Dokumenten-Management - Klaus Götzer - E-Book

Dokumenten-Management E-Book

Klaus Götzer

0,0

Beschreibung

Das umfassende Kompendium zum Dokumenten-Management

  • Vollständige Darstellung des Themas Dokumenten-Management
  • Organisation, Technik und Recht (Deutschland/Schweiz)
  • Anforderungen, Einführung und Migration

Dieses Kompendium behandelt alle wesentlichen Fragen des Dokumenten-Managements ganzheitlich und umfassend. Dabei werden Fragen der Projektplanung und der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen ebenso behandelt wie organisatorische, wirtschaftliche und technische Aspekte. Außerdem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für Deutschland und für die Schweiz ausführlich dargestellt.
Die Beschreibung von Funktion, Anwendung und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bildet auch in der vorliegenden Auflage einen Schwerpunkt. Sie werden sowohl mit dem für eine erfolgreiche Lösungsimplementierung erforderlichen Wissen ausgestattet, als auch in die Lage versetzt, die Funktionsweise von DMS zu verstehen und Systemalternativen zu beurteilen. Durch mehrere Anwenderberichte werden unterschiedliche Projektschwerpunkte und -ansätze veranschaulicht.
Um den aktuellen Entwicklungen und Schwerpunkten besser gerecht zu werden, wurde das Buch vollständig neu strukturiert und umfassend überarbeitet. In der sechsten Auflage dieses Standardwerks werden aktuelle IT-Trends mit Relevanz für die Dokumentenverwaltung detailliert beschrieben. Neben den etablierten Cloud-Technologien werden auch neue Ansätze aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder Blockchains diskutiert und bewertet. Das Rechtskapitel wurde aufgrund der Änderungen im Bereich des Datenschutz-, IT- und Steuerrechts (z. B. durch die DSGVO und eIDAS-VO der EU, der GoBD 2.0 in Deutschland, die Abschaffung der EIDI-V und das in 2023 erwartete Inkrafttreten des neuen Datenschutzrechts der Schweiz) vollständig überarbeitet und ausgebaut. Neu eingeführt wurde ein eigenes Kapitel zu dem Thema Anforderungsanalyse. Die vorgestellten Anwendungsfälle wurden aktualisiert. Nicht zuletzt flossen die Anregungen der Leser:innen in die Überarbeitung ein.

Sie lesen das E-Book in den Legimi-Apps auf:

Android
iOS
von Legimi
zertifizierten E-Readern

Seitenzahl: 586

Das E-Book (TTS) können Sie hören im Abo „Legimi Premium” in Legimi-Apps auf:

Android
iOS
Bewertungen
0,0
0
0
0
0
0
Mehr Informationen
Mehr Informationen
Legimi prüft nicht, ob Rezensionen von Nutzern stammen, die den betreffenden Titel tatsächlich gekauft oder gelesen/gehört haben. Wir entfernen aber gefälschte Rezensionen.



Copyright und Urheberrechte:Die durch die dpunkt.verlag GmbH vertriebenen digitalen Inhalte sind urheberrechtlich geschützt. Der Nutzer verpflichtet sich, die Urheberrechte anzuerkennen und einzuhalten. Es werden keine Urheber-, Nutzungs- und sonstigen Schutzrechte an den Inhalten auf den Nutzer übertragen. Der Nutzer ist nur berechtigt, den abgerufenen Inhalt zu eigenen Zwecken zu nutzen. Er ist nicht berechtigt, den Inhalt im Internet, in Intranets, in Extranets oder sonst wie Dritten zur Verwertung zur Verfügung zu stellen. Eine öffentliche Wiedergabe oder sonstige Weiterveröffentlichung und eine gewerbliche Vervielfältigung der Inhalte wird ausdrücklich ausgeschlossen. Der Nutzer darf Urheberrechtsvermerke, Markenzeichen und andere Rechtsvorbehalte im abgerufenen Inhalt nicht entfernen.

Klaus Götzer · Patrick Maué · Ulrich Emmert

Dokumenten-Management

Informationen im Unternehmen effizient nutzen

6., vollständig überarbeitete und aktualisierte Auflage

Dr. Klaus Götzer

Dr. Patrick Maué

Ulrich Emmert

Lektorat: Dr. Michael Barabas

Projektkoordinierung: Anja Weimer

Copy-Editing: Friederike Daenecke, Zülpich

Satz: Jörg Liedtke, Flensburg

Herstellung: Stefanie Weidner, Frank Heidt

Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, www.exclam.de

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN:

 

Print

978-3-86490-955-9

PDF

978-3-96910-948-9

ePub

978-3-96910-949-6

mobi

978-3-96910-950-2

6., vollständig überarbeitete und aktualisierte Auflage 2023

Copyright © 2023 dpunkt.verlag GmbH

Wieblinger Weg 17

69123 Heidelberg

Hinweis:

Dieses Buch wurde auf PEFC-zertifiziertem Papier aus nachhaltiger Waldwirtschaft gedruckt. Der Umwelt zuliebe verzichten wir zusätzlich auf die Einschweißfolie.

Schreiben Sie uns:

Falls Sie Anregungen, Wünsche und Kommentare haben, lassen Sie es uns wissen: [email protected].

Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen.

Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

Alle Angaben und Programme in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt kontrolliert. Weder Autoren noch Verlag können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buches stehen.

5 4 3 2 1 0

Inhaltsübersicht

1Einführung

2Anforderungen an das Dokumenten-Management

3Rechtliche Anforderungen an das Dokumenten-Management

4Dokumenten-Management-Systeme

5Technische Umsetzung

6Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen

7Zur Zukunft des Dokumenten-Managements

8Anwenderberichte

Anhang

Glossar

Abkürzungen

Literatur

Online-Quellen

Autoren

Dank

Index

Inhalt

1Einführung

1.1Relevanz von Dokumenten-Management

1.2Begriffe zum Dokumenten-Management

1.2.1Der Begriff des »Dokuments«

1.2.2Dokumenten-Management als eine organisatorische Aufgabe

1.2.3Archivierung als unterstützende Funktion

1.3Die Entwicklung des Dokumenten-Managements

1.4Dokumenten-Management und Recht

1.5Leistungen eines Dokumenten-Management-Systems

1.6Bestandteile einer Dokumenten-Management-Lösung

1.7Aufbau des Buches

2Anforderungen an das Dokumenten-Management

2.1Fachliche Anforderungen

2.1.1Anwendungsgebiete

2.1.2Prozesse

2.1.3Dokumente

2.2Szenarien des Dokumenten-Managements

2.2.1Eingangspostbearbeitung

2.2.2Automatische inhaltliche Verarbeitung

2.2.3Langzeitarchivierung

2.2.4Workflow

2.3Dokumenten-Management-Organisation

2.3.1Geschäftsprozesse und Ablauforganisation

2.3.2Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten

2.3.3Dokumentationsstruktur

2.3.4Nachweis von Änderungen

2.3.5Struktur von Ablagen und Archiven

2.3.6Zugriffsrechte und Verantwortlichkeit

3Rechtliche Anforderungen an das Dokumenten-Management

3.1Das Kapitel »Rechtliche Aspekte«

3.1.1Allgemeine Grundsätze

3.1.2Konkretes Beispiel: Elektronische Rechnung

3.2Datenschutz und Datensicherheit

3.3Datenschutz und Datensicherheit beim Cloud-Computing

3.4Ermittlung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

3.5Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs

3.6Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht

3.7Rechte der Mitarbeiter und Beteiligungsrechte des Betriebsrates

3.8Schutz vor Verletzung des Urheberrechts

3.9Weitere Grundlagen zur Gestaltung rechtssicherer Lösungen

3.9.1Rechnungslegungsrelevante Dokumente

3.9.2Personalwesen

3.10Verfahrensdokumentation

3.10.1Beschreibung der sachlogischen Lösung

3.10.2Beschreibung der programmtechnischen Lösung

3.10.3Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Programmidentität

3.10.4Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenintegrität

3.10.5Arbeitsanweisungen

3.11Zertifizierung von Systemen und Lösungen

3.11.1Zertifizierung von Dokumenten-Management-Lösungen

3.11.2Zertifizierung von Cloud-Services

4Dokumenten-Management-Systeme

4.1Dokumente und Dokumenten-Management

4.1.1Der Zweck des Dokuments

4.1.2Erscheinungsformen von elektronischen Dokumenten

4.1.3Der Dokumentenlebenszyklus

4.1.4Daten und Dokumente

4.1.5Die Beschreibung des Dokuments

4.2Funktionsbereiche eines DMS

4.2.1Erfassung eingehender Dokumente

4.2.2Sichere und strukturierte Ablage

4.2.3Zugriff auf die Dokumente

4.2.4Suche und Navigieren

4.2.5Bereitstellung für Externe

4.2.6Administration eines DMS

4.2.7Weitere Funktionen

4.3Anwendungsgebiete

4.3.1Nutzung von bestimmten Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems

4.3.2Das Zusammenwirken von mehreren Funktionen

4.4Das Umfeld von Dokumenten-Management-Systemen

4.4.1Nutzung der Dokumenten-Management-Systeme

4.4.2Unterstützende Komponenten für Dokumenten-Management-Systeme

4.4.3Steuerung des Dokumentenflusses und der Geschäftsprozesse

4.4.4Wissensmanagement

4.4.5Content-Management

4.4.6Records-Management

4.4.7Enterprise-Content-Management

4.5Produkte für das Dokumenten-Management

4.5.1Kriterien zur Einordnung der Produkte

4.5.2»Klassische« Dokumenten-Management-Systeme

4.5.3Enterprise-Content-Management

4.5.4Spezialsysteme

4.5.5Andere Systeme mit Dokumenten-Management-Funktionen

5Technische Umsetzung

5.1Technischer Aufbau eines DMS

5.1.1Entwurfsentscheidungen einer Lösungsarchitektur

5.1.2Betriebsmodelle

5.1.3Architekturbewertung als Entscheidungsgrundlage

5.2Der Funktionsbereich »Erfassung eingehender Dokumente«

5.2.1Scan der Dokumenteninhalte

5.2.2Erfassung der Dokumentenmerkmale als Metadaten

5.2.3Bewertung eingehender Dokumente

5.2.4Indizierung für Suche und Klassifizierung

5.2.5Übergabe an das DMS

5.3Der Funktionsbereich »Sichere und strukturierte Ablage«

5.3.1Technologien für die Speicherung der Primärdaten

5.3.2Aufbewahrung der Meta- und Strukturdaten

5.4Der Funktionsbereich »Zugriff auf die Dokumente«

5.4.1Allgemeine Konzepte des Zugriffs

5.4.2Auf Dokumente zugreifen

5.4.3Neue Dokumente erstellen

5.4.4Inhalte von Dokumenten bearbeiten

5.4.5Änderungen nachvollziehen

5.4.6Direktzugriff

5.4.7Zugriff für die interne Zusammenarbeit freigeben

5.5Der Funktionsbereich »Suchen und Navigieren«

5.5.1Freie Suche in Dokumenten

5.5.2Strukturiertes Filtern

5.5.3Navigation im Dokumentenbestand

5.6Der Funktionsbereich »Bereitstellung für Externe«

5.6.1Dokumente für den Export vorbereiten

5.6.2Dokumente auf Papier drucken

5.6.3Ein elektronisches Dokument an Externe versenden

5.6.4Ein Dokument für Externe freigeben oder veröffentlichen

6Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen

6.1Generelle Überlegungen

6.1.1Durchdringung des Unternehmens

6.1.2Dokumenten-Management als Service

6.2Dokumentenaufbereitung

6.2.1Wichtige Aspekte der Dokumentenqualität

6.2.2Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentenqualität

6.3Wirtschaftliche Aspekte

6.3.1Nutzenpotenziale

6.3.2Nutzenkategorien

6.3.3Beispiele für Nutzenbetrachtungen

6.3.4Kostenfaktoren

6.3.5Gesamtbetrachtung

6.4Aufgaben bei der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen

6.4.1Wichtige Aspekte bei der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen

