Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information: théorie, méthode et pratique E-Book

• Herausgeber: Hier und Jetzt
• Kategorie: Geisteswissenschaft
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 679

Veröffentlichungsjahr: 2014

Beschreibung

Der Band vereint 18 gekürzte Masterarbeiten aus dem dritten Studiengang in Informationswissenschaft an den Universitäten Bern und Lausanne. Die praxisorientierten Arbeiten thematisieren aktuelle Entwicklungen, geben einen Überblick über den Theoriediskurs und zeigen Lösungen auf für gegenwärtige archivische und bibliothekarische Fragestellungen.

Leseprobe

Publiziert mit Unterstützung von:

E-Book-ISBN: 978–3-03919–892-4

E-Book-Herstellung und AuslieferungBrockhaus Commission, Kornwestheim

www.brocom.de

©2014 hier + jetzt, Verlag für Kultur und Geschichte GmbH, Baden

www.hierundjetzt.ch

ISBN Druckausgabe 978–3-03919–314-1

Inhalt

Vorwort

André Holenstein

Préface

André Holenstein

Introduction partie I

Gilbert Coutaz

Le Records Management:outil indispensable à l’ère de la surinformation

Lionel Dorthe

Les métadonnées dans les paquets d’information SIP et AIP. De leur création à leur gestion

Brigitte Kalbermatten

Choisir un format d’images numériques dans le cadre de la numérisation patrimoniale

Théophile Naito

Die Musiksammlung des Benediktinerklosters Mariastein

Gabriella Hanke Knaus

Les archives privées

Anne Zendali Dimopoulos

Innovation in Bibliotheken?

Matthias Nepfer

Die öffentliche Diskussion der Archivgesetze in der Schweiz

Stefan Frech

Einleitung Teil II

Gaby Knoch-Mund

Die Bewertungsansätze «Macroappraisal» und «Überlieferungsbildung im Verbund» und ihre Relevanz für die Bewertung in schweizerischen Archiven

Stefan Boller

Die Analyse von Unternehmensfunktionen als Grundlage für die Überlieferungsbildung im SBB-Archiv

Ursula Stutz

Ein Dokumentationsprofil für Wirtschaftsarchive in der Schweiz

Martin Lüpold

Pour une reconsidération des archives de gestion et d’opération de la Cinémathèque suisse (CS)

Nadia Roch

Das Archivische

Philipp Messner

Einleitung Teil III

Ulrich Reimer

Privatarchive. Überlegungen zu Begriff und Charakteristikum

Georg H. Schlatter

Die Bedeutung von Fotografien als historische Quellen im Archiv

Ildikó Kovács

Umgang mit Forschungsdaten in den Naturwissenschaften

Sibylle Kaspar

«Wie Feuer und Wasser?» – Dossierbildung und Fachanwendungen

Erich Gollino

«Was und wie müssen wir archivieren?»

Simone Desiderato

Zeitzeugen-Interviews zur Dokumentation historischer Sammlungen

Tanya Karrer

Archiv-, Bibliotheks- und Informationswissenschaft

Vorwort

Zum dritten Mal nach 2010 und 2012 veröffentlicht der Weiterbildungsstudiengang in Archiv-, Bibliotheks- und Informationswissenschaft (Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science – MAS ALIS) – ein Kooperationsprojekt der Universitäten Bern und Lausanne – mit diesem Band Ergebnisse von Masterarbeiten seiner Studierenden. Die 18 Synthesen aus dem Durchgang 2010–2012 spiegeln nicht nur die vielfältigen Forschungsinteressen der Absolventinnen und Absolventen des Studiengangs wider, sondern eröffnen auch indirekt einen aufschlussreichen Einblick sowohl in die konzeptionelle und thematische Breite als auch in die Praxisrelevanz dieses einzigen interdisziplinären und mehrsprachigen universitären Studienprogramms der Schweiz auf diesem Feld.

Der Band dokumentiert den Anspruch des Studiengangs MAS ALIS, über die bereichsübergreifende fachliche Aus- und Weiterbildung von Archivarinnen und Archivaren, Bibliothekarinnen und Bibliothekaren, Dokumentalistinnen und Dokumentalisten sowie Spezialistinnen und Spezialisten des Informationsmanagements hinaus zur Forschung in diesen Feldern beizutragen. Das breit gestreute Themenspektrum der Aufsätze unterstreicht, wie wichtig für Archive, Bibliotheken und Dokumentationsstellen weiterführende Forschungen in diesem dynamischen Forschungsfeld geworden sind. Aus der Einsicht, dass auf universitärer Stufe die Nachhaltigkeit von Lehre und Ausbildung notwendig in der Anbindung an die Forschung gründet – zumal in einem Bereich, der wegen seiner engen Verbindung zur digitalen Revolution in Kommunikation und Wissensmanagement tiefgreifenden Veränderungen unterworfen ist –, haben Programm- und Studienleitung des MAS ALIS von Anfang an auf die Förderung der interdisziplinären Forschung auf diesem Feld hingewirkt. Umso mehr begrüssen sie die Einrichtung des «Kompetenznetzwerks Digitale Information» an der Universität Bern, das 2013 dank der Zusammenarbeit der Philosophisch-historischen Fakultät, der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät und der Schweizerischen Post die Besetzung von drei Assistenzprofessuren möglich gemacht hat. Der Masterstudiengang ALIS erhofft sich in Zukunft wichtige Impulse aus der Kooperation mit diesem Kompetenznetzwerk.

Als Vorsitzender der Programmleitung des MAS ALIS und in deren Namen spreche ich Gilbert Coutaz, Gaby Knoch-Mund und Ulrich Reimer, den drei Herausgebern, den Dank für die konzeptionelle und redaktionelle Betreuung dieses Bandes aus. Alle drei sind dem Weiterbildungsprogramm MAS ALIS verbunden, sei es als langjährige Angehörige der Studienleitung, sei es als Leiter einzelner Module des Studiengangs. Eine besondere Erwähnung verdient dabei das wertvolle Engagement von Gilbert Coutaz, der nicht nur aufgrund seiner langjährigen Tätigkeit als Direktor des Staatsarchivs des Kantons Waadt und seiner intimen Kenntnisse der schweizerischen Archivlandschaft die Einrichtung einer wissenschaftlichen Aus- und Weiterbildung für Archivare in der Schweiz begrüsst, sondern sich auch als früheres Mitglied des Comité scientifique des Zertifikats an der Universität Lausanne und als Modulleiter des MAS ALIS von Anbeginn tatkräftig am Aufbau und Ausbau des interdisziplinären und mehrsprachigen Studiengangs beteiligt hat.

Bern, im November 2013Prof. Dr. André Holenstein,Direktor des Historischen Instituts der Universität Bernund Präsident der Programmleitung MAS ALIS

Préface

Pour la troisième fois depuis 2010 et 2012, le Programme de formation continue en archivistique, bibliothéconomie et sciences de l’information (Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science – MAS ALIS) – un projet en collaboration entre les universités de Berne et Lausanne – publie les résultats des travaux de master des étudiants. Les dix-huit synthèses 2010–2012 reflètent non seulement les intérêts de recherche diversifiés des diplômés du programme de formation continue, mais éclairent et révèlent de manière indirecte la gamme conceptuelle et thématique ainsi que l’intérêt pratique de ce programme d’études universitaires, interdisciplinaire et multilingue, unique en Suisse dans ce domaine.

