19,99 €
Mehr erfahren.
- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2024
Arbeits- und Pausenzeiten bergen für Unternehmen zahlreiche Fallstricke. Sie sind durch gesetzliche Vorschriften geregelt und ihre exakte Dokumentation ist verpflichtend. Die SAP-Zeitwirtschaft als Teil der SAP-Personalwirtschaft (Modul HCM) unterstützt Unternehmen bei der Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeitdaten ihrer Mitarbeiter.
Dieses Praxishandbuch führt Sie sukzessive durch die zentralen Prozesse von der Zeitdatenerfassung bis hin zu Auswertungen. Anhand vieler Praxisbeispiele und Tipps – insbesondere aus juristischer Sicht – erhalten Sie wertvolle Informationen zur korrekten Konfiguration von Arbeitszeitmodellen und lernen die zur Datenerfassung notwendigen Systemeinstellungen sowie die technische Abbildung von Prozessen kennen.
Die in Auflage 1 beschriebenen funktionalen Erweiterungen, etwa die Employee- und Manager-Self-Services (ESS/MSS), HR Renewal- und erste SAP Fiori-Anwendungen rund um den Abwesenheitsantrag, erfahren in der 2. Auflage ein Update auf Basis von SAP Fiori 2.0 für HCM mit Auswirkungen auf das aktuelle Design und verbesserten Möglichkeiten der dezentralen Zeitdatenerfassung.
- Abbildung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Regelungen
- Implementierungsdetails zum Arbeitsplatz „Personalzeitmanagement“ (TMW)
- Vereinfachung durch ESS- und MSS-Prozesse, inkl. SAP Fiori 2.0 for HCM
- Konzipierung von Zeitauswertungsschemen und -regeln
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Ähnliche
Udo WalschJürgen SchmitzLars Möller
Praxishandbuch SAP®-Zeitwirtschaft (HCM-PT)
2., erweiterte Auflage
Udo Walsch, Jürgen Schmitz, Lars MöllerPraxishandbuch SAP®-Zeitwirtschaft (HCM-PT) – 2., erweiterte Auflage
ISBN:978-3-960123-00-2 (E-Book)
Lektorat:Anja Achilles
Korrektorat:Christine Weber
Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto: iStockphoto.com | asbe No. 1374648761
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
2. Aufl. 2024, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
URL:www.espresso-tutorials.de
Das vorliegende Werk ist in allen seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion und der Vervielfältigung. Espresso Tutorials GmbH, Bahnhofstr. 2, 37130 Gleichen, Deutschland.
Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text und Abbildungen verwendet wurde, können weder der Verlag noch die Autoren oder Herausgeber für mögliche Fehler und deren Folgen eine juristische Verantwortung oder Haftung übernehmen.
Feedback:Wir freuen uns über Fragen und Anmerkungen jeglicher Art. Bitte senden Sie diese an: [email protected].
Inhaltsverzeichnis
Willkommen bei Espresso Tutorials!
Unser Ziel ist es, SAP-Wissen wie einen Espresso zu servieren: Auf das Wesentliche verdichtete Informationen anstelle langatmiger Kompendien – für ein effektives Lernen an konkreten Fallbeispielen. Viele unserer Bücher enthalten zusätzlich Videos, mit denen Sie Schritt für Schritt die vermittelten Inhalte nachvollziehen können. Besuchen Sie unseren YouTube-Kanal mit einer umfangreichen Auswahl frei zugänglicher Videos: https://www.youtube.com/user/EspressoTutorials.
Kennen Sie schon unser Forum? Hier erhalten Sie stets aktuelle Informationen zu Entwicklungen der SAP-Software, Hilfe zu Ihren Fragen und die Gelegenheit, mit anderen Anwendern zu diskutieren: https://forum.espresso-tutorials.com/.
Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:
Marcel Schmiechen:
Berechtigungen in SAP
®
ERP HCM – Einrichtung und Konfiguration
Marcel Schmiechen:
Berechtigungen in SAP
®
ERP HCM – Erweiterung und Optimierungen
Wolf Kanngießer:
Formulargestaltung in SAP
®
HCM – PDF-Formulare mit HR Forms erstellen
Stefan Endrejat:
Personalabrechnung und Administration mit SAP
®
ERP HCM (SAP HR)
Wolf Kanngießer:
Schnelleinstieg in SAP
®
HCM
Udo Walsch, Stefan Endrejat:
Schnelleinstieg SAP
®
SuccessFactors – Employee Central mit Recruiting und Learning
Vorwort
Die SAP-Zeitwirtschaft als Teil des Moduls HCM dient der Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter. Die Komponente muss in der Lage sein, alle gesetzlichen, tariflichen, betrieblichen oder einzelvertraglichen Anforderungen abzubilden. Diese finden sich u. a. in Arbeitszeit- und Vergütungsregelungen sowie Vereinbarungen bzgl. Zeitkonten und sind in der Regel eng an die Organisationsstruktur des Unternehmens gebunden.
