Optimización de la cadena logística. COML0209 E-Book

María José Sorlózano González

• Herausgeber: IC Editorial
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Spanisch

Seitenzahl: 263

Veröffentlichungsjahr: 2020

Beschreibung

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición de certificados de profesionalidad. Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

Leseprobe

Optimización de la cadena logística. COML0209

María José Sorlózano González

iceditorial

Optimización de la cadena logística. COML0209

© María José Sorlózano González

1ª Edición

© IC Editorial, 2018

Editado por: IC Editorial

c/ Cueva de Viera, 2, Local 3

Centro Negocios CADI

29200 Antequera (Málaga)

Teléfono: 952 70 60 04

Fax: [phone]

Correo electrónico: [email protected]

Internet: www.iceditorial.com

IC Editorial ha puesto el máximo empeño en ofrecer una información completa y precisa. Sin embargo, no asume ninguna responsabilidad derivada de su uso, ni tampoco la violación de patentes ni otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir. Mediante esta publicación se pretende proporcionar unos conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado. Su venta no supone para IC Editorial ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo.

Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma.

Según el Código Penal vigente ninguna parte de este o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de IC EDITORIAL; su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica.

ISBN: 978-84-9198-752-9

Nota de la editorial: IC Editorial pertenece a Innovación y Cualificación S. L.

Presentación del manual

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.

El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.

Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.

El presente manual desarrolla el Módulo Formativo MF1005_3: Optimización de la cadena logística,

asociado a la unidad de competencia UC1005_3: Colaborar en la optimización de la cadena logística con los criterios establecidos por la organización,

del Certificado de Profesionalidad Organización del transporte y la distribución.

Índice

Portada

Título

Copyright

Presentación del manual

Capítulo 1 Fases y operaciones en la cadena logística

1. Introducción

2. La cadena de suministro: fases y actividades asociadas

3. Flujos en la cadena de suministro: flujo físico de materialesy flujo de información. Características de los mismos. Cómo se articulan. Ejemplo concreto de un proceso de aprovisionamiento desde que se lanza la orden de pedido hasta su recepción en almacén

4. El flujo de información: en tiempo real, fiable, seguro, fácil de interpretar y manejar

5. Flujo de materiales: seguro, eficaz y con calidad. Diagrama de flujos interconexionados

6. Cadena logística: objetivos. Cómo lograrlos. Integración de actores y sinergias a conseguir

7. Logística y calidad

8. Gestión de la cadena logística

9. El flujo de información

10. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 2 Logística inversa

1. Introducción

2. Devoluciones y logística inversa

3. Posibles límites a la logística inversa

4. Causas de la aparición de la logística inversa

5. Política de devolución de productos

6. Logística inversa y legislación

7. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 3 Optimización y costos logísticos

1. Introducción

2. Características del costo logístico: variabilidad

3. Sistema tradicional y sistema ABC de costos

4. Medición del costo logístico y su impacto en la cuenta de resultados. Costos totales, costos unitarios y costos porcentuales

5. Estrategia y costos logísticos

6. Medidas para optimizar el costo logístico en las diversas áreas: stock, almacenaje, picking, transporte

7. Cuadro de control de costos. Pirámide de información del costo logístico

8. Ejemplo práctico de cálculo del costo logístico en una operación de comercialización, teniendo en cuenta el costo de compra, los costos de stock, almacenaje y manipulación, el costo de transporte de distribución y los costos administrativos e indirectos

9. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 4 Redes de distribución

1. Introducción

2. Diferentes modelos de redes de distribución

3. Cálculo del costo logístico de distribución en los diferentes modelos

4. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 5 Gestión de imprevistos en la cadena logística

