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- Herausgeber: Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Serie: ...für Dummies
- Sprache: Deutsch
Ein Portal, das den Austausch und die Kollaboration enorm fördert, in dem alle wichtigen Informationen verfügbar sind und auf das man jederzeit und überall zugreifen kann - das ist Microsoft SharePoint. Ken Withee beschreibt in diesem Buch die vielen Möglichkeiten, die SharePoint bietet, und zeigt, wie Sie Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Firma optimieren. Ansprechpartner, Dokumente, Grafiken - alles ist übersichtlich und sicher hinterlegt. Projekte werden über Project Server gemeinsam organisiert. Die Version 2016 ist noch enger mit Office 365 verknüpft, der Zugriff auf die Daten ist bequem und einfach möglich.
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Seitenzahl: 457
Veröffentlichungsjahr: 2016
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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation
in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische
Daten sind im Internet Über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
1. Auflage 2017
© 2017 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim
Original English language edition Sharepoint 2016 for Dummies © 2015 by Wiley Publishing, Inc.
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation published
by arrangement with John Wiley and Sons, Inc.
Copyright der englischsprachigen Originalausgabe Sharepoint 2016 for Dummies © 2016 by Wiley Publishing, Inc.
Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form.
Diese Übersetzung wird mit Genehmigung von John Wiley and Sons, Inc. publiziert.
Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are
trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and
other countries. Used by permission.
Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind
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Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch Übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit
von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.
Coverfoto: contrastwerkstatt-Fotolia
Korrektur: Shangning Postel-Heutz
Satz: inmedialo Digital- und Printmedien UG, Plankstadt
Print ISBN: 978-3-527-71343-1
ePub ISBN: 978-3-527-80694-2
mobi ISBN: 978-3-527-80695-9
Über die Autoren
Rosemarie Withee ist Geschäftsführerin der Firma Portal Integrators (www.portalintegrators.com) und Firmengründerin von Scrum Now (www.scrumnow.org), dem ersten auf den Philippinen angesiedelten Scrum-Unternehmen, das Niederlassungen in Seattle, Washington und Laguna, Philippinen unterhält. Portal Integrators ist ein Unternehmen für Softwareentwicklung und Services, das Scrum einsetzt. Sie ist Hauptautorin von Office 365 For Dummies (Wiley, 2016) und Office 365 Apps For Dummies (Wiley, 2016).
Rosemarie Withee hat ihren Magister im Fachgebiet Wirtschaftswissenschaften an der San Francisco State University gemacht. Außerdem hat sie an der UC Berkeley-Extension Marketing studiert und ihr Studium an der De La Salle University, Philippinen, mit den Abschlüssen Bachelor of Arts im Fach Wirtschaftswissenschaft und Bachelor of Science im Fach Marketing abgeschlossen.
Ken Withee ist Gründer von Portal Integrators (www.portalintegrators.com), einer Firma, die auf Basis von Scrum Software entwickelt und verschiedene Dienstleistungen anbietet. Ken Withee lebt mit seiner Frau Rosemarie in Seattle, Washington. Er ist der Autor und Co-Autor zahlreicher Bücher zu verschiedenen Microsoft-Technologien und schreibt derzeit für TechNet Artikel über Office Server-Produkte von Microsoft.
Ken Withee hat sein Diplom in Informatik an der San Francisco State University gemacht. Mit mehr als 14 Jahren professioneller Computer- und Management-Erfahrung ist Ken Withee überdies Microsoft Certified Technology Specialist und besitzt Zertifizierungen in SharePoint, SQL Server und .NET.
Inhaltsverzeichnis
Über die Autoren
Einführung
Über dieses Buch
Törichte Annahmen über den Leser
Symbole, die in diesem Buch verwendet werden
Wie es weitergeht
Teil I Erste Schritte mit SharePoint 2016
1 SharePoint 2016 kennenlernen
SharePoint verstehen
Na gut, was genau ist denn nun SharePoint?
Ein Produkt von Microsoft
Viele verschiedene Definitionen für SharePoint
Mehr als nur eine Website
Die Bausteine von SharePoint
Ein erster Blick auf eine SharePoint-Site
Die Terminologie von SharePoint
Branding
Business Connectivity Services
Business Intelligence
eDiscovery
Identitätsverwaltung
Mobile Endgeräte
Datensatzverwaltung und Compliance
Suchen
Social Media
Web-Content-Management
2 Einführung in SharePoint Online
SharePoint Online kennenlernen
Warum SharePoint Online so populär wurde
Unterschiede zwischen SharePoint Online und lokalem SharePoint
Vorteile von SharePoint Online
Datencenter und Hardware
Softwareplattform
Datensicherung, Redundanz und Sicherheit
3 Die Funktionalitäten von SharePoint
Websitevorlagen
Zeig mir die Apps
Der Umgang mit Webseiten
Wiki-Seite
Webpartseite
Veröffentlichungsseite
Webparts verstehen
SharePoint-Features
SharePoint-Tools
Integration in Office 2016
Teil II Hinein ins Vergnügen mit SharePoint 2016
4 Die Teamwebsite
Eine SharePoint-Site erstellen
Eine SharePoint-Site anfordern
Die Teamwebsite im Browser anzeigen
Auf Teamwebsites in Office 365 zugreifen
Einführung in die SharePoint-Teamwebsite
Dokumente hochladen
Die Website freigeben
Organisation ist alles
Das Aussehen und Logo der Website ändern
Synchronisieren und zusammenarbeiten
5 Mit Webseiten arbeiten
Das Menüband
Webseiten in SharePoint
Die Wiki-Seite auswählen
Die Webpartseite auswählen
Wiki-Seite versus Webpartseite
Eine neue Wiki-Seite erstellen
Medien hinzufügen
Wiki-Seiten verwalten
Wiki-Seiten in Kategorien einordnen
Eine neue Webpartseite erstellen
6 Der Umgang mit Webparts
Ein Webpart in eine Webseite einfügen
Das richtige Webpart auswählen
Eigenschaften von Webparts ändern
Die Eigenschaften von Webparts
Eigenschaften von Webparts bearbeiten
Webparts minimieren oder löschen
Webparts verbinden
7 Der Umgang mit Apps
Einführung in SharePoint-Apps
Apps in eine Website einfügen
Zugriff auf App-Einstellungen
Allgemeine Einstellungen konfigurieren
Titel, Beschreibung und Navigation ändern
Versionsverwaltungseinstellungen
Erweiterte Einstellungen
Überprüfungseinstellungen
Bewertungseinstellungen
Benutzergruppenadressierung
Formulareinstellungen
8 Benutzerdefinierte Apps erstellen
Die benutzerdefinierte App planen
Eine benutzerdefinierte App erstellen
Spalten zu einer App hinzufügen
Spaltentypen kennenlernen
Dateneinträge überprüfen
Arbeiten mit der Titelspalte
Eine Kalkulationstabelle als App importieren
Apps der neuen Dimension: Berechnete Spalten und Nachschlagespalten
Eine berechnete Spalte anlegen
Eine Nachschlagespalte pflegen
Apps aus dem SharePoint Store herunterladen
9 Daten in Apps anzeigen
Die Ansicht der Ansicht
Die Formate von Ansichten
Eine Standardansicht erstellen
Spalten für die Ansicht auswählen
Apps durch Ansichten filtern
Ergebnisse gruppieren
App-Daten schnell mit QuickEdit bearbeiten
Ansichtsformatvorlage auswählen
App-Daten in einer Datenblattansicht verwalten
Ad-hoc-Ansichten
Eine Kalenderansicht erstellen
Aufgaben in einer Diagrammansicht anzeigen
Vorhandene Ansichten verwalten
Die Ansichten modifizieren
Die Standardansicht einstellen
Andere integrierte SharePoint-Ansichten
Ansichten in Webparts anzeigen
Teil III Werden Sie SharePoint-Administrator
10 Websiteeinstellungen
Die Websiteeinstellungen finden
Websiteeinstellungen
Benutzer und Berechtigungen
Web-Designer-Kataloge
Websiteverwaltung
Suchen
Aussehen und Verhalten
Websiteaktionen
Websitesammlungsverwaltung
11 Die Navigation für die Website konfigurieren
So wird Navigation in SharePoint konfiguriert
Die SharePoint-Navigation konfigurieren
Globale Navigation konfigurieren
Aktuelle Navigation konfigurieren
Statische Navigation konfigurieren
Navigation mit Webparts
Die verwaltete Navigation
12 SharePoint-Features
SharePoint-Features aus der Vogelperspektive
Features ein- und ausschalten
Häufig benutzte Features
SharePoint durch Features erweitern
13 Aussehen und Verhalten der Website ändern
Der Abschnitt Aussehen und Verhalten in den Websiteeinstellungen
Das Websitesymbol ändern
Den Look der Website ändern
Schriftarten
Benutzerfreundlichkeit
Die Vorteile der durchkomponierten Looks
Die Navigation der Teamwebsite ändern
Globale Navigation mit der oberen Navigationsleiste
Lokale Navigation mit der Schnellstartleiste
