GuíaBurros Microsoft Excel E-Book

Miguel Antúnez

• Herausgeber: Editatum
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Spanisch
• Veröffentlichungsjahr: 2019

Seitenzahl: 96

Beschreibung

GuíaBurros Excel, todo lo que debes saber sobre esta potente hoja de cálculo. Desde los básicos del Excel, pasando por lo que las tablas dinámicas pueden hacer por ti, hasta el gran desconocido, el formato condicional. Los GuíaBurros son manuales básicos para aprender a utilizar una herramienta, realizar una actividad o adquirir un conocimiento determinado de manera sencilla y fácil.

Leseprobe

GuíaBurros: Excel

Todo lo que debes saber sobre esta potente hoja de cálculo

Miguel Antúnez

www.excel.guiaburros.es

© EDITATUM

© Miguel Antúnez

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Primera edición: marzo de 2019

Quinta edición: enero de 2023

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Sobre el autor

Miguel Antúnez nació hace 38 años en Madrid, donde ha vivido casi toda su vida, pero hace tres años pudo cumplir el sueño de trasladarse con su familia a Canarias, un universo paralelo, donde el clima, su gente y sus playas, hace que la vida sea “otro rollo”...

Tiene 2 maravillosas hijas, de 6 y 3 años, que, junto a su mujer, hacen que saque la mejor versión de sí mismo, ellas tres son su motor.

Le encanta la cocina, en especial la repostería, disfruta como un enano cocinando para su familia y amigos más íntimos y durante su vida ha tenido mucha afición por el tenis de mesa, el billar y todo el mundillo fitness… Aunque este último no es muy compatible con el de la cocina.

Le encanta viajar y descubrir sitios diferentes con su familia, es la mejor inversión que se puede hacer, la que luego se te queda en el cuerpo, en la mente y el alma.

Cree más que nunca que las oportunidades se crean, hay que trabajarlas y lucharlas, pero todos podemos llegar a tener ese estilo de vida que nos gustaría vivir.

Agradecimientos

Este libro va dedicado a las personas que son el motor de mi vida: Yvonne, Nicole y Annette, mi mujer y mis hijas, ya que sin ellas nada de esto sería posible.

Y gracias a Excel, que me ha permitido ganarme la vida con ella y ayudar a mucha gente, a hacer su vida, tanto profesional como personal, más sencilla.

Un poco de historia y mi propia historia con Excel

¿Qué sería de mí sin Excel?

Es una de las preguntas que me hago muchas mañanas, y que cada día adquiere más valor.

Para empezar, es la herramienta con la que me gano mi vida, y alrededor de la cual he podido montar mi propia empresa, pero ¿qué hay detrás de Excel? ¿Cuáles son sus orígenes?

Excel, como bien sabes, es una hoja de cálculo, una herramienta que nos permite tratar y gestionar grandes cantidades de datos numéricos y alfanuméricos, gracias a cuyo potencial podemos hacer auténticas maravillas en el tratamiento y análisis de datos, muchas de las cuales la descubrirás en este libro.

Pero Excel no fue la primera herramienta o aplicación como hoja de cálculo que apareció en el mercado.

Desde el año 1972 comenzaron a salir a la luz las primeras versiones de lo que se ideaba como una hoja de cálculo; sus nombres eran Visicalc y el famoso Lotus 1-2-3, que tuvo más recorrido que el anterior.

En 1985 nació la primera versión para Macintosh de Microsoft Excel, y dos años después la primera versión para Windows; desde entonces ha sido imparable, hasta tal punto de que no hablamos de hojas de cálculo, sino de Excel.

¿Cuántas veces no has escuchado en tu actividad profesional, sea la que sea —o incluso fuera de ella—, aquello de «tú apuntas los gastos en un Excel y…» o «para controlar eso abres un Excel y…?» Esa es la realidad. El propio nombre de la aplicación de Microsoft se ha impuesto como nombre propio de lo que es una hoja de cálculo, y no hablamos de estas, sino de Excel.

Hoy en día hay otras soluciones en el mercado. Google Sheets, por ejemplo, es una versión muy aceptable, y tiene otras bondades, como estar en la nube. Existen también otros paquetes ofimáticos de menor potencial que pueden cubrir ciertas necesidades básicas, pero que en ningún caso pueden hacer sombra a esta fantástica herramienta que es Excel. Espero que a través de este libro puedas desatar todo su potencial.

He trabajado más de quince años en áreas financieras y contables de diferentes compañías, asesorando en la gestión financiera de otras tantas, y en todas ellas se habla de lo que para mí hoy es un idioma más: se habla «Excel» y se trabaja con Excel.

Podremos tener diferentes aplicaciones contables, financieras o comerciales, pero siempre, y digo SIEMPRE, acabamos recurriendo a Excel, exportando información en ella y trabajando con Excel.

Y el problema es que en la gran mayoría de los casos no tenemos formación especifica sobre esta herramienta. Las empresas tienen grandes profesionales financieros, económicos, contables o de cualquier perfil, que son técnicamente muy buenos en sus campos, pero que trabajan con Excel sin saber sacarle todo «su jugo», o sin ni siquiera empezar a exprimirlo.

Y ojo, hablo desde el punto de vista de las finanzas, contabilidades de empresa o de cualquier sector, porque Excel es un lenguaje universal y da igual en qué sector profesional te muevas, porque te va a ser necesario, incluso para tus propias finanzas personales.