1. Introducción

2. Incidencias, imprevistos y errores humanos en el proceso de distribución

3. Puntos críticos del proceso. Importancia cualitativa y monetaria de las mismas

4. Análisis de determinados procesos críticos

5. Seguimiento y localización física de la mercancía en el proceso de distribución

6. Sistemas informáticos y tecnología aplicada: GPS, satélite, radiofrecuencia

7. Acceso del cliente a la información

8. Determinación de responsabilidades en una incidencia

9. En diversos supuestos prácticos, cómo actuar en una incidencia

10. Incidencias y su tratamiento informático. Sistema de documentación: grabación de datos, información mínima clasificación según tipos, seguimiento y solución dada a la misma, costo real o estimado, cliente afectado o proveedor involucrado, punto de la cadena en que se produjo

11. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 6 Información, comunicación y cadena de suministro

1. Introducción

2. Tecnología y sistemas de información en logística

3. La pirámide de información

4. Ventajas y posibles inconvenientes: costo y complejidad del sistema

5. La comunicación formal e informal

6. Sistemas de utilización tradicional y de vanguardia: la informática, satélites, GPS, EDI, transmisión de ficheros, e-mail, teléfono, fax. Características. Pros y contras de los diferentes sistemas

7. Información habitual en el almacén

8. Terminología y simbología utilizadas en la gestión del almacén

9. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Glosario

Bibliografía

Capítulo 1

Fases y operaciones en la cadena logística

1. Introducción

Cuando se adquiere un producto no se es consciente de todo el proceso que ha ocurrido para que ese elemento pueda ser suministrado en esas condiciones y en ese punto concreto. Puede ocurrir que el producto tenga carácter local pero también, gracias a la globalización y a las comunicaciones, que venga desde otro punto del planeta.

La logística hace posible llevar productos desde cualquier sitio en términos de eficiencia. Para ello, debe generarse una estructura en forma de cadena de suministro donde intervienen diferentes actores, gracias a ellos se tiene al alcance cualquier producto.

En este capítulo se estudiarán las funciones de la cadena de suministro, en especial la función logística y cómo son los flujos de información a través de sus canales.

2. La cadena de suministro: fases y actividades asociadas

El paso previo a la adquisición de un producto es el suministro de este hasta que llega al lugar de distribución. Este proceso está determinado por la cadena de suministro, que se define como el conjunto de procesos necesarios para satisfacer la demanda desde el suministro de materias primas, productos semiterminados y terminados, desde su origen hasta su destino en centros de transformación y/o distribución.

El tiempo que transcurre desde que las materias primas o los productos semiterminados o terminados salen hasta acabar en su punto de destino está determinado por los actores que intervienen en la operación, sus relaciones y los elementos organizativos del proceso.

2.1. Actores: proveedores, empresa, clientes, empresas de transporte, almacenes en tránsito, centrales de compra y distribución

Para entender bien la cadena de suministro es necesario definir los actores que pueden intervenir en el proceso, ya que no necesariamente, en todas las relaciones de suministro, aparecen todos.

Proveedores

Son los actores que inician el proceso enviando materias primas, productos semiterminados o terminados. Constituyen la base de cualquier proceso de aprovisionamiento aunque se pueden situar a distintos niveles. Esto es así porque en una misma cadena de suministro pueden aparecer varios proveedores.

A continuación, se exponen dos ejemplos de cadenas de suministro. En la primera de ellas el recolector es proveedor directo del punto de venta.

En el segundo aparece un proceso industrial con dos proveedores, uno de materias primas y otro de productos terminados que se corresponden con el recolector y la fábrica respectivamente.

Empresa

Con carácter general, en la cadena de suministro, la empresa es el ente que recibe las materias primas, los productos semiterminados o terminados. De modo secuencial existen tres tipos de empresa:

Empresa fabril que recibe materias primas y las transforma en productos semiterminados o terminados. Los semiterminados todavía deben seguir en el proceso de fabricación hasta llegar al consumidor final.

Empresa fabril que recibe productos semiterminados para elaborar productos terminados. Los productos aquí elaborados pasan directamente a distribución hasta llegar al consumidor final.

Empresa distribuidora que recibe productos terminados listos para la venta.

Ejemplo

Una empresa que elabora ordenadores y recibe componentes electrónicos ya fabricados es del segundo tipo.