14 Sicherheit für die SharePoint-Site
SharePoint-Gruppen verwenden
Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen
Die Berechtigungsstruktur verstehen
Sicherheit für die Websitesammlung
Sicherheit für Apps, Ordner, Dokumente und Elemente
Eigene Berechtigungen für eine Unterwebsite anlegen
Berechtigungen entfernen
Eigene Berechtigungen für eine App oder ein Dokument anlegen
Berechtigungsszenarios verwalten
Die Berechtigungen einer Gruppe anzeigen
Die Berechtigungen eines Nutzers prüfen
Administratorzugriff erteilen
Websiteberechtigungen anzeigen
SharePoint-Designerzugriff verwalten
Teil IV SharePoint macht sozial und mobil
15 Persönliches Profil und eigene Inhalte
Ihre persönlichen Inhalte mit OneDrive organisieren
Inhalte auf OneDrive speichern
Dokumente auf OneDrive hochladen oder erstellen
SharePoint-Aktivitäten im Newsfeed zusammenfassen
Einem Dokument auf einer anderen Website folgen
Bloggen
Lieblingswebsites im Auge behalten
Selbstdarstellung mit Profil
Ein ganzheitliches Profil
Das Profil ausfüllen
16 Getting Social
Mit dem Menüband Dinge freigeben und verfolgen
Für sich und andere Dinge kategorisieren
Informationen freigeben mit Blogs und Wikis
Eine Blogwebsite erstellen
Ein Blog mit Inhalt füttern
Zusammenarbeiten und Dokumente erstellen mit Wikis
Über Diskussionsrunden kommunizieren
Eine Diskussionsrunden-App erstellen
Ein Thema beginnen und beantworten
Durch Feeds, Microblogs und RSS mit anderen in Verbindung bleiben
Durch Feeds und Microblogs in Verbindung bleiben
RSS-Feeds anzeigen
RSS-Feeds mit Outlook lesen
RSS-Feeds anderer Websites anzeigen
Warn mich
In Sync mit Skype for Business
17 SharePoint macht mobil
SharePoint-Ansicht auf einem mobilen Gerät
Ansichten für kleine Bildschirme erstellen
Geräte über Kanäle ansteuern
Inhalt auf ein Smartphone pushen
Standorte verfolgen
Office-Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet anzeigen
Teil V Content Management im Unternehmen
18 Inhalte freigeben und genehmigen
Dokumente freigeben
Dokumente in eine App laden
Ein einzelnes Dokument hochladen
Mehrere Dokumente hochladen
Dokumente in einen Ordner hochladen
Mit Dokumenten arbeiten
Verwendung der Auslassungszeichen
Eigenschaften eines Dokuments bearbeiten
Dokumente ein- und auschecken
Einen Link auf Ihr Dokument versenden
Dokumente im Browser anzeigen
Office 2016 verwenden
Gelöschte Dokumente wiederherstellen
Inhaltsgenehmigung konfigurieren
Die Inhaltsgenehmigung einschalten
Genehmigende Personen ausfindig machen
Der Genehmigungsprozess
Ablehnung: Nicht nur für strenge Eltern
Benachrichtigung bei Genehmigung oder Ablehnung erhalten
19 Suchen und Finden mit der Suchfunktion
So funktioniert die Suche in SharePoint
Inhalte suchen
Mit Anführungszeichen nach Zeichenfolgen suchen
Suchen mit Platzhaltern
Begriffe ein- und ausschließen
Zusammengesetzte Suchabfragen mit booleschen Operatoren
Klammerausdrücke
Begriffe in der Nähe suchen
Verschiedene Begriffe, dieselbe Bedeutung
Suchergebnisse anzeigen und verfeinern
Die Suche – des Benutzers bester Freund
Inhalte aus Suchergebnissen ausklammern
Analysedaten zu Suchvorgängen anzeigen
Eine Suchcenter-Website hinzufügen
20 Dokumente und Datensätze archivieren
Begriffsdefinitionen
Informationsverwaltungsrichtlinien erstellen
Ein Datenarchiv einrichten
Inhaltsorganisation verwenden
Datensätze an Ort und Stelle verwalten
Datensätze zur Beweissicherung in den Haltestatus versetzen
21 Mit Workflows alles unter Kontrolle
Loslegen mit SharePoint-Workflows
Workflows in SharePoint 2016 verstehen
Loslegen mit dem SharePoint Designer
Verbindung zu einer SharePoint-Site herstellen
Einen Workflow erstellen
Den Out-of-Box-Genehmigungsworkflow wiederentdecken
Inhaltsgenehmigung oder Genehmigungsworkflows verwenden?
Genehmigungsworkflows konfigurieren
Einen Genehmigungsworkflow einrichten
Optionen für den Genehmigungsworkflow
Einen Workflow starten
Ein Element genehmigen
Den Status von Workflows in einer App überprüfen
Den Status eines Genehmigungsworkflows überprüfen
Teil VI Office 365 und SharePoint Online
22 Eine öffentliche Website erstellen
Eine öffentliche Website erstellen
GoDaddy
Wix
Mit einer vorhandenen, öffentlichen SharePoint Online-Website arbeiten
Webseiten aktualisieren und hinzufügen
Was soll Ihre Website enthalten?
Eine neue Seite hinzufügen
Seiten bearbeiten
Eigenschaften der Seite aktualisieren
Das Aussehen und Design der Website ändern
Eine Vanity-Domäne verwenden
23 In SharePoint Online ein Kundenportal erstellen
Ihr Kundenportal planen
Das Portal absichern
Benutzerkonten verwalten
Ihr Portal in Betrieb nehmen
Teil VII Der Top-Ten-Teil
24 Zehn wichtige SharePoint 2016-Themen
Schnell mit SharePoint loslegen
Das Video »Was ist neu in SharePoint 2016«
Einblicke in SharePoint 2016
Planen von SharePoint 2016
Installieren und Konfigurieren von SharePoint
SharePoint 2016 betreiben und warten
SharePoint-Entwicklung
Workflow
SharePoint ausprobieren
Auf dem neuesten Stand bleiben: Der SharePoint-Blog
25 Zehn Elemente der Governance
Misserfolg ist keine Option (wegsehen und pfeifen auch nicht!)
Holen Sie sich Unterstützung vom Management
Bilden Sie eine schlagkräftige Governance-Arbeitsgruppe
Finden Sie das richtige Maß
Deins, Meins, Unser: Entscheiden, wem was gehört
Schauen Sie sich die Richtlinien für soziale Netzwerke (noch einmal) an
Design und Branding
Die Inhaltsverwaltung
Webparts wiederverwenden
Bleiben Sie aktuell: Weboperationsmanagement
26 Zehn Wege, ein SharePoint-Guru zu werden
Informationen von der Quelle bekommen
SharePoint-Blogs lesen
Lokale Benutzergruppen entdecken
Ein virtuelles Labor bauen
Auf einem soliden Fundament aufbauen
Von anderen »borgen«
Lassen Sie sich zertifizieren
Einen Blick unter die Haube werfen
Noch tiefer graben
Eine SharePoint-Website auseinandernehmen
Stichwortverzeichnis
Einführung
Alle Organisationen, ob groß oder klein, benötigen heutzutage ein zentrales Webportal. Ein integriertes Portal bietet Vorteile und Effizienzgewinne, die es seit der Einführung von Computern und Netzwerken nicht mehr gegeben hat. Erfolg oder Misserfolg hängen heutzutage davon ab, ob alle Mitarbeiter auf derselben Website zusammentreffen und mit vereinten Kräften arbeiten können. Moderne Unternehmen, ebenso wie die Menschen, die in ihnen arbeiten, müssen sich anpassen. Als die Technologiegiganten mit ihren Webportal-Lösungen um Marktanteile kämpften, ging eine Plattform klar als Sieger hervor: Microsoft SharePoint.
Wir wünschen uns, dass wir den Erfolg von SharePoint hätten ahnen können, als wir anfingen, im Rahmen von Unternehmensberatungen damit zu arbeiten. Doch die Wahrheit ist, dass wir als junge Berater jedes Projekt übernahmen, das sich verkaufte. Auf diese Weise stolperte Ken vor fast zehn Jahren in ein kleines SharePoint-Projekt, hat Rosemarie mit hineingezogen, und wir haben seitdem die Welt von SharePoint nicht mehr verlassen.
Die neueste Version, SharePoint 2016, wurde mit mehr Werberummel bedacht als alle Vorversionen. Microsoft-Produkte neigen dazu, mit der Zeit immer besser zu werden. (Einige unserer Freunde kaufen ein Microsoft-Produkt erst ab der dritten Version!) SharePoint 2016 wird Sie nicht enttäuschen: Es ist ein glänzendes, ausgereiftes Produkt.
Die Veröffentlichung von SharePoint 2016 findet zu einem Zeitpunkt statt, in dem Microsoft bei SharePoint Online eine neue Strategie fährt. Sie müssen nun nicht mehr Jahre lang warten, um die neueste Version von SharePoint in der Microsoft-Cloud verwenden zu können. Da SharePoint Online SharePoint 2016 verwendet, gilt alles, was Sie in diesem Buch lesen, auch für SharePoint Online. Wenn Sie bereits SharePoint Online verwenden, dann haben Sie höchstwahrscheinlich schon einige der neuen Features von SharePoint 2016 verwendet. Microsoft verteilt neue Features in SharePoint Online, wenn diese fertig sind. Anschließend werden diese Features in einem großen Release für all diejenigen zusammengeführt, die selbst SharePoint installieren wollen. Die aktuelle Version für diese Vor-Ort-Installation von SharePoint Server (die auch On-Premises genannt wird) ist SharePoint 2016.
Wenn Sie bereits mit SharePoint vertraut sind, wird Ihnen auch diese neueste Version vertraut sein. Viele der lästigen Bugs und Unschönheiten der Benutzeroberfläche der Vorversionen wurden endlich repariert. Sie benötigen keinen hoch bezahlten Berater mehr, der Ihnen jeden Aspekt jeder Funktion beibringt. Kurz und gut, SharePoint fängt an, intuitiv zu werden. (Wenn Sie trotzdem einen Berater benötigen, können wir Ihnen einen guten empfehlen.)
