12 Points pour Optimaliser Votre Cabinet Comptable E-Book

Jean-Marie Conter

• Herausgeber: EdiPro
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Französisch

Seitenzahl: 284

Veröffentlichungsjahr: 2015

Beschreibung

La vie d'un cabinet d'un professionnel de la comptabilité belge est loin d'être une sinécure. Non seulement il doit conseiller au mieux ses clients dans la conduite de leur entreprise, mais il doit également veiller à la bonne marche de son propre cabinet. Le présent livre a pour objectif de diffuser les règles et les bonnes pratiques aux professionnels, mais également aux collaborateurs qui travaillent avec eux. Une bonne organisation constitue un gage de sécurité et d'efficacité, ainsi que la première étape d'une démarche orientée vers la qualité.L'ouvrage donne aussi l'occasion d'opérer une réflexion sur le cabinet en général, ses métiers, son organisation afin de rationaliser et d'harmoniser les méthodes de travail et surtout, de remettre à plat lorganisation souvent héritée de longues années d'habitudes accumulées.Une bonne organisation de travail doit mener à une optimalisation de la rentabilité en ayant toujours à l'esprit qu'il faut savoir gérer les attentes, les craintes et les préoccupations de ses clients, tout en gérant son temps et ses propres difficultés pour éviter le stress. Enfin, il ne faut pas perdre de vue que le professionnel du chiffre est souvent un époux ou une épouse, un père ou une mère, et qu'il est souvent difficile de concilier vie professionnelle et vie privée. Cet ouvrage décortique le quotidien d'un professionnel belge du chiffre et propose des solutions aux problèmes que celui-ci est susceptible de rencontrer.

Leseprobe

Introduction

Pourquoi cet ouvrage et à qui s’adresse-t-il ?

Depuis quelques années déjà, nous constatons que la profession de comptable et d’expert-comptable est en pleine mutation. L’ « aligneur de chiffre » est en voie de disparition et est en train de faire place au conseiller en gestion qui est devenu en même temps un partenaire privilégié et incontournable de la P.M.E., et de l’indépendant en général, qu’il soit commerçant ou titulaire d’une profession libérale. En outre, il faut également assurer l’avenir de cette profession exigeante mais ô combien passionnante car le marché est demandeur. On ne le sait peut-être pas toujours, mais nous manquons de professionnels du chiffre. Cet ouvrage s’adresse donc à tout professionnel désireux d’améliorer sa rentabilité, aux étudiants qui souhaitent débuter une formation en comptabilité ou en expertise comptable ainsi qu’à tout comptable ou expert-comptable interne soucieux de réorienter sa carrière.

Actuellement, on pourrait définir le cabinet comptable comme un lieu où une ou plusieurs personnes exécutent des missions liées à la comptabilité des entreprises. Ces missions ne s’arrêtent bien entendu pas à la seule comptabilité, mais elles englobent également des missions fiscales, juridiques, sociales et de conseils en gestion à destination d’un indépendant, d’un chef d’entreprise (P.M.E.) ou du titulaire d’une profession libérale.

La bonne organisation d’une fiduciaire est essentielle, non seulement pour la rentabilité de cette dernière, mais également pour celle de ses clients. La répartition des tâches et des missions en fonction des compétences de chacun des collaborateurs constitue le fil rouge qui doit guider tout gérant d’une fiduciaire. L’équipement informatique de celle-ci, l’interaction qui doit présider aux relations entre elle et ses clients, la bonne gestion du stress, du temps et l’optimisation de la rentabilité sont des éléments-clés qui, en fonction de la façon dont ils seront traités, conduira le cabinet au succès ou à sa perte.

Une politique adéquate des honoraires, une bonne gestion de la clientèle, les relations avec les confrères ou avec d’autres spécialistes (réviseur d’entreprises, avocat, notaire, consultant, …) doivent aussi être pris en compte.

Tous ces thèmes, et bien d’autres, comme les rapports avec l’Administration, les relations avec l’I.P.C.F., la publicité et le démarchage font l’objet du présent ouvrage. Des conseils et des « astuces » viendront également les illustrer.

Nous vous souhaitons une agréable et fructueuse lecture.

Préface

À maintes occasions, vous aurez remarqué que ce ne sont ni les plus intelligents, ni les plus savants, ni toujours les plus doués qui réussissent, mais bien les plus efficaces, ceux qui savent organiser les moyens qui sont mis à leur disposition.

Organiser et savoir s’organiser tout est là.

