Berichtssystem in Unternehmen E-Book

• Herausgeber: GRIN Verlag
• Sprache: Deutsch

Veröffentlichungsjahr: 2008

Beschreibung

Studienarbeit aus dem Jahr 2007 im Fachbereich BWL - Controlling, Note: 1,7, Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt, Sprache: Deutsch, Abstract: In der unterschiedlichsten Literatur wird von der modernen Gesellschaft als eine Informationsgesellschaft gesprochen.1 "Eine Informationsgesellschaft ist eine stark von Informationstechnik geprägte Gesellschaft“.2 Das heißt, die Bedeutung der Übertragung und Vermittlung von „zweckorientierte(m) Wissen“3, sprich Informationen, ist in diesen Gesellschaften besonders hoch. Das Informieren aber auch Informiert sein nimmt eine wichtige Funktion ein, denn das Wissen um bestimmte Informationen beeinflusst Entscheidungen und somit auch das daraus folgende Handeln.4 Da wichtige Entscheidungen eines Unternehmens5 auf der Grundlage von Informationen getroffen werden, ist es notwendig, dass diese übermittelt und bereitgestellt werden.6 Diese Aufgabe übernimmt das Berichtswesen. Es übermittelt vor allem für die unternehmerische Zielsetzung, Planung und Kontrolle bedeutsame Größen und ermöglicht damit ein genaues Bild über das jeweils Betrachtete Unternehmen.7 Das Berichtswesen ist sowohl für interne als auch externe Zwecke relevant. Intern gilt vor allem das Management als Adressat der Berichtserstattung. Extern sind die Informationen unter Anderem für Fremdkapitalgeber, Konkurrenten des Unternehmens, sowie für Gesetzgeber, insbesondere den Fiskus betreffend, von Interesse.8 Die Berichtserstattung erfolgt dabei in unterschiedlicher Weise an die Informationsadressaten. Die Inhalte und Art und Weise der Berichtserstattung richtet sich dabei nach dem Interesse der Adressaten sowie den gesetzlichen Bestimmungen. In dieser Arbeit sollen vor allem die Inhalte und Funktion des Berichtssystems in Unternehmen beleuchtet werden. Daraus schlussfolgernd sollen die Gründe der unterschiedlichen Berichtserstattung an die verschiedenen Informationsadressaten verdeutlicht werden. Der Schwerpunkt wird bei der externen Berichtserstattung vor allem auf der Handels- und Steuerbilanz und die interne Berichtserstattung betreffend, auf dem Management liegen.

Leseprobe

Impressum:

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Inhaltsverzeichnis

1. Einführung in das Berichtswesen als wichtiges Informationsmedium

2 . Gang der Untersuchung

3. Einordnung und Inhalte des Berichtswesens

4. Berichtsarten

4.1 Standardberichte

4.2 Sonderberichte

5.  Rechnungswesen - Interne und Externe Berichtserstattung

5.1 Internes Rechnungswesen

5.2 Externes Rechnungswesen

6. Vergleich der externen und internen Berichtserstattung

6.1 Dokumentationszwecke

6.2 Informations- und Kontrollzwecke

6.3 Planungszwecke/ Dispositionszwecke

7. Zusammenfassung und Schlussfolgerung

8. Verzeichnis der zitierten Literatur

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Ausschnittartige Übersicht des Berichtssystems          Quelle: Eigene Darstellung

1. Einführung in das Berichtswesen als wichtiges Informationsmedium

In der unterschiedlichsten Literatur wird von der modernen Gesellschaft als eine Informationsgesellschaft gesprochen.[1] "Eine Informationsgesellschaft ist eine stark von Informationstechnik geprägte Gesellschaft“.[2] Das heißt, die Bedeutung der Übertragung und Vermittlung von „zweckorientierte(m) Wissen“[3], sprich Informationen, ist in diesen Gesellschaften besonders hoch. Das Informieren aber auch Informiert sein nimmt eine wichtige Funktion ein, denn das Wissen um bestimmte Informationen beeinflusst Entscheidungen und somit auch das daraus folgende Handeln.[4] Da wichtige Entscheidungen eines Unternehmens[5] auf der Grundlage von Informationen getroffen werden, ist es notwendig, dass diese übermittelt und bereitgestellt werden.[6] Diese Aufgabe übernimmt das Berichtswesen. Es übermittelt vor allem für die unternehmerische Zielsetzung, Planung und Kontrolle bedeutsame Größen und ermöglicht damit ein genaues Bild über das jeweils Betrachtete Unternehmen.[7]

Das Berichtswesen ist sowohl für interne als auch externe Zwecke relevant. Intern gilt vor allem das Management als Adressat der Berichtserstattung. Extern sind die Informationen unter Anderem für Fremdkapitalgeber, Konkurrenten des Unternehmens, sowie für Gesetzgeber, insbesondere den Fiskus betreffend, von Interesse.[8] Die Berichtserstattung erfolgt dabei in unterschiedlicher Weise an die Informationsadressaten. Die Inhalte und Art und Weise der Berichtserstattung richtet sich dabei nach dem Interesse der Adressaten sowie den gesetzlichen Bestimmungen.

