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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Humorvoll und in seiner Form einmalig am SAP-Büchermarkt vermittelt Ihnen dieses Werk die Ist-Werteflüsse in das „Königs-Modul“ SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA) und deren Integration im SAP-ERP-System. Insbesondere die Abstimmung zwischen Finanzmodul und Ergebnisrechnung wird heute von vielen Unternehmen verlangt, um daraus ein verlässliches Reporting generieren zu können – eine große Herausforderung, insbesondere bei Verwendung der kalkulatorischen Form des Moduls CO-PA (Profitability Analysis).
Die SAP-Controlling-erfahrenen Autoren erläutern in anschaulicher Weise an einem einfachen, durchgängigen Beispiel, wie ein SAP-Wertefluss die einzelnen Stationen vom Kundenauftrag über die Produktion bis hin zum Warenausgang und zur Faktura durchläuft und wo Sie diese Werte zum jeweiligen Zeitpunkt im Finanzwesen bzw. Controlling wiederfinden. Dabei gehen Sie detailliert sowohl auf die betriebswirtschaftliche als auch auf die SAP-technische Sicht ein. Dieses Buch ist darüber hinaus ein Plädoyer für den Einsatz von CO-PA als Tool für das Vertriebscontrolling, mit dem vielfältigste betriebswirtschaftliche Analysen ermöglicht werden. Ein Ausblick auf SAP S/4 HANA Finance zeigt zudem zukünftige Änderungen und Einsatzgebiete des CO-PA.
- Werteflüsse anhand des logistischen Verkaufs- und Produktionsprozesses
- Abstimmung zwischen FI und dem kalkulatorischen CO-PA
- Gemeinkosten und Abschlussarbeiten
- Ausblick auf SAP S/4 Finance
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Seitenzahl: 114
Veröffentlichungsjahr: 2016
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Werteflüsse in die SAP®-Ergebnisrechnung (CO-PA)
Alle Rechte vorbehalten
1. Aufl. 2016, Gleichen
© Espresso Tutorials GmbH
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Vorwort oder: Werteflüsse in das Königsmodul
Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das die SAP-ERP-Software für seine produktionstechnischen, logistischen und finanziellen Prozesse im Einsatz hat, oder wenn Sie als externer bzw. interner SAP-Berater arbeiten, werden Sie sich sicherlich schon mal mit dem Gedanken befasst haben, wie sich Ihr Mengen- und Wertefluss in den logistischen Modulen des SAP-Systems abbilden lässt und wie sich dieser wohl in den Modulen des Rechnungswesens widerspiegelt. Wie wird das unternehmerische Geschehen letzten Endes im Modul Finanzwesen (FI) für das externe Rechnungswesen (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung [GuV]) festgehalten, und wie wirkt es sich insbesondere im Modul Controlling (CO) auf das interne Rechnungswesen aus, speziell in der Deckungsbeitragsrechnung? Wie lassen sich in einem nächsten Schritt das externe und das interne Rechnungswesen abstimmen, vor allem dann, wenn Sie für die Abbildung der Deckungsbeitragsrechnung die kalkulatorische Form der Ergebnisrechnung (CO-PA) verwenden?
Häufig finden Sie SAP-Bücher, die Ihnen alle Möglichkeiten aufzeigen, welche die SAP-Software bereithält.
Keine Sorge, das ist nicht unser Anliegen! Wir werden nicht versuchen, Ihnen die Grundlagen der Buchführung oder die Kosten- und Leistungsrechnung beizubringen; dafür gibt es unzählige andere gute Bücher zum Rechnungswesen. Wir wollen auch nicht alle möglichen Werkzeuge der unterschiedlichen SAP-Module beschreiben.
Dieses Buch ist von seinem Konzept her neu – so etwas hat es auf dem Markt für SAP-Bücher in der hier dargestellten Form bisher noch nicht gegeben!
Denn wir zeigen Ihnen in einfacher und verständlicher Weise an einem durchgängigen Beispiel im SAP-System, wie ein Mengen- und Wertefluss von seiner Entstehung im Kundenauftrag über die Produktion bis hin zum Warenausgang und zur Rechnung abläuft und wie alles im Rechnungswesen abgebildet wird – betriebswirtschaftlich und SAP-technisch betrachtet.
Die dafür erforderlichen Voraussetzungen im SAP-System werden detailliert benannt, und wir erläutern Ihnen, wie Sie die erzeugten Werte zwischen den einzelnen Modulen abstimmen können, um daraus ein verlässliches Reporting zu generieren.
