19,99 €
Mehr erfahren.
- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2015
Aufbauend auf den Grundelementen des elektronischen Kontoauszugs im SAP-Standard zeigt Ihnen dieses Buch, wie Sie Ihre tägliche Kontoauszugsverarbeitung optimieren. In zahlreichen Praxisbeispielen erläutert Claus Wild anschaulich aktuelle Erweiterungsmöglichkeiten und verrät Ihnen Tipps und Tricks für Ihre individuellen Prozesse. So erfahren Sie, wie Sie unter EhP6 den Einlese- und Verarbeitungsprozess von Kontoauszügen optimieren bzw. automatisieren und Suchmuster sinnvoll einsetzen. Sie erhalten überdies einen Leitfaden zum Customizing der neuen ISO 20022-Kontoauszugsformate im SAP-Standard. Am Schluss gibt der Autor einen Ausblick auf die zukünftigen Herausforderungen in der elektronischen Bankenkommunikation und bereitet Sie auf die weitere Entwicklung im Zahlungsverkehr vor.
- Elektronische Kontoauszugsverarbeitung in SAP für Fortgeschrittene
- Zahlungsavisen (EhP 5) und neue Funktionalitäten zur Nachbearbeitung ab SAP EhP 6
- XML-basierte Kontoauszüge, Sammelgutschriften, SWIFT MT942
- 2. Auflage inklusive praxisnaher Videos zur Anwendung und zum Customizing
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 136
Ähnliche
Claus Wild
Neuerungen im Kontoauszug in SAP® ERP
Alle Rechte vorbehalten
2. erweiterte Auflage 2015, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
URL:www.espresso-tutorials.com
Das vorliegende Werk ist in allen seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion und der Vervielfältigung. Espresso Tutorials GmbH, Zum Gelenberg 11, 37130 Gleichen, Deutschland.
Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text und Abbildungen verwendet wurde, können weder der Verlag noch Autoren oder Herausgeber für mögliche Fehler und deren Folgen eine juristische Verantwortung oder Haftung übernehmen.
Feedback: Wir freuen uns über Fragen und Anmerkungen jeglicher Art. Bitte senden Sie diese an: [email protected].
Inhaltsverzeichnis
Vorwort
Bereits seit 1995 steht mit der Komponente Elektronischer Kontoauszug ein Werkzeug im SAP-Standard zur Verfügung, welches die schnelle und einfache Verarbeitung von Kontoauszügen ermöglicht. Über Jahre hinweg wurden weitere betriebswirtschaftliche Anforderungen integriert und optimiert. So bietet der elektronische Kontoauszug heute mit seinen vielfältigen Funktionalitäten einen erheblichen Mehrwert im betrieblichen Rechnungswesen.
Der Fokus zahlreicher Unternehmen lag in den vergangenen Jahren verstärkt auf der Optimierung ihrer Finanzprozesse. Getrieben von vertriebsnahen Entscheidungen aus dem Rechnungswesen sowie der Notwendigkeit zur Sicherung von Cash und Liquidität, wurden im SAP-Umfeld zahlreiche Produkte und Lösungen im Rahmen des Financial-Supply-Chain-Management (FSCM) entwickelt.
Diverse Anwendungen, wie beispielsweise der Liquidity Planner, das Cash- und Liquiditätsmanagement in SAP oder SAP Cash Management powered by SAP HANA bauen auf Informationen auf, die vom elektronischen Kontoauszug täglich zur Verfügung gestellt werden. Mit der Kontoauszugsverarbeitung im SAP-Standard ist bereits seit langem eine etablierte Komponente am Markt, die ein modernes Finanzmanagement unterstützt sowie Prozesse im Rechnungswesen nachhaltig verbessern kann.
