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- Herausgeber: Facultas / Maudrich
- Kategorie: Ratgeber
- Serie: Auf zu neuen Ufern
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2020
Sie wollen dem Alltag entkommen, aber es klappt nicht? Lassen Sie sich vom erfahrenen Projektmanagement-Kursleiter René Merten zielsicher mit erprobten Tools durch Ihr Vorhaben leiten. Egal, ob Sie ein Sabbatical machen, Ihre Weltreise organisieren oder auf Dauer aussteigen wollen – seine bewährte Methode lässt sich ideal auf Ihr persönliches Vorhaben anwenden. Damit klappt es problemlos: • Realistische Projektplanung • Übersichtliche Strukturierung • Dauerhafte Motivation • Erfolgreiche Suche von Mitstreitern • Konstruktives Risiko- und Krisenmanagement Blättern Sie rein und starten Sie durch!
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Seitenzahl: 128
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Auf zu neuen Ufern
Band 2
Wegen stilistischer Klarheit und leichterer Lesbarkeit wurde im Text auf die sprachliche Verwendung weiblicher Formen verzichtet. Die Verwendung der männlichen Form gilt inhaltlich für alle Geschlechter gleichermaßen.
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der
Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet
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Copyright © 2020 maudrich Verlag
Facultas Verlags- und Buchhandels AG, Wien, Austria
Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und der Verbreitung sowie der Übersetzung, sind vorbehalten.
Umschlaggestaltung: Facultas Verlags- und Buchhandels AG
Umschlagbild, S. 8–9, 14–15, 86–87: © shalamov, istockphoto.com
Lektorat: Astrid Fischer, Berlin, www.astridfischer.eu
Coverentwurf und Grafiken: Marcus Balogh, Facultas Verlags- und Buchhandels AG
Typographie und Satz: Hannes Strobl, Neunkirchen/NÖ
Druck: Finidr, Tschechien
ISBN 978-3-99002-103-3
Auch als ebook erhältlich: ISBN 978-3-99030-942-1 (epub)
Vorwort
Super – Sie wollen dem Alltag entkommen, halten diesen Ratgeber in Händen und möchten am liebsten gleich starten. Das tun viele – und nicht wenige scheitern genau daran! Vielleicht hatten Sie auch einmal den ein oder anderen Kunden oder Vorgesetzten, der lieber gestern als heute schon die ersten Ergebnisse auf dem Tisch sehen wollte? Unter Managern ist dies als Whisky-Syndrom bekannt, das für die Frage steht: „Why isn’t Sam coding yet?“ („Wieso programmiert Sam noch immer nicht?“). Daran erkennen Sie mindestens zweierlei: Zum einen, dass Projektmanagement ursprünglich aus der IT-Branche stammt (und nicht aus dem Spirituosenhandel). Zum anderen, dass Ungeduld und Aktionismus selbst dann nicht weiterhelfen, wenn sie wie so oft Hand in Hand gehen.
Projektmanagement-Tools sind eine großartige Hilfe, wenn man sie zweckgemäß einsetzt und sich zuvor einige Grundsätze klarmacht – das lesen Sie im ersten Kapitel. Darüber hinaus lebt ein gutes Management von einer vorausschauenden Planung dessen, was man wie und wann, womit und mit wem, wie lange und in welcher Weise vorhat – davon handelt das zweite Kapitel. Erst dann geht es an die Umsetzung, die mehr ist, als Papier in Taten umzuwandeln – dies erfahren Sie im dritten Kapitel.
Sie lernen dabei nicht nur einen bunten Methodenkoffer kennen. Sie probieren jedes Tool auch praktisch an Ihrem Projekt aus.
Viel Spaß dabei – get your project started!
Wien, im August 2019 Ihr René Merten
Projektorientiertes Handeln – Passt mein Vorhaben dazu?
„Mach es zu deinem Projekt!“, lautete einst die Werbung einer bekannten Baumarktkette. Dahinter steht die Intention, dass die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes vornehmlich von Ihrer Einstellung zum Vorhaben abhängt. Sie mag marketingmäßig zu steigendem Absatz von Baumaterial und Heimwerker-Utensilien geführt haben – stimmen tut sie nicht.
