichen Verwaltung galt es, einen geeigneten Veranstaltungsort zu finden. Es wurde durch den Leiter des Präsidiums im BKA entschieden, dass die einmal pro Quartal eines Jahres veranstalteten ERFA und die für Herbst geplanten Jahrestagungen im Schloss Laudon am westlichen Stadtrand von Wien stattfinden sollten. Dieses barocke Wasserschloss (im Privateigentum) ist seit 1976 an die Republik Österreich vermietet und wird als Ausbildungsstätte der Bundesverwaltung – als Verwaltungsakademie des Bundes – verwendet. Die prunkvoll eingerichteten Räume des Schlosses, umgeben von einem prächtigen Landschaftsgarten schaffen für Lernende ein Gefühl der Harmonie. Als Veranstaltungsort der Tagungen vermittelt die etwas abgeschiedene Lage des Schlosses einen gewissen Klausurcharakter, was viele Teilnehmer als angenehm bestätigen. Hier fanden und finden viele Personen die Gelegenheit, sich in den Pausen zu einem Rundgang durch die Parkanlage zu entschließen und dabei auch zwischenmenschliche Beziehungen zu pflegen und neue Bekanntschaften zu knüpfen, ganz im Sinne des Networking. Im Gartenbereich stehen für motorisierte Teilnehmer Gratisparkplätze zur Verfügung. Für jene, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind, bieten sich mehrere Möglichkeiten an, das Schloss Laudon leicht zu erreichen.

Alle ERFA und die Jahrestagungen fanden im Freskensaal statt, der mit seinem Fassungsraum für 90 Personen einen idealen Rahmen für die Veranstaltungen bot. Er eignete sich nicht nur durch seine gute Akustik hervorragend als Veranstaltungssaal, sondern auch durch seine volle technische Ausstattung mit Beamer, Leinwand, Notebook mit Internetanschluss sowie mit Flipcharts, Pinnwänden und Rednerpult.

Am Ende einer Veranstaltung, wenn die Teilnehmer sich bereits großteils verabschiedet hatten, war es für mich stets ein Genuss, noch eine Weile im Saal zu verbleiben und die Fresken an den Wänden näher zu betrachten, die das exotische Abbild der Welt anhand der vier Erdteilallegorien zeigen.6 In diesem Sinne gab und gibt der Freskensaal – über seine idealen Bedingungen für den Erfahrungsaustausch hinaus – Anregungen für neues Wissen und für neue Ideen, sowohl für mich als Veranstalter als auch für die Teilnehmer der Tagungen.

2.5 Die Planung und Organisation der Veranstaltungen

Sehr nützlich waren für mich zu Beginn meiner Tätigkeiten als Koordinator von regelmäßigen ERFA für Revisoren ausführliche Gespräche mit Personen, die ich durch meine Funktion als Leiter der Revisionsabteilung im BKA bereits kannte und die bereits jahrelange Erfahrung in der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen hatten. Viele der anstehenden Fragen waren schnell geklärt, denn dass die Zielgruppe der Revisoren der Bundesverwaltung sich regelmäßig einmal im Quartal eines Jahres zu einem Erfahrungsaustausch am Veranstaltungsort Schloss Laudon, im Freskensaal treffen sollten, stand fest. Die Dauer eines ERFA von 14:00 bis17:00 Uhr wurde durch den Leiter des Präsidiums im BKA festgelegt, ebenso dass im Herbst eine eineinhalbtägige Jahrestagung stattfinden sollte. Bei allen Veranstaltungen war im Anschluss ein persönlicher Erfahrungsaustausch bei bereitgestellten Erfrischungen vorgesehen.

Schon bei der Planung meiner ersten Veranstaltung kam ich zu dem Entschluss, ein Organisationsteam zu schaffen, welches vor, während und nach einer Veranstaltung wichtige Tätigkeiten übernehmen sollte, um den Ablauf einer Veranstaltung optimal zu gewährleisten und die Erwartungen und Vorstellungen der Teilnehmer zu erfüllen. Dieser Entschluss hat sich im Laufe der Jahre als außerordentlich erfolgreich erwiesen.

