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- Herausgeber: Haufe Lexware
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
Das Mitarbeiter-Onboarding hat sich längst zu einer eigenständigen (HR-)Disziplin entwickelt. Von Anfang an ist es wichtig, (neue) Mitarbeiter zu begeistern, zu binden und schnell produktiv zu machen. Der Fachkräftemangel, kürzere Arbeitsverhältnisse und agile Projekt- und Teamstrukturen machen ein regelmäßiges Onboarding zur betrieblichen Normalität. Zusätzlich stellen die digitale Transformation sowie gestiegene Ansprüche an die Informationsvermittlung die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter vor vielfältige Herausforderungen. In diesem praxisorientierten Ratgeber erfahren Sie, - was den Beteiligten in den einzelnen Onboarding-Phasen wichtig ist - welche Rollen, Akteure und Handlungsfelder es bei Führungskräften, Team und HR gibt - welchen Beitrag das Onboarding für die Unternehmensziele leistet - was Sie beim Hybrid- und Remote-Onboarding beachten müssen - welche Besonderheiten es bei unterschiedlichen Mitarbeiter-Zielgruppen gibt - wie Sie ein exzellentes Onboarding-Programm aufsetzen Abgerundet werden die Inhalte durch Arbeitshilfen und Vorlagen zum Download auf Mybookplus.de
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Seitenzahl: 189
Veröffentlichungsjahr: 2024
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Crashkurs Mitarbeiter-Onboarding
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über https://portal.dnb.de/opac.htm abrufbar.
Crashkurs Mitarbeiter-Onboarding
Praxiswissen für HR und Führungskräfte
3. überarbeitete und erweiterte Auflage 2024
© 2024, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburghttps://www.haufe.de/hr/onboarding
Autorinnen & Redaktion: Catrin Birmele, Janika Bömers, Anja Merklin-WendleProduktmanagement: Anja Merklin-Wendle
Satz: Reemers Publishing Services GmbHDruck: Beltz Grafische Betriebe
Covergestaltung: Tiberius Hehn
Illustrationen: Burger Design, Christine Dijkstra, KI-generiert mit Recraft, siehe Abbildungsverzeichnis
Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.
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Sollte dieses Buch bzw. das Online-Angebot Links auf Webseiten Dritter enthalten, so übernehmen wir für deren Inhalte und die Verfügbarkeit keine Haftung. Wir machen uns diese Inhalte nicht zu eigen und verweisen lediglich auf deren Stand zum Zeitpunkt der Erstveröffentlichung.
Inhaltsverzeichnis
Onboarding
1Einführung
1.1Was genau ist Onboarding?
1.2Onboarding im Employee Life Cycle verankern
1.3Warum ein professioneller Onboarding-Prozess wichtig ist
1.3.1Arbeitnehmermarkt und Wettbewerbsdruck bedingen häufigere Frühfluktuationen
1.3.2New Work: Trend hin zu kürzeren und freien Arbeitsverhältnissen
1.3.3Unterschiedliche Arbeitnehmer-Generationen
1.3.4Zunehmende Digitalisierung
2Preboarding: Maßnahmen vor Arbeitsantritt
2.1Kontakthalten zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag
2.2Onboarding Apps
2.3Administrative Vorbereitungen
3Was bewegt neue Mitarbeiter?
3.1Karriereplanung und geänderte Bedürfnisse
3.2Zweifel nach der Vertragsunterzeichnung
3.3Die Onboarding Experience
4Rolle und Handlungsfelder von HR und der Organisation
4.1«War for talents» und Employer Branding
4.2Unternehmenskultur: Was macht das eigene Unternehmen aus?