Nicht alles, was Sie gerne in Projektform umsetzen würden, eignet sich dazu – genauso wenig wie ein Auto zum Schwimmen taugt oder ein Dreirad zum Drachensteigen. Projekte zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass zumindest ein Teil des beabsichtigten Vorhabens neuartig ist. Wenn Sie zum Beispiel endlich das lang ersehnte Sabbatical anstreben, ist die Vereinbarung eines längeren Sonderurlaubs nicht per se neu – das findet sich vielleicht sogar als Arbeitszeitmodell in Ihrer Firma wieder. Neu ist dies aber insofern, als Sie es selbst noch nie gemacht haben. Haben Sie beispielsweise viele Länder bereist und wollen nun endlich eine Weltreise am Stück machen? Dann gründet die Neuartigkeit nicht in der Urlaubssituation, sondern darin, nun mehrere Kontinente hintereinander zu bereisen. Typisch dafür ist stets eine gewisse Unsicherheit:
Bin ich bereit für die Aufgabe? Wird es mit den begrenzten Mitteln klappen? Ist es die richtige Zeit dafür? Stimmen die engen Rahmenbedingungen?Wenn Sie sich solche oder ähnliche Fragen stellen, ist Ihr Vorhaben projektwürdig. Um es anders auszudrücken: Projekte leben von dem Risiko, dass sie scheitern können!
Ein zweiter wichtiger Punkt ist die notwendige Abgrenzung und inhaltliche Fokussierung. Einfach gerne etwas Neues ausprobieren, sich treiben lassen oder sich nicht selbst gedanklich einschränken wollen – das sind perfekte Voraussetzungen z. B. für eine Abenteuertour oder ein lustiges Spielwochenende mit Freunden, aber nicht für ein Projekt. Die projektmäßige Umsetzung hat vor allem den Sinn, Ihr Vorhaben zu steuern. Dazu müssen Sie festlegen, in welche Richtung es gehen soll – „Einfach raus aufs Meer!“ taugt als Kurs wenig. Wollen Sie weder nutzlose Energie aufwenden noch sich später über enttäuschte Erwartungen ärgern? Sie möchten keine handfesten Gefahren übersehen, sondern sich am Ende ehrlich über Ihren messbaren Erfolg freuen? Dann sollten Sie diesen vorher genau festlegen.
Keine große Hilfe wird Ihnen das Projektmanagement sein, wenn Sie beispielsweise lediglich Ihre alte Lebensweise loswerden oder privat irgendein neues Hobby ausprobieren wollen. Fragen Sie sich alleine oder gemeinsam mit einer vertrauten Person in solchen Fällen besser zunächst: Was möchte ich in der Zukunft konkret erreichen? Oder geben Sie sich die Zeit, dies in Ruhe herauszufinden.
Projektideen resultieren oft aus ähnlichen Situationen: Es gibt
ein Problem (z. B. die gesetzliche Urlaubszeit ist zu kurz) einen Mangel (z. B. der Job bringt Sie an Ihre Grenzen) ein Defizit (z. B. die Kollegen und Freunde passen nicht mehr)Oft reagieren Sie auch schlicht auf äußere Umstände: Beispielsweise wurde Ihre Abteilung umstrukturiert und Sie wollen sich deswegen mit einer Auszeit auf die neue berufliche Situation einstellen. Oder Sie haben so viel Spaß an Ihrem letzten Urlaubsdomizil gehabt, dass Sie dort nun dauerhaft wohnen wollen. Vielleicht nehmen Sie auch die Anzeichen von beruflicher Erschöpfung wahr und möchten sich eine längere Auszeit gönnen?
Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage mit allen Pros und Kontras. Stellen Sie sich dabei vor, Sie würden einen Brief an Ihren besten Freund verfassen, der Ihre Nachricht während einer Dschungel-Expedition ohne Strom und Telefon liest. Er freut sich riesig darüber, nach langer Zeit von Ihnen zu hören. Allerdings weiß er nicht, was in den letzten Jahren in Ihrem Leben passiert ist, und kann auch nicht zurückfragen. Schreiben Sie Ihre Ausgangslage daher so einfach und klar wie möglich auf, am besten in ganzen Sätzen.