Cet ouvrage renforce l’objectif du Programme de formation continue MAS ALIS d’aider les spécialistes en information documentaire, par le biais de l’éducation, de la formation professionnelle et de la recherche. Le spectre diversifié des sujets des articles souligne encore davantage la recherche dans ce domaine dynamique que sont devenus les archives, bibliothèques et centres de documentation. Convaincues que la persistance de l’enseignement et de la formation sur un niveau universitaire doit être fondée sur une étroite collaboration avec la recherche universitaire actuelle – spécialement dans un secteur soumis à un changement permanent dû à la révolution numérique touchant la communication et le management du savoir – la direction du programme ainsi que la direction des études ont concouru à la promotion de la recherche interdisciplinaire sur ce champ. De plus, nous nous félicitons de la mise en place du Centre de compétences en information numérique à l’Université de Berne en 2013, avec la collaboration de la Faculté de philosophie et d’histoire, de la Faculté des sciences économiques et sociales et grâce à la Poste suisse: trois postes de professeur assistant ont été créés. Le Programme de formation continue MAS ALIS émet des souhaits importants en vue de la coopération future avec ce réseau d’excellence.

En tant que président de la direction du Programme de formation continue MAS ALIS, je dois remercier les trois éditeurs scientifiques de ce volume, pour le concept éditorial et le contenu, à savoir Gaby Knoch-Mund, Gilbert Coutaz et Ulrich Reimer. Tous les trois sont liés au Programme de formation continue MAS ALIS, en tant que membres de longue date de la direction des études, et en tant que responsables de différents modules de cours. Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises, mais également ancien membre du Comité scientifique du certificat de l’Université de Lausanne et chef de module du MAS ALIS dès le début, a participé activement au développement et l’expansion de ce programme: il mérite donc une mention spéciale car son engagement précieux pour les archivistes en Suisse nous a fait bénéficier de sa connaissance intime du paysage des archives suisses, et nous permet de nous féliciter de la mise en place d’une formation universitaire interdisciplinaire et plurilingue en sciences de l’information en Suisse.

Berne, en novembre 2013Prof. Dr. André Holenstein, Directeur de l’Institut d’Histoire de l’Université de Berne et Président de la Direction du Programme MAS ALIS

Introduction partie I

Gilbert Coutaz

De nombreuses convergences dans la diversité des contributions

Sept travaux de master, autant d’angles de vue différents, ce qui n’empêche pas de trouver en chacun d’eux des analyses critiques, parfois tranchées et audacieuses, toujours perspicaces et judicieuses. Les nouveaux environnements documentaires et informationnelles motivent le choix des sujets de Lionel Dorthe (Records management), de Brigitte Kalbermatten (Les métadonnées dans le modèle OAIS), et de Théophile Naito (formats d’enregistrement d’images numériques); deux autres (Gabriella Hanke Knaus et Anne Zendali Dimopoulos) s’intéressent à des natures d’archives (archives musicales et archives de la vie privée), dont l’examen privilégie l’évaluation; place de l’innovation à la Bibliothèque nationale suisse (Matthias Nepfer), et échos parlementaires et médiatiques de l’adoption de la loi sur l’archivage ou sur les archives, sur le plan national et le plan cantonal (Stefan Frech). Les travaux ne se contentent pas d’un simple état des lieux, ils se risquent à exprimer des points de vue (Lionel Dorthe, Brigitte Kalbermatten) et des stratégies pour répondre à des choix et à des politiques de fonctionnement (Théophile Naito, Gabriella Hanke Knaus, Matthias Nepfer). Chaque démarche inscrit une étude de cas dans son propos, elle est d’autant plus convaincante qu’elle tire ses enseignements d’une situation réelle. A en juger par la bibliographie utilisée, chaque travail présente des parts originales importantes, et traite d’aspects peu abordés jusqu’alors. Ils traduisent la jeunesse de plusieurs préoccupations archivistiques. La palme dans ce domaine va à la contribution d’Anne Zendali Dimopoulos qui sensibilise désormais chaque détenteur d’archives au devoir de mémoire.

Mis bout à bout, les sept travaux couvrent tout le champ de l’archivage: le temps administratif ou de l’activité est représenté par le travail de Lionel Dorthe, la place des métadonnées dans l’accompagnement des documents tout le long du flux documentaire – elle est au centre de la contribution de Brigitte Kalbermatten. Au moment d’enregistrer les images numériques, la question du format ouvert et pérenne se pose; c’est ce que Théophile Naito discute dans sa contribution, il passe en revue les différents formats du marché, en privilégie deux dont les caractéristiques en font des atouts de l’archivage électronique. Anne Zendali Dimopoulos aborde une thématique délaissée, mais qui concerne quiconque: les archives de la vie privée, en établissant le calendrier de conservation de référence pour de telles natures de documents. Dans une approche plus classique qui rappelle la qualité d’expertise de l’archiviste, Gabriella Hanke Knaus établit la stratégie et la méthodologie du retraitement de la collection des archives musicales du couvent bénédictin de Mariastein, particulièrement malmenée par les circonstances. Une des contraintes pour les institutions patrimoniales est d’évoluer dans un environnement culturel et patrimonial, qui exige de plus en plus d’audience sans pour autant augmenter les ressources humaines et financières; une institution, pour exister, doit être visible. L’étude de Matthias Nepfer aborde le thème de l’innovation en institution publique, ses apports, et ses conflits. Enfin, si le thème du cadre législatif des archives avait été déjà traité, celui de la réception des lois sur l’archivage n’avait pas été abordé jusqu’à la contribution de Stefan Frech.

En suivant le cycle de vie des documents, présentation de chaque contribution

Il est révolu le temps de la simple accumulation des documents et des informations. Les questions d’archivage, encore trop associées aux exigences des seules archives historiques, s’imposent de plus en plus dans le fonctionnement des activités humaines. Elles restent malheureusement souvent sans réponse, alors qu’il existe depuis le début des années 2000 un imposant dispositif normatif et à dimension universelle qui ne cesse de s’enrichir et de s’affiner. Ainsi le Records management qui s’est approprié tout le champ de l’organisation administrative est cité partout et occupe quatre articles de la présente publication (lire plus loin Erich Gollino et Simone Desiderato), car il a l’avantage d’offrir une approche systématique et concrète. «Simplifié à l’extrême, le Records Management a pour tâche, selon les mots mêmes de Lionel Dorthe, de permettre de retrouver les documents, et donc l’information pertinente, nécessaire à l’accomplissement des missions d’un organisme, dans un minimum de temps et en mobilisant le moins de force possible, c’est-à-dire d’assurer une gestion rapide de l’information, efficace et au meilleur coût.» L’approche a pris de l’importance avec la dématérialisation et les débats autour de la communicabilité et de la protection des données. Elle doit être revendiquée par les organismes producteurs d’archives pour améliorer leurs performances et leur gouvernance. Dans son étude de cas, Lionel Dorthe constate la difficulté des organismes à intégrer de nouvelles pratiques, le peu d’attention aux pratiques d’archivage et l’image peu flatteuse du rôle des archives; il y a un décalage frappant entre les apports théoriques et leur reconnaissance par les gens du terrain. Plaider pour le Records management, c’est revendiquer de nouvelles pratiques organisationnelles, c’est postuler pour des effets bénéfiques et positifs, mais aussi dénoncer des situations ataviques parmi les archivistes et les responsables administratifs. Dans un contexte souvent contraire au changement, Lionel Dorthe perçoit la chance offerte aux archivistes, et aussi leur responsabilité d’apporter leur plus-value dans le fonctionnement des organismes; ils disposent d’arguments et de concepts pour faire évoluer les esprits et surmonter les contraintes. Tant le métier d’archiviste que la maîtrise des processus informationnels auront à gagner de l’exploitation «indispensable» des ressources du Records management.

Ce qui rassemble le Records management et le modèle Système ouvert d’archivage d’information (en anglais Open Archival Information System, OAIS), c’est leur apparition récente dans les pratiques professionnelles. C’est à l’intérieur du modèle OAIS qui tend à être le standard de l’archivage électronique que Brigitte Kalbermatten examine et compare la place des métadonnées au travers des deux profils de métadonnées dominants en Suisse: l’un est proposé par les Archives fédérales suisses et le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO), l’autre par les Archives de l’Etat du Valais et l’entreprise Docuteam. Avantages et désavantages sont déclinés pour chacun des profils, ainsi que leur adéquation avec OAIS et les recommandations qui les accompagnent: la question de la conformité à des normes et standards internationaux, l’utilisation d’un ou plusieurs niveaux de profils de métadonnées et la cohérence ainsi que l’interopérabilité comme finalité.