Pour étayer ce constat, mon premier réflexe a été de consulter « classiquement « le Petit Robert dans lequel j’ai lu :

« ORGANISER c’est :

prévoir

;

concevoir des processus

 ;

coordonner des activités dans le but de pérenniser une organisation et de la rendre la plus efficace possible. »

Je ne pouvais trouver meilleure définition pour introduire cet ouvrage dont l’ambition est :

de vous « livrer » des outils d’organisation pour vos cabinets afin de formaliser et d’améliorer vos bonnes pratiques ;

de sécuriser votre activité ;

et de développer de nouvelles compétences.

Il a été, tout spécialement conçu pour vous, comptable travaillant en solo ou dirigeant une équipe. Pour vous, qui construisez la trajectoire de votre développement personnel et de votre cabinet.

Il vous permettra :

d’anticiper la croissance de votre structure ;

de rentabiliser votre organisation en développant de nouvelles missions tout en économisant sur vos charges et vos coûts indirects ;

de renforcer votre image dans le contexte concurrentiel actuel ;

de rester en bonne forme physique et mentale dans un environnement stressant ;

de pouvoir vous adapter à un monde en perpétuelle mutation.

Beau programme certes, mais comment le mettre en œuvre, car pour chacun de nous, la vie, passe sans que nous nous en rendions compte, et ce, pendant que nous sommes occupés à faire autre chose.

Nous voilà donc au cœur du problème !

En effet, à quoi consacrons-nous notre énergie ? Savons-nous vers quel horizon nous nous dirigeons ? Quel sens donnons-nous à notre vie ?

Nos vies débordent de tellement de délais à respecter, de soucis matériels, de tracasseries administratives, de boucan, de buzz, de tweets, d’agitation que nous pouvons en avoir le vertige et que se pose alors la question de ce qui est incontournable, profitable et utile.

Dès lors, donner du sens à notre vie personnelle, c’est :

être en éveil, construire des projets, s’ouvrir au monde et au futur, espérer ;

être attentif à nous-même, soigner notre santé, faire face au stress, aux changements ;

être concerné par l’autre et faire de chaque rencontre, de chaque contact humain, une vraie rencontre dans laquelle l’autre se sent accueilli, écouté, accepté.

Donner du sens à notre vie professionnelle c’est pour beaucoup d’entre nous :

répondre à une vocation dans laquelle nous pouvons nous réaliser tout en étant utile à la société ;

accepter des missions dans lesquelles nos talents s’épanouissent ;

répondre à une aspiration profonde basée sur des valeurs et une éthique.

Plus que nous, leurs ainés, les jeunes de la génération Y, en portant la culture du web collaboratif au sein de leur milieu de travail, se retrouvent autour d’une idée majeure : trouver du sens à ce qu’ils font. Natifs des années 80, biberonnés à internet, élevés au web 2.0, on les appelle les « millénaires », les « digital natives » ou encore les « why ».

Ces jeunes « Y » s’inscrivent dans un nouveau rapport au travail et aspirent pour beaucoup d’entre eux à concilier et réussir tout autant leur vie professionnelle que personnelle. Leur mode de fonctionnement intègre difficilement les principes de subordination et d’horaires de travail traditionnels, car leur épanouissement exige, au sein de nos cabinets, une place pour leur personnalité et leur vie personnelle. Mais, par contre, connectés en permanence et disposant donc d’un accès immédiat à l’information ils nous apportent en plus de leur réactivité une très grande capacité d’ouverture d’esprit. Avec eux nous pouvons avancer plus vite et initier des projets de plus en plus performants tant pour eux-mêmes que pour notre clientèle. Vous conviendrez que la qualité numéro un des cabinets à taille humaine, que nous sommes, a toujours été de repérer les talents et d’engager les meilleurs éléments pour en faire bénéficier nos clients.

Pour les recruter ce qui importe n’est pas de savoir s’il y a suffisamment de personnes qui veulent travailler aujourd’hui, mais s’il y en a qui veulent bien travailler chez nous, sachant que chaque collaborateur vient pour acquérir certes un salaire, mais aussi de l’expérience, de la compétence, et autant que possible de la satisfaction. Autant d’ingrédients qui n’existent pas dans les cabinets où l’on pratique toujours la même chose, où l’on n’apprend rien, et où la routine étiole l’expérience.

Pour susciter cette envie, il convient donc de consacrer tous vos efforts pour faire de votre cabinet un lieu où il fait bon vivre et travailler.

Ne soyez donc pas surpris de mon audace à vous recommander de « respecter » vos collaborateurs si vous voulez que vos clients vous respectent. Montrez-leur que vous les aimez, ils aimeront vos clients. Je ne le répèterai jamais assez : la meilleure qualité de service à la clientèle est toujours assurée par les collaborateurs des cabinets dans lesquels ceux-ci ont plaisir à travailler ensemble et dont les patrons sont fiers de les avoir à leurs côtés. Avec eux nous pourrez avancer plus vite et initier des projets de plus en plus performants pour eux-mêmes et pour vos clients.