Worin genau besteht der derzeitige, unbefriedigende Zustand? Seit wann denken Sie schon so? Ist dem ein konkretes Ereignis, ein Schlüsselerlebnis oder eine Entscheidung vorausgegangen? Was geben Sie durch die erwünschte Veränderung auf? Und auf welche Personen in Ihrem Umfeld hätte die Veränderung noch Auswirkungen?
Projekte leben von Struktur, Zeit und Kommunikation.
Projektmanagement kann strukturiert denkenden Menschen helfen, sich nicht in Details zu verheddern. Viele Planungsmittel sind hoffnungslos überdimensioniert – es gelten daher einige grundlegende Regeln:
Komplexität reduzieren möglichst einfach planen nur das planen, was hilfreich und notwendig istStatt ausgefeilter Computer-Software und hoch komplizierten Analysen tun es meist schlichte Stichwortsammlungen, Tabellen und Zeichnungen. Weniger strukturiert denkenden Menschen kann das Projektmanagement Sicherheit geben: Es werden Gedanken geordnet, dokumentiert, visualisiert und verständlich heruntergebrochen.
Auch wenn es Ihr persönliches Vorhaben und damit Ihr eigenes Projekt ist – es betrifft nie nur Sie alleine! Dessen Management erfordert daher die Kommunikation mit anderen Menschen. Dazu gehört, dass Sie Ihr Projekt erklären oder Unterstützung suchen. Vielleicht müssen Sie z. B. im engen Familienkreis um Zustimmung für Ihre Entscheidung zur Veränderung Ihres Wohnortes werben. Oder denken Sie im beruflichen Bereich etwa an einen längeren Sonderurlaub, für den frühzeitig eine passende Vertretung aufgebaut werden soll.
Auch „arbeitet“ Ihre geplante Veränderung in Ihnen. Möglicherweise kommen in Ihnen Zweifel über einen gewagten Schritt auf oder Sie müssen Ihre mentale Energie gerade auf viele andere Dinge richten und für Ihr Vorhaben bleibt wenig übrig. Dann geht es um die Kommunikation mit Ihnen selbst: Wie gehen Sie z. B. mit Niederlagen oder Komplikationen um? Welche Fehler verzeihen Sie sich selbst oder wie motivieren Sie sich, am Ball zu bleiben?
Und schließlich verlangt projektorientiertes Arbeiten nach einem persönlichen Zeitmanagement. Sich selbst und anderen Deadlines zu setzen und diese einzuhalten, einen Ablauf festzulegen, aber auch flexibel Termine bei Bedarf umzuplanen, zeichnet einen erfolgreichen Projektmanager aus.
Häufig scheitern Projekte an einem der drei genannten Faktoren:
die Planung war unzureichend der eigene Zeitplan wurde nicht konsequent befolgt die Kommunikation ist unterschätzt wordenProjektarten – 3 Beispiele aus der Praxis
Projekte gibt es in den unterschiedlichsten Formen und Ausprägungen. Die Betriebsfeier in Ihrer Firma kann genauso als Projekt durchgeführt werden wie die Errichtung Ihres Eigenheims, der Autobahnausbau oder die Entwicklung einer App. Bei Veränderungen treten jedoch einige Besonderheiten zutage.
Im Folgenden seien drei typische Beispiele erläutert, die in der Praxis häufig vorkommen: Wollen Sie ein Sabbatical machen, eine Weltreise tätigen oder gar auf Dauer aussteigen?Für jede dieser Projektarten erhalten Sie im Anschluss praktische Tipps. Aber egal, ob Sie sich dies oder etwas ganz anderes vornehmen – die hier angeführten Vorschläge werden Ihnen dabei helfen, mit Ihrem ganz persönlichen Vorhaben dem Alltag zu entkommen. Zudem werden Menschen zu Wort kommen, die diese Vorhaben tatsächlich verfolgt und erfolgreich beendet haben.
