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- Herausgeber: O'Reilly
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Serie: Handbuch
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2017
Sie möchten Ihre Aufgaben mit Excel in der Version 2016 schneller und besser erledigen? Beispielsweise mit den Erleichterungen bei der Datenvisualisierung, beim Berechnen ohne Formel oder bei PivotTables? In diesem Handbuch erfahren Sie umfassend und leicht verständlich, wie das geht. Anhand von Beispieldateien können Sie Schritt für Schritt alle wichtigen Arbeitstechniken sofort nachvollziehen. Hilfreiche Übersichten erleichtern Ihnen das Verständnis und Profitipps helfen Ihnen, Zeit zu sparen. Kompetentes Expertenwissen in seiner besten Form: Microsoft Excel 2016 – Das Handbuch. Aus dem Inhalt: - Der Einstieg: Arbeitsoberfläche, Einstellungen, Dateiformate, Drucken - Daten und Formeln eingeben: Berechnungen, einfache Funktionen, die erste Auswertung in weniger als 15 Minuten - Tabellen und Daten formatieren: Intelligente Tabellen, eigene Zahlenformate, Tabellenformatvorlagen, Datenbalken, Symbolsätze und Ampeln - Daten auswerten und präsentieren: Funktionen für alle Fälle von Logik über Datum und Zeit bis hin zu Runden, Matrixformeln, Diagrammen und Sparklines - Datenaustausch: Netzwerk, Web, XML, andere Office-Anwendungen - Formulare und Bedienhilfen: Komfortable Steuerelemente, Daten schützen - Listenmanagement: Namen und intelligente Tabellen, Sortieren und Filtern, Datenbank-Funktionen, Teilergebnisse - Große Datenmengen: Datenimport, Auswerten mit PivotTable und PivotChart, Datenschnitt, Zeitleiste - Business Intelligence-Tools: Power Pivot, Abrufen und Transformieren (vormals Power Query) und Power Map - VBA-Programmierung mit Excel: Aufgaben automatisieren mit eigenen Makros, ein eigenes Add-In erstellen Umfangreiche Beispieldateien zum Buch stehen kostenlos als Download auf oreilly.de/excel2016 bereit.
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Frank Arendt-Theilen, Dietmar Gieringer, Hildegard Hügemann, Dominik Petri, Eckehard Pfeifer, Dieter Schiecke, Helmut Schuster
Microsoft Excel 2016 – Das Handbuch
Von den Grundlagen der Tabellenkalkulationbis zu PivotTable und Power Queryinkl. Add-Ins und Makros
Frank Arendt-Theilen, Dietmar Gieringer, Hildegard Hügemann, Dominik Petri, Eckehard Pfeifer, Dieter Schiecke, Helmut Schuster
Lektorat: Ariane Hesse und Sandra Bollenbacher
Korrektorat: Petra Heubach-Erdmann, Düsseldorf
Satz: mediaService, Siegen, www.mediaservice.tv
Herstellung: Susanne Bröckelmann
Umschlaggestaltung: Michael Oreal, www.oreal.de
Druck und Bindung: Schleunungdruck GmbH, Marktheidenfeld
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
ISBN:
Print978-3-96009-039-7
PDF978-3-96010-099-7
ePub978-3-96010-100-0
mobi978-3-96010-101-7
1. Auflage 2017
Dieses Buch erscheint in Kooperation mit O’Reilly Media, Inc. unter dem Imprint »O’REILLY«. O’REILLY ist ein Markenzeichen und eine eingetragene Marke von O’Reilly Media, Inc. und wird mit Einwilligung des Eigentümers verwendet.
Copyright © 2017 dpunkt.verlag GmbH
Wieblinger Weg 17
69123 Heidelberg
Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen.
Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.
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5 4 3 2 1 0
Inhalt
Vorwort
Die Autoren
Danksagung
Wie ist dieses Buch aufgebaut?
So finden Sie, was Sie suchen
Übungsdateien
Was ist neu in Excel 2016?
Sechs neue Diagrammtypen
Abrufen und Transformieren (Power Query)
3D-Karten (Power Map) erstellen
Verbesserungen im PivotTable
Arbeitsmappe in Power BI veröffentlichen und freigeben
Datenschnitt mit Mehrfachauswahl nutzen
»Was möchten Sie tun?«
Leichtes Erstellen von Freihandformeln
1Wo ist was? Die Arbeitsoberfläche kennenlernen
Excel starten und beenden
Excel unter Windows 10 aufrufen
Der Excel-Startbildschirm
Excel beenden
Die Elemente der Arbeitsoberfläche im Überblick
Kurzorientierung für Umsteiger
Die wichtigsten Elemente der Excel-Oberfläche
Das Menüband: Die Schaltzentrale für alle wichtigen Befehle
Das Menüband unterstützt Ihren Workflow
Die acht Standardregisterkarten im Menüband
Das Menüband passt sich mit kontextbezogenen Registerkarten Ihren Arbeitsabläufen an
Details zur Struktur von Registerkarten
Wenn Befehle nicht gleich im Menüband zu finden sind
Noch schneller zum passenden Befehl: Die Alternativen zum Menüband
Wenn’s ganz fix gehen soll: Befehle per Tastatur aufrufen
Oft übersehen, aber echt nützlich: Die Symbolleiste für den Schnellzugriff
Noch ein Zeitsparer: Die Minisymbolleiste
Rechtsklick ist Trumpf: Mit Kontextmenüs arbeiten
Die Backstage-Ansicht und das Startverhalten von Excel 2016
Die Rubrik »Informationen«
In der Rubrik »Neu« mehr als nur leere Mappen holen
So beschleunigen Sie das Startverhalten von Excel
So vereinfachen Sie das Öffnen und Speichern von Mappen
Die Befehle zum Weitergeben von Excel-Dateien
Warum die Rubrik »Konto« wichtig ist
Der Funktionsumfang hängt von der Edition ab
Die Vorteile einer Anmeldung über das »Konto«
Wichtig, aber oft übersehen: Elemente der Oberfläche mit Zeitsparpotenzial
Zusätzliche Informationen in der Titelleiste
Wenig beachtet, aber informativ: Die Statusleiste
Leichte Bedienung per Touchtechnik: Excel mit Fingern oder Stift steuern
Wenn’s klemmt: Die Hilfefunktion kennen und nutzen
Die Excel-Hilfe für allgemeine Inhalte aufrufen
Die Hilfe zu einem bestimmten Thema, einem Befehl oder einer Funktion aufrufen
Neu: Wenn Sie Details zu einem Begriff benötigen
2Daten eingeben, ändern und speichern: Mit Blättern und Mappen umgehen
Mit einer neuen Arbeitsmappe starten oder bestehende Arbeitsmappen öffnen
Die verschiedenen Wege zu einer Arbeitsmappe
Eine weitere, leere Arbeitsmappe öffnen
Vorgefertigtes nutzen: Vorlagen
Bereits vorhandene Arbeitsmappen öffnen
Besonderheiten beim Öffnen von Arbeitsmappen
Eine Datei im Modus »Geschützte Ansicht« öffnen
Mappen, die automatisch im Kompatibilitätsmodus geöffnet werden
Oft genutzte Dateien und Ordner schneller öffnen: Die Rubrik »Zuletzt verwendet«
Zellen markieren sowie Daten eingeben, bearbeiten und löschen
Eine Zelle zur Eingabe von Daten auswählen
Mehrere Zellen für die gleichzeitige Bearbeitung auswählen
Daten eingeben in unterschiedlichsten Varianten
Daten über die Zwischenablage einfügen
Die verschiedenen Einfügeoptionen im Überblick
Zellinhalte löschen
Listen zeitsparend mit automatischen Datenreihen erstellen
Die Funktion zum automatischen Ausfüllen nutzen
AutoAusfüllen bei unterschiedlichen Datentypen
Besonderheiten bei der Dateneingabe: Brüche und Sonderzeichen
Brüche eingeben
Sonderzeichen per Tastenkombination einfügen
Wer den Punkt vermisst: Uhrzeiteingabe über den Ziffernblock mit einem Trick
Excel nimmt automatische Korrekturen vor
Den Aufbau von Tabellen ändern
Daten verschieben und kopieren
Eine Tabelle um 90 Grad drehen: Transponieren
Spalten und Zeilen einfügen und löschen
Spalten und Zeilen aus- und wieder einblenden
Zeilenhöhe und Spaltenbreite ändern
Perfekt für die Optik: Überschriften mittig über Tabellen anordnen
Zeilen- und Spaltenüberschriften immer im Blick: In großen Tabellen ausgewählte Bereiche fixieren
Mit mehreren Blättern und Mappen arbeiten
Neue Arbeitsblätter einfügen und benennen
Zwischen Arbeitsblättern navigieren
Überflüssige oder störende Arbeitsblätter vorübergehend verbergen
Mehrere Blätter einer Mappe gleichzeitig anzeigen
Arbeitsblätter kopieren oder verschieben
Arbeitsblätter löschen
Arbeitsblätter durch farbige Blattregister besser erkennbar machen
Wie mit Blaupapier: Gleiche Struktur für mehrere Blätter mit der Funktion »Gruppe« erreichen
Mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten
Die Arbeitsergebnisse sichern: Mappen speichern
Wenn Sie ältere Arbeitsmappen weiterhin nutzen wollen: Dateien konvertieren
Nicht gespeicherte Arbeitsmappen oder frühere Versionen einer Datei wiederherstellen
Persönliche Informationen entfernen
Datei im PDF-Format speichern
Dateien beim Speichern schützen
Standardspeicherort für Arbeitsmappen anpassen
3Rechnen in Excel: Formeln erstellen und einfache Funktionen verwenden
Formeln Schritt für Schritt aufbauen
Die Grundrechenarten in Excel einsetzen
Die Reihenfolge beim Rechnen mit Klammern steuern
Zellbezüge in Berechnungen verwenden und Formeln kopieren
Berechnungen flexibler machen: Zellbezüge statt Konstanten verwenden
Berechnungen oberhalb der Daten aufbauen
Formeln auf andere Zellen übertragen
Wenn Formeln nicht einfach kopiert werden können
Zellbezüge in einer Formel nachvollziehen: Spuren legen
Typische Berechnungen mit einfachen Funktionen erledigen
Was ist eine Funktion im Unterschied zu einer Formel?
Ganz einfach: Die Funktion »AutoSumme« nutzen
»AutoSumme« kann mehr als nur addieren
Und wenn nicht alle Zellen mit Zahlen gefüllt sind?
Was ist der kleinste, was der größte Wert?
Wie viele Einträge sind es eigentlich?