Die sich daraus ergebende Vielzahl unterschiedlicher Konstellationen stellt eine besondere Herausforderung an eine automatisierte Zeitauswertung dar. Nach unserer Erfahrung steigt die Komplexität der Konfiguration mit der Größe der Firma, da hieraus oftmals unterschiedliche Regelungen hervorgehen, z.B. für mehrere Standorte in unterschiedlichen Tarifgebieten oder für verschiedene Unternehmensteile mit individuellen Betriebsvereinbarungen.
Dieses Buch erklärt anhand praxisnaher Beispiele die wesentlichen Systemeinstellungen des SAP-Moduls Zeitwirtschaft und gibt viele Hinweise, wie Sie den komplexen Anforderungen mit einem guten Grundkonzept begegnen können. Wir setzen in jedem der ersten drei Kapitel einen eigenen Schwerpunkt, der nach unserer Erfahrung jeweils für eine optimale Nutzung der SAP-Zeitwirtschaft wichtig ist.
Kapitel 1 beschreibt die Grundlagen der SAP-Zeitwirtschaft und erläutert die korrekte Hinterlegung der Arbeitszeiten. Aufgrund des großen Einflusses der rechtlichen Rahmenbedingungen auf die Zeitwirtschaft haben wir in diesem Kapitel immer wieder Hinweise eingefügt, die helfen sollen, diese besonderen Anforderungen korrekt abzubilden.
Kapitel 2 stellt die Prozesse innerhalb der SAP-Zeitwirtschaft dar. Wir erläutern die Systemeinstellungen, die zur Erfassung der Daten und Abbildung der Prozesse erforderlich sind. Wie das erste Kapitel zu den Grundkonzepten richtet sich auch dieses Kapitel an Key-User aus den Fachabteilungen und Anwendungsberater. Insbesondere für Mitarbeiter aus den Fachabteilungen erleichtert der Einstieg über die Prozesssicht das Verstehen auswählbarer Systemeinstellungen. Darüber hinaus möchten wir mit unserer Art der Darstellung und den Hinweisen einige Möglichkeiten aufzeigen, die Prozesse der Zeitwirtschaft effizient abzubilden.
Wir verzichten in diesem Kapitel ganz bewusst darauf, die Systemeinstellungen zur Zeitauswertung im Detail zu erläutern. Die Anpassung von z.B. Schemen und Zyklen wird deshalb nur grundsätzlich vorgestellt.
Große Teile des Moduls Zeitwirtschaft sind seit Jahren unverändert und in der Fachliteratur gut dokumentiert. Lediglich in Anwendungen speziell für den Mitarbeiter und den Vorgesetzten hat die SAP – insbesondere seit dem Release des EHP5 – eine Vielzahl von Neuerungen ausgeliefert. Dies sind nicht nur die Employee- und Manager Self Services (ESS, MSS), sondern auch die auf neuen Technologien basierenden HR-Renewal- und SAP Fiori-Anwendungen, die hauptsächlich mit dem EHP7 und mit Fiori 2.0 ausgeliefert wurden.
Wir zeigen in Kapitel 3, wie Sie diese Neuerungen sinnvoll in die Zeitwirtschaft einbinden. Dies erhöht die Effizienz der Datenerfassung und hilft, den Dialog für den Anwender ansprechend zu gestalten. Es werden jeweils die Oberflächen dargestellt und danach die Konfiguration erläutert.
Insbesondere die 2020 ausgelieferte Version Fiori 2.0 for SAP ERP HCM machte es notwendig, eine 2. Auflage des Praxishandbuchs SAP Zeitwirtschaft zu erstellen, um die ESS-Anwendung im aktuellen Fiori-Design darzustellen und alle Möglichkeiten der dezentralen Zeitdatenerfassung zu erläutern.
Zusammen mit den Erläuterungen aus Kapitel 1 und der Darstellung der Prozesse in der SAP-Zeitwirtschaft ergibt sich bereits ein sehr guter Leitfaden zur Einrichtung der Zeitdatenerfassung und Zeitauswertung. Kapitel 3 richtet sich insbesondere an Zeitwirtschaftsadministratoren bzw. -berater mit Grundkenntnissen in den Datenstrukturen der SAP-Personaladministration und ersten Erfahrungen in der Konfiguration der Zeitwirtschaft.
