Kleinunternehmer E-Book

• Herausgeber: Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlagsgesellschaft
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 88

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Für viele Selbstständige ist die Kleinunternehmer-Regelung des Umsatzsteuergesetzes von besonderer Bedeutung. Von ihr profitieren können sowohl nebenberuflich als auch hauptberuflich Selbstständige, wenn sie entweder nur geringe Umsätze erzielen oder hohe Umsätze, die im Wesentlichen von der Umsatzsteuer befreit sind. Manchmal ist es aber gar nicht so einfach festzustellen, ob man zum Kreis der von der Kleinunternehmer-Regelung begünstigten Unternehmer gehört. Da ist zunächst die Frage, wie der Gesamtumsatz eines Unternehmers ermittelt wird. Denn schließlich darf der Vorjahres-Umsatz eines Kleinunternehmers 22.000,00 € nicht überschritten haben. Ein weiterer Punkt ist die besondere Bedeutung des Jahreswechsels. Verlieren Sie aufgrund der Höhe Ihres Umsatzes den Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung, müssen Sie Ihre Leistungen ab dem 1.1. des neuen Jahres der Umsatzsteuer unterwerfen. Das Problem dabei: Das Finanzamt teilt Ihnen den Übergang zur Regelbesteuerung gewöhnlich erst Monate oder Jahre später mit. Sie müssen Ihren umsatzsteuerlichen Status also immer selbst im Blick haben, um wirtschaftliche Nachteile zu vermeiden. Aufgrund des Wachsumschancengesetzes kommt es für Kleinunternehmer ab dem Besteuerungszeitraum 2024 zu Entlastungen. So entfällt die Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung und die Frist für den Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung wurde ausgeweitet. Mit unserem Beitrag "Kleinunternehmer" stellen wir Ihnen einen wertvollen Ratgeber zur Seite, der Ihnen Antworten auf alle wichtigen Fragen rund um den Kleinunternehmer-Status liefert.

Leseprobe

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Alle Angaben wurden nach genauen Recherchen sorgfältig verfasst; eine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben ist jedoch ausgeschlossen.

Zum Zwecke der besseren Lesbarkeit verwenden wir allgemein die grammatisch männliche Form. Selbstverständlich meinen wir aber bei Personenbezeichnungen immer alle Menschen unabhängig von ihrer jeweiligen geschlechtlichen Identität.

Inhaltsübersicht

1   Kleinunternehmer – ein erster Überblick

2   Wer kann Kleinunternehmer sein?

3   So bestimmen Sie den Gesamtumsatz

3.1   Das gehört zu Ihren Einnahmen

3.2   Der Gesamtumsatz ist netto zu berechnen

3.3   Den Gesamtumsatz ermitteln

3.4   Private Nutzung von Gegenständen

3.5   Verkauf oder Entnahme von Anlagevermögen

3.6   Diese umsatzsteuerfreien Umsätze zählen nicht

3.7   Umsätze bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft

3.8   Gesamtumsatz bei Anwendung der Differenzbesteuerung

3.9   Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000,– €

3.10   Umsatz: Vorjahr bis 25.000,– €

3.11   Zum Jahreswechsel den Umsatz feststellen

3.12   Wenn die Umsätze stark schwanken

3.13   Sonderregeln für Existenzgründer

4   Daran sollten Sie als Kleinunternehmer denken

4.1   Weisen Sie keine Umsatzsteuer aus!

4.2   Sie können keine Vorsteuer geltend machen

4.3   Ist eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben?

4.4   Abgabe von Steueranmeldungen in besonderen Fällen

5   Sie können auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichten

5.1   Argumente für die Regelbesteuerung

5.2   Argumente gegen den Wechsel zur Regelbesteuerung

5.3   Die Option müssen Sie erklären

5.4   So lange haben Sie Zeit

5.5   Fünf Jahre sind Sie mindestens gebunden

5.6   Der Verzicht kann widerrufen werden

6   Wechsel der Besteuerungsform

6.1   Von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung

6.2   Von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmer-Regelung

7   Neu ab 2025: Kleinunternehmer-Status auch bei EU-Geschäften

7.1   Die Voraussetzungen für die EU-Kleinunternehmer-Regelung

7.2   Sie müssen Ihre EU-Umsätze quartalsweise melden

7.3   Vor- und Nachteile des EU-Kleinunternehmer-Status

7.4   Ende des EU-Kleinunternehmer-Status durch Überschreitung von Umsatzgrenzen

7.5   Abmeldung vom EU-Kleinunternehmer-Status

Kleinunternehmer: Vom umsatzsteuerlichen Sonderstatus profitieren

1   Kleinunternehmer – ein erster Überblick

Unternehmer mit niedrigen Einnahmen sollen von dem bürokratischen Aufwand, der durch die Umsatzsteuer entsteht, entlastet werden. Aus diesem Grund gibt es die Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG).

