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- Herausgeber: Books on Demand
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Das Buch bietet praxisnahe, erprobte Strategien zur Entwicklung und Verbesserung digitaler Arbeitsumgebungen. Erfahren Sie, wie Fallstricke vermieden werden können, und erfolgreiche Implementierungen durchgeführt werden. Sie finden Ideen damit effektive Kommunikation und Kollaboration gelingt, ergänzt durch anschauliche Beispiele. Ganz wie ein Rezeptbuch liefert dieses Buch essenzielle Zutaten, Zubereitungsanleitungen und Empfehlungen für die Verfeinerung Ihres Digital Workplace.
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Seitenzahl: 305
Veröffentlichungsjahr: 2024
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Vorworte
Der 'Digital Workplace' – ein Begriff, der in der Unternehmenswelt viel Aufmerksamkeit bekommen hat, doch die Umsetzung in der Praxis ist oft eine andere Herausforderung. Viele Projekte erreichten nicht ihr volles Potenzial, da die Implementierung nicht konsequent genug erfolgte. Dieses Buch schlägt eine Brücke zu erfolgreichen Digital-Workplace-Strategien unter der Verwendung von Microsoft 365.
Unser Fokus liegt auf praxisnahen, erprobten Strategien zur Entwicklung und Verbesserung digitaler Arbeitsumgebungen. Wir bieten Euch Ideen zur Strategieentwicklung, effektiven Kommunikation und ihrer erfolgreichen Umsetzung, ergänzt durch anschauliche Anwendungsszenarien. Wir sprechen Klartext: Wir zeigen, worauf es ankommt, identifizieren häufige Fallstricke und bieten Lösungswege an, ohne uns in technischen Details zu verlieren.
Stellt Euch das als persönliches Rezeptbuch vor: Wir liefern die essenziellen Zutaten, geben Anregungen zur Zubereitung und empfehlen die passenden 'Gewürze', um Euren Digital Workplace zu verfeinern. Dabei möchten wir mit unserer Erfahrung und Leidenschaft inspirieren, nicht bevormunden. Passt das Vorgehen an Eure individuellen Bedürfnisse an, ganz wie bei Euren Lieblingsrezepten. Kein Unternehmen gleicht dem anderen; jeder Digital Workplace sollte entsprechend auf die spezifische Unternehmenskultur zugeschnitten sein. Es gibt nicht den einen Weg zum Erfolg, sondern viele verschiedene.
Wir sind davon überzeugt, dass ein gut umgesetzter Digital Workplace die Tür zu nahtloser Zusammenarbeit – jederzeit, überall und auf jedem Gerät – öffnet und gleichzeitig das Fundament für weitere Verbesserungen in Bereichen wie Sicherheit und Client-Management legt.
Also dann: Guten Appetit auf Eurem Weg zu einem erfolgreichen Digital Workplace!
Jeniffer & Alexander
INHALTSVERZEICHNIS
Strategie – nichts für Weicheier
Einführung Digital Workplace
What the hell means: Best-of-Suite?
Endlich angekommen in New Work
Change & Adoption
Evergreen – gutes Marketing
Über M365 hinaus
Never trust a Klingon
Mieten statt kaufen
Revolution: Der Copilot – weit mehr als die zweite Geige
Leitlinien - our daily mantras
Leitline 1: Nutze den vorhandenen Standard, auch wenn’s langweilig klingt
Leitline 2: Big Bang - Nur so entstehen Universen
Leitline 3: Keine Extrawürste braten (zumindest nicht, bevor die Suppe ausgelöffelt wurde)
Leitlinie 4: Vertraue erst, wenn Du auch selbst getestet hast
Leitlinie 5: Change-Management ist mehr als Feenstaub
Leitline 6: Wählt die richtigen Waffen
Leitline 7: It only works, when it works
Leitlinie 8: Live what you pray
Leitline 9: Security, more security and even more security
Sicherheit – ein Plädoyer für Holismus
Sicherheit Epilog
Motivationen, Sicherheit zu schaffen
Datenschutzklassen - nichts zum Nachsitzen
Mein Tenant ist Verschlusssache?!?
Zero Trust
Fazit Sicherheit
Sicherheit durch den Digital Workplace
Restart Security
Wie ist bei Sicherheit mit den Zusatztools?
Backup für die Cloud?
Das Microsoft-Universum
M365 Apps: Abhängigkeiten eines Ökosystems
Dynamics 365
Power Platform – Verzahnung und Automation
Den Rollout planen
Vorbereitung
Multi-Tenancy: Darf es ein bisschen mehr sein?
Kosten & (Un-)Kosten
Einsparpotenziale
Das Projektteam
Kapazitätsplanung
Dienstleisterauswahl: Woran erkenne ich einen guten Dienstleister?
Entwurf eines Rolloutmodells
Phasenmodell (Vorschlag):
Die Pläne der Verführung
Zusammenarbeit über die Burgmauern – B2B Gäste
Governance / Policy
Datenschutz
Betriebsrat
Change Management
Veränderungsstrategie in leicht verständlichen Worten
Der Mensch und seine Gefühle im Change Prozess
Aufbau eines Change Teams
Die vier Säulen im M365 Change Prozess
Kulturwandel
Mindset
New Work – New Normal
Hybrid Work
Technische Ausstattung & Zugriff – Butter bei die Fische
M365 effektiv einsetzen – Tipps, Tricks und Best Practices
Kommunikation in Microsoft Teams
Dokumentenmanagement
Aufgabenmanagement für Teams
Selbstorganisation
Hinweise und Tipps für spezielle Zielgruppen
Die Anlagen
Rebuild the iceberg
Cloud Adoption
Be a (cheer-) leader not a boss
Technische Schulden
Last but not least
Strategie – nichts für Weicheier
Einführung Digital Workplace
Der Begriff Digital Workplace wird in vielen Zusammenhängen genutzt und oftmals mit den Akronymen „Modern Workplace1, New Work2 oder Future Work3“ gleichgesetzt. Darunter wird oft nicht nur die Verwendung von moderner Informationstechnologie verstanden, sondern auch die Um- und Ausgestaltung von Arbeitsumgebungen und die Anpassung an die veränderten Bedingungen in unserer heutigen Arbeitswelt.