SharePoint 2016 hat für alles eine Lösung, ganz gleich, ob Sie eine neue Website für Ihr Team, eine App zum Speichern von Inhalten oder eine Seite zur Genehmigung und Veröffentlichung wichtiger Informationen benötigen. SharePoint 2016 ist als Selbstbedienungsumgebung ausgelegt, und dieses Buch hilft Ihnen, das Beste herauszuholen.
Wir wollen nicht behaupten, dass SharePoint immer einfach wäre. Wie jede Unternehmenssoftware hält es auch Frustrationen bereit. Andererseits: Mit SharePoint 2016 oder SharePoint Online erwirbt Ihr Unternehmen eine Fülle von Lösungen für seine ganz speziellen Bedürfnisse.
Über dieses Buch
Dieses Buch ist für jeden da, der mit SharePoint zu tun hat oder neugierig darauf ist. SharePoint ist ein umfangreiches Produkt mit vielen Haken und Ösen, und es kann nicht in einem einzigen Buch vollständig abgehandelt werden. Dieses Buch ist als Einführung und Überblick über die Plattform gedacht. Es zeigt Ihnen, wie Sie am meisten aus SharePoint herausholen können, ganz gleich, ob Sie es zum ersten Mal benutzen oder bestimmte Aspekte bereits genau kennen.
Andere, die aus diesem Buch Nutzen ziehen können, sind:
Entwickler: Das hier ist kein Buch über die SharePoint-Entwicklung! Man kann aber nur dann ein guter SharePoint-Entwickler werden, wenn man das Produkt versteht. Das Spannende an der SharePoint-Entwicklung ist, dass Sie keinen Programmcode schreiben müssen, um Unternehmenslösungen in SharePoint zu entwickeln. Wenn Sie es schaffen, ein Profil in Facebook oder XING mit einem Browser zu erstellen, können Sie auch eine eigene SharePoint-Site entwickeln und administrieren.
IT-Profis: Das hier ist kein Buch, das erklärt, wie man eine SharePoint-Server-Farm aufbaut. Dieses Buch hilft Ihnen aber dabei zu verstehen, welche Funktionen Anwender gerne in der SharePoint-Farm finden möchten, die Sie planen oder am Laufen halten.
Manager: Wenn Sie eine Abteilung oder Geschäftseinheit führen, müssen Sie wissen, wie man das Optimum aus SharePoint herausholt. Wenn Ihr Unternehmen viel Geld in die Bereitstellung von SharePoint gesteckt hat, wäre es doch sehr ärgerlich, wenn Sie nicht wüssten, wie man diese Investition verwendet.
Törichte Annahmen über den Leser
Weil SharePoint so ein umfangreiches Thema ist, setzen wir im Hinblick auf Ihre Konfiguration und Vorkenntnisse einiges voraus:
Sie haben Zugang zu einer Version von SharePoint 2016. Ist das nicht der Fall, können Sie sich bei SharePoint Online registrieren. Nach der kostenlosen Probezeit kostet es ab 4,20 Euro pro Benutzer und pro Monat. Wenn Sie wissen möchten, was in der Büroversion des Produkts inbegriffen ist, können Sie sie kostenlos 180 Tage lang testen. Laden Sie sie einfach von http://technet.microsoft.com/de-de/evalcenter/hh973397 herunter, und legen Sie los.
Sie sind Mitarbeiter oder Administrator einer Website. Viele Szenarien in diesem Buch können Sie auch als Mitarbeiter nachvollziehen. Wenn Sie allerdings wissen, wer Ihr Administrator ist, können Sie denjenigen bitten, Ihre Benutzerberechtigungen zu erweitern. Und wenn Sie als Administrator der Herr oder die Herrin über Ihr eigenes SharePoint-Universum sein möchten, registrieren Sie sich für SharePoint Online, um alle Aspekte Ihrer SharePoint-Umgebung auf einer recht intuitiven Benutzeroberfläche selbst bestimmen zu können.
Idealerweise besitzen Sie eine Testumgebung, in der Sie die verschiedenen Szenarien einfach ausprobieren können. Es ist nicht die beste Strategie, als erste Übung die Sicherheitssperren auf der Website Ihrer Personalabteilung so zu definieren, dass niemand mehr an seine Gehaltsabrechnung kommt. Sie benötigen eine Testumgebung, auf der Sie mit SharePoint herumspielen können, bevor Sie Ihr Wissen auf der Abteilungssite ausprobieren. Mit SharePoint besitzen Sie zum Glück Ihre eigene Website (MEINE WEBSITE), um zu experimentieren. Eine andere Alternative ist SharePoint Online (für das Sie auch eine Einzelplatzlizenz erwerben können).
Viele der Szenarien in diesem Buch gehen davon aus, dass Ihre SharePoint-Installation die Funktion MEINE WEBSITE beinhaltet. Leider ist die Funktion MEINE WEBSITE in vielen Unternehmen ausgeschaltet. In SharePoint 2016 ist die Funktion MEINE WEBSITE ein integraler Bestandteil vieler Funktionen. Wir empfehlen Ihnen dringend, MEINE WEBSITE für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu verwenden!
Symbole, die in diesem Buch verwendet werden
Damit Sie dieses Buch leichter lesen und einfacher benutzen können, machen Sie die folgenden Symbole auf bestimmte Informationen aufmerksam.
Tipps weisen auf nützliche Abkürzungen hin oder helfen Ihnen, etwas Wichtiges über SharePoint zu verstehen.
Dieses Symbol kennzeichnet etwas, an das Sie sich erinnern sollten, zum Beispiel eine besonders trickreiche Einstellung bei der SharePoint-Konfiguration.
Dieses Symbol ist unsere Chance, Ihnen Details über die internen Abläufe in SharePoint zu verraten. Die meisten Informationen, die Sie hier finden, gehören zu der Sorte, bei der man etwas an der Konfiguration des Servers verändern muss. Das bedeutet, dass Sie die Informationen neben diesem Symbol der IT-Abteilung zeigen sollten, um diese zu bitten, SharePoint so einzustellen.
Obwohl das Symbol Warnung selten erscheint, weist es Sie auf ein Problem oder eine bekannte Falle hin; das heißt, Sie sollten hier vorsichtig sein!
Wie es weitergeht
Okay, jetzt sind Sie bereit, loszulegen. Sie können irgendein Kapitel aufschlagen, das Sie interessiert, und dort direkt mit dem Lesen beginnen. Genau dafür wurde dieses Buch geschrieben. Wenn Sie aber eine komplette Übersicht über SharePoint gewinnen möchten, starten Sie einfach bei Kapitel 1. (Wer SharePoint bereits kennt, sollte zu Kapitel 2 weiterblättern, um direkt eine Website zu erstellen und an seine Bedürfnisse anzupassen.)
Teil I
Erste Schritte mit SharePoint 2016
In diesem Teil . . .
Lernen Sie SharePoint als Produkt und als Plattform kennen. SharePoint hat viel zu bieten, und die meisten Menschen nutzen nur einen Bruchteil davon.
Erfahren Sie, was SharePoint Online ausmacht und was die ganzen Schlagwörter rund um SharePoint bedeuten.
Finden Sie heraus, was es heißt, eine SharePoint-Website zu entwickeln und wie SharePoint grundsätzlich funktioniert.
Erkunden Sie den gewaltigen Funktionsumfang von SharePoint und erhalten somit einen ersten Überblick.
1
SharePoint 2016 kennenlernen
In diesem Kapitel
SharePoint ganz allgemein verstehen
Wie sich das Produkt zusammensetzt
Die Konzepte von SharePoint kennenlernen
Wie SharePoint grundsätzlich funktioniert
Als wir zum ersten Mal von SharePoint Mal hörten, trauten wir unseren Ohren kaum. Was sollte das denn nun schon wieder sein? Wir wussten lediglich, dass es ein Microsoft-Produkt war, das eine Menge leisten sollte, wir konnten uns aber nicht genau vorstellen, was es sein sollte, oder wie man anfangen würde, damit zu arbeiten.
Nachdem wir uns nun seit Jahren mit SharePoint beschäftigen, ist uns endlich einiges klar. SharePoint ist tatsächlich von Microsoft und leistet eine Menge. Mehr als Sie sich vorstellen können. Und genau das ist das Problem: Fragen Sie zehn Anwender, was SharePoint tut, so erhalten Sie zehn verschiedene Antworten. SharePoint ist so umfangreich, dass es kaum in ein paar Worten zu umreißen ist.
In diesem Kapitel helfen wir Ihnen, das Gesamtbild von SharePoint zu sehen. Sie entdecken, wie SharePoint funktioniert und was der Begriff SharePoint eigentlich bedeutet. Dieses Kapitel lüftet das Geheimnis und erklärt Ihnen die Grundlagen. Denn bevor Sie sich auf die erweiterten Funktionalitäten stürzen können, benötigen Sie ja zunächst ein grundlegendes Verständnis.
SharePoint verstehen
Im Grunde ist SharePoint eine webbasierte Softwareplattform. Das heißt, es ist eine Software, die geschaffen wurde, damit Sie mit einem Webbrowser arbeiten können.
In den früheren Versionen von SharePoint mussten Sie den Microsoft Webbrowser verwenden, um mit SharePoint arbeiten zu können. Doch die Zeiten haben sich geändert, und heute funktioniert SharePoint mit fast jedem Browser.
Na gut, was genau ist denn nun SharePoint?
Vielleicht sind Sie ein Zauberer in Word oder ein Künstler in Excel. Um das Beste aus Ihren Desktop-Office-Anwendungen herausholen zu können, sollten Sie genauso gut in SharePoint sein. Microsoft integriert immer mehr Funktionalitäten in SharePoint, die früher nur in Client-Anwendungen oder überhaupt nicht verfügbar waren. Wenn Sie beispielsweise SharePoint 2016 mit Office 2016 verwenden, können Sie eine Online-Galerie Ihrer PowerPoint-Folien erstellen, interaktive Tabellenkalkulationsblätter in Webseiten einbetten oder Daten aus den Datenbanken Ihres Unternehmens in Word wiederverwenden. Sie können sogar Visio 2016 benutzen und so Ihre Geschäftsprozesse mit SharePoint automatisieren.
