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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Ihr Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung in der kalkulatorischen Form – in dieser Neuauflage mit wichtigen Hinweisen zur Margin Analysis, der in SAP S/4HANA weiterentwickelten buchhalterischen Ergebnisrechnung. Der Praxisleitfaden führt Sie Schritt für Schritt anhand eines einfachen, durchgängigen Beispiels durch die Konfiguration der Ergebnisrechnung in CO-PA. Mit Fokus auf das Wesentliche werden Sie in kurzer Zeit in der Lage sein, Ihre eigene Deckungsbeitragsrechnung aufzusetzen.
Unabhängig davon, ob Sie SAP ERP oder S/4HANA im Einsatz haben, können Sie die bis heute unveränderte kalkulatorische Ergebnisrechnung nutzen. Ergänzend dazu bietet sich Ihnen in S/4HANA mit Margin Analysis eine neu definierte und funktional stark erweiterte buchhalterische Form der Ergebnisrechnung. Sie erhalten Empfehlungen, wie sie im Zuge der Umstellung auf S/4HANA die Ergebnisrechnung zukünftig vornehmen. Ergänzt wurden in der zweiten Auflage außerdem eine Beschreibung der neuen Funktionalität der Merkmalsattributierung sowie Abstimmmöglichkeiten zwischen FI und CO-PA.
Als Bonusmaterial zu diesem Buch erhalten Sie fünf Videos, welche die wesentlichen Konzepte Schritt für Schritt nachvollziehbar darstellen.
- Den Wertefluss in CO-PA definieren
- Wesentliche Unterschiede zwischen kalkulatorischer Ergebnisrechnung und Margin Analysis
- SAP-Planungswerkzeuge effizient einsetzen
- Abstimmmöglichkeiten für die kalkulatorische Ergebnisrechnung
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 139
Veröffentlichungsjahr: 2023
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Lektorat:Anja Achilles
Korrektorat:Stefan Marschner, Team Wallmow 65
Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto:iStockphoto.com | Nerus No. 152541319
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
2. Auflage 2023
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2023
URL:www.espresso-tutorials.de
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Vorwort zur zweiten Auflage
Vielleicht haben Sie sich ja schon mal gefragt, warum nicht schon längst die zweite Auflage dieses seit dem Jahr 2012 existierenden Buches zum Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA) veröffentlicht wurde. Immerhin ist die Zeit gerade im IT- und insbesondere im SAP-Umfeld sehr schnelllebig, ein mehr als zehn Jahre altes Buch wirkt da geradezu antiquiert.
Eine Antwort darauf ist, dass der Schwerpunkt der ersten Auflage auf der Einrichtung der kalkulatorischen Form der Ergebnisrechnung in einem SAP-ERP-System lag. Diese wurde und wird bei sehr vielen Unternehmen eingeführt, die SAP R/3 oder SAP ERP im Einsatz haben, weil sie Funktionen enthält, die in der buchhalterischen Form nicht zur Verfügung stehen, von vielen Unternehmen aber für ihr tägliches Business benötigt werden. Die kalkulatorische Form hat zwar den Nachteil, dass es zu Abstimmschwierigkeiten zwischen den in der Finanzbuchhaltung gebuchten und den in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung gezeigten Werten kommen kann. Die Vorteile aufgrund der zusätzlichen Funktionen in der kalkulatorischen Form überwogen allerdings den Abstimmnachteil, sodass sich viele Unternehmen für die kalkulatorische Form entschieden haben.
Wie eine kalkulatorische Form der Ergebnisrechnung erfolgreich in einem Unternehmen einzuführen ist, hat sich in den vergangenen Jahren nicht geändert. Das funktioniert noch genauso wie in der 1. Auflage beschrieben.
Jetzt fragen Sie sich sicherlich, warum wir für die kalkulatorische Form der Ergebnisrechnung dennoch eine zweite Auflage des Buches vorlegen. Immerhin besteht diese Form der Ergebnisrechnung, sofern Sie sie aktivieren, auch in einem S/4HANA-System fort – allerdings mit dem Hinweis der SAP, dass es für diese Form keine Weiterentwicklung durch die SAP mehr geben wird.