In Kapitel 4 werden ausgewählte Themen der Zeitwirtschaft anhand einiger Praxisbeispiele erläutert. Dieses Kapitel setzt gute Kenntnisse in der SAP-Zeitwirtschaftskonfiguration voraus. Die Themenauswahl erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern wurde subjektiv aufgrund unserer Erfahrungen getroffen. Es sind Themen, von denen wir annehmen, dass sie bisher noch nicht hinreichend beschrieben wurden, für viele Unternehmen jedoch von Bedeutung und geeignet sind, die Kenntnisse aus den ersten drei Kapiteln zu vertiefen.
Die in diesem Buch gezeigten Abbildungen basieren auf einem SAP-System ECC 6.0 mit EHP8, das SAP GUI verwendet als Design das »Corbu Theme«.
Für die Unterstützung bei diesem Buchprojekt danken wir Rechtsanwalt Dr. Christian Schlottfeldt (Arbeitszeitkanzlei), Marcel Peitz und Arnd Witt.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Grundlagen der SAP-Zeitwirtschaft und rechtliche Aspekte
Wichtigste Grundlage der Zeitwirtschaft mit SAP ist eine korrekte Abbildung der geplanten Arbeitszeit. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitpläne anlegen, Daten erfassen und Abweichungen sowie Ausnahmeregelungen konfigurieren. Dabei stellen wir die Einflüsse juristischer Aspekte auf die Systemkonfiguration anhand konkreter Einzelbeispiele dar und geben praxisbezogene Hinweise zum Systemverhalten, sodass Sie am Ende nicht nur einen guten Einblick in die Arbeitsweise der SAP-Zeitwirtschaft gewonnen haben, sondern auch einige der Stolpersteine kennen werden.
Grundsätzliches technisches Unterscheidungsmerkmal einer Zeitauswertung ist zunächst, ob der Mitarbeiter seine Stempelzeiten erfasst (positive Zeitauswertung) oder lediglich Abweichungen von seiner planmäßigen Arbeitszeit im System registriert werden (negative Zeitauswertung). Im SAP-System stehen für die beiden Konzepte zwei Personalrechenschemen (nachfolgend Schema) zur Verfügung. Ein Schema wird im Rahmen eines Zeitauswertungslaufs durch den Report RPTIME00 prozessiert, der die Zeitabrechnung steuert. Die beiden wichtigsten internationalen Standardschemen der Zeitwirtschaft sind:
TM00 (positive Zeitauswertung) und
TM01 (negative Zeitauswertung).
Ein Schema kann mithilfe des Schemeneditors (Transaktion PE01) modifikationsfrei angepasst werden.
Anpassung/Konfiguration von Schemen und Regeln
Die Anpassung der Regeln, Funktionen und Operationen sollte dann in Erwägung gezogen werden, wenn der SAP-Standard nicht die Anforderungen abdecken kann oder dadurch erhebliche Prozessverbesserungen erzielt werden können. Für die Anpassung sind im Customizing tief gehende Kenntnisse von Schemen und Regeln notwendig sowie Know-how in der Programmiersprache ABAP hilfreich.
Im Weiteren konzentrieren wir uns auf die Gestaltung von Arbeitszeitplänen, An- bzw. Abwesenheiten und die Lohnartengenerierung.
1.1 Negative Zeitauswertung
Die Systemdokumentation der SAP definiert die Verwendung des Schemas TM01 wie folgt:
»Das Schema TM01 wurde für die Auswertung von Zeitdaten entwickelt, bei denen nur die Abweichungen vom Arbeitszeitplan, nicht aber die als Arbeitszeit anrechenbaren Zeiten (Istzeiten) erfasst werden.«
Das Schema TM01 dient dazu, Zeitdaten, die im Dialog erfasst wurden, einzulesen und zu verarbeiten. Mit ihm werden Zeitsalden, -lohnarten und -kontingente gebildet.
Bewertungsgrundlage für die Zeitauswertung bildet ein Sollpaar, das gemäß der Sollvorgaben aus dem persönlichen Schichtplan des Mitarbeiters generiert wird.
Im Allgemeinen stimmen die Sollpaare mit der geleisteten Arbeitszeit überein. Lediglich Anwesenheiten aus dem Infotyp 2002 und Abwesenheiten aus dem Infotyp 2001 bewirken eine Differenz zwischen Soll und Ist.
Durch das Schema TM01 werden automatisch für alle erfassten Anwesenheitszeiten, die außerhalb der Sollvorgaben aus dem persönlichen Schichtplan liegen, Mehrarbeiten generiert. Mittels der Erfassung von Mehrarbeiten über den gleichnamigen Infotyp 2005 können Mehrarbeitszeiten unter Berücksichtigung von Mehrarbeitspausen kontrolliert genehmigt werden.
1.1.1 Verschiedene Aspekte der negativen Zeitauswertung
Für eine Arbeitszeitregelung ohne Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten hat sich der Begriff Vertrauensarbeitszeit etabliert.