Checkliste „Projekt und Projektmanagement“
Was ist das Neuartige an meinem Vorhaben, was ich bisher so noch nie gemacht habe?Habe ich ein Bild von der derzeitigen Ausgangslage und bin ich mir bewusst, was ich daran verändern möchte?Bin ich der Typ für projektorientiertes Arbeiten mit Strukturierung, Kommunikation und Zeitplanung?Was hat mein persönliches Vorhaben mit einem oder mehreren der drei Praxisbeispiele gemeinsam?„Gut vorbedacht, schon halb gemacht“, so sagt es der Volksmund – und er hat unrecht, zumindest was Projekte anbetrifft. Eine solide Planung ist oft weit mehr als nur die halbe Miete. Darin steckt nicht nur die theoretische Darstellung all dessen, was später gemacht werden soll. Auch das Projektverständnis von Ihnen und allen anderen Beteiligten nimmt zu. Sie steigen tiefer ein in noch nicht durchdachte Bereiche. Sie hinterfragen Dinge, die Sie bislang für selbstverständlich gehalten haben oder die nur von Ihnen, aber nicht von den anderen so gesehen wurden. Mit einer guten Planung reift Ihr Vorhaben weiter, damit Sie später die Ernte einfahren können.
Beginnen Sie damit, Ihre Samen auszusäen!
Ziel und Auftrag – Es beginnt schon vor dem Anfang
Bevor Sie mit der konkreten Umsetzung starten, sollten Sie wissen, was am Ende herauskommen soll. Ein Ziel zu finden, damit zu arbeiten und es schließlich zu überprüfen – das hat einen mehrfachen Zweck:
Zum einen ist es motivierend, dieses eigens festzulegen und selbstbestimmt davon auszugehen, was Sie gerne in Ihrer Zukunft hätten. Wie bei jedem Vertrag können Sie auch mit sich selbst nur etwas verbindlich ausmachen, was klar bestimmt ist. Wenn Sie sich ein Ziel setzen, hilft dies oft dabei, sich nicht auf Nebenschauplätzen zu tummeln. Sie können so ganz mit sich im Reinen sein, was (und was nicht!) Sie in welcher Form, Qualität und Menge, aber auch bis wann erreichen sollten.
Planen Sie z. B. einen Selbstversorger-Garten aufzubauen? Dann ist es jetzt entscheidend, ob Sie sich als Ziel bereits vornehmen, danach nie mehr in einem kommerziellen Supermarkt Lebensmittel zukaufen zu müssen, oder dies als erstes Zwischenziel zunächst auf frisches Obst und Gemüse beschränken. Das hängt u. a. davon ab, was für Sie derzeit am wichtigsten und auch machbar ist. Wie bei einem 400-Meter-Lauf hilft Ihnen die so gekennzeichnete Zielgerade dabei, zunächst einmal überhaupt in die richtige Richtung zu sprinten.
Dieser Nutzen gilt zum anderen unabhängig davon, ob Sie das Ziel letztlich erreichen oder nicht! Auch wenn Sie nur bis zur Hälfte des Ziels gekommen sind, können Sie später an dieser Stelle wieder ansetzen und müssen nicht noch einmal ganz von vorn anfangen. Nicht zuletzt dienen Ziele auch der wirksamen Selbstkontrolle. Woran erkennen Sie, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben? Diese Frage ist bereits vor dem Start anhand einer genauen Zielformulierung zu beantworten.
Das Ziel festlegen – mehr als eine Absichtserklärung
Ein Ziel ist ein in der Zukunft liegender Zustand, der im Vergleich mit der Gegenwart erstrebenswert erscheint. Wohlgeformte Ziele beschreiben daher die Situation, so wie sie (idealerweise) nach erfolgreichem Abschluss Ihres Projektes von jedem objektiv erkannt werden könnte. Sie erklären weder den Weg dorthin noch die Tätigkeiten oder Mittel, die dafür benötigt werden – schließlich geht es bei der Zielformulierung allein um das erfolgreiche Projektende.