L’attention portée aux métadonnées est essentielle, car elle renseigne sur les aspects techniques et de contenu des documents. Elle est nécessaire à tout dispositif d’archivage, plus particulièrement à tout système d’archivage électronique pérenne, chargé de garantir l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité des données. Il est à remarquer que OAIS ne définit pas la place des métadonnées qui doivent être en fait insérées dans chacun des paquets d’information, respectivement SIP pour Submission Information Package et AIP pour Archival Information Package, et être évaluées comme les documents. Les métadonnées doivent être gérées et consultables par les collaborateurs des Archives au moyen d’outils informatiques.

La numérisation a pris une importance accrue dans les institutions patrimoniales, elle accapare de gros montants financiers et mobilise de nombreuses ressources. L’étude de Théophile Naito se limite à la question des images numériques qui doivent répondre, comme c’est le cas de la Bibliothèque de Genève, à deux exigences: satisfaire la grande majorité des besoins des lecteurs; être durables et permettre une gestion aussi facile que possible. Empruntant son discours aux critères d’évaluation et pouvant s’appuyer sur des connaissances techniques et technologiques très sûres, l’auteur fait le tri parmi les différents formats d’images numériques. Il aborde successivement les éléments d’un format d’image, en particulier les algorithmes de compression (il est question alors de codages et de groupes de compression) et la notion de profil ICC pour la gestion des couleurs; les formats d’images courants; le choix du format d’images en fonction du besoin de numérisation: méthodes existantes et méthode alternative (arbre de décision), organisé autour d’étapes.

L’intérêt de l’étude de Théophile Naito provient justement qu’il propose et explique le recours à la méthode de l’arbre de décision – il illustre celle-ci à l’aide de quelques formats dont les deux dominants: d’un côté, TIFF (sans compression), aujourd’hui le standard de fait; de l’autre, JPEG 2000, de développement plus récent. Le processus doit permettre «un choix raisonnable en fonction du contexte», en ne méconnaissant pas les «contraintes pratiques» et les «contradictions possibles». Ainsi, en mode «compression sans perte», le poids des images JPEG 2000 est environ moitié moins important que celui des images équivalentes sauvegardées dans le respect du format TIFF.

Gabriella Hanke Knaus a jeté son dévolu sur les archives musicales du couvent bénédictin de Mariastein. L’auteure en constate le caractère hybride, l’appartenance davantagee à une collection qu’à un fonds d’archives, puisqu’elles sont formées d’ensembles documentaires d’abbés et de moines, en particulier d’autographes de Mozart réunies par le maître de chapelle Leo Stocklin (1803–1873), de pièces manuscrites et imprimées et qu’elles couvrent une période qui va des œuvres du P. Anton Kiefer (1627–1672) à 2010. L’histoire agitée de l’abbaye de Mariastein explique les aléas de la tradition et de la composition des archives musicales: l’abbaye bénédictine de Beinwil, fondée par des membres de la noblesse locale, vers 1100, fit partie d’abord du diocèse de Bâle dès 1338; elle fut rattachée en 1647/1653 à la congrégation suisse des bénédictins, à la suite du transfert de ses moines à Mariastein (commune soleuroise de Metzerlen). A la suite de l’invasion des troupes françaises, le couvent fut fermé entre 1798 et 1802, ensuite étatisé par le gouvernement soleurois en 1875, ce qui amena l’expulsion de l’abbé et des conventuels dans les régions voisines, avant d’être restitué à la vie religieuse en 1971 par les autorités de Soleure qui avaient abordé la question du retour déjà en 1953. Dans ce contexte, il n’est pas étonnant que les archives, en particulier les parties musicales, eurent à souffrir de dispersion et de pertes. L’expertise de Gabriella Hanke Knaus, restitue et commente l’histoire des archives et des différents catalogues dont le premier remonte à 1816, Catalogus Musici Chori Beinwilensis. De plus, elle s’inspire des enseignements donnés par d’autres catalogues musicaux des établissements de Bregenz et d’Altdorf. Si réorganiser la collection des archives musicales de Mariastein est une évidence, ses critères et exigences sont soigneusement décrits par l’auteure qui centre son expertise sur l’étape de l’évaluation («als Schlüssel zur erfolgreichen Reorganisation») dont les fondements théoriques sont empruntés en particulier aux standards retenus par le Répertoire International des Sources Musicales (RISM). En donnant une grille d’évaluation pour la réorganisation des archives, elle donne une nouvelle chance à la collection de former un ensemble cohérent et d’être une véritable source historique.

Partant de documents courants, domestiques et de la vie quotidienne, autrement dit communs à chacun d’entre nous, Anne Zendali Dimopoulos propose une définition des archives de la mémoire privée, en dessine les contours, la composition et la structure organique, et en fixe l’organisation intellectuelle et matérielle. Elle démontre l’intérêt de ce type d’archives privées qui sont sollicitées de plus en plus par les nouveaux champs d’enquêtes historiques et qui reflètent l’élargissement des domaines de conservation patrimoniale. Elle aborde les questions du statut juridique des archives privées et du droit d’auteur. Elle offre deux instruments de référence utilisés dans la pratique archivistique.

D’une part, la typologie des documents selon un plan de classement en 12 thèmes et qui ont entre autres noms factures, contrats, feuilles de salaire, relevés bancaires. Parfois des actes notariés, mais aussi des cartes postales, des lettres. Ajoutons à cela des courriels, des vidéos et des photographies numériques.

D’autre part, le calendrier de conservation qui recense l’ensemble des natures de la vie privée avec leur durée de conservation, leur support et leur sort final. L’auteure l’appuie sur la législation touchant les archives privées, plusieurs d’entre elles constituant des preuves à l’appui de nos droits.

La lecture de la contribution d’Anne Zendali Dimopoulos fait ressortir à la fois l’inconséquence de la simple accumulation, l’importance des archives personnelles et familiales correspondant à l’âge mémoriel et identitaire de notre époque, comme expression de l’expérience personnelle: «archiver pour agir»; «archiver pour se défendre»; «archiver pour s’enraciner»; «archiver pour témoigner»; «archiver pour s’épanouir». Elle a le mérite d’introduire des principes archivistiques professionnels dans la sphère des archives privées dont ils ont été trop longtemps exclus.

