Legal Tech E-Book

Peter Müller

• Herausgeber: BoD - Books on Demand
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 164

Veröffentlichungsjahr: 2026

Beschreibung

Dieses Handbuch ist der konkreten praktischen Umsetzung von Automatisierungen und Dokumentengenerierung im juristischen Bereich gewidmet. Im ersten Teil wird aus der Nutzerperspektive eine ganzheitliche No-Code-Anwendung konzipiert und detailliert erörtert, welche Funktionen diese beinhalten sollte und wie diese aussehen könnten. Dieser Überblick eignet sich gleichermaßen für Neueinsteiger wie für Fortgeschrittene, für Juristen ebenso wie für Produkt- und Software-Entwickler. Er kann als Informationsquelle aber auch als Vergleichs- und Diskussionsgrundlage dienen. Im zweiten Teil werden das derzeitige Berufsbild und die Tätigkeit des Legal Engineers sowie typische Vorbehalte und Umsetzungsprobleme in der Praxis reflektiert. In diesem Kontext werden insbesondere Aspekte wie Methodik, Wissensmanagement, Teamwork und Kommunikation berücksichtigt.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

A. Einleitung

I. Ziele, Motivation und Hintergrund

II. Schwerpunktsetzung

1. Dokumentengenerierung

2. Automatisierung

III. Aufbau und Vorgehen

B. Funktionen und ihre Umsetzung

I. Dokumentengenerierung

1. Erstellung der Automatisierung

a) Gestaltung der Arbeitsoberfläche

aa) Kombination von Ebenen

bb) Form der Befehlsebene

(1) Textform

(2) Mathematische Elemente

(3) Tabellenkalkulation

(4) Visualisierung

cc) Zusammenfassung

b) Import des Musters

aa) Format

bb) Funktionen

cc) Formeln und Abbildungen

dd) Zusammenfassung

c) Bearbeitung der Vorlage

aa) Orientierung

bb) Schreib- und Format-Funktionen

(1) Text

(2) Textformate

(3) Tabellen

(4) Bilder

(5) Referenzen und Indexe

cc) Nachverfolgung

dd) Kommunikation

ee) Export und Archivierung

ff) Zusammenfassung

d) Grundfunktionen der Visualisierung

e) Integration von variablen Daten

aa) Grundbedarf

bb) Dateneingabe und Darstellungsvarianten

ee) Gruppierung

dd) Ermittlung variabler Daten

ee) Wiederholungen

ff) Zusammenfassung

f) Integration von Abhängigkeiten

aa) Frage-Antwort-Prinzip

bb) Handhabung von Komplexität

cc) Ableitungen von Eingaben

dd) Alternative Ersetzungen

ee) Zusammenfassung

g) Erzeugung von Aufzählungen und Listen

h) Abhängige Nummerierungen und Schriftbilder

i) Gestaltung der Nutzer-Abfrage

j) Vernetzung von Daten

k) Testumgebung

l) Verwaltung

m) Zusammenfassung

2. Anwendung der Automatisierung

a) Vorschau

b) Gestaltung der Abfrage

c) Hilfestellungen

d) Übernahme von Daten

e) Ablage und Verwaltung

aa) In Bezug auf die Generierung

bb) In Bezug auf das Dokument

f) Zusammenfassung

II. Verhandeln und Abschließen von Verträgen

1. Kommunikation

2. Abschluss

3. Zugangs- und Rechteverwaltung

4. Rückkoppelung

5. Zusammenfassung

III. Verwaltung, Organisation und Steuerung

1. Übergreifende Organisation von Materialien

2. Zugangs- und Nutzungsrechte

a) In Bezug auf Automatisierungen

b) In Bezug auf Dokumentengenerierung

3. Datenbank für Stammdaten

4. Weitere verknüpfte Funktionen

a) Kalender

aa) Vertragsmanagement

bb) Projekt- und Teamarbeit

b) Ticket Board

c) Übersichten, Suchen und Statistik

d) Sicherungskopie

5. Zusammenfassung

IV. Einsatz von „KI“

V. Zusammenfassung

C. Herausforderungen in der Praxis

I. Das Berufsbild Legal Engineer

II. Die Welt der Vorbehalte

1. Leistungsfähigkeit

2. Arbeitsaufwand

3. Kosten

4. Abhängigkeit

5. Zusammenfassung

III. Das Scheitern von Projekten

1. Falsche Anwendung

2. Falsche Besetzung

3. Fehlende Mitwirkung

4. Zusammenfassung

IV. Die Schlüsselfaktoren für gutes Legal Engineering

