Anwenderhandbuch FI-CAx (SAP-Debitorenbuchhaltung), 2., erweiterte Auflage E-Book
Stephan Eichenberg
19,99 €
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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Debitorenbuchhaltung, Vertragskontokorrent oder auch Massenbuchhaltung – die SAP-Komponente FI-CAX (Contract Accounting Cross Industries) kennt mehrere Übersetzungsvarianten. Allen ist eines gemeinsam: Es geht um ein effizientes, möglichst automatisiertes Management von Vertrags- und Kundenprozessen überall dort, wo Millionen von Zahlungen und Mahnungen auftreten. Damit ist FI-CAX die SAP-Lösung für die Debitorenbuchhaltung in Branchen wie der Energiewirtschaft, Telekommunikation, im Öffentlichen Sektor oder auch im Versandhandel.
Das Buch richtet sich gleichermaßen an Einsteiger wie auch an Anwender, die schon länger mit FI-CAX arbeiten. Die Autoren haben in dieses Buch ihr umfassendes praktisches Know-how aus langjähriger Beratungstätigkeit im Bereich SAP-Finanzprozesse eingebracht. In der zweiten Auflage gehen Sie auf aktuelle und mögliche Änderungen ein, die sich aus der Einführung von S/4HANA ergeben.
- Vertragskontokorrent (FI-CAX) versus klassische Debitorenbuchhaltung (FI-AR)
- Verwaltung der offenen Forderungen und Zahlungen
- Integration mit Hauptbuch, Vertrieb und CRM
- Auswirkungen von S/4HANA auf FI-CAX
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Seitenzahl: 132
Veröffentlichungsjahr: 2018
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ISBN: 978-3-96012-836-6 (ePub)
Lektorat: Anja Achilles
Korrektorat: Christine Weber
Coverdesign: Philip Esch
Coverfoto: istock # 135157777 (© Andrey_Kuzmin
Satz & Layout: Johann-Christian Hanke
Alle Rechte vorbehalten
2. Aufl. 2018, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
URL: www.espresso-tutorials.de
Printed in Germany
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Einleitung
Das vorliegende Buch widmet sich dem FI-CAX Massenkontokorrent innerhalb des ERP Financials. Die Enterprise Core Component der Software SAP ERP gliedert sich in unterschiedliche Komponenten (früher Module). Diese umfassen die verschiedenen Funktionen und Prozesse der betrieblichen Standardsoftware. Die in diesem Buch gezeigten Systembeispiele basieren auf dem EHP 6.0 Service Pack 9.
Die Lösung ERP Financials deckt die Bereiche Hauptbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Kreditmanagement, Anlagen- und Bankbuchhaltung ab. Über die Komponente Controlling wird die gesamte Kostenrechnung (Kostenarten, Kostenstellen, etc.) abgebildet.
Das FI-CAX bildet in diesem Rahmen die Debitorenbuchhaltung für das Massenkontokorrent und kommt bei Unternehmen mit einem sehr hohen Aufkommen an Geschäftspartnern zum Einsatz. In diesem Buch beschreiben wir Ihnen Prozesse, mit denen Sie die damit einhergehenden, zahlreichen Buchungsposten effektiv bearbeiten und überwachen können.
Sofern das Modul CO integriert ist, können für die Kostenrechnung parallel die Beträge an die entsprechenden Kontierungsobjekte im Controlling übergeben werden.
Erweiterungspakete und Business Functions wie das generische Vertragskontokorrent FI-CAX ermöglichen es, den Prozess der Einführung und Nutzung neuer Entwicklungen wesentlich zu vereinfachen. Es ist eine Technologie, mit der selektiv einzelne Neuentwicklungen implementiert und zur Optimierung ausgewählter Geschäftsprozesse verwendet werden können. FI-CAX unterliegt hierbei einer separaten Lizenzierung.
Über das sogenannte Customizing werden die Funktionen und Prozesse an die jeweiligen Anforderungen angepasst. Es handelt sich bei dem Customizing um einen separaten Bereich, in dem vielfältige Einstellungen – im Normalfall durch Berater oder Mitarbeiter in der IT – vorgenommen werden. Zu den grundsätzlichen Einstellungen sollten allerdings auch die sogenannten Keyuser in den Fachabteilungen ausreichend geschult sein.