Face aux compressions budgétaires et aux enjeux croissants de la valorisation auprès des utilisateurs et la société en général, les institutions patrimoniales doivent faire preuve d’innovation. Ce n’est pas tout de l’affirmer, il faut encore pouvoir mesurer ce qui se cache derrière ce concept et comment l’introduire et comment ancrer le concept d’innovation dans l’organisation générale de l’institution. Matthias Nepfer parcourt les termes de l’innovation, dans le contexte de la Bibliothèque nationale suisse, en s’intéressant à chacune des étapes et aux contraintes de son développement. Ainsi, qui dit innovation, dit changement, ce qui n’est pas acquis d’entrée de cause: le changement exige légitimation et patience, participation des employés à tous les niveaux. Des conditions stratégiques, culturelles et structurelles doivent être remplies avant de proposer l’innovation qui exige de surmonter des obstacles; le directeur de l’innovation doit pouvoir contrôler les processus et garantir la circulation de l’information auprès des employés qui sont autant de forces de propositions. L’innovation doit débusquer toutes les routines et les inerties qui freinent les changements, encourager le dépôt spontané d’idées et faciliter l’émergence de propositions créatrices. Elle doit courir le risque de tester des formulations novatrices, sans garantie de succès, donner du temps à l’expérimentation, tout en évitant le perfectionnisme et l’utilisation excessive de moyens, et permettre une évaluation proportionnée des services existants et de nouvelles prestations. Il faut à la fois savoir créer et rejeter, construire et déconstruire. Pour y parvenir, Matthias Nepfer commente divers instruments d’innovation: ateliers, brainstorming, animation de groupes, blog, forum sur Intranet, pour lesquels il faut prévoir la mise en place de moyens d’écoute et créer un climat de confiance. Les nouveautés récentes de la Bibliothèque nationale suisse, passées au crible, démontrent leur utilité et leur justesse. Ainsi en font partie la présence sur les médias sociaux tels que Facebook et Twitter, la publication de la recherche du Mois Infos Swiss Desk (SID), marchés ciblés des appareils mobiles pour les employés, l’utilisation gratuite de métadonnées, de l’accès au catalogue mobile, l’ouverture d’un canal de discussion, la mise en place d’un atelier LOD, la participation dans le portail OGD@Bund. Les formulations et les choix en matière d’innovation dans les bibliothèques sont à considérer comme des sources d’inspiration pouvant être reprises, en les adaptant, par d’autres institutions, grandes ou petites. Il y a des solutions à valeur générale et des postures communément admises. Mais, l’auteur, à juste titre, conclut sa contributions avec une mise en garde qui trouve sa résonance dans son examen des politiques innovantes de la Bibliothèque nationale suisse: l’institution propose des exemples d’innovations réussies et abouties, elle fournit à la réflexion des exemples, elle n’est pas nécessairement exemplaire, dans le sens qu’il ne suffit pas de reproduire ses résultats pour obtenir les mêmes résultats: «Nichts davon hat den Charakter eines Rezepts, alles muss auf die Situation der eigenen Institution angepasst und auf die eigenen Anforderungen, Möglichkeiten und Ressourcen abgestimmt werden.»

C’est à nouveau un thème sur le retour d’image que la contribution de Stefan Frech traite. En effet, l’auteur s’intéresse à la réception des lois d’archives adoptées depuis 1995 en Suisse dans les parlements et la presse quotidienne. En comparant comment les lois ont été discutées par les autorités législatives et ont été commentées par la presse, il mesure l’importance politique et sociale des archives en Suisse. L’adoption d’une loi sur l’archivage, c’est affirmer la nécessité d’avoir des principes d’évaluation, une stratégie de traitement et des principes directeurs. L’auteur suit les dates d’adoption des lois, soulignant les points forts de chaque loi et en faisant de la loi fédérale sur l’archivage du 26 juin 1998, le pivot de son étude: elle a influencé les lois subséquentes. Ainsi sont passées en revue les lois des cantons de Zurich (24 septembre 1995), Bâle-Ville (11 septembre 1996), Genève (1er décembre 2000), Glaris (4 mai 2003), Zoug (29 avril 2004), Soleure (25 janvier 2006), Berne (31 mars 2009), Saint-Gall (16 février 2011) et Vaud (14 juin 2011). A l’exception du canton de Zurich dont la loi a été acceptée à 85 % en votation populaire et de loi du canton de Glaris, soumise à la Landsgemeinde, les autres lois ont été votées par les parlements, la plupart du temps sans discussion et à l’unanimité (à Bâle-Ville, le projet de loi a été présenté directement en séance plénière, sans passer par les travaux de la commission). Seule la loi cantonale zougoise a suscité une grande contestation, puisque son entrée en matière obtint 36 voix contre 34, et son adoption 36 voix contre 33. Un député alla jusqu’à proclamer l’inutilité de la loi, «etwas Wünschbares, nicht etwas Notwendiges». Les échos dans la presse furent modestes, le plus souvent se limitant à mentionner la seule adoption: on retrouve néanmoins un portrait des Archives fédérales suisses, à la faveur de l’adoption de la loi, des allusions aux questions de la protection des données personnelles et des réserves de consultation.

La conclusion s’impose d’elle-même. Si tous les avant-projets de loi sur l’archivage ont passé la rampe de la consultation parlementaire et populaire, ils n’ont pas provoqué de vastes débats, alors qu’ils intervenaient dans le contexte agité, de l’affaire des fiches de la police fédérale, des lois sur l’information et sur la protection des données et de la reconsidération de la Suisse durant la Seconde Guerre mondiale. L’importance de la démarche n’a pas été saisie; certes, elle a été jugée positive et utile, mais elle n’est pas autant qualifiée de cruciale et de prioritaire. Autrement dit, un débat de second ordre, alors même que les questionnements sur l’archivage électronique et sur la transparence administrative constituent de réelles attentes sociétales.

Le Records Management: outil indispensable à l’ère de la surinformation

Lionel Dorthe

Dans une société où l’information est devenue pléthorique et où la masse documentaire produite a crû de façon exponentielle, il est illusoire de prétendre maîtriser l’ensemble de l’information sans se doter d’une solide organisation. Il en va de l’efficacité de tout organisme, comme de sa crédibilité. En d’autres termes, même si, fondamentalement, les grands principes de base n’ont pas changé (d’un point de vue archivistique), il n’en va pas de même des univers technologique, social, politique et juridique. A l’heure de la «dématérialisation» des supports, les lois sur l’information, l’accès aux documents, les archives, la protection des données et la transparence ont commencé à être promulguées un peu partout en Suisse. Si l’on y ajoute les nombreux programmes de formation et manuels consacrés au Records Management, il semble clair que cette discipline a le vent en poupe. Or malgré ce succès, la réalité du terrain demeure encore souvent éloignée des sphères théoriques. Les usagers et collaborateurs, qu’ils relèvent du secteur privé ou du secteur public, ont des besoins concrets, que les spécialistes semblent avoir parfois oubliés.

Le présent article reprend, dans les grandes lignes, un mémoire réalisé dans le cadre du MAS ALIS, sous la direction de Peter Toebak, et qui s’appuie sur la confrontation entre théorie et réalité du terrain, que l’auteur a expérimentée dans le cadre d’un stage effectué au Service de l’Environnement du canton de Fribourg (SEn), en 2011.1 Il s’agit d’une conceptualisation intellectuelle, mais réalisée à partir de contraintes pragmatiques imposées par le facteur humain, mais aussi politique et financier. De là est apparu un questionnement légitime sur l’avenir des organismes à l’ère de la surinformation et, dans la foulée, du rôle des Archives de l’Etat: leur survie, du moins en partie, ne fait-elle pas écho à celle des administrations, dans un rôle de soutien aux Services de l’Etat et au service du citoyen? Dans cette optique, c’est bien le principe de «good governance» et de garantie de la transparence des activités de l’Etat qui entre en ligne de compte. Souffrant d’une image peu flatteuse, comment les Archives peuvent-elles contribuer à aider les administrations à assurer et garantir le processus démocratique, et quel est, plus généralement, le rôle que l’Etat peut et doit jouer à ce niveau, en matière de politique publique?