Una empresa conservera, que recibe la materia prima y hace todo el proceso hasta que las conservas están listas para su distribución, sería el primer tipo.

Una cadena de supermercados que vende productos directamente al consumidor y que recibe mercancías de distintos proveedores, es una empresa del tercer tipo.

Clientes

Con carácter general y dentro de la cadena de suministro, los clientes suelen ser los consumidores finales. Pero al igual que con los proveedores, cuando la cadena presenta distintos niveles, pueden existir varias empresas que suministren a otras algunos componentes y que aparezcan así varios clientes en la misma cadena.

Siguiendo con los diagramas anteriores, el consumidor final actúa como cliente, pero también lo es el distribuidor que es cliente del recolector.

Recuerde

El término cliente es muy amplio y puede abarcar distintos actores dentro de una misma cadena de suministro.

Empresas de transporte

Las empresas de transporte se encargan del movimiento físico del producto entre cualquiera de los actores del proceso logístico, es decir, la empresa de transporte puede operar entre distribuidores y consumidores finales o entre productores y sus proveedores de materias primas o productos terminados.

Existen varios tipos de transporte: por carretera, ferroviario, marítimo, aéreo e intermodal.

Transporte por carretera

Es el más versátil, ya que puede llegar a cualquier lugar, de hecho es un complemento habitual de los otros tipos de transporte. Hay tres tipos fundamentales según su diseño: el camión rígido, el articulado y el tren de carretera. Asimismo, se pueden acondicionar para la carga que llevan. Existen camiones cisterna, camiones congeladores, frigoríficos, con jaula para animales, tipo grúa para llevar otros vehículos, etc.

Camión rígido, articulado y tren de carretera

Transporte por ferrocarril

Se utiliza para movilizar grandes volúmenes y es uno de los más utilizados a nivel nacional, o internacional cuando el trasporte marítimo no es factible. Al igual que en el transporte por carretera, los vagones pueden adaptarse a la carga. Así, hay vagones cisterna, portacontenedores, congeladores, frigoríficos, etc.

Sabía que...

TECO es una modalidad de servicio ferroviario para transportar contenedores. Se suelen organizar para recoger y dejar contenedores en puertos y transportarlos a otros puntos del interior.

Transporte marítimo

Es el medio de transporte más utilizado a nivel internacional y es uno de los que presenta costes más bajos, siempre que se realice a gran escala. Lo más usual es contratar líneas regulares donde varios clientes utilicen el mismo medio y compartan espacio. Existen varios tipos: buque portacontenedores, buque de carga general, buque tanque y buque de transbordo rodado, destinado a la carga de vehículos.

Recuerde

En el transporte marítimo es habitual contratar líneas regulares donde dos o más usuarios compartan espacio.

De izquierda a derecha y de arriba a abajo, ejemplos de buque de carga general, buque contenedor, buque tanque y buque de transbordo rodado

Transporte aéreo

Es el medio ideal para transporte de urgencia y productos perecederos debido a su rapidez. El inconveniente que presenta es su precio, que suele ser elevado, y tiene algunas limitaciones en el tamaño de la carga.

Existen aviones destinados exclusivamente al transporte de cargas y otros que combinan carga con pasajeros en vuelos comerciales.

Avión de carga (© Fotografía: Dmitry Finkel / Shutterstock.com)

Transporte multimodal

El transporte multimodal consiste en combinar varios de los medios anteriores para una sola carga que no llega a manipularse en los cambios, es decir, se deposita en contenedores que van pasando de un transporte a otro. Las combinaciones pueden ser diversas según las necesidades, el tipo de carga y la disponibilidad de medios. Se pueden usar camión-barco, barco-tren-camión, avión-camión, etc.

Las ventajas de este tipo de transporte son las siguientes:

Al ser una combinación de varios tipos, se llega a cualquier lugar.

Se suprime la necesidad de almacenaje transitorio, ya que se pasa de un tipo de transporte a otro inmediatamente.

Se reduce el riesgo de daños en la carga al transportarse en contenedores cerrados.