6.4.2Das Projekt planen

6.4.3Voruntersuchung

6.4.4Analyse der Ist-Situation

6.4.5Anforderungsdefinition

6.4.6Entwicklung des Soll-Konzepts

6.4.7Ausschreibung und Auswahl der Systeme

6.4.8Implementierung der Lösung

6.4.9Einführung der Lösung

6.5Einführung eines DMS als Migration

6.5.1Wahl des Zeitpunktes für einen Systemwechsel

6.5.2Migration des Altbestandes

7Zur Zukunft des Dokumenten-Managements

7.1Identitätsmanagement

7.2Verwendung von Blockchains

7.3Content Services

7.4Kryptografische Sicherheit

7.5Weitere Harmonisierung des EU-Rechts und darüber hinaus (z. B. UN-CEFACT)

7.6Dominanz der originär digitalen Dokumente

7.7Mobile Computing

8Anwenderberichte

8.1Die Mineralölbranche digitalisiert den Rechnungsprozess

8.1.1Ziel: Reduzierung des administrativen Aufwands durch ein DMS

8.1.2Bestandsaufnahme der dokumentenzentrischen Prozesse

8.1.3Agile Projektumsetzung

8.1.4Virtuelle Testumgebung auf Kundenseite

8.1.5Priorisierung der Umsetzung

8.1.6Automatisierte Prozesse: 3 Tage Rechnungslauf pro Rechnung

8.1.7Kosten und Nutzen

8.1.8Fazit

8.2Cloud-DMS für ein Autohaus – Prozessoptimierung bei Schmitz + Zinke in Erftstadt

8.2.1Ausgangssituation

8.2.2Anforderungen und Rahmenbedingungen

8.2.3Lösung

8.2.4Die Vorteile

8.2.5Fazit

8.3Verfahrensdokumentation am Beispiel InnoSenT GmbH

8.3.1Grundsätzliches zur Verfahrensdokumentation

8.3.2Ausgangssituation bei der InnoSenT GmbH

8.3.3Anforderungen und Rahmenbedingungen

8.3.4Vorgehensweise zur Erstellung der Verfahrensdokumentation

8.3.5Vorteile für die InnoSenT GmbH

Anhang

Glossar

Abkürzungen

Literatur

Online-Quellen

Autoren

Dank

Index

1Einführung

In diesem Kapitel werden zentrale Begriffe und Konzepte erläutert, die für das weitere Verständnis von zentraler Bedeutung sind. Am Schluss wird noch auf die Struktur des Buches eingegangen.

1.1Relevanz von Dokumenten-Management

Die aufzubewahrenden und verfügbar zu haltenden Dokumentenmengen haben heute Größenordnungen erreicht, die von einzelnen Personen und mit konventionellen Hilfsmitteln nicht mehr effizient zu handhaben sind. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:

Der Umfang einer durchschnittlichen Dokumentation für ein konventionelles Kraftwerk beträgt heute ca. 500.000 Dokumente, das entspricht einer Strecke von 500 Metern aneinandergereihter Ordner. Betrachten wir die Situation eines Energieversorgers ohne Erzeugungsanlagen, der eine Großstadt mit ca. 500.000 Einwohnern versorgt, so können wir von einem Volumen in Höhe von ca. 3 Millionen Dokumenten ausgehen, das sich jährlich um durchschnittlich 250.000 Dokumente erhöht.

Die Menge an täglich eingehenden und ausgehenden Informationen nimmt kontinuierlich zu. Informationen sind Unternehmenswerte, und immer öfter entscheidet die intelligente Nutzung von Informationen über den geschäftlichen Erfolg. In allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung nehmen die Anforderungen an Dokumentationen, Nachweispflichten, Informationspflichten etc. stark zu. Darüber hinaus dienen vorgehaltene Informationen als Nachweis gegenüber Vertragspartnern oder Behörden. Dadurch werden Risiken gemindert, die sich aus dem Handeln der Unternehmen ergeben können. Es ergibt sich damit die Forderung, dass die relevanten Informationen während des Vorhaltezeitraums sicher und formgerecht aufzubewahren sind sowie bedarfsgerecht verfügbar sein müssen.

Im Vorfeld der Erarbeitung einer Dokumentenverwaltungs- und/oder Archivierungslösung stellt sich daher auf der einen Seite die Frage nach den Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um die Forderung nach effizienten Lösungen zu erfüllen; auf der anderen Seite stellt sich die Frage nach den konkreten Potenzialen, die durch die jeweiligen Maßnahmen erschlossen werden können.

1.2Begriffe zum Dokumenten-Management

Der Begriff Dokument erscheint auf den ersten Blick so einfach und ist doch sehr komplex. Ein Dokument soll etwas »dokumentieren«, also einen Nachweis erbringen, ein Ereignis, einen Sachverhalt oder einen Vorgang festhalten. Es bietet oft auch eine partnerschaftliche Absicherung, z. B. mithilfe eines Vertrags. Dokumente gibt es in den unterschiedlichsten Varianten, beispielsweise als ein Angebot, ein Zeitschriftenartikel, ein Besprechungsprotokoll, ein Brief, eine Rechnung, eine Gebrauchsanweisung usw. Ein Dokument kann aber auch ein Film oder eine Tonreportage oder sogar eine Tontafel sein. Dokumente können unterschiedlichste Inhalte und Bedeutung haben. Dokumente können für nur wenige Tage oder Stunden relevant sein oder auch für Jahrzehnte. Die Inhalte von Dokumenten können trivial oder hochkomplex sein. Entsprechend vielfältig und komplex können auch die Organisation und die Systeme zur Administration von Dokumenten sein.

1.2.1Der Begriff des »Dokuments«

»Ein Dokument ist eine festgelegte und strukturierte Menge von Informationen, die als Einheit verwaltet und zwischen Anwendern und Systemen ausgetauscht werden kann.« (Definition nach ISO 8613-1)

Im klassischen Sinne versteht man unter einem Dokument eine Urkunde, eine amtliche Bescheinigung bzw. ein Schriftstück, das als Beweis dient. Doch muss heute der Begriff des Dokuments deutlich weiter gefasst werden:

Ein Dokument fasst inhaltlich zusammengehörende Informationen strukturiert zusammen, die nicht ohne erheblichen Bedeutungsverlust weiter unterteilt werden können.

Die Gesamtheit der Information ist für einen gewissen Zeitraum zu erhalten.

Dokumente dienen oft dem Nachweis von Tatsachen.

Ein Dokument ist als Einheit ablegbar (speicherbar) und/oder versendbar und/oder wahrnehmbar (sehen, hören, fühlen).

Dokumente treten oft in einer materiellen Form auf (zumindest in einem gewissen Zeitabschnitt ihres »Lebens«) und/oder können in eine materielle Form transformiert werden.

Das Dokument ist eigentlich der Träger, der die Informationen speichert, egal ob das Dokument ein Stück Papier, eine Datei auf einem Rechner, ein Videoband oder eine Tontafel etc. ist. Dies bedeutet auch, dass es keine Bindung an Papier oder an ein geschriebenes Wort gibt.

Der Begriff des Dokuments ist im Verständnis der Allgemeinheit immer noch sehr stark an ein körperliches Medium, z. B. Papier, gebunden. Von dieser gegenständlichen Vorstellung muss man aber heute abstrahieren.

Als Dokumente werden einerseits Dokumente bezeichnet, die als körperliches Dokument (z. B. Papier) vorliegen, ursprünglich als körperliches Dokument vorlagen oder für die Publizierung auf einem körperlichen Medium vorgesehen sind.

Andererseits muss der Begriff des Dokuments erweitert werden, da es sich bei einem Dokument auch um semantisch zusammengehörige Informationsbestände handeln kann, die für die Publikation in nichtkörperlichen Medien, z. B. Webseiten, Radio, Fernsehen o. Ä. vorgesehen sind. Derartige Dokumente werden oft dynamisch gestaltet und zusammengestellt. Oft erscheinen sie nur für kurze Zeit und verschwinden dann wieder.

1.2.2Dokumenten-Management als eine organisatorische Aufgabe

Dokumenten-Management beinhaltet das Management der Dokumente, also primär Verwaltungsfunktionen, und weniger die inhaltliche Konzeption und Erstellung. Das Dokumenten-Management umfasst dabei alle Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen. Vor allem folgende Punkte stehen im Vordergrund:

Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten (auch »Metadaten des Dokuments« genannt)

Fortschreibung, Versionen- und Historienverwaltung von Dokumenten

Ablage und Archivierung von Dokumenten

Verteilung und Umlauf von Dokumenten (Geschäftsprozesse und Workflow). Dabei wird auch oft von einer »Umlaufmappe« gesprochen, die alle zum Vorgang relevanten Informationen enthält.

Suche nach Dokumenten bzw. Dokumenteninhalten

Schutz der Dokumente vor Verfälschung, Missbrauch und ungeplanter Vernichtung

langfristiger Zugriff auf die Dokumente und Lesbarkeit der Dokumente

Lebenslauf und Vernichtung von Dokumenten

Regelung von Verantwortlichkeiten für Inhalt und Verwaltung von Dokumenten

Ist in einer Organisationseinheit (Unternehmen, Dienststelle, Abteilung etc.) die Mehrzahl der oben genannten Punkte geregelt, dann existiert für diese Organisationseinheit eine Dokumenten-Management-Organisation. Darunter wird die Gesamtheit aller administrativen, organisatorischen und technischen Maßnahmen verstanden, die die konkrete Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Organisationseinheit betreffen. Im Idealfall sollten alle Maßnahmen aufeinander abgestimmt sowie in Arbeitsanweisungen oder im Organisationshandbuch beschrieben sein. Die Dokumente weisen dabei einen Zyklus auf, der sich als eine Art Lebenslauf beschreiben lässt (siehe auch Abbildung 1–1):

Neue Dokumente unterschiedlichster Art aus unterschiedlichen Quellen (eigenerstellte oder fremderstellte) werden in ein Archiv aufgenommen.

Das Archiv ist nach frei definierbaren Kriterien zu organisieren.

Mittels Suchkriterien sind im Archiv abgelegte Dokumente wieder zu finden und zu reproduzieren.

Die Dokumente können modifiziert, veröffentlicht und wieder abgelegt werden.

Die Aufbewahrungszeit der Dokumente ist definiert.

Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit werden die Dokumente gemäß einem Regelwerk vernichtet.

Abb. 1–1Der Dokumenten-Management-Zyklus

Oft wird das Dokumenten-Management auf die rein elektronische Verwaltung von Dokumenten reduziert. Dies ist aber eine unzulässige Beschränkung, da Dokumente immer verwaltet werden sollten, egal in welcher Form sie vorliegen.

