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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2017
Sichern Sie das Erreichen Ihrer Projektziele und behalten Sie stets die volle Kontrolle über den Projektablauf: Mit diesem Buch lernen Sie, wie Sie das SAP Projektsystem (PS), richtig eingesetzt, im Controlling unterstützt. Von der Projektplanung über die -durchführung bis hin zum Periodenabschluss und Reporting werden die wichtigsten kaufmännischen Aspekte des Projektcontrollings an drei typischen Beispielprojekten praxisnah dargestellt.
So erfahren Sie, wie Sie die passende Projektstruktur wählen, welche Planungswerkzeuge Ihnen zur Verfügung stehen, was beim Erfassen von Istdaten zu beachten ist und wie diese – etwa über Bestellungen, Fertigungsaufträge, Rückmeldungen auf Netzplänen o. ä. – gebucht werden. Sie erhalten einen detaillierten Einblick in die Monatsabschlussaktivitäten, wie die Ergebnisermittlung über „Ware in Arbeit“ und „Percentage of Completion“ oder die Gemeinkostenzuschläge.
Und was wäre ein Projektcontrolling ohne Ergebnissicherung: Hierfür beschreiben Ihnen die Autoren die Einsatzmöglichkeiten für Standardberichte aus dem PS-Informationssystem sowie Kostenarten- und Hierarchieberichte.
- Strukturieren – PSP, Netzplan, Meilenstein
- Planen – Easy Cost Planning, Hierarchie, Netzplan
- Pflegen – Anlegen, Ändern und Löschen mittels Project Builder
- Integrieren – Übergang zu anderen SAP-Modulen
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Seitenzahl: 210
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Coverdesign: Philip Esch
Coverfoto: fotolia #116696552 | cegli
Satz & Layout: Johann-Christian Hanke
Alle Rechte vorbehalten
2. Aufl. 2017, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
URL:www.espresso-tutorials.de
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Inhaltsverzeichnis
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Vorwort
Die Standardsoftware SAP ERP ist für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen ausgelegt und bietet mit dem Modul SAP Projektsystem (PS) eine Vielzahl von Werkzeugen an, die für das Projektcontrolling eingesetzt werden können. Doch welche Werkzeuge kommen für welche Anwendungszwecke infrage? Es gibt kein Projekt und wahrscheinlich auch kein Unternehmen, das die komplette Bandbreite der Funktionalitäten von PS nutzt. Dieses Buch soll Ihnen einen praktischen Einstieg bieten, um einige wesentliche Funktionen des Projektcontrollings, die das Projektsystem bietet, anhand von Beispielen kennenzulernen. Hierzu werden drei unterschiedliche Projekte vorgestellt und Schritt für Schritt in PS umgesetzt. Beginnend mit der Projektstruktur über die Planung und Erfassung von Istzahlen bis zum Monatsabschluss und dem Reporting ziehen sich die Beispiele wie ein roter Faden durch das Buch.
Der Schwerpunkt dieses Buches liegt auf den Aspekten von PS, die für das kaufmännische Projektcontrolling eingesetzt werden können, also auf der Steuerung und Überwachung von Kosten und Erlösen. Wir haben uns darauf konzentriert, die Funktionalitäten detailliert zu erläutern, die nach unserer Erfahrung in der Praxis am häufigsten und am erfolgreichsten eingesetzt werden. Dieses Buch will mehr ein praktischer Ratgeber als ein vollständiges Kompendium sein.
An wen richtet sich dieses Buch?
Dieses Buch ist für Sie interessant, wenn Sie vorhaben, PS in Ihrem Unternehmen einzuführen bzw. eine vorhandene Installation zu reorganisieren. Die Zielgruppe umfasst somit SAP-Berater, Mitarbeiter von Inhouse-Kompetenzcentern sowie SAP-Anwender. Sie sollten grundsätzlich mit dem Projektcontrolling vertraut sein und grundlegende Konzepte, wie Projektstrukturpläne oder Netzpläne, kennen. Kenntnisse der Organisationseinheiten, Stammdaten und Abläufe aus umliegenden Prozessen, wie Vertrieb, Einkauf, Fertigung, Finanzbuchhaltung und Controlling, sind ebenfalls von Vorteil, da nicht alle im Rahmen dieses Buches behandelt werden können.