Beim Erstellen von Formeln auf andere Arbeitsblätter und -mappen zugreifen
Zum Rechnen auf andere Arbeitsblätter zugreifen
Auf Werte in anderen Arbeitsmappen zugreifen
4Für Eilige: Von der Tabelle zur fertigen Auswertung in weniger als 15 Minuten
Tabellen perfekt gestalten und ohne Formeleingabe Ergebnisse berechnen
In zwei Schritten zu ansprechender Tabellenoptik
Zeilen- und Spaltenergebnisse automatisch berechnen lassen
Das ist für die Schnellanalyse erforderlich
Wichtiges automatisch kennzeichnen
Zahlen per Datenbalken vergleichbar machen
Klare Statusmeldungen mit Symbolen und Ampeln
Daten visuell darstellen per Diagramm
Im Nu zum fertigen Säulendiagramm
Rangfolgen durch Balkendiagramme darstellen
Anteile per Kreisdiagramm darstellen
Auswertungen informativer machen
»Berechnete« Auswertungen als Tabelle oder Diagramm
Kurzes Fazit zur Schnellanalyse
Importierte Daten mit der Blitzvorschau genial einfach aufbereiten
Die Blitzvorschau als Problemlöser einsetzen
Fazit zur Funktion Blitzvorschau
5Daten auf Papier präsentieren: Drucken auf die Schnelle oder ganz individuell
Ein Mausklick genügt, um Arbeitsblätter sofort zu drucken
Die Voraussetzung für den Schnelldruck schaffen
Drucken mit nur einem Mausklick
Vorschau und wichtige Anpassungen für den Druck in der Backstage-Ansicht
Nichts geht ohne die Backstage-Ansicht
Mit Layoutanpassungen das Druckergebnis beeinflussen
Feintuning für ein perfektes Druckergebnis
Das Druckergebnis über die Registerkarte »Seitenlayout« steuern
Den Druckbereich dauerhaft fixieren
Wiederholungszeilen für den besseren Überblick: Drucktitel festlegen
Mit Umbrüchen für Ordnung sorgen
Den Hintergrund mit einem Bild versehen
Seitenkomprimierung auf Knopfdruck
Weitere Optionen für Anzeige und Ausdruck
Alles an einem Ort zusammengefasst: Das Dialogfeld »Seite einrichten«
Den Ausdruck abbrechen
Optimale Seitengestaltung mit der Seitenlayoutansicht
Die Seitenlayoutansicht aufrufen
Spaltenbreiten und Seitenränder in Zentimeter angeben
Kopf- und Fußzeilen füllen in der Seitenlayoutansicht
Umbrüche in der Umbruchvorschau steuern
Die Bestandteile der Umbruchvorschau
Schnell zum Ziel: Umbrüche mit der Maus anpassen
Den Druckbereich in der Umbruchvorschau ändern
6Zellen und Tabellen formatieren – der Einstieg
Mehr Klarheit durch übersichtliche Gestaltung
Die Formatierungsmöglichkeiten von Zellen und Tabellen – ein Überblick
Was sind Zellenformate?
Was sind Zahlenformate?
Welche Standardformate werden in Excel benutzt?
Der Schnelleinstieg: Eine Tabelle Zelle für Zelle in Form bringen
Die Ausgangstabelle
Teil 1: Den Text der Tabelle formatieren
Teil 2: Die Zahlen lesbar gestalten und besondere Zahlenformate zuweisen
Teil 3: Die äußere Gestalt der Tabelle weiter verbessern
Teil 4: Die Formelzellen vor Überschreiben schützen
Die Formatierungsbefehle im Detail
Auf verschiedenen Wegen die Formatierungsbefehle aufrufen
Zahlen formatieren
Die Ausrichtung in Zellen festlegen
Schriftformatierungen
Mit Rahmenlinien Tabellen übersichtlich gestalten
Wichtiges mit Zellenfarben und -mustern hervorheben
Tipps zum zeitsparenden Formatieren
Einfach genial: Zellenformate übertragen
Schaltflächen für die Formatierungsarbeiten bereitstellen und organisieren
Tastenkombinationen anwenden
7Mit eigenen Zahlenformaten Tabellen übersichtlich gestalten
Benutzerdefinierte Zahlenformate – der Einstieg
Der Aufbau von benutzerdefinierten Zahlenformaten
Die Einteilung der Zahlenformate in Abschnitte
Eigene Zahlenformate erstellen
Dezimalstellen und Nachkommastellen festlegen
Zahlen als Prozentwerte darstellen
Abstände und Wiederholungszeichen einsetzen
Texte und Benennungen in den Formatcode einbeziehen
Wissenschaftliche Notation verwenden
Datumsformate anwenden
Zeitformate richtig benutzen
Dem Zahlenformat eine Schriftfarbe zuweisen
Formate an eine Bedingung binden
Benutzerdefinierte Zahlenformate verwalten
Benutzerdefinierte Zahlenformate löschen
Selbst erstellte Zahlenformate in anderen Arbeitsmappen verwenden
8Formatvorlagen erstellen und anwenden
Einheitliche Optik mithilfe von Zellenformatvorlagen
Eine Zellenformatvorlage anwenden
Eine Zellenformatvorlage ändern
Eine Zellenformatvorlage erstellen
Die Formatierung einer Zelle als Zellenformatvorlage übernehmen
Eine Zellenformatvorlage löschen
Selbst erstellte Zellenformatvorlagen aus einer Arbeitsmappe übernehmen
Eigene Zellenformatvorlagen in Arbeitsmappenvorlagen organisieren und nutzen
Tabellen einheitlich gestalten mit Tabellenformatvorlagen
Zeit sparen und einheitliche Optik sichern mit Diagrammformatvorlagen
Vorgefertigte Mappen auf Mausklick mit Mustervorlagen
Vorhandene Mustervorlagen nutzen
Eine eigene Mustervorlage erstellen
Eine Standard-Arbeitsmappenvorlage einrichten
Eine Standard-Arbeitsblattvorlage erstellen
Die gesamte Arbeitsmappe mit einem Design einheitlich gestalten
Ein Design anwenden
Ein Design selbst erstellen
9Wichtiges automatisch hervorheben lassen: Die bedingte Formatierung einsetzen
Die Grundlagen der bedingten Formatierung verstehen
Die Schnellanalyse nutzen
Bestimmte Werte hervorheben
Mit Datenbalken Zahlenwerte leichter vergleichbar machen
Das Format und die Balkendarstellung anpassen
Mit Farbskalen Temperaturwerte zuordnen
Mit einem Symbolsatz einen Trend verdeutlichen
Bedingte Formate über Formeln steuern
Den »Manager für Regeln zur bedingten Formatierung« nutzen
Bedingte Formate im PivotTable-Bericht anwenden
Bedingte Formate löschen
Eine Regel im »Manager für Regeln zur bedingten Formatierung« löschen
Mehrere bedingte Formate in einem Schritt löschen
Tipps und Tricks
Kennzahlen gleichzeitig mit mehreren bedingten Formaten auswerten
Kalenderdaten mit einer bedingten Formatierung hervorheben
Eine Regel als Filter einsetzen
10Einfache Funktionen meistern: Von SUMME bis SUMMEWENNS
Was zu einer Funktion gehört und wie Sie diese eingeben
Der Aufbau einer Funktion
Das Spektrum der Funktionen
Drei Wege zum Eingeben einer Funktion
Beim Eingeben der Argumente verschiedene Arten von Zellbezügen nutzen
Fehlerfrei: Zellbezüge durch Zeigen mit der Maus eingeben
Eine eingegebene Funktion nachträglich ändern
Summen sowie Höchst-, Tiefst- und Mittelwerte über mehrere Bereiche
Eine Summe über zwei Bereiche berechnen
Größte und kleinste Werte sowie die Mittelwerte aus mehr als einem Bereich ermitteln
Wenn die Funktion ANZAHL an Grenzen stößt: ZÄHLENWENN verwenden
Das leistet ZÄHLENWENN
Ein Praxisbeispiel: Zählen von Wohneinheiten nach Vermietung, Belegung und Kategorie
Das Suchkriterium flexibler machen
Addieren von Werten mit einer Bedingung: SUMMEWENN einsetzen
Gesamtwerte nach einem Kriterium berechnen
Zählen, Summieren und Mittelwerte mit mehr als einer Bedingung
Die Anzahl bei zwei Kriterien berechnen
Addieren mit mehreren Kriterien: SUMMEWENNS
Durchschnittsberechnungen mit Einschränkungen
Zellen ohne Inhalt aufspüren: ANZAHLLEEREZELLEN nutzen
Zusammenfassung
11Für viele Fälle gerüstet: Logik-, Ist-, Datums-, Runden- und Textfunktionen
Daten prüfen und Berechnungen steuern mit WENN, ODER sowie UND
Mit WENN die Berechnungen in eine bestimmte Richtung leiten oder Statusanzeigen erzeugen
Differenzierte Hinweise mit verschachteltem WENN
Werte außerhalb der Grenzwerte kommentieren: WENN mit ODER kombinieren
Zwei Kriterien gleichzeitig: Grenzwert und Zeitraum berücksichtigen mit WENN sowie UND
Daten ausschließen mit WENN und NICHT
Abfragen mit IST-Funktionen flexibel formulieren
Mit ISTZAHL numerische Werte finden
Formelfehler mit WENNFEHLER abfangen
Eingaben auf Vollständigkeit prüfen mit ANZAHLLEEREZELLEN
Per Fehlermeldung die Projekttage finden: ISTNV
Formelzellen optisch hervorheben
Termine berechnen und Projektarbeit planen mit Datumsfunktionen
Häufig gebrauchte Datums- und Zeitfunktionen
Auslieferungstermine ermitteln mit WOCHENTAG
Tatsächliche Lieferzeiten berechnen mit TAGE
Lieferwoche mit ISOKALENDERWOCHE ermitteln
Flexibel: Auswertung zu einem bestimmten Monat
Eine Dauer in Jahren berechnen
Termine für Wartung oder Vertragserneuerung berechnen mit EDATUM
Das Quartal für ein beliebiges Datum ermitteln
Termine und Dauer in Projekten berechnen
Mit Uhrzeiten rechnen, aber ohne Fehler
Die tägliche und die Wochenarbeitszeit berechnen
Uhrzeiten in anderen Berechnungen verwenden
Runden ja, aber korrekt und mit der passenden Funktion
Zielgenau auf- und abrunden statt irritierender optischer Täuschung
Im Vergleich: RUNDEN, AUFRUNDEN, ABRUNDEN
Flexibel mit OBERGRENZE und UNTERGRENZE
Ein Weg mit Stolpersteinen: Zeiten in Excel runden
Daten perfekt aufbereiten mit Textfunktionen
Überflüssige Steuer- und Leerzeichen entfernen
Teilstücke auslesen – von vorn, von hinten und mittendrin
Texte aufbereiten und zusammenfügen
Als Text importierte Datumsangaben ins richtige Format bringen
Daten mit Texten verketten und in Form bringen
Formate beim Einsatz der Funktion TEXT
Perfekt für Dokumentationszwecke: FORMELTEXT
Neue Funktionen, die nur in Excel 2016 für Office 365 verfügbar sind
Mehr als zwei Bedingungen auswerten mit WENNS
Texte zeitsparend in einer Zelle zusammenfassen
Größte und kleinste Werte ermitteln, aber mit Bedingungen: MAXWENNS und MINWENNS
12Komplexe Aufgaben lösen mit Verweisfunktionen und Matrixformeln
Daten mit SVERWEIS und VERWEIS auslesen
Den Rabattsatz zu einer Bestellmenge ermitteln
Kundendaten mit SVERWEIS ermitteln
Die Funktion VERWEIS als Alternative zu SVERWEIS
Besonders flexibel: Die Funktionen INDEX und VERGLEICH kombinieren
Mit VERGLEICH die Position eines Wertes finden
Eine Umsatzzahl aus einem Datenbereich mit INDEX herauslesen
Mit dem »Dreamteam« INDEX und VERGLEICH auf Datensuche
Mit der Funktion WAHL die Quartalszugehörigkeit eines Datums bestimmen
Datensuche und flexible Berechnungen mit BEREICH.VERSCHIEBEN
Direkt zum Ziel mit der Funktion INDIREKT
Matrixformeln anwenden – der Einstieg
Matrixformeln – Grundlagen
Matrixformeln mit Bedingungen
Arbeitstechniken beim Erstellen einer Matrixformel – eine Übersicht
Beispiele für Matrixformeln
13Daten einfacher berechnen und verwalten: Namen und intelligente Tabellen verwenden
Schluss mit kryptischen Zelladressen: Mit Namen den Durchblick behalten
Besser als $K$254: Den Zellen einen Namen geben und wissen, worum es geht
Wichtig: Konventionen bei der Namensvergabe
Alles unter Kontrolle mit dem Namens-Manager oder Strg+F3
Nicht lange suchen: Mit Namen sofort zur gewünschten Information gelangen
Stammdaten hinterlegen und sofort wiederfinden
