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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
In diesem Buch können Sie den Prozess „Kundenauftrags-Controlling“ anhand eines durchgängigen Fallbeispiels verfolgen: von der Anlage eines Kundenauftrags bis zu dessen finaler Abrechnung im Rahmen des (CO-)Monatsabschlusses. Über die Customizing-Grundlagen hinaus wird punktuell auf weitere für das Prozessverständnis relevante Systemeinstellungen eingegangen. Der Autor hilft dem Leser, sich im SAP-Begriffsdschungel zurechtzufinden, und blickt bewusst über den Tellerrand der Fachbereiche, indem er eine modulübergreifende Sichtweise zwischen den Welten der „Kistenschubser“ (Logistiker) und „Erbsenzähler“ (Controller“) ermöglicht. Lernen Sie beim Controlling der Kundeneinzelfertigung den integrativen SAP-Gesamtprozess mit folgenden Stationen kennen:
- Anlage eines Kundenauftrags und der zugeordneten Fertigungsaufträge sowie Kalkulation der beteiligten SAP-Objekte
- Mehrstufige Fertigung und Ablieferung an den Kundenauftragsbestand
- Belieferung und Fakturierung des Kundenauftrags
- Periodenabschluss im SAP Controlling
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Seitenzahl: 129
Veröffentlichungsjahr: 2015
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Kundenauftrags-Controlling in SAP® ERP CO-PC
Alle Rechte vorbehalten
1. Aufl. 2014, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
URL:www.espresso-tutorials.com
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Inhaltsverzeichnis
Motivation
Abbildung 1.1: Der Hilferuf
Damit – siehe Abbildung 1.1 – nahm alles seinen Anfang: ein am 16. April 2004, also vor über zehn Jahren, von mir abgesetzter Newsgroup-Hilferuf auf der Suche nach Informationen zum Themenkreis dieses Buchs. Damals war ich wie die Jungfrau zum Kinde an und in ein Projekt gekommen, das nicht nur meine bis dahin rein theoretischen Kenntnisse vom »Product Costing« in SAP strapazierte, sondern mit der Kundeneinzelfertigung gleich noch einen »Komplikator« im Schlepptau hatte. Seinerzeit ging es um die Fertigung einer Schiffskupplung für die »Queen Mary 2«.
Die einzige Antwort auf meinen damaligen Hilferuf brachte mich nicht wesentlich weiter (siehe Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Die Antwort
Deshalb war ich dem Kunden in Sachen Know-how anfangs nur durch einen aus der SAP-Dokumentation erworbenen Wissensvorsprung voraus. Leider ist dieses Kompendium nun aber nicht gerade als Paradebeispiel für ein stringentes, verständliches und vor allem fehlerfreies Nachschlagewerk bekannt.
So wird beispielsweise in den Ausführungen zu Verkaufs- und Montageabwicklung an diversen Stellen von »Einzelkalkulationen auf der Basis von Stückliste und Arbeitsplan« berichtet, wo »Erzeugniskalkulationen« der richtige Begriff wäre. Zudem findet sich bei der Beschreibung der Kundeneinzelfertigung als spezieller Geschäftsvorfall im Verkauf eine augenscheinlich veraltete Textpassage, der zufolge Kundenauftragsbestand prinzipiell unbewertet ist.
Aber auch in der unmittelbaren »Controlling-Ecke« der Dokumentation steht so manche Ungereimtheit, wie etwa ein insgesamt unglückliches Beispiel zum Mengen- und Wertefluss beim Kundenauftrags-Controlling mit bewertetem Kundenauftragsbestand. In jenem Beispiel hat der Kunde zehn Stück eines Erzeugnisses bestellt, gefertigt werden fünf, geliefert drei, dann endet der Prozess bzw. es fehlt die Fortsetzung des Szenarios in der Folgeperiode.
Folgt man den Ausführungen zu diesem Beispiel, so werden Erlöse und Standard-Herstellkosten des Umsatzes durch die Fakturierung von Kundenaufträgen und Abweichungen von Fertigungsaufträgen durch deren Abrechnung an das Ergebnisrechnungsmodul (CO-PA) weitergeleitet. Wie Sie in dieser Arbeit aber noch erfahren werden, wird CO-PA beim Kundenauftrags-Controlling nicht zum Fakturazeitpunkt, sondern bei der Abrechnung von Kundenaufträgen mit Werten versorgt. Des Weiteren werden bei diesem Prozess Abweichungen von (kundenauftragsbezogenen) Fertigungsaufträgen üblicherweise an die Kundenaufträge statt direkt in die Ergebnisrechnung abgerechnet.