Innerhalb der Dokumenten-Management-Prozesse können Werkzeuge zum Einsatz kommen, die die Prozesse effizienter gestalten. Dabei kann es sich um einfache Werkzeuge handeln, z. B. Karteikartensysteme für die verbesserte Recherche nach Dokumenten, Mikrofilmsysteme für eine platzsparende Archivierung von Dokumenteninhalten oder Magazine für eine geordnete Ablage von Dokumenten, aber auch um komplexe Werkzeuge, z. B. IT-Anwendungen, die konkret die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten unterstützen. Diese Werkzeuge werden als »elektronische Dokumenten-Management-Systeme« bezeichnet, und um diese Systeme handelt es sich, wenn hier von Dokumenten-Management-Systemen (kurz DMS) gesprochen wird. Ein DMS ist daher ein IT-System zur Unterstützung der Dokumenten-Management-Organisation.

Die verschiedenen Dokumenten-Management-Systeme unterscheiden sich nun darin, wie umfassend, komfortabel und effektiv die Hilfsmittel sind, die sie für diese Aufgaben anbieten. Hier gibt es keine einheitliche Verwendung des Begriffs »Dokumenten-Management«, sodass je nach Sichtweise von »Dokumenten-Management im engeren Sinne« und »Dokumenten-Management im weiteren Sinne« gesprochen werden kann:

Bei

Dokumenten-Management-Systemen im engeren Sinne

geht es um die Logik der Verwaltung von Dokumenten, deren Status, Struktur, Lebenszyklus und Inhalt. Dokumente werden beschrieben, klassifiziert und in einer bestimmten logischen Struktur eingeordnet, damit sie einfach wiedergefunden werden können. Dokumente entstehen, werden verändert und (irgendwann) vernichtet.

Den

Dokumenten-Management-Systemen im weiteren Sinne

ordnet man auch noch weitere Funktionalitäten zu, z. B. Schrifterkennung, automatische Indizierung,

Computer Output to Laser Disc

(COLD), Vorgangssteuerung, Scannen, Publizierung. Hier lassen sich die Grenzen nicht mehr genau bestimmen!

In diesem Buch werden beide Aspekte betrachtet. Dokumenten-Management-Systeme setzen in der Regel ein Dokumenten-Management im weiteren Sinne um. Ziel ist es hier, dem Benutzer einen umfassenden und integrierten »Werkzeugkasten« für alle Belange des Dokumenten-Managements im gesamten Lebenszyklus der Dokumente zur Verfügung zu stellen (vgl. hierzu Abbildung 1–2).

Daneben gibt es weitere Systeme, deren Fokus auf anderen Aufgaben liegt (wie Partnerverwaltung, Buchhaltung etc.), die aber in diesem Kontext auch einen Dokumentenbezug haben. Ihre Anbieter integrieren daher oft auch spezielle DMS-Funktionalitäten in diese Systeme.

Zur Organisation der Dokumente benutzt man oft die Metapher einer »Mappe« oder eines »Ordners«. Hierunter werden temporäre oder dauerhafte Container verstanden, die unterschiedliche Dokumente nach bestimmten inhaltlichen Kriterien beinhalten. Ein typisches Beispiel dafür ist eine sogenannte Vorgangsmappe im Rahmen eines Workflows. Diese begleitet den Geschäftsprozess und nimmt sukzessive alle Dokumente auf, die im Rahmen dieses Prozesses entstehen oder benötigt werden. Ein anderes Beispiel ist eine Kundenmappe oder Projektmappe. Charakteristisch für eine derartige Mappe ist, dass sie selbst wiederum beschreibende Merkmale (Metadaten) hat und auch in anderer Hinsicht wiederum selbst ein Objekt der Betrachtung ist (Zugriffsrechte, Lebenslauf etc.). Ein elektronisches Dokument kann gleichzeitig Mitglied in mehreren elektronischen Mappen sein.

Abb. 1–2Desktop eines DMS (Quelle: ELO)

1.2.3Archivierung als unterstützende Funktion

Abschließend soll noch auf den Begriff der Archivierung eingegangen werden. Oft wird der Begriff Archivierung im Zusammenhang mit Dokumenten nicht klar vom Dokumenten-Management getrennt. Dies mag zum Teil daher rühren, dass die Dokumenten-Management-Systeme ihre Wurzeln oft in speziellen Archivsystemen für gescannte Dokumente haben. Im traditionellen Sinne wird unter Archivierung jedoch eine dauerhafte und sichere Ablage von Informationen verstanden, auf die nur selten zugegriffen wird. Das Dokumenten-Management dagegen befasst sich vor allem mit den oben genannten Verwaltungsfunktionen. Die Dokumente können aus der Sicht des DMS auch im Filesystem abgelegt werden – es besteht kein technischer Zwang zur Archivierung. In der Regel ist aber im Lieferumfang eines DMS auch ein Archiv enthalten oder wird separat angeboten. Daher wird oft begrifflich nicht genau zwischen DMS und Archiv getrennt.

Unter einem Archiv versteht man einen realen oder elektronischen Ort, in dem Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendig sind, erfasst, ausgewertet und zugänglich gemacht werden.

Heute werden häufig Dokumente schon sehr frühzeitig archiviert, d. h. unmittelbar nach ihrer Entstehung. Wenn das Dokument sich ändert, dann wird gleichfalls jede neue Version archiviert. Dadurch wird letztendlich der gesamte Lebenslauf des Dokuments dokumentiert. Auch ist die Anzahl der Zugriffe auf die archivierten Dokumente heute kein charakterisierendes Kriterium mehr. Unter dem Begriff Information-Lifecycle-Management werden heute komplexe Archivierungskonzepte und -systeme zusammengefasst, die sich mit der optimalen Administration der Speicherung, Verwaltung und Organisation von Informationen befassen. Das Ziel ist, unter Berücksichtigung der Bedeutung der jeweiligen Informationen und Dokumente für die Organisation den optimalen Speicherplatz und das optimale Speichermedium festzulegen und automatisch die Informationen dorthin zu transferieren.

Ein optimaler Speicherplatz kann auch ein konventionelles Archiv auf der Basis von Papier, Mikrofilm, Tonträger oder Ähnlichem sein. Die Verwaltung der Dokumente kann trotzdem in einem DMS erfolgen – hier spricht man dann oft auch von einem Hybridsystem.

Ein elektronisches Archiv muss heute oft mehrere Funktionen gewährleisten:

langfristige Archivierung der Informationen

revisionssichere Archivierung

Sicherung der Informationen (Backup und Recovery)

Reorganisation der Bestände (alte Bestände löschen, Defragmentierung)

Ein Archivsystem kann dabei als ein Dienst für verschiedene Systeme aufgefasst werden: Nicht nur die Dokumente aus einem DMS können dort sicher gespeichert werden, sondern z. B. auch die Daten aus anderen Systemen (wie E-Mails oder ERP-Systeme). Für alle diese Anwendungen müssen die Daten und Dokumente entsprechend verwaltet und gespeichert werden.

1.3Die Entwicklung des Dokumenten-Managements

Ursprünglich stand die Archivierung von Belegen im Fokus der ersten Systeme. Große Unternehmen und Organisationen mit einem hohen Belegvolumen (wie Versicherungen, Banken, Versandhandel etc.) hatten den Bedarf, Ihre Belege (Kontoauszüge, Rechnungen und dergleichen) papierlos sicher zu archivieren. Insofern steht das Archiv am Anfang der kommerziellen Entwicklung von Dokumenten-Management. Man brauchte natürlich gleichzeitig Verwaltungssysteme, um Dokumente strukturiert ablegen und wiederfinden zu können. Eingehende Dokumente wurden gescannt und als Images (Bilddateien) abgelegt. Für ausgehende Dokumente wurden die Druckdateien aufbereitet und archiviert. Mit speziellen Betrachtungstools konnten sie sichtbar gemacht werden. Insgesamt waren diese Anwendungen eher statisch und befassten sich mit der Archivierung abgeschlossener Vorgänge.

Im Laufe der Zeit wurden diese Systeme immer weiter ausgebaut und um zusätzliche Funktionen (Schrifterkennung, Volltextsuche etc.) erweitert. Die Systeme waren anfangs sehr teuer; es gab nur wenige spezialisierte Anbieter und eingesetzt wurden sie primär von großen Konzernen.

Im Zuge von Automatisierungsbemühungen wurden immer wieder Versuche gestartet, die Prozessketten als Workflows elektronisch abzubilden. Auch hier entstanden zunächst sehr komplexe und teure Spezialsysteme, die oft scheiterten und auch nur in Großorganisationen eingesetzt werden konnten. Aber es war damit der Schritt zu einer dynamischen Entwicklung getan: Nun konnte man die Erstellung und Nutzung von Dokumenten in den Systemen abbilden. Auch entstanden komplexere Betrachtungsobjekte wie Vorgangsmappen, die mehrere zusammenhängende Dokumente bündeln.

Im Zuge der technischen Entwicklungen entstanden dann auch günstigere Systeme, die man einfacher implementieren und bedienen konnte. Damit erweiterte sich auch der Kreis der Nutzer, was wiederum weitere Anforderungen und Lösungsansätze mit sich brachte. Die Integration von Dokumenten-Management-Systemen in Fach- und Office-Anwendungen wurde Standard. Man kann z. B. nun direkt von der Buchhaltung heraus auf Belege zugreifen oder Office-Dokumente aus Word direkt im DMS ablegen. Die Metadaten werden automatisch übergeben.

Zugleich wurde auch die Fuktionalität immer weiter ausgebaut (OCR, elektronische Signaturen und vieles mehr). Man integrierte Subsysteme wie Suchmaschinen oder Scan-Clients in die Systeme und verkaufte sie als Gesamtpaket.

Verschiedene Anwendungen konnten sich erst entwickeln, nachdem auf juristischem Gebiet Festlegungen getroffen wurden, die Rechtssicherheit schafften (z. B. was die Beweiskraft von gescannten Dokumenten betrifft).

Inzwischen gibt es auch mehr und vielfältigere Erfahrungen innerhalb und außerhalb der jeweiligen Organisation. Man kann zielgerichtet Know-how einkaufen und sich an Lösungen in anderen Unternehmen orientieren. Der Markt an DMS-Anbietern hat sich in den vergangenen Jahren konsolidiert. Diese Entwicklung ist für den potenziellen Kunden durchaus als positiv einzuschätzen, da heute Funktionalität und Preis eine wirtschaftlich interessante Investition in fast jeder Branche und für jede Unternehmensgröße ermöglichen.

Gegenwärtig kann man einerseits bestimmte – zum Teil sehr eng begrenzte – Schwerpunktthemen beobachten, wie E-Mail-Archivierung, elektronischer Personalausweis, Blockchain oder Cloud-Computing, die zum Teil durch gesetzliche Entwicklungen forciert wurden. Andererseits erlebt man zurzeit die Rückkehr des Prozessgedankens und damit eine gesamtheitliche Betrachtung des Themas. Inzwischen sind die Erfahrungspotenziale und technischen Möglichkeiten wesentlich verbessert worden. Hier bestehen nun tatsächlich funktionierende Systeme, die z. B. eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung vom Eingang über die Prüfung bis zur Zahlung ermöglichen. Umso mehr rückt dadurch natürlich die organisatorische Analyse und Gestaltung der Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem DMS in den Vordergrund eines derartigen Projekts.

