Checklisten zum elektronischen Rechtsverkehr für die Justiz E-Book

Henning Müller

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Checklisten zum elektronischen Rechtsverkehr
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2023

Seitenzahl: 87

Beschreibung

Die Checklisten zum elektronischen Rechtsverkehr fassen die wesentlichen Informationen zu Form- und Fristfragen zusammen und bieten einen übersichtlichen, strukturierten Überblick mit zahlreichen Grafiken und Schaubildern. Sie geben einen ausführlichen Einblick in die richterlichen Aufgaben bei der Prüfung der besonderen formellen Voraussetzungen im elektronischen Rechtsverkehr und geben Empfehlungen für Hinweispflichten und Rechtsfolgen bei Verstößen. Verfahrensbeteiligte und ihre Bevollmächtigten erhalten hierdurch wertvolle Anregungen für das eigene prozessuale Verhalten, Sorgfaltspflichten und Hinweise auf Haftungsfallen. Die hier gezeigten Prüfungspunkte entsprechen dabei den Inhalten der üblichen Schulungen und Bearbeiterhinweise in der Justiz der Länder. Stand der Bearbeitung ist der 15. Oktober 2023. Die Checklisten ergänzen damit das ausführliche "eJustice-Praxishandbuch" (ISBN: 9783758307089) mit erläuternden systematischen Darstellungen und Übersichten. Aus dem Inhalt: - Prüfungsschemata für Form- und Fristfragen des elektronischen Rechtsverkehrs, - Überblick über die sicheren Übermittlungswege (beA, beN, beSt, beBPo, eBO, "Mein Justizpostfach" (MJP) bzw. die OZG-Nutzerkonten oder De-Mail, - Anforderungen an die Bearbeitbarkeit elektronischer Dokumente, - Störungs- und Fehlerfolgen in digitalen Geschäftsprozessen einschließlich Textmuster, - Überblick über den Inhalt von Transfervermerken und Prüfprotokollen, sowie dem Prüfvermerk, - verfahrensrechtliche Hinweispflichten und Rechtsbehelfsbelehrungen.