Offiziell bewirbt Microsoft SharePoint 2016 als eine »Geschäftskollaborationsplattform für das Unternehmen und das Internet«. SharePoint besteht aus einer Reihe von Microsoft-Produkten, die folgende Gebiete abdecken:
Zusammenarbeit: Verwenden Sie die Zusammenarbeitswebseiten von SharePoint beispielsweise zum Verwalten von Projekten oder Koordinieren von Angeboten.
Soziale Netzwerke: Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, können Sie SharePoint als soziales Netzwerk innerhalb des Unternehmens verwenden, um Kollegen und Experten ausfindig zu machen.
Informationsportal und interne Websites: Mit den Web-Content-Management-Funktionen von SharePoint können Sie nützliche Selbstbedienungsportale und Intranets erstellen.
Content Management im Unternehmen: SharePoint bietet ausgezeichnete Dokumenten- und Inhaltsverwaltungsfunktionen, es unterstützt Metadaten und benutzerangepasste Suchen.
Business Intelligence: SharePoint ist eine ideale Plattform, um einen Einstieg in die Geschäftsanalyse-Tools Ihres Unternehmens zu ermöglichen. Informative Dashboards zeigen den Benutzern alles auf einen Blick und bieten die Möglichkeit, tiefer in die Materie einzudringen.
Geschäftsanwendungen: Verwenden Sie SharePoint, um hoch entwickelte Business-Anwendungen zur Verfügung zu stellen, die Backend-Datenbanken Ihrer Geschäftsprozesse und Ihren SharePoint-Inhalt miteinander zu verknüpfen oder Zugriff auf Ihre Business-Anwendungen zu gewähren.
Die Funktionalitäten folgender Auflistung sind in einer On-Premises Version und in einer Cloud-Plattform enthalten:
SharePoint Server 2016 besteht aus mehreren Anwendungen, die die erwähnten Funktionen zur Verfügung stellen. Wenn Sie SharePoint intern einsetzen, besitzen Sie mindestens eine Standardlizenz, die Ihnen den Zugriff auf die Suche, das Portal, das soziale Netzwerk und einige der Inhaltsverwaltungsfunktionen gestattet. Wenn Sie die erweiterten Inhaltsverwaltungsfunktionen, Business Intelligence und Business-Anwendungsfunktionen nutzen möchten, benötigen Sie eine Enterpriselizenz.
SharePoint Online ist ein Cloud-basierter Dienst von Microsoft, der Ihnen praktisch dieselbe SharePoint-Erfahrung wie eine SharePoint-Installation auf einem lokalen Server ermöglicht, aber nicht installiert und gewartet werden muss. Diese Version ist mit dem Office 365-Monatsabonnement gebündelt, das Ihnen Zugriff auf gehostete E-Mail-, Kalender- und Konferenzfunktionen mit Exchange und Skype for Business gibt. Sie können aber auch ein Monatsabonnement nur für SharePoint Online erwerben.
SharePoint Server 2016 wurde für die Zusammenarbeit mit SharePoint Online entworfen. Manche Unternehmen bevorzugen es, die Kontrolle über vertrauliche Informationen zu behalten und wollen gleichzeitig die einfache Benutzbarkeit sowie andere Vorteile von SharePoint Online nutzen. Aus diesem Grund hat Microsoft SharePoint Server 2016 so entworfen, dass es sich gut in SharePoint Online integriert. Dieses Szenario wird hybride Architektur genannt; hierbei verbleibt ein Teil der Funktionalität in der Vorort-Installation und ein anderer Teil wird in der Microsoft-Cloud gehostet.
SharePoint ist für mich persönlich Folgendes:
Produkt: SharePoint ist ein Produkt mit vielen Funktionen. Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, sollten Sie immer zuerst ausprobieren, wie SharePoint ohne Benutzeranpassungen funktioniert. Danach können Sie immer noch beschließen, das Ganze an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Plattform: SharePoint bietet alles, was nötig ist, um eine stabile Geschäftslösung zu entwickeln. SharePoint stellt die gesamte Infrastruktur für webbasierte Lösungen bereit.
Werkzeug: SharePoint besteht aus einer Reihe von Komponenten und Steuerelementen, die Sie beliebig kombinieren können, um eine Lösung zu erstellen. Sie können Websites, Seiten und Apps gestalten, ohne auf den Komfort Ihres Browsers verzichten zu müssen.
Ein Produkt von Microsoft
SharePoint ist eine Software, die Microsoft entwickelt und seinen Kunden verkauft. SharePoint kann auf verschiedene Arten erworben werden, doch in jedem Fall wird Ihr Unternehmen eine Lizenzgebühr an Microsoft zahlen müssen. Mit anderen Worten: SharePoint ist keine freie Software bzw. Freeware.
Früher mussten Unternehmen für die Umstellung auf SharePoint einen großen Aufwand betreiben. Es mussten alle Lizenzen gekauft werden, und zur Installation und Verwaltung von SharePoint wurde ein IT-Team benötigt. Aus diesem Grund galt SharePoint früher als reine Unternehmenssoftware, da es sich nur große Organisationen leisten konnten. Das ändert sich gerade, da SharePoint Online von Microsoft ab 4,20 Euro pro Benutzer und pro Monat angeboten wird.
Viele verschiedene Definitionen für SharePoint
SharePoint hat viele Benutzertypen und je nachdem, zu welcher Sorte Sie gehören, machen Sie vielleicht ganz andere Erfahrungen mit SharePoint als ein anderer Benutzer. Vielleicht wurden Sie beauftragt, eine SharePoint-Website für Ihr Team zu erstellen und zu verwalten. In diesem Fall fällt Ihnen vielleicht zuerst die gewaltige Funktionalität von SharePoint-Websites ins Auge. Oder Sie sind ein Benutzer einer SharePoint-Site. Dann besteht Ihre SharePoint-Welt vielleicht nur aus dieser einen Website, die jemand bereits für Sie erstellt hat. Um das Ganze noch komplizierter zu machen, führen manche Unternehmen SharePoint unter einem schicken, neuen Namen wie zum Beispiel »Connect« ein. So merken die meisten Benutzer noch nicht einmal, dass sich hinter dem coolen »Connect« eigentlich SharePoint verbirgt.
Falls Sie eher von der technischen Seite kommen und eine Infrastruktur administrieren, ist SharePoint die Plattform, auf der Sie die schwierige Aufgabe der Website-Administration abladen können. Sind Sie dagegen Softwareentwickler, ist SharePoint Ihre Webplattform zur Entwicklung von Benutzeranwendungen.
Durch den gewaltigen Umfang von SharePoint entstehen Spezialisierungsgebiete. Infolgedessen sieht jeder SharePoint so, wie er es nutzt. Es ist wichtig, dies im Hinterkopf zu haben, wenn Sie über SharePoint sprechen. Fragen Sie zehn Leute, was SharePoint ist, und Sie bekommen zehn verschiedene Antworten (siehe Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: SharePoint kann auf viele Arten definiert werden.
SharePoint hat viele Administrationsebenen, und jede erfordert andere technische Fähigkeiten. Wenn Sie, zum Beispiel, gerne mit Programmen wie Microsoft Word und Excel arbeiten, haben Sie keine Probleme damit, eine SharePoint-Site zu administrieren. Auf einer tieferen Ebene befinden sich die Administratoren einer SharePoint-Infrastruktur. Diese Rolle fällt eindeutig in den Bereich von IT-Geeks.
Da SharePoint eine Plattform ist, hängt es vom jeweiligen Unternehmen ab, welche Rollen es für seine Benutzer definiert. Mögliche SharePoint-Rollen sind:
Anonymer Besucher: Jemand, der auf einer Website surft, die zufällig SharePoint verwendet. Anonyme Besucher sehen SharePoint lediglich als Website und als nichts anderes.
SharePoint-Besucher: Jemand, der die Site besucht und sich authentifiziert, sodass SharePoint weiß, wer er ist. Eventuell sieht der Besucher die SharePoint-Site ebenfalls als ganz normale Website an, nur, dass sein Name in der oberen, rechten Bildschirmecke steht, und er weiß, dass er sich anmelden muss, um die Site zu erreichen. Manche Besucher nutzen die Features von SharePoint aber gar nicht, sondern lesen nur die Informationen auf der Website.
Gelegentlicher SharePoint-Benutzer: Jemand, der weiß, dass alle Dokumente im Unternehmen auf SharePoint gestellt werden, und dass er auch seine eigenen Dokumente auf seine persönliche SharePoint-Site posten kann. Ein gelegentlicher Nutzer ist sich vielleicht bewusst, dass er SharePoint verwendet, oder er kennt die Plattform nur unter dem Namen, den seine Firma ihr gegeben hat. Ich kenne Unternehmen, die ihre Webplattform, zum Beispiel, Source oder Smart oder Knowledge Center nennen. SharePoint ist der Name des Microsoft-Produkts. Den Benutzern eines Tools, das auf der SharePoint-Plattform aufbaut, ist er oftmals nicht bekannt.
SharePoint-Benutzer: Jemand, der mit SharePoint und seinen wichtigsten Features vertraut ist. Ein SharePoint-Benutzer führt oft Administratorfunktionen aus, ohne sich dessen bewusst zu sein. Er könnte vielleicht für eine App verantwortlich sein, die alle Richtlinien und Prozeduren des Unternehmens speichert. In diesem Fall wäre er ein App-Administrator. Oder er ist für eine kleine Teamwebsite zuständig und wäre somit ein Website-Administrator. Wie Sie sehen, kann ein Benutzer mehrere Rollen spielen.