In dieser Arbeit sollen vor allem die Inhalte und Funktion des Berichtssystems in Unternehmen beleuchtet werden. Daraus schlussfolgernd sollen die Gründe der unterschiedlichen Berichtserstattung an die verschiedenen Informationsadressaten verdeutlicht werden. Der Schwerpunkt wird bei der externen Berichtserstattung vor allem auf der Handels- und Steuerbilanz und die interne Berichtserstattung betreffend, auf dem Management liegen.

2 . Gang der Untersuchung

Zu Beginn der Arbeit wird der Begriff des Berichtswesens definiert. Um einen genaueren Einblick in das Berichtswesen zu geben, werden anschließend verschiedene Berichtsarten, sowie die Inhalte und die Häufigkeit der Berichtserstattung näher betrachtet. Im Folgenden wird die Untersuchung weiter spezifiziert indem das interne, sowie externe Rechnungswesen erläutert wird. Es werden jeweils die Arten der Berichte und dessen Inhalte umrissen. Gegenstand des sechsten Kapitels ist der Vergleich zwischen der Handels- und Steuerbilanz, als Adressaten externer Berichtserstattung, und dem Management, als Adressat interner Berichtserstattung. Als Schwerpunkte des Vergleiches dienen die Zwecke der Dokumentation, Information und Kontrolle, sowie Planung und Disposition, die durch die Berichte erfüllt werden.

3. Einordnung und Inhalte des Berichtswesens

 

Um das Verständnis für die Einordnung und Inhalte des Berichtsystems zu verbessern zunächst eine Ausschnittartige Übersicht dessen (vgl. Abbildung 1). Die einzelnen Punkte werden unterschiedlich ausführlich im Weiteren ausgeführt.

Abbildung 1: Ausschnittartige Übersicht des Berichtssystems         Quelle: Eigene Darstellung

Das Berichtswesen oder auch Berichtssystem ist ein Teilbereich des Controllings. Das Controlling koordiniert die Systeme der Kontrolle und Planung mit denen der  Informationsversorgung, der so genannten Unternehmensrechung.[9] Damit das Controlling die Entscheidungen des Betriebes und der Unternehmensführung ausreichend unterstützen kann, benötigt es Informationen der verschiedensten Art. Diese Informationen stellt das Berichtswesen bereit. Das Berichtswesen umfasst „alle Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens […] zur Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt“.[10] Die Berichte sind also für die Dokumentation, Information, Planung, Entscheidung, Kontrolle und Steuerung eines Unternehmens und dessen Tätigkeit von herausragender Bedeutung.[11] Erhoben und zur Verfügung gestellt werden die Inhalte, meist in Form von Kennzahlen. Grundsätzlich erfolgt die Aufstellung durch die dezentralen Teileinheiten, zusätzlich zur Überprüfung ist eine Ergänzung durch einen Beteiligungscontroller empfehlenswert.[12] Welche Kennzahlen in jeweiligem Bericht genutzt werden, wird je nach „geschäftsfeld- bzw. funktionsspezifischen Anforderungen“[13] ausgewählt.

4. Berichtsarten

 

Grundsätzlich kann man die Berichtsarten in Standard- und Sonderberichte unterteilen.

4.1 Standardberichte

 

Standardberichte werden regelmäßig verfasst, sie sind auf die Vergangenheit bezogen und in ihren Inhalten, ihrer Form und ihrem Zyklus genau definiert.[14] Die Dimensionen der Berichte sollten dem jeweilig betrachteten Teilbereich des Unternehmens individuell angepasst werden. Dabei muss darauf geachtet werden, dass sich der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz[15] und die Bedeutung der Beteiligung in den Berichten zum Ausdruck kommt.[16]

Der Datenumfang eines Berichtes wird von den zentralen Stellen zusammen mit den untergeordneten Stellen festgelegt. Die Führungsphilosophie hat insofern eine Bedeutung für den Umfang, dass zum Beispiel „im Rahmen einer Finanzholding nur von einer Grobkontrolle auf der Basis aggregierter finanzielle(r) Kennzahlen auszugehen“[17] ist. Der Anteil am Gruppenwert einer Beteiligung, also deren Wichtigkeit für das Unternehmen, beeinflusst das Ausmaß der enthaltenen Daten eines Berichtes.[18] Auf jeden Fall ist es entscheidend, dass die Daten so ausgewählt werden, dass sie effektiv und effizient das wiedergeben, was dem jeweiligen Adressaten von Interesse ist.

