Krisenhandbuch Home-Office E-Book

• Herausgeber: REDLINE Verlag
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 89

Veröffentlichungsjahr: 2020

Beschreibung

Zuhause arbeiten, ob mit Familie oder allein, ist ein vollkommen anderes Arbeitsumfeld als das gewohnte Büro. Die Umstellung ist oftmals schwerer als gedacht: Die Kommunikation mit den Kollegen ist eine andere, Arbeitsschritte müssen neu organisiert werden, Bewegung fehlt, oft muss auch das Privatleben neu eingerichtet werden. Dieses kleine Handbuch enthält die besten Tipps aus der Literatur des Redline Verlags. Hilfreiche Kapitel aus verschiedenen Ratgebern sowie viele weiterführende Informationen sorgen dafür, dass die Arbeits- und Lebensqualität nicht leidet und die Produktivität am heimischen Schreibtisch so effekitv wie im Büro wird.

Leseprobe

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek:

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen ­Nationalbibliografie. Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://d-nb.de abrufbar.

Für Fragen und Anregungen:

[email protected]

1. Auflage 2020

© 2020 by Redline Verlag, ein Imprint der Münchner Verlagsgruppe GmbH,

Nymphenburger Straße 86

D-80636 München

Tel.: [phone]

Fax: [phone]

Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

Umschlaggestaltung: Sonja Vallant, München

Umschlagabbildung: Shutterstock/ Peter Kniez: Home office theme. Home office during coronavirus pandemic. Novel coronavirus 2019 COVID-19 theme. Coronavirus wallpaper on computer. Coffee Cup in foreground.

Satz und E-Book: Daniel Förster, Belgern

ISBN Print: 978-3-86881-816-1

ISBN EBook (PDF): 978-3-96267-264-5

ISBN EBook (EPub): 978-3-96267-265-2

Weitere Informationen zum Verlag finden Sie unter

www.redline-verlag.de

Beachten Sie auch unsere weiteren Verlage unter www.m-vg.de

Inhalt

Vorwort

Checkliste für Arbeitnehmer

Ordnungskonzepte

5-S-Aktion – Den Schreibtisch entrümpeln

Digital zusammenarbeiten

3.1 Gemeinsame Dateien

3.2 Webkonferenz

3.3 Präsentieren mit Kamera

Stress: Die EMR-Methode

Yoga-Workout am Schreibtisch

Ausblick

Über die Autoren

Anhang

Literatur aus Sigrid Hess Perfekt im Office:

Literatur aus Sigrid Hess Digital anders arbeiten

Literatur aus Frank Ritter Kill deinen Stress

Vorwort

Seit Anfang März hat uns das Corona-Virus fest im Griff. Arbeiten geht zu einem Großteil nur noch von zu Hause aus, für Viele ist das Konzept »Home-Office« jedoch gänzlich neu. Über Nacht eingeführt, muss es vielfach erst noch gelernt werden.

Zuhause arbeiten, ob mit Familie oder allein, ist ein vollkommen anderes Arbeitsumfeld als das gewohnte Büro. Die Umstellung ist oftmals schwerer als gedacht: Die Kommunikation mit den Kollegen ist eine gänzlich andere, Arbeitsschritte müssen neu organisiert werden. Dazu kommt, dass wir uns im Büro mehr bewegen als vermutet. Wir holen uns einen Kaffee, flitzen kurz in eine andere Abteilung, um etwas zu besprechen, setzen uns in den Mittagspausen in den nahegelegenen Park und so weiter – zu Hause fehlt uns das! Leben und arbeiten auf engstem Raum bedeutet aber auch mehr Stress für alle – ob Mitbewohner, Familien oder Kinder.

