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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2024
Für die Durchführung einer SAP-Datenarchivierung gibt es eine Reihe guter Gründe: Indem man nicht mehr benötigte Daten aus dem System entfernt, verbessert man die Performance und spart Kosten; durch eine gesetzeskonforme Aufbewahrung vermeidet man mögliche Bußgelder und juristische Schwierigkeiten. Zudem empfiehlt die SAP, vor einer S/4HANA-Transformation ein Archivierungsprojekt durchzuführen.
In diesem Buch vermittelt Ihnen ein Spezialist Grundlagenwissen zu diesem Thema. Er gibt einen Überblick, welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und welche Datenschutzregelungen zu beachten sind. Die technischen Voraussetzungen werden erläutert, und Sie erfahren, welche Ablageoptionen es für Ihre Archivdaten gibt. Schritt für Schritt geht der Autor mit Ihnen die Strategie und Planung für Ihr Archivierungsprojekt sowie dessen einzelne Phasen durch, bis hin zum Zugriff auf die archivierten Daten und zu deren späterer endgültiger Löschung. Ein Best-Practice-Ansatz wird Ihnen anhand eines Beispiels veranschaulicht.
Am Ende gibt es einen Überblick über neue technische Entwicklungen: Im Mittelpunkt stehen dabei das Information Lifecycle Management (ILM), das Data Aging sowie die Besonderheiten der Archivierung unter SAP S/4HANA.
- Einführung in die Grundlagen der SAP-Datenarchivierung
- Erstellung von Archivierungsstrategien und Projektplänen
- Best-Practice-Ansatz im Archivierungsprozess
- Zukunft der SAP-Datenarchivierung und neue Technologien
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Seitenzahl: 141
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1. Auflage 2024
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2024
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Inhaltsverzeichnis
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Vorwort
Der Betrieb von SAP-Systemen erfordert in vielerlei Hinsicht eine gute Planung. Neben der Abbildung betriebswirtschaftlicher Abläufe in den technischen Prozessen ist die Handhabung von Daten von hoher Bedeutung. Mit der SAP-Datenarchivierung können Sie das Datenwachstum in Ihren SAP-Systemen kontrollieren und Ihre archivierten Daten revisionssicher aufbewahren.
Dieser Themenkomplex gewinnt zunehmend an Relevanz. Die Transformation von SAP Enterprise Resources Planning (ERP) bzw. ERP Central Component (ECC) zu S/4HANA kann durch eine SAP-Datenarchivierung signifikant verbessert werden, wobei sich der zeitliche Aufwand deutlich reduziert und dadurch wesentliche Kosten eingespart werden. Für einige Unternehmen mit einem großen Datenaufkommen ist dies sogar eine zwingende Voraussetzung für die Systemumstellung.
Gesetzliche Vorgaben fordern die Revisionssicherheit von Daten, die wichtig für das Unternehmen oder für die Besteuerung sind.
Sie haben wahrscheinlich zu diesem Buch gegriffen, weil Sie vor der herausfordernden Aufgabe stehen, eine rechtssichere Datenarchivierung in einem SAP-System durchzuführen. Wir möchten Ihnen mit diesem Titel zu einem schnellen Einstieg in die SAP-Datenarchivierung verhelfen und einen guten Überblick über die wichtigsten Aspekte der SAP-Datenarchivierung bieten. Die nachfolgenden Seiten richten sich deshalb an alle Leser, die mit der SAP-Datenarchivierung konfrontiert werden und sich Grundlagenwissen von Experten aneignen möchten.
Dieser Aufgabe widmen wir uns bereits seit längerer Zeit und haben uns auf die SAP-Datenarchivierung sowie neue Technologien in diesem Bereich spezialisiert – insbesondere auf SAP Information Lifecycle Management (ILM). Dieses Buch führt sie an die technische, fachliche und gesetzliche Bedeutung der SAP-Datenarchivierung heran. Dabei begleiten wir Sie durch die einschlägigen Prozesse und zeigen Ihnen, wie Sie ein Archivierungsprojekt erfolgreich meistern können.