Wir wollen im Folgenden aufzeigen, welchen Anteil der Digital Workplace an Digitalisierungsbestrebungen hat und welche Vorteile es bietet, sich damit zu beschäftigen.
Der Begriff: Digital Workplace
Lasst uns einmal vor Augen führen, wie das Wirtschaftslexikon den Begriff „Workplace“ beschreibt:
Workplace Management is the process or strategy put into place by companies—of any size, industry, or scale—to zero in on efficiency, productivity, cost-cutting, and overall management in a workplace or office setting.
Workplace Management könnte man also übersetzen mit „Effizienz am Arbeitsplatz herstellen“.
Beim Digital Workplace geht es darum, eine digitale Arbeitswelt zu kreieren, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht und die es ihnen ermöglicht, effektiver und produktiver zu arbeiten, unabhängig von ihrem Standort oder Endgerät.
Dabei sind viele Bereiche anzupassen und zu integrieren:
Digitalisierung – alles Nullen?
Die Begriffe „Digital“ und „Digitalisierung“ werden gerne und häufig verwendet, ohne dass vielen Menschen eine einheitliche Definition bekannt ist. Wir erleben häufig, dass der Begriff „Digitalisierung“ und vor allem die Tragweite der durch Digitalisierung ausgelösten Veränderungen nicht wirklich in der Tiefe verstanden werden und auch nicht entsprechend gehandelt wird.
Wir denken, Digital bedeutet vor allem: Sich das zu Nutze machen, was die sich ständig verändernden Informationstechnologien an sinnvollem Potenzial bieten. Dieses Potenzial kann sich nach Innen richten, durch effiziente Prozesse und Automatisierung, oder nach Außen im Sinne des Kunden, um das vorhandene Geschäftsmodell zu ergänzen, um Kundenbedarfe besser zu decken oder gar neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Neue Geschäftsmodelle sind erfahrungsgemäß aber eher selten. In der Regel wird das aktuelle Geschäftsmodell um digitale Dienste ergänzt (nicht ersetzt), auch wenn das augenscheinlich ein schwieriges Unterfangen ist4.
Beispiel: Wenn Automobilhersteller bestimmte Funktionen ihrer Fahrzeuge über einen Webshop freischaltbar machen, dann wäre das eine Erweiterung des Geschäftsmodells durch digitale Dienste. Wenn aber ein Mobilitätsdienst entwickelt wird, der Fahrten (digital) organisiert und bereitstellt und nicht mehr das Fahrzeug verkauft wird, sondern die autonom durchgeführte Fahrt, dann wäre das schon eine grundlegende Veränderung des Geschäftsmodells durch Digitalisierung.
Digitalisierung bedeutet im Unternehmenskontext vor allem eine Antwort auf die sich durch die Adaption neuer Informationstechnologien verändernden wirtschaftlichen und gesellschaftspolitischen Rahmenbedingungen zu finden, um weiter wettbewerbsfähig zu sein. Besonders spannend wird es, wenn die eigenen Kunden Anforderungen an digitale Dienste haben, denen man selbst folgen muss.
Eine gute Digitalisierungsstrategie zielt darauf ab den zeitlichen Druck vorwegzunehmen, indem sie versucht „vor die Lage” zu kommen.
Digitalisierung lässt sich simplifiziert übersetzen mit „Intern Effizienzen durch den Einsatz von Informationstechnologie heben“ und „Dem Kunden nach außen digitale Services bieten, die Differenzierungsmerkmal gegenüber dem Wettbewerb sind“.
Digitale Transformation fördert Wachstum und Effizienz
Der Veränderungsdruck digitaler Technologie auf Unternehmen ist enorm. Die richtige Geschwindigkeit der Anpassung ist wesentlicher Erfolgsfaktor.
Abbildung 1 – Anpassungsdruck durch Digitale Transformation
Ziel der Digitalisierungsbestrebungen muss es sein, die Kundenerwartung zu (über-)treffen („Siegerpodest Strategie“). Es gilt dabei die richtige Geschwindigkeit zu finden, die dem eigenen Geschäftsmodell, den Möglichkeiten und den Kundenerwartungen am besten entspricht.
Digitalisierung ist die Nutzbarmachung der Möglichkeiten moderner Informationstechnologien zur Effizienzgewinnung (durch Automatisierung) oder die werthaltige Erweiterung der bestehenden oder der Schaffung von neuen Geschäftsmodellen.
Für viele Unternehmen wird es sinnvoll sein, bei den nach innen wirkenden Transformationen, insbesondere beim Digital Workplace, eine Fast-Follower5 -Strategie anzuwenden, da hier viele Commodity-Dienste6 genutzt werden, die zwar notwendig sind, aber vor allem die verlässliche und im Anwendererlebnis durchgängige Nutzbarkeit im Vordergrund steht.
Dieses Vorgehen bietet den Vorteil, dass viele Erstaufwendungen7 der Early-Adopter8 vermieden werden können. Man setzt auf bereits erfolgreich verprobte Konzepte und profitiert dennoch früh vom Einsatz moderner Technologien. Hier ist die Herausforderung rechtzeitig zu bewerten, was bereits erfolgreich eingesetzt wird und einen ausreichenden Reifegrad mitbringt, damit man die Mehrwerte im eigenen Unternehmen wirklich heben kann. Hat man die Plattform als Basis geschaffen, dann kann man darauf aufbauend weitere, eher innovative Dienste und Ansätze, wie KI-Anwendungen, Low-Code, Citizen Development, etc. einsetzen.
