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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2023
Der Jahresabschluss mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), aber auch Monats- und Quartalsabschlüsse gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten in jedem Unternehmen.
Dieses Buch erklärt für SAP-Anwender mit Grundkenntnissen im Finanzwesen (FI) in S/4HANA Schritt für Schritt alle technischen und organisatorischen Arbeiten. Anhand von zahlreichen Screenshots lernen Sie unter anderem die Inventur und Bewertung in der Materialwirtschaft sowie Abschreibungslauf und Anlagengitter in der Anlagenbuchhaltung genauer kennen. Auch Details der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung mit Fremdwährungsbewertung und Wertberichtigung dürfen selbstverständlich nicht fehlen.
Ausführlich informiert das Autorenteam über die Rechnungsabgrenzung und wie Sie diese mittels der Accrual Engine effizient und integriert im Universal Journal durchführen. Abgerundet wird die Darstellung der Abschlussarbeiten durch das Meldewesen mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie die Erstellung der Bilanz/GuV nach dem internationalen IFRS-Standard sowie nach deutschem, österreichischen und Schweizer Handelsrecht. Abschließend wird das Financial Closing Cockpit thematisiert, mit dem Sie den Periodenabschluss weiter automatisieren können.
Ein unverzichtbares Hilfsmittel für jeden Buchhalter!
- Abschluss im Nebenbuch: Material, Anlage, Debitor/Kreditor
- Abschluss und Analysen im Hauptbuch: Abgrenzung, Bilanz/GuV etc.
- Details und Tipps zu den relevanten Fiori-Apps
- Vermittlung anhand eines durchgängigen Praxisbeispiels
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 135
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Praxishandbuch Periodenabschluss in SAP S/4HANA® Finance (FI)
Karlheinz Weber, Christine WerschitzPraxishandbuch Periodenabschluss in SAP S/4HANA® Finance (FI)
ISBN:978-3-960122-05-0 (E-Book)
Lektorat:Anja Achilles/Bernhard Edlmann
Korrektorat:Thomas Schaller
Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto:Istockphoto.com | diane39 No. 175515867
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
1. Auflage 2023
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2023
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(FI-AR)
Vorwort
Zu dem Buch »Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA« (Espresso Tutorials, 2019) haben wir sehr viel positives Feedback bekommen. Daher haben wir uns entschieden, drei vertiefende Praxishandbücher zum Thema Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA zu schreiben. Nach dem »Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA« (Espresso Tutorials, 2021) und dem »Praxishandbuch Debitorenbuchhaltung in SAP S/4HANA« (Espresso Tutorials, 2022) wollen wir Ihnen in diesem Buch den Periodenabschluss im Finanzwesen näherbringen.
Sie sind Hauptbuchhalter, kennen bereits die Finanzbuchhaltung in SAP S/4HANA und wollen nun mehr über den Periodenabschluss erfahren? – Dann ist dieses Buch das Richtige für Sie.
Zunächst erhalten Sie einen Überblick über den Periodenabschluss im Finanzwesen mit SAP S/4HANA. Anschließend werden wir Ihnen die verschiedenen Prozesse in der Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie der Hauptbuchhaltung vorstellen, und Sie werden jeden einzelnen Prozess im Detail kennenlernen. Hierfür bedienen wir uns wieder der fiktiven deutschen Firma »Fair Trade Coffee GmbH« als durchgängiges, gut nachvollziehbares Praxisbeispiel. Übersichtliche Grafiken und zahlreiche SAP-Screenshots mit genauen Schritt-für-Schritt-Anleitungen bringen Ihnen jeden Vorgang anschaulich nahe.
Zusätzlich bekommen Sie viele wertvolle Tipps und Tricks, um die Aufgaben des Periodenabschlusses im Finanzwesen erfolgreich und effizient bewältigen zu können.
Das sollten Sie mitbringen
Wir gehen davon aus, dass Sie allgemein bestens mit der Buchhaltung vertraut sind und bereits über Grundkenntnisse mit SAP S/4HANA verfügen. Wenn nicht, empfehlen wir Ihnen als Einstieg unser Buch »Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA«: http://5339.espresso-tutorials.de.