Damit sich jedes Mitglied im Organisationsteam über sämtliche Arbeitsbereiche und Verantwortlichkeiten Klarheit verschaffen konnte, wurden jeweils zeitgerecht Besprechungstermine vereinbart und die einzelnen Arbeitsbereiche aufgeteilt. Ein Teammitglied befasste sich mit der jährlichen Terminisierung der Veranstaltungen und war auch – sofern das Veranstaltungsthema, die Vortragenden mit ihren Vortragsthemen sowie die Länge der Redezeiten feststanden – mit der Versendung der Einladungen, des Veranstaltungsprogramms und der Beschreibung der Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes einen Monat vor der Veranstaltung betraut. Knapp eine Woche vor der Veranstaltung konnte die Anzahl der tatsächlich teilnehmenden Personen erfasst werden und eine Veranstaltungsmappe mit Programm, Schreibblock und Schreibzeug für die Teilnehmer vorbereitet werden, die dann vor Ort am Veranstaltungstag an die Teilnehmer ausgegeben werden sollte. Nach Bekanntgabe der Teilnehmerzahlen wurden weitere Vorbereitungen im Schloss Laudon getroffen bezüglich der Bestuhlung des Veranstaltungssaales und der Bestellung des Catering für den Veranstaltungstag. Hilfskräfte am Veranstaltungsort sorgten dafür, dass die Sitzordnung so angelegt war, dass alle teilnehmenden Revisoren einen guten, direkten Blickkontakt zur Leinwand sowie zu Flipcharts und Pinnwänden haben würden. Alle notwendigen technischen Bedingungen wurden überprüft, damit der Einsatz der Mikrofone, des Beamers und des bereitgestellten Laptops einwandfrei garantiert werden konnte.

Am Tag der Veranstaltung war es Aufgabe des Organisationsteams, sich um das Wohlergehen der Vortragenden zu kümmern, für frisches Wasser am Rednerpult zu sorgen und auf mehrmaliges Lüften der Räumlichkeiten zu achten. Der für diverse Veranstaltungen des Schloss Laudon zuständige Caterer war verantwortlich für die pünktliche Anlieferung von Getränken für die Pause sowie für den Aufbau des Buffets – bestehend aus Fingerfood und Getränken wie Kaffee, Säfte oder Wasser – entweder in der unter Denkmalschutz stehenden Bibliothek oder im ebenerdigen Pausenfoyer des Schlosses. Nach der Veranstaltung hatte er für den reibungslosen Abbau des Buffets zu sorgen.

Um den Teilnehmern nach einer Veranstaltung zusätzlich zu ihren eigenen Notizen noch die Möglichkeit zu geben, die einzelnen Vorträge nachzulesen und sich mit den besprochenen Themen tiefer auseinanderzusetzen, wurden ihnen einige Tage nach dem ERFA die Vortragsinhalte in elektronischer Form zugeschickt.

Da ich für die Planung, Organisation und Moderation aller Veranstaltungen – so auch für alle Jahrestagungen – zuständig war, hatte ich beschlossen, sowohl die Planung als auch die Durchführung von Veranstaltungen zu dokumentieren, um die positiven und auch die negativen Erfahrungen festzuhalten und daraus nutzbringende Erkenntnisse zu gewinnen, um auf diese Weise eventuelle „Fehler“ bei zukünftigen Veranstaltungen zu vermeiden.

3 https://www.bundeskanzleramt.gv.at/administrative-bibliothek

4 Vgl. INTOSAI GOV 92150, Koordination und Zusammenarbeit zwischen ORKB und Internen Revisionen im öffentlichen Sektor.

5 Seyfried K., Über die Prüfung und Kontrolle die Leistung stets verbessern, in Innovative Verwaltung. Jg. (2011) Heft 9, 14–17.