Speziell dann, wenn Sie die kalkulatorische Form des Moduls CO-PA (Profitability Analysis) benutzen und darin Werte verwenden, die nicht oder nicht sofort in der Finanzbuchhaltung gebucht werden, ist eine Abstimmung bis hin zum Ergebnis eine große Herausforderung. Aber gerade diese Abstimmung zwischen FI und CO-PA wird in den meisten Unternehmen gefordert!
Warum haben wir dieses Vorwort »Werteflüsse in das Königsmodul« genannt? Was ist überhaupt das Königsmodul? Das wollen wir Ihnen anhand der folgenden vier Grafiken kurz und nicht ohne Schmunzeln erläutern:
Werteflüsse in das CO-PA I
Aus sehr vielen SAP-Modulen werden Daten in die Ergebnisrechnung (CO-PA) übertragen.
Nun bereiten wir diese Grafik so auf, dass das Modul CO-PA oben steht und alle anderen unten.
Werteflüsse in das CO-PA II
Anschließend führen wir die Pfeile zusammen.
Werteflüsse in das CO-PA III
Und Sie erkennen es sicher sofort: Das Ganze sieht nun aus wie eine Krone. Daher gilt:
Das »Königsmodul«
Für Stefan Eifler ist dieses Buch auch eine Fortsetzung seines Werks »Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)« (Espresso Tutorials, 2012). Darin werden Themen wie Strukturen und Reportingmöglichkeiten des CO-PA, Merkmalsableitungen, Bewertungen, Ist- und Plan-Werteflüsse auf einfache Weise beschrieben. Das vorliegende Buch befasst sich intensiver mit den Ist-Werteflüssen ins CO-PA, misst aber auch ihrer Abstimmbarkeit im SAP-System, insbesondere mit dem Modul FI, eine große Bedeutung bei.
In Kapitel 1 müssen wir zunächst einige Voraussetzungen benennen, damit wir die »gleiche Sprache sprechen« und Sie befähigt sind, dieses Buch bis zum Ende zu lesen. Wir beschreiben kurz die Organisationsstruktur, die uns als Basis für die Darstellung unserer Werteflüsse dienen soll, sowie einige wesentliche Stammdaten, die wir für die Beschreibung der Prozesse benötigen. Weiterhin werden wir eine verkürzte GuV- sowie eine Deckungsbeitragsstruktur benennen, die Sie außerdem am Ende jedes weiteren Kapitels wiederfinden.
Wieso, werden Sie denken, wollen die uns denn diese Strukturen in jedem Kapitel buchstäblich vor die Nase setzen? Reicht nicht einmal aus? Nein, wir wollen Ihnen am Ende jeweils sagen, an welcher Stelle der GuV oder der Deckungsbeitragsrechnung sich der in dem Kapitel beschriebene Vorgang auswirkt, damit wir zum Abschluss dieses Buches eine Brücke zwischen FI und kalkulatorischer Ergebnisrechnung schlagen können! Wir werden Sie kapitelweise durch die folgenden Prozessschritte eines kompletten logistischen Verkaufs- und Produktionsablauf führen:
Kundenauftrag (
Kapitel 2
),
Fertigungsauftrag (
Kapitel 3
),
Lieferung incl. Warenausgang zum Kunden (
Kapitel 4
),
Faktura (
Kapitel 5
),
Umlage CO-PA (
Kapitel 6
),
Periodenabschlussarbeit Ware in Arbeit (WIP) (
Kapitel 7
).
Der Prozess beginnt im Vertriebsmodul SD (Sales and Distribution) – der Kunde droht mit Auftrag! Wir werden also einen Kundenauftrag erfassen und anschließend das vom Kunden gewünschte Produkt produzieren (im Modul PP [Produktionsplanung und -steuerung]). Nach Fertigstellung werden wir das Produkt zum Kunden liefern (Lieferung: Modul SD, Warenausgang: Modul MM [Materialwirtschaft]) und sodann in Rechnung stellen (wieder Modul SD).
Schließlich befassen wir uns mit der Abbildung weiterer Kosten, die nicht direkt Bestandteil dieses Prozesses sind, und damit, wie diese im Rahmen des Periodenabschlusses zu buchen sind.