Die Vertrauensarbeitszeit hat sich in deutschen Unternehmen in den vergangenen Jahren immer stärker durchgesetzt. Durch sie soll beispielweise die Eigenverantwortung von Mitarbeitern gefördert werden. Nicht zu vernachlässigen ist auch die Möglichkeit signifikanter Kostensenkungen durch den Verzicht auf Zeiterfassungs- und Zeitauswertungssysteme für gestempelte Arbeitszeiten.
Durch die Nutzung der Vertrauensarbeitszeit werden jedoch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Sachverhalte sonst üblicher Arbeitszeitregelungen – etwa Stempelzeiten, Rahmen-/Normal-/Kernarbeitszeiten, Zeitkontenarten und -grenzen – formal nicht geregelt. Dies wirft in der betrieblichen Praxis einige rechtliche Fragen auf, die auch Auswirkungen auf die SAP-Systemkonfiguration bzw. entsprechende Eingabemöglichkeiten haben können:
Wie bestimmt sich der Umfang der Arbeitszeit?
Wie verteilt sich die Arbeitszeit auf den Tag?
Wie erfolgt die Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten ohne Zeiterfassung?
1.1.2 Aufzeichnungspflichten gemäß § 16 ArbZG
Mit der Vertrauensarbeitszeit und damit einhergehender fehlender Protokollierung von Stempelzeiten entfällt für den Arbeitgeber ein tatsächlicher Nachweis der vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeitszeit.
Es stellt sich hierdurch die Frage, wie unter dieser Voraussetzung die Nachweispflicht aus § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erfüllt werden kann.
Dieser Paragraf schreibt vor, dass der Arbeitgeber die über die in § 3 Satz 1 ArbZG festgelegte durchschnittliche Höchstarbeitszeit (= acht Stunden pro Werktag [Mo–Sa] innerhalb eines Ausgleichszeitraums von 24 Wochen oder sechs Kalendermonaten bzw. vier Wochen oder einem Kalendermonat für Nachtarbeitnehmer i. S. d. § 2 Abs. 5 ArbZG [§ 6 Abs. 2 ArbZG]) hinausgehenden Arbeitszeiten der Menge nach aufzuzeichnen hat, diese Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahrt und im Überprüfungsfall der Aufsichtsbehörde – dies sind in der Regel die staatlichen Gewerbeaufsichtsbehörden – zur Überprüfung herauszugeben hat.
Pflichten des Arbeitgebers
Der mit der Vertrauensarbeitszeit verbundene Verzicht auf eine Arbeitszeiterfassung entbindet nicht von der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers.
Der Arbeitgeber kann die Anfertigung der Aufzeichnungen jedoch auf den Arbeitnehmer übertragen; aber auch dann behält der Arbeitgeber die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Aufzeichnung und muss im Rahmen seiner Aufsichtspflicht sicherstellen, dass der Arbeitnehmer auch tatsächlich entsprechende Aufzeichnungen führt.
§ 16 ArbZG sieht indes keine bestimmte Form der Aufzeichnung vor. Die gesetzliche Aufzeichnungspflicht ist somit erfüllt, wenn der Arbeitnehmer an Tagen mit Arbeitszeiten oberhalb der durchschnittlich zulässigen Höchstarbeitszeit die zusätzlich geleistete Stundenanzahl erfasst, also Arbeitszeiten oberhalb von acht Stunden an Werktagen (Mo–Sa) sowie alle Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen. Die Lage der Arbeitszeit sowie Dauer und Lage der Ruhepausen sind dabei nicht aufzeichnungspflichtig. Davon unberührt bleiben allerdings erweiterte Dokumentationspflichten der Arbeitszeit, die sich aus anderen gesetzlichen Bestimmungen ergeben. So müssen etwa gemäß § 17 MiLoG bei geringfügig Beschäftigten auch Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden.
1.1.3 Vereinfachte Aufzeichnung auf Basis der Fünftagewoche
Die in § 16 ArbZG festgelegte Aufzeichnungsvorschrift von Mehrarbeit beruht auf einer Sechstagewoche (Mo bis Sa). Daraus ergibt sich de facto für die zulässige durchschnittliche Wochenarbeitszeit ein Wert von 48 h. Arbeitszeiten oberhalb dieses Grenzwerts müssen innerhalb des gesetzlichen Ausgleichszeitraums durch Freizeit ausgeglichen werden und sind aufzuzeichnen. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass sich die zulässige Arbeitszeit aufgrund gesetzlicher Feiertage an Werktagen pro Feiertag um acht Stunden reduziert.