6 Vgl. Bundeskanzleramt, Standorte, Schloss Laudon;

http://www.bka.gv/site/4113/default.aspx

3. Meine geplanten, organisierten und moderierten Veranstaltungen

3.1 Veranstaltungen im Jahr 2004

3.1.1 Erster Erfahrungsaustausch zum Thema „Die Interne Revision in einem ausgegliederten Rechtsträger“

Ziel dieser Veranstaltung war es, auf die bereits zahlreichen durch eine Gebietskörperschaft wie Bund, Land, Gemeinde vorgenommenen Ausgliederungen von Aufgaben zu verweisen, wobei diese Aufgaben durch einen eigens geschaffenen Rechtsträger erfüllt werden.

Einleitend wurde der zugrunde liegende Gedanke erläutert, welchen Zweck eine Ausgliederung erfüllen sollte: Mit einer Ausgliederung war die Idee verbunden, einerseits eine Aufgabenreform und andererseits eine Budgetkonsolidierung zu erreichen. Aufgabenreform sollte Vereinfachung bedeuten und privatwirtschaftliches Handeln gleichzeitig eine Erhöhung der Effizienz und der Effektivität gewährleisten. Anders als in den meisten Ministerien, in denen die Revisionseinrichtung in der Präsidialsektion implementiert wurde, war vorgesehen, dass die IR in einem privatrechtlichen oder öffentlich-rechtlichen Rechtsträger als interne Kontrolleinrichtung unmittelbar der Organisationsleitung unterstehen soll. In diesem Zusammenhang wurde auch auf die Problematik verwiesen, dass durch Ausgliederungen der Aufgaben eines Ministeriums, die bisher der Kontrolle der IR unterlagen, mögliche revisionsfreie Räume entstehen können, wenn in einem solchen neu geschaffenen ausgegliederten Rechtsträger keine interne Kontrolleinrichtung durch das Ausgliederungsgesetz vorgesehen wird.

Da die IR völlig unabhängig agiert, kann sie durch regelmäßiges Prüfen der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien einerseits für eine verbesserte Effizienz und Effektivität einer Organisation sorgen und andererseits gleichzeitig die permanente Revision des internen Kontrollsystems gewährleisten. Die durch die Revisionsdurchführung gewonnenen Erkenntnisse sollen es den einzelnen Organisationseinheiten aber auch der Unternehmensführung erleichtern, in Zukunft ihre Aufgaben so effizient wie möglich zu erfüllen und die gesteckten Ziele wie geplant zu erreichen. Es wurde betont, dass die neuen Rechtsträger bei der Erfüllung der an sie ausgegliederten Aufgaben durch die Gebietskörperschaften weiterhin unter staatlichem Einfluss stehen.

Ein weiterer Punkt der Ausführungen war die Frage der Personalausstattung einer IR. Seit vielen Jahren gilt als Faustregel, dass bei einem Personalstand von 1.000 Mitarbeitern zumindest ein Revisor als Wächter über das interne Kontrollsystem und über die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsprozesse in einer Organisation implementiert sein sollte.

Es wurden auch das GmbH-Gesetz (Gesetz vom 6. März 1906 über Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Reichsgesetzblatt (RGBl.)Nr. 58/1906 in der geltenden Fassung (i.d.g.F.)) und das Aktiengesetz (Bundesgesetz über Aktiengesellschaften, Bundesgesetzblatt (BGBl.)Nr. 98/1965 i.d.g.F.) erwähnt, wonach die Geschäftsführer und der Vorstand eines ausgegliederten Rechtsträgers dafür zu sorgen haben, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen eines Unternehmens entsprechen.

Eine Vortragende, selbst Leiterin einer IR in einem privatrechtlichen ausgegliederten Rechtsträger skizzierte die organisatorische Eingliederung ihrer Stabstelle, die fachlich dem Vorstand zugeordnet ist. Es existiert eine Revisionsordnung als Grundlage für die Wahrnehmung ihrer Revisionsfunktion. Ein Jahresrevisionsplan wird erstellt und vor der Genehmigung mit dem Vorstand abgestimmt. Alle Prüfungsergebnisse und Empfehlungen werden in den erstellten Berichten erfasst. In einer Empfehlungsauflistung (auch Offene-Posten-Liste) werden alle durch die IR festgehaltenen Empfehlungen gesammelt und bei einer nach einem bestimmten Zeitraum durchzuführenden Nachprüfung herangezogen, um festzustellen, inwieweit diese Empfehlungen umgesetzt werden konnten oder aber aus bestimmten Gründen nicht mehr wichtig waren. 7