SharePoint-Poweruser: Ein Poweruser ist nicht nur mit den wichtigsten Features und Funktionen von SharePoint vertraut, sondern hat tiefergehende Kenntnisse. Er könnte, zum Beispiel, die Unterschiede in der Funktionalität verschiedener Features durchschauen, Dokumente durch Workflows weitergeben und Websitehierarchien aufbauen. Oder er wäre ein Administrator für Websitesammlungen und somit für eine ganze Sammlung von Websites verantwortlich.
Technischer SharePoint-Administrator: Ein technischer Administrator ist ein Mitarbeiter der IT-Abteilung, der für SharePoint verantwortlich ist. Er kümmert sich weniger um die geschäftliche Nutzung von SharePoint, vielmehr um die Verfügbarkeit und Reaktionsschnelligkeit der Plattform. Ein Administrator kann viele verschiedene Rollen einnehmen. Farm-Administratoren sind beispielsweise für alle Server verantwortlich, die an SharePoint beteiligt sind, wie etwa Frontend-Webserver, Anwendungsserver und Datenbankserver. Spezialisierte Datenbankadministratoren konzentrieren sich ausschließlich auf die Datenbankkomponente. Sogar für bestimmte Dienste existieren Administratorrollen, zum Beispiel für den Suchdienst oder den Benutzerprofildienst. Je nach Umfang der SharePoint-Implementierung können diese technischen Administratorrollen von einem einzigen, chronisch überarbeiteten Menschen oder von einem Team mit hochspezialisierten Fachleuten ausgefüllt werden.
Mehr als nur eine Website
SharePoint wird nicht einfach nur als Website bezeichnet, sondern als Webplattform, weil es so ungemein viele Funktionen und Fähigkeiten vereinigt. Wenn Sie bereits eine SharePoint-Website administrieren, können Sie direkt innerhalb dieser vorhandenen Website ganz einfach eine neue erstellen. Darüber hinaus können Sie Websites mit Unmengen von Funktionen erstellen, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Das Ergebnis ist eine Plattform für Websites und nicht nur eine einzelne Website. Die Vielzahl an Features und die Komplexität des Produktes stiften gelegentlich Verwirrung.
Die Begriffe SharePoint-Website und SharePoint-Site sind austauschbar. Beide Begriffe bezeichnen eine Website, die von SharePoint betrieben wird. Da dieses Buch nur von SharePoint handelt, verwenden wir für diese Begriffe manchmal nur die Abkürzung »Site«.
Eine Besonderheit von SharePoint ist, dass Sie kein Computerguru oder Poweruser sein müssen, um ein Websiteentwickler und Administrator in SharePoint zu werden. Sie müssen nur einen Computer bedienen können.
Die Begriffe Website und Webanwendung werden oft synonym gebraucht. In den unendlichen, technischen Weiten der SharePoint-Administration hat der Begriff Webanwendung eine ganz spezifische Bedeutung: Eine Webanwendung ist ein technisches Konstrukt, und jede Webanwendung hat ihre eigenen Datenbanken, die mit ihr verknüpft sind. Wenn Sie zwei SharePoint-Webanwendungen erstellen, speichern diese ihre Inhalte und Konfigurationsdaten in verschiedenen Datenbanken. Wie es nun einmal in unserer heutigen Technikwelt so ist, kann ein einfaches Wort je nach Kontext verschiedene Bedeutungen haben.
Der Unterschied zwischen Social Media und SharePoint
SharePoint und Social Media wie etwa Facebook, XING und Twitter sind insofern ähnlich, als dass sie zur Interaktion einen Webbrowser benötigen. Der Unterschied liegt darin, für welche Verwendung sie gedacht sind. Facebook, XING und Twitter sind für alle Verbraucher da, während SharePoint für einzelne Unternehmen geschaffen wurde.
SharePoint bietet genau wie Facebook, XING und Twitter viele der sozialen Features und Profileinstellungen, aber diese stehen nur den Personen innerhalb Ihrer Organisation zur Verfügung. Zudem bietet SharePoint neben den sozialen Features noch viel, viel mehr. SharePoint ist eben ein leistungsfähiges Unternehmensprodukt, das zufällig auch noch Anwendungen umfasst, die denen von sozialen Netzwerken ähneln.
Die Bausteine von SharePoint
Um SharePoint richtig zu verstehen, sollten Sie wissen, woraus es sich zusammensetzt. Wie bereits gesagt, ist SharePoint eine webbasierte Plattform. Es sind mehrere Technologien vonnöten, um diese Plattform bereitzustellen. Jede Technologie baut auf einer tieferliegenden auf. Daher wird die ganze Sache auch als Technologie-»Stack« oder -stapel bezeichnet.
Der Technologiestapel von SharePoint beginnt mit den Servern, auf denen das Betriebssystem Microsoft Windows läuft. Auf den Windows-Servern setzen weitere Technologien auf, die SharePoint benötigen, nämlich die Datenbank Microsoft SQL Server und der Webserver Microsoft Internet Information Services (IIS). Darüber hinaus benötigt SharePoint Active Directory, mit dem die Server in der Domäne verwaltet werden. Nur wenn dieser gesamte Technologiestapel bereitsteht, können Sie SharePoint installieren (Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Der Technologiestapel von SharePoint
SharePoint funktioniert nur mit den Technologien von Microsoft. Sie können diese, zum Beispiel, nicht durch eine Oracle-Datenbank oder durch den Open Source-Webserver Apache ersetzen. Dann würde SharePoint schlicht die Installation verweigern und Sie fragen, warum Sie kein Microsoft-Produkt zur Unterstützung der SharePoint-Installation verwenden.
Ein erster Blick auf eine SharePoint-Site
SharePoint hat den Hauptzweck, Websites bereitzustellen. Wenn Sie eine Website erstellen, wählen Sie zuerst die Vorlage aus, auf der diese basieren soll. Der Dialog in Abbildung 1.3 zeigt, welche Vorlagen zur Verfügung stehen. In Kapitel 4 wird genauer erklärt, wie Sie Websites erstellen können.
Welche Vorlagen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt davon ab, wo Sie Ihre SharePoint-Website erstellen und welche Features für Ihre SharePoint-Umgebung aktiviert wurden. So werden beispielsweise in SharePoint Online die Registerkarten DUET ENTERPRISE und VERÖFFENTLICHEN nur dann angezeigt, wenn diese Features aktiviert wurden.
Abbildung 1.3: In diesem Dialogfeld wählen Sie eine Websitevorlage aus, wenn Sie eine SharePoint-Site erstellen.
Die Vorlage sagt SharePoint, welche Features und Funktionalität in die Site eingebunden werden sollen. Sie können jederzeit weitere Features hinzufügen und entfernen, wenn Sie Ihre Site genau an Ihre Anforderungen anpassen wollen.
Eine der meistgenutzten SharePoint-Websitevorlagen nennt sich Teamwebsite. Zu ihren Features gehören eine Diskussionsrunde, eine Bibliothek zum Speichern von Dokumenten und ein Kalender. Viele Bücher behandeln lediglich die Teamwebsite und nennen das SharePoint. In diesem Buch werden Sie erfahren, dass die Teamwebsite – trotz ihrer großen Bedeutung – eben auch nur eine von vielen SharePoint-Websitevorlagen ist. In Teil II wird beschrieben, wie eine Site auf der Teamwebsitevorlage aufgebaut werden kann.
Abbildung 1.4 zeigt eine SharePoint-Website, die mit dieser Vorlage erstellt wurde.
Abbildung 1.4: Eine SharePoint-Standardwebsite, die auf der Vorlage für eine Teamwebsite basiert.
Die Terminologie von SharePoint
Nun sollten Sie Ihrem SharePoint-Vokabular einige Begriffe hinzufügen. Manche hat das Marketing von Microsoft ersonnen, andere sind Branchenstandards und wieder andere sind Modewörter, die je nach Kontext unterschiedliche Bedeutungen haben können. In den folgenden Abschnitten beschreiben wir die verschiedenen Komponenten von SharePoint und erläutern die Begriffe für die dazugehörigen Funktionalitäten.
Branding
Branding ist die Art und Weise, wie eine SharePoint-Site aussieht und sich Benutzern gegenüber verhält. Dazu gehören Farben, Schriftarten, Bilder, Logos und das Layout der verschiedenen Komponenten auf einer Site. Das Branding einer SharePoint 2016-Site wird in Kapitel 13 behandelt.
Der Begriff »Branding« gilt nicht nur für SharePoint, sondern bezeichnet ganz allgemein die Art, wie etwas aussieht und sich verhält. Das Wort stammt aus dem Marketing, wo ein Unternehmen aus seinem Produkt durch Branding eine Marke prägt (Brand = Marke) hat. Coca-Cola ist, zum Beispiel, eine starke Marke. In Bezug auf Software ist mit Branding das Aussehen und Verhalten (Look & Feel) einer Anwendung oder Website gemeint.
Business Connectivity Services
Business Connectivity Services (BCS) ist ein spezifisches Feature von SharePoint Server. BCS ermöglicht es Ihnen, SharePoint mit externen Systemen zu verbinden. Angenommen, Sie müssen SharePoint dazu bringen, mit den Daten in Ihrem Customer Relationship-System zu interagieren – dazu könnten Sie BCS einsetzen.
BCS ist ein recht kniffliger Bereich von SharePoint und erfordert oft die Kenntnisse eines Entwicklers.