Die Rolle des Digital Workplace
Digital Workplace steht stellvertretend für die Nutzbarmachung der Möglichkeiten moderner Informationstechnologien in der Kollaboration (Intern und Extern) und im Bereich der Arbeitsplatzoptimierung, in der Regel mit dem Fokus auf Wissensarbeiter (im Folgenden: „white collar“9). Den Bereiche Produktion und Logistik - widmen wir ein eigenes Kapitel10 (im Folgenden kurz: „blue collar11“), da es hier besondere Aufgaben zu lösen gilt. Die Unterscheidung in „white collar” und „blue collar” finden wir anschaulich, da die Tätigkeit für die Möglichkeit des Zugangs zu digitalen Diensten eine erhebliche Rolle spielt.
Der Digital Workplace kann ein wichtiger Baustein der Digitalisierung sein, auf jeden Fall bietet er viele Potenziale in Richtung besserer Zusammenarbeit, Informationssicherheit und des Client-Managements. Auch andere Stakeholder wie Kunden und Geschäftspartner sollten einbezogen werden und im Digital Workplace Berücksichtigung finden.
Effizienz, echte Mehrwerte erlebbar zu machen, ist das oberste Gebot.
Abbildung 2 - Digital Workplace – Vergleich Sicht Unternehmen – Anwender
Der Digital Workplace kann sehr umfangreiche Dienste am Arbeitsplatz des Anwenders bereitstellen. Er erfordert aber auch ein Umdenken und eine Anpassung der bisherigen Prozesse und Verhaltensweisen
Die Umsetzung einer Digital Workplace Strategie bedeutet mehr als die Einführung von IT-Tools (bspw. zum Gerätemanagement). Es ist eine der umfangreichsten Veränderungen, die neben technischen Neuerungen vor allem auch ein Umdenken aller Mitarbeiter und besonders der Führung erfordert.
Bei den meisten Unternehmen wird eine umfangreiche Transformation erforderlich sein, um von den Potenzialen zu profitieren. Diese erfordert ein radikales Umdenken: Allein die Anpassung der Arbeitsweisen benötigt entsprechende Aufmerksamkeit und erledigt sich nicht durch die Zurverfügungstellung von neuen Diensten. Die Transformation sollte man als Motivation sehen und sich den Herausforderungen stellen.
Der Digital Workplace wird dabei eine der umfangreichsten Transformationen innerhalb des Unternehmens und der IT erfordern, er ist eben keine reine „Tooleinführung“.
Der Digital Workplace kann ein wesentlicher Baustein der Digitalisierung sein. Er ist allerdings auch erstmal nur ein Baustein, aus Eurem gesamten Menü, dass Ihr zaubert (um im Bild des Rezeptes zu bleiben).
Wirklich überzeugend wird die Einführung des Digital Workplace erst, wenn man ganzheitlich denkt und alle relevanten Aspekte, wie die richtige Geräteauswahl, Sicherheit, Mobiles Arbeiten, Trainings, etc. einbezieht. Dies erfordert ein gutes und vor allem nachhaltig überzeugendes Change-Management12.
Eine Strategie ist wichtig, um zu überzeugen und Budgets freizubekommen. Ein wichtiges Credo ist es jedoch, erlebbaren Nutzen zu stiften, damit alle sich von dem Change überzeugen lassen und die Aufwände der Umstellung tragen.
Zwei weitere ausschlaggebende Punkte für den Erfolg von Digitalisierungsvorhaben sind zum einen die richtige Geschwindigkeit, mit der man Transformationsprozesse umsetzt, zum anderen die kontinuierliche Verbesserung bereits umgesetzter Maßnahmen.
Weg mit dem Blech! Aus „Cloud first” wird „Cloud only”
Darf ich Daten in die Cloud legen und, wenn ja, unter welchen Bedingungen? In der Vergangenheit haben wir zu dieser Fragestellung einige Diskussionen miterlebt.
Folgt man den bisherigen Überlegungen mit den Commodity-Diensten, dann muss man doch in Betracht ziehen: Welchen Mehrwert hat es für uns (oder noch besser: unsere Kunden), wenn wir Dienste selbst betreiben und dafür auch entsprechend Ressourcen und das technische Skillset vorhalten müssen?
Einfach und direkt: Gar keinen! Denken wir doch eher: Wie schaffen wir es in der IT die vorhandenen Ressourcen da einzusetzen, wo sie einen Mehrwert stiften können? Also bei der internen Effizienzgewinnung oder beim Aufbau von Diensten in Richtung Kunden.
Daher sollte es heute nicht mehr heißen: Cloud first13, sondern Cloud only. Es gilt sich die Leistungen der Hypervisoren (in dem Fall von Microsoft) nutzbar zu machen und von den althergebrachten Mustern zu verabschieden. Dies wird in der Regel eine radikale Umgestaltung der Landschaft mit sich bringen. Allerdings nur, wenn mit dem Ansatz „aus der Cloud-Brille“ gedacht wird, um den maximalen Nutzen aus den Potenzialen zu ziehen.
Aber stellen wir uns doch immer wieder die Frage: Welchen messbaren und nachhaltigen Zusatznutzen hat es, wenn ich diesen oder jenen Dienst selbst betreibe? Welchen Mehrwert hat der Betrieb einer Server-/Client-Applikation im eigenen Rechenzentrum gegenüber dem Mieten von IT-Funktionalität14?
Abbildung 3 – Veranschaulichung Mindset: Cloud only
„Cloud only“ - das ist schon ein wenig Marketing-Jargon. Es sollte aber klar sein, dass der Weg des Digital Workplace in die Cloud führt und eine umfassende Transformation in die Cloudplattform die Basis Eures Vorgehens sein sollte. Sicher kann man nicht alles (wie bspw. ein lokales Active Directory) mal schnell in die Cloud transformieren. Wenn man es aber vom Leitgedanken herdenkt, wirklich alles in die Cloud zu transformieren, dann wird man sich mit den vielen Detailentscheidungen leichter tun. Von Bedeutung ist hier das Mindset für die Clouddienste zu entwickeln und damit die Roadmap der Transformation zu gestalten.