Der Stellenwert der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung dürfte in den kommenden Jahren noch weiter steigen. Über Jahre hinweg gab es keine signifikanten Änderungen in der Belegung der SWIFT-Formate. Mit Einführung der Single Euro Payments Area (SEPA) ist neben den Überweisungen SEPA Credit Transfer (SCT) und dem Lastschrifteinzug SEPA Direct Debit (SDD) auch Bewegung in die Kontoauszugsverarbeitung gekommen. Zukünftig dürften zunehmend die ISO 20022-Formate dominieren und zu zahlreichen Änderungen im Gesamtprozess »Elektronische Kontoauszugsverarbeitung« führen.
Neben den Änderungen und Erweiterungen der Auszugsformate wurde in SAP unter Enhancement Package 6 (EhP6) die Nachbearbeitung der Kontoauszüge modernisiert und an heutige Anforderungen angepasst.
Sie finden in diesem Buch vielfältige Ideen und Praxisbeispiele, die Ihnen zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten in der täglichen Kontoauszugsverarbeitung eröffnen. Aufbauend auf den Grundelementen des elektronischen Kontoauszugs im SAP-Standard, erhalten Sie Tipps und Tricks für Ihre Prozesse. Sie lernen die Erweiterungsmöglichkeiten im aktuellen FI-Modul sowie den Einsatz und die Funktionalität von Suchmustern kennen.
Außerdem zeige ich Ihnen, wie Sie unter EhP6 den Einlese- und Verarbeitungsprozess von Kontoauszügen optimieren bzw. automatisieren können. Sie erhalten einen Leitfaden zum Customizing und Einsatz der ISO 20022-Kontoauszugsformate im SAP-Standard. Im Ausblick zeige ich Ihnen Trends in der elektronischen Bankenkommunikation auf und bereite Sie auf die weitere Entwicklung im Zahlungsverkehr vor.
Für die Unterstützung bei diesem Buchprojekt möchte ich mich herzlich bedanken bei: Michael Englert, Eva-Maria Fertig, Armin Kern, Armin Wittemer, Dr. Ernst Stahl, Steffen Karsch, Marina Wild und natürlich beim Team von Espresso Tutorials, vor allem Anja Achilles, Martin Munzel und Jörg Siebert.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Video
Schauen Sie sich ein Video zum jeweiligen Thema an.
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Copyright: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots liegen bei der SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, darauf unter jedem Screenshot gesondert hinzuweisen.
1 Anforderungen der Finanzbuchhaltung an den Zahlungsverkehr
Moderner Zahlungsverkehr wird von Anforderungen der Unternehmen, Innovationen der Softwareindustrie und nicht zuletzt von den Finanzinstituten selbst geprägt. In diesem Kapitel erhalten Sie einen kleinen Einblick, welche Ansprüche und Anforderungen auf Seiten der Firmenkunden an einen fortschrittlichen Zahlungsverkehr bestehen. Am Ende wagen wir einen Ausblick in die Zukunft und betrachten Trends sowie weitere mögliche Software-Innovationen im Zahlungsverkehr.
Bereits seit Einführung von SAP R/3 im Jahr 1994 wird eine Schnittstelle für das ERP-System ausgeliefert, die den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Kontoauszügen im SAP-Standard ermöglicht. Das Modul Finanz- und Rechnungswesen wurde an der Stelle mit einer Funktionalität ausgestattet, die auch heute noch Basis für ein effizientes Debitoren- und Forderungsmanagement ist. Darüber hinaus werden Daten aus der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung oftmals als Planungsgrundlage für die kurz- und mittelfristige Liquiditätsvorschau im Unternehmen verwendet. Neben der Überwachungsfunktion von Zahlungsströmen dienen die Daten auch als Basis für eine unternehmensweite Liquiditätsplanung. Planungshilfen, wie beispielsweise der SAP Liquidity Planner oder das SAP Cash Management powered by SAP HANA, beziehen neben Rechnungen und FI-Informationen auch Kontoauszugsinformationen für die längerfristige Liquiditätsplanung im Unternehmen mit ein.