Dieses Buch beschreibt vorrangig die Durchführung der Anwendung in Form einer FI-CAX-»Bedienungsanleitung« und geht nicht im Detail auf das zugrundeliegende Customizing ein.
Zielgruppe sind in erster Linie Anwender, denen das Arbeiten mit FI-CAX im Tagesgeschäft erleichtert werden soll und denen ein grundsätzliches Verständnis der Möglichkeiten dieser Komponente vermittelt wird. Darüber hinaus werden dem Anwender praktische Tipps und Erfahrungen für die tägliche Arbeit weitergegeben.
Das Buch ersetzt daher keine vollständige Dokumentation und auch keine Schulung der Anwendung oder des Customizings. In den fünf Hauptkapiteln stehen die folgenden Themen im Fokus:
Was ist FI-CAX?
In diesem Kapitel werden wir in tabellarischer Form die Unterschiede zur klassischen Debitorenbuchhaltung FI-AR darlegen.
Integration von FI-CAX
Die Besonderheiten der Integration von FI-CAX zur Hauptbuchhaltung FI-GL, zum Vertriebsmodul SAP SD und zum Modul Customer Relationship Management (SAP CRM) werden in diesem Kapitel erläutert.
Prozesse und Transaktionen im FI-CAX
Die Prozesse, die bei der täglichen Arbeit mit der Debitorenbuchhaltung FI-CAX relevant sind, werden anhand von Beispielen dargestellt und erläutert. Dabei werden Tipps und Hinweise gegeben. Außerdem weisen wir auf »Fallstricke« hin, die bei der Arbeit auftreten können.
Abschlussarbeiten im FI-CAX
Zu den Abschlussarbeiten, wie Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung, werden Beispiele dargestellt. Außerdem werden Abschlussarbeiten erläutert, unabhängig davon, ob diese jährlich, quartalsweise- oder täglich ausgeführt werden.
Ausblick FI-CAX im Zusammenhang mit S/4HANA
In diesem Kapitel stellen wir kurz dar, welche Änderungen sich in Zukunft aus der weiter fortschreitenden Einführung von S/4 HANA für das FI-CAX ergeben können. Es handelt sich hierbei um einen prospektiven Ausblick.
Die einzelnen Kapitel sind auch unabhängig voneinander verständlich. So können einzelne übersprungen und nur die aktuell interessanten Abschnitte gelesen werden.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Was ist FI-CAX?
Das FI-CAX (Financial Accounting, Contract Accounting Extended/Vertragskontokorrent) als SAP-Modul für die Nebenbuchhaltung ermöglicht Unternehmen mit hohem oder sehr hohem Belegaufkommen eine effiziente und schnelle Bearbeitung der Buchungsposten in der Debitorenbuchhaltung.
1.1 Einsatzbereiche von FI-CAX
Das FI-CAX kommt vor allem in den Unternehmensbereichen zum Einsatz, in denen mit Massendaten gearbeitet werden muss. So besteht für große Versandhandelsunternehmen mit angeschlossenem Web-Shop und mehreren tausend Rechnungen pro Tag die Herausforderung darin, neben der logistischen Abwicklung eine effiziente Überwachung der buchhalterischen Daten zu gewährleisten. Dazu müssen offene Forderungen buchhalterisch verwaltet und im Zahlungsverkehr sowie im Mahnwesen mit einbezogen werden.
Ähnliche Probleme stellen sich für Versorgungsunternehmen, die im Privatkundenbereich eine hohe Anzahl von Zahlungseingängen z.B. aus der Verwaltung der Abschlagspläne verarbeiten müssen.
Für Unternehmen der Telekommunikationsbranche wiederum besteht die Herausforderung darin, den Kunden monatlich eine Rechnung zu stellen und die offenen Posten buchhalterisch zu verwalten. Die klassische Buchhaltung stößt bei diesen Massendaten sehr schnell an ihre Grenzen. SAP bietet hier jeweils branchenspezifischen Lösungen an:
1.2 Unterschiede von FI-CAX und FI-AR
Zunächst werden die Unterschiede zwischen der klassischen Debitorenbuchhaltung FI-AR und dem FI-CAX dargestellt.
Die wesentlichen Unterschiede bestehen in den Datenkonstrukten der Stammdaten und den Customizingtabellen, die bei der Konfiguration der Geschäftsvorfälle bearbeitet werden. Außerdem sind bei den Geschäftsvorfällen (Mahnung, Zahlungslauf etc.) andere Transaktionen relevant.