Leseprobe

INHALTSÜBERSICHT

A. GRUNDLAGEN DER PRÜFUNG

B. AKTIVE NUTZUNGSPFLICHT DES ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHRS

1. ANWENDUNGSBEREICH DER AKTIVEN NUTZUNGSPFLICHT

2. ERSATZEINREICHUNG BEI STÖRUNG DES ELEKTRONISCHEN RECHTSVERKEHRS

A. VORÜBERGEHENDE STÖRUNG

B. TECHNISCHE STÖRUNG

C. UNMÖGLICHKEIT DER ELEKTRONISCHEN EINREICHUNG

D. GLAUBHAFTMACHUNG

E. MAßGEBLICHER ZEITPUNKT

C. ÜBERSICHT ÜBER DIE ZUGELASSENEN ÜBERMITTLUNGSWEGE

1. SCHEMATISCHE DARSTELLUNG DER EGVP-INFRASTRUKTUR

2. EGVP: ERREICHBARKEITSÜBERSICHT

D. PRÜFUNGSSCHEMA ELEKTRONISCHE POSTEINGÄNGE

E. PRÜFUNG ANHAND DES EGVP-PRÜFVERMERKS

1. AUFBAU DES PRÜFVERMERKS

2. INFORMATIONEN ZUR ÜBERMITTLUNG

3. INFORMATIONEN ZUM ABSENDER UND ZUM EMPFÄNGER

4. INFORMATIONEN ZUR EGVP-NACHRICHT

5. INFORMATIONEN ZU DEN ANLAGE(N) DER ELEKTRONISCHEN NACHRICHT:

F. ELEKTRONISCHE POSTEINGÄNGE ÜBER EINEN SICHEREN ÜBERMITTLUNGSWEG

1. BESONDERHEITEN DES BEA

2. EINGÄNGE ÜBER BEA, BEN, BEST, EBO, OZG/MJP UND BEBPO

3. EINGÄNGE ÜBER DE-MAIL

G. ELEKTRONISCHE POSTEINGÄNGE ÜBER DAS ELEKTRONISCHE GERICHTS- UND VERWALTUNGSPOSTFACH (EGVP)

1. GRUNDLAGEN DER PRÜFUNG QUALIFIZIERTER ELEKTRONISCHER SIGNATUREN

2. PRÜFUNGSSCHRITTE ANHAND DES TRANSFERVERMERKS:

3. ANDERE ARTEN VON ELEKTRONISCHEN SIGNATUREN

EINFACHE SIGNATUR

4. EINFACHE SIGNATUR UND BEA/BEN/BEST/EBO-EINREICHUNG

EINFACHE SIGNATUR BEI NICHT PERSONENGEBUNDENEN ÜBERMITTLUNGSWEGEN

5. TECHNISCHE VARIANTEN DER QUALIFIZIERTEN ELEKTRONISCHEN SIGNATUR

CONTAINER-SIGNATUR

PDF-INLINE - SIGNATUR

DETACHED SIGNATUR

6. ZUSAMMENFASSUNG DER PRÜFUNG DER SIGNATURART

7. RECHTSFOLGE BEI VERWENDUNG UNZULÄSSIGER SIGNATUREN

8. ELEKTRONISCHE BEANTRAGUNG VON PROZESSKOSTENHILFE

9. BESONDERHEITEN BEI DER VOLLMACHTEINREICHUNG

H. PRÜFUNG DER BEARBEITBARKEIT AB 1.1.2022

I. „MUSS-BESTIMMUNG“: DATEIFORMAT PDF

II. „SOLL-VORGABEN“

III. KONVENTIONEN FÜR DATEINAMEN

I. VERFAHREN BEI NICHT-BEARBEITBARKEIT DURCH DAS GERICHT

I. VERFAHREN

II. ZUR BEARBEITUNG GEEIGNET

III. UNVERZÜGLICH

IV. HINWEISPFLICHT

V. NACHREICHUNG

VI. GLAUBHAFTMACHUNG

VII. BEISPIEL FÜR EINEN GERICHTLICHEN HINWEIS GEM. § 130A ABS. 6 ZPO

J. PRÜFERGEBNISSE DER PRÜFPROTOKOLLE

ERKLÄRUNG DER AMPELLOGIK DES PRÜFPROTOKOLLS:

DETAILINFORMATIONEN IM PRÜFPROTOKOLL:

WEITERE INFORMATIONEN ZUM VERSANDWEG IM PRÜFPROTOKOLL:

K. ÜBERSICHT: ÜBERMITTLUNG VON SCHRIFTSÄTZEN AN DAS GERICHT

L. FRISTWAHRUNG

1. SCHEMATISCHE DARSTELLUNG EGVP-VERSAND

4. NACHWEIS DER FRISTWAHRUNG DURCH EINGANGSBESTÄTIGUNG

5. DAS ELEKTRONISCHES EMPFANGSBEKENNTNIS (EEB) / ZUSTELLUNGSFIKTION

M. RECHTSBEHELFSBELEHRUNGEN

1. UNTERSCHIEDE DER GERICHTSBARKEITEN

2. NOTWENDIGER INHALT DER RECHTSMITTELBELEHRUNG ZUM ERV

3. MUSTER-RECHTSBEHELFSBEHELFSBELEHRUNG

O. WEITERFÜHRENDE LINKS

KENNEN SIE SCHON…?

A. Grundlagen der Prüfung

Bei elektronischen Posteingängen obliegt auch im elektronischen Rechtsverkehr die Form- und Fristprüfung dem juristischen Entscheider. Dabei gehen die prozessrechtlichen Regelungen zum elektronischen Rechtsverkehr als lex specialis stets den Formanforderungen für schriftliche Dokumente vor, auch wenn das Dokument im Gericht ausgedruckt und in den Geschäftsgang gegeben wird.1

Gem. § 130a ZPO2 können elektronische Dokumente über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) oder einen sicheren Übermittlungsweg gem. § 130a Abs. 4 ZPO bei Gericht eingereicht werden. Die Vorschrift bezieht sich nach ihrem Wortlaut explizit nicht nur auf schriftformbedürftige Dokumente, sondern auf sämtliche Einreichungen (schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und Erklärungen Dritter).

Während

bei einer Einsendung

über das EGVP eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS)

stets erforderlich ist (Abs. 3 1. Var.),

kann bei Einreichungen aus

einem sicheren Übermittlungsweg gem. § 130a Abs. 4 ZPO auf die Anbringung einer qeS verzichtet

werden

3

; dann genügt eine

einfache Signatur

(bspw. der maschinenschriftliche Namenszug oder eine eingescannte, lesbare

4

Unterschrift). Die Nutzung eines sicheren Übermittlungswegs macht es erforderlich, dass die den Schriftsatz verantwortende Person selbst (bspw. der postulationsfähige Rechtsanwalt, nicht sein Sekretariat etc.) den Sendevorgang vornimmt. Die einfache Signatur muss den Namen des absendenden Rechtsanwalts wiedergeben; ausgeschlossen ist daher, dass bspw. ein/e Kollege/in in Vertretung den Schriftsatz mit der einfachen Signatur des Vertretenen übersendet; in diesen Vertretungsfällen ist ebenfalls eine qualifizierte elektronische Signatur der verantwortenden Person erforderlich – es gilt nichts anderes, als wenn bspw. das Sekretariat der/des Rechtsanwältin/Rechtsanwalt den Sendevorgang vornehmen würde.