Ausgleichszeiten
Die Überschreitung der wöchentlichen Höchstarbeitszeitgrenze von 48 Stunden muss durch einen Arbeitszeitausgleich in Form von Ausgleichstag(en) kompensiert werden. Häufig verlangen die Aufsichtsbehörden auch einen Nachweis über Ausgleichszeiten, um eine vollständige Kontrollmöglichkeit über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu erhalten. Eine solche Aufzeichnung ist jedoch – genau wie die exakte Lage der Arbeitszeit – gesetzlich nicht vorgeschrieben. Der Nachweis des Arbeitszeitausgleichs setzt deshalb eine besondere aufsichtsbehördliche Verfügung voraus, dass über § 16 Abs. 2 ArbZG hinaus alle Arbeitszeiten zu erfassen sind.
Die gesetzlichen Bestimmungen zur Führung von Arbeitszeitnachweisen sind auf eine regelmäßige Sechstagewoche (Mo–Sa) ausgelegt, die in der betrieblichen Praxis häufig nicht mehr anzutreffen ist. Vielfach gilt eine Fünftagewoche (Mo–Fr). In diesem Fall stellt der arbeitsfreie Werktag (Samstag) aus Sicht des Arbeitszeitgesetzes einen Ausgleichstag dar, an dem Mehrarbeit an den Tagen Mo–Fr durch Freizeit ausgeglichen werden kann. Insoweit ist zwischen den arbeits-/tarifvertraglichen und betrieblichen Regelungen der Arbeitszeitverteilung einerseits und den gesetzlichen Rahmenbestimmungen der Arbeitszeitgestaltung andererseits zu unterscheiden.
Vor diesem Hintergrund lässt sich die gesetzliche Aufzeichnungsvorschrift bei einer Fünftagewoche mit regelmäßig arbeitsfreiem Samstag auch so auslegen, dass bei einer Fünftagewoche (z.B. Montag bis Freitag) arbeitstägliche Überschreitungen an den Arbeitstagen erst ab 9,6 h aufgezeichnet werden müssen. Da der arbeitsfreie Samstag als Werktag einen vollen Ausgleichstag darstellt, werden tägliche Arbeitszeiten bis 9,6 h (5 × 9,6 h = 48 h) automatisch ausgeglichen. Voraussetzung hierfür ist, dass der entsprechende Samstag auch tatsächlich arbeitsfrei ist. Sollte ausnahmsweise am Samstag gearbeitet werden, müssten diese Arbeitszeiten konsequenterweise von der ersten Stunde an ebenfalls aufgezeichnet werden.
Die Fünf-Tage-Aufzeichnung kann noch einfacher praktiziert werden, wenn die betrieblichen Abläufe z.B. längere Arbeitszeiten von Montag bis Donnerstag, gefolgt von einem kurzen Freitag, vorsehen. In diesem Falle muss der Arbeitszeitplan entsprechend exakt im System angelegt werden, was bei einer 40-Stunden-Woche bedeutet:
Montag–Donnerstag: 8,5 h Sollzeit (zzgl. Pausenzeit) und
Freitag: 6,0 h Sollzeit (zzgl. Pausenzeit).
Unabhängig von den gesetzlichen Aufzeichnungspflichten kann die Erfassung von Arbeitszeiten darüber hinaus erforderlich sein, um Auskunftsansprüche des Betriebsrates zu erfüllen.
1.1.4 Design der Arbeitszeitpläne für Vertrauensarbeitszeit
Aus diesen Ausführungen zur Vertrauensarbeitszeit wird deutlich, dass es auch bei einer negativen Zeitauswertung notwendig ist, die geplante Arbeitszeit im System zu hinterlegen. In den dazugehörigen Systemeinstellungen finden sich üblicherweise weniger Arbeitszeitpläne als im Bereich der positiven Zeitauswertung. Dies liegt u. a. an der schlankeren Abbildung von Arbeitsverträgen mit z.B. 40 Wochenstunden Arbeitszeit. Sehr häufig wird hierfür in der negativen Zeitwirtschaft nur ein einziger Plan angelegt, der die täglichen Arbeitsstunden gleichmäßig auf fünf Arbeitstage verteilt.
Dabei grundsätzlich zu beachten ist die Bewertung von Abwesenheiten, etwa bei bezahlter Krankheit oder der Kontingentabtragung von Urlauben. Auch hängen Saldenbildungen (z.B. das Gleitzeitsaldo) von der korrekten Verteilung der Sollzeiten in der Woche ab. Die im System hinterlegten Arbeitszeitpläne müssen den tatsächlichen vertraglichen Rahmenbedingungen entsprechen, um diesbezüglich keine Schwierigkeiten zu verursachen.
Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit
Gerade im Bereich der Vertrauensarbeitszeit finden sich – trotz mittlerweile älterer Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahre 2010 – immer noch Arbeitsverträge mit Formulierungen wie »Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten«. Diese Formulierungen sind aufgrund ihrer Unbestimmtheit als arbeitsvertragliche Formularklauseln in der Regel unwirksam, womit eine Vergütungspflicht des Arbeitgebers für geleistete Überstunden verbunden sein kann.
So können insbesondere Mitarbeiter mit einem Entgelt unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung eine nachträgliche Vergütung von Überstunden innerhalb der geltenden Verjährungsfristen verlangen (Verjährungsfrist bei außertariflich Beschäftigten: drei Jahre gemäß §§ 195, 199 BGB; bei Vereinbarung arbeitsvertraglicher Ausschlussklauseln für die Geltendmachung von Ansprüchen können u. U. deutlich kürzere Fristen greifen). Die Leistung und Erforderlichkeit von Mehrarbeit muss jedoch im Einzelnen vom Mitarbeiter nachgewiesen werden.
Der Arbeitgeber kann im Rahmen seiner Weisungsbefugnis den Mitarbeiter verpflichten, seine Überstunden im SAP-System zeitnah zu erfassen; im Zeitauswertungsschema lassen sich dann mithilfe entsprechender Rechenregeln, die die Arbeitszeiten des Tages auslesen und verarbeiten, separate Zeitarten bilden, die alle Arbeitszeitinformationen wie
Sollarbeitszeit,
tatsächliche Arbeitszeit,
Pausenzeiten,
Überstundenzeit,
tägliche Arbeitszeiten >10 h,
die Wochensollzeit übersteigende Arbeitszeit des Tages
auswertbar zur Verfügung stellen. Hierdurch wird eine permanente Kontrolle der Überstundenvolumina in der negativen Zeitwirtschaft ermöglicht.
1.2 Positive Zeitauswertung mit Personalzeitereignissen
Die Systemdokumentation der SAP definiert die Verwendung des Schemas TM00 wie folgt:
»Das Schema TM00 dient dazu, die an einem Zeiterfassungsterminal erfassten Personalzeitereignisse bzw. die durch die Paarbildung aus den Zeitereignissen gebildeten Zeitpaare zu verarbeiten. Zusätzlich werden An- und Abwesenheiten eingelesen.«
1.2.1 Klassifizierung der Zeiten
Das Schema TM00 geht von einer Positiverfassung der Zeitdaten aus, d.h., es werden alle für die Arbeitszeit anrechenbaren Zeiten erfasst (Ist-Zeiten).
Es wird vorausgesetzt, dass alle diese Zeitdaten Uhrzeiten tragen (oder ganztägige Sätze sind). Die Hauptaufgabe des Schemas TM00 besteht darin, die erfassten Ist-Zeiten durch Gegenüberstellung mit den im Tagesarbeitszeitplan hinterlegten Sollvorgaben (Sollarbeitszeitbeginn, -ende, Kernzeiten, Pausenzeiten) zu klassifizieren.
1.2.2 Mehrarbeitsermittlung
Für die Mehrarbeitsermittlung werden im Schema TM00 Zeiten vor Sollarbeitszeitbeginn bzw. nach Sollarbeitszeitende nicht automatisch als Arbeitszeit anerkannt, sondern müssen gesondert genehmigt werden.
Eine Mehrarbeitsgenehmigung kann auf verschiedenen Arten erteilt werden. Im Schema TM00 gibt es z.B. folgende Optionen:
Vorliegen einer Anwesenheitsgenehmigung aus Infotyp »Anwesenheitskontingente«,
Vorliegen einer Mehrarbeitsgenehmigung aus Infotyp »Zeiterfassungsinformation«,
Vorliegen einer Mehrarbeitsgenehmigung aus dem »Tagesarbeitszeitplan«,
Mehrarbeitsermittlung ohne Mehrarbeitsgenehmigung.
In allen aufgeführten Fällen wird Mehrarbeit nur ermittelt:
nach Erreichen der Sollstunden des Tagesarbeitszeitplans bzw.
höchstens bis zum Erreichen der täglichen maximalen Arbeitszeit.
Wöchentliche Mehrarbeit
In vielen Fällen erfolgt keine tagesgenaue, sondern eine wöchentliche Mehrarbeitsbetrachtung. Diese liegt z.B. vor, wenn mit Zuschlägen vergütungspflichtige Mehrarbeit erst ab der 42. Wochenarbeitsstunde entsteht.
In der Praxis hat sich hierfür die Verwendung der Rechenoperation GOTC bewährt, wie sie im Standardschema TPOW eingesetzt wird.
Rechenoperationen (Operationen) werden innerhalb der Zeitauswertungsschemen über Regeln aufgerufen und führen insbesondere die Berechnung der Zeitwirtschaftsergebnisse durch.