IT-Transformation heißt neben den technischen Veränderungen auch die Rolle der IT anzupassen. Man kann sich das so vorstellen: Bislang war die IT der beste Handwerker, der sein Gewerk selbst verrichtet hat. Künftig muss die IT zum Architekten werden. Sie soll die Anforderungen des Kunden verstehen, daraus einen Plan erstellen, Prozesse aufsetzen und orchestrieren, die Anforderungen optimal umsetzen, durch Fachwissen und Überblick die Gewerke so aussteuern, damit die Projekte in Time, Scope und Budget fertig werden. Die IT ist nicht mehr der Handwerker, sondern der Hauptverantwortliche für die Umsetzung der Prozesse in den IT-Systemen. Die IT wird damit zum Business Partner, der mit den Fachbereichen auf Augenhöhe überzeugend kommunizieren und gute Empfehlungen für eine effektive, aber nachhaltige Umsetzung aussprechen kann.
Selbst wenn Ihr bisher über Dienstleister die Arbeiten rund um die IT erledigt, solltet Ihr Euch die Frage stellen: Können wir nicht durch den Einsatz von „standardisierten“ Diensten mehr Fokus auf die eigentlichen Themen legen, da der Cloudanbieter viele Aufgaben für den Betrieb bereits übernimmt? Browserbasierte Dienste machen es einem viel leichter Zugriff zu gewähren, da man keine Applikationen, außer dem Browser selbst, auf dem Client bereitstellen oder warten muss.
Die IT unterstützt das Business und kümmert sich um eine gute Abstimmung der Prozesse und die nachhaltige Überführung in die IT-Landschaft. Welchen Mehrwert kann man anbieten, wenn man beispielsweise noch Mailserver oder Fileserver selbst betreibt?
Ihr müsst die Plattform in Eure IT-Landschaft integrieren, Ihr benötigt Ressourcen, um die Plattform überhaupt erfolgreich zu etablieren und um den Betrieb zu steuern bzw. zu überwachen. Löst Euch aber von dem Gedanken alles selbst zu realisieren, damit gewinnt man keinen Blumentopf. Überlegt stattdessen, wie Ihr von den angebotenen Diensten am besten profitieren könnt.
Das Prinzip kann man auch auf andere Dinge gut anwenden: Welchen Mehrwert hat es das ERP-System selbst zu betreiben? Wo fängt der Mehrwert für den Kunden tatsächlich an? Haben nicht eher die Anpassungen der Vergangenheit dazu geführt, dass wir den Fokus verloren haben und im Dickicht unserer Landschaft nicht mehr durchblicken und eher die Angst vor einer Veränderung überwiegt? Es ist legitim sich diese Fragen zu stellen, abzuwägen und neu zu entscheiden.
Die IT sollte proaktiv Ihre System- und Servicelandschaft anpassen und diese Veränderung auch vorantreiben. Es gilt die Komplexität, die durch die Anpassungen fast zwangsläufig entsteht, stetig weiter zu reduzieren und sich neuen Anforderungen (bspw. in Richtung Sicherheit) zu stellen. Cloudsysteme, bei denen der Anbieter diese Veränderung vorantreibt, können unterstützen. Da der Anforderungsdruck auf die IT stetig steigt, ist die Nutzbarmachung der Vorteile von (sinnvoll ausgewählten) Cloudsystemen inzwischen unabdingbar, allein um die nötige Anpassungsgeschwindigkeit zu bieten.
Daher: Aus Cloud first wird Cloud only.
Gute Argumente zur Einführung des Digital Workplace
Der Digital Workplace bezeichnet eine zentrale Arbeitsplattform, die den Mitarbeitern alle für ihren Arbeitsalltag notwendigen Informationen bereitstellt und die Möglichkeit bietet, auf einfache Art und Weise zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und den Großteil der für den Arbeitsalltag relevanten Applikationen zu erreichen. Im Idealfall werden bestehende Systeme durch Apps, Schnittstellen oder Konnektoren ebenfalls an die Plattform angebunden, so dass eine Vielzahl an Prozessen nahtlos abgebildet werden kann.
Abbildung 4 – Gründe für den Digital Workplace
Es gibt viele Gründe sich mit dem Digital Workplace zu beschäftigen. Für jedes Unternehmen werden sich dabei die Prioritäten etwas verschieben und unterschiedliche Aspekte wichtig sein. Auch aus Sicht der unterschiedlichen Rollen in der Unternehmensführung kann sich die Motivation anders darstellen.
Für manche Unternehmen ist der Digital Workplace eine Chance mit der vorhandenen Landschaft radikal aufzuräumen. Für manche stehen die Sicherheitsaspekte im Vordergrund oder die weltweite Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit Partnern.
Es hilft enorm sich darüber Gedanken zu machen, diese auszuformulieren und in die Strategie aufzunehmen. Es gibt sehr viele Optionen das Thema anzugehen. Wenn man die Treiber gut kennt, dann kann man besser argumentieren und auch die Prioritäten leichter setzen.
Einfache Aufgaben können über Workflows automatisiert werden und man spart so wertvolle Zeit, Arbeitskraft und oftmals auch Nerven. Heute schon verfügbare Konnektoren ermöglichen die Datenintegration in einem erstaunlich überschaubaren Aufwand in Microsoft Teams (siehe Kapitel: „Microsoft Teams“).
Durch die Möglichkeit die tägliche Arbeit über eine zentrale Plattform erledigen zu können spart man Zeit, Geld und schafft gleichzeitig Transparenz. Zudem spricht der hohe Grad an Usability dafür, dass auch die Mitarbeiterzufriedenheit positiv beeinflusst wird.