Dokumenten-Management wird auch oft in einem weiteren Kontext angeboten – man spricht hier von Enterprise-Content-Management (ECM). Mit diesem Begriff werden verschiedene Funktionalitäten und Systeme rund um Informationen und Dokumente zusammengefasst. Dies sind meist Dokumenten-Management, (Web-)Content-Management, Workflow, Output-Management und ggf. weitere Themen. Der Anspruch hier ist, eine integrierte und umfassende Funktionalität für weitgehend unstrukturierte Informationen anzubieten.

Dokumenten-Management und Dokumenten-Management-Systeme sind inzwischen in den Unternehmen und Organisationen weitgehend etabliert. Heute steht meist die Weiterentwicklung oder Migration im Vordergrund.

1.4Dokumenten-Management und Recht

Dokumenten-Management ist kein Selbstzweck, sondern hat auch viel mit den rechtlichen Anforderungen an Beweissicherheit, Urheberrecht und Formvorschriften zu tun.

Dokumente sollten in digitaler Form so aufbewahrt werden, dass die Urheberschaft am Dokument, der Zeitpunkt des Entstehens und die Unverändertheit seit diesem Zeitpunkt nachgewiesen werden können.

Dafür sind technische Maßnahmen erforderlich, die auch in Dokumenten-Management-Systemen verbreitet Anwendung finden, wie Hashwerte von Dokumenten und Datenträger mit Schreibschutz für die Dauer der Aufbewahrungszeit. Optimal wäre es für Dokmenten-Management-Systeme, wenn solche Sicherheitsmaßnahmen gewählt würden, die auch in beweisrechtlicher Hinsicht Anscheinsbeweise dafür bieten, dass alles seine Richtigkeit hat. Dies lässt sich durch die Beweisregelungen in der eIDAS-Verordnung der EU, den §§ 371a ff. ZPO und §§ 415 ff. ZPO in Deutschland und dem ZertES in der Schweiz erreichen. Bei langen Aufbewahrungsfristen ist zu beachten, dass technische Sicherungsmittel wie qualifizierte und fortgeschrittene Signaturen ihre Sicherheit mit dem technischen Fortschritt verlieren und z. B. nach § 15 Vertrauensdienstegesetz ggf. erneuert werden müssen.

Dokumente, die darüber hinaus der gesetzlichen oder vertraglichen Schriftform entsprechen müssen, müssen den Formvorschriften der §§ 125 – 127 BGB in Deutschland bzw Art. 12 – 16 des Obligationenrechts in der Schweiz entsprechen. In beiden Ländern können Schriftformerfordernisse durch qualifizierte Signaturen ersetzt werden (zu Ausnahmen siehe Kapitel 3).

Urheberrechtlich laufen Unternehmen Gefahr, bei der Aufbewahrung von Unterlagen in Konflikt mit dem Gesetz zu kommen, wenn es sich nicht um eine legale Kopie handelt. Durch die EU-Urheberrechtreform im Jahr 2019 und die Leistungsschutzrechte ist diese Gefahr noch größer geworden.

Die Anforderungen an steuerrelevante Dokumente nach HGB, AO und GoBD in Deutschland bzw. nach den Steuergesetzen und der Geschäftsbücherverordnung in der Schweiz sind auch von Dokumenten-Management-Systemen einzuhalten. Bei der Auswahl eines DMS-Systems ist nicht zuletzt darauf zu achten, dass sämtliche gesetzliche Anforderungen im eigenen Land und bei internationalen Geschäftsbeziehungen auch darüber hinaus eingehalten werden.

1.5Leistungen eines Dokumenten-Management-Systems

Wenn man sich mit dem Dokumenten-Management beschäftigt, muss man sich zunächst über mögliche Leistungen und Potenziale klar werden. Dies ist die Voraussetzung, um sinnvolle Einsatzgebiete identifizieren zu können.

Ein elektronisches Dokumenten-Management hat gegenüber einer konventionellen Verwaltung von Dokumenten mehrere Vorteile:

Unabhängigkeit des Zugriffs von Ort und Zeit: Dank moderner Kommunikationsnetze kann man von jedem Ort der Welt zu jeder Zeit auf die Dokumente zugreifen. Nach Dokumenteninhalten und Dokumentenbeschreibungen kann schnell und zielgerichtet gesucht werden.

Schnelle Verfügbarkeit der Dokumente: Langwierige Transportwege und -zeiten entfallen. Eine Recherche ist über große Entfernungen hinweg sofort möglich.

Gleichzeitiger Zugriff auf die Dokumente durch mehrere Nutzer: Jeder Nutzer kann jederzeit auf den aktuellen Stand des Dokuments lesend zugreifen.

Transparenz der Prozesse: Es ist jederzeit für alle Berechtigten einsehbar, wer das Dokument bearbeitet und in welchem Zustand das Dokument ist.

Die Fortschreibung und Historienverwaltung von Dokumenten wird transparent, nachvollziehbar und sicherer.

Die Weiterleitung bzw. der Umlauf von Dokumenten wird beschleunigt, nachvollziehbar und sicherer.

Die Aufbewahrungszeiten und die Vernichtung von Dokumenten können besser gesteuert werden, sodass weniger Dokumente gespeichert werden müssen und entsprechende Ressourcen eingespart werden können.

Die Aktualität bzw. der Wahrheitsgehalt von Dokumenteninhalten wird besser steuerbar und nachvollziehbar. Bei Papierarchiven besteht eine höhere Gefahr für Verlust und Verfälschung.

Vermeidung von Medienbrüchen in den Prozessen: Moderne IT-Systeme unterstützen schon lange den Umgang mit strukturierten Daten (ERP, PDM, CRM, …). Papiergebunde Dokumente, die wichtige Daten beinhalten, werden damit automatisch zum Bremser im Prozess, da permanent ein Transfer zwischen Elektronik und Papier stattfinden muss und die Durchlaufzeit des Prozesses immer durch die langen Transportzeiten des Papiers bestimmt wird.

Neben der mehr operativen Nutzenbetrachtung kann und muss man Dokumenten-Management auch aus einer strategischen Sicht betrachten, da es eine umfassende, langfristig wirksame Infrastruktur für die Verwaltung der Dokumente in der gesamten Organisation bildet. Da praktisch in allen Prozessen Dokumente eine Rolle spielen und die meisten Dokumente in mehreren Prozessen Verwendung finden, ist ein DMS von unternehmensweiter oder gar unternehmensübergreifender Bedeutung. Es muss letztendlich eine übergreifende Dokumenteninfrastruktur bestehen, sodass im Prinzip jeder Nutzer bzw. jeder Prozess die technische Möglichkeit hat, auf jedes Dokument (sofern berechtigt) zuzugreifen. Nur dann hat man die erforderliche Flexibilität, jederzeit seine elektronischen Prozesse anzupassen und neue zu implementieren.

1.6Bestandteile einer Dokumenten-Management-Lösung

Eine Dokumenten-Management-Lösung ist mehr als ein Dokumenten-Management-System. Sie ist letztendlich die Gesamtheit aller organisatorischen Festlegungen, technischen Systeme und deren Zusammenwirken in Bezug auf den Umgang mit den Dokumenten in der betrachteten Organisation. Ein technisches System allein bringt keinen Nutzen. Es ist daher wichtig, sich immer bewusst zu sein, dass ein effektives Dokumenten-Management immer eine auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Dokumenten-Management-Lösung ist. Das ist weitaus mehr, als der Kauf eines Dokumenten-Management-Systems!

Abb. 1–3Bestandteile einer Dokumenten-Management-Lösung

Eine Dokumenten-Management-Lösung beinhaltet folglich folgende Bestandteile:

In der

Dokumenten-Organisation

werden alle Regeln und Festlegungen zum Umgang mit den einzelnen Dokumenten beschrieben.

Außerdem muss die

Prozess-Organisation

festgelegt werden. Hieraus ergibt sich, wie die Dokumente in die Geschäftsprozesse integriert sind, wie die Dokumente selbst entstehen, verändert werden und wann sie letztendlich wieder gelöscht werden können.

Das

Dokumenten-Management-System

ist letztendlich der technische Erfüllungsgehilfe, der die verschiedenen Anforderungen optimal unterstützen soll.

Erst das Zusammenspiel zwischen diesen Bestandteilen ermöglicht eine effektive Nutzung der Dokumente (siehe Abbildung 1–3).

1.7Aufbau des Buches

Das Buch soll dieses komplexe Thema aus mehreren Perspektiven beleuchten, um Ihnen eine möglichst umfassende Gesamtsicht zu geben.

Kapitel 2 befasst sich dazu mit den Anforderungen, die an eine Dokumenten-Management-Lösung gestellt werden können. Dies können neben fachlichen Anforderungen vor allem auch organisatorische und juristische sein.

Rechtliche Themen werden detailliert in Kapitel 3 betrachtet. Dies umfasst die deutsche und die Schweizer Rechtssituation.

In Kapitel 4 werden die Systeme für das Dokumenten-Management vorgestellt. Dabei werden der typische Aufbau eines derartigen Systems, die Komponenten, die Schnittstellen sowie das Umfeld betrachtet. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf der fachlichen Funktionalität und den betroffenen Prozessen.

Kapitel 5 ist technikorientiert. In ihm werden die aktuellen technischen Komponenten und Standards vorgestellt.

Die Einführung einer Dokumenten-Management-Lösung wird in Kapitel 6 betrachtet. In ihm wird dargestellt, welche spezifischen Fragestellungen und Aufgaben in einem Dokumenten-Management-Projekt zu berücksichtigen sind.

In Kapitel 7 befassen wir uns mit den künftigen Trends und der Zukunft des Dokumenten-Managements.

In Kapitel 8 finden sich Anwenderberichte. Diese stellen aktuelle Projekte vor, um verschiedene Anwendungsbereiche in Bezug auf Problemstellung, Vorgehensweise und Lösung zu präsentieren.

Ein umfangreicher Anhang bietet ein Literaturverzeichnis mit einer speziellen Erweiterung zu den rechtlichen Aspekten, ein Glossar, ein Abkürzungsverzeichnis, Informationen über die Autoren sowie unsere Danksagung.

2Anforderungen an das Dokumenten-Management

In diesem Kapitel werden zentrale Anforderungsbereiche an ein Dokumenten-Management dargestellt:

fachliche Anforderungen

typische Szenarien

Dokumenten-Management-Organisation

Es ist zwingend erforderlich, dass man die Anforderungen klärt und präzise beschreibt, bevor man eine Lösung implementiert. Viel zu oft wird der Fehler gemacht, dass man mit unzureichend beschriebenen oder falschen Anforderungen sich für Lösungen entscheidet und diese umsetzt. Daraus entstehen dann entweder weitere Aufwände, um eine falsche Lösung dann später doch noch passend zu machen, oder man muss schon kurze Zeit später auf eine andere Lösung migrieren. Beides lässt sich vermeiden, wenn man bei der Anforderungsanalyse sorgfältig vorgeht.

Hinweis: Auf juristische Aspekte wird in Kapitel 3 detailliert eingegangen.