Einer für alle: Feste Werte mit der korrekten Bezeichnung abrufen
Wenn alle gleich sind: Zahlen aus Zellbereichen in Berechnungen verwenden
Sehr praktisch: Ganze Formeln in einem einzigen Namen verstecken
Formeln dynamisch machen: Profitechnik für Namen
Keiner wird vergessen: Alle Namen anzeigen lassen und ausdrucken
Geht auch nachträglich: Unverständliche Zelladressen in Namen verwandeln
Umfangreiche Datenlisten mit »intelligenten« Tabellen optimieren
Die Vorteile »intelligenter« Tabellen
Mit drei Mausklicks zur »intelligenten« Tabelle
Ohne zu rechnen: Die Ergebniszeile einblenden
Die Möglichkeiten der Ergebniszeile nutzen
Die Funktionen der Ergebniszeile unter der Lupe
Mühelos und automatisch: Eine »intelligente« Tabelle erweitern
Geht viel einfacher: Tabellenbereiche markieren
Stets im Blick: Spaltenüberschriften ohne Fixierung ablesen
Besser als A1+B2: Berechnungen mit »intelligenten« Tabellen durchführen
Besonders komfortabel: Tabellen mit Datenschnitten filtern
Sauber: Duplikate aus »intelligenten« Tabellen entfernen
»Intelligente« Tabellen als Basis für Pivot-Tabellen
Eine Tabelle in einen Bereich zurückverwandeln
14Daten gezielt auswählen: Die vielfältigen Möglichkeiten zum Filtern nutzen
Mehr Überblick durch geschicktes Filtern der Daten
Rationell arbeiten mit automatischen Filtern
Für jede Zielsetzung wirkungsvolle Filter anlegen
Einen aktiven Filter aufheben
Im Arbeitsblatt alle Filter löschen
Alle Daten zeigen: Filter aufheben und entfernen
Nur bestimmte Spalten mit Filtern belegen
Mit geringem Aufwand zum Detail: AutoFilter nutzen
Der benutzerdefinierte AutoFilter
Datumsangaben gekonnt filtern
Mit Stellvertreterzeichen nach Textteilen filtern
Zellen nach ihrer Farbe filtern
Daten berechnen und als Filterkriterium verwenden
Wenn die Ansprüche höher sind: Mit Spezialfiltern arbeiten
Die Arbeitsumgebung für die Spezialfilter gestalten
Optimale Datenauswahl durch geschicktes Definieren der Kriterien
Daten mittels Spezialfilter gekonnt extrahieren
Zwei wichtige Funktionen beim Filtern: TEILERGEBNIS und AGGREGAT
15Das Wichtigste zuerst: Daten sortieren
Mit wenigen Klicks die Daten sortieren
Arbeitserleichterung durch richtige Reihenfolge der Daten
Mit mehreren Kriterien eine neue Sortierung herstellen
Zahlen oder Text in einer Spalte sortieren
Verbundene Zahlen und Texte sortieren
Individuelle Reihenfolge durch benutzerdefinierte Sortierung
Eine benutzerdefinierte Liste erstellen
Daten in einer Tabelle mit Gliederung sortieren
Die Spaltenanordnung durch Sortieren in eine neue Reihenfolge bringen
Mit Farbunterstützung die Reihenfolge ändern
Eine Sortierfolge nach Symbolen vornehmen
16Von der Zahl zum Diagramm
In wenigen Schritten zum fertigen Diagramm
Die Schnellanalyse zur Diagrammerstellung nutzen
Per Tastendruck ein Standarddiagramm im Arbeitsblatt erstellen
Per Tastendruck ein Diagrammblatt erstellen
Ein empfohlenes Diagramm nutzen
Ein Diagramm aus einer Diagrammvorlage erstellen
Den zuletzt verwendeten Diagrammtyp erneut anwenden
Den Standarddiagrammtyp festlegen
Die Werkzeuge für die Diagrammbearbeitung richtig einsetzen
Die kontextbezogene Registerkarte»Diagrammtools« nutzen
Den Aufgabenbereich zum Formatieren von Diagrammelementen nutzen
Das Kontextmenü für die Diagrammelemente nutzen
Ausgesuchte Diagrammelemente bearbeiten
Die Achsenoptionen der Größenachse festlegen
Das Zahlenformat für die Größenachse einrichten
Den Diagrammtitel dynamisch aus einer Zelle im Arbeitsblatt übernehmen
Den Abstand der Säulen und die Säulenbreite festlegen
Die Rubrikenachse einrichten
Die Datenbeschriftung anzeigen lassen
Ein Liniendiagramm mit Markierungen versehen
Die Sekundärachse in einem Füllstanddiagramm anzeigen
Mit einer Trendlinie Zukunftswerte ermitteln
Den Datenbereich für das Diagramm variabel auswählen
Der Einsatz des Datenfilters
Diagrammdaten mit der Filteroption auswählen
Den Datenbereich als Tabelle formatieren
Den Datenschnitt als interaktives Auswahlwerkzeug nutzen
Farbige Markierungsrahmen für die Auswahl des Datenbereichs anwenden
Mit Formeln dynamisch den Datenbereich für das Diagramm ermitteln
Diagrammvorlagen erstellen, verwalten und nutzen
Eine Diagrammvorlage erstellen
Eine Diagrammvorlage anwenden
Diagrammvorlagen verwalten
Das fertige Diagramm drucken
Sechs neue Diagrammtypen: Eine Übersicht
Das Treemap-Diagramm
Das Sunburst-Diagramm
Das Paretodiagramm
Das Kastendiagramm (Whisker-Boxplot)
Das Wasserfalldiagramm
Das Trichterdiagramm
17Sparklines: Kleine Diagramme ganz groß
Sparklines – der Einstieg
Die Schnellanalyse für die Erstellung von Sparklines verwenden
Eine Sparkline manuell erstellen
Sparklinefarbe auswählen
Wichtige Punkte in der Sparkline anzeigen
Eine Sparkline löschen
Unterschiedliche Sparklinetypen verwenden
Der Sparklinetyp »Linie«
Der Sparklinetyp »Säule«
Der Sparklinetyp »Gewinn/Verlust«
Den Sparklinetyp ändern
Die Achsen der Sparkline einrichten
Die horizontale Achse der Sparkline anzeigen lassen
Die Optionen für die vertikale Größenachse einrichten
Die einheitliche Optik mehrerer Sparklines sicherstellen
Mehrere Sparklines gruppieren
Die Gruppierung einer Sparklinegruppe aufheben
18Daten komfortabel und fehlerfrei erfassen: Formulare mit Steuerelementen
Kalkulationsmodelle und andere Tabellen interaktiv steuern
Die Grundausstattung: Formularsteuerelemente
Für Individualisten: ActiveX-Steuerelemente
Praxisbeispiele für den Einsatz der Formularsteuerelemente
Fehlerfrei: Zulässige Jahreswerte per Drehfeld auswählen
Einfach per Klick: Bedingte Formatierung mit Kontrollkästchen steuern
Einzelwerte mit einem Listenfeld auswählen
Mehrere Elemente gleichzeitig auswählen
Mit einer Bildlaufleiste einen Schwellenwert innerhalb vorgegebener Grenzen steuern
Wenn nur ein Eintrag passt: Das Kombinationsfeld nutzen
Nur eine geht: Mit Optionsfeldern eindeutige Festlegungen treffen
Besonders benutzerfreundlich: Makros per Mausklick ausführen lassen
ActiveX-Steuerelemente verwenden
Unbeabsichtigte Änderungen vermeiden: Formulare schützen
Formulare verständlicher machen mit Kommentaren
Wissen, worum es geht: Einen Kommentar einfügen
An die Gegebenheiten anpassen: Kommentare nachträglich ändern
Unterschiede hervorheben: Kommentare formatieren
Anzeigeoptionen für Kommentare
19Nie mehr falsche Werte: Daten bereits bei der Eingabe überprüfen
Wirklich immer korrekt: Excel die Dateneingabe überprüfen lassen
Zur richtigen Zeit: Datumseingaben beschränken
Wochenenden vermeiden: Datenüberprüfung mit Formeln
Standortauswahl per Dropdownliste
Sortierte Mitarbeiterliste ebenfalls per Dropdown
Mehr Flexibilität: Wie die Datenüberprüfung dynamisch wird
Benutzerkomfort inklusive: Eingabe- und Fehlermeldungen konfigurieren
Wissen, was erlaubt ist: Eine Eingabemeldung festlegen
Wissen, was unerwünscht ist: Mit Fehlermeldungen zur Korrektur auffordern
Kriterien und Voraussetzungen der Datenüberprüfung
Die Kriterien der Datenüberprüfung
Falsche Eingabe trotz Prüfung? Die Voraussetzungen für die Datenüberprüfung
Gültigkeitsregeln finden, ändern und löschen
Hier geht’s lang: Zellen mit Gültigkeitsregeln finden
Alles ist im Wandel: Gültigkeitsregeln ändern
Ausgedient: Gültigkeitsregeln löschen
20Hände weg: Wie Sie Ihre Daten schützen
Unzureichend – Schutz im Dateisystem
Was Excel mitbringt – die Grundlagen
Arbeitsmappen schützen – der gesteuerte Zugriff
Im Unternehmen – die Windows-Rechteverwaltung und Bereichsberechtigungen
Was sonst noch möglich ist
Schlussbemerkungen
21Datenbankfunktionen – übersichtlich und nachvollziehbar im Ergebnis
Den Datenimport mit Assistenten meistern
Textdaten importieren und aktuell halten
Die Daten aktualisieren oder ändern
Leistungsstark und einfach zu handhaben: Die Datenbankfunktionen
Die Funktion DBSUMME und ihre Argumente
Die Funktion im Praxisbeispiel
Eine wichtige Grundlage: Suchkriterien verstehen
Suchen und auswerten mit verknüpften Kriterien
Den Kriterienbereich dynamisch machen
22Eine schnelle und übersichtliche Datenkonsolidierung mit Teilergebnissen
Die Assistenten für Teilergebnisse und Datenkonsolidierung nutzen
Zwischensummen mit dem Assistenten für Teilergebnisse ermitteln
Die Daten organisieren
Ansprechende Datenübersicht durch eine optimale Gliederung
Informative Berichte durch Kombinieren von Teilergebnissen
Die Anschaulichkeit verbessern mit vorbereiteten Formaten
Die Aussagekraft der Teilergebnisse mit einem Diagramm verstärken
Daten aus mehreren Arbeitsblättern durch Konsolidieren zusammenfassen
Gebündelte Informationen aus unterschiedlichen Tabellen zusammenstellen
Mit Gliederungssymbolen die Übersichtlichkeit verbessern
23Von der Datenliste zur PivotTable – der Einstieg
Der Bericht für den Chef: im Handumdrehen erstellt
Beste Ergebnisse: Die Daten organisieren
Vertriebsdaten analysieren: Der schnelle Weg zur PivotTable
Praxisbeispiel: Mit Teilergebnissen arbeiten
Über das Berichtslayout die Lesbarkeit der Daten optimieren
So viele Daten, so viele Informationen: Tipps für übersichtliche Gestaltung
Wirkungsvolle und informative Datendarstellung
Das Berichtslayout automatisch oder manuell aktualisieren
Gut zu wissen: Was beim Verschieben von Feldern in den vier Berichtsbereichen passiert
Praxisbeispiel: Mitarbeiteranzahl je Abteilung ermitteln
Felder hinzufügen, entfernen oder neu anordnen
24Mit großen Datenmengen gekonnt umgehen – PivotTables
Datenanalyse: Werte zusammenfassen und differenziert anzeigen
Die Mitarbeiterentwicklung in den Tätigkeitsfeldern aufzeigen
Filter und Optionen: Der Blick aufs Detail
Tabellenoptionen erleichtern die Darstellung
Der richtige Filter: Der Weg zum Informationsdetail
Komplexe Filter mit dem Suchfeld aufbauen
Weitere Filtermöglichkeiten
Mit Farben die Lesbarkeit verbessern
Praxisbeispiel: Die fünf Tätigkeitsfelder mit den meisten Mitarbeitern
Elemente ohne Daten im PivotTable-Bericht anzeigen
PivotTable-Empfehlung mit Vorschau auf das mögliche Ergebnis
Der Einfluss der Basisdaten auf die Vorschau
Mehr Informationsgehalt mit berechneten Feldern und Elementen
Ein Berechnungsfeld in einer PivotTable erstellen
Berechnete Elemente
Ergebnisse einer PivotTable mit der Funktion PIVOTDATENZUORDNEN verwenden
Eine PivotTable verschieben
Einen PivotTable-Bericht oder ein PivotChart löschen
25Pivot-Auswertungen präsentieren: PivotChart, Datenschnitt und Zeitachse
Pivot-Auswertungen mit interaktiven Diagrammen ergänzen
Nutzen: Warum werden PivotCharts gebraucht?