Der elektronische Kontoauszug in SAP ist somit eine feste Größe, wenn Sach- und Personenkonten in der Haupt- und Nebenbuchhaltung schnell und effektiv verarbeitet werden müssen. Durch die zahlreichen Erweiterungsoptionen im SAP-Standard können gezielte Verbesserungsmöglichkeiten beim Einlesevorgang oder in der Nachbearbeitung von fehlerhaften Belegpositionen erreicht werden.
Allerdings war in den vergangenen Jahren ein gewisser Stillstand im Gesamtprozess der Kontoauszugsverarbeitung zu verzeichnen. Mangelnde Innovationen im Bereich von Formaten sowie bei der Bereitstellung und Übermittlung von Kontoauszügen erschwerten weitere Prozessoptimierungen in der Finanzbuchhaltung. Abgesehen von einer EDI-Offensive mit EDIFACT-Nachrichten der Banken Ende der 1990er-Jahre, waren keine signifikanten Neuerungen zu erkennen. Während die logistischen Prozesse durch zahlreiche Verbesserungen immer weiter verfeinert wurden, blieb die Optimierung der Finanzströme hinter den Erwartungen der Unternehmen zurück.
Erst mit Einführung der Single European Payments Area (SEPA) und der damit verbundenen Verwendung von ISO 20022-Formaten für Zahlungen und Cash-Management-Nachrichten kommt eine erkennbare Dynamik in den Zahlungsverkehr. SEPA lieferte entscheidende Impulse für aktuelle Innovationen in der Kontoauszugsverarbeitung, die im verstärkten Maße von der Softwareindustrie begleitet und aufgegriffen werden.
1.1 Anforderungen an den modernen Zahlungsverkehr
Welche Anforderungen werden heute vom Management an den Zahlungsverkehr gestellt, was wird insbesondere von den Banken und der Software erwartet? Der Anspruch an moderne, zeitgemäße und schnelle Prozesse im Bereich unbarer Zahlungsströme wurde in den vergangenen Jahren größtenteils von den Entwicklungen und den Kernelementen des Supply-Chain-Managements (SCM) abgeleitet. Bereits über viele Jahre hinweg wurde diese Wertschöpfungskette ausgebaut und nahezu perfektioniert. Allerdings hinkt die Entwicklung der Finanzströme diesen Veränderungen derzeit noch hinterher. Zwar sind hierzu durch sogenannte FinTech-Start-up-Unternehmen in den letzten Jahren zahlreiche Innovationen erschienen, jedoch ist das Angebot derzeit noch überwiegend auf die Zielgruppe Business-to-Consumer (B2C) beschränkt.
FinTech – moderne Technologien für Finanzdienstleitungen
Moderne Finanztechnologien (FinTech) werden gezielt durch neue und junge Unternehmen geprägt, die verstärkt mit Innovationen in die klassischen Themenfelder der Banken vordringen. Dazu gehören beispielsweise Lösungen für die Bereiche Payments und (Mobile) Banking.
Dieser Zielgruppe steht mittlerweile eine fast unüberschaubare Vielfalt an Zahlungsinstrumenten zur Verfügung, aus denen der Kunde seine favorisierte Softwarelösung wählen kann. Für Firmenkunden oder den Business-to-Business (B2B)-Zahlungsverkehr hingegen existierten in der jüngsten Vergangenheit nur wenige brauchbare, innovative Produkte. Erschwert wird deren Einführung sicherlich auch durch die traditionell zurückhaltende bzw. abwartende Haltung von Firmenkunden in diesem sensiblen Bereich.
SAP Cash Management powered by SAP HANA
Auf Basis der SAP HANA-Technologie wurden inzwischen zahlreiche Standardfunktionalitäten überarbeitet oder neu entwickelt. Mit der Business Function SAP Cash Management powered by SAP HANA steht nun unter anderem eine Bankkontenverwaltung zur Verfügung. Darüber hinaus wurde ebenfalls auf Basis von SAP HANA das Cash Management überarbeitet, über das der Liquiditätsstatus überwacht und Liquiditätspläne erstellt werden können.
