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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2019
Der SAP-Zahllauf wird in vielen Ländern und Branchen genutzt und stellt eine zentrale Komponente von SAP ERP Financials dar. Dieses Praxishandbuch bietet Key-Usern sowie Beratern einen soliden Einstieg in das Zahlungswesen von SAP, aber auch der erfahrene Anwender wird hier noch einige Kniffe entdecken. Als ständiges Nachschlagewerk vermittelt Ihnen das Buch neben den zentralen Anwendungen vor allem, wie Sie diese Komponente kundenspezifisch konfigurieren können. Lernen Sie anhand ausführlicher Beispiele, wie die Payment Medium Workbench (PMW) und Data Medium Exchange Engine (DMEE) im nationalen und internationalen Umfeld zum Einsatz kommen. Der erfahrene SAP-Berater Marc Müller gibt Ihnen viele wertvolle Tipps rund um den SAP-Zahllauf (F110) und macht Ihnen das Customizing anhand zahlreicher Screenshots und Praxisfälle verständlich wie auch nachvollziehbar. In dieser zweiten Auflage sind die aktuellen Neuerungen beschrieben, die Sie mit S/4HANA im Zahllauf sowie in der Erstellung der Zahlungsträgerformate erwarten können. - Payment Medium Workbench (PMW) und Data Medium Exchange Engine (DMEE) verständlich erklärt - Praxisbeispiele und Tipps für den Zahlungsverkehr im In- und Ausland - Customizing für Kontenfindung, Zahlwegzusätze, Avisversand und Formularsteuerung - Was ändert sich mit der Einführung von SAP S/4HANA?
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Seitenzahl: 149
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Lektorat: Christine Weber/Anja Achilles
Korrektorat: Die Korrekturstube/Stefan Marschner
Coverdesign: Philip Esch
Coverfoto: © selensergen, # 182276274 – istockphoto.com
Satz & Layout: Johann-Christian Hanke
Alle Rechte vorbehalten
2. Auflage 2019
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2019
URL:www.espresso-tutorials.de
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Inhaltsverzeichnis
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Vorwort
Im vorliegenden Buch möchte ich Ihnen die wesentlichen Customizingmöglichkeiten des SAP-Zahlwesens aufzeigen. Neben dem eigentlichen Handwerkszeug sollen konkrete Beispiele die Anwendung dieser Funktionalitäten untermauern und skizzieren. Die Beispiele und Screenshots aus SAP R/3 wurden in einem System ECC 6.0 mit EHP 6 erstellt.
Im Rahmen der zweiten Auflage wurden die Neuerungen in SAP S/4HANA mit den grundlegenden Unterschieden zum Zahllauf in SAP R/3 eingearbeitet. Die Screenshots aus S/4HANA entstammen einem System mit dem Release 1809.
Das Buch setzt eine gewisse Erfahrung in finanztechnischen Prozessen sowie den grundlegenden Abläufen in einem SAP-System voraus. Es ermöglicht also vor allem Key-Usern sowie Beratern einen guten Einstieg in das Zahlungswesen in SAP. Erfahrene Berater werden mit Sicherheit noch den einen oder anderen Kniff entdecken. Daher kann dieses Buch auch als umfassendes Nachschlagewerk verwendet werden.
Nach einer Einführung in das Zahlwesen erwartet Sie eine ausführliche Beschreibung der Einstellungsmöglichkeiten im automatischen Zahllauf von SAP. Hier fließen Antworten auf zahlreiche Fragen ein, die mir in jahrelanger Projektarbeit immer wieder gestellt wurden. In diesem Kapitel wurde neben der Vorstellung von Standardeinstellungen explizit darauf geachtet, auch weniger genutzte Customizingelemente zu beschreiben und deren teilweise ungeahnten Nutzen darzulegen.
Im Kapitel zu den Zahlungsträgern wird auf die technische Erstellung derselben eingegangen. Aufgrund der technischen Entwicklung liegt hier der Schwerpunkt ganz klar bei der Payment Medium Workbench (PMW). Anschließend wird die DMEE (Data Medium Exchange Engine) ausführlich beschrieben – eine von der SAP zwar bereits 2012 eingeführte, aber dennoch relativ wenig genutzte Anwendung. Hierbei gehe ich detailliert auf die grundlegenden Parameter wie Kopfdaten, die einzelnen Knotentypen und deren Customizing ein. Zudem werden auch spezielle Anwendungsmöglichkeiten wie beispielsweise die Versionsverwaltung und die Offsettechnik erläutert.