Nur wenige Mausklicks: Die Wege zum Anlegen von PivotCharts
Komplett interaktiv: Steuerelemente in einem PivotChart nutzen und anpassen
Blick aufs Wesentliche: Pivot-Auswertungen komfortabel filtern per Datenschnitt
Datenschnitte zum Filtern einbauen
Das Aussehen der Datenschnitte anpassen
Mit Datenschnitten die Datenauswahl bestimmen
Vernetzt: Datenschnitt mit verschiedenen PivotTables verbinden
Zeit ist Geld: Auszug aus einer Pivot-Auswertung per Zeitachse erstellen
Schnell erledigt: Eine Zeitachse einbauen
Eine Zeitachse anpassen
Mit Zeitachsen eine Pivot-Auswertung steuern
26Daten importieren und aufbereiten: Mit modernem Werkzeug schneller zum Ziel
Einstieg in Power Query
CSV-Dateien fehlerfrei importieren und aufbereiten
Die CSV-Datei in den Abfrage-Editor laden
Die Vorzüge des Abfrage-Editors kennenlernen
Den Datentyp einzelner Spalten ändern
Die fertige Abfrage ins Arbeitsblatt laden
Die Tabelle um eigene Berechnungen ergänzen
Mit Zahlenformaten für den Feinschliff sorgen
Fazit: Der Import mit Power Query spart Zeit und vermeidet Fehler
Listen abgleichen ganz ohne Formeln
Eine Offene-Posten-Liste aufbauen
Die Listen in »intelligente« Tabellen verwandeln
Teilzahlungen nach Rechnungsnummern zusammenfassen
Die Offene-Posten-Liste erstellen
Fazit
Tabellen von Internetseiten importieren und in eigenen Analysen nutzen
Eine Tabelle von einer Internetseite importieren
Eine Tabelle aus dem Internet zur Weiterverarbeitung zwischenspeichern
Die Zulassungen je 1000 Einwohner berechnen
Die Lesbarkeit der Ergebnistabelle optimieren
Fremdwährungsbestände tagesaktuell in Euro bewerten
Fazit
Duplikate finden und löschen, auch über mehrere Tabellen hinweg
Listen aus verschiedenen Quellen importieren
Die Abfragen für die Konsolidierung vorbereiten
Mehrere Listen zu einer einzigen zusammenfassen
Die Duplikate aus der Liste entfernen
Die fertige Liste in ein Arbeitsblatt laden
Fazit
27Mehr Informationsgehalt für Pivot: Mit dem Datenmodell mehrere Tabellen nutzen
Die Unterschiede von Pivot-Tabellen mit und ohne Datenmodell
So bauen Sie ein Datenmodell auf
Genial: Ein Häkchen erspart Ihnen den SVERWEIS
Vorsicht, wenn die Beziehungen fehlen
Bestehende Pivot-Tabellen um zusätzliche Tabellen ergänzen
Die Beziehungen zwischen den Tabellen erstellen
Das Datenmodell erweitern durch externe Daten
Daten und Pivot-Tabelle per Mausklick auf den aktuellen Stand bringen
Diese neuen Analysen ermöglicht nur das Datenmodell
Mit »Diskrete Anzahl« Duplikate ignorieren
Vereinfachte Datennavigation mit Schnelleinblick
Das Datenmodell mit eigenen Berechnungen ergänzen
Zwischenfazit zum Datenmodell
Erweiterte Modellierungsmöglichkeiten dank Power Pivot
Das Add-In »Power Pivot« aktivieren
Ein bestehendes Datenmodell mit Power Pivot bearbeiten
Zusammenfassung
283D-Landkarten: Daten mit geografischem Bezug analysieren und präsentieren
Die Datenbasis für eine 3D-Karte vorbereiten
So gelingt die geografische Zuordnung
Eine Liste mit weltweiten Bestellungen auf einem Globus darstellen
Die Liste in eine »intelligente« Tabelle umwandeln
Eine 3D-Karte erstellen
Die strategisch wichtigen Informationen finden
Drei Wege, um die animierten 3D-Karten zu präsentieren
3D-Karte in Excel vorführen
Das Video im MP4-Format abspeichern
Das Video mit der 3D-Karte in PowerPoint präsentieren
Wichtige technische Voraussetzungen und Datenschutzhinweise
Zusammenfassung zu 3D-Karten
29Szenarien im Griff: Was-wäre-wenn-Analysen und Prognosen
Mancher Azubi muss sie noch kennen – die Handelskalkulation
Werte finden mit der Zielwertsuche
Aufwand reduzieren mit Datentabellen
Datentabellen mit einer Variablen
Datentabellen mit zwei Variablen
Szenarien anlegen und auswerten
Prognoseblätter
Trendprognosen
Prognoseblätter für die Regression
30Der Arbeitsplatz ist überall: Excel im Netz und in der Cloud
Freigegebene Arbeitsmappen im Netzwerk
Excel-Inhalte per E-Mail versenden
Arbeitsmappen freigeben – der aktuelle Stand
Office 365 und SharePoint
Arbeitsmappen auf einem Dokumentverwaltungsserver
Excel Online
Online-Umfragen mit Excel erstellen und auswerten
Arbeitsmappen und Excel Services
Listen auf SharePoint-Seiten
31Möglichkeiten ohne Grenzen: Mit Add-Ins die Funktionalität erweitern
Notwendige Handgriffe vorab
Einstellungen im Trust Center
Laden und Entladen von Excel-Add-Ins
COM-Add-Ins
Verfügbare Excel-Add-Ins
Operations Research und der Solver
Ein einführendes Beispiel
Etwas Mathematik der späten Schulzeit
Gewinnmaximierung bei beschränkten Ressourcen
Die Solver-Berichte
Solver-Optionen
Das COM-Add-In Inquire
Add-Ins (Web Add-Ins)
32Routinearbeiten automatisieren – Makros aufzeichnen und nutzen
Wozu Makros gebraucht werden
Wie Makros entstehen
Wie Makros getestet und wiederverwendet werden
Wie Makros angepasst werden
Makros und das Thema Sicherheit
Vertrauenswürdige Herausgeber
Vertrauenswürdige Speicherorte
Vertrauenswürdige Dokumente
Vertrauenswürdige App-Kataloge
Sicherheitsstufen für Makros
Makros und die Schnellzugriffsleiste
Ein Blick hinter die Kulissen
Von der Klasse zum Objekt: Eigenschaften, Methoden, Ereignisse
Details der Visual-Basic-Benutzeroberfläche
Variablen deklarieren
Benutzerdefinierte Funktionen erstellen und verwenden
Benutzerdefinierte Formulare einsetzen
Steuerelemente auf Arbeitsblättern nutzen
Auch das ist wichtig: Eine Fehlerbehandlung
Add-Ins: Automatisierung für mehrere Mappen
Das Menüband anpassen: XML wird gebraucht
Was mit Modifizierungen von Menü- und Symbolleisten der Versionen bis 2003 passiert
XML-Grundlagen der Gestaltung des Menübands
Ein XML-Editor wird benötigt
Callback-Prozeduren
VBA-Projekte signieren
Index
Vorwort
In diesem Kapitel:
Die Autoren
Danksagung
Übungsdateien
Wie ist dieses Buch aufgebaut?
So finden Sie, was Sie suchen
Mit der Version 2016 hat sich Microsoft Excel abermals weiterentwickelt. Neue Diagrammtypen, die stärkere Integration der BI-Tools in die Excel-Oberfläche, oder auch Verbesserungen beim Einsatz von Pivot-Tabellen machen die Datenauswertung noch komfortabler und schneller.
Dieses Handbuch zeigt Ihnen anhand konkreter Praxisbeispiele, wie Sie diese neuen Möglichkeiten produktiv nutzen. Natürlich ist es stets auch ein Nachschlagewerk dazu, wie Sie Excel für Ihre Aufgaben einsetzen.
Die in diesem Handbuch gezeigten Beispiele basieren auf der jahrelangen Erfahrung der Autoren als Trainer, Berater und in operativer Verantwortung. Nutzen Sie das Know-how aus den Praxislösungen, um Excel künftig noch erfolgreicher einsetzen zu können. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren und Anwenden.
Die Autoren
Frank Arendt-Theilen aus Hameln ist Trainer und Programmierer. Er arbeitet seit der ersten Version mit Excel. Sein umfangreiches Wissen gibt er in verschiedenen Foren weiter. Aufgrund seiner mehr als 10.000 Newsgroup-Beiträge wurde er von Microsoft als »Most Valuable Professional« (MVP) ausgezeichnet. Als Autor für Microsoft Press hat er bereits an mehreren Excel-Büchern mitgewirkt. Seine VBA-Kenntnisse machen ihn zu einem gefragten Programmierer, wenn es ums Erstellen komfortabler Excel-Lösungen geht. Seine Website: www.at-exceltraining.de.
Dietmar Gieringer aus Stuttgart ist Dipl.-Betriebswirt (BA) und Microsoft Certified Trainer. In seinen Workshops und Vorträgen begeistert er durch fundiertes Fachwissen und seine verständliche Art. Er zeigt Firmen, wie sie mit Excel und den Business Intelligence-Werkzeugen schnell und sicher auf relevante Daten zugreifen können. Seine Spezialität ist das Aufbereiten und Visualisieren betriebswirtschaftlicher Kennzahlen, was er im »Excel-Ideenbuch« eindrucksvoll gezeigt hat. Sie erreichen ihn über seine Homepage www.office-performance.de.
Hildegard Hügemann aus Rödermark ist Diplom-Informatikerin. Seit 20 Jahren steht sie Fachanwendern und IT-Führungskräften als Coach für den effektiven Einsatz von Excel und Access zur Seite. Sie ist Co-Autorin des Buches »Keine Angst vor Excel« und schreibt regelmäßig für Fachzeitschriften. Die zahlreichen Excel-Beiträge in ihrem Blog www.huege-mann-informatik.de/blog erfreuen sich in der Internetgemeinde großer Beliebtheit.
Dominik Petri aus Stadtallendorf ist Dipl.-Betriebswirt und Chartered Financial Analyst CFA® mit 20-jähriger Berufserfahrung in Großbanken. Als VBA-Programmierer entwickelt er Analysetools für Excel. Er unterstützt Firmen beim Einsatz der neuen Werkzeuge für Business Intelligence und ist Gründer der von Microsoft geförderten Power BI User Group Frankfurt. In seinen Seminaren begeistert er die Teilnehmer durch seine verständliche, praxisnahe und lebendige Art. Seinen Blog finden Sie unter www.petri-software.de.
