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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Seit der Einführung von SAP S/4HANA und des zentralen SAP-Geschäftspartners (Business Partner) bieten sich in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit SAP zahlreiche neue Möglichkeiten. Um diese voll ausschöpfen zu können, ist es notwendig, über alle Details der richtigen Systemeinstellungen Bescheid zu wissen.
Dass in diesem Punkt keine Wissenslücken verbleiben, dafür sorgen die Autoren dieses Buches, zwei erfahrene SAP-Projektleiter. Nach Erläuterung der Grundbegriffe und Grundeinstellungen widmen sie sich den Neuerungen, die SAP S/4HANA gegenüber den älteren ERP-Systemen mit sich bringt. Sie erfahren alles über die Einstellungen für die Debitorenbuchhaltung – egal ob es um Kontengruppen, Bildaufbau oder die Bearbeitung offener Posten geht. Ein ausführlicher Unterabschnitt behandelt das Customizing für die verschiedenen debitorischen Geschäftsvorfälle. Analoge Informationen erhalten Sie zur Kreditorenbuchhaltung. Ein eigenes Kapitel widmet sich Spezialfragen zu Abschlussvorgängen: der Saldenbestätigung und der Bewertung zweifelhafter Forderungen.
Mit den Erkenntnissen aus diesem Buch sind Sie als verantwortlicher IT-Mitarbeiter im Bereich Finanzen, als Berater oder Inhouse-Consultant bestens für eine S/4HANA-Migration oder -Neuimplementierung sowie für das Aufsetzen neuer Prozesse in den Nebenbüchern der Finanzbuchhaltung gerüstet!
- SAP-Finanzwesen einmal anders – von legaler Anforderung bis Prozessoptimierung
- Automatisierung im Finanzwesen als Zeit- und Kostenvorteil
- So bezahlt man heute – Zahlungsverkehr mit SAP
- Effektives Forderungsmanagement mit S/4HANA
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Seitenzahl: 93
Veröffentlichungsjahr: 2025
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Heinz Hesse, Renata MunzelDebitoren- und Kreditorenbuchhaltung in S/4HANA®
ISBN:978-3-960124-16-0 (E-Book)
Lektorat:Bernhard Edlmann
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Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto:© peterschreiber.media | Nr. 1325767690 – istockphoto.com
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
1. Auflage 2025
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2025
URL:www.espresso-tutorials.de
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Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:
Karlheinz Weber, Christine Werschitz:
Praxishandbuch Periodenabschluss in SAP S/4HANA
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Finance (FI)
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– 2., erweiterte Auflage
Vorwort
Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung in SAP gehören schon seit jeher zum festen Bestandteil der Finanzbuchhaltung. Als eigenständige Nebenbücher sind sie integriert in die weiteren Bestandteile der Finanzbuchhaltung, aber auch in andere Bereiche wie z.B. den Einkauf und den Vertrieb. Neben den klassischen Buchhaltungsfunktionen bieten sie auch Unterstützung beim Kunden- und Lieferantenmanagement sowie beispielsweise beim Forderungsmanagement.
Während manche Funktionen unverändert geblieben sind, hat sich unter S/4HANA auch hier einiges gegenüber SAP ECC verändert. Vor allem die Einführung des zentralen SAP-Geschäftspartners, aber auch die Erweiterung bestehender und die Einführung neuer Funktionalitäten bieten erweiterte Möglichkeiten. In diesem Buch beschreiben wir, wie die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung unter S/4HANA implementiert wird, und gehen dabei vor allem auf die Unterschiede und Neuerungen gegenüber dem klassischen ERP ein. Denn um die neuen Möglichkeiten nutzen zu können, sollte man diese Unterschiede kennen.
Dieses Buch richtet sich primär an SAP-Berater, SAP-Inhouse-Berater, SAP-Projekt- und Teilprojektleiter Finanzen sowie Mitarbeiter der IT, die für das Customizing des SAP-Systems verantwortlich sind. Um mit dem Buch effektiv arbeiten zu können, sollte der Leser ein betriebswirtschaftliches Grundverständnis für das Finanzwesen in SAP sowie für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mitbringen. Idealerweise haben Sie schon beim Customizing in der Finanzbuchhaltung mitgewirkt bzw. erste Einblicke in die entsprechenden Tätigkeiten bekommen. Aber auch für erfahrene SAP-Berater kann dieses Buch als Nachschlagewerk und Dokumentation zu Details für die Implementierung der einzelnen Prozesse nützlich sein.
