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- Herausgeber: Facultas / Maudrich
- Kategorie: Ratgeber
- Serie: Auf zu neuen Ufern
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2021
Sie wollen Events erfolgreich planen, aber es klappt nicht? Der erfahrene Projektmanagement-Experte René Merten zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Wünsche und Träume problemlos verwirklichen. Egal, ob Sie eine Familienfeier ausrichten, einen Wochenendflohmarkt abhalten oder eine Vereinsversammlung organisieren wollen – seine bewährte Methode lässt sich ideal auf Ihr persönliches Vorhaben anwenden. Damit klappt es problemlos: • Realistische Projektplanung • Übersichtliche Strukturierung • Dauerhafte Motivation • Erfolgreiche Suche von Mitstreitern • Konstruktives Risiko- und Krisenmanagement Blättern Sie rein und starten Sie durch!
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Seitenzahl: 129
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Auf zu neuen Ufern
Band 4
Copyright
Wegen stilistischer Klarheit und leichterer Lesbarkeit wurde im Text auf die sprachliche Verwendung weiblicher Formen verzichtet. Die Verwendung der männlichen Form gilt inhaltlich für alle Geschlechter gleichermaßen.
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen
Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über
http://dnb.d-nb.de abrufbar.
Copyright © 2021 maudrich Verlag
Facultas Verlags- und Buchhandels AG, Wien, Austria
Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und der Verbreitung sowie der Übersetzung, sind vorbehalten.
Umschlaggestaltung: Facultas Verlags- und Buchhandels AG
Umschlagbild, S. 8–9, 16–17, 88–89: © Sunshine Seeds, istockphoto.com
Lektorat: Astrid Fischer, Berlin, www.astridfischer.eu
Covergestaltung und Grafiken: Marcus Balogh, Facultas Verlags- und Buchhandels AG
Typographie und Satz: Hannes Strobl, Neunkirchen/NÖ
Druck: Finidr, Tschechien
ISBN 978-3-99002-105-7
Auch als ebook erhältlich: 978-3-99111-002-6 (epub)
Vorwort
Super – Sie wollen sich beruflich weiterentwickeln, halten diesen Ratgeber in Händen und möchten am liebsten gleich starten. Das tun viele – und nicht wenige scheitern genau daran! Vielleicht hatten Sie auch einmal den ein oder anderen Kunden oder Vorgesetzten, der lieber gestern als heute schon die ersten Ergebnisse auf dem Tisch sehen wollte? Unter Managern ist dies als Whisky-Syndrom bekannt, das für die Frage steht: „Why isn’t Sam coding yet?“ („Wieso programmiert Sam noch immer nicht?“). Daran erkennen Sie mindestens zweierlei: Zum einen, dass Projektmanagement ursprünglich aus der IT-Branche stammt (und nicht aus dem Spirituosenhandel). Zum anderen, dass Ungeduld und Aktionismus selbst dann nicht weiterhelfen, wenn sie wie so oft Hand in Hand gehen.
Projektmanagement-Tools sind eine großartige Hilfe, wenn man sie zweckgemäß einsetzt und sich zuvor einige Grundsätze klarmacht – das lesen Sie im ersten Kapitel. Darüber hinaus lebt ein gutes Management von einer vorausschauenden Planung dessen, was man wie und wann, womit und mit wem, wie lange und in welcher Weise vorhat – davon handelt das zweite Kapitel. Erst dann geht es an die Umsetzung, die mehr ist, als Papier in Taten umzuwandeln – dies erfahren Sie im dritten Kapitel.
Sie lernen dabei nicht nur einen bunten Methodenkoffer kennen. Sie probieren jedes Tool auch praktisch an Ihrem Projekt aus.
Viel Spaß dabei – get your project started!
Wien, im September 2020 Ihr René Merten
Projektorientiertes Handeln – Passt mein Vorhaben dazu?
„Mach es zu deinem Projekt!“, lautete einst die Werbung einer bekannten Baumarktkette. Dahinter steht die Intention, dass die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes vornehmlich von Ihrer Einstellung zum Vorhaben abhängt. Sie mag marketingmäßig zu steigendem Absatz von Baumaterial und Heimwerker-Utensilien geführt haben – stimmen tut sie nicht.