Die gewonnenen Informationen sollen sodann durch ein Praxisbeispiel vertieft werden. Zusätzlich finden Sie einen kurzen Exkurs in die manuelle Zahlung des SAP-Systems. Hier wird neben der eigentlichen Funktionalität auch das Risiko von deren Verwendung aufgezeigt.
Im letzten Kapitel erfahren Sie alle Neuerungen, die Sie mit S/4HANA im Zahllauf sowie in der Erstellung der Zahlungsträgerformate erwarten können.
Danksagung
Ich möchte mich an dieser Stelle bei Jörg Siebert bedanken, der den Anstoß zum Schreiben dieses Buches gab.
Vielen Dank für die Unterstützung an das gesamte Team vom Verlag Espresso Tutorials: Martin Munzel für die Unterstützung bei der Erstellung sowie Anja Achilles und Christine Weber für die angenehme Zusammenarbeit während des Lektorats.
Ein großes Dankeschön geht auch an meine Vorgesetzten, die mir über die Jahre hinweg die Möglichkeit der freien beruflichen Entfaltung gegeben und mich beim Aufbau von Know-how stets unterstützt haben. Ebenfalls geht ein Dank an meine Kolleginnen und Kollegen für den fantastischen Gedankenaustausch in zahlreichen Themenbereichen in den letzten Jahren. Explizit sei hier Sebastian Jonscher erwähnt, der bei der Erstellung dieses Buches tatkräftig Korrektur gelesen hat.
Ein ganz besonderer Dank gebührt meiner Frau Claudia sowie meiner Tochter Jasmin für das Verständnis und den Freiraum, wenn ich mich beim Schreiben wieder einmal ein Wochenende hinter meinem Schreibtisch vergraben habe.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen die weibliche.
Hinweis zum Urheberrecht
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE sowie Adobe. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
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1 Einführung in das Zahlwesen
In diesem Kapitel zeige ich Ihnen Schnittstellen mit dem Zahlungsprozess im SAP-System auf. Die einzelnen Prozessschritte sollen hierbei ebenso wie die relevanten technischen Tabellen und Strukturen dargestellt werden, welche die notwendigen Daten beinhalten.
Pünktliches Bezahlen von Verbindlichkeiten ist in der heutigen Zeit so wichtig wie nie zuvor. Ein verspätetes Begleichen suggeriert in vielen Fällen geringe Liquidität. Diese wiederum hat einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die Bonität. Genauso, wie sich viele Unternehmen bei diversen Dienstleistern Informationen über ihre Geschäftspartner kaufen, fließen in der Zeit der technischen Vernetzung auch Informationen über das Zahlungsverhalten von Kunden zurück an Dienstleister. Aus dieser Sammlung des Zahlungsverhaltens werden Scores und Ratings gebildet, die ebenfalls von diversen anderen Kriterien beeinflusst werden. Durch schlechtes Zahlungsverhalten können sich diese Listen verändern und beispielsweise die Kreditwürdigkeit oder auch eventuelle zukünftige Geschäftsbeziehungen beeinflussen.
Des Weiteren ist ein rechtzeitiges Begleichen von Rechnungen für die Gewährung von Skonto relevant. Hierbei erhält das zahlende Unternehmen einen prozentualen Preisnachlass, wenn es den Rechnungsbetrag innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt. Im Hinblick auf die relativ kurze Zeitspanne von der Skonto- bis zur endgültigen Zahlungsfrist lohnt sich die Ausnutzung von Skonto in den allermeisten Fällen.
Im SAP wird dieser Zahlungsprozess hauptsächlich im Finanzwesen angewendet. Dies ist immer dann der Fall, wenn Unternehmen aktiv eine Zahlung anstoßen wollen. Hierbei ist nicht nur von ausgehenden Zahlungen die Rede, sondern auch von eingehenden wie beispielsweise Lastschriften, die aktiv eingefordert werden. Zunächst muss analysiert werden, welche Rechnung wann bezahlt werden muss. Da diese Aufgabe bereits bei einer kleinen Anzahl von Rechnungen zur Herausforderung wird, übernehmen dies in SAP die automatischen Zahlprogramme. Diese prüfen Kreditoren-, Debitoren- und gegebenenfalls Hauptbuchhaltung auf fällige Belege und schlagen sie für einen Zahllauf vor. Diese Belege müssen nicht zwangsläufig offene Posten sein, es können auch Zahlungsanordnungen zu einem Zahlungsausgang führen. Hierbei wird vom Buchhaltungssachbearbeiter durch das Erfassen eines Beleges ein Zahlungsausgang bewirkt, ohne dass eine Rechnung vorhanden ist.