1. Produktgestaltung

a) Ermittlung erforderlicher Funktionen

b) Formgebung und Design

c) Zusammenfassung

2. Arbeitsweise und Praktiken

a) Problemlage

b) Setzen von Standards

c) Methodisches Arbeiten

d) Systematische Review

3. Teamwork

a) Vorteile im Vergleich

b) Bildung und Leitung von Teams

4. Kommunikation

a) Technische Ansätze

b) Vereinbarung von Regeln

c) Meetings

d) Methodische Ansätze

e) Zusammenfassung

5. Zusammenfassung

D. Schlussbemerkungen

Index

„Anfang und Ende haben den Schlüssel zueinander, zwischendurch geht er verloren.“

© Dr. phil. Manfred Hinrich (1926 - 2015)

A. Einleitung

Dies ist vor allem eine Zusammenstellung von Praxiswissen, das ich mir während meiner langjährigen Tätigkeit in unterschiedlichen Bereichen des Legal-Tech-Sektors aneignen konnte.

Dabei thematisiere und reflektiere ich verschiedene Aspekte in unterschiedlicher Tiefe und mit unterschiedlichen Intentionen. Zugrunde liegen in jedem Fall unmittelbare praktische Erfahrungen und Erwägungen.

Im Zentrum der Überlegungen steht die Generierung von Dokumenten. Ich möchte einen systematischen Überblick über konkrete Aspekte und Lösungen geben. Zu diesem Zweck erörtere ich aus der Nutzerperspektive detailliert, welche Funktionen eine ganzheitliche No-Code-Anwendung beinhalten sollte und wie diese aussehen könnten.

Dieses Handbuch eignet sich dabei gleichermaßen für Neueinsteiger wie für Fortgeschrittene, für Juristen ebenso wie für Produkt- und Software-Entwickler.

Die Ausführungen können als Informationsquelle aber auch als Vergleichs- und Diskussionsgrundlage dienen. Aber vor allem sind sie als Gedankenanstoß, Inspiration und Motivation gedacht.

Im Folgenden möchte ich zum besseren Verständnis aber zunächst auf meinen persönlichen Hintergrund und meine Beweggründe für dieses Buch eingehen.

Im Anschluss daran erläutere ich die inhaltliche Schwerpunktsetzung und gebe einen näheren Ausblick auf den Inhalt und seine Darstellung.

I. Ziele, Motivation und Hintergrund

Mit der methodischen Abbildung juristischen Wissens und dem Einsatz von Computerprogrammen im Rahmen juristischer Tätigkeiten befasse ich mich schon seit meiner Studienzeit, so dass ich insgesamt auf mehr als 25 Jahre Projekt- und Berufserfahrung im Bereich Legal Tech zurückblicken kann.

Legal Tech verstehe ich als die Automatisierung von Arbeitsschritten und Abläufen im Bereich juristischer Tätigkeiten durch elektronische Datenverarbeitung mit dem Ziel, bestimmte Effekte und Ergebnisse anhand der definierten Vorgaben selbsttätig zu erzeugen.

Unmittelbar als „Legal Engineer“ bin ich nun seit mehr als acht Jahren tätig. In dieser Zeit hatte ich Gelegenheit, mit verschiedenen No-Code-Anwendungen zu arbeiten, dabei teilweise auch ihre Entwicklung zu begleiten und Erfahrungen bei der praktischen Umsetzung von Automatisierungsvorhaben für unterschiedlichste Kunden zu sammeln.

Mit No-Code-Anwendungen sind im vorliegenden Kontext Computerprogramme gemeint, mit denen auf der Basis von vorgefertigten Bausteinen und Funktionen Legal-Tech-Vorhaben umgesetzt werden können, ohne dass es dafür Programmierungen bedarf. No-Code-Anwendungen sind in vielen Bereichen bereits gängig, beispielsweise für das Erstellen und Gestalten von Webseiten.

Nach einem enthusiastischen Start scheint den Akteuren im Legal-Tech-Bereich allerdings die Puste ausgegangen zu sein. Während sich in der Anfangszeit die Entwicklungen überschlugen und man im Wettlauf der Anbieter auf weitere Fortschritte und Innovationen gespannt sein durfte, herrscht derzeit eher Stagnation und das reale Angebot ist zumindest im No-Code-Bereich eher ernüchternd und von einer praxistauglichen, ganzheitlichen Lösung weit entfernt.