Die Häufigkeit der Erstellung von Berichten richtet sich grundsätzlich nach dem Kalender. So können täglich, aber auch wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich Berichte verfasst werden.[19] Die zeitlichen Abstände der Berichte sind von dessen Inhalten abhängig. Tägliche bzw. wöchentliche Berichte sind vor allem empirisch bedeutsam, Schwankungen im Tagesgeschäft zum Beispiel können so detailliert verfolgt und ausgewertet werden. Aufwandspositionen, welche aus einem Jahresbericht nicht erkenntlich auf die einzelnen Monate bezogen werden können, sollten bereits in monatlichen Abständen erfasst werden.[20] Unternehmen, die börsenorientiert sind, ist ein quartalsweises Reporting zu empfehlen, da jenes für Spekulanten und Investoren eine Grundlage ihrer zukünftigen Entscheidungen darstellt. Für bestimmte Wirtschaftsbereiche ist eine größere Frequenz schon vorgeschrieben. Doch nicht nur die Spekulanten nutzen diese Informationen, auch für die interne Planung können sie einen interessanten Aufschluss über den Soll-Ist-Zustand geben, der gegebenenfalls sofort weitere Handlungen beeinflussen kann.[21]

Berichtspflichtig sind untergeordnete operative Teilbereiche aber auch Zwischenholdings. Jeweils werden die Berichte dabei an die nächsthöhere Ebene weitergeleitet. Durch die Verdichtung der Kennzahlen, kann es zu einem Informationsverlust der Daten kommen, deshalb sollte genau festgelegt werden, wann und was berichtet werden soll.[22] Eine Darstellung des Berichtszyklus und der daraus folgenden Informationsverdichtung ist in Abbildung 2 dargestellt.

Abbildung 2: Der Berichtszyklus und die daraus folgende Informationsverdichtung

Quelle: Ulbrich / Burger (2005): 334.

Um eine Aussage über die Situation des Unternehmens zu tätigen, müssen die Kennzahlen mit verschiedenen Größen verglichen werden. Diese Aussagen können genutzt werden, um die Planung zu überprüfen und, wenn notwendig, Veränderungen vorzunehmen, um zu großen Abweichungen von den Unternehmenszielen entgegenzusteuern.

Der erste Vergleich kann mit Daten innerhalb eines Betriebes aber auch mit Daten von externen Unternehmen stattfinden. Der interne Vergleich, oder auch internes Benchmarking, hat den Vorteil einer umfangreicheren und regelmäßigeren Datenverfügbarkeit. Die Größen sind regelmäßig verfügbar und noch nicht verdichtet oder saldiert, sodass eine detaillierte Analyse möglich ist.[23] Beim externen Benchmarking besteht hingegen das Problem der Datenverfügbarkeit innerhalb eines Jahres für einen externen Vergleich von Unternehmen. Trotzdem ist dieser Vergleich notwendig, um den Marktanteil zu ermitteln, der einerseits Leistungsdefizite aufzeigt und andererseits Anregungen für Verbesserungen gibt, um die Unternehmensstrategie zu verfeinern.[24]

Ein Vergleich des Soll-Ist- bzw. Soll-Plan-Zustandes informiert ebenfalls über das Unternehmen. Hier werden in den einzelnen Teilbereichen budgetierte Ansätze mit den realisierten Größen verglichen.[25] Diese Berichte werden an das Beteiligungscontrolling weitergegeben, welches die Abweichungen analysiert. Sind die Differenzen zu groß werden Gegenmaßnahmen entwickelt. [26]

Die Kennzahlen können ebenfalls zeitlich mit unterschiedlichen Perioden verglichen werden. Dazu zählt der einfach Zeitvergleich, wobei der Ist-Ist-Zustand, insbesondere Trends und Veränderungen der Strukturen, analysiert wird.[27] Der Soll-Soll Vergleich, die Zielkonsistenzkontrolle, überprüft inwieweit die in der Planung enthaltenen Zahlen erreicht wurden und ob diese den Umständen entsprechend realisierbar sind. Die Planfortschrittskontrolle, auch Soll-Wird-Vergleich, überprüft ob die bisherigen Entwicklungen des Unternehmens auch das erreichen des Gesamtziels realistisch erscheinen lässt.[28]

Die Inhalte der Standardberichte sind hauptsächlich quantitativer Art. Dazu zählen als erstes finanzielle Berichtsgrößen, welche die Finanz-, Erfolgs- und Vermögenslage darstellen.[29] Für die Planung sind diese Kennzahlen von der größten Bedeutung, so kann man sie „unabhängig von der Führungsphilosophie und der operativen Tätigkeit der Teilbereiche erheben und vergleichen“.[30] Die am meisten genutzten Größen sind der Umsatz, Gewinn, Cash Flow, als auch Umsatzrenditen, Eigen- und Gesamtkapitalrentabilität und der Marktanteil.[31] Die zweiten Berichtsgrößen sind die operativen, welche die Grundlage der finanziellen Größem bilden. Zu nennen wären dafür unter anderem die Kapazitätsauslastung, Lieferzeiten, Lieferquoten, die Personalsituation etc.[32] Die Zahlen die einen Aufschluss über die Markt- und Wettbewerbssituation geben sind Marktanteile, Marktwachstum und eine Angebotserfolgskontrolle.[33] Die meisten dieser quantitativen Daten werden durch die  dezentralen Teilbereiche erhoben und weitergeleitet, deshalb sollten die Berechnungsmethoden dieser Zahlen genaustens im Unternehmenshandbuch festgehalten werden.