Dr. Eckehard Pfeifer aus Dresden ist habilitierter Mathematiker und »Microsoft Certified Application Developer .NET«. Der freiberufliche Berater, Entwickler und Trainer gilt bundesweit als exzellenter Spezialist für Programmierungen im Office-Umfeld. Er verfügt über umfangreiche Projekterfahrungen und setzt dabei auch auf die XML-Integration. Er hat an zahlreichen Microsoft Press-Büchern mitgewirkt wie etwa »Microsoft Excel: Formeln & Funktionen – Das Maxibuch«.
Dieter Schiecke aus Berlin ist seit 1992 als Trainer und Berater für Microsoft-Produkte tätig. 1997 hob er gemeinsam mit anderen Autoren bei Microsoft Press die Excel-Handbuchreihe aus der Taufe und hat bisher an 20 Büchern zu Excel und PowerPoint mitgewirkt. Hinzu kommen Hunderte von Artikeln für Fachzeitschriften und Onlinemagazine. Er ist Chefredakteur von »PowerPoint aktuell«. Sein Wissen gibt er auch als Blogger auf www.office2010-blog.de weiter.
Helmut Schuster aus München ist ein erfahrener Betriebswirt und Controller sowie versierter Trainer mit Coaching-Kompetenz. In seinen Projekten verzahnt er Betriebswirtschaft und Excel und entwickelt Tools zum Optimieren der Datenanalyse. Seine Erfahrung bei der Unternehmenssteuerung mithilfe der Office-Produkte überträgt er auch auf die Gestaltung der Kommunikations- und Veränderungsprozesse in Firmen.
Alle Autoren zusammen können Sie live auf den jährlich stattfindenden Kompetenztagen in Fulda erleben, dem europaweit größten Trainingsevent zu Excel.
Danksagung
Ein Dankeschön geht an Susanne Walter, die uns bei der optischen Gestaltung der Beispieldateien unterstützt hat.
Als Lektorinnen standen uns Ariane Hesse und Sandra Bollenbacher mit großer Geduld zur Seite. Sie haben uns immer wieder motiviert und tatkräftig unterstützt. Danke!
Vielen Dank auch an unsere Kunden, durch deren vielfältige Aufgabenstellungen wir auf erstklassige Praxisbeispiele zurückgreifen konnten.
Nicht zuletzt möchten wir unseren Familien danken, die die Belastungen während der Arbeiten an diesem Buch mit uns teilten.
Ein besonderer Dank gilt Ihnen, liebe Leser, für das entgegengebrachte Vertrauen. Wir wünschen Ihnen eine interessante Lektüre und viel Erfolg beim Umsetzen.
Wie ist dieses Buch aufgebaut?
Das Buch ist in acht Teile mit 32 Kapiteln unterteilt. Hervorhebungen im Layout machen Sie auf Tipps, Hinweise und Beispieldateien aufmerksam:
Achtung
Damit wird auf Umstände und Auswirkungen hingewiesen, die besondere Beachtung verdienen und möglicherweise zu Problemen führen könnten.
Hinweis
Hier erhalten Sie Zusatzinformationen zum gerade beschriebenen Thema.
Tipp
Tipps helfen Ihnen, Zeit zu sparen, und erleichtern den Umgang mit Excel. An einigen Stellen finden Sie auch Insidertipps, die Sie deutlich produktiver machen.
Wichtig
Hier stehen Fakten, die Sie unbedingt wissen sollten.
Online
In diesen Hinweisen erfahren Sie, wo Sie die gezeigten Beispiele finden.
So finden Sie, was Sie suchen
Sie müssen dieses Handbuch nicht von vorn nach hinten durchlesen. Vielmehr können Sie direkt zu den Stellen springen, die für Sie relevant sind.
Verwenden Sie zur Orientierung das Inhaltsverzeichnis.
Nutzen Sie das ausführliche Stichwortverzeichnis am Ende des Buches, um herauszufinden, auf welchen Seiten die Informationen zu einem Begriff oder Befehl stehen.
Zum Vertrautmachen mit der Oberfläche von Excel 2016 empfiehlt sich Kapitel 1, in dem alle wichtigen Elemente wie Menüband, Registerkarten et cetera erklärt sind.
Schreiben Sie uns, was Ihnen gefällt oder welches Thema umfangreicher behandelt werden soll. Besuchen Sie uns auf www.office-kompetenz.de. Hier finden Sie Tipps und informative Videos. Mit Ihren Kommentaren können Sie Impulse für neue Beiträge geben und sich mit anderen austauschen. Wir freuen uns auf Sie.
Übungsdateien
Anhand zahlreicher Übungsdateien können Sie den Aufbau der einzelnen Beispiele selbst nachvollziehen. Natürlich gibt es zu jedem Kapitel auch Lösungsdateien. Sämtliche Beispieldateien stehen Ihnen zum Download unter www.oreilly.de/excel2016 zur Verfügung.
Was ist neu in Excel 2016?
In diesem Kapitel:
Sechs neue Diagrammtypen
Abrufen und Transformieren (Power Query)
3D-Karten (Power Map) erstellen
Verbesserungen im PivotTable
Arbeitsmappe in Power BI veröffentlichen und freigeben
Datenschnitt mit Mehrfachauswahl nutzen
»Was möchten Sie tun?«
Leichtes Erstellen von Freihandformeln
Excel 2016 hat neben vielen kleinen auch bedeutende Verbesserungen und neue Features erhalten. Neben sechs neuen Diagrammtypen wurde die Integration der Werkzeuge für Business Intelligence erheblich verbessert. Das betrifft die ehemaligen Add-Ins Power Query und Power Map, aber auch die Möglichkeit, für jeden Anwender dem Datenmodell eigene Measures und Zeitgruppierungen hinzuzufügen. Ihre Arbeitsmappe lässt sich mit Excel 2016 auf einfachem Weg veröffentlichen und für Analysen mit Power BI freigeben.
In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über einige dieser Neuerungen in Excel 2016. Lesen Sie die hierzu ausführlichen Informationen in den jeweiligen Kapiteln dieses Handbuchs.
Sechs neue Diagrammtypen
Mussten Sie in den Vorgängerversionen von Excel 2016 teilweise eine aufwendige und spezielle Datenbasis für das Diagramm organisieren, erstellen Sie jetzt mit wenigen Mausklicks ein Wasserfalldiagramm, Paretodiagramm, Kastendiagramm (Whisker-Boxplot) oder ein Treemap- oder Sunburst-Diagramm. Die neuen Diagrammtypen finden Sie entweder auf der Registerkarte Einfügen/Diagramme (siehe Abbildung 1 [1]) oder über die Auswahl Empfohlene Diagramme/Alle Diagramme [2].
Abbildung 1: Mit den neuen Diagrammtypen visualisieren Sie schnell finanzielle oder hierarchisch strukturierte Informationen oder verdeutlichen statistische Eigenschaften der Daten
Abrufen und Transformieren (Power Query)
Das ehemalige Add-In Power Query ist vollständig in Excel 2016 integriert. Sie finden es unter dem Namen Abfragen und Transformieren auf der Registerkarte Daten (siehe Abbildung 2). Fast jeden Monat erhält dieses Werkzeug durch Updates Verbesserungen.
Abfragen und Transformieren ist das zentrale Werkzeug, um große Datenmengen aus den unterschiedlichsten Quellen abzufragen, zusammenzuführen, aufzubereiten und für eine Auswertung zur Verfügung zu stellen. Hierbei geht dieses Werkzeug konstruktiv vor, d. h., die Rohdaten bleiben vollständig erhalten. Ändern sich die Rohdaten, werden die Änderungen beim Aufbereiten automatisch mit berücksichtigt.
Abbildung 2: Mit dem Werkzeug Abfragen und Transformieren haben Sie Zugriff auf die unterschiedlichsten Datenquellen
3D-Karten (Power Map) erstellen
Ab der Version Excel 2016 steht jedem Anwender das Werkzeug 3D-Karten zur Verfügung. Das Add-In Power Map wurde in Excel vollständig integriert. Damit visualisieren Sie Daten mit geografischem Bezug, fügen Szenen, Touren und Ansichten hinzu oder exportieren eine 3D-Karte als Video. Dieses Visualisierungswerkzeug finden Sie auf der Registerkarte Einfügen/Touren.
Verbesserungen im PivotTable
Anwendern, denen die Verwaltung des Datenmodells mit dem Add-In Power Pivot nicht zur Verfügung steht, können dennoch mit den folgenden Verbesserungen im PivotTable mehr Informationen aus großen Datenmengen gewinnen:
Verwenden Sie im Datenmodell Tabellen, zwischen denen eine Beziehung besteht, erkennt Excel diese Beziehung und erstellt sie Ihnen automatisch.
Führen Sie in der PivotTable-Feldliste einen Rechtsklick auf den Namen einer Tabelle aus (siehe
Abbildung 3
), können Sie eigene Measures mit mächtigen DAX-Formeln erstellen und damit ganz neue Berechnungen im PivotTable-Bericht ausführen lassen.
Abbildung 3: Auch ohne Power Pivot kann jeder Anwender Measures seinem PivotTable-Bericht hinzufügen
Ziehen Sie in der PivotTable-Feldliste ein Datumsfeld zum Beispiel in den Zeilen-Bereich, erstellt Excel automatisch zeitbezogene Felder (Jahr, Quartal, Monat). Sie sind hierarchisch organisiert und können für einen Drilldown im PivotTable genutzt werden. Im Datenschnitt werden die Monatsnamen in der Reihenfolge des Jahres dargestellt.
In großen Datenmodellen finden Sie über die Suche in der PivotTable-Feldliste schnell das gewünschte Feld.
Abbildung 4: Beginnen Sie im Suchenfeld mit der Eingabe, springt die Auswahl direkt zu dem Feld, das mit dem eingegebenen Zeichen beginnt
Ändern Sie in Ihrer Arbeitsmappe den Namen einer Tabelle oder Spalte, auf die sich der PivotTable-Bericht bezieht, aktualisiert Excel automatisch alle zugehörigen Tabellen und Berechnungen, einschließlich aller DAX-Formeln. Der PivotTable-Bericht bleibt dabei in seinem Aufbau erhalten.
Arbeitsmappe in Power BI veröffentlichen und freigeben
Befinden sich in Ihrer Arbeitsmappe Datenmodelle, können Sie diese für die Erstellung eines interaktiven Berichts oder ein Dashboard in Power BI veröffentlichen und für einen Kunden freigeben. Wechseln Sie in die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichen. Haben Sie sich beim Power BI-Dienst angemeldet, können Sie auch Excel Online nutzen und formatierte Excel-Arbeitsblätter anzeigen lassen.
Abbildung 5: Nach dem Veröffentlichen Ihrer Arbeitsmappe steht Ihnen der Cloud-basierte Power BIDienst zur Verfügung
Datenschnitt mit Mehrfachauswahl nutzen
Schalten Sie auf einem Gerät mit Touchscreen die Mehrfachauswahl an (siehe Abbildung 6), können Sie auf einfache Weise mehrere Elemente im Datenschnitt auswählen. Dies war in den Vorgängerversionen von Excel 2016 so nicht möglich.
Abbildung 6: Wählen Sie leicht mehrere Elemente im Datenschnitt über die Mehrfachauswahl aus
»Was möchten Sie tun?«
Im Menüband von Excel finden Sie ein Textfeld mit der Beschriftung Was möchten Sie tun?. Geben Sie in dieses Textfeld Wörter oder Ausdrücke ein, bekommen Sie von Excel eine Liste von Features und Aktionen angezeigt. Diese Liste variiert und wird auf der Grundlage der eingegebenen Wörter gebildet. Wählen Sie ein Feature aus oder lassen Sie sich mit der Intelligenten Suche durch die Bing-basierten Webdienste Hilfe zu einem Begriff geben!