Danksagung
Wir danken allen, die zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Besonders bedanken wollen wir uns bei Frau Anja Achilles und Herrn Bernhard Edlmann für das professionelle Lektorat, Herrn Johann-Christian Hanke für den perfekten Satz, Frau Katrin Siegl für ihre vielfältige Unterstützung vor allem bei der Erstellung der Grafiken und dem ganzen Verlagsteam für die gute Zusammenarbeit.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
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Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
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Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Praxisbeispiel, das Sie durch das Buch begleiten wird
Als Erstes wollen wir Ihnen das leicht nachvollziehbare Praxisbeispiel vorstellen, anhand dessen wir Sie durch die wichtigsten Prozesse im Periodenabschluss der Finanzbuchhaltung begleiten werden.
Die Fair Trade Coffee GmbH ist ein kleines deutsches Unternehmen, dessen Fokus auf dem fairen Handel mit Kaffee liegt (siehe Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Fair Trade Coffee GmbH
Während des Jahres haben sich in unserer Fair Trade Coffee GmbH unterschiedlichste Geschäftsprozesse abgespielt, die im Rechnungswesen aufgezeichnet wurden. Das Handelsunternehmen hat Kaffee, Anlagen und Dienstleistungen von verschiedenen Lieferanten gekauft und die Rechnungen dafür bezahlt. Dieser Purchase-to-Pay-Prozess wird in unserem Buch »Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA®« (Espresso Tutorials, 2021) abgebildet.
Natürlich hat das Unternehmen den eingekauften Kaffee auch an seine Kunden verkauft, geliefert und fakturiert. Manchmal musste gemahnt werden, in der Regel wurden die Rechnungen von den Kunden aber pünktlich bezahlt. Der zugehörige Order-to-Cash-Prozess ist in unserem Buch »Praxishandbuch Debitorenbuchhaltung in SAP S/4HANA® (FI-AR)« (Espresso Tutorials, 2022) dargestellt.
Jetzt wurde das Jahresende erreicht, und es ist an der Zeit, den Jahresabschluss in der Haupt- und Nebenbuchhaltung (Materialwirtschaft, Anlagen, Debitoren und Kreditoren) durchzuführen sowie die Bilanz/Gewinn- und Verlustrechnung für das abgelaufene Geschäftsjahr zu erstellen (Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Praxisbeispiel »Fair Trade Coffee GmbH«
Damit Sie das durchgängige Praxisbeispiel gut nachvollziehen können, haben wir die Prozessschritte und die damit zusammenhängenden Buchungen in Form von 12 Szenarien dargestellt:
Szenario 1: Buchungsperiode öffnen
Szenario 2: Saldovortrag
Szenario 3: Periodenabschluss Anlagen (Anlageninventur, Abschreibungslauf, Anlagengitter, Jahresabschluss Anlagen)
Szenario 4: Periodenabschluss Materialwirtschaft (Lagerinventur, Bestandsbewertung, WE/RE-Konto)
Szenario 5: Periodenabschluss Debitoren und Kreditoren (Saldenbestätigung, Fremdwährungsbewertung, Wertberichtigung, Umgliederung)
Szenario 6: Rechnungsabgrenzung
Szenario 7: Fremdwährungsbewertung Bestandskonten
Szenario 8: Rechnungslegungsspezifische Buchungen
Szenario 9: Kontoschreibung und Belegkompaktjournal
Szenario 10: Umsatzsteuervoranmeldung
Szenario 11: Bilanz/GuV
Szenario 12: Financial Closing Cockpit
Die Fair Trade Coffee GmbH ist in unserem SAP-S/4HANA-System mit dem Buchungskreis 1012 verknüpft.
2 Überblick Periodenabschluss im Finanzwesen (FI)
In diesem Kapitel geben wir Ihnen einen Überblick über den Periodenabschluss im Finanzwesen und gehen auf den Unterschied zwischen Monats- und Jahresabschluss ein. Anschließend behandeln wir die Themen Geschäftsjahresvariante, Verwaltung von Buchungsperioden und Saldovortrag.
Jedes buchführungspflichtige Unternehmen ist angehalten, in der Finanzbuchhaltung einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) zu erstellen. In der Schweiz spricht man häufig auch von Bilanz- und Erfolgsrechnung.
Die meisten Unternehmen wählen als Geschäftsjahr das Kalenderjahr. Das muss aber nicht so sein. So beginnt zum Beispiel das Geschäftsjahr des Siemens-Konzerns jeweils am 1. Oktober und endet am 30. September des folgenden Jahres.