2.1Fachliche Anforderungen

2.1.1Anwendungsgebiete

Wichtig ist zunächst, dass man sich über das Anwendungsgebiet klar ist. Was ist die fachliche Domäne, und welche Problemstellungen ergeben sich daraus?

Ist es die klassische Verwaltung von Belegen und anderen betriebswirtschaftlichen Dokumenten? In diesem »klassischen Fall« stehen Themen wie die revisionssichere Archivierung im Vordergrund. Es treten typische Prozesse zur Unterstützung kaufmännischer Prozesse auf, und man kann sich an bewährten Standardszenarien orientieren. Dies umfasst das Scanning von Belegen (wie Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge etc.) und die darauf aufbauenden Prozesse zur Bearbeitung dieser Unterlagen. Es muss sichergestellt werden, dass diese Prozesse und die Archivierung der Unterlagen den Anforderungen der Finanzbehörden genügen.

In einem Behördenumfeld muss man mit sehr vielen formalen Anforderungen zur Bearbeitung und Verwaltung rechnen. Geschäftsverteilungspläne, Zugriffsrechte und peinlich genaues Einhalten von Gesetzen, Verordnungen und dienstlichen Regelungen stehen oft im Mittelpunkt der Betrachtung. Entscheidungen müssen exakt nachvollzogen und belegt werden können, damit z. B. bei gerichtlichen Auseinandersetzungen die eigene Behörde nicht aufgrund von Formfehlern oder Ähnlichem unterliegt. Klassische Registraturen müssen in eine äquivalente elektronische Archivstruktur überführt werden.

In einem mehr technischen Umfeld muss man sich mit komplexen Dokumentationsstrukturen und Dokumentenentstehungsprozessen auseinandersetzen. Technische Zeichnungen, die mit CAD-Systemen erstellt werden, erfordern von einem DMS andere Fähigkeiten als einfache Briefe. Die innere Struktur der Dokumente ist wesentlich komplexer (Layer). Es müssen Verknüpfungen zu PDM-Systemen (Produktdaten-Management) hergestellt werden, und eine korrekte Versionierung ist unabdingbar. Aufgrund von Produkthaftungsregelungen sind oft lange Aufbewahrungsfristen erforderlich.

Im medizinischen Bereich ist man einerseits mit hohen Datenschutzanforderungen (ärztliche Schweigepflicht) und andererseits mit besonderen Dokumenten (wie Röntgenaufnahmen) konfrontiert. Insbesondere wenn man Untersuchungsergebnisse erfassen will, muss man sich mit einer ganzen Reihe von speziellen Geräten (EKG, Ultraschall etc.) auseinandersetzen. Aber dafür gibt es standardisierte Schnittstellen, um eine automatisierte Datenübernahme sicherzustellen.

Eine andere Situation hat man, wenn es um Aufgaben zur Wissensverarbeitung geht. Hier ist der Inhalt der Dokumente wichtig. Es müssen thematische Verbindungen zwischen den Dokumenten erzeugt werden. Die Dokumente müssen inhaltlich richtig interpretiert und klassifiziert werden.

Will man Webinhalte verwalten und archivieren, muss man auch mit Audio- und Videodateien agieren. Die Strukturen des Contents müssen erhalten werden. Die Inhalte sind sehr dynamisch, und man muss daher auch klären, was man wann festhalten will.

Wie man anhand dieser Anwendungsfelder sieht, ist jedes durch bestimmte Charakteristika geprägt. Diese muss man erkennen und beschreiben, um auf die zentralen Anforderungen zu stoßen. Es gibt natürlich auch hier immer Überschneidungen und Mischformen; gerade dann ist es aber wichtig, die zentralen Aspekte herauszuarbeiten. Nur wenn diese gut unterstützt werden, wird die Lösung auf Akzeptanz beim Benutzer treffen und den erwarteten Nutzen bringen.

2.1.2Prozesse

In einem weiteren Schritt muss man sich mit den Prozessen befassen:

Welche Prozesse sollen unterstützt werden?

Wie sind diese Prozesse charakterisiert?

Sind es stark deterministische Prozesse, die man gut beschreiben kann, oder Prozesse mit einer hohen Variabilität?

Wie kann man die Prozesse voneinander abgrenzen?

Durch was werden sie ausgelöst, und welche Ergebnisse sollen sie liefern?

Hier sollte man dann noch mal überlegen, ob gegenwärtig die richtigen Ergebnisse geliefert werden. Die Prozesse selbst sollten dann – je nach Zielsetzung – mit Kennzahlen belegt werden, um sie messbar zu machen. Eine zentrale Frage ist hier natürlich, wie die Beziehung der Dokumente zu den Prozessen ist: Dient der Prozess zur Erstellung der Dokumente (z. B. Prozess zur Angebotserstellung) oder »begleitet« das Dokument den Prozess (z. B. Prozess zur Rechnungsprüfung)? Für die Aufnahme und Analyse der Prozesse kann man auch ein entsprechendes Prozess-Management-Tool nutzen (siehe Abbildung 2–1).

Abb. 2–1Grafischer Editor für Prozesse von ARIS (Quelle: Software AG)

2.1.3Dokumente

Erst danach ist es sinnvoll, sich näher mit den Dokumenten zu befassen, da man nun das Untersuchungsfeld entsprechend eingegrenzt und beschrieben hat. Auch hier stellen sich zunächst die Fragen:

Welche Dokumente betrachte ich, und was ist der Zweck dieser Dokumente?

Sollen diese Dokumente als Beleg bzw. Beweis für bestimmte Sachverhalte dienen, muss man sie inhaltlich erschließen (im Sinne einer Wissensverarbeitung) oder dokumentieren sie den Zustand eines Objekts?

So vielfältig die Dokumente sind, so unterschiedlich kann die zu erfüllende Aufgabe sein.

Aus diesen grundlegenden Anforderungen ergeben sich dann weitere Anforderungen an die Dokumenten-Management-Organisation sowie rechtliche Anforderungen (siehe Kapitel 3). In Kapitel 6 wird dargestellt, wie man detaillierte Anforderungen zu den einzelnen Aspekten erhebt und beschreibt.

2.2Szenarien des Dokumenten-Managements

In diesem Abschnitt werden einige typische Szenarien für das Dokumenten-Management dargestellt. Daraus kann man erkennen, wie sich jeweils spezifische Anforderungen ergeben.

2.2.1Eingangspostbearbeitung

Eine Standardanwendung ist die Bearbeitung von Eingangspost. Hier entstehen verschiedene Anforderungen:

Bei analogen Posteingängen müssen die Briefe in eine maschinenlesbare Form gebracht werden. Bei E-Mails oder Eingaben über das Webportal liegen diese schon dieser Form vor.

Die Briefe müssen maschinell gelesen und klassifiziert werden. Abhängig davon sollen entsprechende Geschäftsprozesse gestartet werden. Bei bekannten Partnern soll die Post sofort diesem Partner zugeordnet werden.

Zu all diesen Anforderungen gibt es in den diversen Systemen passende Funktionalitäten.

2.2.2Automatische inhaltliche Verarbeitung

Eine Erweiterung des obigen Szenarios stellt die Prüfung von Eingangsrechnungen dar. Rechnungen haben alle eine gewisse Grundstruktur. Wenn man das Dokument in eine maschinenlesbare Form gebracht hat, kann man die Rechnungsdaten auslesen und prüfen, ob die Rechnung korrekt ist. Idealerweise gibt es dazu eine Bestellung und man gleicht die Rechnung mit der Bestellung ab.

Ein ähnliches Szenario kann man bei privaten Krankenversicherungen finden. Alle Arztrechnungen haben auch in der Regel eine ähnliche Struktur. Zu finden sind darauf auch die Kennziffern nach der GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte). Damit kann man gut die Rechnungen auswerten und entsprechend weiterbearbeiten.

2.2.3Langzeitarchivierung

In verschiedenen Bereichen müssen Dokumente über sehr lange Zeiträume aufbewahrt werden. Dies können z. B. Versicherungsakten für Renten- und Lebensversicherungen sein. Die Aufbewahrungsdauer kann sich über viele Jahrzehnte erstrecken – von der ersten Beitragszahlung bis zur letzten Auszahlung der Monatsrente. Ähnliche Dimensionen haben oft langlebige und kritische Industrieanlagen, wie Kraftwerke, chemische Werke etc. Hier werden die Pläne und sonstigen Dokumentationen der Anlage mit allen Modifikationen und Umbauten bis zum Abriss und zur Entsorgung der Materialien benötigt. Ein wichtiger Punkt dabei ist immer, dass die Unterlagen bei allen IT-technischen Änderung weiterhin lesbar und auswertbar bleiben. Das heißt, man muss diese öfter verlustfrei auf neuere Plattformen und Formate migrieren.

Abb. 2–2Definition von Fristen (Quelle: ELO)

2.2.4Workflow

Praktisch jede Arbeit in einer Organisation ist Bestandteil eines Geschäftsprozessen. Dies können kundenorientierte Prozesse (wie Bestellabwicklung) oder Managementprozesse (wie Budgetplanung) oder Beschaffungsprozesse oder auch beliebige andere sein. Der Ablauf eines derartigen Prozesses unterliegt einem Regelwerk und wird von Dokumenten begleitet. Sehr viele Dokumenten-Management-Systeme bringen daher auch eine Workflow-Komponente mit, die dies unterstützt. Die Dokumente kann man sich dabei in einer Art Vorgangsmappe vorstellen, die im Rahmen des Prozessablaufs von Arbeitsstation zu Arbeitsstation mitgegeben wird.

2.3Dokumenten-Management-Organisation

Mit dem Begriff Dokumenten-Management-Organisation (DMO) werden die organisatorischen und administrativen Aspekte des Dokumenten-Managements zusammengefasst. Die Betrachtung und die Regelung dieser Aspekte sind wesentlich für den Erfolg einer Dokumenten-Management-Lösung.

Jedes Dokumenten-Management-Projekt muss sich auch mit organisatorischen und administrativen Fragestellungen auseinandersetzen. Häufig bilden diese den eigentlichen Schwerpunkt der Lösungserarbeitung. Die folgend aufgeführten organisatorischen und administrativen Aspekte sind in unterschiedlicher Gewichtung Bestandteil jeder Dokumenten-Management-Lösung:

Ablauforganisation und Prozesse

Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten

Dokumentationsstruktur

Nachweis von Änderungen

Struktur von Ablagen und Archiven

Verantwortlichkeiten

Kompetenzvermittlung

Die im Rahmen der DMO getroffenen Festlegungen müssen in einem übergreifenden Dokumenten-Management-Konzept geregelt und in Organisationsanweisungen, Aktenplänen und Qualitätsmanagement-Richtlinien umgesetzt werden.

Organisationen, die den DMO-Aspekten nur wenig Beachtung schenken, haben in Folge eines Regelungsmangels oft mit der »Verwahrlosung« von Abläufen, Ablagestrukturen und Kennzeichensystemen zu kämpfen. Aufgrund fehlender Regelungen entwickeln die Mitarbeiter »persönliche« Lösungen, die anderen Mitarbeitern das Auffinden von Dokumenten fast unmöglich machen, die Dokumentenpflege deutlich erschweren und die Informationsqualität der Dokumente mindern.