Durch einen Zahlungsvorschlag wird aufgelistet, welche Belege aufgrund der zuvor eingestellten Selektionskriterien zur Zahlung kommen würden. Hier kann nun noch einmal manuell eingegriffen werden, um Belege aus dem Zahllauf auszugrenzen. Die Ausführung des endgültigen Zahllaufes generiert die Buchung von Zahlbelegen im SAP-System und gleicht damit im selben Schritt die bezahlten Belege auf dem Debitor oder Kreditor aus. Auch der Skontoabzug wird durch entsprechende Einstellungen im Customizing der Zahlprogramme bereits automatisch durchgeführt. Zusätzlich kann ein Zahlungsdatenträger erstellt werden, mit dem die Informationen der erzeugten Zahlbelege in einem entsprechend vordefinierten Format an die Hausbank übergeben wird. Abbildung 1.1 verdeutlicht diesen Prozess.
Abbildung 1.1: Zahlungsprozess in SAP
Zusätzlich zum Zahlungsprozess im Finanzwesen wird dieser auch im Personalwesen benötigt, um Gehaltszahlungen an Mitarbeiter und Sozialabgaben an öffentliche Träger und Versicherungen zu gewährleisten. Voraussetzung hierfür ist selbstverständlich, dass das SAP-Modul Personalmanagement (HCM) genutzt wird. Viele Unternehmen setzen in diesem Bereich auf alternative Drittsoftware. In diesem Fall wird der Zahlungsprozess von dieser externen Software abgewickelt und die entsprechenden Buchungen zur Vervollständigung der Finanzbuchhaltung werden über eine Schnittstelle an das SAP-System gesendet.
Bei einem Einsatz des HCM-Moduls ist es für den Zahlungsprozess wichtig, ob es auf demselben SAP-Anwendungsserver implementiert ist wie das restliche ERP-System oder dieses einen eigenen besitzt. Bei einer Nutzung auf dem gleichen SAP-Anwendungsserver werden die Zahlwege und Zahlungsdatenträger der Finanzbuchhaltung mitgenutzt. Ein separates Customizing ist also nicht nötig. Diese Konstellation hat aber nicht nur Vorteile: So muss für Zahlungsträgerdateien des einheitlichen Zahlungsverkehrsraums der sogenannte Purpose-Code befüllt werden, der im Finanzwesen keine Anwendung findet. Daher muss hier im Fall desselben SAP-Anwendungsservers entweder ein eigener Zahlweg inklusive Zahlungsdatenträger generiert oder aber der Zahlungsdatenträger des Finanzwesens so modifiziert werden, dass der Purpose-Code nur bei HCM-betreffenden Zahlungen ausgegeben wird.
Im Fall einer Stand-alone-Lösung des HCM auf einem eigenen Anwendungsserver kann dort der entsprechende Zahlweg mitsamt Zahlungsdatenträger losgelöst vom Finanzwesen eingerichtet und verwendet werden.
Unabhängig davon, ob der Zahllauf im Finanzwesen oder im Personalwesen durchgeführt wird, werden mit dem Ausführen eines Zahllaufes die Informationen immer in den Tabellen REGUH und REGUP fortgeschrieben. Diese sind die Datenbasis für alle weiteren Schritte. REGUH enthält hierbei allgemeine Regulierungsdaten aus dem Zahlprogramm. Diese betreffen Informationen wie beispielsweise den Namen der eigenen Hausbank oder der des Empfängers. In der Tabelle REGUP sind detaillierte Informationen zu den bearbeiteten Positionen wie beispielsweise der Steuer-, Skonto- oder Quellensteuerbetrag eines beglichenen Postens zu finden.
Die Zahlungsträgererstellung kann auf zwei verschiedene Weisen erfolgen: Zum einen gibt es die Möglichkeit der klassischen Zahlungsträgerprogramme, zum anderen die der Payment Medium Workbench (PMW). Erstere greifen direkt auf die Tabellen REGUH und REGUP zu und befüllen durch diese den Zahlungsdatenträger. Zusätzlich wird bei der Avis-Erstellung über das Programm RFFOAVIS die Struktur REGUD temporär befüllt, um daraus das gewünschte Formular zu erstellen. Die PMW verwendet bei der Erstellung des Datenträgers und der Avise die Strukturen FPAYH, FPAYP und FPAYHX. Datenbasis für diese sind aber immer REGUH und REGUP. FPAYH basiert hierbei auf der Tabelle REGUH und FPAYP auf REGUP. FPAYHX enthält zusätzlich aufbereitete Daten aus der FPAYH sowie zusätzliche Felder, die nicht in der REGUH enthalten sind, bei der Zahlungsträgererstellung aber notwendig sein können. Abbildung 1.2 verdeutlicht Ihnen diese Zusammenhänge noch einmal grafisch in einer Übersicht.