Business Intelligence
Der Begriff »Business Intelligence« ist definitiv nicht neu. Im IBM Journal erschien bereits im Oktober 1958 ein Artikel eines gewissen H. P. Luhn mit dem Titel »A Business Intelligence System«. Der Artikel beschreibt, wie ein Unternehmen Dokumente verarbeiten kann, um Geschäftsentscheidungen zu fällen. Business Intelligence hat sich mit den Jahren immer weiterentwickelt und ist heute so etwas wie ein Oberbegriff für die Verwendung von Daten zur Steuerung des Geschäfts.
In der Microsoft-Welt besteht Business Intelligence aus verschiedenen Technologien. Ich habe ein ganzes Buch darüber geschrieben, das unter dem Titel Microsoft Business Intelligence For Dummies bei Wiley erschienen ist. Als SharePoint zu einer zentralen und fast allgegenwärtigen Plattform heranreifte, wurde es auch zu einem Ort, an dem Entscheidungsträger alle Daten finden, die sie für ihre Entscheidungen benötigen. SharePoint ist perfekt geeignet, um all diese hübschen Diagramme, Graphen, Leistungsindikatoren und andere Daten anzuzeigen.
Leider ist Business Intelligence mit SharePoint nicht ganz einfach. Tools wie Report Builder, Dashboard Designer und PowerPivot eröffnen schier endlose Möglichkeiten, aber es braucht seine Zeit, bis man herausgefunden hat, wie man das alles einsetzen kann. Wenn Sie sich mit Business Intelligence in SharePoint beschäftigen, werden Sie merken, dass es oft viele Wege gibt, dasselbe Ergebnis zu erzielen. Und genau darin besteht Ihre Lernkurve.
Wenn Sie ein Diagramm in Excel erstellen können, können Sie es in eine SharePoint-Bibliothek laden und mit einem Webpart in eine Seite einbetten – und schon haben Sie Business Intelligence in SharePoint. Die Nutzer der Daten werden vielleicht nie erfahren, wie einfach es war, die Daten in Excel zu laden und in eine SharePoint-Webseite einzubetten. Und das ist der Punkt: Solche Dinge sollten am Anfang ja auch nicht schwierig sein.
Doch am anderen Ende des Spektrums müssen Sie womöglich einen Datencube (eine spezialisierte Datenbank in Unternehmen mit Massendaten) mit Millionen oder Milliarden von Datensätzen erstellen und dann mit einem Spezialtool wie Dashboard Designer einen interaktiven Graphen mit Durchklickfähigkeiten generieren. Oh Mann! Das klingt nicht nur kompliziert, das ist es auch, glauben Sie mir!
Sie benötigen echtes Fachwissen, um in die Tiefen von Business Intelligence vorzustoßen, aber das bedeutet nicht, dass Sie es nicht auf einer höheren Ebene verstehen können. Viele verschiedene Tools und Features bilden die Business Intelligence in SharePoint 2016. Teil V gibt Ihnen einen Überblick und zeigt Ihnen schnelle Methoden, mit denen Sie direkt durchstarten können.
eDiscovery
eDiscovery bezieht sich auf die juristische Geschäftswelt. Das Wort ist von der »Electronic Discovery«, der elektronischen Beweiserhebung in Gerichtsverfahren, abgeleitet. Jeder, der schon einmal eine Gerichtsserie im Fernsehen gesehen hat, weiß, dass die Strafverfolgung mit einer schlagkräftigen Beweisführung steht oder fällt. In der High-Tech-Welt der digitalen Informationen ist es ein kniffliges Unterfangen, elektronische Dokumente zu entdecken und zu behalten.
SharePoint 2016 hat einige Features, die speziell für eDiscovery entwickelt wurden. Das ist eine gute Nachricht für Entscheidungsträger, die gesetzliche Vorgaben zu erfüllen haben, oder auch für Rechtsanwälte. Wenn Sie keins von beiden sind, ist es ebenfalls kein Fehler zu wissen, wie SharePoint 2016 mit eDiscovery umgeht.
Identitätsverwaltung
Die moderne Technik kann schon eine echte Strafe sein. Anscheinend verfügt jede beliebige Firma über Myriaden von Systemen, und jedes erfordert einen Benutzernamen und ein Kennwort. Ich habe so viele Benutzernamen und Kennwörter quer durch das Internet, dass ich schon selbst nicht mehr durchblicke. Natürlich vergesse ich dann mein Kennwort und muss, wenn ich mich anmelden möchte, diesen ermüdenden Prozess der Kennwortzurücksetzung auf mich nehmen. Andererseits: Wenn sich ein Benutzer bei einem System anmeldet, muss dieses ja schließlich wissen, worauf dieser Benutzer zugreifen darf.
Identitätsverwaltung ist die Funktionalität eines Softwaresystems, das Benutzer und ihre Zugriffsberechtigungen verwaltet. Auch diese Funktion ist nicht für SharePoint spezifisch, sondern wird von jedem System verwendet, in das Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort eingeben müssen.
SharePoint 2016 hat die Identitätsverwaltung sehr vereinfacht. Es verwendet eine anspruchsbasierte Authentifizierung in Verbindung mit einem offenen Authentifizierungsstandard namens Open Authorization (OAuth) für ein reibungsloses Zusammenspiel mit anderen Systemen. Für Sie bedeutet das, dass Sie sich nicht noch eine weitere Benutzername-/Kennwort-Kombination merken müssen, wenn Sie mit SharePoint 2016 arbeiten. Ach, könnte doch auch das übrige Internet so rücksichtsvoll sein!
Mobile Endgeräte
Es ist schon erstaunlich, wie rasch das Mobile Computing unser Leben umgekrempelt hat. Vor nicht allzu langer Zeit war ein aufklappbares Handy das Maß aller Dinge. Das ist vorbei! Der Trend geht dahin, immer mehr Dinge mit Smartphone oder Tablet zu erledigen.
Bereits in vorherigen SharePoint-Versionen war es möglich, von einem Smartphone aus auf eine Site zuzugreifen, aber das war nicht gerade ein tolles Erlebnis. In SharePoint 2016 wurde die Smartphone-Unterstützung massiv verbessert. Im Verbund mit Windows 10 ist heute sogar der Zugriff auf Word, Excel, OneNote und PowerPoint auf dem Smartphone oder Tablet beinahe angenehm – sofern Informationen angenehm sein können.
Hier ein Beispiel: Wenn Sie eine SharePoint 2016-Website auf Ihrem Smartphone öffnen, wird der Websiteinhalt als Liste dargestellt; wenn Sie die Site wie gewohnt ansehen wollen, können Sie zur PC-Ansicht umschalten.
In Kapitel 17 erkläre ich, wie Sie SharePoint auf Ihrem Smartphone oder Tablet bedienen können.
Datensatzverwaltung und Compliance
In der Welt der Informationsarbeit hören Sie oft die Begriffe Datensatzverwaltung und Compliance. Wenn Sie ein rebellischer Kopf sind, denken Sie dabei vielleicht daran, Methoden, Menschen und Prozesse auf Linie zu bringen und verstehen es als Einladung, Regeln zu brechen.
Jedes Unternehmen hat andere Regeln, wie Datensätze zu verwalten und Prozesse auf die Unternehmensrichtlinien abzustimmen sind. Diese Denkweise ist ganz unabhängig von SharePoint und kann, je nach Ihrer Firma und Branche, entweder streng gehandhabt werden, wie etwa in Banken, oder weltoffen und freiheitsliebend, wie in vielen Technologie-Startups.
In SharePoint 2016 wurden einige Features speziell dafür geschaffen, Datensätze leicht organisieren und verwalten zu können. Zudem hat SharePoint Compliance-Funktionen, die selbst die steifsten aller steifen Banker lieben werden. Und als jemand, der schon beratend in der Bankbranche tätig war, kann ich Ihnen sagen, dass es dort wirklich strikte Compliance-Anforderungen gibt. (Wenn man bedenkt, dass dort unser Geld verwaltet wird, ist das gar nicht so schlecht.) Kapitel 20 behandelt Features für Datensatzverwaltung und Compliance in SharePoint.
Suchen
Jeder, der Google kennt, ist mit Suchmaschinen vertraut. Diese Internetsuchmaschinen sind erstaunlich mächtig und erschreckend umfassend. SharePoint macht einen so guten Job in Sachen Content Management, dass der nächste logische Schritt wäre, diesen Content, diese Inhalte, auch wiederzufinden, wenn Sie sie brauchen. Wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch der Bedarf an Suchfunktionen.
Microsoft kaufte ein erstklassiges Unternehmen im norwegischen Oslo, das unternehmensweite Suche anbot. Das Unternehmen hieß FAST, und Microsoft integrierte schnellstmöglich die FAST-Suche in SharePoint. Das Resultat ist, dass Ihnen jetzt eine sehr mächtige und nahtlos eingebundene Suchmaschine zur Verfügung steht, die mit zum Lieferumfang gehört.
Suchen ist auch so ein Thema, das von simpel bis haarsträubend komplex reichen kann. Grundsätzlich sind im Lieferumfang schon Suchfähigkeiten für jede SharePoint-Site dabei. Techies können jedoch noch tiefer graben und die Suche für Ihr Unternehmen optimieren. So könnte die Suchabfrage zum Beispiel wissen, welche Rolle Sie in Ihrer Organisation spielen, und Resultate anzeigen, die für Sie maßgeschneidert sind. Wenn Sie beispielsweise im Vertrieb sind und ein Produkt eingeben, zeigen Ihre Suchergebnisse Marketingmaterialien an. Sind Sie ein Ingenieur und geben ein Produkt ein, erhalten Sie in den Resultaten die Produktspezifikationen. All dies ist mit der SharePoint-Suchfunktion möglich, aber die Konfiguration überlassen Sie am besten Ihrer IT-Abteilung.