Auch Kollegen höre ich immer wieder klagen, dass man sinnvolle Lösungen aus Einzelanwendungen verschiedener Anbieter zusammenschustern müsste, was wiederum zahlreiche Schnittstellenprobleme mit sich bringt. Ich nehme an, dies sind auch die Gründe dafür, dass Kunden zunehmend zu individuellen Programmierungen tendieren.

Individuelle Softwarelösungen scheinen auf den ersten Blick eine gute Lösung zu sein, haben aber gegenüber No-Code-Anwendungen entscheidende Nachteile.

Viele Elemente juristischer Tätigkeit sind nicht statisch, sondern bedürfen in der Praxis fortlaufender Anpassungen und Ergänzungen, dies betrifft beispielsweise die Vorlagen für Dokumente, also den Inhalt und das Format von Textbausteinen, ebenso wie die definierten Voraussetzungen und Bedingungen für die Einbindung und Formatierung von Textabschnitten oder die Initiierung weiterer Vorgänge. Oft müssen Änderungen und Korrekturen auch sehr kurzfristig umgesetzt werden.

Ohne No-Code-Oberfläche muss für jede Aktualisierung ein Programmierer beauftragt werden und das Programm muss nach der gewünschten Anpassung neu veröffentlicht werden, auch Release genannt. Dies verursacht neben zusätzlichen Kosten einen nicht zu unterschätzenden Aufwand für Kommunikation und Verwaltung und erhöht zudem beträchtlich die Fehler- und Ausfallwahrscheinlichkeit.

Bei No-Code-Anwendungen können solche Änderungen ohne Eingriff in die Programmierung jederzeit auch selbst vorgenommen werden.

Zudem darf die Anwendung aus meiner Erfahrung keine „Black Box“ für die Nutzer sein in dem Sinne, dass sie nicht unmittelbar einsehen und prüfen können, ob und welche Bedingungen für welche Prozesse hinterlegt sind. Juristische Nutzer wollen erfahrungsgemäß Zugriff, zumindest im Sinne von Ansicht, und diese Ansicht muss so gestaltet sein, dass Nachvollziehbarkeit auch bei komplexen Bedingungsgeflechten tatsächlich, also ohne langwierige Recherche möglich ist.

Vor allem im Bereich der Dokumentengenerierung muss sich jederzeit ohne viel Aufwand und das auch für Personen, die die Anwendung nicht selbst erstellt haben, nachvollziehen lassen, welche Bestandteile abhängig sind und womit diese bedingt sind. Beides ist im Rahmen individueller Programmierungen regelmäßig nicht möglich und auch bei gängigen No- oder Low-Code-Anwendungen oft ein großes Problem.

Wenn Programmierungen im Grunde nur Schnittstellen zwischen Anwendungen herstellen, die ihrerseits Zugang über No-Code-Oberflächen gewähren und damit einen großen Teil der genannten Nachteile umgehen, entstehen andere Probleme. Die erforderlichen Schnittstellen haben als solche Grenzen, vergleichbar mit Türen zwischen zwei Räumen, und eine Kommunikation und Verwaltung mit vielfältigen Rückkopplungen und Schleifen wie sie in der juristischen Praxis notwendig sind, ist nur durch ganzheitliche Lösungen möglich. Und auch hier darf nicht vergessen werden, dass solche Schnittstellen nachgearbeitet werden müssen, wenn die verknüpften Anwendungen verändert oder erweitert werden, also insofern doch wiederholt Programmiertätigkeiten erforderlich werden.

Die Kosten für individuelle Programmierungen sind zwangsläufig sehr viel höher und rentieren sich als einmalige Investition im Vergleich zum Abonnement einer vorgefertigten Anwendung nur langfristig über ausbleibende Folge- und Supportkosten, was allerdings praktisch, wie vorstehend erläutert, nahezu ausgeschlossen ist. Zudem lassen sich der tatsächliche Aufwand für derart komplexe Projekte und damit auch die Kosten und Folgekosten im Voraus kaum zuverlässig kalkulieren.