An dieser Stelle möchten wir die Gelegenheit nutzen und uns beim internationalen Marktführer für SAP-Datenarchivierung und SAP ILM bedanken: AHMETTUERK/IT AND STRATEGY CONSULTING. Das Engagement unseres Mentors Ahmet Türk, der uns in die Welt der SAP-Datenarchivierung mit all ihren Besonderheiten eingeführt hat, war die Voraussetzung dafür, dass wir dieses Buch schreiben konnten. Wir danken diesem Bestsellerautor auf dem Gebiet der SAP-Datenarchivierung für den jahrelangen Wissenstransfer sowie die Ausbildung in zahlreichen Projekten bei namhaften Kunden.
Die großartige Zusammenarbeit mit Espresso Tutorials genießen wir ebenfalls, und die Gelegenheit zur Veröffentlichung dieses Werkes wissen wir sehr zu schätzen.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Lektüre und freuen uns, von Ihren Erfolgen mit der Anwendung unserer Lösungsvorschläge zu hören.
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1 Einleitung
Die SAP-Datenarchivierung ist ein umfangreiches und komplexes Thema. In diesem Kapitel vermitteln wir Ihnen einleitend ein Verständnis für die Grundlagen, damit Sie für die weiteren Kapitel dieses Buches und vor allem für Ihre zukünftigen Projekte bestens vorbereitet sind. Hierzu erläutern wir Ihnen den Nutzen der SAP-Datenarchivierung und gehen auf die notwendigen technischen Rahmenbedingungen ein.
Die Datenarchivierung spielt im Zusammenhang mit SAP-Systemen bereits seit Ende der 1990er-Jahre eine Rolle. Das Archivieren von Daten dient zur Sicherung und Löschung von Massendaten aus der Datenbank, die aufgrund ihrer Speichergröße einen negativen Einfluss auf die Leistung des Systems haben. Da viele Daten trotzdem noch benötigt werden, werden diese vor ihrer Löschung aus der Datenbank auf revisionssicheren Speicherorten gesichert.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung unserer Gesellschaft und dem stetig steigenden Datenaufkommen hat sich die Datenarchivierung in SAP-Systemen zu einer umfangreichen und überaus relevanten Aufgabe für den gesetzeskonformen Betrieb eines leistungsorientierten SAP-Systems entwickelt. Die Marktforschungsplattform Statista hat in einer Studie den Umfang der weltweit generierten Daten im Jahr 2020 erhoben und kam auf ein Ergebnis von 64,2 Zettabyte. Laut Statista-Prognose werden sich neu generierte Daten im Jahr 2025 auf 181 Zettabyte verdreifachen. Ein Zettabyte entspricht umgerechnet einer Billion Gigabyte bzw. 1021 Byte [1].
Diese Datengenerierung erfolgt selbstverständlich auch in Unternehmen. Unter den dort verarbeiteten Daten befinden sich unter anderem Konsumentendaten, die im Rahmen des Customer Relationship Management (CRM) genutzt werden. Diese ermöglichen es, auf die Anfragen, Interessen und das Kaufverhalten von Konsumenten einzugehen. Ebenso entstehen Daten, die mit internen Zwecken des Unternehmens zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Anwendungsdaten aus dem Controlling zu abgeschlossenen Geschäftsvorfällen, die häufig für das Reporting genutzt werden.
Heutzutage stellen Daten eine wertvolle Ressource für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen dar. Deshalb besteht ein großes Interesse, sie lange in IT-Systemen aufzubewahren. So bleiben generierte Daten meist über Jahre im Unternehmen gespeichert, und es ist mittlerweile nicht mehr ungewöhnlich, dass sich ihr Volumen auf mehrere Terabyte summiert.
Das hohe Aufkommen von Massendaten wirkt sich negativ auf die Leistung Ihres SAP-Systems aus. Mit der SAP-Datenarchivierung können Sie das Datenbankwachstum gezielt kontrollieren und die Performance ihres SAP-Systems langfristig sicherstellen.
Des Weiteren sind gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der zeitlichen Verfügbarkeit bestimmter Daten zwingend zu berücksichtigen. Sie schreiben eine sichere Aufbewahrung statt direkter Löschung von sensiblen Daten vor – eine Anforderung, die sich mit der SAP-Datenarchivierung erfüllen lässt. Der Gesetzgeber bestimmt, welche der verarbeiteten Daten auf welchen Datenträgern für welchen Zeitraum zu Kontrollzwecken aufbewahrt werden müssen, bevor sie gelöscht werden dürfen.