Für die Zielgruppe der Revisoren war diese Veranstaltung eine Hilfestellung, um klar zu erkennen, dass eine IR in einem ausgegliederten Rechtsträger bereits präventiv beitragen muss zur rechtzeitigen Aufdeckung von kriminellen Handlungen, dass sie ihre Informationsaufgabe zur Unterstützung des Entscheidungsträgers einer Organisation erfüllen und ihre Kontrollfunktion zum Soll-Ist-Zustandsvergleich bei der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien wahrnehmen muss.

3.1.2 Zweiter Erfahrungsaustausch zum Thema „Die Interne Revision und die Buchhaltungsagentur des Bundes“

Ausgehend von der Gegebenheit, dass zur Besorgung der Buchhaltungsaufgaben nach dem Bundeshaushaltsgesetz (BHG), BGBl. Nr. 213/1986 mit Anfang 2004 eine Buchhaltungsagentur (BHAG) des Bundes errichtet wurde, sollte einleitend ein kurzer Überblick über die historische Entwicklung der Bundesbuchhaltungen (die mit 31.12.2003 aufgelöst wurden) die bisherige Abwicklung der Bundeshaushaltsführung aufzeigen. Wesentlich herausgestrichen wurde die Aufgabenerfüllung der BHAG, die hauptsächlich in der Führung der Buchhaltung für die Organe des Bundes besteht. In einer Rahmenvereinbarung, in der die Art und Weise der Erfüllung von Aufgaben festgelegt ist, sind nicht nur diese Aufgaben näher bestimmt, sondern auch Grundsätze für das dafür zu leistende Entgelt. Es wurde erläutert, welche Organe für die Anstalt öffentlichen Rechts tätig sind und welche Aufgaben und Tätigkeiten sie ausüben. Die Entsendung eines Aufsichtsrates und die Bildung eines Beirates sollen die Aktivitäten des Geschäftsführers begleiten und kontrollieren, und bezüglich der Aufsicht über die Gebarung der BHAG wurde festgehalten, dass der Bundesminister für Finanzen Überprüfungen vornimmt und in die von ihm angeforderten Unterlagen Einsicht nimmt (Bundesgesetz über die Errichtung einer Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG-G) BGBl. I Nr. 37/2004 i.d.g.F.).

Bei einem Einblick in die Beweggründe dieser Reform war klar erkennbar, dass eine flächendeckende Bereitstellung von Buchhaltungsleistungen unter minimaler Ressourcenbelastung und mit gleichbleibendem Serviceniveau einen hohen Qualitätsstandard zu gewährleisten im Stande ist, insbesondere da die Überprüfbarkeit der Qualität der angebotenen Leistungen anhand festgelegter Leistungsvereinbarungen gegeben ist. Darüber hinaus wird ein Angebot von zusätzlichen Servicefunktionen außerhalb der definierten Kernleistungen möglich gemacht. Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung, die ab dem Jahr 2001 vorgenommen wurde, zeigte eine kontinuierliche Kosteneinsparung auf.8

Die Ausführungen zeigten deutlich auf, welche Änderungen sich in der Ablauforganisation des Gebarungsvollzuges durch die Schaffung einer BHAG ergeben haben, insbesondere welche Kernaufgaben, wie die Verbuchung von Anordnungen im Einnahmen- und Ausgabenbereich, die Durchführung der Zahlungen, aber auch Leistungen im Sach- und Berechnungskontenbereich dieser neuen Organisation übertragen wurden.

Als Ergebnis dieser Veranstaltung konnten die entsprechenden Schlussfolgerungen gezogen werden, welche zukünftigen Prüffelder sich für eine IR in einem Prüfungsverfahren im Bundeshaushalt ergeben werden.