Se minimizan los tiempos de descanso totales por carga de los transportistas, ya que cada uno de ellos está en posesión de la carga durante menos tiempo.

Almacenes en tránsito

Con carácter general, los almacenes de tránsito son lugares de almacenamiento transitorio hasta reubicar las mercancías en otros almacenes de distribución o puntos de venta. Están ubicados en zonas estratégicas cercanas a vías rápidas y de fácil acceso. Se utilizan para ahorrar costes de distribución.

Con carácter específico, los almacenes en tránsito se engloban dentro de la categoría de almacenes según su función logística, donde existen tres modalidades:

Almacén central.

Está ubicado cerca de centros de fabricación y desde allí se distribuyen las mercancías necesarias por zonas y otros centros de distribución o puntos de venta.

Almacén de tránsito.

Es un paso intermedio entre el almacén central y el regional. Se utiliza cuando la zona correspondiente al almacén regional es muy amplia y los trayectos desde el almacén central hasta el regional implican más de una jornada.

Almacén regional.

Son los encargados de suministrar directamente a los almacenes de los clientes, ya que están ubicados cerca. Suelen ser de un tamaño inferior a los anteriores debido a su carácter local.

Actividades

1. ¿Es siempre factible tener los tres tipos de almacén: central, de tránsito y regional? Justifique su respuesta.

Centrales de compra y distribución

No son lugares de almacenamiento propiamente dichos, sino lugares de recepción de mercancías para su preparación y envío a clientes. Este tipo de lugar de tránsito nace bajo la filosofía del Cross Docking.

Definición

Cross Docking

Es una técnica logística de reducción de costes que implica el no almacenaje de productos, sino la agrupación, preparación y envío de paquetes personalizados por clientes.

El funcionamiento de las centrales de compras o distribución se puede observar en el siguiente diagrama:

La central de distribución recibe productos de los proveedores A, B y C que suministra a los clientes A, B y C en pedidos que pueden combinar productos de los tres proveedores indistintamente. Por ejemplo, el cliente A solicita productos del proveedor B y C, mientras que el cliente B necesita mercancía solo del proveedor C. La central de distribución se encarga de preparar los pedidos personalizados para cada cliente. El Cross Docking se aplica bastante en el sector de los productos perecederos y los farmacéuticos.

Los beneficios de aplicar el Cross-Docking son los siguientes:

Se minimizan los tiempos y costes de almacenamiento.

Se reducen los tiempos de entrega al cliente.

Permite personalizar pedidos con productos de diferentes proveedores en el mismo transporte, por lo que se abaratan costes.

Sabía que...

El auge del comercio electrónico y de grandes empresas distribuidoras como Amazon ha supuesto una revalorización de los activos inmobiliarios susceptibles de convertirse en centros logísticos.

Actividades

2. ¿Cree que es factible aplicar la técnica del Cross Docking a la distribuidora Amazon? Justifique su respuesta.

Relaciones y sinergias

El factor determinante de la creación de la cadena de suministro es la necesidad de abastecimiento, producción y consumo de productos. Sin embargo, la cadena de suministro no puede ni debe desarrollarse aisladamente, existen sinergias entre distintas cadenas y distintos actores de una misma cadena. Se producen relaciones entre ellos que hacen que la cadena sea posible y eficiente. Con ello se obtienen acuerdos más ventajosos, se abaratan costes y cada miembro de la cadena puede dedicarse a la actividad que mejor satisface sus necesidades y la que le aporta un mayor beneficio, esto se consigue con la especialización en cada una de las etapas.

Como modelo de esta red de sinergias puede observarse la recolección de cualquier producto agrícola, por ejemplo olivas. El agricultor las recoge y las suministra, a través de medios de transportes propios o ajenos, a la fábrica de aceite donde se someten a un proceso de transformación para obtener el aceite de oliva. Este es vendido a granel a distintas envasadoras que a su vez lo transfieren a distribuidoras que comercializan el aceite envasado y listo para el consumo.