Doch sind die erläuterten Faktoren nicht die einzigen Herausforderungen an Unternehmen, wenn es um eine durchdachte Datenarchivierung geht – zumindest dann nicht, wenn sie mit der ERP-Software von SAP arbeiten. Die SAP SE kündigte mit der Einführung ihres neuesten Systems S/4HANA an, die Wartung und den zukünftigen Service für die Vorgängerversionen des ERP 6.0 nach 2027 einzustellen. Somit sind Firmen nun gezwungen, nicht nur die richtlinienkonforme Datenarchivierung in ihren Systemen umzusetzen, sondern auch die Umstellung zur neuen Software zu meistern. Auch hierbei rückt das Thema »Datenarchivierung« immer weiter in den Fokus. Denn je nach Auswahl der Migrationsstrategie stellt sich die Frage, welche der alten Daten übernommen werden und welche archiviert oder gelöscht werden sollen.
1.1 Theoretische Grundlagen
Einfach ausgedrückt, werden mit der SAP-Datenarchivierung Daten, die nicht mehr im System für einen häufigen Zugriff benötigt werden bzw. aufgrund von starkem Datenwachstum nicht ständig »mitgeschleppt« werden sollen, aus der Datenbank entfernt, bleiben aber mittels eines Archivzugriffs weiterhin zugänglich. Sie werden beim Archivierungslauf aus den SAP-Tabellen entnommen, mit einem Schreibprogramm in Archivdateien geschrieben und in der Regel in einem externen Archivsystem abgelegt. Anschließend entfernt ein Löschprogramm sie endgültig aus der Datenbank. Hierzu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die je nach Kritikalität der Daten sorgfältig zu wählen sind. Die Daten können parallel zum Schreiben in die Archivdateien, im Anschluss daran oder zu einem späteren Zeitpunkt aus der Datenbank gelöscht werden. Im Grunde ist die Datenarchivierung vollständig abgeschlossen, sobald diese beiden Phasen erfolgreich durchlaufen sind.
Einen Überblick über den Prozess der Datenarchivierung gibt Abbildung 1.1.
Abbildung 1.1: Prozess der Datenarchivierung
Nachdem die archivierten Daten für die vorgegebene Zeit im Archiv aufbewahrt worden sind, können sie final vernichtet werden, sofern keine weitere Nutzung gefordert oder geplant ist. Die Verweildauer der Dateien im Archiv wird Aufbewahrungszeit genannt. Aufbewahrungsfristen sind für gesetzlich relevante Daten vorgeschrieben. Für Daten, die keinen rechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, können Anwender eigene Aufbewahrungsfristen bestimmen.
Was sich zunächst nach einer simplen Aufgabe anhört, stellt sich insbesondere für Konzerne als eine gigantische Herausforderung dar. Die Datenarchivierung ist seit geraumer Zeit keine rein technische Aufgabe mehr. Ja, Ihre IT-Abteilung kann analysieren, wo sich größere Datenmengen ansammeln und an welchen Stellen in Zukunft Beeinträchtigungen der Systemleistung zu erwarten sind. Betrachten Sie jedoch die SAP-Datenarchivierung lediglich aus dieser rein technischen Sicht, schließen Sie relevante Aspekte wie das Erfüllen gesetzlicher Vorschriften aus. Zudem missachten Sie unter Umständen die Bedürfnisse verschiedener Fachabteilungen, die bestimmte Daten als weiterhin relevant einstufen. Es ist deshalb empfehlenswert, Rücksprache mit den betroffenen Fachabteilungen und der Rechtsabteilung zu halten, um herauszufinden, welche Daten Sie ab wann nicht mehr benötigen und aus dem System entfernen können.
1.2 Nutzen der Datenarchivierung
Die Motive für die SAP-Datenarchivierung können je nach Anwendungsfall unterschiedlich sein. Die drei Hauptgründe für eine Datenarchivierung sind die Instandhaltung und Verbesserung der Systemleistung, die Reduktion von Kosten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
1.2.1 Performance des SAP-Systems sicherstellen
Einer der für Unternehmen überzeugendsten Gründe der SAP-Datenarchivierung ist, dass ihnen nach der Entfernung von Daten neuer Speicherplatz im SAP-System zur Verfügung steht. So lässt sich das klassische Problem der Leistungsminderung lösen, das bei hohem Datenaufkommen entsteht.