Social Media
In den letzten Jahren haben Computer und das Internet Menschen überall auf der Welt miteinander vernetzt wie nie zuvor. Die neue Art, über Computer zu kommunizieren, nennt man Social Computing. Das größte, öffentliche soziale Netzwerk von allen ist Facebook. Aber nicht jedes Unternehmen möchte sich in einem derart öffentlichen Raum bewegen.
SharePoint wurde für Organisationen geschaffen, und seine sozialen Funktionen verfolgen dasselbe Ziel wie Facebook: Menschen in Verbindung bringen. Der Unterschied ist, dass SharePoint-Verbindungen auf Menschen in einer bestimmten Organisation beschränkt sind. Die sozialen Funktionen von SharePoint werden in Kapitel 16 behandelt.
Web-Content-Management
Content, also elektronischer Inhalt, ist ein recht einfaches Konzept. Wenn Sie ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle anlegen, generieren Sie Content. Wenn Sie eine Webseite erstellen, damit Ihre Kollegen Sie bewundern können, generieren Sie Content. Selbst wenn Sie nur Papier und Bleistift zur Hand nehmen und etwas aufschreiben, generieren Sie Content. Sollten Sie dieses Blatt Papier scannen, könnten Sie die Segnungen des SharePoint-Content-Managements auch auf diese gescannte Bilddatei anwenden.
Die mächtigen Funktionen, mit denen SharePoint 2016 elektronische Inhalte verwalten kann, werden in Kapitel 18 beschrieben. Ein besonders kniffliger Content ist allerdings jener, den Sie für Websites entwickeln – all diese Webseiten, die Richtlinien, Prozeduren und Dokumente und all das enthalten. Wenn der Content für eine Webseite erstellt wurde, dann wird er zum Web-Content und bekommt einen besonderen Platz im Herzen von SharePoint. Die Web-Content-Management-Funktionen von SharePoint sind legendär, und viele Unternehmen haben nur aus diesem Grund SharePoint bei sich eingeführt.
Content Management wird auch als Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet. Doch lassen Sie sich von diesem Namen nicht in die Irre führen: Der »Enterprise«-Teil von ECM bedeutet lediglich, dass das System große Mengen an Content verwalten kann, wie es in Großunternehmen der Fall ist.
SharePoint und Webinhalte haben eine besondere Beziehung, bei der sich im Endeffekt alles um Delegierung und Steuerung/Kontrolle dreht. Mit SharePoint ist es möglich, dass viele Menschen Content entwickeln können und wenige ihn genehmigen. Ist er einmal genehmigt, kann er automatisch für alle Welt oder für Ihre Organisation veröffentlicht werden
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Einführung in SharePoint Online
In diesem Kapitel
SharePoint Online kennenlernen
Warum SharePoint Online so populär wurde
Unterschiede zwischen SharePoint Online und SharePoint On-Premises
Vorteile einer Cloud-basierten Lösung
Noch vor wenigen Jahren war die Umstellung auf SharePoint kein leichtes Spiel. SharePoint war eine Unternehmenssoftware par excellence, die zwar mächtig, aber auch teuer und ressourcenintensiv war. Nur große Organisationen mit viel Geld und einem großen IT-Supportteam konnten sich SharePoint leisten.
Der rasche Aufstieg superschneller und allgegenwärtiger Internetverbindungen sorgte jedoch für einen Paradigmenwechsel in der Softwarewelt. Microsoft und andere Unternehmen brachten Unternehmenssoftware – einschließlich SharePoint – über das Internet in Umlauf. Microsoft positionierte SharePoint unter der Marke SharePoint Online auf dem Markt und packte es mit Produkten wie Exchange (E-Mail), Skype for Business (Sofortnachrichten) und Office (Produktivität) zusammen. Das Paket, das alle diese Dienste kombiniert (SharePoint, Exchange, Skype for Business und Office) heißt Office 365.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie SharePoint Online die Karten neu gemischt hat und was es heißt, eine Cloud-basierte Lösung zu verwenden. Sie erfahren die Unterschiede zwischen SharePoint Online und SharePoint On-Premises und wann Sie welches von beiden verwenden sollten. Abschließend lesen Sie, welche Vorteile SharePoint Online bietet.
SharePoint Online kennenlernen
Microsoft bietet SharePoint über das Internet in Form eines Produktes namens SharePoint Online an. Dabei kümmert sich Microsoft um das gesamte Drumherum. Damit SharePoint funktioniert, muss jemand die Server bereitstellen und einrichten, das Betriebssystem, die Datenbanken, den Webserver und den SharePoint-Server installieren. All dies muss in einem speziellen, klimakontrollierten Datencenter geschehen. Und dieses Datencenter muss auch noch sicher und redundant sein. Denn was wäre, wenn einzelne Computer oder das gesamte Datencenter im Katastrophenfall zerstört würden? Zu guter Letzt sollte das Ganze auch noch skalierbar sein, damit die Server und Sites mit höheren Arbeitslasten klarkommen, wenn immer mehr Benutzer SharePoint für geschäftskritische Prozesse nutzen. Und das ist noch nicht alles: Wenn die gesamte Installation fertig ist und läuft, muss sich irgendjemand um die Updates und einen reibungslosen Betrieb der Server kümmern. Puh, das ist eine Menge Arbeit!
Mit einer gehosteten Lösung bezahlt Ihr Unternehmen jemand anderen dafür, dass er Ihnen das alles abnimmt, und Sie benutzen nur das Endprodukt: SharePoint. Mit SharePoint Online bietet Microsoft seine SharePoint-Plattform als Dienst an, sodass die Server und Software im dortigen Datencenter laufen und von den dortigen Mitarbeitern verwaltet und gewartet werden. Als Kunde von Microsoft können Sie über einen gesicherten Kanal im Internet auf SharePoint zugreifen und Geschäftslösungen auf der SharePoint-Plattform entwickeln. (Ein besserer Name wäre vielleicht »SharePoint Infrastructure Hosted and Managed by Microsoft«, aber das ist für das Marketing zu sperrig.) Abbildung 2.1 veranschaulicht dies.
Abbildung 2.1: Die SharePoint-Plattform läuft im Microsoft-Rechenzentrum und ist durch einen sicheren Kanal über das Internet zugänglich.
Microsoft ist nicht das einzige Unternehmen, das SharePoint über das Internet anbietet. Auch andere Unternehmen tun das, wie etwa Fpweb.net (www.fpweb.net) oder Rackspace (www.rackspace.com). SharePoint Online ist allerdings der Markenname für das Microsoft-Angebot.
SharePoint Online bedeutet, dass Microsoft SharePoint in seinen eigenen Datencentern verwaltet und Sie über das Internet darauf zugreifen können. SharePoint On-Premises bedeutet, dass Ihre lokalen IT-Gurus SharePoint im Rechenzentrum Ihrer Firma verwalten.
Warum SharePoint Online so populär wurde
Eine komplexe Computerplattform einzurichten ist schwierig. Das mussten Unternehmen erkennen, die in den 1990er und 2000er Jahren Enterprise-Ressourcenplanungssoftware einführten, und es gilt immer noch. Es ist keine Kleinigkeit, eine SharePoint-Plattform aufzusetzen. Großunternehmen benötigen meist eine recht komplexe Implementierung. Mit zunehmender Komplexität steigen auch die Kosten, der Zeitaufwand und das Risiko.
Zurzeit ist es Best Practice, ein erfahrenes Beratungsunternehmen zu engagieren, das über das Wissen verfügt, wie eine SharePoint-Plattform implementiert wird. Wie immer, wenn es um den Einkauf von Dienstleistungen geht, können Sie mit der Auswahl des Anbieters Glück oder Pech haben.
SharePoint Online erspart Ihnen die Implementierung der Infrastruktur, deren Kosten- und Ressourcenaufwand bekannt sind. Das ist Musik in den Ohren der Erbsenzähler! Kalkulierbarkeit! Dass Kosten und Zeit zur Implementierung von SharePoint Online und anderen Cloud-Lösungen kalkulierbar sind, ist ein wichtiger Grund für ihre zunehmende Beliebtheit. Cloud-Lösungen sparen Komplikationen und stellen eine SharePoint-Plattform bereit, die garantiert die Best Practices beherzigt, und das zu kalkulierbaren Kosten.
Wenn die Infrastruktur eine bekannte Größe ist, werden Ressourcen für die Behandlung Ihrer geschäftlichen Anforderungen frei. Und die sind ja wohl der eigentliche Grund, warum Sie SharePoint überhaupt implementieren.
Microsoft hat SharePoint Online eingeführt, um für jeden etwas zu bieten: von kleinen Unternehmen bis hin zu Global Playern. Sie können sogar eine Einzelplatzlizenz erwerben, wenn Sie ein Einzelkämpfer sind. Da Microsoft dieses Angebot derart ausgebaut hat, ist es nun für kleine Firmen einfach, dieselbe Zuverlässigkeit und Sicherheit zu genießen wie Großunternehmen. Schließlich ist es ja dasselbe Produkt – nur eben in einem anderen Maßstab.
Unterschiede zwischen SharePoint Online und lokalem SharePoint
Früher gab es große Unterschiede zwischen SharePoint Online und SharePoint On-Premises. Die Version von SharePoint Online hinkte hinter der lokalen SharePoint-Version hinterher. Als SharePoint 2013 herauskam, dauerte es zum Beispiel quälend lange, bis SharePoint Online auf SharePoint 2013 umgestellt war.
Die aktuelle Version ist SharePoint 2016. Die Vorversion war SharePoint 2013 und deren Vorläufer war SharePoint 2010. SharePoint Online hat keine Versionsnummer.