Este proceso no podría realizarse sin la cadena de suministro en la que intervienen los actores vistos anteriormente, donde cada uno aporta su trabajo al proceso para llegar al producto final. En ningún caso sería factible que el mismo individuo realizara todas las fases de la cadena, por lo menos, no desde un punto de vista empresarial y a gran escala.

Nota

La gestión de la cadena de suministro, desde un punto de vista empresarial y siguiendo estándares de calidad y eficiencia, es el campo de la logística que se estudiará más adelante.

Elementos organizativos, materiales, tecnológicos e informáticos

La cadena de suministro utiliza elementos organizativos, materiales, tecnológicos e informáticos para su funcionamiento.

Los elementos organizativos hacen posible coordinar el canal de aprovisionamiento con el canal de distribución, es decir, por un lado se transportan las materias primas de sus lugares de origen a los centros de transformación. Una vez en las fábricas, las materias primas se transforman en productos terminados que son distribuidos a los consumidores finales.

Los elementos materiales son el origen de la cadena de suministro, si estos no existen, el proceso logístico no sería necesario. La logística surge de la necesidad de movilizar elementos materiales (materias primas, productos semiterminados y terminados).

Actividades

3. En relación a los elementos materiales, ¿cree que las empresas de servicios realizan funciones logísticas? Justifique su respuesta.

La cadena de suministro necesita de una base tecnológica para su funcionamiento. Sin ella no sería posible realizar el proceso en términos óptimos de eficiencia. La tecnología se aplica a distintos ámbitos:

Transporte.

Sea cual sea el tipo de transporte utilizado, todos necesitan una tecnología que los desarrolle.

Medios mecánicos.

Hacen posible la manipulación y almacenaje de mercancías. Los hay fijos como los almacenes frigoríficos y las cintas transportadoras; y móviles como las transpaletas, las apiladoras, las carretillas elevadoras, los transeveladores y los vehículos de guiado automático (AGV).

Ejemplos de apiladora (izquierda), transelevador (arriba) y vehículo de guiado automático (abajo)

Por último citar el soporte informático necesario para articular todo el proceso. Además del flujo de materiales, la cadena de suministro lleva implícita la transferencia de información que necesita de soportes informáticos para llevarse a cabo. Normalmente se gestiona a través de un software especializado que hace posible:

Hacer los pedidos de clientes y a fábrica.

Realizar la recepción de mercancías a fábricas y centros logísticos.

Llevar a cabo la mecanización de rutas por transportistas.

Gestionar toda la documentación necesaria para acreditar los procesos en caso de incidencias.

Tramitar las devoluciones.

Gestionar el stock de productos.

Sabía que...

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) permite la transmisión electrónica de datos y documentos de forma rápida y efectiva. Este sistema permite que la cadena de suministro sea más eficaz.

3. Flujos en la cadena de suministro: flujo físico de materiales y flujo de información. Características de los mismos. Cómo se articulan. Ejemplo concreto de un proceso de aprovisionamiento desde que se lanza la orden de pedido hasta su recepción en almacén

En la cadena de suministro se producen dos corrientes o flujos de elementos, los primeros corresponden a los materiales que se transfieren y los segundos están referidos a los trámites administrativos necesarios para registrar y agilizar todas las fases.

Sin ese apoyo administrativo, la actividad logística no podría desarrollarse, las partes no tendrían claro qué materiales necesitan, ya que sus stocks no estarían actualizados. Tampoco se tendría constancia de las recepciones y los envíos al no estar documentados, por lo menos mínimamente. El transporte tampoco podría organizarse sin un apoyo documental donde se organicen transportistas, tiempos y pedidos.

La siguiente tabla compara las características de los flujos, de materiales y de información, que intervienen en el proceso logístico:

Característica

Flujo de materiales

Flujo de información

Momento de emisión

Tras tramitar el pedido y organizar el transporte

Inmediato

Momento de recepción

Tras llegar el transporte a su destino

Tras llegar el transporte a su destino

Medio

Físico (transporte)

Electrónico o soporte papel

Emisor

Cualquier parte del proceso

Cualquier parte del proceso

Receptor

Cualquier parte del proceso

Cualquier parte del proceso

Recuerde

Las principales diferencias entre el flujo de materiales y de información es la inmediatez de los datos y el soporte, donde la parte material necesita de un medio físico y los datos de un medio electrónico o soporte papel.