In der Abbildung haben wir ein paar Schlagworte verwendet, die wir wie folgt übersetzen:
Kosten, Chancen & Risiko
Die Chancen für den Digital Workplace können sein:
Abbildung 5 – Visualisierung Chancen-Kosten-Risiko
Die Erfahrung zeigt, die Chancen überwiegen gegenüber den Risiken und Kosten der Transformation. Die meisten Risiken lassen sich, mit entsprechender Planung, gut mitigieren. Es ist entscheidend, sich über die Gesamtheit der Einführung Gedanken zu machen und auch dafür zu sorgen, dass auch Grundlagen15, die nicht originärer Bestandteil des Digital Workplace sind, rechtzeitig bereitgestellt werden.
Die potenziellen Risken lassen sich auch benennen:
Mehr Im Kapitel: „Kosten & (Un-)Kosten” und das Ganze nochmal aus der Sicht von wichtigen Sponsoren und der Anwender findet Ihr hier: „Nutzenargumentation für Sponsoren & Anwender“.
What the hell means: Best-of-Suite?
Warum wir uns manchmal anhören wie Verkäufer von warmen Semmeln.
Wir kennen heute keine IT, die über zu viele Ressourcen und Budget, zu wenige Projekte und ständige Langeweile klagt. Daher ist die Herausforderung die Prioritäten richtig zu setzen und die vorhandenen Kapazitäten richtig einzusetzen. Darüber hinaus haben viele Unternehmen in der Vergangenheit die IT als reine Kostenstelle betrachtet (und sehen das schlimmstenfalls heute noch so). Wenn man doch investiert hat, dann gerne in die vermeintlich beste Lösung am Markt, denn man wollte Leuchttürme schaffen. Manche von uns erinnern sich an die legendären „Feature Battlecards“16 und „Magic-Quadranten“17, die uns ein trügerisches Bild davon vermitteln die richtige Auswahl getroffen zu haben.
Abbildung 6 – „best of suite“
„Best-of-Suite“ soll darstellen, dass man vielleicht nicht immer für jede Anforderung das beste verfügbare Tool nutzt, das auf dem Markt angeboten wird („Best-of-Breed“). Man achtet vielmehr darauf, das System auszuwählen, welches alle Anforderungen möglichst gut abdeckt. Dies führt oftmals zu kostengünstigeren und in der Summe aller Funktionen, besseren Durchgängigkeit. Im konkreten Anwendungsfall liefert Microsoft Funktionalitäten, die gut ineinandergreifen, sich aber auch zentral administrieren und steuern lassen. Über das „Sizing“ kann man die Subscription Pläne (Abonnements) so auswählen, dass sie möglichst optimal zur eigenen Anforderung passen.
Im Fokus sollte jedoch stets der Mehrwert stehen, den man tatsächlich stiften kann, weil man in der Lage ist das umzusetzen, was sich am besten einfügt und nicht das vermeintliche Potenzial, das eine Lösung unter optimalen Umständen bietet.
Dabei kann man schnell vergessen welche Herausforderungen, gar technische, prozessuale und organisatorische Schulden man aufbaut, wenn man über die Jahre „Best-of-Breed“-Lösungen einführt. Jede neue Lösung muss daher die vorhandene Landschaft berücksichtigen und wo erforderlich erneuern. Es gilt alte Systeme und Prozesse konsequent zu überprüfen und diese im Zweifel auszuphasen.
Jede neue Lösung muss einen nachhaltigen Rahmen für Betrieb und Sicherheitsarchitektur schaffen zu übernehmen und die Gesamtlandschaft entsprechend weiterzuentwickeln, ohne wieder neue Schulden aufzubauen.
Wir haben ITs gesehen, die in der Vergangenheit schlichtweg versäumt haben diese einfachen Prinzipien umzusetzen bzw. die gar nicht die Möglichkeit dazu bekommen haben, da nicht ausreichend investiert wurde18.
Ein „Best-of-Suite“ Ansatz, wie ihn Microsoft mit M365 anbietet, ist prädestiniert viele Commodity-Services auf einen Schlag zu ersetzen und gleichzeitig von Vorteilen der Cloud-Plattform, bspw. hinsichtlich des von Microsoft bereitgestellten Betriebs, der Skalierungsfähigkeit und der Sicherheit, zu partizipieren.
Der „Best-of-Suite“-Ansatz bietet auf der anderen Seite eine umfassende Versorgung mit Funktionalitäten, die gut ineinandergreifen und in einer gemeinsamen Umgebung betrieben werden. Auch wenn dies vielleicht nicht immer die Besten am Markt Erhältlichen sind, hebt dies leicht die vorhandene Integration in eine Gesamtplattform und die Reduktion des Overheads für das Zusammenfügen, aber auch den Betrieb, auf.
Kann das dann weg?
Im Bereich der Commodity-Dienste19 macht es keinen Sinn den jeweils besten Anbieter zu suchen, sondern man sollte sich auf die reibungslose Bereitstellung im Unternehmen konzentrieren. Man legt den Fokus auf das durchgängige Nutzererlebnis, vermeidet System- und Medienbrüche und setzt auf robuste Prozesse.
Microsoft liefert mit M365 den umfassendsten Ansatz Kommunikation und Kollaboration abzubilden, integriert aber auch relevante Bausteine wie Sicherheit und Workflow Automatisierung (als Low-Code-Plattform). Die Basis ist der defacto Standard für Unternehmensapplikationen (die weitläufig vorhandenen Microsoft Office Anwendungen). Das mag man nun verteufeln, es bietet aber auch die Chance von ausgereiften, erprobten Ansätzen zu partizipieren. Allerdings sind nicht alle Dienste auf dem gleichen Niveau, wie Produkte mancher Mitbewerber.