Der alleinige Einsatz von IT-Werkzeugen, z. B. von Dokumenten-Management-Systemen, ohne Betrachtung der DMO führt in der Regel nicht zum erhofften wirtschaftlichen Erfolg. Durch die unzureichende Beachtung der DMO-Aspekte entstehen unter anderem Lücken bei der Prozessintegration der IT-Werkzeuge, die sich wiederum auf die Akzeptanz der Werkzeuge bei den Anwendern niederschlagen.

2.3.1Geschäftsprozesse und Ablauforganisation

Im Zusammenhang mit der DMO kann man diesen Themenbereich unter zwei Perspektiven betrachten:

übergreifende Geschäftsprozesse (End-to-End), um ein betriebliches Ziel (wie die Abwicklung eines Kundenauftrages) zu erreichen

dokumentenzentrierte Prozesse

Die übergreifenden Geschäftsprozesse werden an anderer Stelle behandelt (vgl. Kapitel 4.4.3). An dieser Stelle wird auf die Prozesse und Abläufe eingegangen, die sich mit dem Dokumentenlebenszyklus befassen. Folgende Aspekte sollten zumindest geregelt sein:

Erzeugung eines Dokuments

Identifikation und Beschreibung eines Dokuments

Änderung und Freigabe eines Dokuments

Verteilung eines Dokuments

Archivierung eines Dokuments

Vernichtung eines Dokuments

Für die konkrete Lösung muss der Umfang der zu regelnden Arbeitsabläufe genau definiert werden. In der Regel gibt es spezifische Festlegungen für einzelne Dokumentengruppen. Diese ergeben sich aus organisatorischen und/oder rechtlichen Anforderungen (z. B. zur Lebensdauer von Dokumenten).

Die Dokumentation der definierten Arbeitsabläufe ist unerlässlich. Sie wird für die Gestaltung von Arbeitsanweisungen benötigt und als Basis für die zukünftige Anpassung der Abläufe an neue Rahmenbedingungen (Pflege der Abläufe). Sollen darüber hinaus Standards erfüllt werden oder zwingen gar gesetzliche Vorgaben zur Dokumentation, so erweitern sich Dokumentationszweck und Dokumentationsumfang.

Aus der Dokumentation der Abläufe sollte die Sequenz der Arbeitsschritte ebenso ersichtlich sein wie die an den Arbeitsschritten beteiligten Rollen und Werkzeuge. Die Dokumentation sollte vorzugsweise in einer grafisch-textlichen Kombination erfolgen. Als grafische Notation ist es sinnvoll, eine Beschreibungsform anzuwenden, die für die Prozessbeteiligten leicht verständlich ist. Erfahrungsgemäß eignen sich EPK- und BPMN-Diagramme (siehe Abbildung 2–3) besser als UML-Darstellungen. Ist aufgrund des Detaillierungsgrads eine grafische Darstellung nicht mehr sinnvoll möglich, so ist die textliche Beschreibung vorzuziehen.

Abb. 2–3Einfaches Prozessbeispiel (BPMN-Darstellung)

2.3.2Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten

Identifizierungsmerkmale dienen zur eindeutigen Unterscheidung eines Dokuments von einem anderen Dokument, d. h., der Identifikator ist eindeutig. So kann man z. B. aus anderen Systemen immer exakt auf das Dokument referenzieren. In »klassischen« (papiergestützten) DMOs war dieses Kennzeichen oft sprechend: Es setzte sich z. B. aus mehreren Elementen (wie Jahr, Abteilung, Sachgebiet etc.) und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Dadurch konnten die Mitarbeiter gezielter nach dem Dokument suchen bzw. das Dokument besser bestimmten fachlichen Vorgängen zuordnen. In IT-gestützten Systemen ist das Kennzeichen in der Regel aber ein eindeutiger vom System automatisch vergebener nichtsprechender Schlüssel (Dokumenten-ID). Bei einer Umstellung auf ein automatisches System findet man oft beide Schlüssel. Das heißt, der alte Schlüssel wird noch fortgeführt, um den Mitarbeitern die Umstellung zu erleichtern, aber auch, weil oft in den Texten auf den alten Identifikator verwiesen wird.

Ergänzt wird ein solcher Identifikator bzw. Schlüssel ggf. durch weitere Angaben wie »Version« oder »Bearbeitungsstand« eines Dokuments. Zu beachten ist ferner, dass in Papierarchiven nicht zwingend jedes Dokument durch einen derartigen Identifikator gekennzeichnet ist, sondern zur Identifizierung auf andere Merkmale (wie »Schreiben des Herrn Müller vom xx.yy.zzzz«) zurückgegriffen wird. Nur in stark formalisierten Umfeldern (z. B. bei Anlagendokumentation) werden derartige Dokumenten-IDs zwingend vergeben. In einem DMS bekommt aber jedes Dokument einen eindeutigen (technischen) Schlüssel.

Oft bilden mehrere Dokumente eine fachlich zusammengehörende Dokumentengruppe. Eine derartige Gruppe wird dann meist Mappe, Vorgang oder Akte genannt. Auch diese Gruppen erhalten in der Regel einen Identifikator (z. B. ein Aktenzeichen), für das die gleichen Regeln und Aussagen wie bei den Dokumenten gelten.

Klassifizierungsmerkmale dienen zur Gruppierung, Steuerung oder zur Beschreibung von Dokumenten, oder sie werden gezielt für die Dokumentenrecherche benötigt. Damit sind auch die wichtigsten Aspekte genannt, anhand derer der Umfang der Klassifizierungsmerkmale ausgewählt werden sollte. Die konkreten Klassifizierungsmerkmale können sich von Lösung zu Lösung stark unterscheiden. Jedoch werden sich Merkmale wie »Autor« und »Erstellungsdatum« in vielen Lösungen wiederfinden.

Interessant ist, dass – im Unterschied zu den Identifizierungsmerkmalen – die Klassifizierungsmerkmale sowohl Informationen über das Dokument an sich als auch über den Dokumenteninhalt enthalten können. So könnte das Klassifizierungsmerkmal »Dokumentenformat« eine Information über das Originalformat des Dokuments enthalten, z. B. dass das Dokument im DIN-A3-Format vorliegt. Hingegen enthält z. B. das Merkmal »Komponententyp« das Typkennzeichen der technischen Komponenten, z. B. einer Pumpe, die auf dem Dokument dargestellt ist.

Alle identifizierenden und ein großer Teil der klassifizierenden Merkmale eines Dokuments werden in der Regel in das Metadatenportfolio eines Dokuments übernommen.

Grundsätzlich kann jede Organisation die für sie relevanten Identifizierungsund Klassifizierungsmerkmale individuell bestimmen und gemäß ihren konkreten Bedürfnissen gestalten. Jedoch wurden in den vergangenen 15 Jahren verschiedene Modelle entwickelt, die unabhängig von Branche und Geschäftsfeld eine breite Anwendungsbasis besitzen. Als Beispiel sei an dieser Stelle die Normenreihe ISO 23081 genannt, die grundlegende Modelle zur Gestaltung des Metadatenportfolios enthält. Es kann hilfreich sein, auf eines dieser Modelle aufzusetzen und lediglich eine bedarfsgerechte Modifikation vorzunehmen.

Im Prinzip kann man Metadaten in folgende Gruppen einteilen:

Metadaten, die das Dokument direkt beschreiben

Metadaten, die den Dokumenteninhalt beschreiben

Metadaten, die Eigenschaften eines im Dokument referenzierten Objekts beschreiben

In der ersten Gruppe findet man statische Attribute wie Autor, Erstellungsdatum, technisches Format, aber auch dynamische, wie das Datum der letzten Änderung, die aktuelle Versionsnummer oder »ausgecheckt von XYZ«.

Der fachliche Inhalt ist in der 2. Gruppe enthalten: Dies können der Dokumententyp (»Rechnung«), der Fremdschlüssel (»Rechnungsnummer«), bei Fachaufsätzen auch inhaltliche Kategorien (»Dissertation«) und Schlagworte zum Inhalt sein.

Die Angaben, die der dritten Gruppe zuzuordnen sind, sind meist problematisch, da sich diese unabhängig von dem Dokument ändern können. Wenn es sich z. B. um eine Kundenakte handelt und man in den Metadaten zur Akte die Bankverbindung des Kunden ablegt, kann sich diese unabhängig von der Akte ändern. Eigentlich gehört eine derartige Information in ein Partnerdatensystem. Man muss dann organisatorisch und technisch sicherstellen, dass diese Daten immer abgeglichen und aktualisiert werden.

Einen weitergehenden Ansatz findet man in [STEINBRECHER 2008]1. Hier wird explizit auf die Prozesse Bezug genommen, um eine Ablagestruktur für Dokumente zu definieren.

2.3.3Dokumentationsstruktur

Die Dokumentationsstruktur beschreibt, wie Dokumente eines Dokumentationsumfanges miteinander in Zusammenhang stehen. Dieser Sachverhalt ist von Bedeutung, da die Dokumentationsstruktur unmittelbaren Einfluss auf die Verteilung, Ablage/Archivierung und Änderung von Dokumenten hat.

Beispielhaft sei dies an der Struktur einer Genehmigungsdokumentation dargestellt: Die genehmigende Behörde schreibt vor, dass ein Genehmigungspaket aus einem Deckblatt besteht, auf dem alle Dokumente des einzureichenden Pakets aufgeführt sind. Auf dem Deckblatt müssen die Dokumentennummer, der Bearbeitungsstand und der Dokumententitel aufgeführt sein. Das Deckblatt selbst stellt ebenfalls ein selbstständiges Dokument dar. Zusätzlich zum Deckblatt enthält das Genehmigungspaket Zeichnungen und Berichte, die inhaltlich durch die Behörde geprüft werden. Die Genehmigung der Dokumente erfolgt ausschließlich für das Gesamtpakt und nicht für Einzeldokumente.

Die oben geschilderte Dokumentationsstruktur stellt somit besondere Anforderungen an die Verteilung, die Ablage/Archivierung und die Änderung der betroffenen Dokumente.

Für alle drei Sachverhalte muss abgesichert sein, dass das Dokumentenpaket in seiner Gesamtheit behandelt wird. So muss z. B. beim Versand eines der Dokumente erkennbar sein, dass es Bestandteil eines Dokumentenpakets ist; bei Ablage und Archivierung muss darauf geachtet werden, dass es nicht »auseinandergerissen« wird bzw. dass der Gesamtzusammenhang erhalten bleibt. Und im Fall von Änderungen muss gewährleistet sein, dass neue Bearbeitungsstände auch im Deckblatt geändert werden und dass für das Deckblatt selbst ein neuer Bearbeitungsstand erzeugt wird.

2.3.4Nachweis von Änderungen

Im Zuge der sich verschärfenden Haftungsfragen und hoher Qualitätsanforderungen gewinnen der Nachweis und das Vorgehen im Fall von Dokumentenänderungen zunehmend an Bedeutung. Es viele Anlässe, um ein Dokument zu ändern: Das im Dokument beschriebene Objekt (z. B. ein Produkt oder eine Anlage) ändert sich; ein Fehler im Dokument wird korrigiert; das Angebot auf einer Internetpage (auch das ist ein Dokument!) ändert sich; die AGBs werden modifiziert usw.