Actividades

4. Piense en la devolución de una mercancía, ¿cuándo se produce el flujo de materiales? ¿Y el flujo de información?

Cada vez que se produce un movimiento físico se origina un flujo de información en forma de documento, bien en papel o en soporte electrónico. Es decir, cualquier movimiento de materiales debe estar documentado, ya que esa información es muy valiosa para las partes que actúan en el proceso y otros departamentos como el de contabilidad, el de stock, el de compras y el de ventas.

Los pedidos originan facturas de compra útiles para calcular y documentar los gastos que en esa partida ha tenido la empresa. Después de su contabilización se calcula el beneficio para ese año.

Con la información de los pedidos, los responsables de stock conocen qué material queda disponible en su almacén, información útil para hacer más pedidos a fábrica.

Los departamentos de compras y ventas también documentan sus operaciones a través de los pedidos. De esta forma pueden gestionar mejor la relación con los clientes, atender reclamaciones y tener un registro general de las ventas por tipo de producto. Esta información será útil para atender mejor la demanda y establecer objetivos de venta.

3.1. Ejemplo de proceso de aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento tiene varias etapas:

Realización del pedido

Envío de la mercancía

Recepción de la mercancía

Registro de la mercancía

1. Realización del pedido

El proceso de aprovisionamiento se realiza en el momento que se efectúa el pedido. Este se define como la petición de compra de materiales por parte de un cliente a su proveedor.

Nota

Se entiende que el cliente ya ha estudiado la propuesta de su proveedor y conoce su mercancía para realizar el pedido. La comparación entre proveedores se produce con anterioridad al pedido. Durante esta etapa se estudian los productos y el resto de condiciones (fechas de entrega, condiciones de devolución, descuentos, promociones, etc.).

Existen dos tipos básicos de pedidos:

Pedido en firme:

el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones que se han pactado con anterioridad y el pedido se tramita automáticamente. El documento que acredita esta transacción se denomina pedido o nota de pedido.

Pedido condicional:

el comprador solicita unas condiciones específicas al vendedor que debe anotar en la petición. El vendedor debe dar respuesta al comprador para que el pedido se efectúe. El documento que confirma esta operación se llama propuesta de pedido.

Las formas más habituales de pedidos son:

Nota de pedido:

es la forma más habitual cuando las partes ya han establecido relaciones comerciales con anterioridad. El documento debe incluir:

Identificación del vendedor y del comprador.

Número de pedido.

Fecha de emisión.

Lugar y fecha de entrega del pedido.

Descripción de la mercancía: modelo, precio unitario y número de unidades.

Condiciones de pago.

Descripción del transporte.

Agente comercial (si procede).

Firma de la persona autorizada.

Propuesta de pedido:

se piden condiciones particulares y normalmente se realiza a través de agentes comerciales. Los datos a consignar son los mismos que aparecen en la nota de pedido. Cuando el pedido se realiza a través de esta forma, pueden aparecer otros documentos relacionados, como:

Carta de confirmación de pedido: es emitida por el proveedor para confirmar que acepta las condiciones de la propuesta.

Carta de incidencias: se utilizan para hacer modificaciones o anulaciones en los pedidos.

Carta de negación del pedido: es emitida por el proveedor en caso de no aceptar la propuesta, de no tener materiales suficientes para satisfacer la venta o cuando ha ocurrido cualquier incidencia que haga imposible la entrega.

Por

teléfono, fax y

e-mail:

son medios más rápidos que los anteriores. Los datos a incluir son los mismos.

Nota

Es importante que el pedido quede registrado documentalmente, salvo en el caso de que se conozca muy bien al proveedor. En los pedidos por teléfono puede faltar tal documentación.

Ejemplo de nota de pedido

Actividades

5. ¿A qué tipo de documento se corresponde el siguiente texto?