Die Zeiten haben sich geändert, und Microsoft hat versprochen, dass neue Features immer auf SharePoint Online veröffentlicht werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden all diese neuen Features, die in den vergangenen Jahren veröffentlicht wurden, in einem On-PremisesRelease gebündelt werden. Vielleicht in SharePoint 2019? Wer weiß das schon? Eins ist auf jeden Fall sicher: Wenn Sie die aktuellsten und besten Features haben wollen, dann ist SharePoint Online Ihre beste Wahl.
Eine der wichtigsten Bereiche bei der Weiterentwicklung für die Version 2016 von SharePoint Server war dessen Integration in SharePoint Online. Grund dafür war, Unternehmen entgegenzukommen, die einen Teil der Daten lokal auf eigenen Servern und unter eigener Kontrolle hatten und die gleichzeitig einige der Vorteile nutzen wollten, die die Verwaltung von SharePoint Online durch Microsoft mit sich bringt. Diese Architektur, bei der sowohl SharePoint Online als auch SharePoint On-Premises eingesetzt wird, wird hybrider Ansatz genannt.
Dennoch existieren einige Integrationspunkte mit anderen lokalen Serverprodukten und erweiterte Funktionen, die nur das lokale SharePoint zu bieten hat. Da sich hier andauernd etwas ändert, können Sie sich über die verfügbaren Features am besten auf der oft aktualisierten SharePoint Online-Funktionsmatrix auf dem Laufenden halten, die Sie auf der Website des Microsoft TechNet unter http://technet.microsoft.com/de-de/library/jj819267.aspx finden.
Die Cloud
Netzwerkdiagramme zeigen ein Netzwerk oft als Wolke (engl. »Cloud«), wie in der folgenden Abbildung, weil es zu kompliziert wäre, alle Komponenten, aus denen das Netzwerk besteht, einzuzeichnen (zum Beispiel Router, Switches, Hubs und Kabel).
Das größte Netzwerk und die größte Cloud von allen ist das Internet. Diagramme zeigen die Kommunikation über das Internet als gigantische Cloud an, weil es unmöglich wäre, die komplette Netzwerk-Hardware einzuzeichnen, die zwischen zwei im Internet kommunizierenden Computern steht. Die Cloud ist einfach eine Abstraktion für ein Netzwerk, wobei vorausgesetzt wird, dass über diese Cloud Kommunikation stattfinden kann.
Wenn ein Unternehmen den Zugriff auf Software in seinem Rechenzentrum an Kunden verkauft, die über das Internet darauf zugreifen, spricht man von Cloud-Computing. Der Begriff spiegelt die Perspektive des Kunden wider, der nicht weiß, wo die Server mit der Software überhaupt stehen. Aus seiner Sicht greift er lediglich über einen Internet-Domänennamen auf die Software zu. Wann immer Sie im Internet surfen, nutzen Sie einen Dienst in der Cloud. Sie wissen: Wenn Sie diese Webadresse eingeben, dann erscheint jene Site in Ihrem Browserfenster. Dieses Konzept wird zunehmend auch auf Geschäftsanwendungen übertragen, mittlerweile ist Cloud-Computing in aller Munde.
Vorteile von SharePoint Online
Die gute Nachricht ist: Wenn Sie für die tägliche Arbeit SharePoint nutzen, spielt es keine Rolle, ob Sie lokales SharePoint oder SharePoint Online verwenden. Beide sind äquivalent, und Sie können sich auf Ihre Arbeit konzentrieren. Allerdings kann es nicht schaden, zumindest einen groben Überblick über einige der Infrastrukturvorteile von SharePoint Online zu haben. Zumindest können Sie damit Ihre IT-Freunde beeindrucken.
Es hat nämlich einige Vorteile, SharePoint Online zu nutzen, anstatt die Plattform mit den Ressourcen Ihres eigenen Unternehmens aufzusetzen und zu verwalten. Sie melden sich einfach an, zahlen eine monatliche Lizenzgebühr und greifen über das Internet auf SharePoint zu. Die folgenden Abschnitte beschreiben einige der Dinge, die Microsoft hinter den Kulissen mit SharePoint Online tut.
Datencenter und Hardware
Wenn Sie jemals ein Rechenzentrum von innen gesehen haben, haben Sie eine ungefähre Vorstellung davon, wie viel Mühe und Ressourcen vonnöten sind, um all das am Laufen zu halten. In Rechenzentren stehen reihenweise Computern mit blinkenden Lichtern, summenden Ventilatoren und Bündeln von Kabeln, die von der Decke bis zum Boden verlaufen. Die Kontrollräume sehen aus, als ob die NASA von hier aus Raumfahrtmissionen steuert. In diesen Kontrollräumen stehen Computer und Monitore, die über jeden Vorgang im Rechenzentrum Meldung erstatten, von der Temperatur und Luftfeuchtigkeit bis hin zu Ventilatoren einzelner Computer. Die Kontrollräume werden auch als Network Operation Center (NOC) bezeichnet; sie sind das Nervenzentrum jedes modernen Datencenters.
Die meisten Unternehmen, die Server benötigen, finden ein Rechenzentrum, um ihre Geräte dort zu betreiben. Es kann ein Vermögen kosten, wenn eine Firma ihre Computer in einem Rechenzentrum unterbringt, aber wenn sie es unterlässt und eine nicht so geeignete Umgebung wählt, kann das langfristig noch teurer werden.
Microsoft hat Unmengen Geld darin investiert, eigene Rechenzentren nach dem neuesten Stand der Technik aufzubauen, um die Server für SharePoint Online unterzubringen. Das Schöne an SharePoint Online ist, dass Sie sich nicht um die diversen Kosten zu sorgen brauchen, die das Hosten und Verwalten eigener Geräte verursacht. In dem Preis für SharePoint Online ist alles, einschließlich des Datencenters, bereits inbegriffen.
SharePoint Online wird auf den modernsten Servern der führenden Hersteller ausgeführt. Microsoft hat die gesamte Einrichtung modularisiert, und die Computer werden in massiven Containern geliefert, wie Sie sie schon auf Frachtschiffen gesehen haben. Dies ist ein Sicherheitsmechanismus, um Menschen von den Computern fernzuhalten. Wenn eine einzelne Hardwarekomponente ausfällt, wird die Arbeitslast des betreffenden Servers automatisch auf andere Server oder Server-Pods verschoben. Wenn genügend Server ausfallen, wird der gesamte Pod offline geschaltet und seine Arbeitslast ohne Dienstunterbrechung auf einen anderen Pod verlagert. Anschließend wird ein neuer Pod mit der neuesten Hardware geliefert, um ihn zu ersetzen; der alte Pod wird außer Dienst gestellt, die Daten nach allen Sicherheitsstandards gelöscht und die Hardware zurück an den Hersteller geschickt.
Microsoft hat dieses System von Rechenzentren und Pods mit integrierter Redundanz über das ganze Land verteilt. Wenn ein Rechenzentrum ausfällt, wird seine Arbeitslast auf ein anderes übertragen. Das Gleiche gilt für Pods und für einzelne Server. Dieses System der redundanten Datenhaltung ist im Preis für SharePoint Online inbegriffen. Vielleicht interessiert es Sie, wie es funktioniert, aber vielleicht interessieren Sie sich auch nur dafür, dass Microsoft eine Uptime von 99,9 Prozent garantiert. Wie auch immer, Sie können sich auf Ihr Geschäft und die Lösung Ihrer eigenen Probleme konzentrieren und die SharePoint-Plattform nutzen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, was notwendig ist, um diese Hochverfügbarkeit aufrechtzuerhalten.
Softwareplattform
Die eigentlichen Computer zum Betrieb der SharePoint-Plattform sind nur die eine Seite der Medaille. Daneben sollten Sie auch an die Betriebssysteme und zugehörige Software denken, die auf den Servercomputern läuft: Webserver, Datenbanken und SharePoint selbst. Die Microsoft-Plattform verwendet als Betriebssystem Windows Server, als Webserver Internet Information Service (IIS) und als Datenbank SQL Server (siehe Kapitel 1). Alle diese Softwaresysteme sind jedoch nur Hilfsmannschaften für SharePoint. Bedenken Sie, wie viel Zeit und Ressourcen es kostet, alle diese Softwarekomponenten zu installieren, zu aktualisieren und zu konfigurieren. Administratoren sind wertvolle Mitarbeiter und sollten ihre Zeit lieber damit verbringen, die Desktopcomputer der Benutzer zu betreuen.
Wenn Sie sich für SharePoint Online registrieren, müssen Sie sich um die Installation und Verwaltung der Softwarekomponenten, aus denen die SharePoint-Plattform besteht, nicht mehr kümmern. Microsoft besorgt das alles für Sie, und es ist im Preis bereits inklusive. Wenn neue Versionen von Programmen aus dem Softwarestapel herauskommen, aktualisiert Microsoft die Programme automatisch, ohne Aufpreis. Zudem überwacht Microsoft die Server und Protokolle 24 Stunden am Tag, um sicherzustellen, dass nichts schiefgeht. Die Überwachung findet in den weiter oben beschriebenen Network Operation Centers statt.
Datensicherung, Redundanz und Sicherheit
Vielleicht denken Sie: Hat man erst einmal die Hardware und Software installiert, ist der Rest ein Kinderspiel. Doch die SharePoint-Plattform muss nicht nur verfügbar, redundant und sicher sein, sondern benötigt auch ihren eigenen Sicherungs- und Wiederherstellungsplan. Bei SharePoint Online nehmen Ihnen Microsoft-Teams das alles ab, dies wird Ihnen vertraglich zugesichert.