Im Abschlusskapitel werden wir alle Daten zusammenführen, die in unsere GuV und unsere Deckungsbeitragsrechnung eingeflossen sind, und Ihnen nicht nur zeigen, wie ein Mengen- und Wertefluss im SAP-System abläuft, sondern auch, wie sich die Brücke zwischen FI und dem kalkulatorischen CO-PA bauen lässt.
Im Gastbeitrag zur »Zukunft von CO-PA unter SAP S/4 HANA« erläutert Martin Munzel, welche Auswirkungen der Umstieg auf das neue Kernprodukt der SAP für das Rechnungswesen mit sich bringt und warum der seitens der SAP vollzogene Paradigmenwechsel zum buchhalterischen CO-PA nicht unbedingt bedeutet, dass Sie auf Ihre lieb gewonnene kalkulatorische Ergebnisrechnung verzichten müssen.
Danksagung
Bei der Erstellung dieses Buches haben wir vielfältige Unterstützung erfahren, für die wir uns an dieser Stelle bedanken.
Zuerst gilt unser Dank Christophs Frau Nina und Stefans Frau Karin sowie Sohn Jan Lukas, die sehr viel Geduld und Verständnis aufbrachten, wenn wir mal wieder »abwesend« waren und über das nächste Kapitel nachdachten.
Ferner danken wir Espresso Tutorials-Geschäftsführer Martin Munzel, der uns die Veröffentlichung unserer Erfahrungen ermöglicht und mit seinem Gastbeitrag zur Zukunft des CO-PA unter SAP S/4 HANA unser Buch bereichert hat.
Unser Dank geht ebenso an die Lektorin Anja Achilles, die sich unermüdlich in das für sie neue Thema eingearbeitet hat und uns immer wieder wichtige Hinweise gab, die dieses Praxishandbuch verständlich gemacht haben.
Letztendlich bedanken wir uns bei allen Mitarbeitern des Verlags Espresso Tutorials, die viel Engagement bei der »handwerklichen« Erstellung dieses Buches aufgebracht haben.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Zum Abschluss des Vorworts noch ein Hinweis zum Copyright: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots liegen bei der SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, darauf unter jedem Screenshot gesondert hinzuweisen.
1 Unsere Voraussetzungen für die Beschreibung des logistischen Verkaufs- und Produktionsprozesses
Für die Beschreibung eines logistischen Verkaufs- und Produktionsprozesses sind einige Voraussetzungen zu Beginn zu benennen, um Wiederholungen zu vermeiden und um auf gemachte Definitionen zurückgreifen zu können.
Zu diesen Voraussetzungen gehören:
Organisationsstruktur
: Wie bilden wir unser Unternehmen in SAP ab?
GuV-Struktur im Finanzwesen: Wie sieht unser
Bilanzschema
in SAP aus? (wobei der Fokus auf der GuV liegt)
Deckungsbeitragsstruktur im
CO-PA
: Welche
Wertfelder
haben wir zur Abbildung unserer DB-Struktur in CO-PA definiert?
Materialien: Wie definieren wir für ein Fertigprodukt und zwei Rohstoffe die entsprechenden
Materialstammdaten
mit den relevanten Feldern?
Standardkalkulation
: Wie erstellen wir eine Standardkalkulation und ermitteln somit die Herstellkosten für unser Fertigprodukt?
Da das Hauptaugenmerk unseres Buches darauf liegt, die Werteflüsse von logistischen und produktionstechnischen Prozessen im Finanzwesen, Controlling und der Ergebnisrechnung abzubilden und herzuleiten, werden wir bei den Voraussetzungen auch nur auf die von uns benötigten Einstellungen eingehen. Wir werden allerdings nicht jedes Mal zeigen, wie Sie diese im Detail vornehmen. Das würde den Rahmen dieses Buches sprengen.
1.1 Organisatorische Voraussetzungen
1.1.1 Organisationsstrukturen unseres SAP-Systems
In unserem SAP ERP bildet die Organisationsstruktur das Rückgrat des Systems. Alle Einstellungen, die für die Abbildung von Prozessen gemacht werden, basieren darauf. Deswegen wollen wir Ihnen unsere Organisationstruktur, die wir zur Beschreibung des Werteflusses verwenden, in Abbildung 1.1 vorstellen.