En relisant le paragraphe précédent, je constate que j’ai écrit « clients « au pluriel. Erreur ! J’aurais dû utiliser le singulier, car chaque client est unique.

En effet, tout autant que votre équipe, « le » client est le cœur de votre cabinet, c’est lui qui le fait vivre. Sans lui, votre activité n’existe pas. Chaque client est hors pair et doit donc se sentir important et compris. Aussi parlez-lui avec ses mots à lui. Soyez artisan avec les artisans, biologiste avec les biologistes… Mettez tout en œuvre pour lui simplifier la vie. Ne lui imposer jamais la complexité de vos processus ou de votre organisation. Pour lui, disponibilité (surtout), ponctualité, chaleur humaine, convivialité et compétence (évidemment), tout a son importance.

Dès lors, en ces temps où le monde change, où les techniques de travail changent, où l’environnement économique change, où notre métier change, nous devons :

évoluer pour devenir, outre le technicien reconnu, « le » professionnel à qui le client a envie de se confier ;

transformer notre « savoir » en « savoir conseiller » ;

être moins un « sachant » mais plutôt un « écoutant », car pour être en bonne santé les entreprises ont d’avantage besoin d’un « médecin humain » que d’un « docteur lointain ». Moins comptable, moins fiscaliste, mais surtout plus expert en P (m) E.

En conséquence plus que jamais, il nous faut :

connaître les besoins et attentes de chacun de nos clients en particulier ;

faire connaître nos domaines de compétences ;

nous former en conséquence ;

savoir facturer nos missions complémentaires.

Et nous demander :

Quelles questions mon client ne m’a-t-il pas posées face à son projet d’entreprise ?

Quel type d’écoute dois-je organiser à travers mon offre à venir ?

Quelles missions peuvent répondre à ses difficultés ?

Quel discours lui tenir pour expliquer, clarifier mon offre de services et situer mon rôle dans son projet d’entreprise ?

Pour répondre aux vrais besoins de vos clients et booster la qualité de vos services, un véritable fichier « signalétique clients » tout autant qu’un « tableau de bord prospectif » vous permettront de :

développer et augmenter vos missions et donc votre chiffre d’affaires ainsi que votre profit ;

étendre le nombre de prospects grâce au bouche-à-oreille des clients satisfaits ;

fidéliser vos clients en leur proposant les missions dont ils ont besoin ;

communiquer au bon moment.

Vous pourrez ainsi poursuivre votre reconversion de « chiffrier » en… « offreur de solutions », de « robot aux ordres des procédures »… en « être humain » désireux d’aider et de satisfaire vos clients. Quelle chance de pouvoir œuvrer dans une telle perspective.

Et, même si tout ce que vous pouvez à peine imaginer arrivera immanquablement, d’ici là vous aurez tant de choses à vivre et à inventer :

la comptabilité sera offerte comme produit d’appel ;

la qualité et la survaleur ajoutée du conseil primeront sur le prix et sur tous les aspects quantitatifs ;

l’utilisabilité du travail presté sera plus importante que les heures accumulées ;

le service et les compétences, bien plus que les connaissances, conféreront un avantage concurrentiel.

Oui, un monde ancien s’en va. Un monde nouveau est à bâtir dans lequel il nous faudra passer de l’exercice solitaire de notre profession à un exercice solidaire, transformer nos cabinets indépendants en des cabinets partenaires et travailler en réseau pluridisciplinaire pour valoriser l’excellence de notre métier.

Ces réseaux qu’ils soient de partenariats, d’alliances, d’échanges de bases de données, ou de toutes les autres formes encore à inventer constituent probablement le phénomène le plus visible et le plus évident de ce nouveau monde en émergence :

un monde dans lequel l’homme-machine, ce travailleur post-humain comme certains l’appellent déjà, nous accompagnera dans notre vie privée et professionnelle ;

un monde où, les robots autrefois cantonnés à des tâches répétitives, infiltreront peu à peu toutes les professions ;

un monde où l’intelligence artificielle aura dépassé d’ici vingt ans, l’intelligence humaine. Un bond dans l’inconnu semblable au Big Bang. Un événement tellement insolite qu’il est impossible d’en prédire les conséquences. Si ce n’est que de nombreux métiers et emplois qui nous paraissent aller de soi, aujourd’hui, vont bientôt disparaître, tandis que d’autres, jusqu’ici inimaginables, prendront le relais ;

un monde que l’impression 3D révolutionne déjà sachant qu’une marque peut créer, produire et téléporter en quelques minutes ses produits personnalisés directement chez chaque client en particulier… Plus de stocks, plus d’intermédiaires, plus de frais de transport, de livraison, de packaging, et une distribution potentiellement mondiale…

Un monde dans lequel le profil de l’entreprise se dessine pour les 20 prochaines années :

en une entreprise plus petite et plus agile ;

en une entreprise où l’écoute du client et l’innovation pour le servir seront les éléments clés de sa croissance et de sa réussite ;

en une entreprise à l’image de ce que seront nos cabinets.