Information, surinformation et besoins des organismes

Dans son «Traité de documentation» (1934), Paul Otlet évoquait l’explosion de l’information et la nécessité de l’organiser et de la documenter, par le biais de «procédés nouveaux», qui consistaient en la création de fiches, de systèmes de classification et de mise en réseau de l’information.2 Dans son souci d’organiser le monde et d’assurer l’accès à l’information au plus grand nombre, bien qu’il traitait avant tout de documentation (et non de records), il avait non seulement anticipé l’arrivée d’Internet, mais aussi lancé l’idée d’un «bureau sans papier». La même année, aux Etats-Unis, avec la fondation des Archives nationales fut créée la notion d’«Information Lifecycle Management», base fondamentale du Records Management, prévoyant le repérage, la conservation ou l’élimination des documents. Dès les lendemains de la Seconde Guerre mondiale (1947), le président Truman chargea la commission Hoover d’endiguer l’inflation des documents administratifs par la création d’un service de gestion des documents dans chaque agence fédérale, ainsi que par la création d’une division de Records Management aux Archives nationales. En identifiant les documents selon leur stade de vie, à savoir les «actifs», «semi-actifs» et «inactifs», il était désormais possible d’éliminer les documents périmés.3

Les années 1950 marquent les débuts de l’utilisation des ordinateurs au sein des administrations et les années suivantes se caractérisent par une croissance spectaculaire de la production de documents électroniques, qui s’imposent dans les années 1990. Or la diffusion de l’informatique et sa banalisation, tant au niveau professionnel que privé, a un effet pervers: cette dématérialisation, loin de déboucher sur l’idéal rêvé d’un «bureau sans papier», participe à en augmenter la masse. Le réflexe de l’impression demeure ancré dans les habitudes, un «clic» n’a pas la même portée ou la même valeur que la signature d’un document, l’obstacle étant avant tout culturel. En outre, la multiplication des supports de l’information et de leurs provenances multiformes, ainsi que leur mise en réseau planétaire, font que notre société est aujourd’hui non plus une ère d’information, mais de surinformation. Les données nous parviennent de façon non structurée et de sources parfois difficilement identifiables. Tout l’art d’une bonne gestion de l’information consiste alors à l’organiser et à l’évaluer.

Simplifié à l’extrême, le Records Management a pour tâche de permettre de retrouver les documents, et donc l’information pertinente, nécessaire à l’accomplissement des missions d’un organisme, dans un minimum de temps et en mobilisant le moins de force possible, c’est-à-dire d’assurer une gestion rapide de l’information, efficace et au meilleur coût. Les notions de préservation et d’accès étant liées, il convient aussi de régler le problème de l’accès versus la protection des données, de même que leur sécurisation, même si peu d’organismes sont conscients des dangers découlant de la perte de ses records vitaux.4

A ces arguments «traditionnels», on peut ajouter deux facteurs de nature sociétale pour expliquer le recours indispensable au Records Management. Le premier concerne les contraintes réglementaires qui constituent l’environnement quotidien des organismes. L’exemple des Etats-Unis, où les procès civils et demandes en dommages et intérêts atteignent des sommets, illustre les dérives possibles d’une société judiciarisée. Dans un tel contexte, il faut pouvoir prouver que l’on a agi en conformité avec la loi, au risque, sinon, de devoir en répondre au tribunal. Le second concerne la croissance des phénomènes de mise en réseau et d’intégration professionnelle dans et hors des organismes, qui nécessite une standardisation. Sans système réfléchi et réglementé, les organismes risquent de perdre pied dans notre «e-société» et d’être submergés dans le chaos informationnel.5

Pour répondre à ces besoins, qui ont évolué avec l’arrivée de nouveaux outils technologiques et méthodes de travail, ce sont les pays anglo-saxons qui ont été les plus actifs. Entrée en vigueur en 1996, la norme australienne AS 4390 a eu un impact considérable et a mis l’accent sur la production (ou réception) documentaire dans le cadre d’une activité, le document étant envisagé dans sa valeur probante, dans ses dimensions administratives, fiscales et légales (sa valeur primaire).6 Ce succès conduit, en 2001, à sa généralisation et standardisation par l’Organisme international de normalisation, après quelques remaniements (afin de la rendre compatible avec divers droits nationaux). La première édition de la norme ISO 15489 «Information et documentation – Records Management», fut ainsi lancée le 3 octobre 2001 à Montréal, lors d’un congrès de l’Association of Records Managers and Administrators.7

Selon cette norme, le Records Management est défini comme «champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents.»8 En outre, elle met en avant quatre critères minima, supposés garantir la qualité informationnelle d’un record: l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité.9 Ces éléments sont d’autant plus importants dans un univers électronique, où tout document est aisément reproductible, et donc falsifiable. Dans ce sens, la traçabilité, notamment par le biais de métadonnées, est une notion essentielle pour assurer la transparence des activités d’un organisme, notamment d’un point de vue juridique.10 A ces quatre critères, les notions de durabilité et mise à disposition, ainsi que de sécurité et crédibilité peuvent être ajoutées, comme l’a suggéré Peter Toebak, en s’inspirant de la norme ISO 14721 sur l’archivage des données.11

Le cadre théorique qui entoure le Records Management paraît bien étoffé et solide, entre la littérature grise et les normes internationales, sans compter le nombre de cours, conférences et workshops proposés. Malgré cela, le Records Management, bien qu’il s’agisse d’une (jeune) discipline à la mode, est encore loin d’être connue et reconnue et n’est pas un «business as usual».12 Il faut donc avoir à l’esprit que le travail d’un records manager est mal compris, méconnu et que, bien souvent, l’intervention se fera dans un milieu empreint de scepticisme, voire d’hostilité. Un décalage important demeure entre littérature, guides, manuels, cours, formations diplômantes et la situation réelle au sein des organismes.

La situation du Service de l’environnement du canton de Fribourg (SEn)

Créé en 1985 sur la base de l’Office de la protection des eaux et disposant d’une quarantaine de collaborateurs, le SEn relève de la Direction de l’aménagement, de l’environnement et des constructions et a pour mission, selon la définition mise en avant dans son catalogue des prestations, de «veiller à l’équilibre entre l’homme et l’environnement en application des lois fédérales sur la protection des eaux et sur la protection de l’environnement».13 Le service évolue dans un contexte à la fois très local, dans le sens où il doit répondre à des demandes précises (une plainte relative à des nuisances sonores ou la demande d’un permis de construire), mais doit aussi se conformer aux conventions internationales14 et répondre à des préoccupations sociales et politiques. La vague anti-nucléaire qui a fait suite à la catastrophe de Fukushima (2011) en est un exemple et témoigne des inquiétudes toujours plus grandes à l’égard de l’environnement, et des besoins de transparence qui en découlent. Si une personne est en charge de faire appliquer la nouvelle loi sur l’information et l’accès aux documents, entrée en vigueur le 1er janvier 2011 à Fribourg, il n’y a, en revanche, aucun préposé à la tenue des documents et des archives, ni au SEn, ni à l’échelon hiérarchique supérieur. Cette situation est tout à fait représentative de l’administration fribourgeoise, dont aucun service ne possède d’ailleurs de système complet ou élaboré de Records Management.

Avant toute implémentation d’un système de Records Management, le premier pas consiste à comprendre l’organisme et à analyser ses structures, ses fonctions, ses processus et ses activités.15 Avant de se lancer tête baissée dans les documents, il s’agit d’effectuer une enquête préliminaire, comme le prévoit d’ailleurs la norme ISO 15489.16 Des analyses SWOT et PEST ont donc été menées sur la base de la documentation émise par le SEn, et par le biais d’interviews et discussions avec les collaborateurs, de la consultation des documents et dossiers se trouvant dans les bureaux, le serveur commun et aux archives, et de la consultation des lois spécifiques au canton de Fribourg en matière de gestion documentaire et d’archivage.

Si, au niveau des dirigeants, la conception «intellectuelle» d’un système complet de gestion de l’information pertinente était comprise et souhaitée, il est vite apparu que les préoccupations des employés, dans leur travail quotidien, étaient généralement plus concrètes. Par exemple, la problématique de l’archivage des e-mails est souvent au centre de toutes les discussions, car on peine encore à réaliser qu’ils doivent être considérés comme des documents à part entière soumis aux mêmes règles que les autres. Dès lors, s’ils entrent dans la catégorie des records, ils doivent être versés dans le dossier auquel ils se rapportent. En outre, la façon de nommer les documents n’est pas standardisée, ce qui complique leur repérage, en particulier sous forme électronique. A cela s’ajoute le choix de la langue, le SEn étant un service bilingue, comme tous les services de l’Etat de Fribourg. Il a donc fallu, en mettant en commun les pratiques des différentes sections du service, réaliser un glossaire et une charte de nommage des documents (en prévoyant, entre autres, le format de la date), le but étant de pouvoir identifier un document sans avoir à le consulter. Enfin, en vertu d’une surinterprétation de la loi sur l’information, la crainte de mal faire a semé le trouble: on ne sait plus ce que l’on peut jeter ou non, au point que le moindre post-it était suspecté d’être concerné par cette loi. Une directive sur l’élimination des papiers de corbeille a donc été réalisée. Une fois ces problèmes résolus (du moins en partie), il a été possible d’aller de l’avant et d’évaluer les facteurs de désordre, le souhait des dirigeants étant de «mettre de l’ordre».