Trotz all dieser »Unschärfen« wäre es unredlich, zu behaupten, dass das erworbene Wissen und somit der Inhalt dieses Buchs nicht weitgehend auf der SAP-Dokumentation aufbaut – was Wunder, in Ermangelung alternativer Quellen! Dennoch schien es mir einen Versuch wert, die »verstreuten« SAP-Erläuterungen zumindest in eine sinnvolle(re) Struktur zu bringen. Darüber hinaus möchte ich Ihnen mit dieser Arbeit Informationen bieten, die in der SAP-Dokumentation zu kurz gekommen sind bzw. überhaupt nicht berücksichtigt wurden. Nicht zuletzt sollen Ihnen natürlich auch praxisrelevante Tipps und Handlungsempfehlungen vermittelt werden.
Für den Aufbau wurde der folgende Ansatz gewählt: Beginnend mit einer Definition des Kundenauftrags-Controllings, werden anschließend die für dieses Szenario erforderlichen Customizing-Grundlagen beschrieben. Danach entwickle ich den Prozess »Kundeneinzelfertigung/Kundenauftrags-Controlling« anhand eines durchgängigen Fallbeispiels von der Anlage eines Kundenauftrags bis zu dessen finaler Abrechnung im Rahmen des (CO-)Monatsabschlusses. Dabei wird in Ergänzung zu den Customizing-Grundlagen punktuell auf weitere, für den Prozessdurchlauf sowie das -verständnis relevante Systemeinstellungen eingegangen.
Die Inhalte richten sich nicht zuletzt aufgrund des »Abtauchens« in die Tiefen der Systemeinstellungen vornehmlich an Berater, die mit der Abbildung der Kundeneinzelfertigung aus Controlling-Sicht befasst sind, darüber hinaus an »High-Potential-Key-User« mit Interesse an bzw. Informationsbedarf auf diesem Gebiet. Es werden profunde Kenntnisse des SAP-Controlling-Moduls sowie ein gutes Verständnis der integrativen Beziehungen zwischen Rechnungswesen und Logistik im SAP-System vorausgesetzt.
An dieser Stelle möchte ich mich beim »Projekt-Team« dieser Arbeit bedanken.
Den Geschäftsführern von Espresso Tutorials, Martin Munzel und Jörg Siebert, danke ich dafür, dass sie meine Idee beim ersten Austausch zu diesem Buch spontan gutgeheißen und mir über ihren Verlag die Möglichkeit der Veröffentlichung geboten haben. Mein Dank geht weiterhin an Frau Anja Achilles von Espresso Tutorials für ihr jederzeit »konstruktiv-wohlwollendes« Lektorat.
Der Firma consolut danke ich für die Bereitstellung des SAP-Systems, auf dem das Szenario dieser Arbeit entwickelt werden konnte. Besonderer Dank an Herrn Volker Güldenpfennig von consolut für die jederzeit – auch an Wochenenden! – äußerst kurze Reaktionszeit bei technischen Herausforderungen. Und das ganz ohne Service Level Agreement. :-)
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Copyright: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots liegen bei der SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, darauf unter jedem Screenshot gesondert hinzuweisen.
1 Zum Begriff des Kundenauftrags-Controllings
Im Sinne eines einheitlichen Begriffsverständnisses erläutere ich in diesem Kapitel meine Auffassung vom Kundenauftrags-Controlling, wie sie den weiteren Ausführungen zugrunde liegt. Wesentlich erscheint mir der Blick über den Tellerrand der Zahlenwelt, um eine mit einem integrierten ERP-System korrespondierende, modulübergreifende Sichtweise einzunehmen. »Kistenschubser« (Logistiker), die sich nicht für die aus ihren Aktivitäten resultierenden Zahlen interessieren, sind in integrierten Geschäftsprozessen meines Erachtens ebenso fehl am Platz wie »Erbsenzähler« (Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen), die im Elfenbeinturm der Verwaltungsgebäude sitzen und noch keine Fertigung »von innen« gesehen haben. Insofern soll mit diesem Buch auch eine Brücke zwischen beiden »Welten« geschlagen werden.
Kundenauftrags-Controlling umfasst bei enger Sichtweise nur die »klassische« Kostenträgerrechnung, d. h. Vor-, mitlaufende und Nachkalkulation bei Kundeneinzelfertigung. Bei diesem Fertigungstyp wird zur Erfüllung eines individuellen Kundenbedarfs ein Produkt in geringer Anzahl – oftmals nur mit einer Auftragsmenge von einem Stück – hergestellt. Da die Fertigung mit Bezug zu einem eingegangenen Kundenauftrag erfolgt, spricht man auch von einer Make-To-Order-Produktion (MTO). Ungeachtet der im konkreten Auftragsfall gegebenen Individualität können sich im Zeitverlauf gleiche oder ähnliche Fertigungen wiederholen.
