Zeit- und Selbstmanagement E-Book

Hartmut Sieck

• Herausgeber: C. H. Beck
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

„Handlich, praktisch, gut! Ein kleines Buch zum immer wieder nachlesen. Der Autor trifft den Nagel auf den Kopf.“
Dirk Engels, Leiter Key Account Management

Viele Menschen sind heutzutage viel beschäftigt und gestresst. Im Durchschnitt arbeiten wir nur noch elf Minuten konzentriert an einer Sache am Stück. Gründe dafür sind Smartphone, Outlook, WhatsApp und Co., die häufig eher zu Produktivitätsverhinderung führen, anstatt das Leben zu erleichtern.
Der erfahrene Trainer und Coach Hartmut Sieck fasst Techniken, Werkzeuge und Tipps zusammen, die helfen, sich auf die wesentlichen Dinge zur richtigen Zeit zu konzentrieren und so die eigene Produktivität entscheidend zu steigern.

Der Ratgeber

• umfasst alle wichtigen Bereiche des privaten sowie beruflichen Zeit- und Selbstmanagements,
• enthält zahlreiche fundierte Tipps und Handlungsempfehlungen und
• erläutert, warum man zwar viel macht, aber wenig schafft.

Das Ziel des Buches ist es, den Leser in die Lage zu versetzen, um produktiver zu werden: mehr Erfolg, mehr Glück und Zufriedenheit.

Zur Neuauflage
Die Neuauflage berücksichtigt aktuelle Entwicklungen und beinhaltet neue Tipps und Tricks.

Zielgruppe
Geschäftsführer, Selbstständige, Unternehmer, Führungskräfte und jeder, der an seinem Zeit- und Selbstmanagement arbeiten möchte.

Über den Autor
Hartmut Sieck ist seit 2002 international als Unternehmensberater, Trainer, Redner und Umsetzungscoach aktiv.

Leseprobe

Zum Inhalt

Viele Menschen sind heutzutage viel beschäftigt und gestresst. Im Durchschnitt arbeiten wir nur noch elf Minuten konzentriert an einer Sache am Stück. Gründe dafür sind Smartphone, Outlook, WhatsApp und Co., die häufig eher zu Produktivitätsverhinderung führen, anstatt das Leben zu erleichtern.

Der erfahrene Trainer und Coach Hartmut Sieck fasst Techniken, Werkzeuge und Tipps zusammen, die helfen, sich auf die wesentlichen Dinge zur richtigen Zeit zu konzentrieren und so die eigene Produktivität entscheidend zu steigern.

Der Ratgeber

umfasst alle wichtigen Bereiche des privaten sowie beruflichen Zeit- und Selbstmanagements,

enthält zahlreiche fundierte Tipps und Handlungsempfehlungen und

erläutert, warum man zwar viel macht, aber wenig schafft.

Das Ziel des Buches ist es, den Leser in die Lage zu versetzen, um produktiver zu werden: mehr Erfolg, mehr Glück und Zufriedenheit.

1Zeit- und Selbstmanagement

Praxistipps für die Steigerung Ihrer Produktivität

Hartmut Sieck

2. Auflage

2So nutzen Sie dieses Buch

Die folgenden Elemente erleichtern Ihnen die Orientierung im Buch:

Beispiele und Übungen

In diesem Buch finden Sie zahlreiche Beispiele, die das Gesagte illustrieren. Übungen regen Sie dazu an, das Gelesene umzusetzen.

Definitionen

Hier werden Begriffe kurz und knapp erläutert.

Checklisten

Checklisten enthalten konkrete Punkte, um die eigene Arbeitsweise zu überprüfen.

✓

Die Merkkästen enthalten Empfehlungen und hilfreiche Tipps.

 

3Auf den Punkt gebracht

Am Ende jedes Kapitels finden Sie eine kurze Zusammenfassung des behandelten Themas.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat ausschließlich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

5Inhalt

Vorwort

Ihre Hebel für mehr Produktivität: Der perfekte Tag!

Wochen-Check-in

Jeder Tag startet mit einem Espresso und einem kurzen Check-in

Wer seinen Biorhythmus kennt, kann ihn nutzen

Das „One Thing“ des Tages am Morgen erledigen

Aufgaben priorisieren: wichtig vor dringlich

Möglichst keine To-do-Liste, sondern der Kalender ist mein Planungsinstrument

Termine radikal kürzen

Kein Multitasking

Machen Sie Pause zu 100 Prozent, nicht nebenbei!

Halten Sie Ihren Kopf frei: Notieren Sie Gedanken umgehend

30 Minuten-E-Mail- und Co.-Zeitfenster

Ablenkungen radikal reduzieren

„Nein“ sagen gehört dazu

Perfektionismus killt Produktivität

Effektivität kommt vor Effizienz!