Die Intelligente Suche steht Ihnen bei einem Rechtsklick auf ein Wort in der Bearbeitungsleiste zur Verfügung. Excel öffnet den Aufgabenbereich Intelligentes Nachschlagen, mit dem Sie nach weiteren Informationen suchen können.
Abbildung 7: Nach der Eingabe von Wörtern oder Ausdrücken zeigt Ihnen Excel im Textfeld Was möchten Sie tun? eine Liste von Features und Aktionen an
Leichtes Erstellen von Freihandformeln
Bei einem Gerät mit Touchscreen lassen sich komplexe mathematische Formeln leicht per Finger oder mit einem Eingabestift schreiben. Excel konvertiert sie in Text und fügt sie als Objekt im Arbeitsblatt ein. Während der Arbeit können Sie Formelteile markieren, radieren und ändern. Die Freihandformel steht auch für die Eingabe per Maus zur Verfügung.
Die Eingabe einer Freihandformel finden Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Symbol und einem Klick auf den unteren Teil der Schaltfläche Formel. Klicken Sie im Katalog der integrierten Formeln ganz unten auf die Auswahl Freihandgleichung.
Abbildung 8: Die Freihandformel wurde mit einer Maus geschrieben und von Excel in einen Text konvertiert
Kapitel 1
Wo ist was? Die Arbeitsoberfläche kennenlernen
In diesem Kapitel:
Excel starten und beenden
Die Elemente der Arbeitsoberfläche im Überblick
Das Menüband: Die Schaltzentrale für alle wichtigen Befehle
Noch schneller zum passenden Befehl: Die Alternativen zum Menüband
Die Backstage-Ansicht und das Startverhalten von Excel 2016
Warum die Rubrik »Konto« wichtig ist
Wichtig, aber oft übersehen: Elemente der Oberfläche mit Zeitsparpotenzial
Leichte Bedienung per Touchtechnik: Excel mit Fingern oder Stift steuern
Wenn’s klemmt: Die Hilfefunktion kennen und nutzen
Microsoft Excel ist ein leistungsfähiges, weitverbreitetes Programm zum Erfassen und Auswerten umfangreicher Datenbestände. Es eignet sich für komplexe Berechnungen ebenso wie für einfache. Oft wird Excel auch nur zum Verwalten von Informationen genutzt, ohne dass Berechnungen erfolgen. Schlüssel für all diese Möglichkeiten ist das Gitternetz aus Millionen von Zellen. Diese Zellen können Datumsangaben, Zahlen, Texte oder Formeln enthalten. Durch das Vorhandensein von Zeilen und Spalten werden die eingegebenen Daten übersichtlich gruppiert. Sie lassen sich leicht addieren, sortieren, filtern, in Tabellen zusammenfassen oder in informative Diagramme verwandeln.
Egal, ob Sie all diese Möglichkeiten oder nur einige davon erkunden wollen – beginnen Sie mit dem ersten Schritt: Holen Sie Excel 2016 auf Ihren Bildschirm.
Excel starten und beenden
Je nach vorhandenem Betriebssystem läuft das Starten von Excel etwas anders ab. Hier finden Sie eine Anleitung für das aktuelle Betriebssystem Windows 10.
Excel unter Windows 10 aufrufen
Zum Starten von Excel unter Windows 10 stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Über das Windows-Startmenü:
Beginnen Sie direkt auf der Startseite (siehe
Abbildung 1.1
) mit der Eingabe der ersten Buchstaben von
Excel
[1]. Die Suche wird schon während der Eingabe automatisch geöffnet. Klicken Sie dann in der Liste der Suchergebnisse auf die Excel-Anwendung, um sie zu starten [2].
Abbildung 1.1: Über die Windows-Startseite nach der Excel-Anwendung suchen
Über den Start-Button von Windows:
Wählen Sie
Start
/
Alle Apps
und scrollen Sie dann zum Eintrag
Excel 2016
.
Über den Startbildschirm oder die Taskleiste:
Wenn Sie Excel 2016 schneller öffnen möchten, heften Sie es an den Startbildschirm oder an die Taskleiste am unteren Bildschirmrand an. Suchen Sie Excel 2016 über
Start
/
Alle Apps
und wählen Sie dann per Rechtsklick aus dem Kontextmenü
An „Start“ anheften
beziehungsweise
An Taskleiste anheften
aus.
Über eine Desktopverknüpfung:
Eine solche Verknüpfung legen Sie wie folgt an: Suchen Sie Excel 2016 über
Start
/
Alle Apps
und wählen Sie dann über Rechtsklick
Dateipfad öffnen
. Ziehen Sie nun die markierte Excel 2016-Verknüpfung mit der rechten Maustaste nach links in den Bereich unter
Favoriten
auf den Eintrag
Desktop
und wählen Sie im sich öffnenden Kontextmenü
Verknüpfungen hier erstellen
. Alternativ dazu können Sie die Excel-Verknüpfung mit der linken Maustaste bei gleichzeitig gedrückter -Taste auf den Eintrag
Desktop
ziehen.
Abbildung 1.2: Excel 2016 über Start/Alle Apps suchen und das Excel-Symbol über das Kontextmenü an den Startbildschirm oder an die Taskleiste anheften
Per Tastenkombination:
Richten Sie eine Tastenkombination zum Aufrufen von Excel ein, indem Sie – wie in
Abbildung 1.3
gezeigt – mit der rechten Maustaste auf das Symbol der Desktopverknüpfung klicken [1]. Wählen Sie dann
Eigenschaften
[2], klicken Sie anschließend im Eigenschaftendialogfeld auf der Registerkarte
Verknüpfung
in das Eingabefeld
Tastenkombination
und drücken Sie die Taste in Kombination mit , mit der Sie in Zukunft das Programm starten wollen [3].
Abbildung 1.3: Eine Tastenkombination für den Aufruf von Excel einrichten, hier
Durch Öffnen einer Excel-Arbeitsmappe über den Explorer: Doppelklicken Sie auf die betreffende Arbeitsmappe.
Der Excel-Startbildschirm
Nach dem Aufruf von Excel 2016 erscheint der in Abbildung 1.4 gezeigte Startbildschirm. Wählen Sie hier entweder Leere Arbeitsmappe [1] oder eine bestimmte Vorlage [2] oder eine bereits vorhandene Excel-Arbeitsmappe [3].
Abbildung 1.4: Im Startbildschirm von Excel 2016 wählen Sie zunächst Leere Arbeitsmappe, wenn Sie mit einer leeren Standardarbeitsmappe beginnen möchten
Excel beenden
Auch beim Beenden von Excel können Sie auf mehrere Varianten zurückgreifen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Schließen
– das X in der rechten oberen Ecke des Programmfensters.
Drücken Sie die Tastenkombination .
Wählen Sie per Rechtsklick auf das Programmsymbol in der Taskleiste
Fenster schließen
.
Excel schließt bei allen drei Varianten die aktuell geöffnete Arbeitsmappe – gegebenenfalls mit einer Abfrage zum Speichern – und anschließend das Programmfenster selbst.
Hinweis
Über die Befehlsfolge Datei/Schließen im Menüband schließen Sie die aktuelle Arbeitsmappe; Excel selbst bleibt geöffnet.
Die Elemente der Arbeitsoberfläche im Überblick
Wenn Sie beispielsweise eine neue Wohnung beziehen oder sich in ein neues Auto setzen, verschaffen Sie sich vermutlich zunächst einmal einen Überblick, wo was zu finden ist. Beim Umgang mit einer Software ist es ebenso: Zu Beginn machen Sie sich mit der Arbeitsoberfläche und ihren wichtigsten Elementen vertraut.
Kurzorientierung für Umsteiger
Egal, ob Sie mit Tastatur und Maus arbeiten oder auf einem Tablet-PC mit Finger- und Stiftbedienung, der Umgang mit den Elementen der Arbeitsoberfläche von Excel soll in jedem Fall intuitiv und flüssig von der Hand gehen. Daher erhielt die Excel-Oberfläche einen neuen Look. Aber: Fast alle wesentlichen Bedienelemente blieben gegenüber den Vorgängerversionen unverändert. Wer bereits mit Version 2007, 2010 oder 2013 gearbeitet hat, wird den Umstieg auf Excel 2016 mühelos meistern.
Abbildung 1.5: Das Menüband aus den Versionen ab 2007 gibt es auch in Excel 2016, allerdings deutlich blasser
Gewöhnungsbedürftig allerdings ist – wie in Abbildung 1.5 zu sehen – die blasse und kontrastarme Farbgebung der Bedienelemente seit der Version 2013. Das erschwert mitunter die Orientierung. Eine positive Neuerung seit der Version 2013: Das Menüband kann schneller auf- und zugeklappt werden. So lässt sich der Arbeitsbereich von Ballast befreien und optisch vergrößern.
Eine grundlegende Änderung seit Office 2013 ist die Rückkehr der Aufgabenbereiche – vielen sicher noch aus Excel 2002 und 2003 bekannt. Soll beispielsweise die Optik eines Diagramms angepasst werden, erledigen Sie das nun über einen Aufgabenbereich, der – wie in Abbildung 1.6 gezeigt – rechts neben dem markierten Diagramm erscheint.
Abbildung 1.6: Formatierungsarbeiten werden zum Teil über Aufgabenbereiche erledigt
Die wichtigsten Elemente der Excel-Oberfläche
Für alle, die zum ersten Mal mit Excel arbeiten oder die von einer älteren Version wie 2003 auf Excel 2016 umsteigen, hier zuerst eine Übersicht über die wichtigsten Elemente, die Sie beim Umgang mit der Excel-Arbeitsoberfläche kennen sollten.
Sehen Sie in
Abbildung 1.7
zunächst, welche Elemente beim Bedienen des Programmfensters wichtig sind.
Abbildung 1.7
liefert Ihnen den Überblick, welche Elemente beim Arbeiten in einem Arbeitsblatt wichtig sind.
In
Abbildung 1.8
und
Tabelle 1.1
erfahren Sie im Detail, welche Bezeichnung die einzelnen Elemente haben und welche Funktion sie erfüllen.
Abbildung 1.7: Die wichtigsten Elemente beim Umgang mit dem Excel-Programmfenster
Abbildung 1.8: Diese Elemente sind beim Arbeiten in einem Arbeitsblatt wichtig
Nr.
Bezeichnung
Beschreibung
Titelleiste
Sie zeigt den Namen der Anwendung – hier Excel – und den Namen der Arbeitsmappe an.
Menüband mit Registerkarten
Hier finden Sie die häufig gebrauchten Befehle thematisch auf mehrere Registerkarten verteilt.
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Passen Sie diese Leiste individuell an, um oft benötigte Befehle sofort im Zugriff zu haben.
Befehle schneller finden und Hilfe
Fragen Sie etwas über Was möchten Sie tun?, so gelangen Sie über die Suchergebnisse im Handumdrehen zu den Aktionen, die Sie ausführen möchten. Für Hilfeinhalte zu Ihrem Suchbegriff klicken Sie dann auf die Option Hilfe zu "Suchbegriff" erhalten.
Menüband-Anzeigeoptionen
Hierüber können Sie das Menüband komplett ausblenden, nur die Registerkartenbezeichnungen anzeigen oder das Menüband vollständig darstellen.
Fenstersteuerung
Mit diesen Schaltflächen können Sie das Fenster minimieren, maximieren/verkleinern und schließen.
Statusleiste
Sie dient der Anzeige nützlicher Hinweise und kann über das Kontextmenü mit weiteren Funktionen ausgestattet werden.
Ansichtsschaltflächen
Über diese drei Symbole wechseln Sie schnell zwischen den Ansichten Normal, Seitenlayout und Umbruchvorschau.
Zoomregler
Benutzen Sie den Schieberegler, um den Inhalt des Arbeitsblattes in verschiedenen Vergrößerungsstufen darzustellen.