Ab dem Jahr 2025 handelt es sich hierbei um eine Steuerbefreiung.

Der Kleinunternehmer-Status ist an die Höhe des Umsatzes gekoppelt. Hier gibt es Betragsgrenzen, die nicht überschritten werden dürfen. So ist

zunächst die Höhe des Umsatzes des jeweiligen Vorjahres entscheidend. Diese Umsatzgrenze beträgt 25.000,– €.

Weiterhin darf der Umsatz im laufenden Jahr 100.000,– € nicht übersteigen.

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Beispiel: Herr Dominic Peters Umsatz betrug im Jahr 2025 20.000,– € netto. Für 2026 erwartet er einen Umsatz von ca. 30.000,– €.

Herr Peters ist im Jahr 2026 Kleinunternehmer. Denn sein Vorjahresumsatz betrug weniger als 25.000,– €. Erzielt er tatsächlich im Jahr 2026 den erwarteten Umsatz von 30.000,– € netto, bleibt er auch im Jahr 2026 Kleinunternehmer, da sein tatsächlicher Umsatz unter 100.000,– € geblieben ist. Ab dem Jahr 2027 ist er aber Regelbesteuerer, da sein Vorjahresumsatz, das heißt der Umsatz im Jahr 2026, höher als 25.000,– € war.

Mit der Neufassung der Kleinunternehmer-Regelung zum 1.1.2025 wurden die Grenzwerte angehoben. Bis dahin durfte der Umsatz des Vorjahres 22.000,– € und der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr 50.000,– € betragen. Neu ist auch, dass nun zum Vergleich die Nettoumsätze statt wie bisher die Bruttoumsätze herangezogen werden.

Mit dem BMF-Schreiben vom 18.3.2025 wurde auch der Umsatzsteuer-Anwendungserlass an die gesetzliche Neuregelung angepasst. Die zitierten Fundstellen des UStAE beziehen sich auf diese Fassung.

Da die Leistungen von Kleinunternehmern umsatzsteuerfrei sind, stellen sie ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und zahlen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Im Gegenzug bekommen Kleinunternehmer aber auch keine Vorsteuer erstattet.

Auf den Kleinunternehmer-Status können Sie verzichten. Die Entscheidung dafür oder dagegen sollte nicht überstürzt getroffen werden. Die Vor- und Nachteile sind gegeneinander abzuwägen. Dabei sollten Sie Ihre individuelle Ausgangssituation berücksichtigen, die von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ist.

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Tipp: Für die Kleinunternehmer-Regelung spricht der Wettbewerbsvorteil bei Verkäufen an Privatpersonen und Unternehmer, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Dazu kommt der geringere bürokratische Aufwand.

Von Nachteil ist der Kleinunternehmer-Status vor allem dann, wenn hohe, mit Umsatzsteuer belastete Ausgaben anfallen und größere betriebliche Investitionen getätigt werden.

In folgenden Entwicklungsphasen eines Unternehmens sollten Sie die Kleinunternehmer-Regelung besonders beachten:

in der Gründungsphase, weil die Umsätze dort meist gering sind und das Tor zum Kleinunternehmer-Status dadurch offensteht;

in der Wachstumsphase des Unternehmens, weil die Einnahmen dort üblicherweise steigen und der Anspruch auf die Kleinunternehmer-Regelung dadurch oft verloren geht;

beim Wechsel von einer haupt- zu einer nebenberuflichen unternehmerischen Tätigkeit, weil aufgrund des geringer werdenden Engagements der Umsatz oft sinkt und dadurch die Kleinunternehmer-Regelung häufig (wieder) in Anspruch genommen werden kann.

2   Wer kann Kleinunternehmer sein?

Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind Sie nur dann, wenn Ihr Nettoumsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).

Vorjahresumsatz netto von höchstens 25.000,– € und

Nettoumsatz im laufenden Jahr maximal 100.000,– €.