In den folgenden Kapiteln leiten wir Sie Schritt für Schritt durch die Implementierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und beschreiben sämtliche Customizing-Einstellungen, die zu deren vollständiger Einrichtung notwendig sind. Dabei gehen wir insbesondere auf die Unterschiede und Neuheiten unter S/4HANA ein. Bei den Stammdaten hat sich in diesen Bereichen durch die Einführung des zentralen Geschäftspartnermodells einiges geändert, ebenso bei den Datenstrukturen und Tabellen. Nicht zuletzt bietet S/4HANA neue und verbesserte Funktionen, die wir in unserem Buch ebenfalls herausstellen möchten. Dabei beschreiben wir nicht nur die rein buchhalterische Funktionalität der beiden Nebenbücher, sondern auch mit welchen Einstellungen und Funktionen das Debitoren-/Kreditorenmanagement stark vereinfacht werden kann.
Dank
An dieser Stelle möchte ich mich ganz herzlich bei meinem Arbeitgeber, bei meinen Vorgesetzten und bei meinem CFO Thomas Reist bedanken, die es mir ermöglicht haben, parallel zu meiner hauptberuflichen Tätigkeit als SAP Solution Architekt Finance and Controlling Processes dieses Buch zu schreiben und hierfür teilweise das Equipment meines Arbeitsplatzes zu nutzen. Ein weiterer besonderer und persönlicher Dank gilt meinem Sohn Julian sowie meiner Freundin Parmida J., die mir im privaten Umfeld nicht nur den Freiraum geschaffen haben, mich diesem Buch zu widmen, sondern mich dabei auch persönlich unterstützt haben und in dieser Zeit private Einschränkungen hinnehmen mussten.
Heinz Hesse
Ich bedanke mich bei Espresso Tutorials für die Gelegenheit, dieses Buch zu aktualisieren, sowie bei meinem Co-Autor Heinz Hesse für seinen Input zu S/4HANA.
Renata Munzel
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur das gewohnte generische Maskulinum, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.
Hinweis zum Urheberrecht
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Grundlagen
Dieses Kapitel erläutert einige grundlegende Begriffe und beschreibt, welche Grundeinstellungen in SAP notwendig sind, um die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung nutzen zu können. In der Regel sind diese Grundeinstellungen zwar bereits im System vorhanden, sie sollten hier dennoch zu Ihrer Orientierung erwähnt werden.
1.1 Erläuterung grundlegender Begriffe
Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung unter S/4HANA stellen wie die Anlagenbuchhaltung und die Bankbuchhaltung eigenständige Nebenbücher dar und sind Bestandteil der SAP-Finanzbuchhaltung (siehe Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Schaubild Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung
Während die Debitorenbuchhaltung das Nebenbuch für die Kunden darstellt, deckt die Kreditorenbuchhaltung die Lieferantenseite ab. Dementsprechend geht es bei den Debitoren um die Abbildung der Forderungen im Hauptbuch und bei den Kreditoren um die Verbindlichkeiten.
Tabelle 1.1 bietet in Kurzform eine Übersicht über betriebswirtschaftliche Grundbegriffe, die zum Gesamtverständnis der in diesem Buch beschriebenen Customizing-Einstellungen und der Gesamtthematik notwendig oder hilfreich sind.
Begriff
Erläuterung
Hauptbuch
bildet die Aktiva und Passiva (Bilanz) sowie die Aufwände und Erträge (GuV) ab. Im Hauptbuch werden auch die Forderungen und Verbindlichkeiten aus den Nebenbüchern Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung dargestellt.
Debitorenbuchhaltung
Das Nebenbuch bildet die Debitorenseite, d.h. die Forderungen gegenüber Kunden ab.
Kreditorenbuchhaltung
Das Nebenbuch bildet die Kreditorenseite (Lieferanten), d.h. die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten ab.
Anlagenbuchhaltung
Das Nebenbuch bildet Anlagengüter wie z.B. Maschinen, Notebooks, Büroausstattungen, Fahrzeuge etc. ab.
Bankbuchhaltung
Das Nebenbuch bildet die Bankkonten ab.
Debitor
Der Kunde aus dem Geschäftsmodell stellt die debitorische Seite der Geschäftsbeziehungen dar und bildet somit die Forderungen ab.
Kreditor
Der Lieferant aus dem Geschäftsmodell stellt die kreditorische Seite der Geschäftsbeziehungen dar und bildet somit die Verbindlichkeiten ab.
Hauswährung
Währung des Buchungskreises (Bukrs), in der die jeweilige Buchhaltung geführt wird und das Berichtswesen erfolgt, u.a. Erstellung von Bilanz und GuV.
Fremdwährung
Abweichende Währung zur Hauswährung, in der einzelne Transaktionen in SAP durchgeführt und gebucht werden. Ein Beispiel hierfür wäre die Buchung einer Rechnung in USD in einem Buchungskreis (z.B. deutsche Gesellschaft) mit Hauswährung EUR.