Spricht man im Rechnungswesen von Periodenabschluss, so kann damit der Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss gemeint sein. Der Monatsabschluss wird für den abgeschlossenen Monat und für den Zeitraum vom Geschäftsjahresbeginn bis einschließlich dieses Monats erstellt, der Quartalsabschluss für ein Quartal und der Jahresabschluss für ein komplettes Geschäftsjahr. Beim Jahresabschluss handelt es sich genauer gesagt um einen Monatsabschluss, der jedoch um bestimmte Jahresaktivitäten erweitert ist.
Das Rechnungswesen wird unterteilt in das externe und interne Rechnungswesen. Daher gibt es einen Periodenabschluss im Finanzwesen (Modul FI) und im Controlling (Modul CO). Ziel des Periodenabschlusses im Finanzwesen ist primär die Erstellung einer periodengerechten Bilanz und GuV für externe Zwecke. Der Periodenabschluss im Controlling dient vor allem der verursachungsgerechten Kosten- und Leistungsverrechnung sowie der periodengerechten internen Erlös- und Kostensteuerung.
Im Universal Journal von SAP S/4HANA sind das externe und das interne Rechnungswesen zum gemeinsamen Rechnungswesen (Universal Accounting) zusammengewachsen. Alle Daten der Haupt- und Nebenbuchhaltung, des Controllings und des Material-Ledgers werden auf Einzelpostenebene in diesem Journal gespeichert.
In SAP S/4HANA ist jede primäre und sekundäre Kostenart ein Sachkonto. Jede Buchung im Controlling erzeugt einen FI-Beleg, der im Universal Journal gespeichert wird. Zahlreiche FI-Belege entstehen zusätzlich auf Basis der Integration mit der Materialwirtschaft (Modul MM) durch Warenbewegungen und mit dem Vertrieb (Modul SD) durch die Fakturierung.
Das Universal Journal bildet daher die gemeinsame Datenbasis für den Periodenabschluss im Finanzwesen wie auch im Controlling (siehe Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1: Universal Journal als Basis für den Periodenabschluss
Im Finanzwesen sind häufig unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften und innerhalb einer Rechnungslegungsvorschrift verschiedene Gesetze zu beachten. So bilanzieren zahlreiche deutsche Unternehmen nicht nur nach deutschem Handelsrecht, sondern auch nach der internationalen Rechnungslegungsvorschrift IFRS. Zusätzlich erstellen sie für das deutsche Steuerrecht eine Steuerbilanz oder zumindest eine steuerliche Mehr- und Weniger-Rechnung zur Handelsbilanz.
Videotutorial zu den Themen Belegaufteilung (Belegsplit) und Konsolidierung
Großunternehmen erstellen eine Bilanz/GuV für jedes zum Konzern gehörige Unternehmen und darauf aufbauend eine Bilanz/GuV für den gesamten Konzern . Vielfach besteht zusätzlich die Anforderung, die Bilanz/GuV nach Profitcentern oder Segmenten zu untergliedern . Zu den Themen »Belegaufteilung und Profitcenter-Bilanz in SAP S/4HANA« sowie »Optimale Konsolidierungsvorbereitung in SAP S/4HANA« bieten wir Ihnen zwei Videos an, die Sie unter folgendem Link aufrufen können: https://et.training/landing/khw2023.
Abbildung 2.2: Segment-/Profitcenter-Bilanz und Konzernabschluss
Unser Beispielunternehmen möchte seine Bilanz/GuV nach IFRS und deutschem Handelsrecht in SAP S/4HANA erstellen und bildet dies unter Verwendung des Ledger-Modells anhand von zwei unterschiedlichen Ledgern ab. Detaillierte Erläuterungen finden Sie in Abschnitt 6.3.
Was ist ein Ledger?
Wenn Sie mit dem Begriff Ledger nichts anfangen können, hier die etwas vereinfachte Erklärung: Der Ausdruck bedeutet Buch – aber nicht Buch zum Lesen, sondern im Sinne von in SAP gespeicherten, zusammenhängenden Daten des Rechnungswesens. In SAP S/4HANA ist das Ledger 0L als sogenanntes führendes Ledger verpflichtend. Bei Bedarf können weitere, nicht führende Ledger angelegt werden.