Abbildung 1.2: Tabellen und Strukturen des Zahlprogramms
Über SAP können alle denkbaren Zahlungsinstrumente des bargeldlosen Zahlungsverkehrs angewendet werden. Diese lassen sich in Ausgangs- und Eingangszahlungen aufteilen. Erstere beinhalten die klassische Überweisung, den Scheck und den Wechsel. Den Eingangszahlungen sind die Lastschrift, die Zahlungs- bzw. Wechselaufforderung und je nach Systemstand des SAP die Kartenzahlung zuzuordnen. Diese Zahlungsinstrumente sind in Abbildung 1.3 grafisch dargestellt.
Abbildung 1.3: Zahlungsinstrumente des SAP-Systems
Nach der Zahlungsverkehrsstatistik für das Berichtsjahr 2017 der Europäischen Zentralbank waren zum Berichtszeitpunkt Überweisungen mit 29,5 % und Lastschriften mit 48,5 % die am häufigsten genutzten Transaktionsmöglichkeiten, dicht gefolgt von den Kartenzahlungen, welche mit 21,1 % zu Buche schlagen. Da diese jedoch zum größten Teil von Privatpersonen getätigt werden, sind sie für SAP-Systeme nur bei speziellen Branchen wie etwa dem Einzelhandel relevant. Für Geldtransfers zwischen Unternehmen gelten weiterhin Überweisungen und Lastschriften als relevant. Schecks nehmen einen zu vernachlässigenden Anteil in Höhe von 0,1 % ein. Die restlichen 0,8 % teilen sich die übrigen Transaktionsmöglichkeiten wie beispielsweise E-Geld-Zahlungen. Wechsel finden in dieser Statistik keine Erwähnung mehr. Abbildung 1.4 zeigt Ihnen die Verhältnisse in grafischer Form.
Abbildung 1.4: Nutzung Transaktionsarten in der EU (2017)
SAP-Systeme werden jedoch häufig von Unternehmen betrieben, die nicht nur in Deutschland tätig sind. Im europäischen Zahlungsverkehr mag die Verteilung aufgrund der Einführung von SEPA noch ähnlich aussehen. Schaut man jedoch beispielsweise in den arabischen oder asiatischen Raum, so werden dort Schecks noch weit häufiger eingesetzt als in Europa. Sie decken einen großen Teil der Finanztransaktionen ab. Die Verwendung von Wechseln als Zahlungsmittel ist heute nicht mehr zeitgemäß. Dieser musste aufgrund seiner Urkundeneigenschaft und des hohen personellen Aufwands bei der Handhabung den anderen Zahlungsmitteln wie beispielsweise der Überweisung weichen. Daher soll dieses Zahlungsmittel in diesem Buch nicht behandelt werden.
2 Automatische Zahlprogramme
Nachfolgend werden Ihnen die automatischen Zahlprogramme im SAP-System vorgestellt und deren Unterschiede aufgezeigt. Hierbei wird dargestellt, wie Sie diese Programme bedienen und entsprechende Customizingeinstellungen hinterlegen können. Es wird Wert darauf gelegt, dass nicht nur die Standardeinstellungen, sondern auch weniger bekannte Optionen wie beispielsweise Weisungsschlüssel und Zahlwegzusätze präzise beschrieben und erklärt werden.
2.1 Allgemeine Informationen
Im SAP-System stehen Ihnen zwei automatische Zahlprogramme für die Durchführung von ausgehenden Zahlungen zur Verfügung. Zunächst haben Sie die Möglichkeit, das sogenannte Standard-Zahlprogramm (Transaktion F110) zu verwenden. Dieses selektiert die zu zahlenden Positionen nach den offenen Posten bei Kreditoren und Debitoren.
Die zweite Variante für die Erstellung automatisch ausgehender Zahlungen ist das Zahlprogramm für Zahlungsanordnungen (Transaktion F111). Dieses selektiert die zu bezahlenden Beträge nicht nach offenen Posten, sondern nach sogenannten Zahlungsanordnungen, die Sie zunächst im System erfassen müssen. In diesen Belegen können Sie einen fixen Geldbetrag unabhängig von offenen Posten definieren, der anschließend zur Auszahlung kommt. Das automatische Zahlprogramm für Zahlungsanordnungen prüft bei seiner Ausführung, ob ein derartiger Beleg existiert und selektiert diesen. Interessant ist hierbei, dass Sie diese Zahlungsanordnungen nicht nur für Debitoren und Kreditoren, sondern auch für Sachkonten erfassen können. Somit können Sie beispielsweise auch Geldtransfers zwischen zwei Hausbanken durchführen. Abbildung 2.1 bildet den Unterschied der beiden möglichen automatischen Zahlprogramme im SAP-System ab.