So liegt zwar in dieser zweiten Auflage der Schwerpunkt weiterhin auf der Einführung der kalkulatorischen Form der Ergebnisrechnung. Allerdings werde ich Ihnen zusätzlich beschreiben, welche Unterschiede zur Margin Analysis bestehen – der neu definierten und funktional stark erweiterten buchhalterischen Form der Ergebnisrechnung – die die SAP in einem SAP-S/4HANA-System empfiehlt.
Genug philosophiert, das erwartet Sie konkret in dieser zweiten Auflage:
Ein neuer Abschnitt in Kapitel 2 beschäftigt sich mit den Unterschieden zwischen der kalkulatorischen Ergebnisrechnung und Margin Analysis. Dabei gehe ich nicht nur auf die Unterschiede ein, die Sie vielleicht schon aus diversen Veröffentlichungen oder Trainings zu S/4HANA kennen, sondern auch auf einige Kriterien, die üblicherweise nur am Rande erwähnt werden, mir aber bedeutsam erscheinen.
Viele Unternehmen stellen sich aktuell die Frage, wie sie im Zuge der Umstellung auf S/4HANA zukünftig die Ergebnisrechnung vornehmen sollen. Dazu werde ich kurz auf drei Optionen eingehen:
Alleinige Aktivierung der kalkulatorischen Ergebnisrechnung in einem S/4HANA-System
Parallele Verwendung der kalkulatorischen Form der Ergebnisrechnung und der Margin Analysis in einem S/4HANA-System
Ausschließlicher Einsatz von Margin Analysis in einem S/4HANA-System
Im Kapitel 3 über Merkmalsableitungen werde ich Ihnen die neue Funktionalität der Merkmalsattributierung vorstellen.
Weiterhin beschreibe ich Ihnen, wie Sie mithilfe von Simulationsfunktionen die Übernahme von Kundenaufträgen oder Fakturen in die Ergebnisrechnung nachahmen, um so schnell zu sehen, warum beispielsweise ein Kundenauftrag im Fehlertopf (KE2D) landet oder eine Faktura nicht ans Rechnungswesen übergeben wird. Diese Funktionen sind auch für die weitere Abstimmung zwischen der Finanzbuchhaltung und der kalkulatorischen Form der Ergebnisrechnung hilfreich.
Das zusätzliche Kapitel 8 zu Abstimmmöglichkeiten entstammt dem Wunsch einiger meiner bisherigen Leser, ich möge noch genauer darauf eingehen, wie Abweichungen zwischen FI- und CO-PA-Werten schneller gefunden und analysiert werden können, um sie möglichst schon im Vorfeld zu vermeiden.
Um Ihnen den Stoff dieses Buches bestmöglich näherzubringen, habe ich zusätzlich fünf Videos erstellt, die die komplexeren Themen noch einmal am System verdeutlichen. Sie finden diese Videos im Internet auf der Homepage des Verlags Espresso Tutorials unter:
http://video1.copa.espresso-tutorials.de
(Ergebnisbereich definieren)
http://video2.copa.espresso-tutorials.de
(Merkmalsableitung)
http://video3.copa.espresso-tutorials.de
(Bewertung)
http://video4.copa.espresso-tutorials.de
(Abrechnung Innenauftrag)
http://video5.copa.espresso-tutorials.de
(Planung)
Am Ende der jeweiligen Kapitel weise ich noch einmal gesondert auf die Videos hin; achten Sie bitte auf das dafür vorgesehene Piktogramm.
Danksagung
Dafür, dass Sie überhaupt in den Genuss dieser Lektüre kommen, danke ich dem Verlag Espresso Tutorials mit seinen beiden Geschäftsführern Martin Munzel und Jörg Siebert. Ich danke ihnen sehr herzlich, dass sie mir die Chance bieten, Ihnen meine Erfahrungen und Kenntnisse im CO-PA mitzuteilen.