Home-Office muss aber nicht bedeuten, dass alle Prozesse mehr Zeit in Anspruch nehmen, Kommunikation und Bewegung nur eingeschränkt möglich sind oder das Ganze in unnötigen Stress ausartet. Wir haben Ihnen einen kleinen Ratgeber zusammengestellt, der zeigt, was in dieser Situation konkret weiterhilft. Ein kleines Handbuch, das die besten Tipps und Tricks aus der Home-Office-Literatur des Redline Verlags für Sie kurz und kompakt zusammenfasst. Mit hilfreichen Kapiteln aus diversen Ratgebern unseres Sortiments sowie viele weiterführende Tipps damit die Arbeit von zuhause aus für uns alle so leicht, angenehm und effektiv wie möglich gestaltet werden kann.

Wir wünschen viel Lesevergnügen!

Ihr Team vom Redline Verlag

 Checkliste für Arbeitnehmer

Auszug aus Barbara Frett »Praxisguide Home-Office«

Home-Office-Expertin und -Verfechterin Barbara Frett liefert in ihrem Buch einen Praxisratgeber mit vielen Best-Practice-Ideen für Unternehmer – von der Arbeitszeiterfassung, gängigen Modellen und rechtlichen Problemfeldern bis hin zum nötigen Vertrauen.Das vollständige Buch finden Sie unter: https://www.m-vg.de/redline/shop/article/18246-praxisguide-home-office/

 Ordnungskonzepte

Auszug aus Sigrid Hess »Perfekt im Office«

5-S-Aktion – Den Schreibtisch entrümpeln

Ihr Schreibtisch ist Ihre Visitenkarte, an seinem Aussehen werden Sie gemessen. Vorbei ist die Zeit, als ein leerer Schreibtisch signalisierte: Ich habe zu wenig zu tun, ich langweile mich oder bin nicht wichtig. Das Gegenteil ist inzwischen der Fall. Ein ordentlicher, gepflegter Schreibtisch steht für gute Organisation, der Besitzer hat »seinen Laden im Griff«. In der Hitze des Arbeitsgefechts ist die Schreibtischoberfläche natürlich manchmal unter Ordnern und Papieren verschwunden, aber am Ende des Arbeitstages findet alles wieder seinen Platz. Wohl fühlen sollen Sie sich hier in jedem Fall, denn Sie verbringen schließlich viele Stunden Ihres Lebens an diesem Platz. Also sorgen Sie mit Freude für eine freundliche Umgebung.

Für das ganz praktische Aufräumen am Arbeitsplatz und im gesamten Büro hat sich die 5-S-Aktion aus dem Kaizen-Programm bewährt. Kaizen ist ein Konzept zur Qualitätsverbesserung und bedeutet »Weg zum Besseren«. Jeder Weg wird in Schritten gegangen. Fangen Sie doch am besten gleich an!

Sichten: Prüfen Sie Ihren Arbeitsplatz mit den Augen eines Fremden. Was nehmen Sie wahr? Prüfen Sie den Inhalt der Schubladen. Ist das, was darin ist, am richtigen Ort? Wird es benötigt? Funktioniert es?

Sortieren: Fragen Sie bei jedem einzelnen Stück auf und in Ihrem Schreibtisch: Benutzen Sie es? Gehört es hierher? Gefällt es Ihnen? Bei dreimal Nein verschenken Sie das Stück – oder werfen Sie es weg!

Säubern: Die Schreibtischoberfläche sorgfältig leer räumen und abwischen, auch die Stifteschalen und -köcher. Sind die Stifte vielleicht besser in der obersten Schublade aufgehoben (oft gibt es so eine ganz flache Stiftelade)? Funktioniert jeder Stift? Jede Schublade einmal leeren und auswischen. Danach die Dinge, die mindestens ein Ja hatten, sorgfältig einräumen.

Standardisieren: Was gehört wohin? Wo ist der beste Platz für Locher, Tacker, Stifte, Post-its? Haben Sie nur Nachfüllvorrat hier, der auch passt (zum Beispiel die Klammern für den Tacker)? Sind die bevorrateten Büromaterialien in Ihrem Handvorrat zueinander passend (zum Beispiel Trennblätter und -laschen)? Wie sieht es in den gemeinsam genutzten Bereichen wie Büromateriallager und Teeküche aus? Definieren Sie Standards und halten Sie diese fest.