Et, oui, c’est bien de l’avenir du votre cabinet – et du vôtre personnellement – qu’il s’agit dans ce livre.

Il a été élaboré à la fois pour percevoir dans le présent le possible ignoré qui s’y trouve inscrit et également pour orienter la profession vers un futur tout neuf. Son utilisation n’aura de limites que celles de votre imagination afin que de plus en plus votre cabinet soit un lieu de passion, centré sur son métier et ses talents.

« Passion du conseil » et « passion du cœur » vous permettront d’être aussi heureux dans notre profession que je le suis moi-même, profondément, depuis tant et tant de décades.

Avec tout mon enthousiasme.

Guy Kahn

1. Infrastructure et organisation d’un cabinet comptable

1.1 L’accessibilité

Il y a quelques années, la notion d’accessibilité était synonyme d’outils informatiques facilement transportables et disposant d’une autonomie propre. En fait, il s’agissait souvent de matériels encombrants avec une autonomie très réduite, et difficile à utiliser.

Aujourd’hui, les outils informatiques sont devenus 100 % accessibles : de plus en plus légers, facilement utilisables, conviviaux et avec une autonomie plus que satisfaisante, ils permettent un accès rapide aux données par une multitude de moyens (GPRS, Wifi, GSM Data…).

La véritable accessibilité n’est pas la capacité à se déplacer, mais la capacité à travailler n’importe où aussi efficacement qu’au bureau. Cela implique de pouvoir disposer en tout lieu et à toute heure des mêmes outils et des mêmes informations qu’au bureau.

Cela signifie aussi de pouvoir travailler chez soi un jour de grève des transports, ou parce qu’il faut rester avec un enfant malade et que l’on n’a personne pour le garder ou encore parce qu’il faut boucler un dossier un soir à la maison. En fait, c’est tout simplement vivre son activité professionnelle sans être contraint de rentrer au cabinet à la moindre occasion.

Travailler efficacement, c’est-à-dire dans les mêmes conditions qu’à son travail sans y être, voici la gageure de l’ère d’une véritable mobilité. Gageure réussie, puisqu’aujourd’hui, mobilité rime avec liberté, réactivité, simplicité et, bien sûr, efficacité.

Il ne faut néanmoins pas se voiler la face non plus. La mobilité peut aussi engendrer des problèmes. On peut distinguer trois types de menaces auxquels il faut être particulièrement attentif : les menaces visant les appareils, les menaces visant le réseau et les menaces visant les données.1

A. Les menaces visant les appareils

Étant parmi les appareils mobiles les plus courants, les ordinateurs portables et les Smartphones représentent peut-être le risque le plus élevé pour la sécurité mobile. Il est pratiquement impossible d’empêcher la perte, le vol ou même la destruction d’appareils, et cela nécessite de prendre toujours plus de précautions afin d’éviter toute menace grave contre les données stockées sur ces appareils ou contre les ressources du réseau accessibles depuis ces derniers. En outre, les programmes malveillants provenant de courriers électroniques ou d’Internet se multiplient et peuvent s’avérer particulièrement dangereux pour les appareils ayant accès à ces services à partir de plusieurs sites et points d’accès.

B. Les menaces visant les réseaux

En plus des informations physiquement stockées sur les appareils mobiles eux-mêmes, les ordinateurs portables et les Smartphones représentent un risque encore plus grand pour ce qui est des informations stockées sur les ressources du réseau accessibles depuis ces appareils. Outre les risques les plus courants d’Internet et les programmes malveillants des courriers électroniques provenant d’ordinateurs portables et de Smartphones non protégés, les entreprises sont également confrontées à des menaces croissantes liées à des accès au réseau non autorisés via des ordinateurs portables ou des Smartphones perdus ou volés. Les solutions d’accès sans fil à distance non sécurisées constituent une autre menace courante, souvent négligée dans les infrastructures mobiles menaces visant les données.