Doch gerade für unbare Geldströme in den Unternehmen sind geeignete Produkte gefragt, aus denen schnell und sicher Informationen für die Finanzbuchhaltung und das Cash-Management abgeleitet werden können. Dementsprechend lassen sich folgende Anforderungen an einen modernen Zahlungsverkehr formulieren, die ich nachfolgend genauer erläutern möchte:
Schnelligkeit,
mitlaufende Information der Zahlung (Tracking),
Sicherheit im Zahlungsverkehr,
ausreichende Zeichenzahl für gesicherten Informationsaustausch,
kostensparende Transaktionen.
1.1.1 Schnelligkeit
Durch schnelle Zahlungsströme können dem Unternehmen deutliche Wettbewerbsvorteile entstehen. Vertriebsnahe Entscheidungen können unter Berücksichtigung der eigenen Liquidität rasch und zeitnah getroffen werden.
Mit Einführung der »Zahlungsdienste-Richtlinie« (Englisch: Payment Services Directive – PSD) im Jahr 2009 wurden die Zahlungsdienstleister in Europa dazu verpflichtet, Zahlungen innerhalb von festgesetzten Fristen auszuführen. Beleglose Überweisungen müssen seit dem 01. Januar 2012 nach Erteilung des Zahlungsauftrages – unter Berücksichtigung der Cut-Off-Zeiten der Bank – spätestens nach einem Bankarbeitstag dem Empfängerkonto gutgeschrieben werden. Gegenüber der bisherigen Praxis, welche Banklaufzeiten von bis zu drei Tagen erlaubte, ist dies bereits als Fortschritt zu bewerten. Allerdings gilt diese Ausführungsfrist nur für Zahlungen, die in der Währung Euro innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ausgeführt werden. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 675s kann diese Frist auf maximal vier Geschäftstage zwischen dem Zahler und dem Zahlungsdienstleister verlängert werden, sobald der Zahlungsvorgang nicht in Euro erfolgt.
Im Zeitalter von E-Mails und sozialen Medien, in dem Informationen innerhalb von Sekundenbruchteilen um die ganze Welt gehen, kann es nur als unbefriedigend bezeichnet werden, wenn für »Nicht-Euro-Zahlungen« mehrere Tage von der Übermittlung bis zur Gutschrift auf dem Empfängerkonto vergehen können. Für Unternehmenskunden gibt es an der Stelle zwar Alternativen in Form von Micropayment-Bezahlsystemen. Dienstleister wie beispielsweise PayPal wickeln den Zahlungsverkehr deutlich schneller ab. Die bestehenden Banklaufzeiten entfallen nahezu und ermöglichen somit schnellere Lieferzeiten. Aufgrund der erhobenen Gebühren für Zahlungen in europäische »Nicht-EU«-Länder sowie in anderen Währungen verlieren diese Modelle allerdings schnell an Attraktivität. Durch fehlende standardisierte Schnittstellen zu den ERP-Systemen wird eine Verwendung bzw. Integration dieser Bezahlsysteme zusätzlich erschwert.
Hinsichtlich der Geschwindigkeit von Zahlungen dürfen wir auf die weiteren Entwicklungen im Zahlungsverkehr gespannt sein. In naher Zukunft soll der Geldtransfer zwischen den beteiligten Geschäftspartnern in Echtzeit durchgeführt werden. Unter dem Begriff Instant Payments sollen Zahlungen in den kommenden Jahren an den Empfänger sofort übermittelt und verfügbar gutgeschrieben werden. Um der Fragmentierung in diesem Modell entgegenzutreten, steuert neben der Europäischen Zentralbank (EZB) das Euro Retail Payments Board (ERPB) die dafür notwendigen Regelwerke in Europa.