Nicht nur finanziell, sondern auch in Bezug auf das Ergebnis ist das Risiko der Projektentwicklung ein weiteres Argument pro No-Code-Anwendungen. Die Realität ist, dass viele Kunden ihren tatsächlichen Bedarf und das Optimierungspotential im Detail bestenfalls teilweise kennen und regelmäßig auch gar keine Vorstellung davon haben, was sich in diesem Bereich technisch umsetzen lässt. Meist werden lediglich erste Ideen und punktuelle Wünsche geäußert.

Kriterien für die Umsetzung sind den Kunden oft nicht bewusst oder werden als selbstverständlich empfunden, weshalb diese nicht kommuniziert werden. Ausgangspunkt für den Programmierer sind dann unvollständige und vage Zielvorstellungen.

Programmierer und Produktdesigner wiederum haben oft kein Verständnis für die Eigenheiten juristischen Arbeitens und die Prioritäten und Ansprüche in der juristischen Kultur. So habe ich in der Praxis mehr als einmal erlebt, wie gut gemeinte (und in anderen Kontexten hilfreiche) Produktideen in der Legal-Tech-Praxis abgelehnt wurden, weil sie in ihrer Art oder in ihrer Gestaltung für juristische Nutzer keinen Sinn machen oder rechtlich nicht tragbar sind.

Die Wahrscheinlichkeit, dass eine frei entwickelte Lösung den funktionalen Bedarf zumindest ganz überwiegend deckt und sich auch im realen alltäglichen Handling bewährt und dies bereits im ersten Anlauf, geht gegen Null.

Vorgefertigte Baukästen mögen starr wirken, aber wenn die Anwendung gut konzipiert ist, sind alle wesentlichen Aspekte bereits enthalten, auch jene an die der Kunde nicht gedacht hat. Solche Anwendungen werden nicht nur mit einem umfassenderen Anspruch erstellt, sondern auch in verschiedenen Anwendungssituationen evaluiert, verfeinert und anhand praktischer Erfahrungen verbessert. No-Code-Anwendungen können getestet und ausprobiert werden, man kann vorher anschauen, was erworben werden soll. Zudem sind im Abonnement regelmäßig die Pflege und Weiterentwicklung der Software enthalten, was Folgekosten überschaubar macht.

Ich denke, auf dem Markt wird diese Chance verkannt. Meine Erfahrung ist, dass viele Kanzleien resigniert haben, weil sie zwischenzeitlich verschiedene Anwendungen ausprobiert haben, sich diese aber mittel- und langfristig als unbrauchbar oder unrentabel erwiesen haben. Viele haben bereits angesichts der Kostenintensivität und oder der begrenzten Funktionalitäten Abstand von bisherigen Legal-Tech-Anbietern genommen.

Nichtsdestotrotz sind der Bedarf und das Optimierungspotential nach wie vor gegeben und nach anfänglicher Skepsis inzwischen auch von den meisten erkannt worden.

Ich wünschte, man würde sich des Themas wieder energischer und vor allem ehrlicher annehmen und den so lohnenden Weg weiter gehen.

Dazu gehört auch, bisheriges Wissen, Erkenntnisse und Erfahrungen zu sammeln, zu teilen, sich auszutauschen, gemeinsam zu reflektieren und zu diskutieren. Besondern am Herzen liegt mir eine Systematisierung von konkreten praktisch relevanten Aspekten und tatsächlichen Problemen in diesem Bereich, um eine fundierte theoretische Basis im Bereich Legal Engineering zu schaffen.

Vor diesem Hintergrund und in diesem Sinne ist mein Beitrag zu verstehen, in dem ich mein Wissen, meine Erfahrungen und meine Gedanken rund um No-Code-Anwendungen darstelle.

II. Schwerpunktsetzung

Zwei Themen, nämlich die Dokumentengenerierung und die Automatisierung, sind dabei im Folgenden von übergeordneter Bedeutung, weshalb ihr Inhalt und ihre Rolle vorab etwas näher beleuchtet werden.

1. Dokumentengenerierung

Aus meiner Sicht ist es sinnvoll, die Generierung von Dokumenten zu fokussieren und zum Ausgangspunkt von Legal-Engineering-Software zu machen, weil diese Tätigkeit eine zentrale Bedeutung in der juristischen Praxis hat und in diesem Bereich die meisten und größten Effekte erzeugt werden können.

Wesentliche Arbeitsbereiche basieren auf der Arbeit mit Dokumenten und münden in die Ausfertigung von Dokumenten.