Ihr Ziel ist von generell erwünschten (aber akut nicht angestrebten) Zuständen ebenso zu unterscheiden wie von bloßen Visionen, Träumen, Wünschen oder Absichten und Hoffnungen. Letztgenanntes kann zwar helfen, Ideen für die Konkretisierung Ihres Vorhabens zu entwickeln, Motivationen zu ergründen oder das Ziel mit Ihrer Lebenssituation zusammenzubringen. „Ich möchte lange um die Welt reisen!“ oder „Mein Sabbatical soll mir neue Lebensenergie verschaffen!“ sind Anhaltspunkte. Wohlgeformte Ziele hingegen sollten der S.M.A.R.T.-Formel entsprechen, welche die wichtigsten Kriterien benennt:
konkret [S]messbar/überprüfbar [M]ambitioniert/akzeptiert [A]realistisch [R]terminiert/mit einem Zeitpunkt versehen [T]Konkret [S] ist ein Ziel nur dann, wenn es alle Komponenten beinhaltet, die Sie unbedingt erreichen möchten. Wenn Sie eine längere Auszeit in einer abgegrenzten Georegion oder mit einem bestimmten Wohnstandard wollen, gehört dies mit in Ihre Zieldefinition. Wenn Ihnen bei Ihrer Weltumsegelung die Besichtigung gewisser Kulturstätten weniger wichtig erscheint, lassen Sie diese weg. Bei diesem Punkt geht es darum, was Sie genau wollen. Welche Dinge würden Ihnen rückblickend für ein erfolgreiches Projektende fehlen? Wie schaut dieser Zustand präzise aus, wie fühlt er sich an, wie groß oder klein, laut oder leise bzw. hell oder dunkel ist er?
Achten Sie darauf, nicht zu verklausulieren: Fach- und Fremdwörter sollten genauso vermieden werden wie Abkürzungen, lokale Bezeichnungen oder Slang-Begriffe. Je einfacher Sie sich ausdrücken, desto klarer legen Sie sich selbst auf ein eindeutiges Ziel fest! Auch wenn das Ziel in erster Linie zu Ihrer Selbststeuerung dient und zunächst nur Sie betroffen sind: Lesen Sie es jemandem vor, der möglichst nicht vom Fach ist. Versteht auch er auf Anhieb, worauf es Ihnen ankommt? Falls Sie in die Konkretisierung Ihres Ziels etwas aufnehmen wollen, wozu noch Fakten fehlen, können Sie auch Varianten definieren:
ein Mindestziel: „wenigstens 10 Staaten in 4 Monaten besucht“ eine Bandbreite: „zwischen drei und vier Do-it-yourself-Arbeiten pro Woche ohne fremde Hilfe erledigt“„Dass mein Ziel, ‚mich selbst neu entdecken‘ zu wollen, nicht ausreicht, habe ich sehr bald gemerkt. Nach entspannten Tagen am Strand kam irgendwanndie Frage in mir auf, was ich hier genau mache und warum!“
(Lydia, 40, Marketing-Managerin, will während eines Sabbaticals auf Kuba ein Buch schreiben)
Überprüfbar [M] ist ein Ziel dann, wenn es bereits alle notwendigen Messkriterien enthält, die später als Maßstab angelegt werden. Je weniger fest umrissen Sie bei dem Punkt „konkret“ waren, desto wichtiger ist die exakte Überprüfbarkeit. Bei quantitativen Zielen, in denen Sie konkrete Zahlen genannt haben, ergibt sich das oft automatisch. Wenn Sie beispielsweise nicht weniger als 500 Euro brutto Umsatz mit Ihrer Bio-Obstplantage verdienen möchten, werden Sie die Zielerreichung am Ende mit einem Blick in Ihren Geldbeutel oder auf Ihre Einnahmenrechnung feststellen. Wenn Sie aber einen neuen Freundeskreis im Ausland aufbauen wollen, funktioniert diese Messmethode dafür nicht. Im Falle einer solchen qualitativen Zielsetzung sollten Sie die Kriterien ausdrücklich mit in die Zielformulierung aufnehmen. Das kann z. B. mittels Indikatoren geschehen, die Ihnen die Zielerreichung anzeigen: Wollen Sie beispielsweise eine einjährige Weltumsegelung machen, könnten Sie die Zielerreichung anhand von tatsächlich angesteuerten Häfen oder unterschiedlichen nautischen Georegionen festmachen. Haben Sie zum Beispiel vor, während Ihres Sabbaticals eine örtliche Spielgruppe aufzubauen, könnte die Regelmäßigkeit tatsächlicher Gruppentreffen oder eine konstante Gruppengröße die Zielerreichung anzeigen.