Aktive Zelle
Dies ist die markierte Zelle; sie ist an dem grünen Rahmen zu erkennen. In die aktive Zelle können Sie Ihre Daten eingeben.
Namenfeld
Es hilft bei der Orientierung, da es die Adresse der aktuell markierten Zelle oder den Namen des aktuell markierten Objekts anzeigt.
Eingabefeld in der Bearbeitungsleiste
Hier sehen Sie den Inhalt der aktiven Zelle – beispielsweise Formeln, Zahlen oder Texte –, geben Inhalte ein oder bearbeiten sie.
Symbole in der Bearbeitungsleiste
Fügen Sie mit fx eine Funktion per Assistent ein, bestätigen Sie mit dem Häkchen Ihre Eingabe oder brechen Sie sie mit dem X ab.
Bildlaufleisten
Sie ermöglichen das Blättern in großen Datenbereichen. Mit ihnen können Sie den sichtbaren Teil der Tabelle horizontal und vertikal verschieben.
Blattregisterleiste
Sie listet alle Arbeitsblätter auf, die in der Arbeitsmappe enthalten sind. Hier können Sie zwischen den Arbeitsblättern navigieren sowie ihre Namen und Reihenfolge ändern. Außerdem können Sie über das Plussymbol ein neues Arbeitsblatt einfügen.
Blattname
Jedes Arbeitsblatt ist über einen eindeutigen Blattnamen identifizierbar.
Spaltenkopf
Er zeigt die jeweilige Spaltenbezeichnung, die aus ein oder mehreren Buchstaben besteht.
Zeilenkopf
Er zeigt die jeweilige Zeilennummer.
Alle auswählen
Diese Schaltfläche liegt im Kreuzungspunkt von Zeilen- und Spaltenüberschriften. Sie dient zum schnellen Markieren aller Zellen des aktuellen Arbeitsblattes.
Tabelle 1.1: Die wichtigsten Elemente der Excel-Oberfläche und ihre Funktionen
Das Menüband: Die Schaltzentrale für alle wichtigen Befehle
Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf die häufig gebrauchten Befehle von Excel. Die Befehle sind auf mehrere Registerkarten verteilt. Jede von ihnen enthält Befehle für bestimmte Aufgaben. Hier drei Beispiele: Über die Befehle auf der Registerkarte Start erledigen Sie alle Formatierungsaufgaben. Auf der Registerkarte Einfügen finden Sie die Befehle, mit denen Sie Ihre Tabellen um nützliche Informationen ergänzen – beispielsweise durch ein Diagramm. Über die Befehle auf der Registerkarte Seitenlayout legen Sie fest, wie Ihre Arbeitsblattinhalte beispielsweise beim Ausdrucken aussehen sollen.
Das Menüband unterstützt Ihren Workflow
Wenn Sie ein wenig mit dem Menüband gearbeitet haben, werden Sie feststellen, dass es von links nach rechts entsprechend Ihren Arbeitsabläufen aufgebaut ist. Ein weiterer Vorteil: Auf jeder Registerkarte sehen Sie nur die Befehle, die Sie gerade brauchen. Alles Überflüssige ist ausgeblendet.
Sollten Sie feststellen, dass Sie für die von Ihnen häufig gebrauchten Befehle erst umständlich die Registerkarte wechseln müssen, können Sie das Problem einfach lösen. Denn bei Bedarf können Sie die Elemente des Menübands anpassen und beispielsweise die Reihenfolge der Registerkarten ändern, neue Registerkarten hinzufügen oder die von Ihnen oft benutzten Befehle innerhalb einer Registerkarte umgruppieren.
Hinweis
Alternativ können Sie Ihre »Lieblingsbefehle« auch in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einbauen. Mehr dazu erfahren Sie weiter hinten in diesem Kapitel.
Die acht Standardregisterkarten im Menüband
Wie in Abbildung 1.9 zu sehen, werden im Menüband standardmäßig acht Registerkarten angezeigt: Datei, Start, Einfügen, Seitenlayout, Formeln, Daten, Überprüfen und Ansicht.
Hinweis
Das Aussehen der Symbole und Befehle in den in Abbildung 1.9 gezeigten Registerkarten kann von dem abweichen, was Sie auf Ihrem Bildschirm sehen. Je nach Monitorgröße und Bildschirmauflösung werden die Befehle mit Bild und Beschriftung oder nur mit Bild dargestellt.
Die Bildschirmauflösung gibt die Zahl der Pixel (Bildpunkte) an, die am Monitor in Breite und Höhe angezeigt werden. Bei einer höheren Auflösung erscheinen Objekte am Bildschirm deutlicher, werden aber kleiner dargestellt. Dadurch können mehr Elemente nebeneinander angezeigt werden als bei einer niedrigeren Auflösung.
Abbildung 1.9: Blick auf vier der acht Registerkarten, die standardmäßig im Menüband angezeigt werden
Tabelle 1.2 liefert Ihnen eine Orientierung, welche wichtigen Befehle Sie auf den acht Standardregisterkarten finden.
Registerkarte
Wichtige Befehle, die Sie dort finden
Datei
Alles, was zum Verwalten von Dateien gebraucht wird – vom Öffnen, Speichern und Schließen über das Drucken bis hin zum Freigeben und Exportieren
Start
Zwischenablage, Formatierung von Zellen, bedingte Formatierung, Spalten und Zeilen einfügen und löschen, Sortieren, Filtern, Suchen, Ersetzen, Summenbildung
Einfügen
Diagramme, Formen, Bilder, Pivot-Tabellen, Minidiagramme (Sparklines), Datenschnitte, Zeitachsen einfügen
Seitenlayout
Zwischen Hoch- und Querformat wechseln, Seitenränder anpassen, Druckbereich festlegen, Office-Design, Designfarben und -schriften ändern
Formeln
Funktions-Assistenten aufrufen, oft verwendete Funktionen wie Summe, Minimum, Maximum, Mittelwert, Anzahl abrufen, Zugriff auf die verschiedenen Funktionskategorien, Bereichsnamen vergeben und verwalten, die Elemente von Formeln verfolgen
Daten
Duplikate entfernen, Datenüberprüfung per Dropdownliste einrichten, Daten importieren, Daten gruppieren, Teilergebnisse bilden
Überprüfen
Rechtschreibung kontrollieren, Kommentare einfügen, Blatt und Mappe schützen, Arbeitsmappe freigeben
Ansicht
Zwischen Normalansicht, Umbruchvorschau und Seitenlayoutansicht wechseln, Fensterinhalt zoomen, Fenster fixieren, zwischen Fenstern wechseln, Gitternetzlinien ein- und ausschalten
Tabelle 1.2: Die acht Standardregisterkarten des Excel-Menübands
Das Menüband passt sich mit kontextbezogenen Registerkarten Ihren Arbeitsabläufen an
Neben den dauerhaft angezeigten acht Standardregisterkarten gibt es weitere, die nur manchmal zu sehen sind – dann nämlich, wenn Sie bestimmte Arbeitsschritte durchführen. Zu diesen sogenannten kontextbezogenen Registerkarten gehören unter anderem Tabellentools, Diagrammtools, Zeichentools und Bildtools mit ihren jeweiligen Unterregisterkarten.
Nach dem Einfügen eines Diagramms erscheinen die Diagrammtools, nach dem Einfügen einer Grafik die Bildtools. Diese zusätzlichen Registerkarten liefern Ihnen die Befehle, die Sie für das aktuell markierte Objekt benötigen. Sie werden – wie in Abbildung 1.10 zu sehen – jeweils am rechten Rand des Menübands angezeigt. Die kontextbezogenen Registerkarten bleiben so lange angezeigt, wie Sie das Diagramm, die Grafik et cetera markiert haben.
Abbildung 1.10: Blick auf einige der Registerkarten, die nur bei bestimmten Arbeitsschritten verfügbar sind
In Tabelle 1.3 finden Sie eine Übersicht über die kontextbezogenen Registerkarten und darin enthaltene Befehle.
Registerkarte
Wichtige Befehle, die Sie dort finden
Bildtools
Fotos und Grafiken freistellen, zuschneiden und vielfältig gestalten
Datenschnitttools
Komfortabel zu bedienende Filter für Pivot-Tabellen und »intelligente« Tabellen einstellen und ändern
Diagrammtools
Diagramme bearbeiten und im Detail anpassen
Formeltools
Mathematische Formeln erstellen und anpassen
Kopf- Und Fußzeilentools
Inhalte für Kopf- und Fußzeilen eingeben und formatieren – beispielsweise Seitenzahlen, aktuelles Datum, Dateipfad und Dateiname, Logo
PivotTable-Tools
Pivot-Tabellen konfigurieren, erweitern und per Diagramm darstellen
Smartart-Tools
Schaubilder gestalten und anpassen
Sparklinetools
Minidiagramme in Zellen anpassen
Tabellentools
Als Tabelle formatierte Bereiche anpassen und gestalten
Zeichentools
Eingefügte Formen bearbeiten und anpassen
Zeitachsentools
Die neuen Zeitachsenfilter konfigurieren
Tabelle 1.3: Registerkarten, die nur bei bestimmten Arbeitsabläufen erscheinen
Details zur Struktur von Registerkarten
Neben den Registerkarten gibt es die in Abbildung 1.11 gezeigten drei weiteren wichtigen Elemente im Menüband: Gruppen, Befehle und Startprogramm für Dialogfelder.
Abbildung 1.11: Neben den Registerkarten enthält das Menüband drei weitere wichtige Elemente
Die Gruppen in einer Registerkarte
Sie dienen zur schnelleren Orientierung innerhalb der einzelnen Registerkarten und fassen thematisch verwandte Befehle zusammen. Die Registerkarte Start beispielsweise hat sieben solcher Unterteilungen. Zwei dieser Gruppen (Schriftart und Zahl) sind in Abbildung 1.11 herausgehoben [2].
Die Befehle im Menüband erkunden und nutzen
Innerhalb der Gruppen können Sie per Mausklick die einzelnen Befehle aufrufen. Wie in Abbildung 1.11 unter [3] zu sehen, erscheinen manche der Befehle nur als kleines Symbol, andere hingegen als großes Symbol mit Beschriftung.
Wenn Sie nicht wissen, was ein kleines, nicht beschriftetes Symbol leistet, zeigen Sie einfach mit der Maus darauf. Lesen Sie dann die QuickInfo, die unterhalb des Menübands zu diesem Befehl eingeblendet wird. Klicken Sie auf das Symbol beziehungsweise die Schaltfläche, um den hinterlegten Befehl auszulösen.
Wenn Befehle nicht gleich im Menüband zu finden sind
Befehle, die im Menüband nicht angezeigt werden, können Sie meist über ein Dialogfeld, einen Aufgabenbereich oder in einem Katalog finden. Um ein Dialogfeld aufzurufen, gibt es einen kleinen unscheinbaren Pfeil, das sogenannte Startprogramm für Dialogfelder.
Klein, aber wichtig: Startprogramm für Dialogfelder
Diese kleinen Pfeile, mit deren Hilfe Sie Dialogfelder und zum Teil auch Aufgabenbereiche öffnen können, befinden sich in bestimmten Gruppen in der rechten unteren Ecke. In Abbildung 1.12 sehen Sie, dass es beispielsweise auf der Registerkarte Start gleich viermal ein Startprogramm für Dialogfelder gibt.
Abbildung 1.12: Sind wichtig, werden aber oft übersehen: die kleinen Pfeile zum Aufrufen von Dialogfeldern
Über diese kleinen unscheinbaren Bedienelemente können Sie Dialogfelder oder Aufgabenbereiche mit all den Befehlen und Einstellungen aufrufen, die Sie zuvor im Menüband in der jeweiligen Gruppe nicht gefunden haben. Achten Sie also auf diese kleinen Pfeile, wenn Sie vergeblich nach einem bestimmten Befehl Ausschau gehalten haben.