Denkbare Standardisierungsstrategie
Individualisierung bei Kundenmehrwert, oder Kostenersparnis
Abbildung 7 - Standard vs. Individual20
Durch die Veränderungen der „Digitalisierung“ gilt es Kundenerwartungen zu erfüllen (direkter Nutzen) oder durch die Nutzbarmachung von Technologie Effizienzen (indirekter Nutzen) zu heben. Um Overhead-Kosten zu reduzieren, empfiehlt es sich, bei Lieferanten- und mitarbeiterbezogen Diensten weitestgehend auf Standards zu setzen. Damit lassen sich oftmals Systembrüche vermeiden. Die Regel sollte sein, nur wenn ein nachhaltiger und messbarer Mehrwert entsteht, lohnt es sich IT-Dienste individuell zu erstellen oder anzupassen.
Effizienz und Mehrwerte müssen sich in messbaren Werten ausdrücken, sonst kann man die eingesetzten Aufwände nicht darstellen.
Wenn man bspw. an Conceptboard21 oder Miro22 denkt, dann kann die Microsoft Applikation Whiteboard nicht den beiden Mitbewerbern das Wasser abgraben, aber hinsichtlich der perfekten Integration in die Gesamtlandschaft, inklusive Sicherheitskontext, der Datenspeicherung und vor allem dem nahtlosen Betrieb ist Microsoft Whiteboard der Sieger. Darüber hinaus gibt es keine Datenschutzherausforderungen, da alles in einem (Sicherheits-)Kontext auf einer Plattform läuft.
Die Herausforderung dabei ist eher die Kollegen davon zu überzeugen, dass eine standardisierte und damit vielleicht in der Anwendung einfachere Variante auch ausreicht und es nicht immer besondere Dienste benötigt, die bis in das letzte Detail optimiert wurden – es kommt auf das Zusammenspiel aller Komponenten an und diese müssen auch im Betrieb beherrscht und administriert werden.
Mit Nice-to-Have erfolgreich
Den Herausforderungen im Komplexitätsmanagement begegnen wir mit einem innigen Plädoyer im Standard zu bleiben, d.h. keine Zusatztools einzusetzen, welche die Kernfunktionen der Plattform erweitern bzw. ergänzen. Im Zweifelsfall sollte lieber auf Funktionen verzichtet werden. Grundsätzlich sollte immer versucht werden, mit den Standardmitteln der Plattform zu arbeiten und diese für sich nutzbar zu machen.
Ziel ist es, eine möglichst nah am Microsoft 365 Standard ausgerichtete Plattform zu nutzen. So vermeidet Ihr Zusatzaufwände in der (Projekt-)Umsetzung und vor allem im Betrieb. Dabei ist es in der Konsequenz erforderlich, auch bei einem einzelnen Tool den vermeintlichen Komfort- oder Feature-Verlust zu akzeptieren.
Im Hinterkopf zu behalten ist, dass man eventuell unter Prozessblindheit der bisherigen Landschaft und deren Möglichkeiten leidet. Es lohnt sich daher in allen Cloud-Lösungen zuerst den Standardprozess und das Standardleistungsangebot zu leben. Oft zeigen sich erst nach einer Lernkurve die Potenziale. Im Kapitel: „Change & Adoption“ zeigen wir Wege auf wie man für diesen Weg wirbt, aber auch Anpassungsbedarfe identifiziert.
Microsoft reagiert konsequent auf User Voices23 und bessert die Dienste kontinuierlich nach. Gegebenenfalls sind die Funktionen, die Ihr heute vermisst, schon in absehbarer Zeit im Standard verfügbar. Außerdem sollte man immer abwägen, wie dringlich der Bedarf tatsächlich ist. Versucht erstmal im Standard auszurollen und erst, wenn Ihr nach einer Eingewöhnungsphase an Grenzen stoßt, bewertet erneut, ob ein erweiterter Dienst Sinn macht. Wir haben gute Erfahrungen damit, daraus ein Prinzip zu machen.
Bleibt man im Standard, hat man vor allem die Chance, dass es bei Änderungen zu weniger Umstellungsbedarf bzw. Betriebsunterbrechungen kommt, denn Microsoft konzentriert sich auf die eigenen Funktionen. Mögliche Anbindungen über Schnittstellen zu Drittanbietern kommen schon mal unter die Räder, wenn der Entwickler nicht schnell genug adaptieren kann.
Eines der wichtigsten Prinzipien ist, dass man in der Umsetzung im Standard bleibt. Man sollte alle Anforderungen, Prozesse und Vorstellungen knallhart hinterfragen, ob diese wirklich zu Abweichungen führen und ob sich der dafür zu tragende Aufwand lohnt.
Dies ist eine echte Herausforderung, wir sind es nicht gewohnt so zu denken. Oftmals ist eine radikale Umkehr der heutigen Vorgehensweise erforderlich.
Konkret bedeutet dies: Baut erstmal nicht an. Dateiablagen kann man sicher und risikoarm hinsichtlich des Datenschutzes in der Cloud ablegen. Ihr braucht hier keinen extra Dienst. Denkt radikal, denn was bringt Euch die beste Plattform, wenn Ihr nicht in der Lage seid deren volle Leistung bis zum Anwender und seinen Geräten zu bringen? Hier gilt es die Konzepte von Microsoft anzusehen24 und die Umsetzung weit über die Kommunikations- und Zusammenarbeitsfunktionen hinaus zu planen. Gebt neue Funktionen nach Überprüfung frei und schafft für die Einführung entsprechend Kapazitäten. Wenn man diesem Credo folgt, kann man mit vielen der Herausforderungen, vor die uns die Plattform stellt, gut leben.
Wir betonen das an vielen Stellen, aber der entscheidende Erfolgsfaktor des Digital Workplace ist es, sich zuerst auf den Standard, den Microsoft bietet, zu konzentrieren und mit diesem eine schnelle Umsetzung und Flächenwirkung zu erreichen.
Auf keinen Fall sollte man mit einem Zusatztool im Bereich der Sicherheit vorhandene Standardprozesse aushebeln und damit gegebenenfalls davon abhängige Dienste behindern. Wir empfehlen immer zuerst den Standard genauer unter die Lupe zu nehmen, intensiv zu prüfen und diesen bevorzugt zu nutzen.