Qualitative Berichtselemente sind relativ schwer zu vergleichen, da sie bereits zusammengefasst sind. Um die Aussagekraft zu erhöhen, sollte darauf geachtet werden, möglichst quantifizierbare Daten weiterzuleiten.[34] Qualitative Elemente sollten in Berichten vorhanden sein, um finanzielle Größen oder Abweichungen zu kommentieren und zu erläutern. Der durch die Zusammenfassung der Daten einhergehende Informationsverlust kann durch den qualitativen Berichtsteil ausgeglichen werden.[35] Auch für diesen Teil sollten Inhalts- und Formvorgaben definiert werden, um einer Überlastung der Adressaten durch prägnante und weniger umfangreiche Inhalte zu vermeiden.[36] Genau wie die quantitativen Berichtselemente sollten die qualitativen auch „in den dezentralen Einheiten in Form von Management-Berichten“[37] erstellt werden.

4.2 Sonderberichte

Sonderberichte werden nach Bedarf und flexibel, auf bestimmte Fragestellungen ausgerichtet, erstellt.[38] Eine Form der Sonderberichte ist der Abweichungsbericht. Sie können automatisch ausgelöst werden, wenn zum Beispiel Grenzwerte über oder unterschritten werden.[39] Die so genannten Bedarfsberichte, auch Ad-hoc-Reports werden von Entscheidungsträgern veranlasst, um zum Beispiel „Analysen von außerordentlichen Problemen beteiligungsübergreifend durchzuführen“[40]. 

In Sonderberichten werden wie in den Standardberichten[41] qualitative und quantitative Berichtselemente aufgeführt. Die Gestaltung sowie der Inhalt der Berichte müssen ebenfalls im Vorhinein festgelegt werden. Auch die Weiterverarbeitung, Analyse und das Treffen von Gegenmaßnahmen wird durch das Beteiligungscontrolling vorgenommen.

5.  Rechnungswesen - Interne und Externe Berichtserstattung

 

Grundsätzlich kann man in zwei verschiedene Berichtserstattungen oder auch Rechnungslegungen unterscheiden. Beide Arten dienen der Dokumentation, Planung und Kontrolle der Prozesse des Unternehmens und richten sich an einen oder mehrere Adressaten. Ihre Kennzahlen bauen teilweise aufeinander auf oder lassen sich voneinander ableiten.[42] Das Rechnungswesen ist also ein „Modell des Wirtschaftsgeschehens zwischen Betrieb und Umwelt auf der Grundlage quantitativer, insbesondere zahlungsbezogener Rechnungsgrößen“[43].

5.1 Internes Rechnungswesen

 

Das interne Rechnungswesen liefert notwendige Informationen, die betriebliche Entscheidungs-, Planungs- und Kontrollprozesse unterstützen.[44] Das Management ist eines der Personenkreise dessen Aufgabe in der Durchführung dieser Prozesse liegt. Es kann deshalb als Hauptadressat der internen Berichtserstattung gesehen werden. Grundsätzlich unterliegen die Berichte keinen gesetzlichen Form-, bzw. Zeitvorgaben oder Kontrollen.[45] Das Aufstellen dieser Berichte und die Auswahl der enthaltenen Informationen und genutzten Instrumente sind freiwillig und richten sich dementsprechend nach deren Funktion.[46] In den Bereich des internen Rechnungswesens fallen die integrierte Kosten- und Leistungsrechnung, die betriebliche Statistik und die Planungsrechnung. Um den Umfang der Arbeit nicht zu sprengen, wird im Folgenden nur auf die Kosten- und Leistungsrechnung ausführlich eingegangen. Es sei nur soviel gesagt, dass in der betrieblichen Statistik und Planungsrechnung Informationen „zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und zur Gewinnung von Unterlagen für Entscheidungs- oder Planungsprozesse nebst ergänzenden Kontrollprozessen ausgewertet“[47] werden.

Die Kosten- und Leistungsrechnung erfasst Informationen zum „Ausweis und (zur) Beurteilung des Betriebserfolges(, und der) Planung, Steuerung und (sowie der) Kontrolle des Betriebsgeschehens (und zur) Erfassung und Verteilung der Kosten auf die Leistungsperiode und Leistungseinheit.“[48] Eine Aufstellung ist empfehlenswert bei einer „ausgeprägten Zentralisierung [...] unter anderem in der Organisationsform eines Stammhaus-Konzerns“[49].

Allgemein gesehen ist sie eine Rechnung von Bilanz sowie Gewinn und Verlust.[50] Allerdings werden hier die Kosten und Leistungen miteinander verglichen. Kosten sind als „betriebsbedingte[r] und betriebsnotwendige[r] Werteverzehr“[51] und Leistungen als „durch die betriebliche Tätigkeit entstehende[r] Ertrag“[52] zu definieren. Um die Entstehung von Kosten überschauen und entsprechend entgegenwirken zu können, sollten sie bestimmten Kostenstellen zugeordnet werden. Unterschieden werden kann in Istkosten, Normalkosten und Plankosten. Die Istkosten sind „die in einer Abrechnungsperiode effektiv angefallen Kosten“[53], welche folglich vergangenheitsbezogen sind. In die Normalkosten werden solche einbezogen, die normalerweise in der Periode anfallen werden. Wenn man die durchschnittlichen Istkosten der vorherigen Perioden hinzuzieht, kann eine Aussage über die Einhaltung der Richtwerte (Normalkosten) gemacht werden[54]. Die Plankosten sind eine Weiterentwicklung der Normalkosten. Hier werden die Normalkosten in ein „Mengen- und Zeitgerüst“[55] eingeordnet. Abweichungen gegenüber der Planrechnung können somit analysiert werden.