Tabelle 1.1: Grundlegende betriebswirtschaftliche Begriffe
1.2 Allgemeine Einstellungen
1.2.1 Länder
Zu den grundlegenden Einstellungen im SAP-System gehören die Ländereinstellungen. Ohne die Definition der benötigten Länder können Sie z.B. keinen Buchungskreis anlegen, der wiederum eine notwendige Voraussetzung für die Nutzung der Buchhaltung in SAP ist. Gleiches gilt für die Anlage eines SAP-Geschäftspartners mit vollständiger Adresse, der wiederum als Stammsatz für die Debitoren und Kreditoren benötigt wird.
SAP liefert in den Standardeinstellungen alle gängigen Länder aus, sodass hier i.d.R. nichts einzurichten oder anzupassen ist. In Abbildung 1.2 und Abbildung 1.3 werden daher nur exemplarisch einmal die Ländereinstellungen gezeigt. Das Länder-Customizing finden Sie unter ABAP Platform • Allgemeine Einstellungen • Länder Einstellen • Länder/Regionen Definieren.
Abbildung 1.2: Länder
Abbildung 1.3: Ländereinstellung Deutschland
1.2.2 Währungen
Eine zweite wichtige Grundeinstellung sind die Währungen (siehe Abbildung 1.4 und Abbildung 1.5). Sowohl die im Buchungskreis verwendete Hauswährung als auch die benötigten Fremdwährungen müssen in SAP angelegt sein. Das ist unbedingte Voraussetzung für die Abwicklung der Buchhaltung. SAP liefert im Standard alle gängigen Währungen aus. Außer bei einigen sehr exotischen Währungen ist auch hier normalerweise nichts weiter zu tun. Unter dem IMG-Punkt ABAP Platform • Allgemeine Einstellungen • Währungen • Währungscodes Überprüfen im gleichen Menüpfad finden Sie die Währungseinstellungen.
Abbildung 1.4: Währungen
Abbildung 1.5: Währungseinstellungen Euro
Neben den eigentlichen Währungen müssen auch die Kurstypen (Abbildung 1.6) und die Kursbeziehungen (Abbildung 1.7) der relevanten Währungen im Customizing vorhanden sein, damit Sie später die Tages- oder Monatskurse für die jeweiligen Währungen im System pflegen können. Diese Kurse sind maßgebend für die Kursumrechnung bei Fremdwährungsbuchungen.
Abbildung 1.6: Kurstypen
Abbildung 1.7: Umrechnungsfaktoren Kursbeziehungen
1.3 Organisationseinheiten und Definitionen
Abbildung 1.8 gibt einen Überblick über die Struktur und die Zusammenhänge der im Folgenden beschriebenen SAP-Organisationseinheiten im Finanzwesen.
Abbildung 1.8: SAP-Organisationseinheiten im Finanzwesen und Controlling
Buchungskreis
Der Buchungskreis stellt in SAP eine legale Einheit dar, für die eine eigene Bilanz und GuV erstellt werden muss. Der Buchungskreis entspricht daher einem Unternehmen oder einer rechtlich selbstständigen Einheit innerhalb eines Unternehmensverbundes.
Gesellschaft
Eine Gesellschaft in SAP bildet eine selbstständige Einheit in der Unternehmensstruktur ab. Häufig ist einem Buchungskreis auch exakt eine Gesellschaft zugeordnet. Die Gesellschaft stellt allerdings nicht notwendigerweise auch eine rechtlich selbstständige Einheit dar. So können über sie beispielsweise Teilbereiche des Unternehmens abgebildet werden, die in sich abgeschlossen sind, für die aber aufgrund ihrer Größe und Definition keine eigene Bilanz veröffentlicht werden muss.
Kontenplan
Der Kontenplan enthält alle für die Buchhaltung notwendigen Hauptbuchkonten und gliedert diese nach verschiedenen Kontengruppen, wie z.B. Anlagenkonten, Materialkonten, Aufwands- und Ertragskonten, Eigenkapitalkonten etc. Er gibt damit nicht nur den Aufbau und die Struktur der Konten vor, sondern auch deren Nummerierung. Dabei orientiert sich der Kontenplan an den Vorgaben der jeweiligen Rechnungslegungsvorschrift, nach der das Unternehmen berichten muss (HGB-Kontenplan, IFRS-Kontenplan, Swiss-GAAP-FER-Kontenplan, US-GAAP-Kontenplan etc.) und berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben.
Kreditkontrollbereich
Der Kreditkontrollbereich wird für das Kreditmanagement in der Debitorenbuchhaltung benötigt und ist somit auch integraler Bestandteil des Vertriebs (Modul SD). Über das Kreditmanagement wird gesteuert, wie viel Kredit ein Kunde bekommt, und damit, wie hoch der Anteil an offenen Rechnungen und nicht fakturierten Aufträgen sein darf, bevor beispielsweise vom System eine automatische Sperre für neue Aufträge gesetzt wird.