1.1.2 Tracking von Zahlungen
Bereits seit vielen Jahren ist die Sendungs- oder Paketverfolgung fester Bestandteil bei Logistikunternehmen und Speditionen. Der Kunde kann nahezu jederzeit den Status und Aufenthaltsort seiner Ware abfragen. Für Finanzströme fehlt diese Funktionalität oder wird nur in Ansätzen mittels der Finanzinformationen (SWIFT MT 942 bzw. camt.052) unterstützt.
Für Händler, die beispielsweise im C-Teile-Management tätig sind, können Informationen über Verlauf und Status einer Zahlung von großer Bedeutung sein. Das Segment der C-Artikel erfordert eine ganzheitliche Optimierung aller Prozesse, die bis in die zeitnahe Information über die Zahlung ihrer Kunden greift. Durch ein verbessertes Tracking der eingehenden Zahlungsströme können die Bestell- und Lieferprozesse an die Kunden weiter abgeleitet und optimiert werden und in letzter Konsequenz zu einer Reduzierung von Zahlungsausfällen führen.
1.1.3 Sicherheit im Zahlungsverkehr
Neben der Schnelligkeit steht auch die Sicherheit des Zahlungsverkehrs im Fokus der Unternehmen. Allein in Deutschland hat sich das Wachstum der Nutzer im Onlinebanking in den letzten zehn Jahren mehr als verdoppelt. Derzeit verwenden rund 45 Prozent der Deutschen über 16 Jahre das Internet als Zugang zu ihrem Girokonto (Deutsche Bundesbank, 2012). Verbunden damit ist ein verständlicherweise gesteigertes Verlangen nach Sicherheit der Zahlungen, sowohl bei Privatkunden als auch im Firmenkundenbereich. Die Dringlichkeit des Sicherheitsaspekts wurde in den vergangenen Jahren zusätzlich durch die Enthüllungen von Überwachungs- und Spionagetätigkeiten weltweiter Geheimdienste bestätigt.
Während der Zahlungsverkehr im Privatkundenbereich auch in Zukunft Angriffen von Trojanern sowie Phishing-Betrugsversuchen ausgesetzt sein dürfte, ist das Risiko im Zahlungsverkehr für Firmenkunden eher geringer. Durch die Verwendung von EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) reduziert sich für Unternehmen die Gefahr um ein Vielfaches. Die Daten sind für den Transfer mit modernsten (doppelten) Verschlüsselungs- und Sicherungsverfahren versehen und somit im Regelfall vor Manipulationsversuchen geschützt. Allerdings schließen diese Verfahren kundenspezifische Sicherheitsempfehlungen im Unternehmen nicht aus. Durch die steigende Verbreitung von EBICS in Europa wird dieses Verfahren auch für überregional tätige Unternehmen zunehmend interessant und stellt eine kostengünstige sowie sichere Alternative zum globalen SWIFT-Netzwerk dar.
1.1.4 Informationsumfang
Mit Einführung der SEPA war eine Umstellung der Datenträgerformate auf XML-Nachrichten verbunden. Ein Merkmal dabei ist die Verwendung von strukturierten und unstrukturierten Verwendungszweckfeldern, die zur Angabe von Zahlungsreferenzen dienen. Bei Nutzung unstrukturierter Verwendungszwecke gehen allerdings viele mögliche Inhalte zu einer Zahlung verloren. So konnten beispielsweise unter dem DTA-Verfahren maximal 378 Zeichen übermittelt werden, unter SEPA Credit Transfer stehen an der Stelle nur noch 140 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung.
Referenzierung von Nachrichten unter SEPA
SEPA-Nachrichtentypen bieten zwei Möglichkeiten, den Datenträger mit Informationen zur Zahlung zu befüllen: Neben einem strukturierten Referenzfeld steht dem Absender das unstrukturierte Verwendungszweckfeld zur Verfügung. Die »End-to-End«-Referenz wird dabei in der gesamten Prozesskette einer Zahlung durchgereicht (auch bei Rückgaben der Zahlung). Im SAP-Standard enthält diese eindeutige Referenzierung im Regelfall die Ausgleichsbelegnummer der Zahlung.