Die Testbeispiele für dieses Buch konnte ich auf einem SAP-System der Firma consolut erstellen.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Video
Schauen Sie sich ein Video zum jeweiligen Thema an.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE sowie Adobe. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Einleitung oder: CO-PA – das Königsmodul
Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das SAP R/3 oder SAP ERP im Einsatz hat oder plant, SAP einzuführen, ist Ihnen vielleicht hier und da schon einmal der Begriff CO-PA begegnet. Das kann daran liegen, dass Sie im Bereich Rechnungswesen tätig sind (Finanzen, Controlling) und daher von Ihren Aufgaben her automatisch mit CO-PA zu tun haben. Aber auch in der Logistik, etwa im Vertrieb, in der Materialwirtschaft oder in der Fertigung, kann es durchaus vorkommen, dass Sie den Begriff CO-PA schon gehört haben, und sei es nur in Gesprächen oder Meetings mit den dafür zuständigen Controllern. Vielleicht sind Sie aber auch Junior- oder Seniorberater in einer SAP-Beratung und erhalten den Auftrag, CO-PA in einem Unternehmen einzuführen oder dort betreuend zu beraten. Spätestens dann wird Ihnen dieses Buch weiterhelfen, denn ich möchte Ihnen nicht nur erklären, was CO-PA ist, sondern an einem durchgängigen Beispiel zeigen, wie Sie CO-PA einführen und damit wesentliche Aufgaben erfüllen. Dabei erhebt dieses Buch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit aller im CO-PA verfügbaren Werkzeuge. Dazu existieren schon genügend andere Fachbücher. Es liefert Ihnen vielmehr Tipps und Tricks, wie Sie ein einfaches CO-PA in Ihrem Unternehmen einführen und anschließend effektiv damit arbeiten können.
Nun stellen Sie sich vielleicht die Frage, wie ich mir anmaßen kann, einen derartigen Anspruch an dieses Buch zu stellen. Das liegt daran, dass ich als gelernter Wirtschaftswissenschaftler viele Jahre externer SAP-Berater mit dem Schwerpunkt CO-PA war, u.a. bei Coca-Cola, Veltins und Schneider Weiße, sowie langjähriger Inhouse-Consultant und Controller bei Berentzen, sodass ich neben der Beratungsseite auch eine Menge Erfahrung in der Anwendung von CO-PA sammeln konnte. Aktuell arbeite ich als Inhouse-Berater bei der Sartorius AG. Ich kenne daher beide Seiten sehr intensiv und will meinen langjährigen Erfahrungsschatz nicht nur für mich behalten.
Jetzt werden Sie sicherlich denken, wann kommt der endlich zum Punkt? Daher will ich Sie nicht länger auf die Folter spannen und Ihnen den Begriff CO-PA erklären.
Das SAP-System ist in viele einzelne Module aufgeteilt, wie z.B. FI (Finanzbuchhaltung), CO (Controlling), SD (Vertrieb), MM (Materialwirtschaft) und PP (Produktionsplanung und -steuerung), um nur einige zu nennen. Jedes dieser Module besteht wiederum aus diversen Bausteinen. Das Modul CO enthält u.a. die Bausteine Gemeinkostencontrolling (CO-OM), welches seinerseits die Kostenstellenrechnung und Innenaufträge sowie die Produktkostenrechnung (CO-PC) umfasst. Das »Königs«-Modul ist allerdings nicht nur im CO, sondern im ganzen SAP-System, das CO-PA, die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung. PA steht für Profitability Analysis.
Warum nenne ich es das Königsmodul? Weil es die »letzte Stelle« im SAP-System darstellt; hier laufen alle Fäden aus dem SAP-System zusammen!
Anekdote am Rande
Normalerweise wird laut SAP im CO-PA nur das Umsatzkostenverfahren unterstützt. In meiner Beratungszeit hatte ich einmal bei einem Kunden mit einem Rechnungswesenleiter namens König zu tun. Er wollte unbedingt, dass ich im CO-PA das Gesamtkostenverfahren abbilde. Da der Kunde König ist, entsprach ich nach einigen intensiven Diskussionen seinem Wunsch und bildete im CO-PA das Gesamtkostenverfahren ab. Der Kunde König war hoch zufrieden, für mich ist seitdem CO-PA auch deshalb das Königsmodul!