In der traditionellen Vollkostenrechnung, der Betriebsabrechnung, werden hauptsächlich die Istkosten einbezogen.[56] Diese Kostenrechnung erfolgt in drei Stufen. Als erstes werden in der Kostenartenrechnung alle Kosten einer Abrechnungsperiode erfasst, abgeleitet aus den Grundkosten der Finanzbuchhaltung.[57] Beispielhaft hierfür sind Materialabrechnung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, sowie Betriebsmittel- und Anlagenabrechnung.[58] Im nächsten Schritt, der Kostenstellenrechnung, werden die Kosten in dem Bereich verrechnet, in dem sie angefallen sind.[59] Hier werden nicht nur Grundlagen für die Kalkulation geschaffen, sondern gleichfalls das Betriebsgeschehen und die Kostenentwicklung kontrolliert.[60] Als letztes findet die Kostenträgerrechnung statt, dabei werden die Kosten pro Erzeugniseinheit ermittelt.[61] In der Literatur wird diese Rechnung oft mit einer Betriebsergebnisrechnung oder auch kurzfristigen Erfolgsrechnung gleichgestellt. Jene beinhaltet aber im Gegensatz zur Kostenträgerrechnung Erlöse und es können Aussagen über Gewinn und Verlust getätigt werden.[62]Um die Kosten noch transparenter zu machen, kann man sie in der Teilkostenrechnung in fixe, unabhängig von der erstellten Leistungsmenge, und variable Kosten, von der erstellten Leistungsmenge abhängige, aufteilen.[63] Obwohl die Teilkostenrechnung eine genaue Zurechnung der Kosten auf die einzelnen Stellen ermöglicht, wird sie aufgrund des hohen Aufwandes weniger genutzt.[64]

Man kann also sagen, dass die Informationen, die aus diesen Rechnungen resultieren ein Abbild des wirtschaftlichen Geschehens in einem Unternehmen sind. Dabei sind die Daten Vergangenheits- sowie zukunftsbezogen und als Ist-, Soll und Planwerte verglichen. Die Ausgestaltung der Berichte unterliegt keinen expliziten Vorschriften.

5.2 Externes Rechnungswesen

 

Das externe Rechnungswesen dient mit seiner Dokumentation vor allem zur Rechenschaftslegung gegenüber unternehmensexternen Adressaten.[65] Dies sind Personen, die von dem Verlauf des wirtschaftlichen Geschehens im Unternehmen abhängig sind oder auch ihre Entscheidungen danach ausrichten. Dazu zählen wie zuvor schon genannt Kapitalgeber, der Fiskus, Lieferanten, Arbeitnehmer des Unternehmens oder auch die Öffentlichkeit.[66] Da dieser Personenkreis nicht ungehindert Einblick in die Ausgangsbasis der Wirtschaftstätigkeit hat, ist deren Darstellung gesetzlich (z.B HGB) und rechtlich (z.B. Steuerrecht) gefordert und normiert. Die Hauptbestandteile des externen Rechnungswesens sind die Finanzbuchhaltung und der Jahresabschluss. Erstere zeichnet alle „mit der Wirtschaftstätigkeit verbundenen Wertebewegungen zwischen Unternehmen uns Außenwelt“[67] auf. Der Jahresabschluss ist ein sich auf die Finanzbuchhaltung beziehender Bericht.[68] Er besteht aus der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, sowie einem Lagebericht.[69] Zusammen ergibt dies eine Übersicht über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens.[70]

Der Schwerpunkt in den folgenden Ausführungen wird die Bilanz sein. Die Bilanz besteht auf der einen Seite aus der Passiva, was die Schulden oder Mittelherkunft beschreibt. Sie setzt sich zusammen aus Eigenkapital und Fremdkapital.[71] Auf der anderen Seite steht die Aktiva, also das Vermögen bzw. die Mittelverwendung.[72] Die Aktiva bestehen aus Anlagevermögen, wie z.B. Sachanlagen, immaterielle Anlagen oder Finanzanlagen, und Umlaufvermögen, z.B. Vorräte, lang- oder kurzfristige Forderungen, Wertpapiere etc.[73]