Im juristischen Kontext sind solche Dokumente beispielsweise Verträge, Anlagen, einseitige Erklärungen, Prozessschreiben, Auskünfte, externe und interne Kommunikation. Dies gilt sowohl für freie Rechtsdienstleister wie Kanzleien als auch für Rechtsabteilungen innerhalb von Firmen und Behörden.

Da der Anteil von wiederholt verwendeten Formulierungen bei juristischen Schriftstücken sehr hoch ist, hat sich bereits die Verwendung von Textbausteinen, Vorlagen und Mustern als gängige Praxis eingebürgert, um sich die Arbeit zu erleichtern. Dieser Ansatz ist allerdings aus den folgenden Gründen oft unzureichend und mit Nachteilen behaftet.

Meist werden Varianten und Optionen in der Vorlage direkt im Fließtext aufgeführt, teils auch als Kommentare oder in den Fußnoten. Dabei müssen Alternativität und Optionalität solcher Abschnitte sowie anzupassende oder auszufüllende Passagen kenntlich gemacht werden.

Zudem sind regelmäßig Hinweise bzw. Vorgaben als Hilfestellung für den Verwender der Vorlage erforderlich in Bezug auf die Voraussetzungen der Auswahl oder das Format einzufügender Daten.

Dadurch werden Dokumente nicht nur sehr viel umfangreicher, weil aus 25 Seiten so schnell 40 Seiten Text werden, sondern vor allem auch unübersichtlicher.

Bereits für eine einzige Klausel kann sich der Umfang leicht verdoppeln oder verdreifachen. Die Ursprungsklausel in Spalte 1 wächst in Spalte 2 um (nur) zwei inhaltliche Varianten mit je einem variablen Textbaustein und klassischem Gendering.

In Spalte 3 sind im Text neben den hervorgehobenen variablen Bestandteilen jeweils noch Anmerkungen in Bezug auf die entsprechende Auswahl bzw. Eingabe enthalten.

Solche Muster müssen zudem immer wieder für jede Anwendung erneut manuell angepasst werden. Neben dem vorwiegend mechanischen Aufwand, um beispielsweise nicht einschlägige Passagen und Anmerkungen zu löschen oder im Plural oder Singular zu formulieren, ist auch der wiederholte intellektuelle Aufwand für die Auswahl nicht zu unterschätzen, da die Voraussetzungen für einzelne Passagen oft mit Entscheidungen an anderen Stellen kombiniert und verkettet sind.

Je länger und variantenreicher ein Dokument ist, desto größer ist der wiederkehrend erforderliche Einsatz zeitlicher und intellektueller Ressourcen und umso größer ist die Fehleranfälligkeit.

Um diesem Effekt entgegenzuwirken, werden in der Praxis oft mehrere Versionen für ein Dokument angelegt, beispielsweise für Arbeitsverträge eine befristet und eine unbefristete Variante und/oder Varianten mit unterschiedlichen Anredeformen für Arbeitsnehmerinnen, für Arbeitnehmer und passive Formulierungen.

So kann für ein und denselben Vertrag unter Berücksichtigung bestimmter inhaltlicher und sprachlicher Aspekte eine beträchtliche Anzahl von Mustern zustande kommen. Damit steigt jedoch der Verwaltungsaufwand für Vorlagen enorm. Ferner muss jede Ergänzung, Änderung oder Korrektur des Dokuments in alle in diesem Punkt identischen Muster eingearbeitet werden. Dadurch steigt der Aktualisierungsaufwand und mit diesem erneut die Fehleranfälligkeit.

Die Erfahrung zeigt, dass vor allem die Verwendung von zwischenzeitlich veralteten Versionen in der Praxis ein verbreitetes Problem darstellt.

Ein weiterer Nachteil bei der Nutzung von reinen Textverarbeitungsprogrammen ist, dass nicht nur sich wiederholende Daten im selben Dokument an jeder relevanten Stelle erneut eingefügt werden müssen, sondern ebenso Entscheidungen und Eingaben, die sich in anderen Dokumenten wiederholen, auch dort erneut ausgeführt werden müssen.

Dies betrifft beispielsweise die Daten von Vertragsparteien im Vertrag und in der Bevollmächtigung oder die Daten der Investoren im Term Sheet, im Investment Agreement und im Shareholders Agreement.

Die konsistente Ausführung und die Übereinstimmung der inhaltlich identischen Daten lassen sich nur durch einen entsprechenden Abgleich und damit erneut mit zusätzlichem Aufwand sicherstellen.