4.3Passung zum Unternehmen: Cultural Fit
4.4Frühfluktuation mit besserem Onboarding senken
4.5HR als Prozess-Owner und Heber von Optimierungspotenzialen
4.6Welcome Box fördert Zugehörigkeitsgefühl
4.7Welcome Day bietet Vernetzungsmöglichkeiten
4.8Onboarding Plattformen und Onboarding Apps
4.9Chatbots und KI beim Onboarding
5Rolle des Vorgesetzten und des Teams
5.1Akzeptanz schaffen für den Neuen
5.2Teamfit und Cultural Fit müssen stimmen
5.3Teamrecruiting: Team in die (End-)Auswahl einbeziehen
5.4Orientierungsphase: Erster Arbeitstag und «Ankommen»
5.5Fachliche Einarbeitung
5.5.1Der Einarbeitungsplan
5.5.2Unterstützung durch die Führungskraft
5.5.3Regelmäßige Probezeitgespräche und Feedback
5.6Soziale Integration
5.6.1Der Pate/Buddy als Starthelfer
5.6.2Soziale Integration ist auch Führungsaufgabe
5.6.3Probleme bei der Integration
5.7Übernahmegespräch
6Was Onboarding für Ihre Unternehmensziele leistet
6.1Wie Sie den CEO / CFO überzeugen
6.2Durch KPIs wird Onboarding transparent und messbar
6.2.1Mit einem strukturierten Onboarding-Prozess die richtigen KPIs definieren
6.2.2Die häufigsten Onboarding KPIs und was sie aussagen
6.3Wie berechne ich den ROI («Return on Investment») meiner Onboarding-Aktivitäten?
7Onboarding als Projekt
7.1Die 3 «Must-haves»
7.2Die 5 Projekt-Phasen bei der Onboarding-Einführung
7.2.1Schmerzpunkte identifizieren
7.2.2Beteiligte abklären
7.2.3Onboarding-Prozess modellieren
7.2.4Onboarding Journey erarbeiten
7.2.5Konkrete Umsetzung: So läuft der optimale Roll-out
7.3Einführung einer Onboarding App oder Software
7.3.1Erfolgsfaktoren einer Onboarding App
7.3.2Vorteile einer Softwarelösung
7.3.3Ständige Feedback Loops sind das A und O
7.4Überführung in den Live-Betrieb
8Hybrid und Remote Onboarding
8.1Vorteile und Herausforderungen
8.2Voraussetzungen und Vorbereitung
8.3Kombination von Präsenz- und Remote-Elementen
8.4Klare Kommunikation
8.5Soziale Integration und Teambuilding
8.6Online-Schulungen
9Zielgruppenspezifisches Onboarding
9.1Onboarding von Young Talents
9.1.1Neue Azubis willkommen heißen
9.1.2Trainees als Führungskräfte von morgen einbeziehen
9.1.3Werkstudenten
9.1.4Hochschulabsolventen und Berufsanfänger
9.2Onboarding von Experten mit Schlüsselkompetenzen
9.3Onboarding von Führungskräften
9.3.1Warum ist strukturiertes Onboarding für Führungskräfte so wichtig?
9.3.2Kennenlernen, Vernetzung und Kontakte
9.3.3Schnelle Orientierung: Einarbeitung und Feedback
9.3.4Beratung bei Erwartungen und Führungsstil
9.3.5Unterstützung durch Buddy, Mentoring oder Coaching
10Besondere Formen des Onboardings
10.1Reboarding – erfolgreich wieder Fahrt aufnehmen
10.2Sonderfall Krankheit: Verpflichtung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement
10.3Offboarding: Man sieht sich immer zweimal
11Anhang
11.1Haufe Onboarding-Umfrage 2023
11.2Muster-Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter
11.3Checkliste für den ersten Arbeitstag
11.4Feedbackregeln im Überblick
11.5Notfallplan bei Problemen in der Einarbeitung
11.6Formular für die Probezeitbeurteilung
11.7Die wichtigsten Onboarding KPIs
11.8Vorlage für Mitarbeiter-Steckbriefe
Abbildungsverzeichnis
Autorinnen
Geschlechtergerechte Sprache
In unserem Fachbuch verwenden wir aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern das generische Maskulinum. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung gleichermaßen für alle Geschlechter (w/m/d). Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Erfolgreicher Jobstart für neue Mitarbeiter
Machen Sie den Einstieg Ihrer neuen Mitarbeiter zu einem vollen Erfolg! Mit dem interaktiven Onboarding-Booklet von Haufe bieten Sie Ihren Onboardees wertvolle Tipps und Notizseiten zum Ausfüllen für ihren Jobstart.