Derartige Änderungen müssen dokumentiert werden. Dies bedeutet, dass man letztendlich festhält, wer wann was an welchem Dokument geändert hat. Ergänzend wird oft festgehalten, aus welchem Grund die Änderung erfolgte und ggf. wer dies genehmigt hat bzw. ob noch jemand im »Vier-Augen-Prinzip« das Dokument gesichtet hat.

Zwei wesentliche Änderungsumfänge müssen hierbei unterschieden werden: auf der einen Seite die inhaltliche Änderung eines Dokuments und auf der anderen Seite die Änderung der Metadaten eines Dokuments.

Ein weiterer relevanter Aspekt ist die historische Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Dahinter steht die Frage, ob und über welchen Zeitraum Änderungen nachverfolgbar sein sollen.

Die einfachste Variante ist es, keinerlei Änderungen zu dokumentieren – weder die Änderung von Dokumenteninhalten noch die Änderung von Metadaten. So liegen immer nur der aktuelle Dokumenteninhalt und die aktuellen Metadaten vor. Heutzutage entspricht dieses Vorgehen in den wenigsten Fällen den Anforderungen.

Eine weitere Variante besteht darin, die Änderung der Dokumenteninhalte lediglich zu beschreiben. Diese Beschreibung kann inhaltlicher Bestandteil des Dokuments selbst sein oder auch in den Metadaten des Dokuments erfolgen. Bei dieser Variante werden meist nur umfassende bedeutungsrelevante Änderungen beschrieben. Kleinere semantische Änderungen und formale Änderungen werden wegen des hohen manuellen Erfassungsaufwands meist nicht dokumentiert. Diese Variante wird häufig praktiziert und erfüllt in vielen Fällen die Bedürfnisse, soweit dies rechtlich zulässig ist.

Werden jedoch hohe gesetzliche oder sonstige Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Änderungen gestellt, so müssen meist Hilfsmittel eingesetzt werden, mit deren Hilfe Änderungen automatisch protokolliert werden können. Im Fall von inhaltlichen Änderungen bedeutet dies, dass z. B. die Änderung einzelner Zeichen ebenso protokolliert werden muss wie die Änderung einer Linienstärke bei grafischen Objekten. Einige für die Dokumentenerstellung eingesetzte IT-Systeme unterstützen bereits die lückenlose Protokollierung derartiger Sachverhalte (siehe Abbildung 2–4). Als Beispiel sei an dieser Stelle die Änderungsfunktion von Microsoft Word genannt. Hinsichtlich der Änderungsprotokollierung der Metadaten empfiehlt es sich, dass der ursprüngliche Metadatensatz eines Dokuments komplett archiviert wird und durch einen neuen Metadatensatz ersetzt wird, der die vorgenommenen Änderungen enthält. Die Gültigkeit eines konkreten Metadatensatzes muss entsprechend dokumentiert werden. Auch an dieser Stelle sind Automatismen erforderlich, die nur durch entsprechende IT-Funktionen sinnvoll realisiert werden können.

Abb. 2–4Dokumentenhistorie (Quelle: Docuware)

Entscheidet sich eine Organisation für eine Variante, die die historische Nachvollziehbarkeit von Änderungen erlaubt, so stellt sich theoretisch die Frage nach der Anzahl der historisch nachvollziehbaren Bearbeitungsstände eines Dokuments oder nach dem Zeitraum der Nachvollziehbarkeit. In der Praxis verkürzt sich jedoch diese Fragestellung: Entweder ist keine historische Nachvollziehbarkeit erforderlich, oder wenn eine Historienverwaltung gefordert wird, dann ist diese für die gesamte Lebensdauer eines Dokuments abzusichern.

Dokumenten-Management-Systeme bieten meist an, dass man in Abhängigkeit von Dokumentenklasse und/oder Dokumententyp entscheiden kann, ob Veränderungen am Dokument erlaubt sind oder nicht und – falls Änderungen vorgenommen werden dürfen – ob hierfür Versionen zur Nachvollziehbarkeit der Änderungen angelegt werden sollen. Auch kann man meist differenzieren zwischen Änderungen an den Metadaten und Änderungen am Dokument.

2.3.5Struktur von Ablagen und Archiven

An dieser Stelle werden unter Ablagen und Archiven Örtlichkeiten verstanden, an denen Dokumente für einen bestimmten oder unbestimmten Zeitraum abgelegt werden. Die Terminologie lässt grundsätzlich offen, welche Art von Medien in einer Ablage bzw. einem Archiv eingestellt wird. So können in körperlichen Ablagen und Archiven z. B. Papierdokumente oder mikroverfilmte Dokumente abgelegt werden. Hingegen dienen elektronische Ablagen und Archive zur Ablage von z. B. elektronischen Dokumenten in Form von Dateien oder zur Ablage der Metadaten innerhalb von Datenbanken. Dabei wird auch erkennbar, dass der primäre Zugriff auf die abgelegten Dokumente entweder unmittelbar durch natürliche Personen erfolgen kann oder auch nur mittelbar, z. B. bei elektronischen Archiven durch Nutzung von IT-Funktionen, die die Informationen aus der Ablage bzw. dem Archiv »entnehmen« und dem Nutzer verfügbar machen.

Die Struktur von Ablagen und Archiven sollte sich, unabhängig von der Archivierungsform (körperlich oder elektronisch), an den konkreten Zugriffsbedürfnissen orientieren. Es muss untersucht werden, wer oder was auf eine Ablage bzw. ein Archiv zugreift und mithilfe welcher Kriterien der Zugriff auf die abgelegten Dokumente erfolgt.

Die Gestaltung körperlicher Ablagen und Archive für Papier oder Microfiches gestaltet sich in der Praxis häufig schwierig. Im Prinzip ist die Ablagestruktur eindimensional und hierarchisch. Man legt z. B. für die Struktur fest, dass eine Einteilung nach Aktenzeichen erfolgt. In einer zweiten Stufe erfolgt dann eine Einteilung der Dokumente eines Aktenzeichens z. B. nach dem Erstellungsdatum usw. In einer derartigen Struktur ist es praktisch unmöglich z.B rasch alle Dokumente eines bestimmten Autors zu finden. Meist spiegelt die Ablage- bzw. Archivstruktur ein konkretes Zugriffsbedürfnis wider, vernachlässigt aber andere. In der Konsequenz kann dies zum Aufbau redundanter Ablagen/Archive führen, in denen die gleichen Dokumente mehrfach in unterschiedlichen Strukturen abgelegt werden. Dies hat nicht nur hohe Aufwände für die Verwaltung der Ablagen/des Archivs zur Folge, sondern beeinträchtigt auch die Qualität. So muss im Fall von Änderungen das Dokument in zwei oder mehr Ablagen oder Archiven parallel aktualisiert werden. Wird die Aktualisierung der Dokumente in einer Ablage oder in einem Archiv unterlassen, so entwickeln sich abweichende Ablage- bzw. Archivbestände.

Im Fall von körperlichen Ablagen können Referenzlisten helfen, die unterschiedlichen Sichtweisen abzubilden und auf die entsprechenden Fundstellen zu verweisen.

Ein weiteres Problem tritt auf, wenn sich die ursprünglichen Zugriffsbedürfnisse ändern und man die Struktur anpassen will. Die ursprünglich festgelegte Struktur einer körperlichen Ablage oder eines körperlichen Archivs ist nicht kurzfristig veränderbar, und eine Umsortierung ist meist nur manuell und mit hohem Aufwand möglich (siehe Abbildung 2–5).

Abb. 2–5Hierarchische Struktur eines körperlichen Archivs

Elektronische Archive und Ablagen sind wesentlich flexibler. Man kann im Prinzip n-dimensionale Strukturen aufbauen (siehe Abbildung 2–6). Daher ist es möglich, dass man für jede Interessensgruppe nach ihren Bedürfnissen eine Struktur bestimmen kann. So kann praktisch jedes Metadatum zur Suche und Sortierung der Dokumente genutzt werden, und es ist ein Leichtes, z. B. sofort alle Dokumente eines Autors zu finden. Das Problem verlagert sich hier mehr in Richtung sorgfältiger Pflege der Daten und Minimierung des Erfassungsaufwandes. Daher sollte man auch hier die Wünsche nach weiteren Klassifikationskriterien kritisch in Hinblick auf Zweck und Nutzen hinterfragen.

Abb. 2–6Mehrdimensionale Ablagestruktur in digitalen Archiven

Ein weiterer Mangel, der sowohl bei körperlichen als auch bei elektronischen Ablagen und Archiven zu beobachten ist, ist das Fehlen eines führenden Merkmals bei der Gestaltung der Ablage- bzw. Archivstruktur.2 Nicht selten werden aufbauorganisatorische und ablauforganisatorische Merkmale zusammen mit Themen- oder Wissensgebieten willkürlich in einer Ablagestruktur vermengt. Dies führt zu uneinheitlichen Ablagen und Problemen bei der Suche.

2.3.6Zugriffsrechte und Verantwortlichkeit

Während des Lebenszyklus eines Dokuments gibt es eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die sich auf den Dokumenteninhalt und die Dokumentenverwaltung beziehen.

So ist während des Dokumentenerstellungsprozesses der Autor für den Inhalt des Dokuments verantwortlich. Nach der inhaltlichen Fertigstellung wird das Dokument ggf. geprüft und freigegeben. Für diese Schritte sind in der Regel weitere Personen verantwortlich. Weiterhin kann es Verantwortliche für die Auslösung eines Änderungsverfahrens, die korrekte Indizierung, die Archivierung und die Vernichtung des Dokuments geben. Die Aufzählung kann beliebig ergänzt werden. Wichtig ist, dass diese Verantwortlichkeiten festgelegt und nachweisbar dokumentiert werden. Damit bei einem Personalwechsel keine Überarbeitung der Dokumentationsrichtlinien erforderlich wird, sollten den Verantwortlichkeiten lediglich Rollen zugeordnet werden, z.B: »Für die Freigabe des Dokumenteninhalts ist der Abteilungsleiter verantwortlich.«

Neben den für den Inhalt des Dokuments Verantwortlichen, gibt es in der Regel weitere Rollen, die lesenden Zugriff auf die Dokumente haben sollen (siehe Abbildung 2–7). Auch hier können die Festlegungen wichtig sein, weil z. B. aus betrieblichen Geheimhaltungsgründen oder gesetzlichen Festlegungen (wie Datenschutz) nicht jeder alles lesen soll.

Abb. 2–7Zuweisung von Benutzerrechten (Quelle: ELO)

In einer physischen Struktur wird man in der Regel versuchen, klare und einfache Regelungen aufzustellen, da sonst schnell die Grenzen der Handhabbarkeit erreicht werden. Dagegen besteht in elektronischen Systemen die Möglichkeit bzw. die »Versuchung«, die Rechte wesentlich differenzierter festzulegen. Man kann praktisch jedes Klassifikationskriterium nutzen, um Zugriffsrechte zu definieren. Aber auch hier sollte man das Motto »Weniger ist oft mehr« beherzigen. Auch wenn die IT-Systeme theoretisch hier alles abbilden können, sollte man vermeiden, über das hinauszugehen, was im Standard als Customizing-Möglichkeit angeboten wird. Die Mitarbeiter sollten die Regeln verstehen und nachvollziehen können, da sonst die Akzeptanz leidet. Mit der Komplexität des Systems steigt der Pflegeaufwand überproportional – und die Fehlerrate ebenso.