Nicht alles, was Sie gerne in Projektform umsetzen würden, eignet sich dazu – genauso wenig wie ein Auto zum Schwimmen taugt oder ein Dreirad zum Drachensteigen. Projekte zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass zumindest ein Teil des beabsichtigten Vorhabens neuartig ist. Wenn Sie zum Beispiel endlich einen Garagenflohmarkt ausrichten wollen, ist die Entrümpelung von Keller und Dachboden nicht per se neu – das tun viele Menschen. Neu ist dies aber insofern, als Sie es selbst noch nie gemacht haben. Helfen Sie beispielsweise federführend Ihrer Freundin bei der Organisation ihrer Hochzeit? Dann gründet die Neuartigkeit nicht im Event selbst, sondern darin, dass nun mithilfe Ihres persönlichen Einsatzes ein unvergessliches Erlebnis mit Erinnerungswert geschaffen wird. Typisch dafür ist stets eine gewisse Unsicherheit:
Bin ich bereit für die Aufgabe? Wird es mit den begrenzten Mitteln klappen? Ist es die richtige Zeit dafür? Stimmen die engen Rahmenbedingungen?Wenn Sie sich solche oder ähnliche Fragen stellen, ist Ihr Vorhaben projektwürdig. Um es anders auszudrücken: Projekte leben von dem Risiko, dass sie scheitern können!
Ein zweiter wichtiger Punkt ist die notwendige Abgrenzung und inhaltliche Fokussierung. Einfach gerne etwas Neues ausprobieren, sich treiben lassen oder sich nicht selbst gedanklich einschränken wollen – das sind perfekte Voraussetzungen z.B. für eine lockere Zusammenkunft oder ein lustiges Wochenende mit Freunden, aber nicht für ein Projekt. Die projektmäßige Umsetzung hat vor allem den Sinn, Ihr Vorhaben zu steuern. Dazu müssen Sie festlegen, in welche Richtung es gehen soll – „Einfach raus aufs Meer!“ taugt als Kurs wenig. Wollen Sie weder nutzlose Energie aufwenden noch sich später über enttäuschte Erwartungen ärgern? Sie möchten keine handfesten Gefahren übersehen, sondern sich am Ende ehrlich über Ihren messbaren Erfolg freuen? Dann müssen Sie diesen vorher genau festlegen.
Keine große Hilfe wird Ihnen das Projektmanagement sein, wenn Sie beispielsweise lediglich ein Event besuchen oder allgemeine Ideen für neue Events schaffen wollen. Fragen Sie sich alleine oder gemeinsam mit einer vertrauten Person in solchen Fällen besser zunächst: Was möchte ich in der Zukunft konkret erreichen? Oder geben Sie sich einfach die Zeit, dies in Ruhe herauszufinden.
Projektideen resultieren oft aus ähnlichen Situationen: Sie haben
ein Problem (z. B. die zuständige Behörde verweigert wegen Pandemiegefahr die Genehmigung eines Festivals)einen Mangel (z. B. die technische Ausstattung einer Feier erfordert eine Neuausrichtung) ein Defizit (z. B. die Besucherzahlen eines jährlichen Sommerfestes gehen stark zurück)Oft reagieren Sie auch schlicht auf äußere Umstände: Beispielsweise steht der 80. Geburtstag Ihrer Uroma an. Oder Sie haben so viel Spaß an der ehrenamtlichen Mitarbeit in Ihrem Verein, dass Sie das kommende Sommerfest mitgestalten wollen. Vielleicht benötigt auch Ihr Umfeld Ihr Gespür für gute Partygelegenheiten, um einen runden Geburtstag auf einem ausgefallenen Urlaubsschiff zu organisieren?
Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage mit allen Pros und Kontras. Stellen Sie sich dabei vor, Sie würden einen Brief an Ihren besten Freund verfassen, der Ihre Nachricht während einer Dschungel-Expedition ohne Strom und Telefon liest. Er freut sich riesig darüber, nach langer Zeit von Ihnen zu hören. Allerdings weiß er nicht, was in den letzten Jahren in Ihrem Leben passiert ist, und kann auch nicht zurückfragen. Schreiben Sie Ihre Ausgangslage daher so einfach und klar wie möglich auf, am besten in ganzen Sätzen.
