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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
Dieses Praxishandbuch führt Sie Schritt für Schritt durch die Ist-Werteflüsse in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA) und deren Ausprägungen in S/4HANA inklusive der dort erforderlichen buchhalterischen Ergebnisrechnung. Dabei wird Ihnen dargelegt, welche technischen Voraussetzungen bzw. Änderungen SAP S/4HANA gegenüber dem bisherigen Produkt ERP mit sich bringt, und was von Gerüchten wie „Das Modul Controlling wird es nicht mehr geben“ zu halten ist.
Die SAP-Controlling-erfahrenen Autoren erläutern in anschaulicher Weise an einem einfachen, durchgängigen Beispiel, wie ein SAP-Wertefluss die einzelnen Stationen vom Kundenauftrag über die Produktion bis hin zum Warenausgang und zur Faktura durchläuft und wo Sie diese Werte zum jeweiligen Zeitpunkt im Finanzwesen (FI) bzw. Controlling (CO) wiederfinden. Dabei gehen sie detailliert sowohl auf die betriebswirtschaftliche als auch auf die SAP-technische Sicht ein und verdeutlichen die Vorteile des innovativen Ansatzes unter S/4HANA, mittlerweile bekannt unter dem neuen Namen „SAP Margin Analysis“.
Dieses Buch liefert darüber hinaus ein Plädoyer für den Einsatz von CO-PA als Tool für das Vertriebscontrolling, das die vielfältigsten betriebswirtschaftlichen Analysen ermöglicht.
- Werteflüsse anhand des logistischen Verkaufs- und Produktionsprozesses
- Vergleich der kalkulatorischen mit der buchhalterischen Ergebnisrechnung
- Darstellung der Änderungen im Wertefluss im Vergleich zu SAP ERP
- durchgehendes Zahlenbeispiel bis hin zu den Abschlusstätigkeiten
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Seitenzahl: 118
Veröffentlichungsjahr: 2020
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ISBN:978-3-96012-994-3 (E-Book)
Lektorat:Anja Achilles
Korrektorat:Christine Weber
Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto:TatianaNurieva | ID 1169874817 – iStockphoto.com
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
1. Auflage 2020
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2020
URL:www.espresso-tutorials.de
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Inhaltsverzeichnis
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Stefan Eifler:
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-Ergebnisrechnung (CO-PA)
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Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage
Vorwort
In unserem ersten gemeinsamen Buch »Werteflüsse in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)« haben wir Ihnen an einem durchgängigen Prozessablauf vom Kundenauftrag über die Produktion und den Warenausgang bis hin zur Faktura im Detail gezeigt, welche Auswirkungen jeder einzelne Prozessschritt ggf. auf die GuV, die Kostenstellenrechnung, das Produktionscontrolling und die kalkulatorische Ergebnisrechnung hat.
Seit einigen Jahren wird in den Unternehmen intensiver darüber nachgedacht, das bisherige SAP-ERP-System durch ein S/4HANA-System zu ersetzen. Spätestens 2030 will die SAP den Support für das ERP-System einstellen, und S/4HANA-Systeme sollen ab dann weltweit verstärkt im Einsatz sein.
Neben den vielen Vorteilen, die ein S/4HANA-System bieten soll, gab es in den letzten Jahren immer wieder Gerüchte, dass sich mit dessen Einführung gerade im Modul Controlling wesentliche Änderungen ergeben, die sich in Aussagen wie »Das Modul Controlling wird es nicht mehr geben, alles wird nur noch über das Modul FI abgebildet« oder »Die kalkulatorische Ergebnisrechnung wird abgeschafft« widerspiegeln. Derartige Gerüchte verunsichern natürlich, speziell dann, wenn Sie als interner bzw. externer FICO-Berater mit dem Schwerpunkt Controlling unterwegs sind oder in einem Unternehmen als Controller intensiv mit diesem Modul arbeiten und die kalkulatorische Ergebnisrechnung für Sie ein unverzichtbarer Teil Ihrer täglichen Arbeit geworden ist.
Mit diesem Buch wollen wir dem Thema S/4HANA und den damit einhergehenden Änderungen im Controlling auf den Grund gehen und analysieren, was es mit diesen Gerüchten auf sich hat bzw. wie gravierend die Änderungen eigentlich werden, wenn Sie S/4HANA einführen. Dabei wollen wir Ihnen die neue Business Suite nicht grundlegend erklären, dafür gibt es seitens der SAP und einschlägiger Verlage wie Espresso Tutorials bereits einige Veröffentlichungen. Nein, wir wollen mit der Erweiterung unseres ersten gemeinsamen Buches die beschriebenen Prozessschritte vom Kundenauftrag über den Fertigungsauftrag bis zum Warenausgang sowie der Faktura heranziehen und deren Ausprägungen in S/4HANA inklusive der dort erforderlichen buchhalterischen Ergebnisrechnung beschreiben. Welche zusätzlichen technischen Voraussetzungen bzw. Änderungen ihres bisherigen Prozesslebens notwendig sind, wird nicht unerwähnt bleiben.