Die 25.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Umsatz des Vorjahres, ist also eine bereits feststehende Größe. Wird die Grenze auch nur um einen Euro überschritten, geht der Kleinunternehmer-Status im Folgejahr verloren. Und selbst wenn sich erst nachträglich z.B. nach einer Außenprüfung des Finanzamts herausstellen sollte, dass diese starre Grenze überschritten wurde, geht der Kleinunternehmer-Status im Nachhinein noch verloren (FG Sachsen-Anhalt vom 26.7.2016, 4 V 1379/15, UStB 2016 S. 331).

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Tipp: Sie sollten die Höhe Ihrer Einnahmen stets genau im Blick behalten. Denn nur dann sind Sie in der Lage, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, die Ihnen den Kleinunternehmer-Status im nächsten Jahr sichern können. So können Sie möglicherweise Einnahmen in das nächste Jahr verlagern, wenn Sie sich der Umsatzgrenze von 25.000,– € nähern, und dadurch vielleicht im folgenden Jahr von der Kleinunternehmer-Regelung profitieren.

Bei der ab dem Jahr 2025 geltenden 100.000-Euro-Grenze für das laufende Jahr gibt es im Vergleich zur früheren Rechtslage eine Neuerung: Sie sind nur so lange Kleinunternehmer, wie Ihre Umsätze im laufenden Jahr den Betrag von 100.000,– € ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten. Übersteigen Ihre Nettoumsätze die Grenze für das laufende Jahr, müssen Sie unterjährig zur Regelbesteuerung wechseln. Hierbei unterliegt bereits der Umsatz, der zur Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze führt, in vollem Umfang der Umsatzsteuer (sogenannter »Fallbeileffekt«). Die bis zum Jahr 2024 anzustellende Prognose gibt es ab 2025 nicht mehr.

Keine gute Idee ist, die Umsätze auf mehrere Unternehmen künstlich aufzuspalten, damit dadurch die Kleinunternehmergrenze nicht überschritten wird. Denkbar wäre hier z.B. die Gründung einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit Ihrem Ehegatten mit demselben Tätigkeitsbereich. Dem hat der BFH allerdings eine klare Absage erteilt (BFH-Urteil vom 11.7.2018, XI R 36/17, BFH/NV 2019 S. 419).

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Beispiel: Sandra Haag ist freie Theologin und als Rednerin auf Hochzeiten, Taufen und Trauerfeiern tätig. In 2025 erzielte sie Umsätze von ca. 17.000,– € netto. Für 2026 erwartet Frau Haag Umsätze von ca. 26.000,– € ohne Umsatzsteuer.

Mit Vertrag vom 15.12.2025 gründet sie mit Ihrem Ehemann eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), deren Zweck die Durchführung von Hochzeitszeremonien und Trauerfeierlichkeiten ist. An der GbR sind Frau Haag zu 95 % und ihr Ehemann zu 5 % beteiligt. Zur Geschäftsführung und Vertretung der GbR ist nur Frau Haag befugt. Herr Haag ist für das Backoffice der GbR zuständig. Die meisten Aufträge nimmt Frau Haag mündlich an und rechnet sie nach Ausführung unter der Bezeichnung des jeweils tätig gewordenen Unternehmens ab. Für ihr Einzelunternehmen erklärt Frau Haag für das Jahr 2026 insgesamt 16.000,– € und für die GbR 12.000,– € an tatsächlichen Umsätzen.

Frau Haag und die GbR sind verschiedene Unternehmer und halten formal jeweils die Kleinunternehmergrenze ein. Trotzdem wird das Finanzamt bei beiden Unternehmen auf der Umsatzsteuer bestehen. Denn die Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung ist hier zweckwidrig und missbräuchlich.

Das bedeutet aber nicht, dass die Tätigkeiten von Eheleuten in jedem Fall zusammenzurechnen sind. Sofern die Ehegatten unabhängig voneinander tatsächlich selbst unternehmerisch tätig sind, kann jeder von ihnen Kleinunternehmer sein, wenn seine jeweiligen Umsätze unter der Umsatzgrenze liegen. Dies gilt nach einer Entscheidung des Finanzgerichts Münster selbst dann, wenn die selbstständigen Tätigkeiten der Eheleute einander ähneln (Urteil vom 8.4.2025, 15 K 2500/22 U).

Wichtig ist dabei aber, dass jeder Ehegatte gegenüber den Kunden mit einer eigenen Steuernummer, eigenen Rechnungsnummern und eigener Bankverbindung auftritt. Dann ist es auch unschädlich, wenn Sie sich mit Ihrem Partner ein Arbeitszimmer teilen, unter derselben Festnetznummer erreichbar sind und einzelne Wirtschaftsgüter gemeinsam nutzen. Allerdings muss sichergestellt sein, dass jeder Ehepartner nach außen hin selbstständig auftritt.