Die Onboardees erhalten praktische Vorlagen und wichtige Impulse zu diesen Themen:•Einarbeitung
•Netzwerken
•Feedback geben und nehmen
•Selbstreflexion
•Zeitmanagement
•Remote Work
•Kreative Ideenfindung
•Gesund am Arbeitsplatz
•Nachhaltiger Arbeitsalltag
Neben zahlreichen Tipps bietet das Onboarding-Booklet auch reichlich Platz für persönliche Notizen. Hier können Ihre Onboardees gerade in den ersten Wochen im neuen Job wichtige Informationen, Ansprechpersonen, To-dos und mehr an einem Ort festhalten.
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https://www.haufe.de/hr/downloads/booklet-onboarding
Onboarding
Mitarbeiter-Onboarding hat sich mittlerweile zu einer eigenständigen HR-Disziplin entwickelt, schließlich sind die Mitarbeiter ein wesentlicher Baustein, der auf den Unternehmenserfolg einzahlt. Dabei unterstützen wir Sie mit dieser dritten überarbeiteten und erweiterten Auflage unseres Praxisratgebers. In die 3. Auflage haben wir Erkenntnisse aus der aktuellen Haufe Onboarding-Umfrage einfließen lassen und das Buch um neue Entwicklungen im Onboarding, wie z. B. Hybrid Onboarding durch vermehrtes mobiles Arbeiten erweitert. Die vollständige Haufe Onboarding-Umfrage 2023, auf deren Erkenntnisse wir uns unter anderem stützen, finden Sie im Anhang des Buches.
Die Auswertung zeigt, dass wertvolle neue Talente genauso schnell wieder weg sind, wie sie eingestellt wurden, wenn die Rahmenbedingungen nicht passen. Daher ist es von Anfang an unerlässlich, neue Mitarbeiter zu begeistern und zu binden. Gleichzeitig sollen neue Mitarbeiter schneller produktiv werden und ihre Leistung voll entfalten können. Dies gelingt aber nur durch eine wirksame nachhaltige Einarbeitung und eine gezielte soziale Integration.
Trends wie hybrides oder mobiles Arbeiten sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, auch gesellschaftliche E influssfaktoren b eeinflussen d as O nboarding: Der demografische Wandel und die sich verschiebenden Werte und Einstellungen insbesondere jüngerer Mitarbeiter (hohe Erwartungen und soziales Bewusstsein) stellen an die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter hohe Anforderungen. Auch die Tendenz zu kürzeren und/oder freien Arbeitsverhältnissen macht ein regelmäßiges «Onboarden» zur betrieblichen Normalität. Die durch die Vielfalt an neuen Technologien völlig geänderte Informationsaufnahme stellt betriebliches Onboarding vor neue Herausforderungen. Welcher neue Mitarbeiter möchte noch seitenweise Papier zur Einarbeitung durchlesen? Und nicht zuletzt die Tendenz zu sich ständig verändernden (agilen) Projekt-Teams macht beim jeweiligen Projektwechsel ein «Reboarding» oder «Offboarding» unumgänglich.
Die rasant fortschreitende digitale Transformation ist längst auch bei HR angekommen und beeinflusst damit positiv das Onboarding. Informationsvermittlung, Aufgabenbearbeitung, Netzwerken und Lernen, werden durch digitale Unterstützung effizienter, einfacher und oft auch unterhaltsamer. Aber Achtung, damit sind auch die Ansprüche an das Onboarding gestiegen. Und obgleich mobiles Arbeiten und digitale Kommunikation immer normaler werden, fällt der persönlichen Wertschätzung von Chef und Kollegen eine immer wichtigere Rolle zu. Ein Gegensatz? – Nein!