Daten werden im SAP-System in verschiedenen Tabellen Ihrer Datenbank gespeichert. Rechnungsdaten im Einkauf stehen beispielsweise in der Tabelle RBKP, wobei das Datenaufkommen mit jeder ein- und ausgehenden Rechnung im Einkauf wächst. Das führt dazu, dass sich die Antwortzeiten im System verlängern. Damit Nutzer das volle Potenzial des Systems ausschöpfen und Geschäftsprozesse unbeeinträchtigt durchführen können, ist jedoch eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit erforderlich. Je weniger Daten sich während eines Abrufs auf der Datenbank befinden, desto schneller wird die Reaktionsgeschwindigkeit. Durch ein schlankeres SAP-System verkürzen sich außerdem die Zeiten für Backups und Updates.
1.2.2 Kostenreduktion
Ein weiterer Nutzen der Datenarchivierung besteht in der Möglichkeit der Kostenreduktion. Der Speicherplatz auf der Datenbank ist oftmals mit einem hohen finanziellen Aufwand verbunden, der sich mithilfe der Datenarchivierung auf einem externen Archivsystem umgehen lässt. Zudem sind Archivdateien im Vergleich zur Ursprungsdatei meistens sehr stark komprimiert, wodurch mehr Daten deutlich günstiger abgelegt und aufbewahrt werden können. Die Höhe der Kostenersparnis hängt jedoch davon ab, wie sorgfältig Sie Ihr Archivierungsprojekt planen. Ein zu wenig durchdachtes Projekt kann durchaus auch zum Kostentreiber werden.
In jedem Fall bringt eine frühzeitige und sauber strukturierte Projektdurchführung Ihrem Unternehmen eine erhebliche Kostenersparnis.
1.2.3 Gesetzliche Anforderungen an die SAP-Datenarchivierung
Für Unternehmen spielt das Thema »Produkthaftung« eine große Rolle. Wer ein Produkt in Umlauf bringt, muss laut Produkthaftungsgesetz für eventuelle Sach- und Personenschäden in Haftung treten. Gemäß § 199 Abs. 3 BGB verjährt der Schadenersatzanspruch in besonderen Fällen erst 30 Jahre nach dem Ereignis, das den Schaden verursacht hat. Deshalb ist meist eine Aufbewahrung von Daten über den vollen Zeitraum sinnvoll. In jedem Fall muss der Inverkehrbringer oder Händler beweisen, dass nach damaligem Stand der Technik weder bei der Entwicklung noch bei der Fertigung Fehler gemacht wurden. Zu diesem Zweck werden technische Dokumentationen geführt und archiviert.
Daneben bestehen zahlreiche gesetzliche Anforderungen zur Datenarchivierung. So müssen etwa gesetzlich und insbesondere steuerlich relevante Daten für Maßnahmen von betrieblichen Prüfungen sicher abgelegt werden, bevor sie endgültig aus dem System gelöscht werden dürfen. Die Planung und Sicherstellung, welche Daten wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden müssen, fallen ebenfalls unter die Pflichten der Datenarchivierung. Die Anforderungen stammen dabei aus verschiedenen Quellen. So sind beispielsweise in Deutschland die Abgabenordnung (AO) sowie die EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) zu beachten. Hinzu kommt, dass international agierende Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben verschiedener Staaten berücksichtigen müssen, wodurch sich das Thema umso anspruchsvoller und aufwendiger gestaltet.
Folgende Aspekte müssen bei der Datenaufbewahrung gemäß gesetzlichen Richtlinien beachtet werden:
Ort der Aufbewahrung
Aufbewahrungszeit
Aufbewahrungsumfang
Datenzugriff
Datenträgerüberlassung
Technologie und Archivmedien
Um Ihnen einen Einblick in die relevanten Gesetze im Kontext der SAP-Datenarchivierung zu geben, finden Sie im Folgenden einige Auszüge aus den jeweiligen Gesetztestexten.
Zuerst führen wir Gesetze auf, die für die Wirtschafts- und Steuerprüfung relevant sind. Von Bedeutung sind hierbei insbesondere die Gesetze aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und darüber hinaus die Richtlinien aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), schließlich die Wirtschaftsprüfungsgrundsätze des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW). Exemplarisch werden in Tabelle 1.1 und Tabelle 1.2 jeweils Auszüge aus dem jeweiligen Gesetz bzw. der entsprechenden Richtlinie dargestellt.