2 Strukturen des CO-PA
In diesem Kapitel werde ich zunächst auf den eigentlichen Zweck des CO-PA eingehen. Danach erläutere ich Ihnen, welche Organisationsstruktur und welche Stammdaten für CO-PA erforderlich sind. Die Darstellung der Definition eines Beispielergebnisbereichs, der die Grundlage für alle weiteren Beispiele in diesem Buch darstellt, rundet dieses Kapitel ab.
2.1 Sinn und Zweck des CO-PA
Der eigentliche Zweck von CO-PA besteht neben der Abbildung einer Deckungsbeitragsrechnung im Ist und im Plan in der Beantwortung von unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen wie etwa:
Mit welchem Kunden verdiene ich das meiste Geld?
Welche Artikel führen zu meinem Geschäftserfolg?
Welche Artikel sind bei einem Kunden erfolgreich?
War meine letzte Marketingaktion erfolgreich?
Welche Veränderungen ergeben sich im Kaufverhalten meiner Kunden aufgrund meiner neuen Preisstrategie?
Sollte ich einem Kunden weitere Boni und Rabatte gewähren, um die Absatzmenge zu steigern?
Reichen meine Deckungsbeiträge in einem Geschäftsbereich aus, um die dort zugeordneten Fixkosten zu decken?
Was schenke ich im Rahmen von Verkaufsförderungen meinen Kunden – und erreiche ich dadurch ein höheres Absatzvolumen?
Woher kommen meine Abweichungen zum Plan?
Das sind nur einige Fragen, die Ihnen das CO-PA beantworten kann, vorausgesetzt, Sie haben es richtig »gecustomized« (= eingerichtet).
Die Ergebnisrechnung ist, das erkennen Sie an den unterschiedlichen Fragestellungen, als Vertriebscontrolling-Tool konzipiert. Grundsätzlich lassen sich aber alle Bestandteile einer Deckungsbeitragsrechnung bis herunter zum EBIT darstellen. Welche CO-PA-relevante Organisationsstruktur ist dafür von Vorteil?
2.2 Der Ergebnisbereich
Der Ergebnisbereich bildet im SAP-System die organisatorische Einheit, die für die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) zuständig ist. Was sind organisatorische Einheiten im SAP-System? Anhand von organisatorischen Einheiten bilden Sie normalerweise Ihre Unternehmensstruktur ab. Sie richten für Ihre selbstständig bilanzierenden Einheiten Buchungskreise ein, Sie legen im Vertrieb Vertriebsbereiche an, definieren für MM und PP Werke etc. Auf diesem Organisationsgebilde Ihrer Unternehmensstruktur basiert das gesamte weitere Customizing Ihres SAP-Systems. Die Organisationsstruktur bildet das Rückgrat Ihres Systems!
Häufiger Praxisfehler
Wenn die Abbildung der Organisationsstrukturen im SAP-System nicht von Anfang an gut durchdacht ist und Sie später Änderungen vornehmen müssen, ist das darauf aufbauende Customizing zu überprüfen. Häufig verlängern sich SAP-Projekte und werden unnötig teuer, weil sich das Management während der SAP-Einführungsphase Änderungen der Organisationsstrukturen überlegt. Später heißt es dann, die SAP-Einführung war sehr lang und zu teuer, aber im Grunde lag es an der Entscheidung des Managements. Die Berater wird es wiederum freuen!