C. Les menaces visant les données

Évidemment, le principal intérêt de la sécurité des données mobiles est de protéger l’accès aux informations privées et confidentielles, ainsi que leur utilisation. Le risque de fuite lié aux appareils et aux réseaux infectés est immense, des secrets professionnels et communications internes aux dossiers des clients et des employés. Outre les accès non autorisés, les cabinets doivent se protéger contre les imprévus avec un plan de reprise efficace après sinistre. Ils doivent toujours accorder une attention particulière à la conformité réglementaire et à la création de rapports, ce qui nécessite inévitablement l’adoption de mesures de sécurité supplémentaires. La protection des données dans une infrastructure mobile requiert une stratégie de sécurité complète couvrant tous les appareils et les chemins d’accès utilisés pour accéder aux informations, et pour stocker et transférer ces dernières.

Conclusion

La mobilité permet certes à un cabinet d’accroître sa productivité, mais elle présente également des failles sérieuses en matière de sécurité de l’information. La clé pour garantir une sécurité de bout en bout complète du cabinet consiste à mettre en place une protection combinée des périphériques, des données et du réseau. Des mesures de base, qui, outre la protection des données, incluent également l’authentification des utilisateurs, le contrôle d’accès et l’application de stratégies, sont essentielles. Dans tous les cas, le bon partenaire informatique peut offrir une assistance complète à chaque niveau (solutions de sécurité basiques, optimisation, gestion des systèmes, récupération, etc.) qui garantira la sécurité globale, la conformité et l’intégrité de l’ensemble de l’infrastructure mobile (voir également infra, le point 1.3. La sécurité de votre système informatique).

1.1.1 L’autonomie du cabinet

Sans avoir besoin d’être en relation 24h sur 24h avec votre cabinet, d’être joignable à n’importe quel moment de la journée, ou d’utiliser de façon permanente une connexion pour envoyer un rapport, vous devez être en mesure de répondre aux attentes de vos collaborateurs ou clients dans les meilleurs délais.

Pourquoi ne pas travailler à plusieurs sur un même budget de trésorerie ou sur un projet de contrat tout en restant chez soi ? Grâce à la prise de main à distance et au travail en collaboration, il n’est plus nécessaire de se déplacer et de perdre du temps pour valider un document. Vous pouvez réduire considérablement le temps passé en réunion tout en augmentant la productivité de chacun, ce dont personne ne se plaindra, surtout en temps de crise.

Au même titre que le fax dans les années quatre-vingt ou le téléphone portable à une époque plus récente, la messagerie, le partage des données, l’accès au réseau à distance sont devenus des incontournables. Plus besoin de repasser au bureau le soir pour récupérer ses messages, ses courriels ou ses dossiers du lendemain. L’accessibilité des données en tout lieu et à tout moment est un enjeu de taille pour le professionnel du chiffre du XXIe siècle. Concrètement, les nouveaux outils offrent d’innombrables avantages dans la vie de tous les jours, tant professionnelle que personnelle.

L’évolution logique de votre système d’information

L’intégration de solutions mobiles ne remet pas en cause les investissements informatiques que vous avez pu réaliser auparavant. Il n’est pas question de supprimer pour remplacer, mais plutôt de faire évoluer.

Ces solutions optimisent votre système d’information existant en vous permettant d’utiliser toutes ses fonctionnalités. Elles rendent son utilisation encore plus rentable, tout en répondant aux exigences de sécurité des données.

Les solutions que vous pouvez mettre en œuvre au sein de votre cabinet doivent répondre à des critères stricts :

une compatibilité parfaite avec les autres matériels et logiciels du cabinet ;une pérennité des solutions mises en place ;

une sécurité absolue ;

une réelle simplicité d’utilisation ;

un coût raisonnable.

Le temps des solutions qui ne fonctionnent que dans certains environnements et qui obligent à remettre en cause toute l’architecture informatique du cabinet est révolu.

Aujourd’hui, les solutions qui répondent à ces critères existent et sont accessibles au plus grand nombre.

Il faut optimiser les ressources humaines

Avec la mise en œuvre de solutions accessibles adaptées, vous et vos collaborateurs êtes plus autonomes.

Réactivité, utilisation des temps perdus (lors des trajets par exemple) et prise de décision plus rapide deviennent très vite des bénéfices et constituent des avantages concurrentiels facilement quantifiables.

Ces solutions permettent en outre de créer de la valeur ajoutée au sein de votre cabinet, par l’optimisation de votre outil de travail de base, à savoir votre système informatique.

1.1.2 Les avantages de cette accessibilité

Les solutions accessibles, loin de représenter le principal investissement d’un cabinet comptable, se justifieront aisément par les résultats engendrés :

de meilleures relations avec les clients ;

une plus grande disponibilité des collaborateurs ;

une capacité de réponse et de réaction plus grande ;

une fourniture de services plus efficace et plus rapide.

En d’autres termes, elles vous permettront d’améliorer votre relation client et de vous concentrer sur les forces et la valeur de votre cabinet.