Zusätzlich stehen mit dem unstrukturierten Verwendungszweck weitere 140 Zeichen zur Verfügung. Er enthält im Regelfall die eigentlichen Informationen wie Kundennummer, Rechnungs- oder Gutschriftnummer zur Zahlung.
Dies hat zur Folge, dass umfangreiche Informationen zur Zahlung nicht oder nur noch teilweise dem Empfänger übermittelt werden können. Somit wird in einigen Fällen ein Medienbruch ausgelöst, der zu vermehrten Zahlungsavisen in der Debitorenbuchhaltung führt. Grundsätzlich wäre eine deutlich höhere Belegung des unstrukturierten Mehrzweckfelds wünschenswert, welches unter den technischen Gesichtspunkten auch möglich, aber in den Regelwerken zum Zahlungsverkehr derzeit so nicht vorgesehen ist.
Aufgrund der engen Verzahnung des Zahlungsverkehrs zwischen den jeweiligen Fachabteilungen sind zusätzliche Informationen zur Zahlung oftmals hilfreich. Abzüge, Unter- oder Überzahlungen zu einer Rechnung werden dem Empfänger in der Regel über einen gesonderten Schriftverkehr mitgeteilt. Diese müssen im Rahmen eines Klärungsfalls bei der Verbuchung der Zahlung erst mühsam zusammengeführt werden. Die Möglichkeit, der Zahlung optionale Zusatzinformationen (Bild und Text) anzuhängen, würde den Bezahlprozess nachhaltig verbessern.
1.1.5 Transaktionskosten
Neben den technischen Aspekten eines optimierten Bezahl- und Verbuchungsprozesses stehen auch die Kosten einer Zahlung im Blickpunkt der Unternehmen. Durch die SEPA werden Zahlungen im paneuropäischen Geltungsbereich heute zu Inlandskonditionen verrechnet. Für Überweisungen in den Nicht-Euro-Raum sowie für Währungszahlungen fallen nach wie vor noch sehr hohe Gebühren an.
Bezüglich der Kostenkontrolle können wir bereits erste vielversprechende Schritte in Richtung Transparenz durch Leistungsberichte entdecken. Mit dem ISO-20022-Format camt.086 (Bank Service Billing) wird von zahlreichen Großbanken eine Abrechnung ihrer erbrachten Dienstleistungen nun auch in elektronischer Form realisiert. Parallel dazu gibt es bereits erste Lösungsansätze für die Integration in die ERP-Systeme. Ein durchgängiges Controlling sowie die Vergleichbarkeit von Services und Produkten aufgrund standardisierter Regeln und Richtlinien werden dadurch deutlich einfacher und schneller.
1.2 Electronic-Banking-Softwarelösungen
Unter dem Begriff Banking Communication Standard (BCS) hat sich ein Standard entwickelt, der den Datenaustausch zwischen den Kreditinstituten und den Firmenkunden in Deutschland regelt. Neben der allgemeinen Erreichbarkeit einer Bank enthält das Abkommen
Standards in der Bankenkommunikation,
Sicherheit im Transfer,
eine Beschreibung der Datenformate.
Diese Multibankenfähigkeit ermöglicht dem Anwender die einfache und schnelle Anbindung von ERP-Systemen sowie die Verarbeitung der Daten von unterschiedlichen Banken mit einem Programm.
Ein weiterer Begriff, der sich in diesem Zusammenhang etabliert hat, ist der Multicash-Standard. Dahinter verbergen sich Produkte und Softwarelösungen, die an den BCS anknüpfen und Transaktionen mit zahlreichen Banken ermöglichen. In den meisten europäischen Ländern wird dieser Standard mittlerweile unterstützt, oder es werden landesspezifische Module ausgeliefert.