Aufbau des Buches
Alle Kapitel dieses Buches sind nach dem gleichen Prinzip aufgebaut: Wir stellen zunächst alle wesentlichen Funktionalitäten zum Schwerpunkt des jeweiligen Kapitels vor und zeigen dann am Ende, wie und vor allem aufgrund welcher Überlegungen sie für die Beispielprojekte eingesetzt werden.
Wann immer wir eine Funktionalität beschreiben, erläutern wir zunächst den jeweiligen betriebswirtschaftlichen Zweck, zeigen dann, wie die Funktionalität in SAP ERP durchgeführt wird und erläutern zum Schluss, welche Einstellungen hierzu im Customizing notwendig sind.
Danksagungen
Wir möchten uns besonders bei Jörg Siebert bedanken, der uns mit Rat, Tat und Feedback bei diesem Buch unterstützt hat. Dank auch an Thomas Lehmann und Uwe Klein für deren Hilfe beim Aufbau der Beispielprojekte.
Wir widmen dieses Buch unseren Söhnen Vincent, Philip und Jan, die uns beim Schreiben auf folgende grundsätzliche Fragen aufmerksam gemacht haben: Warum wollt Ihr dieses Buch schreiben? Warum müsst Ihr das Buch Ende Mai abgeben? Was macht ein Verlag? Warum werden Bücher gedruckt? Warum liest man Bücher?
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Einleitung
In diesem Kapitel klären wir, welche Voraussetzungen Sie für den Einsatz des Moduls PS benötigen und stellen die drei Beispielprojekte vor.
1.1 Voraussetzungen für den Einsatz von PS
Um PS für das Projektcontrolling nutzen zu können, sollte SAP Financials (Finanzbuchhaltung und Controlling) bereits im Einsatz sein oder zumindest gleichzeitig mit PS eingeführt werden. Sie benötigen mindestens einen Kostenrechnungskreis, einen Buchungskreis mit Kontenplan und angelegten Sachkonten sowie die dazugehörigen Kostenarten. Die Integration von Netzplänen mit der Logistik können Sie nur nutzen, wenn Sie auch die entsprechenden Module »Materialwirtschaft« und »Vertrieb« bzw. »Produktionsplanung und -steuerung« einsetzen.
1.2 Vorstellung der Beispielprojekte
In den folgenden Kapiteln veranschaulichen wir den Einsatz von Werkzeugen für das Projektcontrolling aus PS anhand dreier unterschiedlicher Projekte. Die Beispiele wurden bewusst so gewählt, dass sie sich in möglichst vielen Aspekten unterscheiden, sodass Sie verschiedene Ansätze zur Umsetzung im SAP-System kennenlernen werden.
1.2.1 Beispiel 1: ein Softwareprojekt zur Einführung von SAP ERP
In unserem ersten Szenario plant die IT-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens, ein bereits existierendes SAP-Template auf ein Tochterunternehmen auszurollen. Interne Mitarbeiter der IT und der einzelnen Fachbereiche, wie z.B. Finanzbuchhaltung, Controlling, Vertrieb oder Produktion werden zunächst gemeinsam mit externen Beratern eine Analyse der Anforderungen des Tochterunternehmens durchführen. Darauf basierend erstellen sie ein Sollkonzept, das im Anschluss implementiert und getestet wird. Es finden außerdem Schulungen der Mitarbeiter statt, und der Produktivstart wird vorbereitet, indem Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Altsystem der Tochter aufbereitet und bereinigt werden. Zum Schluss erfolgen der Produktivstart selbst sowie der nachfolgende Support.
Die Arbeitsstunden der IT-Mitarbeiter sowie der Mitarbeiter aus dem Fachbereich werden dem Projekt über eine Stundenverrechnung belastet, ebenso wie die Reisekosten und Aufwände für externe Berater.
Die Firma hat derartige Projekte schon einige Male durchgeführt. Daher hat sie Erfahrung mit SAP-Roll-outs, und für die Zukunft ist schon die Durchführung weiterer solcher Projekte geplant.
Es handelt sich um ein internes Projekt, dessen Kosten von der Kostenstelle der IT-Abteilung getragen werden. Es findet daher keine Fakturierung statt.