Au chapitre des « inconvénients », certains regretteront peut-être le contact humain direct entre le professionnel du chiffre et son client qui communiquent par « ordinateurs interposés » ou un manque de réactivité immédiate (il faut attendre que votre interlocuteur lise votre courriel et y réponde, mais en revanche, la réponse sera souvent plus affinée et plus circonstanciée). Bien entendu, ce système qui accorde une grande autonomie aux professionnels du chiffre et à leurs collaborateurs requiert également une certaine auto-discipline de travail.

Mais comme on peut le constater, les avantages qu’on retire du système sont nettement plus importants que les « inconvénients ».

Les raisons d’un investissement

Les clients doivent être au centre de vos préoccupations. Ils attendent beaucoup de vous. Vous devez leur fournir un service de qualité en anticipant leurs besoins, être constamment disponible et faire preuve de rapidité d’exécution. Vous devez également

maîtriser les dépenses, faire face à une concurrence de plus en plus grande, tout en fidélisant vos clients.

L’intégration de solutions mobiles vous permet :

de suivre l’activité de vos collaborateurs et l’état d’avancement des projets, quand bien même vous ne seriez pas au cabinet ;

d’accélérer la prise de décision grâce à la disponibilité de chacun ;

d’optimiser la gestion du temps de travail de vos collaborateurs ;

de fidéliser vos clients par une plus grande proximité.

La maîtrise des coûts d’une installation

Si vous disposez déjà d’une informatique récente et évolutive, les solutions mobiles que vous choisissez n’impliquent pas nécessairement des dépenses trop importantes. Vous optimisez alors l’investissement réalisé préalablement.

Dans l’hypothèse, d’une informatique vieillissante, l’intégration de la mobilité vous permettra d’investir dans une solution pérenne dont vous calculerez immédiatement le retour sur investissement (efficacité, gain de temps et productivité…).

Bon nombre de vos collaborateurs, confrères ou clients utilisent peut-être déjà des ordinateurs de poche ou des téléphones évolués (type Smartphone) pour gérer leurs contacts, courriels et tâches diverses. L’utilisation de tels outils offre déjà de nombreux avantages. L’information est à la disposition de l’utilisateur au moment où il l’a choisi.

En dotant simplement votre PC portable d’une carte de communication, vous accédez à tout moment à votre environnement de travail comme si vous étiez à votre bureau. C’est un confort plus qu’appréciable.

Quoi qu’il en soit, si vous devez équiper votre cabinet avec un matériel informatique performant et fiable, vous devrez budgéter cet investissement très soigneusement. À titre d’exemple, si vous souhaitez équiper trois postes de travail dans votre cabinet (ordinateurs, écrans, imprimantes…) auxquels vous devez ajouter un serveur, un scan, un modem, les logiciels comptables et fiscaux avec les licences d’utilisation, vous devez envisager une dépense de plus ou moins 13 000,00 € hors T.V.A. Autant le savoir !

1.1.3 Développer son propre projet en la matière

La perception du projet

Avant de se lancer dans un tel projet, il est indispensable de faire participer la totalité du cabinet dans la recherche d’une solution intégrant l’accessibilité des données par tous à n’importe quel moment.

Il convient d’intégrer les collaborateurs à la phase de réflexion du projet afin de prendre en compte leurs attentes et cerner l’ensemble des besoins. Il n’est parfois pas nécessaire d’opter pour une solution coûteuse, quand vous recherchez à optimiser des points précis dans l’organisation de votre cabinet.

La mise à disposition et le partage de l’information, la consultation des messages, la gestion des contacts, le suivi des activités des collaborateurs et le suivi des dossiers sont généralement les besoins qui motivent le recours à des solutions accessibles par les comptables. Ce sont souvent des fonctionnalités simples et rapides à mettre en œuvre.

Notez qu’à l’échelle d’un cabinet, il n’est pas toujours utile de réaliser une étude de faisabilité longue et fastidieuse. Il faut toutefois garder à l’esprit la possibilité de faire évoluer cette solution dans l’avenir, en fonction de la croissance de l’activité, de l’évolution des besoins et de l’appréhension de la technologie.

La réalisation du projet

Bien que la mise en œuvre d’une solution pour un cabinet comptable soit relativement simple, compte tenu de la taille petite ou moyenne des cabinets, elle peut nécessiter un minimum d’organisation.

Il est nécessaire de faire un choix judicieux sur l’opérateur de téléphonie mobile en fonction de ses services et de la couverture du réseau qu’il propose. Une société de services en informatique spécialisée peut également vous accompagner efficacement de la définition jusqu’à l’implémentation des solutions les plus adaptées aux besoins de votre cabinet.