Add-On / Zusatzdienste müssen „Nice-to-Have“ bleiben und sollten sich nicht zum „Must-Have“ entwickeln. Prüft immer sehr kritisch den Kosten-/Nutzenaspekt
Erst in späteren Schritten kann man über Erweiterungen nachdenken, das ist ideal, wenn die Organisation auch ein paar Schritte weiter im Digital Workplace-Reifegrad (also der Adoption) gekommen ist.
Add-Ons stellen einen erneut vor Herausforderungen: Gesonderte Cloud und Speicherbereich, daraus folgt:
Warum ausgerechnet M365?
Wir konzentrieren uns auf Microsoft 36526 und die ergänzenden Dienste. Wir haben über die Jahre die Erfahrung gemacht, dass die Microsoft Plattform den besten Nutzen bieten kann, sofern sie richtig eingeführt und genutzt wird, da sie für den Einsatz im Unternehmen entworfen wurde und viele notwendige Dienste – die man für einen ganzheitlichen IT-Betrieb benötigt - bereithält.
Die Plattform wird von vielen Kunden und Lieferanten Eurer Unternehmen eingesetzt, Ihr habt in der Regel eine vorhandene Microsoft Office Struktur, was die Umstellung erleichtert und schnelle Mehrwerte in der Zusammenarbeit schafft.
Sicher kann man auch andere Plattformen erfolgreich einführen und es gibt sicher auch Erfolge. Sofern man potenzielle Alternativen betrachten will, wollen wir niemanden davon abhalten. Wir sehen in unserer beruflichen Praxis, dass Microsoft einen so umfangreichen Baukasten zur Verfügung stellt, dass man damit die Grundlagen für vollständige Transformation legen kann - was uns schlichtweg begeistert.
Unser zentrales Anliegen ist: Denkt radikal, meint es ernst und macht es ganzheitlich. Andernfalls verstrickt Ihr Euch in Komplexität und das Risiko zu wenig Nutzen zu stiften. Scheitern, zumindest das Verpassen der Chancen, wäre die Folge. Mit dem radikalen Ansatz kann man eine schnelle, erfolgsversprechende Transformation der IT und der Zusammenarbeit im Unternehmen erreichen, bei dem viele Rädchen ineinandergreifen. Das ist unsere Faszination für den Digital Workplace.
Best vs. Good Practices
Microsoft hilft mit Ideen und Best Practices. Aber auch an dieser Stelle kommen wieder die Berater ins Spiel, denn es hilft auf Erfahrungen, die gemacht wurden, zurückzugreifen. Schließlich ist nicht jedes Unternehmen gleich und der Betriebsrat sicher auch nicht. Dennoch lohnt es sich zuerst ein Bild auf Basis der von Microsoft zur Verfügung gestellten Materialien zu machen und zu überprüfen, wie man diese für sich nutzbar machen kann.
Wenn man ein gutes Netzwerk aufbaut, dann wird man schnell sehen, dass nicht nur die Best Practices erfolgreich sind, sondern man auch mit Good Practices sehr gute Ergebnisse erzielen kann. Dies bedeutet die Realisierung punktueller Maßnahmen, die den Erfolg wenigstens in Teilen deutlich spürbar und im Fall des Digital Workplace für den Anwender erlebbar verbessern und nur einen maßvollen Umbau der Prozesslandschaft, mit dem Verzicht auf das Anstreben einer Spitzenleistung um jeden Preis, verbinden. Hier spielt eben eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eine wesentliche Rolle.
Uns treibt das ebenfalls an, daher versuchen wir immer eine Abwägung zu treffen und den Grad der Anpassung auch mit der Wirtschaftlichkeit zu spiegeln. Viele unserer Anregungen sind daher eher Good als Best Practices.
Endlich angekommen in New Work
In den Medien finden sich häufig Fragen, was die Corona-Pandemie-Jahre verändert haben und was man aus dieser Zeit mitnehmen will. Es steht jedoch deutlich mehr im Raum als das „Mitnehmen“ aus der Pandemie: Wir binden heute selbstverständlich Kollegen von überall aus dem Unternehmen ein, wir integrieren Experten „Nearshore“27 und „Offshore“28 und wir arbeiten in globalen Teams. Wir holen uns Input und erledigen Aufgaben weit über unsere Unternehmensgrenzen hinaus. Dabei überspringen wir Zeitzonen, unterschiedliche Kulturen und es gilt oftmals Sprachgrenzen zu überwinden.
Nichts ersetzt eine persönliche Begegnung, insbesondere um Vertrauen und ein besseres Verständnis in- und füreinander aufbauen zu können. Aber man muss nicht immer reisen, um gut miteinander zusammenzuarbeiten, das ist zu einem Großteil unnötig geworden.
Heute sind auch die persönlichen Bedarfe groß, zeitlich flexibel zu arbeiten, um besser mit den eigenen Herausforderungen und Ansprüchen an die Work-Life-Balance (wie bspw. Familie, produktive Arbeitszeit, Integration von Sport, etc.) umgehen zu können. Und nicht zuletzt entlastet man die Umwelt, wenn nicht für jedes Meeting ein Verkehrsmittel in Anspruch genommen wird.
Es gilt zu überlegen, wie man diesen Umständen Rechnung tragen kann und nicht, ob man überhaupt gewillt ist hybrides Arbeiten zu unterstützen. Vielleicht ist das ein Learning aus der Corona-Lock-Down-Zeit: Wenn Unternehmen etwas zulassen und den Rahmen dafür schaffen, dann funktioniert die virtuelle Zusammenarbeit hervorragend.