1.2.2 Beispiel 2: ein Projekt zur Installation einer Lkw-Wägebrücke
Bei unserem zweiten Vorhaben handelt es sich um ein Kundenprojekt eines ebenfalls mittelständischen Unternehmens, das für einen Kunden eine Lkw-Wägebrücke installiert. Eine Lkw-Wägebrücke wird von Unternehmen eingesetzt, die Schüttgut kaufen oder verkaufen; ankommende Lkws werden zunächst leer und später beladen auf der Wägebrücke gewogen. Aus der Gewichtsdifferenz ergibt sich die geladene Verkaufsmenge des Schüttguts.
Für die Installation der Wägebrücke muss eine Grube ausgehoben werden, in die das Wägesystem eingebaut wird. Dieses besteht aus mechanischen und elektrischen Teilen, die aus der Serienfertigung des Unternehmens stammen sowie aus einigen Stahlteilen, die von Dritten bezogen und direkt zum Kunden geliefert werden. Die Grube wird zum Schluss durch eine Betonplatte (Deck) geschlossen, die mit dem Wägesystem verbunden ist und auf das die Lkws zum Wiegen herauffahren. Das Wiegen wird über ein Leitsystem überwacht, das in einem in der Nähe liegenden Gebäude installiert wird. Das Leitsystem kommuniziert mit dem Wägesystem über eine an die Kundenbedürfnisse angepasste Software.
Im Rahmen des Projektes ist es somit notwendig, zunächst alle Einzelkomponenten der Wägebrücke (Grube, Deck, Wägesystem, Software, Leitsystem) zu konstruieren und parallel dazu die Installation beim Kunden vorzubereiten (Ausheben der Grube, Vorbereitung des Leitsystems, Fertigung des Decks). Des Weiteren gilt es, die benötigten Teile sowohl intern als auch extern zu beschaffen, die Software zu programmieren und Techniker einzuplanen, die das System vor Ort installieren. Das Projekt wird während des Verlaufs in mehreren Einzelschritten fakturiert.
Für die Firma handelt es sich um ein Routineprojekt, da Wägebrücken einen bedeutenden Anteil ihres Geschäftes ausmachen. Es existieren daher bereits Standardpläne für die Abwicklung solcher Projekte.
1.2.3 Beispiel 3: ein Projekt zur Herstellung einer Werkzeugmaschine
Im dritten Szenario hat ein weiteres mittelständisches Unternehmen von einem Kunden den Auftrag erhalten, eine individuell an dessen Anforderungen angepasste Werkzeugmaschine zu fertigen. Die Anlage wird komplett in der Montagehalle des Unternehmens zusammengebaut, getestet, wieder abgebaut und schließlich zum Kunden verschickt, um dort endgültig aufgebaut und abgenommen zu werden.
Die Anlage ist wie alle anderen Endprodukte (mit Ausnahme von Ersatzteilen), die die Firma verkauft, ein Unikat. Jede Anlage wird der Spezifikation des Kunden entsprechend konstruiert und gefertigt. In der Fertigung werden nur wenige Standardteile verwendet, die in Kleinserien produziert und eingelagert werden. Der überwiegende Teil der verwendeten Bauteile wird eigens für das aktuelle Projekt entworfen und hergestellt.
Einige Teile der Anlage, wie z.B. Elektromotoren, werden extern beschafft. Da auch diese Fremdteile von den Herstellern individuell produziert werden, ist hier mit langen Laufzeiten zu rechnen, weshalb die Teile frühzeitig bestellt werden müssen.
Die Laufzeit dieses Projekts wird einige Monate betragen. Dies bedeutet für den Auftragnehmer eine gewisse Kapitalbindung (durch die Vielzahl der selbst gefertigten und speziell zugekauften Teile). Deshalb wurde mit dem Kunden vereinbart, dass er zu bestimmten Meilensteinen (bei der Bestellung, bei der Abnahme der Konstruktion und bei der Fertigstellung der Montage) Teilzahlungen leistet. Erst nach der Abnahme der Installation beim Kunden wird die endgültige Rechnung erstellt.
Sie haben nun die drei Beispiele kennengelernt, anhand derer wir geeignete Werkzeuge aus PS unter die Lupe nehmen werden. Im folgenden Kapitel beschäftigen wir uns mit den Grundstrukturen, auf denen die Projekte aufgebaut werden.