Le déploiement

Par déploiement, on entend la mise en œuvre d’une application informatique particulière au sein d’une même structure de travail (entreprise, cabinet comptable…). Le déploiement de la solution choisie est généralement simple. Quelques paramétrages sur l’ensemble des terminaux du réseau du cabinet suffisent.

Dans le cas d’une solution orientée métier, un accompagnement technique et pédagogique est recommandé pour une prise en main sans perte de temps et la formation des différents utilisateurs.

1.1.4 La mise en œuvre des technologies

Les terminaux

Le choix d’un terminal adéquat est crucial. C’est lui qui œuvre à la réussite de la mobilité au sein du cabinet comptable.

Quels que soient le modèle et l’ergonomie du produit choisi, il doit répondre à certains critères en fonction des besoins :

des besoins techniques (capacité de stockage, capacité d’affichage) ;

des besoins de communication (PocketPC et téléphone mobile tout-en-un, fonction principale de téléphone et fonction accessoire d’assistant, ordinateur portable…) ;

des besoins de connexion à un réseau (GPRS, Bluetooth, Wifi).

Il existe aujourd’hui une large gamme de terminaux correspondant aux attentes d’un cabinet comptable.

Les modes de connexion

Une fois les terminaux choisis se pose la question du mode de connexion. Il en existe plusieurs :

le mode personnel : d’une portée limitée à quelques mètres, ce mode de connexion permet de créer un réseau sans fil qui vous est propre (imprimante sans fil, souris sans fil, clavier sans fil, PDA et GSM correspondants sans fil…). Ce mode de connexion est plus connu sous le nom d’infrarouge ou encore Bluetooth ;

le mode sans fil : ce mode de connexion est basé sur la technologie Wifi (les fameux hot spots). Il offre la possibilité de connecter entre elles et sur internet, les personnes se trouvant sur un réseau câblé d’entreprise. D’une portée plus étendue que le mode personnel, il permet aux collaborateurs du cabinet, connectés sans fil, de circuler sans contrainte en continuant à accéder au réseau dès lors qu’ils se trouvent dans la sphère d’émission des ondes ;

assurer la protection du wifi afin d’éviter toute connexion malveillante ;

le mode de connexion des opérateurs de téléphonie mobile : il s’agit aujourd’hui du GPRS. Il permet de se connecter grâce à un terminal et à un téléphone portable pour consulter ses courriels ou encore transmettre des données. Ce mode de connexion présente cependant l’inconvénient de ne pas toujours fonctionner à l’étranger, mais dans les cas où il fonctionne, le coût peut s’avérer prohibitif.

La synchronisation

Tous ces terminaux, qu’ils soient connectés en GPRS, en Wifi ou par une station d’accueil à votre ordinateur de bureau, se synchronisent avec le réseau de votre cabinet de façon à maintenir l’ensemble des informations à jour aussi bien dans un sens que dans l’autre (terminal – serveur du cabinet et serveur du cabinet – terminal).

Les modes de synchronisation vous permettent de synchroniser soit manuellement, soit automatiquement et régulièrement.

Les cartes de communication

Vous pouvez très facilement utiliser une carte de communication GPRS et/ou WIFI avec votre ordinateur portable ou votre Tablet PC. Quelques minutes suffisent pour l’installer et accéder à votre intranet, consulter votre messagerie, chercher une information sur internet… tout en étant en déplacement.

Vous continuez en fait à utiliser vos applications habituelles comme si vous étiez à votre bureau. Quel que soit l’endroit où vous avez besoin d’une information, vous aurez la liberté de vous connecter (dans une gare, à l’hôtel, à l’aéroport…). Vous disposerez ainsi d’un moyen de communication rapide par l’intermédiaire des “Hots Spots”, et si vous êtes chez un client, le GPRS vous permettra d’obtenir l’information dont vous avez besoin.

1.2 L’infrastructure informatique

Quelle infrastructure faut-il mettre en place dans un cabinet comptable ?

Il est à la fois simple et délicat de répondre à cette question. Délicat, parce qu’aucun cabinet comptable ne se ressemble vraiment que ce soit en terme de besoin informatique, de taille de base de données à stocker ou encore en besoin de messagerie. Simple en revanche, car il est facile aujourd’hui de déterminer une architecture « type » qui soit cohérente et adaptée aux besoins d’une structure de moins de cinquante postes.

Quelles sont les solutions disponibles ? Quel est l’intérêt de telle ou telle solution ? Faut-il vraiment se tenir à jour des nouvelles versions ? Est-il nécessaire de disposer d’un administrateur réseau en interne au sein du cabinet ? Nous allons tenter dans les pages qui suivent de répondre à ces différentes questions. Il va de soi que si on travaille seul, l’équipement informatique sera réduit à sa plus simple expression (un PC, une imprimante, un scanner…), mais il faut néanmoins du matériel performant et prévoir également la possibilité qu’une personne de confiance (conjoint, confrère, parent…) ait accès à vos données personnelles et fichiers clients en cas d’incapacité de travail.