Abbildung 2.1: Unterscheidung der automatischen Zahlprogramme im SAP-System
Nach der Datenselektion ist der Prozessablauf in beiden Zahlprogrammen identisch. Zunächst führt das Programm diverse Prüfungen dahin gehend durch, ob der selektierte Beleg zur Zahlung kommen soll. Kriterien sind hier beispielsweise die Fälligkeit, welche durch die Zahlungsbedingung bzw. das Valutadatum berechnet wird. Zudem stellt sich die Frage, ob der vom automatischen Zahlprogramm gewünschte Zahlweg für den entsprechenden offenen Posten oder die Zahlungsanordnung überhaupt zugelassen ist.
Wenn alle diese Prüfungen erfolgreich durchlaufen sind, schlägt Ihnen das Zahlprogramm den Beleg zur Zahlung vor. Diesen können Sie nun noch nachbearbeiten. Sie können somit noch Zahlungen manuell ausschließen oder unter Umständen auch nachträglich aufnehmen. Erst nach diesem Schritt wird der abschließende Zahllauf ausgeführt. Abbildung 2.2 verdeutlicht diesen grundsätzlichen Prozessablauf der automatischen Zahlprogramme.
Abbildung 2.2: Prozessablauf der Zahlprogramme
Beide Zahlprogramme greifen auf dasselbe Customizing zu. Einzig die Kontenfindung sieht zwar ähnlich aus, basiert aber auf unterschiedlichen Tabellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 2.8.
2.2 Anwendung der Zahlprogramme
2.2.1 Selektion über offene Posten
Das Zahlprogramm für die Selektion über offene Posten können Sie über die Transaktion F110 aufrufen. Im Kreditorenmenü finden Sie es unter Periodische Arbeiten • F110 Zahlen. Abbildung 2.3 zeigt Ihnen das Einstiegsbild des automatischen Zahllaufes für die Offene-Posten-Selektion.
Abbildung 2.3: Einstiegsbild des Zahllaufes für offene Posten
Der Tag der Ausführung sowie die Identifikation des Zahllaufes haben entgegen der Ansicht vieler SAP-Anwender nur einen untergeordneten Einfluss auf den Zahllauf. Der Tag der Ausführung beeinflusst nur das vorgeschlagene Buchungsdatum auf dem zweiten Kartenreiter Parameter, welches aber noch einmal manuell angepasst werden kann. Die eigentliche Funktion dieses Feldes besteht jedoch in der Katalogisierung aller Zahlläufe. Das Gleiche gilt für die Identifikation, welche die Unterscheidung aller Zahlläufe an einem Tag ermöglicht. Die Erfahrung zeigt, dass bei diesem Feld eine strukturelle Vorgabe im Arbeitsalltag sinnvoll ist. So erleichtert diese Ihnen das Suchen nach einem bestimmten Zahllauf in einem internationalen Konzern mit vielen täglichen Zahlläufen enorm, wenn Sie eine sprechende Identifikation verwenden. Die Abkürzung »1000U« könnte beispielsweise aufzeigen, dass in diesem Zahllauf der Buchungskreis 1000 und der Zahlweg U bearbeitet wurden. Diese Logik muss natürlich für jedes Unternehmen individuell durchdacht werden.
Katalogisierung von Zahlläufen
Überlegen Sie, ob Ihnen einen sprechende Katalogisierung Ihrer Zahlläufe eine Erleichterung im Arbeitsalltag bringen könnte.
Nach dieser Definition können Sie nun die Parameter definieren, welche Sie auf dem gleichnamigen zweiten Kartenreiter eingeben (siehe Abbildung 2.4):
Abbildung 2.4: Zahllaufparameter
Das Buchungsdatum sowie das Feld Belege erfasst bis werden vom vorab festgelegten Tag der Ausführung beeinflusst. Sie richten sich nach der Eingabe des Ausführungsdatums, können jedoch noch individuell angepasst werden. Gerade bei der Errechnung von Vorlaufzeiten bei Lastschriften sind diese Einträge wichtig. Datieren Sie hierfür das Feld Belege erfasst bis entsprechend in die Zukunft. Mit dem DebitorenPos fällig bis