Worin genau besteht der derzeitige, unbefriedigende Zustand? Seit wann denken Sie schon so? Ist dem ein konkretes Ereignis, ein Schlüsselerlebnis oder eine Entscheidung vorausgegangen? Was geben Sie durch die erwünschte Veränderung auf? Und auf welche Personen in Ihrem Umfeld hätte die Veränderung noch Auswirkungen?
Projekte leben von Struktur, Zeit und Kommunikation.
Projektmanagement kann strukturiert denkenden Menschen helfen, sich nicht in Details zu verheddern. Viele Planungsmittel sind hoffnungslos überdimensioniert – es gelten daher einige grundlegende Regeln:
Komplexität reduzieren möglichst einfach planen nur das planen, was hilfreich und notwendig istStatt ausgefeilter Computer-Software und hoch komplizierten Analysen tun es meist schlichte Stichwortsammlungen, Tabellen und Zeichnungen. Weniger strukturiert denkenden Menschen kann das Projektmanagement Sicherheit geben: Es werden Gedanken geordnet, dokumentiert, visualisiert und verständlich heruntergebrochen.
Auch wenn es Ihr persönliches Vorhaben und damit Ihr eigenes Projekt ist – es betrifft nie nur Sie alleine! Dessen Management erfordert daher die Kommunikation mit anderen Menschen. Dazu gehört, dass Sie Ihr Projekt erklären oder Unterstützung suchen. Vielleicht müssen Sie z. B. im engen Familienkreis um Zustimmung dafür werben, dass Sie Ihren runden Geburtstag nicht traditionell, sondern in einem ausgefallenen Escape-Room feiern und dafür spezielle Einladungen versenden möchten. Oder denken Sie an ein Überraschungsfest, für das Sie frühzeitig mit Vertrauten abklären müssen, wann die zu überraschende Person Zeit hat.
Auch „arbeitet“ Ihre geplante Veränderung in Ihnen. Möglicherweise kommen in Ihnen Zweifel über einen gewagten Schritt auf oder Sie müssen Ihre mentale Energie gerade auf viele andere Dinge richten und für Ihr Vorhaben bleibt wenig übrig. Dann geht es um die Kommunikation mit Ihnen selbst: Wie gehen Sie z. B. mit Niederlagen oder Komplikationen um? Welche Fehler verzeihen Sie sich selbst oder wie motivieren Sie sich, am Ball zu bleiben?
Und schließlich verlangt projektorientiertes Arbeiten nach einem persönlichen Zeitmanagement. Sich selbst und anderen Deadlines zu setzen und diese einzuhalten, einen Ablauf festzulegen, aber auch flexibel Termine bei Bedarf umzuplanen, zeichnet einen erfolgreichen Projektmanager aus.
Häufig scheitern Projekte an einem der drei Faktoren:
die Planung war unzureichend der eigene Zeitplan wurde nicht konsequent befolgt die Kommunikation ist unterschätzt wordenProjektarten – 3 Beispiele aus der Praxis
Projekte gibt es in den unterschiedlichsten Formen und Ausprägungen. Die Betriebsfeier in Ihrer Firma kann genauso als Projekt durchgeführt werden wie die Errichtung Ihres Eigenheims, der Autobahnausbau oder die Entwicklung einer App. Bei persönlichen Veränderungen treten jedoch einige Besonderheiten zutage.
Im Folgenden seien drei typische Beispiele erläutert, die in der Praxis häufig vorkommen: Wollen Sie eine großeFamilienfeier ausrichten, einen Wochenendflohmarkt abhalten oder eine Vereinsversammlung organisieren? Für jede dieser Projektarten erhalten Sie im Anschluss praktische Tipps. Aber egal, ob Sie sich dies oder etwas ganz anderes vornehmen – die hier angeführten Vorschläge werden Ihnen dabei helfen, ein Event nach Ihren ganz persönlichen Vorstellungen zu organisieren. Zudem werden Menschen zu Wort kommen, die diese Vorhaben tatsächlich verfolgt und erfolgreich beendet haben.