3.1.3 Dritter Erfahrungsaustausch zum Thema „Zukunft der Internen Revision im öffentlichen Bereich – Nachbetrachtungen zur Querschnittsüberprüfung des Rechnungshofes“

In den Mittelpunkt dieser Veranstaltung wurde die Tatsache gerückt, dass die IR durch den Beitritt Österreichs zur Europäischen Union (EU) in ihrer Funktion als internes Kontrollorgan keine Kompetenzerweiterung in rechtlichem Sinne erhalten hat, jedoch für eine Überprüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der EU-Mittel im internationalen Bereich kontrollpolitisch bedeutsamer geworden ist. Dies entspricht vollkommen der Meinung des Europäischen Rechnungshofes (ERH), der ein hohes Niveau des internen Kontrollsystems in der öffentlichen Verwaltung erwartet.

Einen weiteren Schwerpunkt dieser Veranstaltung bildete die Nachbetrachtung zu einer Querschnittsüberprüfung aller IR des Bundes durch den RH. Die Überprüfung sollte vor allem eine Unterstützung und Stärkung der Revisionseinrichtungen bewirken. Es wurden Revisionsberichte, Revisionsordnungen, Konzepte, Grundlagen der Revisionstätigkeit in den einzelnen Ressorts sowie auch die Unterlagen der Nachprüfungen betreffend die Umsetzung der Empfehlungen der IR geprüft.

Der RH legte dabei besonderes Augenmerk auf

die rechtlichen Rahmenbedingungen,die bestmögliche organisatorische Zuordnung der IR in einem Ressort,die vorhandenen personellen Ressourcen und ihre Aus- und Weiterbildung sowiedie Existenz einer Koordination der IR.

Dass die IR ein kompetenter Partner und wichtiger Ansprechpartner für den RH darstellt, blieb nicht unerwähnt.9

Von großer Bedeutung für den RH war die Thematisierung der risikoorientierten Prüfungsplanung, was anhand von Beispielen für hohes bzw. für geringes Risiko verdeutlicht wurde.

Es wurde aufgezeigt, dass der Zeithorizont, die Art und die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie das Schadensausmaß eines Risikos einer Erfassung durch die IR bedürfen. Ganz besonders sollten Förderungsfälle in Risikoklassen aufgelistet werden. Um die Relevanz einer Kritik oder einer Empfehlung der IR für einen Entscheidungsträger sichtbar zu machen, ist die Angabe einer Quantifizierung eines möglichen Schadens bzw. Risikos sinnvoll (z. B. 20 % der Fälle, durchschnittlich fünfmal im Monat, …% des Budgetansatzes, usw.). Leerformeln wie z. B. „der Vorgang ist unwirtschaftlich“ erhalten erst dann Aussagekraft, wenn die Unwirtschaftlichkeit quantitativ bewertet und beziffert wird, u.zw. mit Angabe der zugrunde liegenden Basis für diese Einschätzung10.

Entsprechend dem Veranstaltungsthema gelang es sowohl dem Experten der Europäischen Kommission (EK) als auch den Experten des RH den Zuhörern die Erfahrungen aus ihren Kontrolltätigkeiten zu vermitteln und damit einen Wissensaustausch zu schaffen, der für zukünftige Prüfvorhaben von besonderer Bedeutung sein wird.

3.1.4 Vierter Erfahrungsaustausch zum Thema „Die Interne Revision und das Leistungscontrolling – Bedeutung für die Leitung einer Revisionseinrichtung und ein neues Prüffeld“

Zunächst wurde auf Ministerratsvorträge hingewiesen, die die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) als ein wesentliches Instrument des Leistungscontrollings in der Bundesverwaltung darstellen und die forciert werden soll. In einem ersten Schritt sollen alle Bundesministerien nach einheitlichen Gesichtspunkten eine KLR einführen. Die Berichte der Ressorts sollen zusammengefasst werden und in einem jährlichen Bundesbericht erscheinen. So entsteht eine Wirtschaftlichkeitskontrolle, die gleichzeitig auch eine betriebswirtschaftliche Steuerungs-, Planungs- und Entscheidungshilfe darstellt.11