1.2.1 Le réseau informatique

Partager les informations par le biais de votre réseau

Pourquoi disposer d’un réseau informatique au sein du cabinet ? La réponse est simple et va naturellement de soi. Sans réseau informatique, vous devez vous reposer sur chacun de vos collaborateurs pour obtenir l’information dont ils disposent sur leur ordinateur. Mais, dans ce cas, que faire si l’un de vos collaborateurs est absent ? Comment et où trouver la bonne information ? Comment accéder aux documents sans son mot de passe ? Et une fois l’information trouvée, comment la transférer sur votre ordinateur rapidement alors qu’elle est volumineuse ? Faire usage de disquettes ou de CD constitue une perte inutile de temps. La solution qui s’offre à vous, c’est le réseau : centralisation de données, partage de fichiers, installations et mises à jour simplifiées de logiciel, sécurité, gains de temps. Tout cela, grâce au réseau dans la mesure où toute l’information dont vous disposez est mise à la disposition de tous. En pratique, le réseau informatique constitue la pierre angulaire de l’efficacité informatique du cabinet. Il permet des gains de productivité considérables.

Optimiser les ressources informatiques du cabinet

La mise en place d’un réseau informatique au sein du cabinet ne se limite pas au simple partage de données entre collaborateurs et aux gains de productivité. Il permet, en outre, de partager et de mutualiser les “périphériques” du cabinet, évitant ainsi la multiplication d’achats de matériels annexes. Grâce au réseau, les imprimantes, les scanners, les graveurs de CD ou de DVD sont mis à la disposition de tous en un point de connexion centralisé. De même, il n’est plus nécessaire de disposer de plusieurs connexions internet. Terminé le poste unique réservé à l’internet pour l’ensemble des collaborateurs ! Le réseau diffuse l’accès à internet sur l’ensemble du réseau et tous les postes peuvent se connecter simultanément. Il en est de même pour le fax ou encore la photocopieuse. C’est ainsi qu’en plus des gains de productivité, la mise en place d’un réseau diminue considérablement la ligne budgétaire informatique, notamment en matière de périphériques.

Centraliser vos applications de production

Ce qui est vrai pour un périphérique matériel, l’est aussi pour les logiciels. Combien de cabinets comptables travaillent aujourd’hui sur des solutions dites « métier » ? Beaucoup, mais sans réseau informatique, celles-ci sont cantonnées à un accès limité sur un seul ordinateur ou alors il y autant de licences que d’utilisateurs. La centralisation de ces applications sur un réseau informatique permet au contraire d’y accéder sans limitation tout en respectant évidemment la politique de licence réseau de l’éditeur. Les collaborateurs sont plus autonomes, disposent de versions identiques pour travailler et les coûts de formation et de maintenance sont réduits.

1.2.2 Le service de messagerie

Organiser plus efficacement le cabinet et communiquer

Permettre à chaque collaborateur de gérer son information, ses messages et son emploi du temps à partir du cabinet, mais également depuis l’extérieur constitue un véritable enjeu. La messagerie informatique n’est donc plus un simple outil de communication au même titre que le téléphone portable, mais bien un outil de partage de l’information qui simplifie le travail de l’équipe.

Ainsi, depuis n’importe quel ordinateur fixe, par le biais d’une interface Web, ou encore depuis un téléphone (SmartPhone ou PocketPC Phone Edition), une messagerie comme Microsoft Exchange Server vous permet :

de visualiser les plannings de toute l’équipe ;

d’organiser des réunions en fonction des plages horaires des collaborateurs ;

de réserver des ressources (vidéoprojecteur, voiture…), des salles de réunion ;

de partager des carnets d’adresses publiques ou privées des membres du cabinet ;

de pouvoir stocker de l’information sur un support informatique (PC portable, Pocket PC, PhoneEdition…) et de la visualiser plus tard ;

d’émettre des listes de distribution de mail ;

d’archiver de l’information et des courriers ;

de collecter de l’information sur n’importe quel serveur de données du cabinet…

L’Intranet

L’intranet est le complément en interne de la messagerie. Ce système permet le partage des données et l’accès à l’information par le biais d’un réseau propre au cabinet. L’accès à l’information se fait alors soit par le serveur du cabinet ou plus simplement en utilisant une interface Web.

Les possibilités offertes par la mise en place d’un Intranet sont nombreuses :

publication de bulletins d’informations ;

visualisation des dernières actions accomplies pour tel ou tel client ;