Checkliste „Projekt und Projektmanagement“
Was ist das Neuartige an meinem Vorhaben, was ich bisher so noch nie gemacht habe?Habe ich ein Bild von der derzeitigen Ausgangslage und bin ich mir bewusst, was ich daran verändern möchte?Bin ich der Typ für projektorientiertes Arbeiten mit Strukturierung, Kommunikation und Zeitplanung?Was hat mein persönliches Vorhaben mit einem oder mehreren der drei Praxisbeispiele gemeinsam?„Gut vorbedacht, schon halb gemacht“, so sagt es der Volksmund – und er hat unrecht, zumindest was Projekte anbetrifft. Eine solide Planung ist oft weit mehr als nur die halbe Miete. Darin steckt nicht nur die theoretische Darstellung all dessen, was später gemacht werden soll. Auch das Projektverständnis von Ihnen und allen anderen Beteiligten nimmt zu. Sie steigen tiefer ein in noch nicht durchdachte Bereiche. Sie hinterfragen Dinge, die Sie bislang für selbstverständlich gehalten haben oder die nur von Ihnen, aber nicht von den anderen so gesehen wurden. Mit einer guten Planung reift Ihr Vorhaben weiter, damit Sie später die Ernte einfahren können.
Beginnen Sie damit, Ihre Samen auszusäen!
Ziel und Auftrag – Es beginnt schon vor dem Anfang
Bevor Sie mit der konkreten Umsetzung starten, sollten Sie wissen, was am Ende herauskommen soll. Ein Ziel zu finden, damit zu arbeiten und es schließlich zu überprüfen – das hat einen mehrfachen Zweck:
Zum einen ist es motivierend, dieses eigens festzulegen und selbstbestimmt davon auszugehen, was Sie gerne in Ihrer Zukunft hätten. Wie bei jedem Vertrag können Sie auch mit sich selbst nur etwas verbindlich ausmachen, was klar bestimmt ist. Wenn Sie sich ein Ziel setzen, hilft dies oft dabei, sich nicht auf Nebenschauplätzen zu tummeln. Sie können so ganz mit sich im Reinen sein, was (und was nicht!) Sie in welcher Form, Qualität und Menge, aber auch bis wann erreichen sollten.
Planen Sie z. B., eine Vorstandssitzung zu organisieren? Dann ist es jetzt entscheidend, ob Sie sich als Ziel bereits vornehmen, dass dort Beschlüsse zu bestimmten Tagesordnungspunkten gefasst werden, oder als erstes Zwischenziel zunächst einmal ein gut durchmoderiertes Meeting abläuft. Das hängt u. a. davon ab, was für Sie derzeit am wichtigsten und auch machbar ist. Wie bei einem 400-Meter-Lauf hilft Ihnen die so gekennzeichnete Zielgerade dabei, zunächst einmal überhaupt in die richtige Richtung zu sprinten.
Dieser Nutzen gilt zum anderen unabhängig davon, ob Sie das Ziel letztlich erreichen oder nicht! Auch wenn Sie nur bis zur Hälfte des Ziels gekommen sind, können Sie später an dieser Stelle wieder ansetzen und müssen nicht noch einmal ganz von vorn anfangen. Nicht zuletzt dienen Ziele auch der wirksamen Selbstkontrolle. Woran erkennen Sie, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben? Diese Frage ist bereits vor dem Start anhand einer genauen Zielformulierung zu beantworten.
Das Ziel festlegen – mehr als eine Absichtserklärung
Ein Ziel ist ein in der Zukunft liegender Zustand, der im Vergleich mit der Gegenwart erstrebenswert erscheint. Wohlgeformte Ziele beschreiben daher die Situation, so wie sie (idealerweise) nach erfolgreichem Abschluss Ihres Projektes von jedem objektiv erkannt werden könnte. Sie erklären weder den Weg dorthin noch die Tätigkeiten oder Mittel, die dafür benötigt werden – schließlich geht es bei der Zielformulierung allein um das erfolgreiche Projektende.