Um für die abgeschlossene Periode eine den jeweiligen Rechnungslegungsvorschriften entsprechende Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellen zu können, sind unterschiedliche Periodenabschlussarbeiten durchzuführen.
Sollen beispielsweise im Rahmen des Jahresabschlusses noch nicht verrechnete Mieten in Höhe von 800 EUR (siehe Abbildung 2.3) berücksichtigt werden, so ist zunächst eine Abgrenzungsbuchung in dieser Höhe vorzunehmen . Der Buchhalter bucht daher auf das Konto »65003 Miete« mit dem Steuerkennzeichen V0 für Steuer 0 % den Betrag von 800 EUR im Soll und auf das Konto »24090 Rückstellungen« den gleichen Betrag im Haben (Habenbeträge werden im System als negativer Wert gespeichert) und ordnet den Mietaufwand in der ersten Belegposition der Gebäudekostenstelle KST-1 zu. Das System erstellt nur noch einen im Universal Journal gespeicherten, universellen Beleg für die Finanzbuchhaltung mit der Belegnummer 4711 und für das Controlling die künstliche Belegnummer A123. Im Rahmen der Periodenauswertung greifen sowohl die Finanzbuchhaltung als auch das Controlling auf den gleichen universellen Beleg zu. In der Bilanz/GuV werden beide Belegpositionen berücksichtigt, in der Kostenstellenrechnung wird nur die Aufwandsposition als Kostenposition in gleicher Höhe dargestellt.
Abbildung 2.3: Buchung und Auswertung für den Periodenabschluss
Die im Rahmen des Periodenabschlusses durchzuführenden Prozesse betreffen Aktivitäten im externen (Modul FI) und internen Rechnungswesen (Modul CO), in der Personalverrechnung (Modul HCM), in der Materialwirtschaft (Modul MM), in der Produktion (Modul PP) und im Vertrieb (Modul SD). Weitere Prozesse können beispielsweise auch die Bereiche Projektsystem (Modul PS) oder Investitionsmanagement (Modul IM) involvieren. Zwischen den Aktivitäten bestehen häufig Abhängigkeiten, die bei deren Planung und Durchführung entsprechend zu berücksichtigen sind.
Abbildung 2.4 zeigt Ihnen einen Auszug aus diesen in unterschiedlichen Modulen auszuführenden Aktivitäten für den Jahresabschluss im FI und CO.
Abbildung 2.4: Auszug aus den Jahresabschlussaktivitäten
Das Universal Journal stellt die zentrale Datenbasis für den Periodenabschluss in den Modulen FI und CO dar. Bei jeder Aktivität ist das zugehörige SAP-Modul rechts oben vermerkt, bei jenen Aktivitäten, die zu Buchungen und Belegen im Universal Journal führen, ist es farblich abgehoben.
Einzelne Periodenabschlussaktivitäten müssen bzw. können bereits vor dem letzten Tag der Abschlussperiode ausgeführt werden. Als Buchungsdatum ist in der Regel aber ein Datum der Abschlussperiode zu wählen. So sollte der letzte Fakturierungslauf im Modul SD am letzten Arbeitstag vor dem Ultimo erfolgen, er kann jedoch auch am ersten Arbeitstag der neuen Periode mit zurückliegendem Fakturierungsdatum durchgeführt werden. Im Modul MM finden die Lagerinventur im alten Jahr und die darauf aufbauende Bewertung zum Jahresende am Beginn des neuen Jahres statt. Aktivitäten im Modul FI haben wir links, Aktivitäten im Modul CO rechts darstellt.
Nachdem alle Buchungen durchgeführt wurden, werden im Finanzwesen die Bilanz/GuV und im Controlling diverse interne Auswertungen erstellt, die alte Buchungsperiode wird geschlossen.
2.1 Monats- und Quartalsabschluss
Da jeder Monatsabschluss während des Geschäftsjahres freiwillig erfolgt, liegt es im Ermessen des Unternehmens, wie genau der Periodenabschluss erfolgen soll. Wenn der Quartalsabschluss veröffentlicht wird, ist der Anspruch an die Genauigkeit natürlich größer. Beim Monatsabschluss fallen die nur jährlich durchzuführenden Aktivitäten, wie die Jahresinventur, der Saldovortrag, die Saldenbestätigung oder der Jahresabschluss für Anlagen, weg.