Die extern ausgerichtete Bilanz kann man grundsätzlich in die Handels- und Steuerbilanz unterscheiden. Beide sind gesetzlich vorgeschrieben und somit regelmäßig zu erstellen. Man kann sie deshalb auch als ordentliche Bilanzen bezeichnen.[74] Die Handelsbilanz unterliegt „handels- und aktienrechtlichen Vorschriften“[75] und weist den „ausschüttbaren Erfolg“ [76] aus. Zur Aufstellung dieser Bilanz wird der so genannte Probeabschluss aus der Buchführung als Grundlage genutzt.[77] Die Daten der Buchführung beziehen sich meist auf das vergangene Jahr und/oder stellen Ist-Werte dar, deshalb nennt man diese Bilanz auch Jahresabschluss. Die Prüfung der Bilanzaufstellung kann freiwillig aber auch aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erfolgen. Die geprüfte Handelsbilanz wird dann von einem „gesetzlich oder gesellschaftsvertraglich zuständigen Organ […] gebilligt“[78] und ist nun eine festgestellt Bilanz. Wenn die Bilanz aufgrund von Publizitätszwecken vereinfacht gegliedert wird, bezeichnet man sie als offen gelegt.[79]

Die Steuerbilanz weist den „erzielten Erfolg“[80] aus. Damit wird die „Bemessungsgrundlage für vermögens- und erfolgsabhängige Steuern“[81] gelegt, welche dem Fiskus zu entrichten sind. Dabei ist die Steuerbilanz allerdings so zu bilanzieren, dass ein höchstmöglicher Gewinn versteuert werden kann.[82]Auch die Besteuerung durchläuft verschiedene Stadien. Als Grundlage dienen die Erklärungsbilanzen. Das ist die Einheitsbilanz, eine „Abschrift der Handelsbilanz, die in vollem Umfang auch den steuerlichen Vorschriften entspricht“[83], die Handelbilanz mit einer Anpassungsrechnung, sowie die Steuerbilanz nach Einreichung beim Finanzamt.[84] Falls nach der Prüfung der Erklärungsbilanz durch das Finanzamt Abweichungen vom Gewinn festgestellt werden,  entspricht sie einer Festsetzungsbilanz, welche unter Vorbehalt der Nachprüfung steht.[85] Nach einer Berichtigung fehlender oder falscher Werte, wird sie als Anpassungsbilanz, nach erneuten externen Prüfungen als Prüferbilanz bezeichnet. Sobald alle Korrekturen und Prüfungen erfolgt sind, wird die Bilanz endgültig festgesetzt.[86]

Zusammengefasst sollte das externe Rechnungswesen die finanziellen Beziehungen des Unternehmens zu seiner Umwelt abbilden. Die Daten sind Vergangenheitsbezogen und Ist-Werte. Dabei unterliegt die Darstellung der Informationen expliziten Vorschriften.

6. Vergleich der externen und internen Berichtserstattung

 

Um die Gründer der verschiedene Berichtserstattung herauszukristallisieren, sollen beide Berichtsarten im Bezug auf den Informationsgehalt sowie die Ziele und Zwecke, welche mit ihnen verfolgt werden, verglichen werden. Wie im Vorherigen herausgestellt dienen beide Berichtsarten hauptsächlich der Dokumentation, Kontrolle und Planung. Auf Grund der Ihnen enthaltenen Informationen erfüllen sie diese Zwecke verschiedenartig.

6.1 Dokumentationszwecke

 

Beide Berichtsarten enthalten Kennzahlen, die Aussagen über Prozesse im Betrieb oder Unternehmen enthalten. Die interne Berichtserstattung dokumentiert dabei nur Zahlen die innerhalb des Betriebes auftreten. Dabei wird in der Kostenrechnung die Art der Kosten, der Bereich, in dem sie aufgetreten sind und welche Leistungen durch sie erbracht wurden, aufgegliedert. Die Dokumentation der Zuordnung der Kosten zu den produzierenden Leistungen erfolgt vor allem aus zwei Gründen. Zuerst dient sie zur Erstellung von Unterlagen für die Bestandsbewertung. Sie stellt somit Wertansätze der Zwischen- und Endprodukte für den Jahresabschluss bereit.[87] Als zweites dient sie zur „Ermittlung der Kosten auf der Grundlage von Verordnungen auf dem Gebiet des Preisrechts“[88]. Die finanziellen Aufzeichnungen der Bestandsentwicklung und der abgegrenzten Prozesse des Betriebes bilden die Grundlage für die Kontrolle und Planung. Wie präzise die Dokumentation stattfindet unterliegt internen Entscheidungsträgern.

Die für externe Adressaten verfassten Berichte enthalten Zahlen, welche auf die Kosten interner Berichte aufbauen. Hinzu kommen finanzielle Vorgänge, die zwischen der Umwelt und dem Unternehmen stattgefunden haben. Die Veränderung der Bestände spielt hier ebenfalls eine Rolle, das Gewicht liegt aber eher auf die Entstehung der Leistungen und wie diese verbraucht wurden. Es werden dabei alle finanziellen Prozesse und Geschäftsvorfälle des Gesamtgeschäfts dokumentiert. Die Art und Weise der Dokumentation unterliegt einheitlichen externen Vorgaben. Mit Hilfe der Handelsbilanz werden „beweiskräftige Urkunden für potentielle rechtliche Auseinandersetzungen“[89] geschaffen. Dies ist notwendig, wenn dem Unternehmen eine Interessenverletzung, wie Bankrotthandlungen oder Betrug, vorgeworfen werden.[90] Mit Hilfe dieser Urkunden können diese Anschuldigungen verfolgt aber auch abgewehrt werden.[91] Die Steuerbilanz dient als Nachweis des der Besteuerung zugrunde liegenden Periodengewinns.