Ein weiterer und entscheidender Unterschied zum FI-AR besteht in den Anwendungsbereichen. Im FI-CAX wird der Anwendungsbereich in allen wesentlichen Datenbeständen des Vertragskontokorrents vermerkt. Somit kann die Verarbeitung der Daten anwendungsspezifisch gesteuert werden, etwa durch Bereitstellung gezielter Zusatzfunktionen oder Standardverarbeitungen. Die möglichen Anwendungsbereiche werden in der folgenden Abbildung 1.1 dargestellt.
Abbildung 1.1: Anwendungsbereiche für FI-CAX
Auf den folgenden Seiten werden die zentralen Unterschiede aus Sicht der Anwendungen und Geschäftsvorfälle dargestellt (siehe Tabelle 1.1).
Kaufmännische Stammdaten
FI-CAX
FI-AR
Es wird der zentrale Geschäftspartner (GP) verwendet.
Es werden die »klassischen« Debitoren verwendet.
Je GP sind mehrere Adressen möglich.
Pro Debitor kann nur eine Adresse hinterlegt werden.
Je GP sind mehrere Kommunikationskanäle möglich (Telefon, Fax, E-Mail).
Beim Debitor existieren fixe Felder für die Kommunikation.
Es sind Änderungen in die Zukunft möglich.
nicht möglich
Es wird das GP-Rollenkonzept umgesetzt.
Der Debitor kann für SAP-SD verschiedene Partnerrollen annehmen.
separate Behandlung von Beziehungen (z.B. Ansprechpartner als eigene GP)
Beziehungsfelder hängen direkt am Debitor.
Erweiterung über Business Data Toolset (BDT) möglich, flexible Oberfläche
eingeschränktes Erweiterungskonzept, flexible Oberfläche
FI-CAX
FI-AR
Verwendung des Vertragskontos
Verwendung des Debitorenkontos
Mehrere Vertragskonten je GP möglich
Bankdaten getrennt nach Ein- und Ausgangszahlung möglich
nicht möglich
Kontenfindungsmerkmal in Verbindung mit Buchungskreis, Haupt-, Teilvorgang und evtl. Sparte steuert die Findung von Bilanz- und GuV-Konto.
Abstimmkonto wird über den Debitorenstammsatz gefunden.
Steuerung der Zahlungszuordnung/Toleranz je Vertragskonto
abweichende(r) Mahnempfänger/Mahnadresse möglich
abweichender Mahnempfänger möglich
zeitlich begrenzte Mahn-, Zahl- und Zinssperren möglich
leicht erweiterbar
Bonität
FI-CAX
FI-AR
dient der Kundenbeurteilung
in vergleichbarer Form nicht vorhanden
Bonitätspunkt aus Mahnaktivitäten, Bankrückläufern und Ausbuchungen
Buchungen/Belege
FI-CAX
FI-AR
Haupt- und Teilvorgänge
Buchungsschlüssel
Vorgänge sind im Customizing vordefinierbare Geschäftsvorfälle.
Buchungsschlüssel definiert Soll und Haben, ist mit zwei Stellen nicht ausbaubar.
Vordefinierte Buchungsvorgänge dienen in Kombination mit Buchungskreis und Konten-findungsmerkmal (hinterlegt im Vertragskonto) zur Ableitung der Belegkontierung, Umsatzsteuerkennzeichen, Kostenstelle, PSP-Elemente, Mahn-, Zahl-, Zinssperre, Zinskennzeichen.
Buchungsschlüssel definiert gemeinsam mit Sachkonto die Bildauswahl je Konto; Sachkonten werden manuell in jeder Buchungszeile eingetragen.
Statistische Buchungen (z.B. Mahngebühren) erfolgen nur im FI-CAX. Buchungen im FI-GL erfolgen erst bei Zahlung.
Statistische Buchungen sind nur über Sonderhauptbuchvorgänge möglich und als Belege im FI-GL verankert.
Statistische Buchungen werden im FI-CAX wie »normale« Buchungen behandelt.
Es gibt keine automatische Verrechnung der Sonderhauptbuchvorgänge.
Mehrwertsteuer
FI-CAX
FI-AR
Mehrwertsteuerermittlung erfolgt auf Basis eines Umsatzsteuer-Ermittlungskennzeichens (UStE). Das UStE wird datumsabhängig in das FI-Umsatzsteuerkennzeichen umgesetzt, d.h., auch wenn sich im FI-GL das USt-Kennzeichen ändert, bleibt das UStE gleich.