La majorité des documents produits ou reçus existent sous forme électronique et sont déposés sur un serveur commun, interne au SEn, assurant l’accès à chaque document par n’importe quel employé (l’accès aux dossiers de la direction étant toutefois protégé). Il s’agit d’un groupware permettant la coopération de plusieurs utilisateurs sur un même dossier. Il n’y a par contre aucun élément permettant d’identifier où en est le document par rapport à son cycle de vie. L’utilisation de ce serveur est chaotique. Des documents Word sont classés au même niveau que des dossiers. Si une numérotation avait été introduite, sur la base de l’organigramme du SEn, assez rapidement elle n’a plus été suffisante: les collaborateurs ont commencé à créer de nouveaux dossiers sans les numéroter, mettant un terme brutal à la tentative de cotation initiée quelques années plus tôt. Les documents à simple valeur informative (documentation) y côtoient les exemplaires de travail, les versions inachevées ou définitives, les records. Le défaut d’un système de Records Management, en fonction d’un cycle de vie contrôlé des documents, a conduit à une perte de maîtrise de l’information.

En outre, tant la gestion des documents et des records que l’archivage se font de façon individualisée. Il y a presque autant de pratiques que d’employés. Lorsqu’un collaborateur prend sa retraite, la mémoire et la logique organisationnelle qui lui étaient propres disparaissent. Cette individualisation des pratiques a des conséquences négatives, la recherche d’un document pouvant devenir chronophage. Le directeur du service estime que 20–25 % du temps de ses collaborateurs part dans la recherche de document(s).17 En l’absence de politique de Records Management, c’est en fait du stockage qui a été fait et non de la gestion, ni des documents, ni des records, ni des archives.

Enfin, en vertu d’un déménagement annoncé, et faute d’une préparation adéquate, le risque de devoir opérer dans l’urgence est grand. Or le Règlement concernant les Archives de l’Etat est clair: aucune mise au pilon n’est autorisée sans l’aval de l’autorité supérieure, le cas échéant des AEF.18 La mise sur pied d’un système de Records Management ou, au minimum, d’un plan de classement, est devenue nécessaire pour éviter une élimination irréfléchie et spontanée des documents, sans parler du risque lié à la perte ou la dégradation des documents vitaux, qui n’ont pas été identifiés et sans lesquels les activités du SEn pourraient être compromises.

La conception d’un système de gestion de l’information pertinente

Si l’on suit la norme ISO 15489, qui fournit un cadre conceptuel, l’étape suivante consiste à réaliser un plan de classement. Ce point est fondamental pour deux raisons principales au moins. Il s’agit du squelette sur lequel va reposer le système de Records Management, mais il s’agit aussi de se mettre en conformité avec la loi en vigueur. En effet, le SEn relève des «organes publics» soumis à la loi précitée sur l’information. Il en ressort que le SEn doit pouvoir garantir la transparence de ses activités (sous réserve de la loi sur la protection des données et de son règlement)19 en donnant accès à ses «documents officiels».20 En outre, est réputé «compétent pour traiter une demande d’accès l’organe public qui a produit le document ou qui l’a reçu à titre principal».21 Déterminer qui détient la responsabilité d’un dossier est donc capital. Or de nombreuses incertitudes régnent à ce niveau: la Federführung n’est pas claire et cela est également valable pour les documents et dossiers partagés par plusieurs services de l’Etat, à l’instar des préavis. Enfin, le Règlement concernant les Archives de l’Etat, entré en vigueur le 1er janvier 1993, précise que «les documents de l’administration qui ne présentent plus d’utilité immédiate doivent être constitués en dossier de préarchives et conservés», 22 et que ces documents doivent être «préarchivés selon un plan de classement établi par chaque organe, service ou établissement», les AEF pouvant en demander copie.23 La tenue d’un plan de classement est donc obligatoire … depuis 1993!

Le plan de classement étant fondé sur les grandes fonctions d’un organisme, leur repérage a été réalisé grâce à une enquête par formulaire, chaque section ayant été invitée à réfléchir à l’ensemble des activités qu’elle effectue, à leur attribuer un nom et à les décrire, en listant les différents types de documents utiles et nécessaires à leur bon déroulement, quel qu’en soit leur support.24 Au niveau le plus «profond» de description (à raison d’un formulaire par description), il s’agissait encore d’indiquer si la responsabilité de l’activité décrite (ou sous-activité, soussous-activité) incombait au service ou non. Le but était ainsi de constituer les dossiers maîtres documentant un processus complet d’affaires. C’est à partir de ce stade que pouvaient ensuite être formées les séries de records, 25 auxquelles il a été décidé de ne pas attribuer de cote, leur classement se faisant par ordre alphabétique (noms d’entreprises, de chantiers, de personnes), par répartition géographique (districts), ou par ordre chronologique (par exemple selon la date à laquelle certaines mesures techniques ont été faites).

L’implication des uns et des autres, par le biais de discussions et réflexions, est devenue une réalité, les employés étant les acteurs de la mise sur pied de «leur» système de gestion. Sur la base de ces données (couplées aux analyses des dossiers et du contexte de l’organisme), la charpente du plan de classement a pu être dressée, sans perdre de vue sa finalité: répondre aux attentes des collaborateurs et leur être adapté. D’ailleurs, le plan de classement reflète aussi les savoirs et savoir-faire et participe ainsi à la «constitution d’un capital intellectuel».26 Jusqu’alors les compétences étaient envisagées de façon unidirectionnelle. Or le Knowledge Management, en tant que management transversal complémentaire au Records Management, 27 demande une démarche inverse: il s’agit de communiquer les connaissances et d’aller chercher celles des autres afin de les utiliser à bon escient. Grâce au plan de classement, un nouveau collaborateur aura rapidement un aperçu global de l’organisation du service et saura se situer en son sein, ce qui facilitera son intégration.

Quelques mots enfin sur l’évolution des documents au travers de leur cycle de vie et la procédure à suivre pour la constitution des dossiers. Les documents sous forme électronique déposés sur le serveur ont dû (et devront, car il s’agit d’un processus de longue haleine) faire l’objet d’une réévaluation, afin de déterminer s’ils étaient des records et documentaient un processus (dans le but d’intégrer un dossier maître). Certains collaborateurs ont toutefois souhaité pouvoir coter et avoir accès à des «non-records», proches de leurs dossiers. La solution proposée a été celle de regrouper tous les documents actifs, utiles au déroulement d’affaires en cours, au même endroit, de même que certaines pièces relevant de la documentation (directives techniques, documents de travail, modèles, lois et règlementations). Une fois un dossier achevé, les documents qui le constituent peuvent être envoyés vers un autre serveur, un miroir du premier (reprenant le plan de classement), où devraient être déposés, à terme, tous les documents dont les durées administrative et légale sont révolues. Le serveur informatique est ainsi plus proche d’un outil de Document Management, le miroir étant le vrai support des seuls records, qui doivent y être versés une fois leur utilisation courante terminée. C’est ce dernier qui, le cas échéant, pourrait faire l’objet d’un versement sous forme électronique aux AEF.

Cette solution a l’avantage d’être simple et peu coûteuse.28 L’idéal, certes, eût été d’introduire une GED, avec des métadonnées et l’introduction de délais de conservation (versus autorisation d’élimination) automatisés. Or la Chancellerie planche actuellement, avec le Service de l’Informatique et des Télécommunications (SITEL), à la mise sur pied d’une GED.29 Il a paru judicieux d’anticiper cette arrivée sans aller trop loin, au risque de devoir ensuite revenir en arrière. Le plan de classement s’adaptera sans problème à une GED et permettra de gagner du temps.