Tabelle 1.1: Abgabenordnung (AO)
Tabelle 1.2: Richtlinien nach GoBD
Ebenso wie die wirtschafts- und steuerprüfungsrelevanten Vorschriften stellen die Datenschutzrichtlinien der EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) eine große Herausforderung für die Datenarchivierung in SAP-Systemen dar. Das Inkrafttreten der EU-DSGVO mit ihren 99 Artikeln am 25. Mai 2018 hat die Anforderungen an den Datenschutz für in der Europäischen Union ansässige Unternehmen – und ebenso für Unternehmen aus anderen Ländern, soweit sie Daten von EU-Bürgern verarbeiten – deutlich verschärft. Im Wesentlichen soll die unberechtigte Nutzung von personenbezogenen Daten ausgeschlossen und deren Löschung nach einer gewissen Zeit sichergestellt werden. Zu den personenbezogenen Daten gehören jene Informationen, die eine natürliche Person identifizierbar machen. Die EU-DSGVO muss zeitnah umgesetzt werden, bei Nichteinhaltung ihrer Richtlinien kann laut Artikel 83 Absatz 5 ein Bußgeld von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes verhängt werden.
In Tabelle 1.3 sind die wichtigsten Artikel der EU-DSGVO übersichtlich dargestellt.
Tabelle 1.3: Artikel der EU-DSGVO
1.2.4 Transformation von ERP zu S/4HANA
Der Wechsel von SAP ERP zu SAP S/4HANA gehört zu den komplexesten Aufgaben in SAP-Projekten. Bei einem Umstieg auf das neue System stehen neben den Geschäftsprozessen vor allem die Daten im Fokus. Hierbei stellt sich die zentrale Frage, welche Daten im Rahmen der Transformation übernommen werden und welche ins Archiv wandern sollen. Schließlich ist der schnelle Arbeitsspeicher in S4/HANA eine teure Investition und soll nicht mit unnötigen Daten belastet werden. Angesichts dessen müssen sich die Unternehmen mit einer passenden Migrationsstrategie beschäftigen, um die Transformation möglichst problemlos zu gestalten. Die Archivierung nicht mehr benötigter Daten sollte demnach vor der Systemtransformation stattfinden, da sie den Umstieg vereinfacht, die hierfür benötigte Zeit verkürzt und die Kosten reduziert. Die Selektion dieser Daten und die Planung bzw. Umsetzung des Archivierungslaufs kann jedoch einige Monate, wenn nicht Jahre dauern. Zu berücksichtigen ist unter anderem, dass die Daten während der Transformation in der Regel noch aktiv genutzt werden sollen, was die Komplexität der Aufgabe nochmals erhöht. Viele große Beratungsunternehmen sind sich dessen bewusst und haben hierfür eigene Strategien und Services in ihrem Portfolio.
In diesem Kapitel wurden der Nutzen und die Notwendigkeit der Datenarchivierung in ausführlicher Form dargestellt. Es ist unschwer erkennbar, dass die Datenarchivierung in SAP-Systemen insbesondere durch neue Anforderungen auch in Zukunft ihre Bedeutung behalten wird.
1.3 Technische Rahmenbedingungen der Archivierung
Nachdem wir nun umfangreich erörtert haben, wie wichtig die SAP-Datenarchivierung ist, beschäftigt sich dieser Abschnitt mit den technischen Rahmenbedingungen, unter denen Sie die SAP-Datenarchivierung durchführen. Im Einzelnen geht es dabei um den Aufbau Ihrer SAP-Systemlandschaft, die verschiedenen Ablageoptionen für Ihre Archivdateien sowie die dazugehörigen Schnittstellen.
1.3.1 SAP-Landschaften
Wir möchten Ihnen die gängigsten SAP-Landschaften vorstellen, in denen die SAP-Datenarchivierung durchgeführt werden kann. Generell unterteilt man SAP-Landschaften in drei Kategorien:
einfache SAP-Landschaften (3-Systemlandschaft)
erweiterte SAP-Landschaften
komplexe SAP-Landschaften
Einfache SAP-Landschaften
Die einfache SAP-Landschaft beinhaltet ein Entwicklungs-, ein Qualitätssicherungs- und ein Produktivsystem. Diese Umgebung findet sich meist in kleineren Unternehmen mit überschaubaren betriebswirtschaftlichen Prozessen (Abbildung 1.3).
Abbildung 1.2: Einfache SAP-Landschaft