Schnell und einheitlich formatieren: Nutzen Sie Kataloge
Bei manchen Befehlen oder Funktionen gibt es so viele Optionen, dass diese im Menüband oder in einem Dialogfeld nicht übersichtlich dargestellt werden könnten. So existieren beispielsweise für die Gestaltung von einzelnen Zellen, kompletten Tabellen oder Diagrammen zahlreiche vorgefertigte Muster – sogenannte Formatvorlagen. Um diese Befehle und Funktionen benutzerfreundlich zur Auswahl zu stellen, gibt es Kataloge – beispielsweise für Tabellen, für Diagramme, für Formen, für Bilder oder für WordArt-Objekte.
Die meisten der Kataloge haben den Vorteil, dass Sie – dank Livevorschau – bereits vor der Wahl einer Gestaltungsoption sehen können, wie sie sich auf Ihre Tabelle oder Ihr Diagramm auswirkt. Das spart viel Zeit, denn langwieriges Klicken und Suchen entfällt.
Abbildung 1.13: Links der Katalog zum Formatieren von Tabellen, rechts der zum Formatieren von Formen
Zum Öffnen eines Katalogs klicken Sie auf die in Abbildung 1.14 gekennzeichnete Schaltfläche Weitere unterhalb der Bildlaufpfeile. Zum Blättern durch die Kataloge können Sie auch die Bildlaufpfeile oberhalb von Weitere verwenden.
Abbildung 1.14: Einen Katalog per Klick auf die Schaltfläche Weitere öffnen
Kataloge gibt es aber nicht nur zum Auswählen von Formatierungsvarianten. Wie Abbildung 1.15 zeigt, entscheiden Sie per Katalog auch, welches Element – hier welche Form – Sie einfügen oder welchen Befehl Sie verwenden.
Klicken Sie zuerst auf den in
Abbildung 1.15
unter [1] gezeigten Dropdownpfeil, um den Katalog zu öffnen, und wählen Sie dann das Gewünschte aus.
Wenn ein geöffneter Katalog wichtige Stellen des Bildschirms verdeckt, können Sie ihn durch Ziehen der rechten unteren Ecke in der Größe anpassen [2].
Abbildung 1.15: In einem Katalog – hier der für Formen – das gewünschte Element auswählen
Wo sind die Befehle im Menüband abgeblieben?
Die Office-Programme werden heutzutage nicht mehr nur auf Desktop-PCs oder Notebooks genutzt, sondern verstärkt auch auf mobilen Geräten mit kleineren Bildschirmen wie Netbooks, Tablet-PCs und Smartphones. Das hohe Menüband ist da oft störend. Daher gibt es mehrere Methoden, das Menüband auszublenden:
Die schnellste Möglichkeit ohne Mauseinsatz ist die Tastenkombination . Damit klappen Sie das Menüband zu und wieder auf.
Für die Bedienung per Maus, Finger oder Stift gibt es ganz rechts im Menüband das in
Abbildung 1.16
rot umrahmte Pfeilsymbol. Klicken oder tippen Sie darauf, wird das Menüband sofort weggeblendet. Ein Doppelklick auf eine beliebige Registerkartenbezeichnung blendet das Menüband ebenfalls aus. Ein erneuter Doppelklick macht es wieder komplett sichtbar.
Abbildung 1.16: Eine Methode zum Zuklappen des Menübands führt über das rot eingerahmte Pfeilsymbol
Abbildung 1.17: Im zugeklappten Menüband sind nur noch die Registerkartenbezeichnungen, aber nicht mehr die Befehle sichtbar
Die dritte Methode zum Ein- und Ausblenden führt über das in
Abbildung 1.18
gezeigte Menü zur Schaltfläche
Menüband-Anzeigeoptionen
rechts oben im Programmfenster. Hierüber können Sie das Menüband komplett ausblenden, nur die Registerkartenbezeichnungen anzeigen oder das Menüband wieder vollständig darstellen lassen.
Abbildung 1.18: Drei unterschiedliche Anzeigemodi für das Menüband – hier mit der aktuellen Einstellung Registerkarten und Befehle anzeigen
Wenn Sie die in Abbildung 1.18 oben gezeigte Option Menüband automatisch ausblenden wählen, verschwinden auch die Registerkarten. Es bleibt nur noch die in Abbildung 1.19 gezeigte Leiste mit drei Punkten am rechten Rand übrig.
Abbildung 1.19: Wählen Sie Menüband automatisch ausblenden, sind weder Befehle noch Registerkarten sichtbar
Ein Klick auf diese Leiste lässt das Menüband vorübergehend erscheinen. Es verschwindet allerdings sofort wieder, wenn Sie etwas im Arbeitsblatt anklicken. Erst durch ein erneutes Öffnen des Menüs zur Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen können Sie festlegen, dass die Registerkartenbezeichnungen oder das komplette Menüband wieder sichtbar werden.
Mehr Bedienkomfort: Das Menüband anpassen
Sie vermissen eine Registerkarte? Oder fehlen Ihnen wichtige Befehle auf einer der Registerkarten? Oder sollen bestimmte Befehle auf mehreren weiteren Registerkarten verfügbar sein? In all diesen Fällen lösen Sie das Manko durch Anpassen des Menübands.
Beispiel 1: Die Registerkarte »Entwicklertools« anzeigen
Wenn Sie zeitsparende Formulare mit Excel anlegen wollen – beispielsweise um Bestellvorgänge zu standardisieren –, werden Sie schnell bemerken, dass die Symbole zum Einfügen von Formularsteuerelementen nicht im Menüband zu finden sind.
Doch keine Sorge, sie sind alle noch vorhanden. Nur eben auf einer Registerkarte, die standardmäßig nicht eingeblendet ist – die Registerkarte Entwicklertools. Wer also Formulare anlegen oder beispielsweise Makros bearbeiten möchte, braucht diese Registerkarte. So blenden Sie diese Registerkarte dauerhaft im Menüband ein:
Wählen Sie
Datei/Optionen
. Klicken Sie im folgenden Dialogfeld (wie in
Abbildung 1.20
gezeigt) links die Rubrik
Menüband anpassen
an [1].
Aktivieren Sie in der rechten Liste unter
Menüband anpassen
das Kontrollkästchen
Entwicklertools
[2].
Schließen Sie die Aktion mit
OK
ab.
Abbildung 1.20: Einstellen, dass die Registerkarte Entwicklertools im Menüband angezeigt wird
Beispiel 2: Eine eigene Registerkarte anlegen
Angenommen, Sie brauchen zum Erledigen Ihrer Aufgaben in Excel eigentlich nur zwei Dutzend Befehle, die allerdings auf verschiedenen Registerkarten verteilt sind. In einem solchen Fall kann es sinnvoll sein, diese Befehle in einer speziellen Registerkarte zusammenzufassen. Mit den folgenden Schritten legen Sie eine eigene Registerkarte an und platzieren dort die von Ihnen gewünschten Befehle:
Überlegen Sie sich, wie viele Gruppen Ihre neue Registerkarte haben soll und welche der Befehle am sinnvollsten in welche Gruppe gehören. Wählen Sie dann
Datei/Optionen
und klicken Sie im Dialogfeld
Excel-Optionen
links auf
Menüband anpassen
[1] (siehe
Abbildung 1.21
).
Klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche
Neue Registerkarte
[2].
Geben Sie der daraufhin eingefügten Registerkarte eine aussagekräftige Bezeichnung, indem Sie auf den betreffenden Eintrag und anschließend auf die Schaltfläche
Umbenennen
klicken [3].
Fügen Sie der neuen Registerkarte dann eine Gruppe hinzu. Klicken Sie dazu auf
Neue Gruppe
[4]. Ändern Sie deren Namen – wiederum per Klick auf
Umbenennen
.
Ändern Sie in der linken Liste unter
Befehle auswählen
den Filter in
Alle Befehle
oder
Nicht im Menüband enthaltene Befehle
[5].
Markieren Sie dann darunter in der Liste den gewünschten Befehl [6].
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Hinzufügen
[7], um den Befehl in die zuvor markierte Gruppe Ihrer eigenen Registerkarte aufzunehmen.
Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7, um weitere Befehle hinzuzufügen. Legen Sie zwischendurch weitere Gruppen an und geben Sie diesen sinnvolle Namen.
Abbildung 1.21: Über das Dialogfeld Excel-Optionen eine eigene Registerkarte anlegen
Das Menüband zurücksetzen
Wenn Sie die Änderungen an Registerkarten des Menübands rückgängig machen, die Anpassungen der Schnellzugriffsleiste (siehe hierzu weiter hinten in diesem Kapitel) aber beibehalten möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie die Befehlsfolge
Datei/Optionen/Menüband anpassen
.
Markieren Sie in der rechten Liste die Registerkarte, die wieder ihren Originalzustand erhalten soll.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
Zurücksetzen
und wählen Sie in diesem Fall die Option
Nur ausgewählte Registerkarte des Menübands zurücksetzen
.
Achtung
Wenn Sie im Menü der Schaltfläche Zurücksetzen die Option Alle Anpassungen zurücksetzen wählen, werden alle Änderungen, die am Menüband und an der Symbolleiste für den Schnellzugriff vorgenommen wurden, zurückgenommen.
Noch schneller zum passenden Befehl: Die Alternativen zum Menüband
Wenn Sie schon mit anderen Versionen von Excel gearbeitet haben, werden Sie sich möglicherweise die eine oder andere Tastenkombination angewöhnt haben – beispielsweise für das Einfügen eines Kommentars oder zum Aufruf des Befehls Speichern unter. Solche Tastenkürzel sind natürlich schneller als der Weg mit der Maus ins Menüband. Erfahren Sie in diesem Abschnitt, über welche Wege Sie Befehle auch ohne Maus und Menüband aufrufen.
Wenn’s ganz fix gehen soll: Befehle per Tastatur aufrufen
Neben Maus, Finger oder Stift können Sie Excel an vielen Stellen auch einfach über Tasten steuern. Oft übrigens deutlich zeitsparender, als dies mit der Maus der Fall wäre. Hierfür stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
Zugriffstasten,
Funktionstasten und
Tastenkombinationen.
Ein guter Mausersatz: Die Zugriffstasten verwenden
In allen Office-Programmen können Sie zahlreiche Aufgaben auch ohne Mauseinsatz erledigen, indem Sie spezielle Zugriffstasten nutzen. Viele Routineoperationen können Sie mit zwei bis vier Tastenanschlägen erledigen.
Probieren Sie es und drücken Sie kurz die -Taste. Im Menüband sehen Sie nun – wie in Abbildung 1.22 oben gezeigt – die Zugriffstasteninfos:
Buchstaben für die einzelnen Registerkarten und
Zahlen für die Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
Abbildung 1.22: Den Funktions-Assistenten nicht per Maus, sondern mit einer Abfolge von drei Tasten aufrufen
Abbildung 1.22 demonstriert an einem Beispiel, wie Sie mit den Zugriffstasten den Funktions-Assistenten aufrufen. Drücken Sie nacheinander die Tasten , , , um das Dialogfeld Funktion einfügen aufzurufen.
Und so funktioniert es:
Nach dem Drücken der Taste wird zunächst für jede der Registerkarten ein Buchstabe eingeblendet – für die Registerkarte
Formeln
ist es das .
Nach dem Drücken der Taste wird die Registerkarte
Formeln
angezeigt. Auf der wiederum sind zu jedem der Befehle ein oder zwei Buchstaben eingeblendet.
Das Drücken dieser Buchstabentaste(n) – hier für
Funktion einfügen
– ruft dann den gewünschten Befehl auf.
Tipp