Als »extreme« Ausprägung dieses Fertigungstyps kann die komplexe Kundeneinzelfertigung betrachtet werden. Bei ihr ist das zu fertigende Produkt in der Regel von hochwertiger Natur und bedingt meist eine komplette Neukonstruktion – die Kupplung für das Kreuzfahrtschiff wurde bereits erwähnt. Dies verleiht der komplexen Kundeneinzelfertigung quasi Projektcharakter. Fertigungsdauer und Produktstruktur bewegen sich jedoch noch in einem Rahmen, der keine Organisation des Vorhabens in Form eines Projektstrukturplans erfordert, wie dies bei der Engineer-To-Order-Fertigung (ETO) der Fall ist. Daher kann bei der komplexen Kundeneinzelfertigung auf den Einsatz des Moduls PS (Projektsystem) und der dort genutzten Objekte wie PSP-Elemente, Netzpläne und Vorgänge verzichtet werden.
Am anderen Ende der »Komplexitätsachse« für die Kundeneinzelfertigung ist sachlogisch die nicht-komplexe Variante anzusiedeln. In ihrer einfachsten Form kann dies etwa die Beschaffung eines Ersatzteils für einen Kunden sein, das bei einem Lieferanten bezogen wird, bevor es als Handelsware an den Kunden geliefert und fakturiert wird.
Ist – im Gegensatz zur komplexen Kundeneinzelfertigung – keine komplette Neukonstruktion, sondern die Anpassung eines bereits bekannten Produkts an eine individuelle Kundenanforderung vorzunehmen, so landet man bei einem Szenario mit mittlerem Schwierigkeitsgrad.
Von einem solchen Szenario wollen wir im weiteren Verlauf ausgehen. Gegenstand der Bestellung des Kunden bzw. des anzulegenden Kundenauftrags ist ein Stück einer gemäß Kundenwunsch individuell zu fertigenden Pumpe. Das bestellte kundenspezifische Fertigerzeugnis basiert auf einer vollständig konstruierten Standard-Pumpe. Zum Zeitpunkt des Auftragseingangs existiert also bereits eine komplette mehrstufige Stückliste. Dabei handelt es sich um eine Materialstückliste, also die Stückliste der Standard-Pumpe. Der spezifische Kundenbedarf bedingt nun eine Modifikation der Standard-Pumpe dahingehend, dass ein enthaltenes Halbfabrikat kundenauftragsbezogen angepasst werden muss.
Terminologie der Produktstruktur
Im Sinne einer eindeutigen Terminologie bezeichne ich im Weiteren:
ein Material, das in einer zu beliefernden Kundenauftragsposition erfasst wird, analog zur SAP-Definition als Fertigerzeugnis (in unserem Fallbeispiel die Pumpe),ein Material, das eine Position in der Stückliste eines Fertigerzeugnisses und zugleich Kopfmaterial einer Baugruppe ist, als Halbfabrikat (in unserem Fallbeispiel Gehäuse, Laufrad, Welle und Steuerelektronik),ein Material, das Stücklistenposition, aber nicht Kopf einer Baugruppe ist, als Rohstoff (in unserem Fallbeispiel Gehäuserohling, Flachdichtung und Sechskantschraube als Komponenten des Gehäuses, Laufradrohling als Komponente des Laufrads, Wellenrohling als Komponente der Welle sowie Platine als Komponente der Steuerelektronik).In der Regel entsprechen diese Bezeichnungen den Materialarten im Materialstammsatz. Es gibt jedoch keinen zwingenden Zusammenhang zwischen der Materialart eines Materials und dessen Verwendung in einer mehrstufigen Stückliste.
Neben der auftragsspezifischen Anpassung eines Standard-Halbfabrikats betrachten wir in unserem Szenario zwei weitere kundenindividuelle Aspekte. Einmal beziehen wir die Konstruktionsleistungen, die die beschriebene Produktmodifikation mit sich bringt, mit in die Kalkulation des Kundenauftrags ein. Zum anderen berücksichtigen wir die Sonderfahrt für den Transport des Fertigerzeugnisses zum Kunden durch einen Logistik-Dienstleister als Ausgangsfracht.