Ihr Ziel ist von generell erwünschten (aber akut nicht angestrebten) Zuständen ebenso zu unterscheiden wie von bloßen Visionen, Träumen, Wünschen oder Absichten und Hoffnungen. Letztgenanntes kann zwar helfen, Ideen für die Konkretisierung Ihres Vorhabens zu entwickeln, Motivationen zu ergründen oder das Ziel mit Ihrer Lebenssituation zusammenzubringen. „Ich möchte Partys geben!“ oder „Mein Flohmarkt soll cool werden!“ sind Anhaltspunkte. Wohlgeformte Ziele hingegen sollten der S.M.A.R.T.-Formel entsprechen, welche die wichtigsten Kriterien benennt:
konkret [S]messbar/überprüfbar [M]ambitioniert/akzeptiert [A]realistisch [R]terminiert/mit einem Zeitpunkt versehen [T]Konkret [S] ist ein Ziel nur dann, wenn es alle Komponenten beinhaltet, die Sie unbedingt erreichen möchten. Wenn Sie mit einem Nachbarschaftsfest eine bestimmte Anzahl an Menschen zusammenbringen wollen, gehört dies mit in Ihre Zieldefinition. Wenn es Ihnen dabei eher auf das stattgefundene Event als solches ankommt, lassen Sie konkrete Angaben weg. Soll das Event unbedingt Face-to-Face stattfinden oder notfalls auch rein virtuell über ein Computer-Meeting? Bei diesem Punkt geht es darum, was Sie genau wollen. Welche Dinge würden Ihnen rückblickend für ein erfolgreiches Projektende fehlen? Wie schaut dieser Zustand präzise aus, wie fühlt er sich an, wie groß oder klein, laut oder leise bzw. hell oder dunkel ist er?
Achten Sie darauf, nicht zu verklausulieren: Fach- und Fremdwörter sollten genauso vermieden werden wie Abkürzungen, lokale Bezeichnungen oder Slang-Begriffe. Je einfacher Sie sich ausdrücken, desto klarer legen Sie sich selbst auf ein eindeutiges Ziel fest! Auch wenn das Ziel in erster Linie zu Ihrer Selbststeuerung dient und zunächst nur Sie betroffen sind: Lesen Sie es jemandem vor, der möglichst nicht vom Fach ist. Versteht auch er auf Anhieb, worauf es Ihnen ankommt? Falls Sie in die Konkretisierung Ihres Ziels etwas aufnehmen wollen, wozu noch Fakten fehlen, können Sie auch Varianten definieren:
ein Mindestziel: „wenigstens 60 Personen waren anwesend“ eine Bandbreite: „zwischen 15 und 30 der Utensilien auf dem Flohmarkt verkauft“„Dass mein Ziel, schnell alles emotional Aufgeladene loswerden zu wollen,
nicht ausreicht, habe ich sehr bald gemerkt.
Nachdem vieles übrigblieb, kam irgendwann die Frage in mir auf,
wie genau ich mich wovon entledige!“
(Erica, 47, will nach einer beendeten Beziehung
persönliche Gegenstände auf einem Trödelmarkt veräußern)
Überprüfbar [M] ist ein Ziel dann, wenn es bereits alle notwendigen Messkriterien enthält, die später als Maßstab angelegt werden. Je weniger fest umrissen Sie bei dem Punkt „konkret“ waren, desto wichtiger ist die exakte Überprüfbarkeit. Bei quantitativen Zielen, in denen Sie konkrete Zahlen genannt haben, ergibt sich das oft automatisch. Wenn Sie beispielsweise an Ihrem Geburtstag eine mindestens 4-stündige romantische Seefahrt auf einem gecharterten Schiff erleben möchten, werden Sie die Zielerreichung am Ende mit einem Blick auf die Uhr feststellen. Wenn Sie aber eine angeregt-fröhliche Feier wünschen, funktioniert diese Messmethode dafür nicht. Im Falle einer solchen qualitativen Zielsetzung sollten Sie die Kriterien ausdrücklich mit in die Zielformulierung aufnehmen. Das kann z. B. mittels Indikatoren geschehen, die Ihnen die Zielerreichung anzeigen: Wollen Sie beispielsweise einen nachhaltig erfolgreichen Dating-Abend veranstalten, könnten Sie die Zielerreichung an den anschließend stattgefundenen weiteren Treffen oder daraus entstandenen Beziehungen festmachen. Haben Sie zum Beispiel vor, während Ihrer Tätigkeit als Vereinsvorstand eine formelle Kommunikationsstruktur aufzubauen, könnte die Regelmäßigkeit von Onlinetreffen mit allen Vereinsmitgliedern oder eine bestimmte Anzahl von Menschen bei den einberufenen Vereinssitzungen die Zielerreichung anzeigen.