Eine Prüfung des Dokuments insgesamt dahingehend, ob eine Vorlage vollständig ausgefüllt und korrekt angepasst wurde und darüber hinaus sonst keine unerwünschten Änderungen vorgenommen wurden, ist nur durch einen entsprechenden Abgleich mit der Vorlage oder eine Sichtung der Änderungsliste aus dem Nachverfolgungsmodus möglich.

Welche Entscheidungen bei der Generierung des Dokuments getroffen wurden, lässt sich ohne Vergleichsmöglichkeit im Nachhinein nur durch Recherche ermitteln.

Die Aufzählung ist nicht abschließend, sollte aber veranschaulicht haben, dass sich im Bereich der Dokumentengenerierung wirklich vieles ganz wesentlich verbessern lässt.

Automatisierung ist nicht nur eine Möglichkeit zur Optimierung, sondern in diesem Bereich ein sehr kraftvolles Werkzeug.

2. Automatisierung

Automatisierung generell bewirkt die selbsttätige Erzeugung von bestimmten Effekten durch Software und/ oder Mechanik aufgrund und in Abhängigkeit von definierten Regeln und Abläufen. In Bezug auf die Generierung von Dokumenten bedeutet Automatisierung, dass die entsprechende Software das jeweilige Dokument aus den Textpassagen und Formulierungen zusammenstellt, die für den konkreten Anwendungsfall und Kunden einschlägig sind, und die entsprechende Formatierung, Nummerierung und Referenzierung anpasst.

Welche Passagen, Formulierungen und Formatierungen jeweils einschlägig sind, ermittelt die Software anhand der im Hintergrund dafür definierten Voraussetzungen und Regeln. Diese Voraussetzungen können für den Nutzer in überschaubare Auswahlentscheidungen und Eingaben übersetzt und deren Vorliegen so individuell abgefragt und durch die Software abgeglichen werden.

Eine solche Automatisierung hat unter anderem folgende Vorteile:

Statt manuell alle inhaltlich variablen Textstellen zu prüfen und anzupassen, Dateneingaben zu wiederholen und Formatierungen, Nummerierungen und Referenzen händisch nachzubessern, muss der Nutzer lediglich ein paar Antworten auswählen und die Basisdaten ein einziges Mal eingeben.

So bewirkt die Auswahl einer Anrede mit einem Klick die fortlaufende Anpassung des Vertrages an die jeweilige spezifische Formulierung:

Bereits ein solcher Aspekt, so etwa auch bei der Umstellung von der Singular- auf die Pluralform, reduziert den zeitlichen Arbeitsaufwand in Mustern mittleren und längeren Umfangs von ein bis zwei Stunden für alle diesbezüglichen Änderungen auf ein bis zwei Sekunden und die Fehleranfälligkeit auf null.

Diese Vorteile summieren sich mit jeder Generierung und jedem weiteren automatisierten Aspekt.

Auch Berechnungen, Übersetzungen und Darstellungsvarianten sind typische Anwendungsfälle. So muss eine Zahl nur einmal als Ziffer eingegeben werden, und jede Darstellung wie eine bestimmte Anzeige von Dezimalstellen oder die Formulierung als Wort, und auch ihre Übersetzung werden fortlaufend automatisch erzeugt:

Dabei profitiert der Anwender nicht nur von der Einsparung repetitiver manueller Anpassungen und intellektuellem Aufwand für Berechnungen, Ableitungen und Übersetzungen, sondern auch von der Reduzierung aller potenziellen Fragestellungen.

Ob Fragen gestellt werden, lässt sich nämlich ebenso bedingen, so dass nur die jeweils konkret relevanten Fragen gestellt werden und andere automatisch ausgeblendet werden, wenn der bestimmte Themenbereich nicht eröffnet ist. Wenn keine Provisionszahlung in den Vertrag aufgenommen wird, müssen weder deren Höhe noch Abrechnungs- und Auszahlungsbedingungen abgefragt werden.

Und Automatisieren lässt sich auch die Übernahme solcher Daten und Entscheidungen in anderen Dokumenten, wodurch Konsistenz auch in komplexen Vorgängen gesichert ist.