Das Umsatzsteuerkennzeichen wechselt bei Änderung des Steuersatzes.
Rechnungen
FI-CAX
FI-AR
Sammelrechnungen sind möglich.
nur über SAP-SD
Mahnungen/Inkasso
FI-CAX
FI-AR
variable Anzahl von Mahnstufen je Mahnverfahren
max. Anzahl von Mahnstufen
diverse Folgeaktivitäten je Mahnung möglich – differenzierte Ansteuerung von Formularen, einfache Einbindung von »Events« für kundenindividuelle Funktionen, Mailversand, Anstarten von Workflows für externe Aktivitäten etc.
Mahnaktivität ist ausschließlich das Formular
Mahnhistorie – jede Mahnung auf Belegebene im System nachvollziehbar
keine Mahnhistorie, nur Info, welcher Beleg in der letzten Mahnung war
Freigabe der gemahnten Posten an externes Inkasso aus der Mahnung möglich
keine spezielle Inkassofunktion
Mahnaktivität in Abhängigkeit der Kundenbonität
keine vergleichbaren Funktionen
Zahlungslauf/Lastschrift
FI-CAX
FI-AR
Zahlung/Rückzahlung über unterschiedliche Bankkonten möglich
Zahlung/Rückzahlung immer über das gleiche Bankkonto
Zahlung/Rückzahlung getrennt sperrbar
Zahlungssperre gilt sowohl für Ein- als auch für Ausgangszahlungen.
Banken je Zahlungslauf individuell auswählbar, keine starren Rangfolgen per Customizing
Bankprioritäten sind im Customizing festgelegt, andere Bankwahl erfolgt nur über das Betragslimit und/oder die Währung, jedoch nur alternativ, keine individuelle Umreihung möglich.
Kundenüberweisungen
FI-CAX
FI-AR
Zahlungsstapel (definierte Anzahl von Zahlungsvorgängen) maschinell und manuell erfassbar
Kontoauszüge nur komplett verarbeitbar oder manuelle Einzelbuchungen
Der Stapel wird nach definierten Kriterien im Hintergrund automatisch gebucht.
Kontoauszug wird online oder im Hintergrund gebucht
Teilzahlung auf eine Belegposition möglich, ohne neue Belege zu erzeugen (Bildung von Teilpositionen)
keine Teilzahlung bei Erhaltung der originären Belegnummer, sondern Restbildung durch neuen offenen Posten
Führen die definierten Ausgleichskriterien zu keinem Ausgleich, wird die Zahlung auf den Klärungsbestand oder Akonto auf das Vertragskonto gebucht.
Akontobuchung erfolgt nur manuell, maschinelle Akontobuchung bedarf einer Ausprogrammierung von User-Exits in der Kontoauszugsverarbeitung.
Klärungsbestand
FI-CAX
FI-AR
Der Klärungsbestand ist ein »Wartekonto« für nicht maschinell zuordenbare Zahlungen aus dem Zahlungs- und Rückläuferstapel.
Unklare Bankeingänge sind nur auf einem Verrechnungskonto im Hauptbuch möglich.
Statusverwaltung der Klärungspositionen
keine vergleichbare Funktion
Vergleich mit früheren Klärungsfällen des gleichen Bankkontos, der Verwendungs-zweckangabe etc.
keine vergleichbare Funktion
Rückläufer
FI-CAX
FI-AR
Rückläufer sind nicht einziehbare (Lastschrift) Forderungen. Der Rückläufer öffnet die Ursprungsforderung und gleicht stattdessen die Zahlungsbuchung aus. Es sind Aktivitäten je Rückläufergrund möglich – abhängig von der Anzahl der Rückläufer und der Bonität des Geschäftspartners.
Es ist keine eigene Funktionalität vorhanden. Die Realisierung erfolgt durch Ausgleichsrücknahme, manuelle Buchung des Rückläufers und Pflege des Kontos.
Sicherheiten
FI-CAX
FI-AR
Sicherheiten können sowohl bar als auch unbar verwaltet werden
Sicherheiten können nur als Sonderhauptbuchvorgang realisiert werden.
Sicherheiten können extra verzinst werden. Die Zinsen der Sicherheit können als Wertsicherung einbehalten, verrechnet oder ausbezahlt werden.