Ständige Verbesserung: Wann immer Ihnen etwas einfällt oder begegnet, das ein bisschen besser ist als das, was Sie haben, setzen Sie es um oder fragen Sie danach. Schärfen Sie Ihren Blick für die kleinen Dinge, die unberechtigt Aufmerksamkeit fordern, ohne einen Nutzen zu bringen. Ein gutes Indiz für Verbesserungsbedarf ist der »Nerv-Faktor«. Was Sie immer wieder ärgert, sollte verändert werden.

Kanban-Karte

Im gemeinsamen Büromateriallager fehlt immer mal wieder etwas, doch keiner fühlt sich zuständig, auf zur Neige gehende Bestände zu achten. So können Sie versuchen, Abhilfe zu schaffen: Legen Sie eine Karte (in einer bestimmten Farbe) auf den Bestellbestand (zum Beispiel auf die vorletzte Packung des Druckerpapiers). Darauf wird Folgendes notiert: Name des Artikels, Lieferant, Bestellnummer, Bestellmenge, Lieferzeit, Preis und Mindestbestellmenge, gegebenenfalls auch ein Foto des Artikels. Wer die Karte »freilegt« ist verpflichtet, sie im Posteingangsfach der Stelle, die für die Bestellung zuständig ist, abzugeben. Erstaunlicherweise funktioniert das sehr gut.

Übersicht 5-S-Aktion

Organisationsexpertin Sigrid Hess stellt in ihrem aktualisierten Bestseller die Werkzeuge und Prozesse vor, mit denen die Arbeit im Büro rasch und fehlerfrei von der Hand geht und zeigt an vielen Beispielen, wie passende Organisationsroutinen entwickelt werden.

Das vollständige Buch finden Sie unter:https://www.m-vg.de/redline/shop/article/11398-perfekt-im-office/

 Digital zusammenarbeiten

Auszug aus Sigrid Hess »Digital anders arbeiten«

Einstieg

Worum es hier geht:

Grundsätzliche Änderungen der Paradigmen in der täglichen Zusammenarbeit.

Sie haben Nutzen von diesem Kapitel, wenn:

Sie nicht nur wissen möchten, »welchen Button man wofür braucht«, sondern auch, warum plötzlich manches wichtig wird, über das vor fünf Jahren noch (fast) keiner geredet hat.

Mobil, vernetzt, agil, transparent … – all diese Adjektive gehören zur modernen digitalen Arbeitswelt. Da passen die klassischen Formen der Informationsweitergabe nicht mehr wirklich ins Bild. Immer nachdrücklicher wird verlangt, dass man auch mit mobilen Endgeräten und von unterwegs seine Aufgaben regeln kann. Die aus dem privaten Umfeld bekannten Apps machen es vor. Diesen Komfort will man natürlich auch im beruflichen Umfeld nutzen. Wie tiefgreifend diese vermeintlich »kleinen Progrämmchen« unsere Zusammenarbeit und auch unser Verständnis von Arbeit verändern, zeigt sich gerade.

Einige seit 20 Jahren gewohnte Routineprozesse haken nun, knirschen oder sind schlicht überlastet. Man ist es leid, Informationen aus unterschiedlichen Kanälen zusammenzusuchen, weil man gerade nicht mehr weiß, ob man das als E-Mail bekommen hatte, es im Chat oder auf einer Webseite gelesen hatte.