Die Möglichkeiten und Vorteile von Automatisierungen sind vielfältig und keineswegs auf die Generierung finaler Dokumente beschränkt.Bereits der Werdegang von Muster-Vorlagen umfasst verschiedene Stadien, welche in der realen Welt selten linear aufeinander folgen, um in ein endgültiges Ergebnis zu münden.

Regelmäßig sind die aktuelle Vorlage und das potenzielle, zu generierende Dokument nur Teile eines stetig weiterwachsenden Dokumenten-Universums aus Versionen und Varianten.

Zudem sind an der Entstehung meist mehrere Personen beteiligt, welche teils gleichzeitig, teils aufeinanderfolgend tätig werden und teils dieselbe, teils unterschiedliche Aufgaben übernehmen.

Eine zielführende Kooperation setzt einen gesicherten Informationsfluss und sinnvolle Abstimmungsprozesse voraus.

Neben der Dokumentengenerierung und den unmittelbar damit zusammenhängenden Aufgaben gibt es weitere Bereiche, in denen erheblich von automatisierten Verknüpfungen und Funktionen profitiert werden kann, so beispielsweise im Fristenmanagement oder im Rahmen von Personalentwicklung und Teamleitung.

Automatisierung kann die Arbeit in vielen Bereichen effektiver und effizienter gestalten.

Ziel der Automatisierung können insofern die Initialisierung, Durchführung, Beendigung oder Protokollierung von Arbeitsschritten oder Maßnahmen sein.

Dabei kann es sich teils um unterschiedliche Aspekte handeln, deren (Teil-) Automatisierung für sich bereits vorteilhaft wäre, vor allem aber auch um korrespondierende Aspekte, die überdies automatisiert miteinander verknüpft werden könnten und so übergreifend nutzbar sind und zudem in ihrer Verbindung weitergehend automatisiert werden können.

Wenn beispielsweise bei der Automatisierung einer Dokumentengenerierung ein funktionaler Fehler oder ein ungedeckter Bedarf festgestellt wird, kann automatisch ein entsprechendes Projekt zur weiteren Beurteilung und Bearbeitung initialisiert und entsprechende Personen informiert und dazu eingeladen werden.

Während die Dokumentengenerierung das thematische Zentrum bildet, ist die Automatisierung ein universaler Türöffner.

III. Aufbau und Vorgehen

Unter diesen Vorzeichen wird es im ersten Teil der Arbeit um konkrete Funktionen und ihre Umsetzung gehen. Ausgehend von dem jeweiligen praktischen Hintergrund und der Zielsetzung wird erörtert, was Legal Tech in diesem Bereich leisten müsste und wie dies erreicht werden kann. Die Aufzählung ist weder umfassend noch absolut, sondern als Anfang und Anstoß zu verstehen. Die Funktionen werden anhand des Einsatzgebietes und ihres wesentlichen Zwecks unterschieden. Zudem sind grundsätzlich zwei Arbeitswelten zu unterscheiden:

Es handelt sich um das Tätigkeitsfeld des Legal Engineers, der aus dem Portfolio von Funktionen jeweils Automatisierungen für konkrete Vorhaben umsetzt, und jenes des Anwenders, der solche automatisierten Produkte nutzt, also in der Praxis verwendet.

Teils werden für solche Konstellationen die Begriffe Front- und Backend verwendet, die allerdings aus meiner Sicht nicht ganz zutreffen, denn im Grunde handelt es sich um zwei Programme, die unmittelbar miteinander verbunden sind. Als würde man mit ein und derselben Software Spiele entwerfen und spielen können.

Legal Engineer und Anwender können dabei durchaus dieselbe Person sein. Meine Erfahrungen in der Praxis haben gezeigt, dass Juristen entgegen ihrem Ruf, wenig technikaffin zu sein, durchaus mehrheitlich ein Interesse daran haben, selbst Legal-Engineering-Tätigkeiten zu übernehmen.

Viele Funktionen haben nicht nur eine spiegelbildliche Rolle, sondern müssen zudem gleichermaßen für Legal Engineers und Anwender zugänglich sein. Soweit dies relevant ist, wird im jeweiligen Kontext auf die konkreten Schnittstellen und Abhängigkeiten eingegangen.

Im zweiten Teil der Arbeit geht es um allgemeinere Themen. Hier greife ich einige praktische Aspekte auf, die aus meiner Erfahrung sowohl im Alltag als Legal Engineer als auch in der Kundenbetreuung, mit der Produktentwicklung und als Teamleiter eine große Rolle im Legal Engineering spielen.