2 Projektstrukturen
Projektstrukturen dienen dazu, Projekte anhand bestimmter Kriterien in Teilpakete zu gliedern und sie damit überschaubarer und besser planbar zu machen. Projektstrukturpläne bilden dabei den logischen Aufbau ab, während Netzpläne den zeitlichen Ablauf darstellen.
In diesem Kapitel beschäftigen wir uns zunächst mit den grundlegenden Strukturen im Projektsystem, den Projektstrukturplänen, Netzplänen und Meilensteinen. Zu jedem dieser drei Elemente erläutern wir zunächst, worum es sich jeweils handelt und wozu es eingesetzt werden kann. Dann zeigen wir, wie die Strukturen im SAP-System verwendet werden und erklären Ihnen, welche Customizing-Einstellungen Sie vornehmen müssen, um sie nutzen zu können. Im Anschluss erläutern wir, wie Sie die Strukturen einsetzen können, um für die drei Beispielprojekte, die wir in der Einleitung beschrieben haben, passende Strukturen aufzubauen.
2.1 Projektstrukturpläne
Ein Projektstrukturplan (PSP) dient dazu, ein Projekt in eine geeignete Struktur zu gliedern, um Kosten, Erlöse und Termine planen, erfassen und überwachen zu können. Die Logik, nach der die Gliederung erfolgt, hängt von der Art des Projektes ab; so kann man es beispielsweise nach Projektphasen, nach Produktbaugruppen oder nach Organisationseinheiten strukturieren.
In PS benötigt ein PSP zunächst eine Projektdefinition, die eine eindeutige Projektnummer festlegt und einige Voreinstellungen, z.B. zu den Organisationseinheiten, Steuerungsparametern, Währungen usw., enthält.
Neben der Projektdefinition besteht der Projektstrukturplan aus sogenannten PSP-Elementen. Beispielsweise entsprächen bei einer phasenorientierten Projektstruktur die PSP-Elemente den einzelnen Projektphasen, wie Analyse, Konzeption, Umsetzung usw.; bei einer Strukturierung nach Produktbaugruppen wäre es empfehlenswert, für jede Baugruppe ein eigenes PSP-Element anzulegen und entsprechend bei einem Aufbau anhand von Organisationseinheiten ein PSP-Element je Einheit.
Ein PSP-Element hat ebenso wie die Projektdefinition eine mandantenweit eindeutige Nummer und dient dazu, die Projektstruktur hierarchisch aufzubauen. Dieser Zusammenhang ist in Abbildung 2.1 dargestellt.
Abbildung 2.1: Projektstrukturplan
Das Projekt 1234 enthält die Projektdefinition und darüber hinaus mehrere PSP-Elemente auf drei Hierarchiestufen. Das PSP-Element auf der höchsten Ebene heißt Kopf-PSP-Element und hat im Beispiel dieselbe Nummer wie die Projektdefinition. Die Nummern der darunterliegenden PSP-Elemente beginnen mit der Projektnummer sowie mit weiteren Nummern, die die Hierarchiestufe kennzeichnen. Ein Projektstrukturplan wird somit ausschließlich aus PSP-Elementen aufgebaut. Jedes Element in der Hierarchie ist grundsätzlich gleich: Sie können auf jeder Ebene planen, Istdaten erfassen und Auswertungen fahren. Sämtliche erfassten Plan- und Istwerte bezüglich Kosten und Erlösen oder Terminen werden innerhalb einer PSP-Struktur stets von unten nach oben verdichtet; dies bedeutet, dass in Berichten auf jedem PSP-Element die Zusammenfassung aller darunterhängenden PSP-Elemente ausgewertet werden kann.
Aus technischer Sicht ist ein PSP-Element in erster Linie ein Kontierungsobjekt, wie z.B. eine Kostenstelle oder ein Innenauftrag; darauf können Sie also Kosten planen und buchen. Darüber hinaus hat ein PSP-Element, ebenso wie ein Innenauftrag, temporären Charakter; das PSP-Element hat also einen begrenzten Lebenszyklus. Daher verfügt es über eine Statusverwaltung, die anzeigt, ob das PSP-Element noch aktiv ist oder nicht. PSP-Elemente bieten allerdings über die Funktionalität von Innenaufträgen hinaus noch weitaus mehr, wie etwa die bereits erwähnten Möglichkeiten zur hierarchischen Gliederung und zur Terminplanung. Außerdem sind PSP-Elemente stärker in die Logistikmodule integriert als Innenaufträge – sie können beispielsweise Bedarfe erzeugen und nahtlos mit Netzplänen verknüpft werden.
Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie Projektstrukturpläne im SAP-System anlegen.
2.1.1 Der Project Builder
Der Project Builder ist im SAP-System das zentrale Pflegewerkzeug für Projekte, das das Anlegen, Ändern und Löschen von PSP-Elementen, Netzplänen, Meilensteinen und weiteren Objekten erlaubt. Sie erreichen den Project Builder entweder über die Transaktion CJ20N oder über das Menü Rechnungswesen • Projektsystem • Projekt • Project Builder.
Der Project Builder ist in drei Bereiche aufgeteilt (siehe Abbildung 2.2):
Strukturbaum : Im Hierarchiebereich sehen Sie die Struktur des aktuellen Projektes. Sie können hier per Drag & Drop Elemente zur Struktur hinzufügen oder Elemente verschieben.
Arbeitsvorrat : Im Vorlagenbereich haben Sie zwei Möglichkeiten: Wenn Sie noch kein Projekt zum Bearbeiten geöffnet haben, finden Sie im Arbeitsvorrat die fünf zuletzt von Ihnen bearbeiteten Projekte. Wechseln Sie in die Vorlagensicht, so stellt das System Ihnen alle Objekte zur Verfügung, die Sie in ein Projekt einbauen können. Welche Objekte Ihnen hier angeboten werden, hängt von Ihren Einstellungen in den benutzerspezifischen Optionen ab, die Sie beim erstmaligen Aufruf des Project Builders getätigt haben.
Arbeitsbereich : Im Arbeitsbereich können Sie schließlich für ein Objekt, das Sie im Hierarchiebereich ausgewählt haben, alle Detaileinstellungen vornehmen. Sie geben hier z.B. für ein PSP-Element die Nummer, die Bezeichnung sowie alle weiteren Parameter ein.
Abbildung 2.2: Project Builder
Um ein neues Projekt im Project Builder anzulegen, drücken Sie den Button Anlegen und wählen dann aus der Auswahlliste im Pop-up Projekt.
Wie Sie in Abbildung 2.3 sehen können, erzeugt das System nun eine neue Projektdefinition und erwartet von Ihnen die Eingabe einer Projektnummer sowie eines Projektprofils. Das Projektprofil liefert zum einen Vorschlagswerte, z.B. zu den Organisationsdaten, damit Sie diese nicht bei jedem Projekt neu eingeben müssen, und zum anderen enthält es eine Reihe von Steuerparametern, z.B. zur Kostenplanung, zur Ermittlung der Ware in Arbeit usw. In Abschnitt 2.1.9 wird ausführlich beschrieben, wie Sie ein Projektprofil erstellen und welche Parameter Sie im Einzelnen einstellen können. Im Beispiel haben wir das Projektprofil MM001 – Beispiel Projektcontrolling eingegeben.
Abbildung 2.3: Eintragen der Steuerungsdaten
2.1.2 Projektnummerierung
Die Projektnummer können Sie grundsätzlich frei wählen; SAP bietet hier keine automatische Nummerierung. Sie können die Nummer entweder eingeben oder sich vom System die nächste freie Nummer suchen lassen (siehe Abbildung 2.4).
Abbildung 2.4: Freie Projektnummer suchen
Wenn Sie die Projektnummer und das Projektprofil eingegeben und mit der »Eingabe«-Taste bestätigt haben, zeigt Ihnen das System die Grunddaten der Projektdefinition im Arbeitsbereich des Project Builders. Im Hierarchiebereich links oben sehen Sie außerdem die Struktur des neuen Projektes 1234, das im Moment lediglich aus der Projektdefinition selbst besteht (siehe Abbildung 2.5).