Die beiden letztgenannten kundenspezifischen Aspekte dienen zur Darstellung der Möglichkeit, eine maschinelle Kundenauftragskalkulation manuell nachzubearbeiten bzw. zu ergänzen. Dies ist auch der Grund, warum wir als Bezugsobjekt der Kalkulation den Kunden- und nicht den Fertigungsauftrag verwenden.
Szenario dieses Buches
Zusammenfassend stellt sich das in diesem Buch verwendete Fallbeispiel zur Kundeneinzelfertigung wie folgt dar:
Der Kundenauftrag (genau genommen die Kundenauftragsposition, siehe unten) bezieht sich auf ein Stück eines Fertigerzeugnisses »Pumpe«.Zu diesem Fertigerzeugnis existiert bereits eine (Material-)Stückliste mit den Positionen »Gehäuse«, »Laufrad«, »Welle« und »Steuerelektronik«. Diese Stückliste beschreibt die Komponenten der Standard-Pumpe.Die Stückliste des (Standard-)Halbfabrikats »Welle« wird dahingehend kundenspezifisch angepasst, dass der im Standard enthaltene Rohstoff »Wellenrohling« infolge der Kundenanforderung durch einen höherwertigen Wellenrohling ersetzt wird.Die Konstruktionsleistungen zur kundenindividuellen Anpassung der Standard-Pumpe sowie die spezifischen Frachtkosten zur Belieferung des Kunden komplettieren schließlich unser Szenario.Unabhängig vom Komplexitätsgrad des Einzelfertigungsszenarios resultiert aus den Charakteristika der Kundeneinzelfertigung die prinzipielle Anforderung, die Kosten (und Erlöse) auftragsbezogen in Plan und Ist zu erfassen und zu analysieren. Ein solches Controlling erfolgt beim MTO-Szenario auf der Basis von Kundenaufträgen aus dem Modul SD (Vertrieb).
»Kundenauftrag« versus »Kundenauftragsposition«
In der Praxis wird meist – unpräzise bzw. vereinfachend – vom Objekt bzw. Kostenträger »Kundenauftrag« gesprochen. Tatsächlich jedoch beziehen sich die Aktivitäten im Rahmen der Kundenauftragsbearbeitung überwiegend auf einzelne Positionen innerhalb eines Kundenauftrags. Aus einem Controlling-Blickwinkel wird es dann – wen wundert es? – noch genauer, wenn das Bezugsobjekt beim Kundenauftrags-Controlling als »CO-Objekt zu einer Kundenauftragsposition« beschrieben wird, auf dem Kosten und Erlöse gesammelt werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer kosten- und erlösführenden Kundenauftragsposition.
Der üblichen Vereinfachung durch den Begriff »Kundenauftrag« werde ich in diesem Buch nicht folgen. Auch wenn es einfacher und dem Lesefluss vielleicht dienlich wäre, sollte immer zweifelsfrei feststehen, von welcher Ebene im Kundenauftrag die Rede ist. Wenn man nämlich beispielsweise über den Status oder das Kalkulationsschema berichtet, so kann sich das auf den Kopf oder eine Position eines Kundenauftrags beziehen. Um Missverständnisse zu vermeiden, verwende ich den Begriff »Kundenauftragsposition« statt »Kundenauftrag«, wann immer dies angebracht ist. Von der Verwendung des Ausdrucks »CO-Objekt zur Kundenauftragsposition« sehe ich allerdings wegen seiner »Sperrigkeit« ab.
Im Übrigen gehen wir in unserem Szenario von einem Kundenauftrag aus, zu der es im System keine vorausgehende Anfrage bzw. kein vorausgehendes Angebot gibt. Wenn dem Kundenauftrag andere Verkaufsbelege – Anfrage und/oder Angebot – vorgeschaltet sind und zu diesen bereits kosten- und erlösführende Positionen angelegt wurden, dann referenziert der Kundenauftrag auf den im Belegfluss vorausgehenden Verkaufsbeleg.
Da eine Kundenauftragsposition nicht von Haus aus Kosten und Erlöse führen kann, stellt sich die Frage, welche Voraussetzungen und Einstellungen dafür erforderlich sind. Der Weg zum kosten- und erlösführenden Objekt wird in Kapitel 2 ausführlich beschrieben, in dem es um den Schlüsselbegriff der Bedarfsklasse geht. Dieser ist ein eigenes Kapitel gewidmet, weil sie von zentraler Bedeutung für die Kundeneinzelfertigung und das Kundenauftrags-Controlling ist.