El objetivo de este libro no es convertirte en un experto en Excel. No aspiro a ello, entre otras cosas porque yo mismo aprendo cada día de esta fantástica herramienta.

Pero sí que aspiro a descubrirte lo que Excel puede hacer por ti, a dar ese salto cualitativo con lo que trabajas en Excel, que te permita ser más productivo y eficiente con la herramienta.

Esto no son datos oficiales, sino totalmente subjetivos, basados en lo que he visto en muchos años de experiencia: de media sabemos utilizar o sacar provecho únicamente un 5% de la herramienta.

Sí, sí, como lo oyes: un 5% (ojo, es una media de uso general). Para que te hagas una idea, el objetivo de este libro no es enseñarte el 100%, ni el 80 %; mi objetivo es que despeguemos hasta un 20%, pero que con ese 20% podamos conseguir el 80% de los resultados que necesitas.

Vamos a descubrir y pulir los diamantes que tiene Excel, hacerlos fáciles y comprensibles con casos prácticos, para que puedas implementarlos desde el minuto uno, y comprobar tus avances y resultados de forma inmediata.

Suena bien ¿verdad? Pues estaré encantado de que me acompañes en esta aventura.

Excel: algo más que una hoja de cálculo

Sé que cuando digo que todo lo que tenga que ver con una hoja de cálculo me vuelve loco, pueden tacharme de «friki», pero lo asumo y estoy muy satisfecho de ello.

Conocer todo lo que puede hacer esta herramienta por ti, haberlo comprobado en infinidad de ocasiones, asesorando a empresas, transformando la forma de analizar sus datos y cómo gestionarlos, hace que quiera decírtelo a gritos a ti que estas leyendo este libro, y convencerte para que sigas este camino hasta la última hoja. Te aseguro que será casi como recibir superpoderes.

Excel no es solo una herramienta para organizar datos y ordenarlos —que, ojo, desde un punto de vista ya es un logro a tener muy en cuenta—, porque, ¡cuántos desastres de información he visto en Excel con los que no se podía tratar!

Y es que hasta para organizar y ordenar datos existen herramientas, funciones y trucos a tener en cuenta, para poder potenciar esa información. Yo te los voy a descubrir en este libro.

Con Excel vamos a poder tratar y analizar la información, porque la información es poder. No son solo datos que acumular, sino datos que tratar, que interpretar, con los que sacar conclusiones y poder tomar decisiones.

Vamos a trabajar con esta herramienta con la idea de aumentar tu productividad, de cómo hacer las cosas en menor tiempo y, si puede ser, de hacerlas mejor.

Y ligado a la productividad, hablaremos de la automatización de tareas, ya que parte de la productividad es evitar trabajar varias veces para lo mismo. ¡Cuántas veces habrás preparado unos datos para alguien, que a la semana o al mes siguiente has tenido que replicar de nuevo con otros datos, teniendo la posibilidad de poder utilizar herramientas que nos ofrece Excel, como las tablas dinámicas, funciones que nos permiten tener los mismos resultados en cuestión de segundos, hasta el punto de que parezca magia lo que hacemos!

Estas palabras —es decir, hablando de magia— son las idóneas para pasar directamente a la acción, abrir nuestra mente y estar dispuestos a que la magia nos invada, convirtiéndola en resultados con esta maravillosa herramienta. ¡Vamos a por ello!

Básicos de Excel

Como en toda buena relación, las presentaciones son muy importantes. Causar una buena sensación en esa primera impresión es fundamental, por lo que en este capítulo vamos a presentar Excel como se merece.

Vamos a empezar por lo básico, por una primera toma de contacto breve, pero que nos ponga en situación para poder trabajar y sacar todo el potencial de la aplicación.

Sin más, abrimos la aplicación. Al abrir Microsoft Excel nos encontramos en la parte superior con la barra de herramientas o cinta de opciones, tal y como se muestra en la imagen.

En esta cinta de opciones se encuentran todas las herramientas con las que vamos a poder ir trabajando con Excel, organizadas en pestañas para que sea más fácil e intuitivo trabajar con ellas.

Además, esta cinta de opciones se puede personalizar, ya que existen ciertos complementos que no vienen configurados o visibles de forma habitual. A lo largo del libro iremos descubriendo cómo podemos ir incorporando ciertas herramientas o accesos.

Del mismo modo, iremos descubriendo cada pestaña a medida que vayamos trabajando con la aplicación, para que sea totalmente práctico.

En la parte inferior tenemos la zona de acción, donde vamos a trabajar y se va a desarrollar la magia, sin querer ponerme muy romántico.

Como puedes ver en la imagen, tenemos nuestra hoja de cálculo, donde vamos a poder incorporar datos, «jugar» con ellos y conseguir que esta herramienta sea un gran aliado en nuestro trabajo diario.

El área de trabajo esta organizada por columnas, representadas por letras y filas y representadas por números.

Cualquier celda es la intersección entre una columna y una fila, cuyo nombre estará formado por ambos datos en ese orden, es decir por la letra y el número correspondiente.

Además, un libro de Excel está formado por hojas. Por defecto, todo libro nuevo que abramos en la herramienta viene configurado con una hoja, pero podremos ir creando tantas como queramos o necesitemos.

Bien, pues algo tan sencillo como esto es la presentación de la hoja de cálculo de Microsoft. Podríamos detenernos más en ello, pero creo que es mejor que empecemos a establecer una relación más cercana con la herramienta y empecemos a trabajar.