Ziel dieses Buches ist es daher, existierende Verunsicherungen zu beseitigen und an einem einfachen/übersichtlichen Prozess darzustellen, was wirklich im Rechnungswesen auf Sie zukommt, wenn Sie S/4HANA einführen. Natürlich können Sie dieses Buch auch als Leitfaden und Hilfsmittel heranziehen, um den Wertefluss im SAP-System, beginnend beim Kundenauftrag und endend in der Fakturierung, zu verstehen. Sie lernen dabei, die Auswirkungen eines S/4HANA-Systems auf die GuV, die Kostenstellenrechnung, das Produktionscontrolling, die kalkulatorische und die buchhalterische Ergebnisrechnung zu beurteilen.
In Kapitel 1 werden wir Ihnen zuerst kurz die Neuerungen in SAP S/4HANA und Verbesserungen gegenüber Ihrem bisherigen ERP-System benennen, damit Sie wesentliche Begriffe dieser Technologie schon einmal gehört haben.
In Kapitel 2 müssen wir zunächst einige Voraussetzungen für unsere Prozessbeschreibung formulieren, damit wir die »gleiche Sprache sprechen« und Sie befähigt sind, dieses Buch bis zum Ende zu lesen. Wir beschreiben kurz die Organisationsstruktur, die uns als Basis für die Darstellung unserer Werteflüsse dienen soll, sowie einige wesentliche Stammdaten, die wir für die Beschreibung der Prozesse benötigen. Weiterhin werden wir eine verkürzte GuV- sowie eine Deckungsbeitragsstruktur benennen, die Sie außerdem am Ende jedes weiteren Kapitels wiederfinden.
Wieso, werden Sie denken, wollen die uns denn diese Strukturen in jedem Kapitel buchstäblich vor die Nase setzen? Reicht nicht einmal aus? Nein, wir wollen Ihnen am Ende jeweils sagen, an welcher Stelle der GuV oder der buchhalterischen bzw. kalkulatorischen Deckungsbeitragsrechnung sich der in dem Kapitel beschriebene Vorgang auswirkt, damit wir zum Abschluss dieses Buches eine Brücke zwischen FI sowie der buchhalterischen bzw. kalkulatorischen Ergebnisrechnung schlagen können!
Wir werden Sie kapitelweise durch die folgenden Prozessschritte eines kompletten logistischen Verkaufs- und Produktionsablauf führen:
Kundenauftrag (
Kapitel 3
),
Fertigungsauftrag (
Kapitel 4
),
Lieferung incl. Warenausgang zum Kunden (
Kapitel 5
),
Faktura (
Kapitel 6
),
Umlage CO-PA (
Kapitel 7
),
Periodenabschlussarbeit Ware in Arbeit (WIP) (
Kapitel 8
).
Der Prozess beginnt im Vertriebsmodul SD (Sales and Distribution) – der Kunde droht mit Auftrag! Wir werden also einen Kundenauftrag erfassen und anschließend das vom Kunden gewünschte Produkt produzieren (im Modul PP [Produktionsplanung und -steuerung]). Nach Fertigstellung werden wir das Produkt zum Kunden liefern (Lieferung: Modul SD, Warenausgang: Modul MM [Materialwirtschaft]) und sodann in Rechnung stellen (wieder Modul SD).
Schließlich befassen wir uns mit der Abbildung weiterer Kosten, die nicht direkt Bestandteil dieses Prozesses sind, und damit, wie diese im Rahmen des Periodenabschlusses zu buchen sind.
Im Abschlusskapitel werden wir alle Daten zusammenführen, die in unsere GuV und unsere Deckungsbeitragsrechnung eingeflossen sind, und Ihnen nicht nur zeigen, wie ein Mengen- und Wertefluss im SAP-System abläuft, sondern ebenso, wie sich auch unter S/4HANA die Brücke zwischen FI und der buchhalterischen Ergebnisrechnung bzw. dem kalkulatorischen CO-PA schlagen lässt.
Danksagung
Bei der Erstellung dieses Buches haben wir vielfältige Unterstützung erfahren, für die wir uns an dieser Stelle bedanken.
Zuerst gilt unser Dank Christophs Frau Nina und seinen drei Kindern sowie Stefans Frau Karin und Sohn Jan Lukas, die alle sehr viel Geduld und Verständnis aufbrachten, wenn wir mal wieder »abwesend« waren und über das nächste Kapitel nachdachten.