Die Suchmöglichkeiten, die wir alle bei Internetrecherchen nutzen, vermissen wir schmerzlich bei unseren Laufwerkablagen, unterteilt in fünf Bereiche, jeder davon lang und tief vielfach verschachtelt in gewachsenen Ordern – die Unterordner-Strukturen. Ähnlich am Ende der Kapazitäten zeigen sich auch unsere ­E-Mail-Postfächer. 6.000 E-Mails und/oder 83 Ablageordner sind keine Seltenheit. Das liegt hauptsächlich daran, dass E-Mails niemals als Kollaborationswerkzeug gedacht waren. Es ist schlicht das falsche Werkzeug für Abstimmungsprozesse. Erst recht, wenn es um gemeinsames Arbeiten an Dateien geht. Endlose Ketten-E-Mails und Versionschaos sind die Folge – und heute an vielen Orten (noch) die gelebte Realität. Leider hat meines Wissens bisher noch niemand die Kosten dieser Prozessschleifen berechnet. Dabei ist das ganze Thema nicht mal wirklich neu. Aus dem Jahr 2012 gibt es ein kleines englischsprachiges Filmchen, das an sich Werbung ist, doch die Sache auf den Punkt bringt. Die heutigen Möglichkeiten der besseren digitalen Zusammenarbeit sind ausgefeilter, als es in diesem Filmchen gezeigt wird (dort geht es lediglich um einen Chat – vergleichbar mit einer WhatsApp-Gruppe).

Ein Beispiel aus dem echten Leben: Meine Nichte Lisa macht gerade ein berufsbegleitendes Masterstudium im Bereich Verwaltung. Gemeinsam mit einigen Kommilitonen arbeitet sie in einem Projektteam, das sowohl WhatsApp, Skype, Dropbox und natürlich auch E-Mails benutzt. Alle haben über die Hochschule einen Account für Microsoft Office 365. Mit Microsoft Teams hätte man all diese – momentan verstreut gelagerten – Informationskanäle an einer Stelle zusammengezogen. Teams bietet eine Chatfunktion, Videokonferenzen, eine Dateiablage, ein Notizbuch und vieles mehr. Alles an einer Stelle, in einem Account und mit derselben Suchfunktion ausgestattet.

Doch Teams ist weder der erste noch der einzige »Player« in diesem Feld. Slack bietet ebenfalls einen reichen Funktionsumfang und wem es vor allem um Videokonferenzen, Chats und vielleicht auch Webinare geht, der kann sich auch Hangouts, Skype und Zoom anschauen.

Microsoft Teams

Worum es hier geht:

Eine Kurzeinführung in Microsoft Teams, Möglichkeiten und Einsatzideen.

Sie haben Nutzen von diesem Kapitel, wenn:

Sie in einem Team arbeiten – ob beruflich oder privat – und Sie sich in diesem Team einen gemeinsamen virtuellen Raum zur Zusammenarbeit wünschen.

Teams ist ein relativ junges Mitglied der Microsoft-Familie. Seit 2017 ist es verfügbar, seit 2018 auch für das kostenlose Microsoft-Konto. Damit wird es auch interessant für alle, die privat Organisatorisches zu erledigen haben. Sei es eine Familienfeier, Vorstandsarbeit im Sportverein oder auch im Elternbeirat. Alle Beteiligten benötigen lediglich ein (kostenloses) Microsoft-Konto.

Im geschäftlichen Umfeld ist Teams oft auf Mitglieder der Organisation beschränkt – also auf Inhaber von Microsoft-Konten, die zu demselben Unternehmen gehören –, wofür es auch gute Gründe gibt. Grundsätzlich ist es aber möglich, auch externe Benutzer in ein Team einzuladen. Diese erhalten dann einen Gaststatus.

Es ist ebenso unproblematisch, mit derselben E-Mail-Adresse Teams in unterschiedlichen Organisationen anzugehören. Der Wechsel dauert kurz, aber ist praktikabel.

Was kann Teams für Sie tun?

Kurz gesagt: Teams bündelt Aktivitäten arbeitsgruppenzentriert. Zu den Aktivitäten gehören immer: Unterhaltungen, Dateien, ein Wiki und die Option, eine Vielzahl an anderen Funktionen hinzuzufügen. MindMaps etwa oder Planner-Boards.

Was nützt das?

Informationen im Team werden konsequent aus dem Outlook-Postfach ausgelagert und themenzentriert gesammelt. Sie stehen sofort in Echtzeit für alle Teammitglieder zur Verfügung. Daneben gibt es auch die persönlichen Einzel-Chats. Somit ist der Nutzen, dass