En guise de bilan, disons qu’il a fallu trouver un juste milieu entre un plan de classement «idéal», calqué sur les seules activités du service, et un plan de classement «pragmatique», réalisé sur la base des habitudes de travail. Le résultat obtenu a (et aura) l’avantage d’avoir tenu compte de l’avis des collaborateurs et des pratiques existantes, ce qui devrait permettre une meilleure acceptation, sans pour autant réduire le rôle important que seront amenés à jouer les chefs de section en informant et formant les employés du service.

On comprendra aisément que la période d’implémentation est beaucoup plus longue qu’on ne pourrait le croire, ou devrait être particulièrement soignée et faire l’objet d’un processus continu.30 Il convient de ne pas oublier que les efforts fournis pour anticiper, contourner et résoudre les résistances face à la mise en place d’un système de Records Management ne sont jamais finis.31 Si certains, au lieu d’envisager un cycle de vie des documents, préfèrent le concept de continuum, on peut étendre cette idée à celui de l’audit, comme gage de contrôle qualité.

Image socioprofessionnelle et rôle des Archives de l’Etat

L’entrée en vigueur de la loi sur l’information étant très récente, seul l’avenir dira si elle aura pu jouer un rôle de tremplin, comme tel fut le cas au Québec, où la sortie du tandem législatif de la loi sur l’accès et de la loi sur les archives (1982–1983) a été décisive pour l’amélioration de l’image de la profession. Selon Carol Couture, leur introduction a transformé «profondément les us et coutumes solidement ancrés dans les administrations», car il s’est agi de garantir de nouveaux droits (tant d’accès que de protection des données), mais cela a aussi contribué à mettre en contact les archivistes (et records managers), dont la reconnaissance professionnelle était faible, avec la haute administration, qui fut enfin sensibilisée à leurs compétences et comprit que pour répondre à cette nouvelle mission, il fallait doter ces services des moyens indispensables pour répondre à la volonté du législateur.32 Les archivistes suisses, et en l’occurrence fribourgeois, sauront-ils devenir l’équivalent de leurs confrères québécois?

Sous nos latitudes, la responsabilité du manque de reconnaissance socioprofessionnelle n’est pas seulement individuelle, mais aussi institutionnelle. Actuellement, les AEF dépendent du Service de la culture, qui dépend lui-même de la Direction de l’instruction publique, de la culture et du sport: elles ne sont donc pas un service à part entière, alors qu’on s’attendrait à ce qu’elles reposent sur le plus haut niveau de décision.33 On imagine les problèmes d’une telle hiérarchie, notamment lorsqu’il s’agit de faire montre d’autorité. On est loin du voisin vaudois, qui a su faire sa place et où les Archives cantonales dépendent (situation en vigueur depuis le 1er janvier 2014) de la Chancellerie d’Etat. Dans ce canton, une démarche systématique pour introduire un calendrier de conservation des archives d’opération a été réalisée et imposée à l’ensemble des départements et services. En outre, côté fribourgeois, les AEF traînent derrière elles une longue tradition qui consistait, pour leurs directeurs successifs, à ne s’intéresser qu’à la recherche historique ou à la généalogie, au détriment de l’administration. Les différents services ont donc appris à s’en passer, la tendance étant de s’orienter (aujourd’hui encore) vers le Service du Personnel et d’Organisation (SPO), voire le SITEL. Le retard pris est-il à ce point catastrophique que la vapeur ne pourrait s’inverser? La direction actuelle des AEF appartient à une nouvelle génération d’archivistes, bien décidée à reprendre en main la mission aujourd’hui attendue des Archives d’Etat. Deux points demeurent néanmoins essentiels si l’on entend améliorer la situation.

Premièrement, la motivation des intervenants (archivistes, records managers, directeurs d’Archives, etc.) et leur formation doivent être sans faille. A ce niveau, la VSA-AAS joue un rôle certain, de même que les associations d’archivistes cantonaux. Il y a en effet un clivage important entre les différentes générations d’archivistes (qui ne concerne pas leur âge mais leur dernière mise à niveau) chez qui le Records Management demeure incompris. Il convient donc d’avoir une attitude professionnelle responsable, en se tenant informé et en participant à l’évolution de la discipline, la vie en autarcie des archivistes et records managers étant une période révolue.

Deuxièmement, l’adoption d’une loi sur les archives34 (incluant la gestion des documents et records de l’administration) devrait (doit!) permettre d’obtenir de nouveaux budgets pour engager du personnel qualifié et assurer ainsi un soutien professionnel à l’administration. Le récent exemple des Archives de l’Etat de Neuchâtel l’illustre bien, dans la mesure où l’adoption de la nouvelle loi sur l’archivage, entrée en vigueur le 1er janvier 2012, a été suivie de l’engagement d’un spécialiste en Records Management. A Genève, il existe un réseau de «préposés aux archives» de l’Administration municipale, qui sont des collaborateurs ayant, en sus de leurs tâches mentionnées dans leur cahier des charges, la responsabilité de la gestion des documents de leur service.35 Certes, Genève connaît une longue tradition réglementaire archivistique, la loi sur les archives publiques datant de 1925, mais il s’agit d’un modèle intéressant qui pourrait servir d’exemple ou de point de départ. Dans tous les cas, il semble déterminant que l’Etat inscrive à son agenda la mise sur pied d’une véritable politique publique de transparence de ses activités, qui dépasse la formulation d’une simple loi, dont il est illusoire de penser qu’une application correcte puisse s’effectuer sans un support financier adéquat.

Après l’adoption d’une loi spécifique aux archives, l’étape suivante serait, comme le préconise la norme ISO 15489,36 de réfléchir à des solutions concrètes pour y répondre. A ce niveau, le rôle des AEF devrait être celui de soutenir et d’encadrer les chefs de service, en les invitant à se doter d’une politique de Records Management et d’archivage, comme cadre de référence utilisé par les membres de leur personnel, et énonçant clairement les intentions et les principes approuvés par la direction, sous forme d’une policy explicite,37 où il s’agirait d’écrire ce que l’on fait, de faire ce que l’on a écrit, et de vérifier ce que l’on a fait. Là encore, l’idée de continuum à l’évaluation prend tout son sens.

Conclusion

Au SEn, il est vite apparu que si une certaine structure existait, celle-ci avait vite fini par être dépassée. La priorité a donc été de rééquilibrer les choses, en réalisant un plan de classement fondé sur les fonctions du service et ses activités, sur la constitution de dossiers complets (dossiers maîtres), sur une terminologie maîtrisée et standardisée, et sur une structure fixe du plan de classement. La traçabilité est essentielle pour conduire les affaires de façon optimale et pour des questions de preuve, mais aussi pour retrouver la mémoire de l’institution. Et qui dit mémoire, dit valorisation des savoirs et des savoir-faire des employés et reconnaissance des compétences aux yeux des dirigeants, des politiques et de la population. Ainsi, même dans une administration, les retombées positives sont plus importantes qu’on ne pourrait le penser.