Ferner danken wir Espresso-Tutorials-Geschäftsführer Martin Munzel, der uns die Veröffentlichung unserer Erfahrungen ermöglicht und uns die Chance geboten hat, uns intensiv mit dem Thema Werteflüsse unter S/4HANA zu beschäftigen.
Unser Dank geht ebenso an die Lektorin Anja Achilles, die sich unermüdlich in das für sie neue Thema eingearbeitet hat und uns immer wieder wichtige Hinweise gab, die dieses Praxishandbuch verständlich gemacht haben.
Letztendlich bedanken wir uns bei allen Mitarbeitern des Verlags Espresso Tutorials, die viel Engagement bei der »handwerklichen« Erstellung dieses Buches aufgebracht haben.
In den Text sind Kästen eingefügt, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, wird im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform verwendet, stets aber die weibliche Form gleichermaßen mitgemeint.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Neuerungen unter S/4HANA für den logistischen Verkaufs- und Produktionsprozess
In diesem Kapitel gehen wir zunächst auf die wesentlichen Neuerungen unter S/4HANA ein und beschreiben Ihnen, wie im Vorwort bereits angedroht, erste Verbesserungen gegenüber Ihrem bisherigen SAP-ERP-System. Die Erwähnung dieser Innovationen gleich zu Beginn dieses Buches ist wichtig, damit wir Ihnen im weiteren Verlauf die Unterschiede zwischen Ihrem neuen S/4HANA-System und Ihrem bisherigen ERP-System im Rahmen unserer Prozessbeschreibungen besser verdeutlichen können.
Das ursprüngliche Ziel der Einführung von SAP S/4HANA war, eine In-Memory-Datenbank anzubieten, um in Verbindung mit SAP ERP oder SAP BW extrem schnelle Analysen und Aggregationen großer Datenmengen zu ermöglichen. Heute, mit S/4HANA als Nachfolgeprodukt von SAP ERP, will man einerseits die zusätzliche Geschwindigkeit nutzen, andererseits aber gerade im Rechnungswesen das ERP-System so umbauen, dass eine umfassende Darstellung und Auswertbarkeit von Informationen in FI/CO gewährleistet werden kann.
Single Point of Truth ist das Zauberwort. Es soll ein Einheitsbeleg zu jedem für das Rechnungswesen relevanten Vorgang erzeugt werden, der anschließend mithilfe von Fiori-Apps, Standardanalysen oder eines eigens in SAP S/4HANA integrierten BW-Systems (Embedded BW) ausgelesen wird. Dies soll dazu beitragen, einige der bisher notwendigen Abstimmungen im Rechnungswesen abzubauen. FI und CO wachsen verstärkt zusammen, indem nur noch Sachkonten und keine Kostenarten mehr existieren und Summentabellen wie GLT0, COSS oder COSP abgeschafft sowie alle für FI und CO relevanten Informationen in einem einzigen Beleg zusammengefasst werden. Dieser Einheitsbeleg wird (zumindest für die Istdaten) in der Tabelle ACDOCA, auch Universal Journal genannt, abgelegt. Diese Tabelle enthält mittlerweile mehr als 400 Standardfelder und zusätzliche Felder für die Merkmale der buchhalterischen Ergebnisrechnung sowie einige Z-Felder. Das Bindeglied aller Informationen, die aus verschiedenen Applikationen des Rechnungswesens in den Einheitsbeleg zusammenlaufen, ist das Sachkonto.
Der Einheitsbeleg nimmt neben Informationen aus dem Hauptbuch auch Daten aus dem klassischen CO (wie Kostenrechnungskreis, Kostenstelle, Kontierungsblock), der Anlagenbuchhaltung, dem Material-Ledger sowie – und das ist neu – Merkmale und Werte aus der buchhalterischen Ergebnisrechnung auf. Daher ist es nun notwendig, unseren Wertefluss nicht nur anhand der GuV, der Kostenstellenrechnung, des Produktionscontrollings und der kalkulatorischen Ergebnisrechnung zu beschreiben, sondern die buchhalterische Ergebnisrechnung und ihre Darstellung in der ACDOCA mit aufzunehmen.
Im Vergleich zur kalkulatorischen Ergebnisrechnung wies die buchhalterische Ergebnisrechnung in SAP ERP noch einige Nachteile auf, die mit der Weiterentwicklung von S/4HANA aber mehr und mehr verschwinden. Beispielsweise konnte man bisher weder eine Kostenschichtung in der Produktkalkulation (Aufteilung der Kosten des Umsatzes) noch einzelne Produktabweichungskategorien in der buchhalterischen Ergebnisrechnung zeigen. Mit der Version 1809 des SAP-S/4HANA-Systems sind diese Nachteile behoben. Außerdem können mittlerweile Kundenauftragseingänge dargestellt werden. Dazu wird sich der Ledgertechnologie bedient. Die Kundenauftragseingänge werden in einem Prediction Ledger (Vorhersage-Ledger) gespeichert und können dann in Kombination mit Merkmalen der Ergebnisrechnung gemeinsam ausgewertet werden. Wir werden in Kapitel 3 intensiver darauf eingehen.