Mithilfe der Operation GOTC lässt sich eine interne Rückrechnung der verarbeiteten Arbeitswoche durchführen, wenn diese die wöchentliche Mehrarbeitsgrenze überschreitet.
Beachten Sie hierzu bitte auch den Praxistipp in Abschnitt 1.3.9.
1.3 Arbeitszeitpläne und wichtige Aspekte des Customizings
Arbeitszeitpläne werden dem Mitarbeiter als Arbeitszeitplanregel in Infotyp 0007 zugeordnet. Arbeitszeitplanregeln stellen einen Kernpunkt der Zeitwirtschaft dar. Sie bilden u. a. die Basis für die Ermittlung von
Salden (z.B. Gleitzeitsaldo),
Zeitlohnarten (relevant oder irrelevant für die Entgeltabrechnung) oder
An- und Abwesenheiten (z.B. Urlaub).
Auch in anderen Bereichen des SAP-HCM-Moduls spielen Arbeitszeitplanregeln und die im Infotyp 0007 »Sollarbeitszeit« hinterlegten Informationen eine wichtige Rolle, beispielsweise in der Abrechnung zur Entgeltkürzung bei unbezahlten Abwesenheiten.
Nachfolgend werden wir Ihnen die Elemente einer Arbeitszeitplanregel und deren schematischen Aufbau erläutern, ergänzt um Tipps aus der praktischen Erfahrung und einige juristische Hinweise.
1.3.1 Grundlagen
Arbeitszeitplanregeln setzen sich aus verschiedenen Elementen zusammen, die in mehreren Tabellen definiert werden. In diesen werden die Einträge gruppiert und die Gruppierungen wiederum auf Basis der organisatorischen Merkmale »Personalbereich« und »Mitarbeiterkreis« definiert.
Mittels dieser Gruppierungen können Sie Unternehmens- bzw. Mitarbeiterstrukturen abbilden. Ob sich hier getrennte Gruppierungen jedes einzelnen Personalteilbereichs oder eine Zusammenfassung mehrerer Personalteilbereiche/Mitarbeiterkreise in einer einzigen Gruppierung anbieten, ist von Ihrer Unternehmensstruktur abhängig und sollte in der Konzeptionsphase eines Zeitwirtschaftsprojekts berücksichtigt werden.
Tabellengruppierungen
Die Tabellengruppierungen sind Teil der grundlegenden Systemstruktur und nicht zeitabhängig definierbar. Dies bedeutet, dass Sie einmal gewählte Gruppierungswerte in der Regel nur mit hohem Aufwand wieder ändern können.
Arbeitszeitplanregeln setzen sich aus verschiedenen Elementen (Tabellen) zusammen, die in ihrer Summe alle relevanten Informationen über das Arbeitszeitmodell enthalten:
Tabellengruppierungen,
Arbeitspausenplan (V_T550P),
Tagesarbeitszeitplan (V_T550A),
Periodenarbeitszeitplan (V_T551A)
Feiertagskalender.
Die einzelnen Elemente werden in einer Arbeitszeitplanregel zusammengeführt; mit deren Generierung wird sie in Form von Monatsarbeitszeitplänen über den gewählten Zeitraum ausgerollt.
Die Arbeitszeitplanregel kann den Mitarbeitern anschließend im Infotyp 0007 zugeordnet werden. Hierdurch entsteht bei jedem Einzelnen ein persönlicher Schichtplan (PSP), der die definierten Pausenzeiten, Arbeitstage, arbeitsfreien Tage, Feiertage, Sollarbeitszeiten, Rahmenzeiten etc. enthält. Dieser Schichtplan bildet die Basis für die Bewertung von Arbeitszeiten, Fehlzeiten oder sonstigen An- und Abwesenheiten.
1.3.2 Personalteilbereiche gruppieren
In der Tabelle V_001P_N wird für jede Kombination aus Personalbereich und -teilbereich eine Gruppierung für Arbeitszeitpläne vergeben. Einheitliche Gruppierungen können verwendet werden, um Personalteilbereiche zusammenzufassen, die die gleichen Arbeitszeitplanregeln verwenden.
Abbildung 1.1 zeigt im Überblick die Customizingschritte zum Anlegen von Arbeitszeitplänen.
Abbildung 1.1: IMG-Pfad Arbeitspläne anlegen
Die Gruppierung der Personalteilbereiche • … für Tagesarbeitszeitpläne … ist für den Fall vorgesehen, dass Personalteilbereiche mit unterschiedlichen Gruppierungen für Arbeitszeitpläne dieselben Tagesarbeitszeitpläne verwenden sollen. Die Einstellungen in Tabelle T508Z erfolgen somit in Abhängigkeit zu den Gruppierungen in Tabelle V_001P_N. Die Funktionalität wird in der Praxis eher wenig genutzt.