Das Ende von Aufschieberitis

6Machen Sie Pause, um mehr zu schaffen

Kurzes Check-out bringt Zufriedenheit

Mein perfekter Tag hat eine Struktur

Abends arbeiten? Warum nicht, aber dann zu 100 Prozent

Vereinfachen Sie gnadenlos Ihr Leben

Die eBay-Challenge – weg mit den 10.000 Dingen

Die 1er-Regel

Es geht immer noch einfacher

Schneiden und Wachsen oder Ihre Not-To-do-Liste

Geben Sie Geld aus

Tipps zum PC und Notebook

Meine Top Shortcuts (Tastenkombinationen)

Schnellzugriff im Microsoft-Office-Paket

Schließen Sie die Fenster

Eindeutige Dateinamen

Suche im Explorer

Vorlagen – nichts wird zweimal gemacht

Das Smartphone – Produktivitätsbooster und -killer

Zeitlimits nutzen

Textersetzung

Weniger, aber hilfreiche Apps

7Tipps zu Outlook

Benachrichtigungen aus

Jede E-Mail wird nur einmal angefasst!

Regeln nutzen, um den Posteingang freizuhalten

QuickSteps

Weniger Tippen mit Autotext und Textbausteinen

Rückfragen einfach nachverfolgen

Wenige oder gar keine Ordner im Outlook

E-Mails schnell ablegen

Betreffzeilen, E-Mail-Struktur und #kan für weniger Rückfragen

Eine E-Mail enthält nur ein Thema

Regeln für interne E-Mails

Kleine Aufgaben brauchen einen klaren Fälligkeitstermin

Eine gute Auto-Response-Nachricht schafft Klarheit

E-Mail-Insolvenz nach dem Urlaub

Termine durch Outlook kürzen lassen

OneNote als zentrales Notizbuch

Tagesnotizen immer im Blick

Eine Notiz wird zur Outlook-Aufgabe

Besprechungsprotokolle mit einem Klick erstellen

OneNote macht auch das Privatleben einfacher

8Tipps zu Besprechungen

Nudge: Machen Sie Zeit sichtbar

11:30 Uhr und 17:30 Uhr sind die neuen Besprechungszeiten

Ab jetzt nur noch im Stehen

Ab heute immer eine halbe Stunde kürzer

Die Einladung enthält Ziel und Agenda

Nicht mehr als fünf Teilnehmer

Termine fangen pünktlich an

Protokolle verlassen als Erstes den Raum

Literaturempfehlungen

Stichwortverzeichnis

Der Autor

9Vorwort

Wir verbringen täglich über vier Stunden am Smartphone und zusätzlich noch drei bis vier Stunden vor dem TV (inkl. Streaming). Dafür unterhalten sich deutsche Ehepaare nur noch acht Minuten am Tag. In einem einzigen Jahr verbringt ein Durchschnittsdeutscher mehr Zeit vor dem TV als im gesamten Leben mit Küssen. Ist das nicht traurig?

Erste Unternehmen führen den Vier-Stunden-Tag ein und schaffen in dieser Zeit genauso viel wie an einem ganzen Tag. Ich erlebe immer wieder Mütter, die halbtags arbeiten und in dieser Zeit durchaus dasselbe schaffen, wie andere an einem ganzen Tag. Dagegen arbeiten Japaner bis zum Umfallen, und kommen erst sehr spät nachts aus dem Büro.

Bill Gates hat dies in einem Social-Media-Post auf den Punkt gebracht: „Busy is the new stupid!”

Die Kernfrage lautet also: Sind Sie schon produktiv oder doch nur beschäftigt?

Was machen sehr produktive Menschen anders? Mit welchen (durchaus einfachen) Techniken können Sie noch produktiver werden? Genau um diese Techniken und Praxistipps geht es in diesem Buch.

Alle Tipps setze ich persönlich um, um

1. meinen Tag zu strukturieren,

2. sicherzustellen, dass ich die richtigen Dinge tue,

3. den Überblick zu behalten,

4. produktiv zu sein und

5. am Abend mit mir zufrieden den Tag zu beschließen.

10Haben Sie Lust an diesen 5 Punkten mit mir gemeinsam zu arbeiten? Dann los.

Aber Achtung: Menschen sind auch Gewohnheitstiere und mögen Veränderungen nur bedingt. Und genau hier lauert die größte Gefahr auf dem Weg zu mehr Produktivität.

Wenn Sie die Dinge weiter so machen, wie Sie sie bisher gemacht haben, kommen Sie genau dorthin, wo Sie heute sind. Wollen Sie etwas anderes erreichen, müssen Sie die Dinge anders machen!