Was aber jedem Controller bleibt, ist seine bisherige kalkulatorische Ergebnisrechnung. Diese lässt sich unter S/4HANA genauso einsetzen wie im bisherigen ERP-System.
Wir haben bereits kurz Fiori-Apps angesprochen, die wir Ihnen im Laufe dieses Buches noch genauer zeigen werden. SAP Fiori ist eine neue Schnittstelle zur SAP-Funktionalität, die benutzerfreundlicher sein soll als bisherige Aufrufe von Programmen oder Transaktionscodes. Ferner sollen Fiori-Apps auf jedem Gerät wie Smartphone, Laptop oder Tablet laufen. SAP-Funktionalität per Knopfdruck auf dem Handy – was für Aussichten! Immer mehr Transaktionen sollen zukünftig von den Apps abgelöst werden, über die sich dann auch individuelle Dashboards aufbauen lassen – sicherlich eine große Herausforderung für den SAP-Support, unter diesen Voraussetzungen Fehler oder Schwierigkeiten eines Users im SAP-System schnell zu analysieren.
Um neben der kalkulatorischen auch die buchhalterische Ergebnisrechnung zu aktivieren und Merkmale in der ACDOCA einzufügen, sind bei der Anlage oder Änderung des Ergebnisbereichs zusätzliche Arbeiten notwendig, die wir an dieser Stelle kurz beschreiben:
Gehen wir davon aus, Sie haben, wie z.B. aus der kalkulatorischen Ergebnisrechnung gewohnt, Ihre Merkmale und Wertfelder definiert und wollen nun zusätzlich auch die buchhalterische Ergebnisrechnung aktivieren, die als Stammdaten Merkmale und Kostenarten (in S/4HANA Sachkonten vom Typ »Primärkosten«) enthält. Dazu müssen Sie den Ergebnisbereich, nachdem sie ihn gesichert haben, aktivieren und zusätzlich die Umgebung dieses Ergebnisbereichs generieren. Im S/4HANA-System, das Sie übrigens genauso wie Ihr bisheriges ERP-System customizen können, bekommen Sie daraufhin eine Fehlermeldung (siehe Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Fehlermeldung buchhalterische Ergebnisrechnung
Sie besagt, dass Sie die Merkmale (die Sie vielleicht bisher nur in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung aktiviert hatten) nun auch für die buchhalterische Ergebnisrechnung generieren müssen, damit die Tabelle ACDOCA um diese Merkmale erweitert wird. Dazu starten Sie den Report FCO_ADD_COPA_FIELD_TO_ACDOCA im Hintergrund und generieren anschließend nochmals die Umgebung Ihres Ergebnisbereichs. Und siehe da, die Merkmale sind als zusätzliche Spalten in der Tabelle ACDOCA enthalten (die Sie übrigens im Vergleich zur Transaktion SE16 im bisherigen SAP ERP über die Transaktion SE16H in S/4HANA verbessert auslesen können), wie Abbildung 1.2 zeigt.
Abbildung 1.2: Ausschnitt Tabelle ACDOCA
Die Aktivierung der Merkmale als Spalten in der Tabelle ACDOCA hat außerdem den Vorteil, dass sie eine Möglichkeit schafft, die vorher nur (kalkulatorischen) CO-PA-Reports vorbehalten war: Auch in Reports des externen Rechnungswesens, die mit dem CO-PA bisher nichts zu tun hatten, können Sie nun Auswertungsdimensionen bauen.
2 Vorbedingungen für den logistischen Verkaufs- und Produktionsprozess
Für die Beschreibung eines logistischen Verkaufs- und Produktionsprozesses sind zu Beginn einige Vorbedingungen zu benennen, um Wiederholungen zu vermeiden und um auf gemachte Definitionen zurückgreifen zu können.
Zu diesen Voraussetzungen gehören:
Organisationsstruktur
: Wie bilden wir unser Unternehmen in SAP ab?
GuV-Struktur im Finanzwesen
: Wie sieht unser Bilanzschema in SAP aus? (wobei der Fokus auf der GuV liegt)
Deckungsbeitragsstruktur (DB-Struktur) in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung
: Welche Wertfelder haben wir zur Abbildung unserer DB-Struktur im kalkulatorischen CO-PA definiert?