In beiden Fällen muss die Einreichung unter Nutzung eines durch die Rechtsverordnung gem. § 130a Abs. 2 Satz 2 ZPO (ERVV) zugelassenen Dateiformats erfolgen. Gem. § 2 Abs. 1 ERVV ist als Dateiformat grundsätzlich PDF zugelassen. Falls eine sachgerechte bzw. qualitätserhaltende Umwandlung in PDF nicht möglich ist, kann (neben der Bild-PDF-Datei) auch eine Bilddatei im Format TIFF mitübersandt werden. Die Folgen eines falschen Dateiformats sind umstritten.5

Bis 31.12.2021 gilt gem. § 2 Abs. 1 ERVV, dass die PDF-Datei in druckbarer, kopierbarer und, sowie technisch möglich, durchsuchbarer Form zu übermitteln ist. Überwiegend wurde in der Rechtsprechung angenommen, dass es sich insoweit um echte Formvorschriften handelt.

Seit 1.1.2022 gilt gem. § 2 Abs. 2, 3 ERVV nur noch, dass die PDF-Datei den in den ERVB6 bekanntgemachten Standards entsprechen soll. Die weiteren Formanforderungen stellen damit nur noch einen Rahmen dar, bei dessen Einhaltung der Einreicher die Gewähr hat, dass das elektronische Dokument von der Justiz bearbeitbar ist. Es ist daher aus Einreichersicht empfehlenswert, diese Vorgaben einzuhalten. Formanforderung ist aber seit 1.1.2022 nur noch die Bearbeitbarkeit; kann daher das Gericht faktisch und zumutbar mit dem Dokument umgehen, ist die elektronische Form mit einer auch gegen § 2 Abs. 2, 3 ERVV / ERVB verstoßende PDF gewahrt.7

1 Anders BGH v. 8.5.2019 – XII ZB 8/19; BGH v. 18.3.2015 – XII ZB 424/14; Köbler, AnwBl 2015, 845, 846; kritisch Müller, AnwBl 2016, 27; ders. FA 2019, 198, 199 ff.; a.A. BSG v. 12.10.2016 – B 4 AS 1/16 R.

2 In der Fassung ab 1.1.2018; entsprechendes gilt für die wortgleichen §§ 65a SGG, 55a VwGO, 52a FGO, § 46c ArbGG, § 32a StPO.

3 Fraglich ist allerdings die Rechtsfolge, wenn bei einer Übermittlung aus einem sicheren Übermittlungsweg eine ungültige Signatur angebracht ist: In Erwägung zu ziehen wäre, zu differenzieren, ob (1. Fallgruppe) die Signatur ungültig ist, weil es an der Authentizität fehlt (bspw. weil die Gültigkeit des Zertifikats abgelaufen ist) – dann wäre dieser Mangel wohl durch den sicheren Übermittlungsweg überwunden und (2. Fallgruppe), ob die Ungültigkeit auf einer fehlenden Integrität beruht (bspw. in Folge einer Manipulation) – dann wäre jedenfalls eine entsprechende Nachfrage beim Absender erforderlich.

4 BSG, Beschl. v. 16.2.2022 – B 5 R 198/21 B.

5 PDF ist „Muss“-Bestimmung: BAG v. 25.8.2022 – 6 AZR 499/21; Dateiformatvorgabe „bloße Förmelei“: BGH v. 19.10.2022 – 1 StR 262/22; BAG v. 29.6.2023 – 3 AZB 3/23; siehe auch: Müller NZA 2023, 89; https://ervjustiz.de/bgh-vs-bag-erv-einreichung-in-word-moeglich.

6 Bundesweite Bekanntmachungen zum elektronischen Rechtsverkehr: www.justiz.de.

7 BAG v. 25. April 2022 – 3 AZB 2/22.

B. Aktive Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs

Rechtsgrundlage für die Einführung der aktiven Nutzungspflicht sind die §§ 130d ZPO, § 32d StPO, 55d VwGO, § 65d SGG, § 52d FGO, § 14b FamFG und 46g ArbGG. Im familiengerichtlichen Verfahren gilt die aktive Nutzungspflicht gem. § 14b Abs. 1 Satz 1 FamFG).8 Die aktive Nutzungspflicht gilt danach sei dem 1.1.2022 kraft Gesetzes an sämtlichen deutschen Gerichten. Eine aktive Nutzungspflicht besteht auch in Verfahren ohne Anwaltszwang.9 Die aktive Nutzungspflicht begegnet keinen verfassungsrechtlichen Bedenken.10