Hemos recibido su carta de fecha 11 de marzo en la que realiza un pedido de dos tipos de mesas de oficina.

Tan solo confirmarle que las mercancías saldrán mañana de almacén, no debería tardar más de dos días en llegar a su domicilio.

Las condiciones son las expresadas en su propuesta, incluidas las relativas al transporte que deberá ser abonado por usted en el momento de la recepción.

Sin otro particular, se despide atentamente.

Aplicación práctica

Pinturas Sol S. L. solicita un pedido a Químicos García S. L. con fecha del 23/08/17.

Los datos de las partes son:

Pinturas Sol S. L.

B18/452345

Doctor Fleming s/n

Granada 18003

Químicos García S. L.

B18/890022

Recoletos 23

Granada 18023

Los productos solicitados son:

10 botes de pintura acrílica, A-123 (18 €).

15 botes de pintura de exteriores, E-089 (12 €).

5 botes de pintura a la tiza, T-021 (13 €).

Las condiciones son:

N.º de pedido: 145

Entrega antes de 5 días en domicilio del comprador.

Pago mediante transferencia bancaria en el momento de recepción del pedido.

Transporte a cargo del comprador.

Realice una plantilla de pedido e introduzca los datos.

SOLUCIÓN (Posible solución)

2. Envío de la mercancía

Cuando la mercancía sale del almacén del vendedor se produce el registro de dos documentos:

Registro de pedidos:

sirve como seguimiento interno del material que ha salido del almacén. Lo realiza siempre el vendedor y le sirve para gestionar su propio

stock.

Albarán o nota de entrega:

es un documento elaborado por el vendedor que viaja con la mercancía y que sirve como justificante de que esta se ha recibido. Se emite con tres copias: una para el cliente, otra para el almacén del vendedor y otra para el departamento de ventas del vendedor. Este último necesita el albarán para emitir factura.

Se recomienda que al menos se emitan los documentos de registro de pedidos y los albaranes con todas sus copias. En caso de haber un error pueden cotejarse todas las copias y ver dónde se produjo el fallo.

El albarán debe incluir, como mínimo, los siguientes datos:

Número de albarán

Datos del vendedor

Fecha

Descripción de los productos

Firma del cliente

Condiciones (si procede)

Actividades

6. ¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una nota de entrega al transportista?

Modelo de albarán

3. Recepción de la mercancía

Cuando la mercancía es recibida por el comprador, este debe inspeccionarla para asegurarse que coincide con el pedido. Tras la inspección física, los documentos que deben consultarse son:

Nota de pedido

Albarán

También hay que asegurarse de que la mercancía no presenta taras. En caso de imperfecciones, deben documentarse en el albarán de entrega para después hacer las reclamaciones oportunas. En caso de que algunas mercancías estén bien y otras defectuosas, no deben aceptarse estas últimas pero sí registrar y almacenar las correctas siempre y cuando se indique en el albarán.

Al igual que el vendedor, el comprador debe llevar un registro de las mercancías recibidas a través de una hoja de recepción. Dicho documento tiene carácter interno e incluye, como mínimo, la siguiente información:

N.º pedido.

N.º albarán.

Datos del vendedor.

Descripción de la mercancía.

Fecha de la recepción.

Recuerde

El registro de pedidos y la hoja de recepción, junto con el albarán, sirven para cotejar los pedidos en caso de error.

4. Registro de la mercancía

Una vez recibida la mercancía, el comprador procede al registro y almacenaje de los materiales en su almacén. Para ello, debe codificar los productos, a través de etiquetas que son emitidas en el propio almacén, de manera que después pueda encontrarlos.

Existen dos formas de codificación:

Codificación no significativa:

se asigna al azar y no ofrece información específica del producto. Es propia de almacenes pequeños poco mecanizados.

Codificación significativa:

la información que aparece en la etiqueta incluye códigos que identifican la mercancía (lugar de origen, ubicación dentro del almacén, etc.).