Abbildung 2.5: Projektdefinition im Hierarchiebereich
Nummerierungslogik von Projekten und PSP-Elementen
Vermeiden Sie »sprechende« Nummern! Die Projektnummern sollten im Idealfall lediglich je aus einer laufenden Nummer bestehen. Falls Sie in mehreren Buchungskreisen Projekte verwenden, können Sie eventuell am Anfang der Projektnummer ein oder zwei Zeichen vorwegstellen, um Projekte unterschiedlicher Firmen zu kennzeichnen. Jede weitere Detaillierung sollten Sie allerdings über die Stammdatenfelder spezifizieren. Die Nachteile »sprechender« Nummern sind offensichtlich:
Sollten Sie Ihre Projektnummern über Nummernintervalle klassifizieren, so seien Sie sich dessen gewiss: Jeder Nummernkreis platzt irgendwann. Die Nummernlogik ist spätestens dann nicht mehr eindeutig, wenn Ihr Intervall in ein anderes Intervall »übergelaufen« ist. Wenn Sie Ihre Projekte anhand von Stammdatenfeldern klassifizieren, haben Sie dieses Problem nicht.Die nächste organisatorische Veränderung kommt bestimmt! Wenn Sie erst einmal einen großen Bestand an Projekten haben, die über deren Nummerierung präzise bestimmten Kundensegmenten, Produktlinien oder Organisationseinheiten zugeordnet sind, wird sich Ihr Unternehmen irgendwann umstrukturieren, und Ihre Nummern passen nicht mehr zur neuen Struktur. Sie können jedoch Ihre Stammdatenfelder jederzeit umbenennen und/oder Ihre Projekte anderen Feldern zuordnen.Jedes PSP-Element in einem Projekt sollte so nummeriert sein, dass es zunächst die Projektnummer enthält und dann weitere Kürzel folgen, die die Hierarchieebene anzeigen. Das Kopf-PSP-Element sollte exakt so wie das Projekt benannt sein: Das Projekt heißt 1234, das Kopf-PSP-Element ebenfalls, und die Elemente in der zweiten Hierarchiestufe heißen 1234-01 bzw. 1234-02 usw. Dies mag selbstverständlich klingen, von SAP ist es aber nicht so vorgeschrieben. Das System lässt Ihnen bei der Benennung der PSP-Elemente die freie Wahl, solange diese mandantenweit eindeutig ist. Die Vorteile dieser Vorgehensweise liegen auf der Hand, wenn Sie an Stellen im System mit PSP-Elementen arbeiten, bei denen Sie nicht auf Anhieb erkennen können, zu welchem Projekt ein PSP-Element gehört, wie z.B. beim Buchen von Istkosten auf ein Projekt oder beim Ausführen von Reports.
2.1.3 Statusverwaltung
Im Statusbereich sehen Sie zwei Felder: Systemstatus und Anwenderstatus. Status dienen dazu, im Verlauf eines Projektes unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge zuzulassen oder zu verbieten. Der Initial-Systemstatus ist EROF (eröffnet). Dieser Status bewirkt u.a., dass Sie keine Istbuchungen zum jeweiligen Projekt erfassen können. Sie können erst buchen, wenn Sie in den nächsten Status, »freigegeben«, wechseln.
Sobald das Projekt weitgehend fertig ist, Sie aber noch eine Faktura an einen Kunden ausstellen müssen, können Sie das Projekt technisch abschließen. Damit sind keine Kostenbuchungen mehr, wohl aber Erlösbuchungen erlaubt, und Sie können keine Planwerte mehr verändern. Mit dem Status »abgeschlossen« ist das Projekt schließlich zu Ende – Sie können danach keinerlei Änderungen mehr vornehmen und auch nicht mehr buchen. Um einen kompletten Überblick darüber zu erhalten, welche Vorgänge beim aktuellen Status erlaubt oder verboten sind, wählen Sie im Menü des Project Builders Bearbeiten • Status • System/Anwenderstatus. Gehen Sie dann zum Reiter Betriebsw. Vorgänge (siehe Abbildung 2.6).
Zusätzlich zu den Systemstatus, die fest vom System vorgegeben sind, können Sie auch eigene Anwenderstatus definieren, wobei Sie selbst festlegen, welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge erlaubt sind. Hierzu müssen Sie im Customizing ein Statusprofil anlegen (siehe Abschnitt 2.1.9).
Abbildung 2.6: Systemstatus – erlaubte betriebswirtschaftliche Vorgänge
2.1.4 Organisatorische Zuordnung
Die Organisationsdaten wie Kostenrechnungskreis, Buchungskreis etc. zur Projektdefinition (siehe Abbildung 2.7) wurden als Voreinstellungen aus dem Projektprofil übernommen.