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Beispiel: Die Eheleute Schniebel haben beide ein Gewerbe im Bereich »Grabpflege und Grabgestaltung« angemeldet. Beide führen ihre Büroarbeiten in einem gemeinsamen Arbeitszimmer ihres Einfamilienhauses aus, an dem auch ein Werbeschild mit der Aufschrift »Schniebel Grabpflege und Grabgestaltung« hängt.

Jeder der Ehegatten hat seinen eigenen Kundenkreis, manche Kunden werden aber auch abwechselnd betreut. Jeder Ehegatte hat aber eine eigene Steuernummer für sein Unternehmen, vergibt eigene Rechnungsnummern und unterhält eine eigene Buchhaltung. Die Umsätze der Eheleute Schniebel liegen jeweils unter der Kleinunternehmergrenze.

Da beide Ehegatten ein eigenes Unternehmen betreiben und die Umsätze weniger als 25.000,– € betragen, fällt auf die Leistungen der Familie Schniebel keine Umsatzsteuer an. Beide sind unabhängig voneinander zu betrachten und haben daher jeweils den Kleinunternehmer-Status.

Die Entscheidung des Finanzgerichts Münster kann auf vergleichbare Fälle innerhalb einer Familie übertragen werden.

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Tipp: Sind Sie und Ihr Ehepartner oder Ihre Kinder in ähnlichen Bereichen selbstständig tätig, sollten Sie die Grundsätze des FG beachten und zwingend auf ein getrenntes Auftreten nach außen achten (insbesondere getrennte Internetauftritte, Werbeplakate, Verwendung der jeweils eigenen Steuernummer und Nutzung getrennter Bankkonten).

Sicherheitshalber raten wir Ihnen auch dazu, eine strenge Trennung der jeweiligen Buchführung durchzuführen und Eingangsrechnungen sorgfältig nach Leistungsempfänger zuzuordnen.

3   So bestimmen Sie den Gesamtumsatz

Um festzustellen, ob Sie die für Kleinunternehmer geltenden Umsatzgrenzen einhalten, müssen Sie für das jeweilige Jahr Ihren Gesamtumsatz ermitteln (§ 19 Abs. 1 und 2 UStG).

So berechnen Sie Ihren Gesamtumsatz:

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Sämtliche innerhalb eines Jahres erzielten steuerbaren Nettoeinnahmen (inklusive Umsätze aus der privaten Nutzung und der Entnahme von Gegenständen)

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bestimmte steuerfreie Umsätze(§ 4 Nr. 8 i), Nr. 9 b) und Nr. 11 bis 29 UStG)

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bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze(§ 4 Nr. 8 a) bis h), Nr. 9 a) und Nr. 10 UStG)

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Einnahmen aus dem Verkauf, aber auch aus der Entnahme von Anlagevermögen

3.1   Das gehört zu Ihren Einnahmen

Zu Ihren steuerbaren Einnahmen zählen zunächst einmal sämtliche im Inland durchgeführten Lieferungen und die im Inland erbrachten Dienstleistungen.

Aber auch grenzüberschreitende Lieferungen von Waren oder Produkten sind bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes zu berücksichtigen. Das sind zunächst einmal Lieferungen in einen anderen EU-Staat. Der Ort der Lieferung befindet sich hierbei stets in Deutschland. Demzufolge sind sowohl Lieferungen an Privatpersonen als auch an Unternehmer in einem anderen EU-Staat als steuerbare Umsätze zu erfassen.

Und zusätzlich sind Lieferungen in einen Drittstaat ebenfalls bei der Ermittlung Ihres Gesamtumsatzes zu berücksichtigen. Liefern Sie Waren an eine in einem Drittstaat wohnhafte Privatperson oder einen dort ansässigen Unternehmer, ist dieser Umsatz in Deutschland steuerbar. Zwar wäre ein solcher Exportumsatz von der Umsatzsteuer befreit, wenn Sie den Ausfuhrnachweis führen (§ 4 Nr. 1 UStG). Das macht für Sie als Kleinunternehmer jedoch überhaupt keinen Sinn, weil Ihre Leistungen ohnehin umsatzsteuerfrei sind.

Dienstleistungen gegenüber einer in einem anderen EU-Staat