Beide Rechnungen, intern wie extern, erfolgen so, dass die resultierenden Kennzahlen miteinander verglichen und analysiert werden können.

6.2 Informations- und Kontrollzwecke

 

In der Kostenrechnung wird die Wirtschaftlichkeit der Prozesse der Leistungserstellung und -verwertung überprüft.[92] Zu den Rechnungen zählen Betriebserfolgsrechnungen und die Kostenkontrolle. Meist wird hierzu ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt, der die effektiven Kosten mit vorher systematisch geplanten Vorgabewerten gegenüber stellt.[93] Durch diese Rechnungen und Analysen erfolgt eine Aussage, wie wirtschaftlich diese einzelnen Prozesse sind. Daraus errechnet sich der Gewinn oder Verlust des Betriebes, über den das Management informiert wird.

Die Prozesse können mit Hilfe ihrer präzisen Dokumentation optimiert und somit wirtschaftlicher gestaltet werden.[94] Einem Betriebsverlust kann bei einer erfolgreichen Optimierung in der nächsten Periode entgegengewirkt, der Gewinn maximiert werden. Schlussfolgernd fließt die Optimierung mit in die betriebliche Planung ein.

Auch die Informations- und Kontrollzwecke betreffend kann man zwischen der handels- und Steuerbilanz unterscheiden. Die dem Unternehmen extern stehenden Personen werden durch die Bilanzen über den unternehmerischen Gesamterfolg informiert. Das Unternehmen muss Rechenschaft über dessen Gewinn oder Verlust ihnen gegenüber ablegen. Die rechtlich vorgeschriebene Aufschlüsselung lässt die Prozesse genau nachvollziehen und macht sie somit kontrollierbar. Durch handelsrechtliche Vorschriften werden unterschiedliche Personenkreise geschützt. Um den Zusammenhang zwischen Informationsumfang, Kontrolle und der daraus folgenden Schutzfunktion zu verdeutlichen, folgen ein paar Beispiele. In der Handelsbilanz soll, zum Zweck des Gläubigerschutzes, der höchste ausschüttbare Gewinn ermittelt werden. Dieser soll außerdem die „Erhaltung eines Mindesthaftungsvermögens sicherstell[en]“[95]. Der Gesellschafterschutz fordert zum Schutz der Anteilseigner eine Mindestausschüttung, die ebenfalls durch die Handelsbilanz aufgeschlüsselt wird.[96] Indem für die Bilanzergebnisse Ober- und Untergrenzen für die Manipulierbarkeit festgelegt werden, können gewinnabhängige Auszahlungen reguliert werden. So werden gewinnabhängige Personenkreise, wie zum Beispiel Unternehmensorgane, aber auch Arbeitnehmer oder der Fiskus geschützt. Auch werden durch die Bilanz die Interessen unter den extern stehenden Personen vermittelt. So werden durch Zurechnungsregeln des dem „Gesellschafter zukommenden Gewinnanteils, (…) Kapitalentnahmeanspruchs oder des von ihm zu deckenden Verlustanteils“[97] ermittelt. In dem der Gesetzgeber dem Bilanzierenden ein „Aufstellungs-, Ausweis-, Bilanzsatz-, Bewertungs- und Offenlegungswahlrecht“[98] einräumt, kann er die Bilanz in Maßen hin auf die Ziele seines Unternehmens gestalten.

Die Steuerbilanz ist das Instrument zur Ermittlung des periodengerechten Gewinns, als Basis zur Besteuerung durch den Fiskus. Die gesetzlichen Vorgaben dienen dazu, die gegensätzlichen Finanzinteressen des Steuerpflichtigen und des Fiskus auszugleichen.[99] Die Steuerbilanz dient dazu den Fiskus über die Besteuerungsgrundlage zu informieren. Auch für „nichtfiskalische Adressaten“, z. B. für Gewinnbeteiligte, kreditwürdigkeitsprüfende Banken oder ausscheidende Gesellschafter wird sie als Nachweis der Ertrags- und Vermögenslage des Unternehmensgenutzt.[100]

6.3 Planungszwecke/ Dispositionszwecke

 

Mit Hilfe der Ergebnisse der internen Berichte kann das Betriebsgeschehen geplant werden. Die Unterlagen dienen zu unternehmenspolitischen Entscheidungen, indem Preisuntergrenzen ermittelt werden. Ebenfalls werden sie zur Planung von Beschäftigten, Produktionsprozessen und Betriebsgrößen.[101] Indem die Selbstkosten bestimmt werden, kann eine „an den Kosten orientierte Setzung des Angebotspreises“[102]erfolgen, was zur Disposition zu der Preis- und Sortimentspolitik genutzt wird. Die Bereitstellung dieser Unterlagen dient zur „kurz- und langfristigen (Mittel-) Entscheidungen in allen betrieblichen Teilbereichen“[103]. Die Entscheidungsvorbereitung die das interne Rechnungswesen ergibt, kann als dessen Hauptaufgabe gesehen werden.[104]