1. Anwendungsbereich der aktiven Nutzungspflicht

Der sachliche Anwendungsbereich der aktiven Nutzungspflicht umfasst vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen. Nicht umfasst ist dagegen die Vorlage von Beweismitteln. Für Beweismittel gilt der Grundsatz der Formattreue; d.h. elektronische Beweismittel sind elektronisch vorzulegen (allerdings ohne normativ auf die Übermittlungswege gem. § 4 Abs.1 ERVV beschränkt zu sein; faktisch ist freilich eine Einreichung auf diesen Wegen tunlich, auch physische Datenträger kommen aber in Betracht). Stoffliche, insbesondere papiergebundene, Beweismittel sind dagegen in der Form vorzulegen, in der sie „im Original“ bestehen.

Der persönliche Anwendungsbereich der aktiven Nutzungspflicht erfasst zunächst Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse.

Gem. § 52d S. 2 FGO, § 46g S. 2 ArbGG, § 55d S. 2 VwGO und § 65d S. 2 SGG in Verbindung mit Abs. 4 Nr. 2 der jeweiligen Vorschrift über den elektronischen Rechtsverkehr und § 86d f. StBerG aktiv nutzungspflichtig sind seit dem 1.1.2023 Steuerberaterinnen und Steuerberater. Umstritten war insoweit zunächst, ob die Nutzungspflicht bereits ab dem 1.1.2023 bestand oder erst mit Erhalt des Registrierungsbriefs. Der BFH (Beschl. v. 28.4.2023 – XI B 101/22) hat diesen Meinungsstreit zwischenzeitlich entschieden, nachdem die Rechtsprechung der Finanzgerichte hier differierte: Die aktive Nutzungspflicht bestand bereits ab 1.1.2023, weil forensisch tätige Steuerberaterinnen und Steuerberater die Möglichkeit hatten, über ein sog. „Fast-Lane“-Verfahren für eine Priorisierung ihrer Registrierung zu sorgen. Beantragt ein Steuerberater bzw. eine Steuerberaterin wegen Nichtnutzung des beSt Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, muss er nach der Entscheidung des BFH darlegen, weshalb er nicht von der Möglichkeit des „Fast-Lane“-Verfahrens Gebrauch gemacht hatte.11

Zunächst nicht von der aktiven Nutzungspflicht erfasst sind dagegen in dem ersten Schritt ab 2022 die in der Arbeits- und Sozialgerichtsbarkeit häufig als Prozessvertreter auftretenden Verbände und Gewerkschaften, Rentenberaterinnen und Rentenberater, sowie nicht anwaltlich vertretene Bürgerinnen und Bürger sowie privatrechtliche Unternehmen (bspw. als Arbeitgeber in der Arbeitsgerichtsbarkeit). Schließlich auch nicht erfasst sind weitere Personen im Umfeld eines Gerichtsverfahrens, hier bspw. Dolmetscherinnen und Dolmetscher, Sachverständige oder ehrenamtliche Richterinnen und Richter. Erst zum 1.1.2026 weitet sich die aktive Nutzungspflicht auch auf vielen andere sog. professionelle Verfahrensbeteiligte aus. Die entsprechenden Regelungen hierzu finden sich in den jeweiligen Fachgerichtsordnungen.

Syndikusrechtsanwältinnen und Syndikusrechtsanwälte unterfallen bereits kraft ihrer Zulassung der aktiven Nutzungspflicht, unabhängig davon, ob sie nach außen als Teil der Rechtsanwaltschaft erkennbar sind.12

Eine aktive Nutzungspflicht besteht nicht für das Gericht selbst, weil § 130d ZPO nur den gerichtlichen Posteingang, nicht den Postausgang der Gerichte betrifft; insoweit findet sich die Normierung (nur) in den §§ 169, 173 ZPO, die ein Wahlrecht des Gerichts vorsehen.

Etwas anderes gilt, wenn das Gericht als Behörde auftritt; also in Justizverwaltungsangelegenheiten; insbesondere, wenn das Gericht selbst Beklagter ist (bspw. in einem Kündigungsschutzverfahren gegen einen Mitarbeitenden des Gerichts). Dann muss das Gericht ebenfalls aktiv elektronisch kommunizieren. Hierzu kann das Gericht gem. § 6 Abs. 3 ERVV sein EGVP ohne qualifizierte elektronische Signatur nutzen, weil dieses als beBPo gilt. Eine zusätzliche Identifizierung des Gerichts ist hierfür nicht erforderlich. Entsprechend besteht keine aktive Nutzungspflicht des Gerichts, wenn es selbst Vollstreckungsaufträge erteilt, weil das Gericht in diesen Fällen nicht Behörde ist, sondern es sich dabei um eine gerichtliche Tätigkeit handelt.13