Überwinden Sie Ihren eigenen Schweinehund, der uns auch gerne mit einigen Weisheiten des Lebens zu lenken versucht: Das geht bei mir nicht! Das haben wir noch nie so gemacht! Bei anderen mag das ja so gehen, aber bei mir?

Ich lade Sie recht herzlich ein, diese Techniken auszuprobieren und für ein paar Wochen zu testen. Danach können Sie bewusst eine Entscheidung für oder gegen die im Buch aufgezeigten Methoden treffen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung,

Ihr Hartmut Sieck

Benningen, im Februar 2024

11Ihre Hebel für mehr Produktivität:Der perfekte Tag!

Auch wenn wir sehr unterschiedlichen Jobs und Aufgaben nachgehen, haben sich für mich doch einige sehr wichtige Techniken, Tipps und Tricks herausgestellt, die jeder nutzen kann, um produktiver, gelassener und gleichzeitig zufriedener zu werden. Mit diesem ersten Kapitel lade ich Sie ein, Ihren Tag bewusster zu strukturieren. Sie finden unter anderem eine Reihe von Produktivitätsbeschleunigern, die ich bei erfolgreichen Menschen immer wieder beobachten kann und die auch mir bedeutend geholfen haben.

Wochen-Check-in

Studien belegen, dass wir produktiver sind, wenn wir uns zu Beginn einen Überblick verschaffen und erst dann mit vollem Tatendrang durchstarten. Daher startet meine Woche immer mit einem Wochen-Check-in.

Am Montagmorgen nehme ich mir bewusst eine Stunde Zeit, um die Woche zu planen. Dazu nutze ich eine Checkliste, die bei mir aus folgenden Punkten besteht:

12Checkliste

Welche Termine stehen diese Woche an und muss noch etwas getan werden, um diese vorzubereiten?

✓

Hast Du Zeit eingeplant, um die Veranstaltungen der nächsten Woche vorzubereiten?

Welches Thema wirst Du auf LinkedIn als Post veröffentlichen? Wann wirst Du den Post schreiben?

Welches Thema wirst Du auf YouTube veröffentlichen? Wann wirst Du das Video dazu drehen?

In meinen Seminaren habe ich auch Teilnehmer kennengelernt, die diesen Wochen-Check-in am Freitagnachmittag als Abschluss der Woche nutzen.

Jeder Tag startet mit einem Espresso und einem kurzen Check-in

Zu viele Menschen starten ihren Tag direkt mit Terminen. Nehmen wir an, Sie kommen kurz vor 9 Uhr ins Büro oder HomeOffice und wenige Minuten später startet der tägliche Wahnsinn bereits mit der ersten Besprechung. Was ist die Konsequenz? Meist werden dann in der Besprechung noch nebenbei die E-Mails gecheckt und mit Schrecken wird festgestellt, dass ein Kunde oder ein Kollege ganz dringend eine Rückmeldung braucht. Oder: Spätestens um 9:30 Uhr klingelt das Smartphone und der besagte Kollege oder Kunde fragt an, wo denn die wichtige Antwort bleibt. Wenn Sie Ihren Tag so starten, dann sind Sie bereits von der ersten Minute an ein Getriebener und reagieren nur noch, anstatt zu agieren.

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Meine klare Empfehlung an Sie: Wenn Sie wissen, dass Sie jeden Tag gegen 8:30 Uhr ins Büro kommen oder HomeOffice starten, dann legen Sie sich im Outlook eine Terminserie an: Täglich von 8:30 bis 9 Uhr „Check-in, E-Mails, Aktuelles und Co.“.

Diese erste halbe Stunde – meine Check-in-Zeit – ist für folgende Aufgaben reserviert:

Die Tagesplanung überprüfen, inwieweit Sie durch neue A-Aufgaben (Krankmeldungen im Team, Maschinenstillstand beim Kunden etc.) Ihre Prioritäten, Termine und Aufgaben des Tages neu planen müssen.Oder einen Überblick über eingegangene E-Mails und Telefonate verschaffen.Kleine Anfragen und Rückfragen werden sofort erledigt.

Wenn Sie diese erste halbe Stunde als Termin im Outlook haben, hat das den entscheidenden Vorteil, dass Sie für Außenstehende als beschäftigt sichtbar sind und Ihnen damit niemand den ersten Termin des Tages zu früh einstellt.

Wenn Sie für sich feststellen, dass Sie keine 30 Minuten brauchen, dann kürzen Sie die Zeit. Wichtig ist, dass Sie ein Zeitfenster für sich persönlich geblockt haben.

Übung: Reflexion