Auch das externe Rechungswesen stellt eine unumstrittene Dispositionshilfe dar.[105] Die Dispositionsfunktion wird insoweit erfüllt, dass sie die Entwicklungen von Vermögen und Schulden darstellt und damit einen Aufschluss über die Kapital- und Erfolgsdisposition gibt. Als erstes können die Eigner oder die Unternehmensleitung krisenhafte Entwicklungen durch eine kritische Selbstinformation erkennen und ihnen dementsprechend entgegenwirken.[106] Dabei wird ihnen vor dem „Eingehen weiterer Verbindlichkeiten seine Schuldentilgungs- und Zinszahlungsfähigkeit kritisch vor Augen geführt“[107]. Zweitens dienen die Berichte den Unternehmen extern stehenden Personen zur Disposition. Sie können damit Entscheidungen treffen, die ihre eigenen Interessen sichern. Die Offenlegungspflicht ist hierfür eine Voraussetzung, ist aber nicht auf alle Gesellschaftsformen ausgeweitet.[108] Lediglich „Vollhafter und Kommanditisten, stille Gesellschafter, Gläubiger (im Konkursfall) und den Wirtschaftsausschuss der Arbeitnehmer“ fallen uneingeschränkt unter diesen Interessenschutz.[109]

7. Zusammenfassung und Schlussfolgerung

Das Berichtsystem in Unternehmen ist ein Teil des Controllings. Mit Hilfe dieses Systems werden Informationen über das Unternehmen bzw. den Betrieb und dessen Umwelt in Form von Berichten erarbeitet, weitergeleitet, verarbeitet und gespeichert. Es kann unterschieden werden in Standardberichte und Sonderberichte. In beiden Berichtsarten sind qualitative und quantitative Elemente enthalten. Die inhaltlichen und formellen Gestaltungsinstrumente müssen im Voraus festgelegt werden. Standard- und Sonderberichte werden an das Beteiligungscontrolling weitergeleitet, dort weiterverarbeitet und analysiert. Gegebenenfalls können mit Hilfe der erarbeiteten Informationen Maßnahmen gegen eine negative Entwicklung des Unternehmens oder Betriebes getroffen werden. Der wesentlichste Unterschied der beiden Berichtsarten ist, dass Standardberichte regelmäßig und Sonderberichte bei Bedarf verfasst werden.

Betrachtet man die Dateninhalte der Berichte, kann man eine weitere Unterscheidung, und zwar zwischen dem externen und internen Berichts- bzw. Rechnungswesen, vornehmen. Das Management stellt dabei den Hauptadressaten des internen Rechnungswesens dar. In Als Kernbereich des internen Rechungswesen wurde die Kosten und Leistungsrechnung hervorgehoben. Sie erfasst und beurteilt diejenigen Informationen, die eine Aussage über den Betriebserfolg treffen können. Dabei bildet sie das wirtschaftliche Geschehen, also den Verzehr von Produktionsfaktoren und die Entstehung von Leistungen, des Betriebes ab. Das externe Rechnungswesen richtet sich größtenteils an dem Unternehmen extern stehende Personen, wie Kapitalgeber, Fiskus, Lieferanten, Arbeitnehmer und die Öffentlichkeit. Hier wurde die Bilanz, in Form der Steuer- und Handelsbilanz, als Teil des Jahresabschluss näher betrachtet. Sie gibt einen Einblick in die finanziellen Beziehungen des Unternehmens zu seiner Umwelt.

Wie in dem letzten Punkt der Arbeit, dem Vergleich, festgestellt werden konnte, verfolgen das interne sowie das externe Berichtswesen den gleichen Zweck: den Zweck der Dokumentation, Information, Kontrolle, Planung und Disposition. Grundsätzlich beinhalten sie ähnliche Kennzahlen. Der wesentliche Unterschied ist, dass die Aufarbeitung der Kennzahlen - Rechnungen, Zusammenfassungen, Analysen - nicht in gleicher Weise erfolgt. Die Adressaten der Berichte interessieren sich für verschiedene Inhalte. Deshalb ist die Aufarbeitung der Kennzahlen, in Form der unterschiedlichen Berichte, auf ihr Informationsbedürfnis ausgerichtet. Man kann sagen, dass die inhaltlichen und formellen Vorgaben sich fast vollständig nach den Adressaten richten. Bei der externen Berichtserstattung werden die Interessen der Adressaten zusätzlich durch gesetzliche und rechtliche Regeln gestützt. Mit Hilfe dieser Rahmenbedingungen, können die Ziele der Adressaten, nämlich die der Information, aber auch Kontrolle, Planung und Disposition, auf einer anerkannten und fundierten Basis erreicht werden.

8. Verzeichnis der zitierten Literatur

 

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