2.2 Prozessübersicht Jahresabschluss
In diesem Buch werden wir uns primär mit den Prozessen der Haupt- und Nebenbuchhaltung auseinandersetzen, aber auch auf jene Prozesse der Materialwirtschaft eingehen, die mit der Bewertung des Umlaufvermögens eng verbunden sind.
Für den Jahresabschluss unserer Fair Trade Coffee GmbH werden wir mit Ihnen als Leser die in Abbildung 2.5 dargestellten Aktivitäten gemeinsam durchlaufen.
Abbildung 2.5: Jahresabschluss der Fair Trade Coffee GmbH
Bei der Betrachtung der Abschlussaktivitäten müssen wir zwischen einer zeitlichen (chronologischen) und einer thematischen Sicht unterscheiden. Wir haben, etwas vereinfacht, versucht, die zeitliche Sicht von oben nach unten und teilweise innerhalb der thematischen Sicht von links nach rechts darzustellen.
In unserem Buch haben wir die Abschlussaktivitäten nach Themenbereichen entsprechend der verschiedenen SAP-Module und -Komponenten aufgebaut:
Buchhaltung (Modul FI):
allgemeine Buchhaltungsaktivitäten wie Buchungsperiode öffnen und schließen sowie Saldovortrag ⇒
Kapitel 2
Anlagenbuchhaltung (Komponente FI-AA):
Anlageninventur, Abschreibungslauf, Erstellung Anlagengitter und Jahresabschluss Anlagen ⇒
Kapitel 3
Materialwirtschaft (Modul MM):
Schritte wie Lagerinventur, Bestandsbewertung, WE/RE-Analyse und WE/RE-Umgliederung ⇒
Kapitel 4
Kreditorenbuchhaltung (Komponente FI-AP)
und
Debitorenbuchhaltung (Komponente FI-AR):
Fremdwährungsbewertung offener Posten Kreditoren und Debitoren, Wertberichtigung Forderungen, Umgliederung Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Saldenbestätigungen Kreditoren und Debitoren ⇒
Kapitel 5
Hauptbuchhaltung (Modul FI-GL):
Abgrenzung, Fremdwährungsbewertung Hauptbuchsalden und rechnungslegungsspezifische Buchungen ⇒
Kapitel 6
Abschließende
Dokumentations- und Analyseschritte
⇒
Kapitel 7
2.3 Geschäftsjahresvariante und Buchungsperioden verwalten
Die Abbildung des Geschäftsjahres und der zugehörigen Buchungsperioden wird in SAP mithilfe der Geschäftsjahresvariante vorgenommen.
Unsere Beispielfirma, die Fair Trade Coffee GmbH, verwendet die von SAP bereits vordefinierte Geschäftsjahresvariante K4. Bei dieser entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, und die Buchungsperioden 1–12 entsprechen den Kalendermonaten Januar bis Dezember. Mit den Sonderperioden 13–16 stehen vier zusätzliche Perioden zur Verfügung, die zur getrennten Darstellung von Jahresabschlussbuchungen verwendet werden können.
Gibt der Buchhalter beim Erfassen einer Buchung ein Buchungsdatum ein, werden aus diesem automatisch die Buchungsperiode und das Geschäftsjahr der Buchung abgeleitet. Nur wenn eine Jahresabschlussbuchung in eine Sonderperiode gebucht werden soll, ist diese Sonderperiode (beispielsweise 13) zusätzlich in das Feld Periode manuell einzugeben.
Nutzung der Periode 13 für den Jahresabschluss
Überlegen Sie, ob Sie die Buchungsperiode 12 für den Jahresabschluss verlängern oder Jahresabschlussbuchungen in die Sonderperiode 13 buchen wollen. Die Verwendung von mehr als einer Sonderperiode bringt selten einen Mehrwert.
2.4 Buchungsperioden öffnen und schließen
Die in der Geschäftsjahresvariante definierten Buchungsperioden können Sie über die Buchungsperiodenvariante öffnen oder schließen. Eine Buchungsperiodenvariante lässt sich einem oder mehreren Buchungskreisen zuordnen. In unserem Beispiel wird die Buchungsperiodenvariante 1012 ausschließlich vom Buchungskreis 1012 verwendet. Das bedeutet, dass das Öffnen oder Schließen einer Buchungsperiode nur Auswirkungen auf diesen Buchungskreis hat.