3Rechtliche Anforderungen an das Dokumenten-Management

Das Thema Dokumenten-Management ist von einer Vielzahl von rechtlichen Vorschriften abhängig und wird durch sie maßgeblich beeinflusst. In diesem Kapitel werden die wichtigsten rechtlichen Anforderungen im deutschen und Schweizer Recht dargestellt.

Dabei geht es um sehr viele unterschiedliche Rechtsgebiete: um allgemeines Zivilrecht und Zivilprozessrecht im Bereich der Formvorschriften, um Handels-, Verwaltungs- und Steuerrecht im Bereich von Aufbewahrung und Rechnungsstellung, um Datenschutzrecht sowie um Urheberrecht.

In den letzten 6 Jahren seit dem Erscheinen der 5. Auflage haben sich erhebliche Änderungen in quasi allen hier behandelten Rechtsgebieten ergeben, sodass eine umfassende Überarbeitung dieses Kapitels notwendig war.

Das bisherige Datenschutzrecht wurde durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU abgelöst, das Signaturgesetz durch die EU-Verordnung über elektronische Identitäten und Vertrauensdienste, die GDPdU durch schon die zweite Fassung der GoBD usw.

Auch auf die Schweiz haben die Entwicklungen Einfluss genommen: Das neue Datenschutzgesetz wurde schon auf Druck der EU an die DSGVO angepasst, soll aber erst 2023 in Kraft treten. Auf der anderen Seite wurden auch hier Bürokratiehürden abgebaut, z. B. durch die Streichung der EIDI-V.

3.1Das Kapitel »Rechtliche Aspekte«

Dieses Kapitel wurde von Praktikern für Praktiker nach rechtlichen Themen systematisiert, die für den Einsatz von Dokumenten-Management- und Archivlösungen relevant sind. Auf die berührten gesetzlichen Regelungen und anderweitige Richtlinien wird themenspezifisch eingegangen. In den Unterkapiteln wird zwischen deutschem und Schweizer Recht unterschieden. In den Ausführungen zum Schweizer Recht sind die relevanten Bundesgesetze und Verordnungen berücksichtigt. Im konkreten Anwendungsfall kann aber auch die Einbeziehung kantonalen Rechts vonnöten sein, auf das in dieser Veröffentlichung nicht weiter eingegangen werden soll.

Dokumente sind Träger von Daten, die Aufschluss über Handlungen, Abläufe und Produkte eines Unternehmens oder einer Institution geben. Häufig dienen sie als Nachweis sowohl im Tagesgeschäft als auch bei Streitigkeiten. Allein die Tatsache, dass Dokumente erzeugt, verwaltet und aufbewahrt werden, berührt eine Reihe von gesetzlichen Regelungen, Normen und Vorschriften, die zu beachten sind (siehe Tab. 3–1). Darüber hinaus entscheidet der Dokumenteninhalt über die Notwendigkeit, weitere rechtliche Anforderungen zu berücksichtigen.

Die Autoren möchten ausdrücklich darauf hinweisen, dass eine abschließende rechtliche Bewertung nur an konkret vorliegenden Sachverhalten vorgenommen werden kann und zu diesem Zweck professioneller juristischer Rat eingeholt werden sollte.

Tab. 3–1Gesetzliche Grundlagen und Themen – Bundesrepublik Deutschland

Tab. 3–1 und Tab. 3–2 dienen Ihnen als Orientierung. Aus ihnen gehen die gesetzlichen Grundlagen hervor, die durch die jeweiligen rechtlichen Themen berührt werden. Diese wiederum spiegeln sich in den Überschriften der Unterkapitel wider.

Tab. 3–2Rechtliche Grundlagen und Themen – Schweiz

3.1.1Allgemeine Grundsätze

Die Ordnungsmäßigkeit bei der Erstellung, Verwaltung und Archivierung ist eine wesentliche Basis zur Erlangung von Rechtssicherheit. Der Begriff der Ordnungsmäßigkeit wird im Folgenden, soweit nicht anders beschrieben, stellvertretend für die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und Dokumenteninhalten, für die systematische Gliederung von Dokumentenstrukturen sowie für die Wahrung der Integrität und Authentizität verwendet. Grundsätzlich sollte die Ordnungsmäßigkeit für alle Dokumenttypen gelten, die in einer Organisationseinheit erstellt, verwaltet und archiviert werden. Aufgrund gesetzlicher Regelungen gilt sie aber insbesondere für Dokumente, die die Buchhaltung berühren, Dokumente, die als Nachweis von rechtlich relevanten Sachverhalten genutzt werden sollen, sowie für Dokumente, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Für die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit gibt es keine branchen- und fachübergreifenden gesetzlichen Regelungen. Allerdings wurden im Bereich des Handels- und Steuerrechts detaillierte Vorgaben erlassen, die wegen fehlender fachspezifischer Regelungen sinngemäß auf andere Bereiche übertragen werden sollten.

Die Integrität eines Dokuments ist gewahrt, wenn dieses inhaltlich vollständig und unveränderlich erhalten ist. Häufig werden formale Kriterien angesetzt, um die Vollständigkeit der Inhalte zu wahren, z. B. Seitennummerierung mit Bezug auf die Gesamtseitenanzahl, Signatur jeder einzelnen Seite bzw. Kordel und Siegel bei notariellen Urkunden. Der unverfälschte Inhalt kann hingegen häufig nur mit kriminaltechnischen Mitteln bestätigt werden.

Die Authentizität eines Dokuments, d. h. der Nachweis seines Ursprungs, ist rechtlich relevant, wenn ein Dokument Urkundencharakter trägt und/oder als Nachweis verwendet werden soll (siehe auch Kapitel 3.6). Bisher war der Nachweis des Ursprungs an die Vorlage des Originaldokuments in Papierform geknüpft. Als wesentliches Merkmal zum Nachweis der Authentizität bei originären Papierdokumenten wird die handschriftliche Signatur betrachtet (siehe Abbildung 3–1).

Abb. 3–1Originär digitale Dokumente versus analoge Dokumente

Bereits seit den 1970er-Jahren bestehen die technischen Voraussetzungen, um Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente auch mithilfe elektronischer Signaturen sicherzustellen.1

An dieser Stelle muss auf die bereits beschriebenen Erscheinungsformen elektronischer Dokumente hingewiesen werden. Aus rechtlicher Sicht muss die Erscheinungsform »analoge Dokumente« von »originär digitalen Dokumenten« unterschieden werden. Bei der Umwandlung der Papierform in elektronische Dokumente muss damit umgegangen werden, dass ein solcher Medienbruch rechtliche Folgen für die Beweiswirkung von Dokumenten hat (siehe auch Kapitel 3.6).

Die durchgängige Sicherstellung der Integrität und Authentizität eines elektronischen Dokuments mithilfe der elektronischen Signatur ist nur bei originär digitalen Dokumenten möglich. Wird hingegen ein analoges Dokument z. B. unmittelbar nach dem Scannen signiert, so kann die elektronische Signatur zwar zur Identifikation der Person dienen, die das Dokument erfasst hat, und die Integrität für die Folgebearbeitung abgesichert werden; aber ein Nachweis für die Authentizität und ein Nachweis für die Wahrung der Integrität, bevor das Dokument gescannt worden ist, kann somit nicht technisch aus dem elektronisch signierten Dokument abgeleitet werden.

Die Sicherstellung und die Erhaltung von Integrität und Authentizität bei einem Wechsel der Informationsträger (Medienbruch) ist ein grundsätzliches Problem, das sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz über rechtliche Bestimmungen gelöst wird.

Für öffentliche elektronische Dokumente, also Dokumente einer Behörde oder einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person, bleibt nach § 371b ZPO beim ersetzenden Scannen der Beweiswert erhalten, wenn die Dokumente von einer öffentlichen Behörde oder einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person nach dem Stand der Technik gescannt werden.

»Stand der Technik« ist in Deutschland nach dem Minikommentar des Bundesinnenministeriums zum E-Government-Gesetz2 die Einhaltung der Technischen Richtlinien TR-ESOR 031253 zur Beweiswerterhaltung4 bzw. TR-RESISCAN 031385 zum Ersetzenden Scannen6 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.

Ohne die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen gibt es keine zwingende Beweisregel für das ersetzende Scannen; es verbleibt hier beim Augenscheinbeweis, d. h., der Richter kann selbst entscheiden, ob das verwendete Verfahren in seinen Augen revisionssicher ist.

In jedem Fall wird man davon ausgehen können, dass die Einhaltung der TR-RESISCAN geeignet ist, die Revisionssicherheit nachzuweisen. Der Begriff Revisionssicherheit wurde 1992 durch den Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) e. V. geprägt, dessen stellvertretender Vorstandsvorsitzender der Mitautor ist, und er bedeutet:

»Revisionssicherheit bezieht sich rückblickend auf die Prüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens der Aufbewahrung und somit nicht nur auf technische Komponenten, sondern auf die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.«7

Daneben sind für die Anforderungen der Finanzverwaltung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)8 vom 28.11.2019 zu beachten, die aufgrund der Vorgaben von Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung als Nachfolger von GoBS und GdPdU zum 1.1.2015 in Kraft getreten sind und seit 1.1.2020 in einer neuen, digitalisierungsfreundlicheren Version gelten.

Wichtige Rechtsgrundlagen im handels- und steuerrechtlichen Bereich in Deutschland sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die sich aus den Kommentierungen zu den Gesetzen und aus der betrieblichen Praxis entwickelt haben und ein Regelwerk darstellen, das die gesamte Rechnungslegung berührt.

Definiert wird das Wesen der GoB in Abschnitt 1.10 der GoBD vom 28.11.20199 wie folgt: »Die GoB sind ein unbestimmter Rechtsbegriff, der insbesondere durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt ist und von der Rechtsprechung und Verwaltung jeweils im Einzelnen auszulegen und anzuwenden ist.« (BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 371; BVerfG-Beschluss vom 10. Oktober 1961, 2 BvL 1/59, BVerfGE 13 S. 153). Die GoB können sich durch gutachterliche Stellungnahmen, Handelsbrauch, ständige Übung, Gewohnheitsrecht, organisatorische und technische Änderungen weiterentwickeln und sind einem Wandel unterworfen.

Grundsätze der GOB für die Buchführung und Rechnungsstellung sind:

Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Der Jahresabschluss ist nach gültigen Regeln erstellt und lässt sich objektiv aus den Büchern herleiten (§ 239 Abs. 2 HGB).

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Die äußere Gestaltung der Unterlagen muss es sachverständigen Dritten ermöglichen, die Buchführung nachzuvollziehen (§ 238 Abs. 1 S. 2 HGB, § 243 Abs. 2 HGB).

Grundsatz der Einzelbewertung: Sämtliche Vermögensgegenstände sind einzeln zu bewerten, in bestimmten Fällen sind Gruppenbewertungen zulässig (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB).

Grundsatz der Vollständigkeit: Eine lückenlose Buchführung wird erwartet (§ 239 Abs. 2 HGB, § 246 Abs. 1 HGB).

Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Geschäftsvorfälle sind zeitnah und chronologisch zu erfassen (239 Abs. 2 HGB).