Die einzelnen Objekte haben folgende Bedeutung:
Ein Kostenrechnungskreis ist eine Organisationseinheit, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Jedes Projekt muss genau einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden. Alle PSP-Elemente eines Projektes müssen zum selben Kostenrechnungskreis gehören.
Abbildung 2.7: Projektdefinition – Sicht »Grunddaten«
Sie müssen Ihr Projekt außerdem einem Buchungskreis zuordnen. Ein Buchungskreis repräsentiert im SAP-System eine selbstständig bilanzierende Einheit, in der Regel also eine Firma. Sie können mehrere Buchungskreise zu einem Kostenrechnungskreis zuordnen, um eine übergreifende und konsolidierte Kostenrechnung zu ermöglichen. Wenn Sie den Buchungskreis in der Projektdefinition eintragen, wird dieser zwar in alle PSP-Elemente des Projektes hineinkopiert, es ist jedoch durchaus möglich, dass PSP-Elemente desselben Projektes zu unterschiedlichen Buchungskreisen gehören, beispielsweise wenn mehrere Firmen desselben Konzerns gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Voraussetzung hierzu ist, dass alle Buchungskreise, in denen das Projekt bearbeitet wird, zum selben Kostenrechnungskreis gehören, da ja, wie oben erwähnt, ein Projekt nicht unterschiedlichen Kostenrechnungskreisen zugeordnet werden darf.
Ein Geschäftsbereich ist eine Organisationseinheit des externen Rechnungswesens, die der Segmentberichterstattung dient. Sofern Sie Geschäftsbereiche nutzen, können Sie einen solchen in den Projekt-Organisationsdaten eintragen.
Sie können Ihr Projekt einem Werk zuordnen. Ein Werk ist eine grundlegende Organisationseinheit für die Logistik, auf deren Basis Sie die Grundeinstellungen für die Materialwirtschaft, Produktion, Instandhaltung usw. aufbauen können. Ein Werk ist immer genau einem Buchungskreis zugeordnet. Es ist nur dann notwendig, in der Projektdefinition ein Werk einzutragen, wenn Sie im betreffenden Projekt Netzpläne verwenden. Sämtliche Parameter, die Netzpläne betreffen, sind werksabhängig.
Wenn Sie die Profitcenter-Rechnung verwenden, müssen Sie jedem PSP-Element auch ein Profitcenter zuweisen. Mittels Profitcentern kann man das Gesamtunternehmen in eigenständige, ergebnisverantwortliche Teilbereiche gliedern, um z.B. die Segmente laut IFRS abzubilden. Damit werden alle Buchungen, die auf dem jeweiligen PSP-Element auflaufen, automatisch auf dem entsprechenden Profitcenter fortgeschrieben. Es ist möglich, dass PSP-Elemente desselben Projektes zu unterschiedlichen Profitcentern gehören.
Falls Sie nach dem Umsatzkostenverfahren berichten, sollten Sie jedem PSP-Element einen Funktionsbereich zuordnen. Mittels eines Funktionsbereiches können Sie für jede Buchung in der GuV die Funktion ermitteln, unter der sie im Ergebnis gezeigt werden soll. Wenn Sie also ein PSP-Element einem Funktionsbereich zuordnen, werden alle Umbuchungen in diesem Projekt automatisch der entsprechenden Funktion zugeschrieben.
Schließlich müssen Sie dem Projekt noch eine Projektwährung zuweisen. In der Regel wird dies die gleiche Währung sein, in der auch Ihr Kostenrechnungskreis und/oder Buchungskreis läuft. Für den Fall, dass Ihre Kostenrechnungskreiswährung und Ihre Buchungskreiswährung gleich sind, können Sie für ein Projekt eine davon abweichende Währung eintragen. Das Projekt wird dann in der Projektwährung geführt; alle Belege werden allerdings gleichzeitig auch in der Kostenrechnungskreis- und Buchungskreiswährung fortgeschrieben. Falls Sie für Ihren Kostenrechnungskreis und Ihren Buchungskreis unterschiedliche Währungen einsetzen, können Sie als Projektwährung nur die Buchungskreiswährung verwenden.