1.3.3 Feiertagskalender
Der Feiertagskalender spielt in der SAP-Zeitwirtschaft eine zentrale Rolle. Er bildet die Grundlage für die Definition und Generierung der Arbeitszeitplanregeln und ist relevant für die
Vergütung von Arbeitszeiten bzw. Ausfallzeiten,
Abwesenheitsauszählung,
Regeln für Tagesarbeitszeitplanvarianten,
Bestimmung von Tagestypen.
Die Bearbeitung des Feiertagskalenders sowie der Feiertage (Abbildung 1.2) ist über den IMG-Pfad Personalzeitwirtschaft • Arbeitszeitpläne • Feiertagsklassen festlegen oder direkt über die Transaktion SCAL aufzurufen.
Abbildung 1.2: Feiertagskalender anpassen
Die Feiertagskalender für die deutschen Bundesländer enthalten im SAP-Standard die Feiertagsklassen 1 für alle »ganztägigen« Feiertage und 2 für den 24.12. und 31.12., wie in Abbildung 1.3 dargestellt.
Abbildung 1.3: Feiertag und Feiertagsklasse
Diese Grundeinstellungen zum Feiertagskalender lassen sich an die Kundenbedürfnisse anpassen.
Um abweichende Zuschläge an einem »hohen« Feiertag, beispielsweise am ersten Mai, auszulösen, ordnen Sie dem ersten Mai die Feiertagsklasse3 zu. In der Lohnartengenerierungstabelle V_T510S (siehe Abschnitt 2.4.3) wird anschließend für diese Feiertagsklasse der höhere Zuschlag hinterlegt.
Zuschlagsvergütung von Sonn- und Feiertagen
Grundsätzlich bestimmt sich die Vergütung ausgefallener Arbeitszeit an Feiertagen nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). So können die Arbeitsvertrags- und Tarifparteien von der Entgeltfortzahlungspflicht an Sonn- und Feiertagen gemäß § 2 EFZG nicht abweichen.
Wird an Sonn- oder Feiertagen gearbeitet, hat der Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf einen Entgeltzuschlag (Ausnahme: Besatzungsmitglieder eines Seeschiffs), sondern lediglich auf einen Ersatzruhetag (§ 11 Abs. 2 ArbZG). Dieser kann an jedem arbeitsfreien Werktag gewährt werden, sodass bei einer betriebsüblichen Fünftagewoche (Mo–Fr) der Ersatzruhetag auch auf einen ohnehin arbeitsfreien Samstag fallen kann. Gleiches gilt für Jugendliche, die einen Anspruch auf einen Freizeitausgleich haben.
Arbeit an Sonn- oder Feiertagen ist jedoch meist in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen oder auch einzelvertraglich geregelt. Hier finden sich in der Regel Vorschriften für die Zuschlagsvergütung an Sonn- oder Feiertagen oder einen für Arbeit an Feiertagen zu gewährenden besonderen Freizeitausgleich.
In diesem Fall empfehlen sich immer ein genauer Blick in die Definition der Feiertagsklassen und Lohnartengenerierung der SAP-Zeitauswertung sowie ein Abgleich mit den kollektivrechtlichen oder einzelvertraglichen Vereinbarungen. Die Erfahrung zeigt, dass sich an dieser Stelle häufig Fehler in der Zuschlagsgenerierung einschleichen.
Feiertagszuschläge
Ist beispielsweise tarifvertraglich eine Vergütung von gesetzlichen Feiertagen mit Feiertagszuschlägen vorgesehen, so findet diese Vorschrift keine Anwendung auf Oster- und Pfingstsonntag. Diese Sonntage sind zwar kirchliche, jedoch nicht zugleich gesetzliche Feiertage. Sie sind deshalb aus arbeitszeitgesetzlicher und tarif- bzw. arbeitsvertraglicher Sicht als »normale« Sonntage mit entsprechend niedrigerer Zuschlagsvergütung anzusehen (Ausnahme: das für den Beschäftigungsort maßgebliche Landesrecht, oder der anwendbare Tarifvertrag behandelt diese Tage als Feiertage). Oster- und Pfingstsonntag sind in den Feiertagskalendern des SAP-Standards jedoch als Feiertage mit Feiertagsklasse1 hinterlegt.
Stimmt beispielsweise in einem Dreischichtbetrieb die Arbeitszeit nicht mit dem Feiertag als Kalendertag (grundsätzlich 0–24 Uhr) überein, kann nur der ausfallende Feiertag zu vergüten sein, nicht jedoch die in den Kalenderfeiertag hineinragende Schicht.