Le Records Management ne résoudra certes pas tous les problèmes, mais il permettra aux organismes de «vivre»; sans lui, ces mêmes organismes seront toujours en phase de «survie», luttant incessamment pour ne pas être submergés par une pléthore de documents mal gérés et par une surinformation devenue inexploitable. Dans le cadre d’organismes étatiques, cela est d’autant plus inacceptable en vertu de l’obligation de transparence des activités de l’Etat vis-à-vis du citoyen. Afin de garantir le processus démocratique, le concept de «good governance» doit primer.38 Christoph Graf l’a bien expliqué en étudiant le rôle des archives pour le maintien de la démocratie à l’ère de l’information et le devoir de l’Etat de s’y soumettre.39

Les deux rôles des Archives d’Etat, patrimonial et de soutien à l’administration, ont tout intérêt à se combiner et à former un tandem symbiotique: un «records management-archives continuum».40 Les Archives doivent se faire interdisciplinaires et multicompétentes, pourquoi pas sur le modèle canadien, où «d’une archivistique de survie, elle est devenue une archivistique d’intervention, structurée et articulée».41

Enfin, les Archives ne devraient-elles pas directement dépendre des plus hautes instances du pouvoir, que ce soit à l’Etat ou au sein d’une entreprise privée? A Fribourg, il est actuellement question que les AEF quittent la Direction de la culture pour rejoindre la Chancellerie. On pourrait y voir le signe encourageant d’une prise de conscience et d’un souci d’adaptation à cette évolution et de renversement des perspectives. Reste à savoir si les AEF parviendront à jouer sur les deux tableaux; c’est ce qu’on souhaite le plus ardemment, non seulement aux archivistes (et records managers) des AEF, mais aussi à leur «clientèle», qu’il s’agisse des différents services de l’Etat ou des particuliers, qu’ils soient férus d’histoire ou de généalogie, afin que tous en ressortent gagnants, la culture comme la garantie de transparence des activités de l’Etat, et donc la démocratie.

Les métadonnées dans les paquets d’information SIP et AIP. De leur création à leur gestion1

Brigitte Kalbermatten

Introduction

Avec l’avènement de la société numérique, une nouvelle forme d’information doit être pérennisée par les archivistes, bibliothécaires et autres professionnels de la conservation du patrimoine culturel. Il s’agit des données électroniques (des documents Word ou Excel, des sites internet, des films, des bases de données, etc.) qui se caractérisent par leur fragilité et leur durée de vue éphémère.2 L’archivage numérique se veut un moyen de conservation et de préservation à long terme de ces données dématérialisées. Il visera donc à garantir leur longévité, leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité. Néanmoins, ce secteur d’activité reste jeune, avec relativement peu de retour d’expériences.

Depuis presque une décennie, l’archivage numérique se base sur le modèle de référence pour un Système ouvert d’archivage d’information (ci-après OAIS), 3 qui a été publié en 2002 par le Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales. Cette norme internationale propose une approche globale et conceptuelle de la problématique posée par l’archivage numérique. Parmi les concepts qu’elle définit, le paquet d’information nous intéresse tout particulièrement. Il s’agit de regrouper les données à pérenniser avec les métadonnées les documentant. C’est ce second élément qui va nous intéresser dans cette contribution.

Au fait, à quoi faisons-nous référence quand nous parlons de métadonnées? OAIS la définit comme étant une «data about other data».4 Pour une meilleure compréhension, il faut la compléter avec l’explication donnée par la National Science Foundation: «Metadata summarize data content, context, structure, interrelationships, and provenance (information on history and origins). They add relevance and purpose to data, and enable the identification of similar data in different data collections.»5

Problématique et méthode

Toute institution d’archives qui projette un système d’archivage numérique s’interroge sur la question des métadonnées. Avec le modèle de référence OAIS, elle dispose d’informations générales et conceptuelles sur le sujet, mais pas de solutions toutes faites. Dès lors, une part de leur travail de réflexion consiste à déterminer ce qu’elle souhaite avoir comme métadonnées alors que l’autre part se focalise sur l’étude de profils de métadonnées6 déjà existants.

En Suisse, nous pouvons dénombrer actuellement deux profils de métadonnées qui ont fait, par ailleurs, l’objet d’une standardisation: l’un est proposé par les Archives fédérales suisses et le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO), et l’autre par les Archives de l’Etat du Valais et Docuteam GmbH.

Cette contribution se propose de présenter et comparer ces deux profils pour déterminer leur interprétation du modèle de référence OAIS ainsi que leur principal avantage et leurs désavantages. Pour le Matterhorn METS Profile, ces désavantages tendent plutôt à être de nouveaux défis ou activités que les archivistes responsables de l’archivage numérique se doivent de prendre en compte et gérer sur le long terme pour remplir leur mission de pérennisation des données électroniques. Autrement dit, ils influent directement sur le métier de l’archiviste et sur la conception du cycle de vie des documents. Le champ d’étude couvre les métadonnées contenues dans les paquets d’informations à verser (abrégé en SIP) et ceux à archiver (désormais AIP), 7 qui sont quasiment identiques dans les deux cas.

Les métadonnées selon OAIS

Etant un modèle conceptuel, OAIS identifie un certain nombre de catégories de métadonnées, mais sans indiquer leur contenu exact, qui aurait pu être sous la forme d’un dictionnaire de données.

Figure 1: Catégories de métadonnées d’après OAIS

L’information de pérennisation (Preservation Description Information) constitue l’élément principal qui permet à une institution d’archives d’assurer sa mission de conservation à long terme des données électroniques. Elle se compose de cinq souscatégories: l’information de contexte qui permet à un document numérique d’être rattaché à un dossier, 8 l’information de provenance qui retrace les événements l’affectant, l’information d’identification qui permet de l’identifier de manière unique et pérenne, l’information d’intégrité qui fournit des outils de validation ou de vérification afin de lui éviter toute altération accidentelle, et l’information sur les droits d’accès qui peuvent limiter sa consultation pour des raisons légales.

L’information d’empaquetage (Packaging Information) met en relation les composants du paquet, autant les données électroniques entre elles que les métadonnées associées à chacune.

L’information de description (Descriptive Information) est constituée des catégories précédentes. Elle permet de rechercher, de trouver et d’analyser les données électroniques pérennisées.

L’information de représentation (Representation Information) doit permettre de transformer la succession de bits (0 et 1), qui forme tout document numérique, en un contenu intelligible pour l’homme. Elle se compose de l’information de structure (description du format) et de celle sémantique (par exemple, l’indication de la langue d’un texte). Sa conservation est rendue obligatoire par le fait que sa durée de vie est relativement courte.9

Standard eCH-0160: Interface de versements d’archives (SIP)10

A l’origine de ce standard se trouve le profil de métadonnées des Archives fédérales suisses qui a été retravaillé en collaboration avec le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques dans le but de permettre son utilisation hors de l’administration fédérale. L’association eCH l’a accepté comme standard national en novembre 2012. Cet organisme de standardisation adopte des normes pour la cyberadministration en Suisse.

Ce profil a été conçu pour des versements de documents issus de logiciels dédiés à la gestion électronique des documents (paquet d’informations de type GEVER11) ou de systèmes de fichiers et de bases de données relationnelles (type FILES).

Description du profil de métadonnées

La documentation se compose d’une spécification (qui définit comment un versement numérique peut et doit se faire), d’un dictionnaire de données et d’un schéma XSD.12 Comme la lecture de fichiers encodés en XML n’est pas aisée, nous ne rentrerons pas dans les détails de ce dernier document qui constitue, en fait, une vue réelle de la structure d’un paquet d’informations.

La spécification propose un modèle conceptuel de données qui se compose de treize classes UML13 non détaillées et de leurs relations. Dix de ces treize classes constituent des entités explicitement présentes dans le SIP et décrites dans le dictionnaire de données. D’après OAIS, toutes peuvent être considérées comme des informations de description.

La classe intitulée «Paquet» contient des informations d’empaquetage qui permettent de comprendre la structure du paquet, de l’identifier et de documenter très sommairement les événements l’ayant affecté.14

L’entité «Versement» informe sur le contexte, en particulier sur la provenance, et sur les droits d’accès défini d’un commun accord entre le service versant et les archives pour le SIP entier.

Les informations contenues dans «Provenance» documentent le contexte et la provenance en proposant des champs de métadonnées sur le producteur des documents (nom, période d’existence et histoire).

Les informations de contexte sont encore complétées par l’entité «Système de classement» qui se concentre sur le logiciel de gestion des documents (si existant), une base de données ou toute autre source d’informations à pérenniser.