Ejemplo de etiqueta con codificación significativa. Aparecen datos descriptores del producto, código de barras, fecha de caducidad, lote y número EAN.

Aplicación práctica

Al recibir un pedido en almacén y hacer el correspondiente recuento de los productos e inspección física, se da cuenta de que el pedido está incompleto, faltan dos de las mercancías. Además, uno de los productos está defectuoso.

¿Debe rechazar todo el pedido? ¿Cómo puede documentar la situación?

SOLUCIÓN

El pedido no debe rechazarse en su totalidad, tan solo los productos que están defectuosos. En cuanto a los productos que se han omitido, deben reclamarse y firmarse el albarán solo por los productos recibidos.

La incidencia debe registrarse en el albarán en el momento de entrega. Debe especificarse qué productos no se han recibido; tal información debe aparecer claramente en el documento.

4. El flujo de información: en tiempo real, fiable, seguro, fácil de interpretar y manejar

Para que la cadena de suministro se desarrolle con eficiencia, el flujo de información entre vendedor y comprador debe cumplir unas pautas de oportunidad, fiabilidad, seguridad y facilidad de interpretación.

La transmisión de información debe realizarse en el tiempo correcto, es decir, la documentación de las transacciones debe ejecutarse en el momento que ocurre la transmisión o el movimiento de materiales. Con ello se consigue que no ocurran errores y que lo reflejado en los cuadernos se corresponda con la realidad.

Ejemplo

La firma del albarán debe producirse siempre en el momento de recepción e inspección de la mercancía.

La información de los registros será fiable cuando se transcribe exactamente lo que ha ocurrido durante el proceso logístico. Por ejemplo, si durante la recepción se observan desperfectos, estos deben anotarse en ese momento. Si no se hace, la reclamación posterior podría no ser fiable.

Es necesario que los documentos del proceso logístico se entreguen y vayan firmados por los responsables correspondientes. De lo contrario, la información no sería segura.

Para que los documentos sean fáciles de manejar e interpretar, ambas partes, vendedor y comprador, deben conocer y aplicar el mismo sistema de transmisión de información.

Uno de los sistemas más utilizados, sobre todo en el comercio electrónico, aunque tiene más aplicaciones, es el EDI o Intercambio Electrónico de Datos. Este sistema permite el intercambio de documentos normalizados (facturas, albaranes, pedidos, etc.) entre los sistemas informáticos de quienes participan en la relación comercial.

Para que el sistema EDI sea efectivo, la empresa necesita:

Integrar el sistema con el sistema interno de gestión o ERP que use la empresa.

Usar una red de comunicación eficaz y segura (internet o intranet).

Definición

ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (‘ERP’ por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning) son software de información utilizados por empresas y organizaciones en operaciones de producción, logística y otros aspectos de la gestión empresarial.

Actividades

7. La hoja de registro de mercancías, ¿tiene carácter interno o externo? ¿Cuál es su función?

5. Flujo de materiales: seguro, eficaz y con calidad. Diagrama de flujos interconexionados

Para que la cadena de suministro funcione, el flujo de materiales debe ser seguro, eficaz y de calidad.

La seguridad y la eficacia están relacionadas con el sistema de transporte y el almacenaje. Estos deben ser seguros para que los materiales no sufran deterioros durante el proceso, y eficaces para que la cadena de suministro se desarrolle en el menor tiempo posible.

Algunas pautas para conseguirlo son:

La manipulación de las mercancías, tanto en el almacén del vendedor como en el del comprador, debe hacerse utilizando la maquinaria óptima para cada tipo de género.

Se recomienda dividir el almacén en dos zonas: una dedicada a

stock

y otra para manipulación de cargas, preparación de pedidos y expedición. De esta forma se evitan confusiones entre los productos que entran al almacén y los que salen.

Situar las cargas más pesadas y voluminosas cerca de la zona de expedición minimiza los accidentes en desplazamientos dentro del almacén y ahorra tiempo de traslado.

Mantener un sistema adecuado de organización en las estanterías para que no se pierda tiempo en encontrar los productos.