Wir glauben, dass es unerlässlich ist sich mit dem Thema New Work zu beschäftigen. Die Fähigkeit effizient zu arbeiten und zu jedem Zeitpunkt Kollegen, aber auch externe Teilnehmer remote in die Arbeit einzubeziehen (und das schließt eben Webkonferenz, aber auch die Zusammenarbeit an Informationen, Dateien, etc. ein), ist essenziell für jedes Unternehmen. Diese Einbindung muss robust (im Sinne von stabil und zu jederzeit), möglichst einfach und komfortabel erfolgen können. Daher ist unter anderem die Betrachtung und Auswahl entsprechender Ausstattung der Mitarbeiter, aber auch von kompatiblen Raumsystemen und deren laufender Betrieb, erforderlich.
Es gilt darauf hinzuarbeiten einen echten Kulturwandel anzustoßen und zu leben. Kultur lässt sich jedoch nicht vorgeben, sie kann sich nur durch die Gemeinschaft entwickeln. Es gilt ein Klima für die Veränderungen zu schaffen und dieses aktiv zu fördern.
Unternehmen benötigen Menschen, welche die Vorteile der neuen Art der Zusammenarbeit vorleben und dies als Botschafter in die Organisation tragen. Dies gilt besonders für die Führungskräfte im Unternehmen. Diese sollten ihr Handeln anpassen, sodass die Potenziale des Digital Workplace gehoben werden können.
Wir haben mal von einem Unternehmen gehört, da ging es um die Transformation einiger Kerndienste in die Cloud, da soll der CIO bei jeder Gelegenheit und jedem Meeting „Cloud heißt geklaut…“ laut vor sich hin gesummt haben und kam sich dabei besonders witzig vor. Für seine Mitarbeiter, die gerade dabei waren, sich und das Unternehmen von den Vorteilen intensiver Cloudnutzung zu überzeugen, war das allerdings eher ein permanenter Schlag ins Gesicht.29
Neben Orientierungshilfen gilt es unternehmensweite Empfehlungen zur Zusammenarbeit auszusprechen. Hierbei sollte auch daran gedacht werden bspw. den Umgang mit mobilem Arbeiten, die Erfordernisse an die IT-Sicherheit, die ggf. erforderlichen Arbeitszeitnachweise, etc. zu berücksichtigen.
Wir empfehlen die Art und Weise, wann und wie die unterschiedlichen Tools (Dienste in M365) angewendet werden, unternehmensweit einheitlich vorzuschlagen, sodass die interne Kommunikation und Zusammenarbeit möglichst in allen Bereichen wiedererkennbar gestaltet wird. Dennoch macht es Sinn Freiheiten zu gewähren, so dass man Dinge ausprobieren und im Bedarfsfall anpassen kann. So ergeben sich oftmals gute Lösungen, die man auch in anderen Bereichen nutzen kann.
Stellt sicher, dass Ihr die interne Zusammenarbeit möglichst einheitlich strukturiert, sodass man sich schnell (bspw. in unterschiedlichen Teams) wiederfindet. Lasst aber Freiheiten in der Ausgestaltung und teilt gute Lösungen untereinander.
Change & Adoption
Um M365 erfolgreich einzuführen, die Nutzerzahlen30 und Zufriedenheit der Anwender im Blick, ist Change-Management unabdingbar. Mitarbeiter müssen wissen und verstehen warum und wie bestimmte Tools und Services genutzt werden sollen und wie sie sich gegenüber ähnlichen Systemen einreihen. Hier ist auch eine strategische Überlegung nötig, inwieweit man den Parallelbetrieb ähnlicher Anwendungen langfristig unterstützen möchte. Langfristig müssen die Anwender Mehrwerte in ihrem persönlichen Arbeitsalltag und in der Zusammenarbeit erkennen können, sodass die Tools langfristig angenommen werden und das Annehmen, die Adoption, stetig zunimmt.
Dem Thema Change und Adoption sollte viel Beachtung geschenkt werden, sodass wir ihm ein gesamtes Kapitel: “Change Management“ gewidmet haben.
Evergreen – gutes Marketing
Cloud-Dienste versprechen stetige Weiterentwicklung, Verbesserungen in der Funktionalität, zusätzliche Dienste und Optimierungen. Microsoft entwickelt seine Dienste mit viel Engagement weiter. Das Feedback der Nutzer fließt kontinuierlich in die Verbesserung und Weiterentwicklung der Produkte ein. Man merkt der Plattform an, dass sie sich über viele Jahre verbessert hat, man freut sich immer wieder über zusätzliche Möglichkeiten und neue Funktionen.
Vergessen darf man dabei nicht, dass M365 auch kein perfekter Wurf eines „best-of-suite“-Ansatzes ist, dies schon aufgrund des Umfangs und der zugekauften, integrierten Teile.
Die Plattform ändert und erweitert sich ständig, es entstehen auch hin und wieder Prozess- und Systembrüche. Manche Anwendungen oder Funktionen, so scheint es, sind im Umbau stecken geblieben und integrieren sich daher nicht (oder noch nicht) sauber. Gute Konzepte werden manchmal nicht fertig gestellt.
Strategische Richtungswechsel, die x-te Idee den Umbau der Benutzer- oder administrativen Oberfläche voranzutreiben, können für Frust sorgen. Besonders dann, wenn auf einmal Funktionen verschwinden, diese in neue Teilbereiche verlagert werden, diese aber nun noch nicht vollständig integriert wurden. Hier hilft dann oftmals nur die PowerShell31 weiter und damit benötigt man schon tiefere Kenntnisse der Administration.
Der Microsoft Evergreen-Ansatz könnte man manchmal als Versuch verstehen, dass immer mal wieder entstehende Chaos in ein besseres marketingtaugliches Wording zu bekommen, „Evergreen can be real pain…“ trifft es auch, sofern man keine Vorkehrungen trifft, um mit den ständigen Neuerungen und Änderungen umzugehen.
Man sollte sich also eine entsprechende Strategie überlegen, wie man den Tenant (Mandanten) mit Neuerungen versorgt32