In einem Ergebnisbereich definieren Sie alle ergebnisrechnungsrelevanten Stammdaten, die Sie für Ihre spätere Arbeit mit dem CO-PA benötigen. Der Ergebnisbereich ist einem oder mehreren Kostenrechnungskreisen zuzuordnen. Ich empfehle Ihnen hier aber eine 1:1-Beziehung, d.h., der Ergebnisbereich wird nur einem Kostenrechnungskreis zugeordnet. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, ob es denn sinnvoll ist, hier nur eine 1:1-Beziehung zu definieren, wenn Sie später konzernweit Daten auswerten wollen! Ihre Idee geht in die richtige Richtung, aber der Clou liegt in der Zuordnung von Kostenrechnungskreisen zu Buchungskreisen! Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit des Moduls CO, Sie können einem Kostenrechnungskreis einen einzigen oder mehrere Buchungskreise zuordnen. Um Kosten konzernweit in SAP (und nicht nur in Excel oder einem Business Warehouse, das weitere Kosten verursachen würde) auswerten zu können, müssen Sie all Ihre »produktiven« Buchungskreise einem Kostenrechnungskreis zuordnen. Diesen Kostenrechnungskreis ordnen Sie wieder dem angesprochenen Ergebnisbereich zu. So gewährleisten Sie, dass Sie nicht nur Ihre Kosten konzernweit sehen, sondern auch Ihre Erlöse, Ihre Deckungsbeiträge und letztlich natürlich ebenso Ihren Gewinn.
Anekdote am Rande: Häufiger Fehler
Ein Beraterkollege erzählte mir einmal, dass er zu einem Kunden mit einem bereits produktiven SAP-System gerufen wurde, der Probleme mit seinen Report-Writer-Berichten hatte. Er wollte konzernweit seine Kosten auswerten, die Berichte ließen dies aber nicht zu. Leider konnte mein Kollege ihm nicht helfen – der Kunde hatte pro Kostenrechnungskreis einen Buchungskreis eingerichtet, also konnte er nur die Kosten dieses Buchungskreises in den Report-Writer-Berichten dieses Kostenrechnungskreises sehen. An diesem Beispiel erkennen Sie, wie wichtig es ist, dass Sie sich im Vorfeld genügend Gedanken über Ihre Organisationsstruktur im SAP-System machen.
Um mit nur einem Ergebnisbereich arbeiten zu können, gilt allerdings die Voraussetzung, dass alle Kostenrechnungskreise und Buchungskreise mit der gleichen Geschäftsjahresvariante arbeiten, in der Regel ist das die Variante K4 (dabei entspricht das Geschäftsjahr einem Kalenderjahr mit vier Sonderperioden). Alle zugeordneten Buchungskreise müssen ferner denselben Kontenplan verwenden.
Im nächsten Abschnitt erläutere ich Ihnen, welche Stammdaten im CO-PA existieren.
2.3 Stammdaten im CO-PA
Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung in SAP R/3 oder SAP ERP unterscheidet zwei Formen: Die kalkulatorische und die buchhalterische Form der Ergebnisrechnung. Die kalkulatorische Form arbeitet mit Wertfeldern, die buchhalterische mit Konten. Die mit S/4HANA neu hinzugekommene Margin Analysis ist eine Erweiterung der buchhalterischen Form um zusätzliche Funktionen, basiert somit also ebenfalls auf Konten.
Ein Wertfeld ist, wie der Name schon sagt, ein Feld, das mit Werten gefüllt wird. Sie definieren z.B. für jede Zeile der Deckungsbeitragsrechnung (außer die Zeile lässt sich als Formel errechnen) ein Wertfeld, das dann später »wie von Geisterhand« mit Daten gefüllt wird, sowohl im Ist als auch im Plan. Mengenfelder werden analog, wie der Name schon sagt, mit Mengen wie z.B. Absatzmengen gefüllt.
Die Abbildung einer Deckungsbeitragsrechnung gehört zum internen Rechnungswesen. Anders als im externen Rechnungswesen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, wie genau eine Deckungsbeitragsrechnung aussehen soll, jedes Unternehmen bildet die Struktur so ab, wie es meint, sie am besten gebrauchen zu können. Diese Individualität in der Abbildung einer Deckungsbeitragsrechnung ist (natürlich) im Königsmodul CO-PA möglich!
In der buchhalterischen Ergebnisrechnung würden Sie Ihre Deckungsbeitragsstruktur über Konten definieren, die gleichzeitig als Kostenarten anzulegen sind.
Beide Formen der Ergebnisrechnung arbeiten mit Merkmalen. Was ist aber wiederum ein Merkmal? Merkmale