Abbildung 1.1: Organisationsstruktur
Wir starten unseren Prozess in dem Moment, in dem ein Kunde einen Auftrag für unser Fertigprodukt platziert. Hierfür legen wir einen Kundenauftrag in der VerkaufsorganisationET15 mit dem Vertriebsweg01 und der Sparte00 an. Anschließend werden wir das Produkt im WerkET11 herstellen, im Lagerort0001 einlagern, an den Kunden liefern und eine Rechnung erstellen.
Da während dieser logistischen Prozesse Werteflüsse in das Finanzwesen und Controlling stattfinden, haben wir den BuchungskreisET11 angelegt und diesen dem KostenrechnungskreisET01 zugeordnet. Um schließlich Werte nach CO-PA überleiten zu können, haben wir unseren Kostenrechnungskreis dem ErgebnisbereichZ111 zugeordnet.
Somit stellen wir sicher, dass wir unseren Prozess logistisch und produktionstechnisch durchspielen, um parallel die entsprechenden Werte ins Finanzwesen, Controlling und die Ergebnisrechnung (als Unterbaustein des Controllings) überleiten zu können.
Organisationsstruktur
Machen Sie sich in diese Seite ein Eselsohr: In unserem späteren Durchlauf werden wir immer wieder Organisationseinheiten aus dieser Organisationsstruktur verwenden.
1.1.2 Verkürzte GuV-Struktur für unseren Wertefluss
Eine Bilanz- und GuV-Struktur wird über ein Bilanzschema im SAP-System angelegt. Das Bilanzschema wird im Customizing unter dem Menüpfad SPRO • Finanzwesen (neu) • Hauptbuchhaltung • Stammdaten • Sachkonten • Bilanz-/GuV-Strukturen definiert.
Wir verwenden die von uns hinterlegte Bilanz-/GuV-StrukturET11.
Für unseren Wertefluss haben wir uns für eine verkürzte Darstellung der GuV entschieden, um die Analyse im weiteren Verlauf des Buches besser darstellen zu können (siehe Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Verkürzte GUV-Struktur
Dabei soll WE für Wareneingang, WA für Warenausgang, MGK für Materialgemeinkostenzuschlag und FGK für Fertigungsgemeinkostenzuschlag stehen.
Diese verkürzte GuV-Struktur werden wir während unseres Prozessdurchlaufs mit Werten füllen.
1.1.3 Deckungsbeitragsstruktur für unseren Wertefluss
Auch für die Beschreibung unseres Werteflusses verwenden wir eine verkürzte Deckungsbeitragsstruktur, wie Abbildung 1.3 zeigt.
Abbildung 1.3: Deckungsbeitragsstruktur
Die Deckungsbeitragsstruktur wird im Reporting des SAP-Moduls CO-PA definiert. In der kalkulatorischen Form des CO-PA wird sie mithilfe von Wertfeldern dargestellt. Wertfelder und Merkmale sind die Stammdaten, die im CO-PA geführt werden. Die Zeilen der Deckungsbeitragsstruktur werden als Wertfelder (das sind Felder, die Werte aufnehmen) oder Summen von Wertfeldern definiert, Zwischensummen als Formeln im CO-PA-Reporting angelegt.
1.1.4 Gegenüberstellung GuV und Deckungsbeitragsstruktur
Am Ende jedes Kapitels, das Buchungsvorgänge oder Vorgänge beschreibt, die zur Abstimmung zwischen FI und CO erforderlich sind, finden Sie ein Übersichtsbild, das die in Abschnitt 1.1.2 und Abschnitt 1.1.3 beschriebenen Strukturen gegenüberstellt und die Vorgänge hervorhebt, die in dem jeweiligen Kapitel beschrieben wurden.
Die noch ungefüllte Ursprungsübersicht finden Sie in Abbildung 1.4, während Abbildung 1.5 dieselbe Gegenüberstellung von GuV und DB-Struktur zeigt, aber inklusive aller Konten und Kostenarten, die im Laufe unserer Prozessbeschreibung bebucht werden.
Abbildung 1.4: Gegenüberstellung GuV mit DB-Struktur
Abbildung 1.5: Übersicht FI/CO/CO-PA inkl. Konten
Die GuV-Konten sind i.d.R. gleichzeitig Primärkostenarten im Controlling, dagegen gelten sekundäre Kostenarten ausschließlich im Controlling.
Welche Bedeutung die in diesem Buch benutzten Konten/Kostenarten haben, erläutert Abbildung 1.6.
Abbildung 1.6: Konten-/Kostenartenübersicht