Es gibt keine Verwaltung.
Stundung/Ratenplan
FI-CAX
FI-AR
Geschäftspartnerpositionen können in ihrer Fälligkeit verschoben werden, ohne die Ursprungsfälligkeit zu verändern.
Eine Stundung kann nur über das Zahlungsfristen-Basisdatum erfolgen, unter Verlust der Originalwerte.
Positionen eines Vertragskontos und einer Währung können zu einem Ratenplan zusammengefasst werden. Ein Ratenplan kann Gebühren und Zinsen für den zu erwartenden Zahlungsverzug enthalten.
Raten werden nur durch eine spezielle Zahlungskondition abgebildet, die mehrere Buchungszeilen generiert.
Die Ratenzahlungen werden auf die Ursprungspositionen wie Teilzahlungen verwaltet. Der Ratenplan kann maschinell und manuell gelöscht werden.
Das Löschen/Verändern der Raten ist nur durch zusätzliche(s) Buchen/Stornos möglich. Gebührenbuchungen und Verzinsung der Raten sind nicht unterstützt, sondern manuell durchzuführen.
Wertberichtigung
FI-CAX
FI-AR
Forderungen eines Geschäftspartners können zweifelhaft gestellt und einzelwertberichtigt werden.
Die Wertberichtigung kann nur über Sonderhauptbuchvorgänge erfolgen.
Rücknahme kann automatisch und manuell erfolgen.
keine vergleichbare Funktion
Forderungen können aus verschiedenen Gründen (Customizing) wertberichtigt werden.
keine vergleichbare Funktion
Die Umbuchung auf die Aufwandskonten erfolgt durch Angabe eines Berichtigungs-prozentsatzes und der Auswahl der Posten.
keine vergleichbare Funktion
Ausbuchen
FI-CAX
FI-AR
Uneinbringliche Forderungen können automatisch und manuell ausgebucht werden, dabei erfolgt eine automatische Ermittlung der Aufwandskonten.
Uneinbringliche Forderungen müssen manuell ausgebucht werden.
Überleitung Hauptbuch
FI-CAX
FI-AR
keine direkte Fortschreibung von Hauptbuchdaten aus dem Nebenbuch
direkte Fortschreibung von Hauptbuchdaten aus dem Nebenbuch
Die Buchungen werden nach Buchungsdatum und Abstimmschlüssel in Summensätzen verdichtet. Die Summensätze werden periodisch in das FI-GL übergeleitet.
keine vergleichbare Funktion
Je Summensatz gibt es einen Beleg im FI-GL.
keine vergleichbare Funktion
Parallelisierung
FI-CAX
FI-AR
Jobs können parallel auf mehreren Applikationsservern gestartet werden.
keine vergleichbare Funktion
Kundenerweiterungen
FI-CAX
FI-AR
über 1.200 »Events« (Funktionsbausteine) verfügbar für individuelle Kundenerweiterungen im Bereich der Stamm- und Bewegungsdaten
begrenzte Anzahl an User-Exits
Tabelle 1.1: Unterschiede FI-CAX und FI-AR
2 Integration von FI-CAX
In diesem Kapitel werden Besonderheiten der Integration der Nebenbuchhaltung FI-CAX in Bereiche der Hauptbuchhaltung sowie in das Vertriebsmodul SAP-SD (Sales and Distribution) aus technischer und Anwendungssicht beschrieben.
2.1 Integration zum Hauptbuch/FI-GL
Bei der Integration vom FI-CAX in die Hauptbuchhaltung FI-GL (Financial Accounting-General Ledger) gibt es technisch sowie in der Buchungslogik wesentliche Unterschiede zur klassischen Nebenbuchhaltung FI-AR. Die folgenden Grafiken und Erläuterungen verdeutlichen die Besonderheiten dieser Integration:
1. Die Buchung der Verkehrszahlen auf den Sachkonten erfolgt nicht in Echtzeit, sondern anhand der Überleitung der Buchungsposten. Dies bedeutet, dass es bei der Integration vom FI-CAX zum FI-GL eine zeitlich asynchrone Fortschreibung der Verkehrszahlen gibt.
2. Die Buchungsposten aus dem FI-CAX werden nicht 1:1 auf den Sachkonten gebucht, sondern so weit wie möglich kumuliert an die Hauptbuchhaltung übergeben.