Definition von Kundenauftrags-Controlling
Zusammenfassend liegt diesem Buch das Verständnis von Kundenauftrags-Controlling als integrierter Prozess von Logistik (Vertrieb und Produktion) und Rechnungswesen (Finanzwesen und Controlling) beim Fertigungstyp »Kundeneinzelfertigung« zugrunde.
Dementsprechend betrachten wir neben den wertmäßigen Auswirkungen des Prozesses im Rechnungswesen auch die für das Gesamtverständnis maßgeblichen logistischen Aspekte – wohlgemerkt, ohne in die Tiefen der Logistik abzutauchen.
2 Die Bedarfsklasse: Schaltzentrale des Kundenauftrags-Controllings
Die Bedarfsklasse ist der Dreh- und Angelpunkt für die Kundeneinzelfertigung und das Kundenauftrags-Controlling. Aus dispositiver Sicht enthält sie an der Schnittstelle von Vertrieb und Produktionsplanung alle Steuerungsparameter für die bedarfsrelevanten Funktionen innerhalb der Logistik, insbesondere für die Verfügbarkeitsprüfung. Neben den logistischen Einflussgrößen umfasst die Bedarfsklasse aber insbesondere auch kostenrechnungs- bzw. rechnungswesenrelevante Einstellungen.
Auf die logistischen Parameter und ihre Auswirkungen auf die Kundenauftragsanlage gehe ich in Abschnitt 3.1.2 ein. Die das »Zahlenwerk« beeinflussenden Einstellungen erörtere ich detailliert in Abschnitt 2.2. Zuvor jedoch erfahren Sie, mittels welcher Logik eine Kundenauftragsposition zu ihrer Bedarfsklasse kommt.
2.1 Die Bedarfsart: Schlüssel zur Bedarfsklasse
Die Bedarfsart ist ein weiterer Begriff aus dem Bereich der Bedarfsplanung. Laut SAP-Definition enthält eine Bedarfsart die Steuerungsparameter für die Planung und Verrechnung von Planprimär- und Kundenbedarfen.
Hat eine Kundenauftragsposition ihre Zuordnung zu einer bestimmten Bedarfsart »gefunden«, so ist damit auch die Bedarfsklasse bestimmt, da jeder Bedarfsart eindeutig eine Bedarfsklasse zugeordnet ist (siehe Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1: Zuordnung Bedarfsklasse zu Bedarfsart
Aufgrund dieser Zuordnung ist somit die Frage zu beantworten, über welche Logik die Bedarfsart ermittelt wird: Dies kann prinzipiell materialbezogen oder vorgangsbezogen geschehen. In der Standardauslieferung wird die Bedarfsart zuerst material- und daraufhin vorgangsbezogen ermittelt. Diese Reihenfolge wird darüber realisiert, dass in der Steuerung der Bedarfsartenfindung das Feld Q (Quelle) per Default mit dem Feldwert »0 – Strategie Materialstamm, dann Pos.typ und Dispo.merkmal« belegt ist (siehe Abbildung 2.2).
Abbildung 2.2: Standardstrategie Bedarfsartermittlung
Der Standard-Reihenfolge der Bedarfsartenfindung entsprechend, beschreibe ich nachfolgend zuerst die materialbezogenen Schritte 1–3 und anschließend die vorgangsbezogenen Schritte 4–5. Im Einführungsleitfaden sind die materialbezogenen Schritte mit »Selektion der Bedarfsart über die Dispositionsgruppe« überschrieben, die vorgangsbezogenen mit »Selektion der Bedarfsart über den SD-Positionstyp«.
2.1.1 Schritt 1: Bedarfsartermittlung über die Strategiegruppe im Materialstamm
Die Strategiegruppe – hier »ZU« – finden Sie in der Sicht Disposition 3 des Materialstammsatzes (siehe Abbildung 2.3).
Abbildung 2.3: Strategiegruppe im Materialstammsatz
In unserem Szenario umfasst die Strategiegruppe »ZU« von den maximal acht möglichen Planungsstrategien als Hauptstrategie »Z8« und als alternative Strategie »Z9« (siehe Abbildung 2.4).
Abbildung 2.4: Planungsstrategien der Strategiegruppe »ZU«
Die Strategie »Z8« verweist auf die Bedarfsart des Kundenbedarfs »ZUF1 – MTO mit CO (KAUF-KALK)« (siehe Abbildung 2.5). Letzterer steht keine Bedarfsart der Vorplanung gegenüber. Dies bringt zum Ausdruck, dass der Kundenbedarf nicht mit einem Planprimärbedarf