Neben den Organisationsdaten sehen Sie im Arbeitsbereich des Project Builders zwei Felder mit Zuständigkeiten. Die Merkmale Antragsteller und Verantwortlicher sind dafür vorgesehen, dass Sie hier Personen zuordnen, die eine entsprechende Rolle im Projekt wahrnehmen. Sie können beispielsweise den Projektleiter, den Chefkonstrukteur oder den Kundenbetreuer eintragen. Bevor Personen einem Projekt zuordenbar sind können, müssen diese im Customizing angelegt werden (siehe Abschnitt 2.2.4). Sie können jeweils bis zu 1.000 Personen definieren. Die Verantwortlichen lassen sich zudem mit einem SAP-Benutzernamen verknüpfen. Damit können Sie in bestimmten Situationen automatisch Nachrichten an die Verantwortlichen versenden.
2.1.5 Steuerungsparameter
Sehen wir uns nun die nächste Datenseite der Projektdefinition an, die Steuerung (siehe Abbildung 2.8).
Abbildung 2.8: Projektdefinition – Sicht »Steuerung«
Sie sehen hier eine Reihe von Parametern, die allesamt als Vorschlagswerte aus dem Projektprofil übernommen wurden. Folgende Parameter sind für das Projektcontrolling von Bedeutung:
Planprofil
Das Planprofil steuert sowohl die Kosten- als auch die Erlösplanung, die wir beide in
Kapitel 3
näher erläutern.
Abgrenzungsschlüssel
Der Abgrenzungsschlüssel ist für die Ermittlung des Auftragseingangs und der Ware in Arbeit zuständig (siehe
Kapitel 6
).
Netzplanprofil
Das Netzplanprofil enthält Steuerungseinstellungen zum Netzplan (siehe
Abschnitt 2.2
).
Nun kommen wir zum Block mit den Vorschlagswerten für neue PSP-Elemente. Diese Werte werden aus dem Projektprofil ermittelt und in jedes PSP-Element kopiert, das Sie zu diesem Projekt anlegen. Sie können diese Einstellungen allerdings individuell in den PSP-Elementen ändern.
Objektklasse
Die Objektklasse dient der Klassifizierung des Projektes für weitere Auswertungen, wie etwa für die Analyse von Kostenflüssen.
Steuerstandort
Der Steuerstandort wird für die Ermittlung der Steuersätze in den USA benötigt.
Statusschema-PSP
Wie weiter oben erläutert, können Sie zusätzlich zum Systemstatus eigene Anwenderstatus definieren, die Sie einem Statusschema zuordnen. Um das Statusschema im PSP zu verwenden, tragen Sie es im Projektprofil unter Statusschema-PSP ein.
Eine wichtige und weitreichende Festlegung für ein Projekt ist das Kennzeichen Projekteinzelbestand. Sie legen damit fest, wie das System mit Wareneingängen und Warenausgängen zum Projekt (aus Bestellungen, Lieferungen oder Fertigungsaufträgen) umgehen soll (mehr dazu in Abschnitt 2.4).
Projektbestand
Beachten Sie bitte, dass Sie das Kennzeichen nicht mehr ändern können, nachdem Sie das Projekt gesichert haben.
2.1.6 PSP-Struktur
Wir legen nun das erste PSP-Element zu unserer Projektdefinition an. Hierzu erweitern Sie im Vorlagenbereich das Verzeichnis Einzelne Objekte. Klicken Sie dann auf PSP-Element, und ziehen Sie es mit der Maus zur Projektdefinition (siehe Abbildung 2.9). Sie sehen nun die Stammdaten, die Sie zu einem PSP-Element pflegen können.
Abbildung 2.9: PSP-Element anlegen
Zuallererst müssen Sie die PSP-Elementnummer eingeben. Ebenso wie die Projektnummer muss auch jede Nummer für ein PSP-Element mandantenweit eindeutig sein.
Im Beispiel haben wir durch weiteres Hinzufügen von PSP-Elementen die Struktur aus Abbildung 2.1, inklusive der dort verwendeten Nummerierungslogik, aufgebaut (siehe Abbildung 2.10).
Abbildung 2.10: PSP-Struktur
Kopf-PSP-Element
Jedes Ihrer Projekte sollte auf der obersten Ebene nur ein einziges PSP-Element haben, anstatt mehrerer gleichrangiger PSP-Elemente. Ein solches einzelnes PSP-Element wird auch Kopf-PSP-Element