Orientierung und vor allem direkt einsatzbereite Hilfen anzubieten, ist die Intention der 3. Auflage dieses Praxisratgebers. Wir beleuchten die Themen im gesamten Onboarding-Prozess: Vom Einarbeitungsplan über die einzelnen Phasen des Onboardings, die Aufgaben einer Führungskraft oder die Rolle des Paten, den Besonderheiten von Remote Onboarding bis hin zum Rollout digitaler Onboarding-Lösungen durch einen Onboarding Manager.
Profitieren Sie von den digitalen Extras zum Buch: Auf der neuen Internetseite zum Buch finden Sie alle Arbeitshilfen direkt zum Download. Gehen Sie dazu einfach auf https://mybook.haufe.deund geben Sie dort den Buchcode ein, den Sie auf der letzten Buchseite finden.
Über Feedback und Ihre Erfahrungen beim Onboarden Ihrer Mitarbeiter freuen wir uns!
Ihr AutorenteamCatrin Birmele, Janika Bömers und Anja Merklin-Wendle
1Einführung
1.1 Was genau ist Onboarding?
Um ein gemeinsames Verständnis für die Begrifflichkeiten des vorliegenden Praxisratgebers zu haben, kurz eine Beschreibung, was wir genau unter Onboarding verstehen: Onboarding bedeutet das «An-Bord-Nehmen» neuer Mitarbeiter und meint damit sowohl die allgemeine Einführung eines neuen Mitarbeiters als auch die fachliche Einarbeitung und vor allem die so wichtige soziale Integration. Wir betrachten Onboarding in den einzelnen Phasen:
Abb. 1: Onboarding in drei Phasen
•Die erste Phase, das sog. «Preboarding» (siehe Kapitel 2), beginnt optimalerweise direkt nach Vertragsabschluss. Dem neuen Mitarbeiter sollten schon vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen bereitgestellt werden. Vor allem aber sollte bereits vor dem Start mit dem Beziehungsaufbau begonnen werden, um ihn in seiner Jobentscheidung zu bestärken. Hier gilt es, dem frisch rekrutierten Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, dass er sich richtig entschieden hat und dass man sich auf seine Mitarbeit und Unterstützung freut.
•Die zweite Phase ist die «Orientierungsphase». Neue Mitarbeiter erinnern sich auch noch nach Jahren an ihren ersten Arbeitstag. Daher sollten alle internen Prozesse rund um Facility Management, HR und IT so aufeinander abgestimmt und abgeschlossen sein, dass der Onboardee direkt sinnvoll und produktiv arbeiten kann. Und ganz wichtig: Er sollte begeistert von seiner Begrüßung und die über den ersten Arbeitstag hinausgehende nachhaltige Integration durch Führungskraft und Teamkollegen erzählen können.
•Die dritte Phase, «das eigentliche Onboarding», meint eine nachhaltige fachliche Einarbeitung und soziale Integration. Die Begeisterung über den neuen Job gilt es in der Einarbeitungsphase aufrechtzuerhalten. Damit ein neuer Mitarbeiter möglichst schnell produktiv arbeiten kann, muss er fachlich gut eingearbeitet und sozial in das Team eingebunden werden. Ein vorab erstellter individueller Einarbeitungsplan ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung. Er dokumentiert die Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele und der neue Mitarbeiter erfährt, wann welche Fortbildungen und Gesprächstermine stattfinden.
Abb. 2: Der Weg des Onboardings
Je besser die Einführung, Einarbeitung und Integration vorbereitet werden und je früher die ersten positiven und wertschätzenden Kontakte stattfinden, desto schneller wird sich der Neue in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen und dann auch die erhofften Leistungen erbringen. Feedback ist dabei unerlässlich.
1.2 Onboarding im Employee Life Cycle verankern
Was ist damit gemeint? Onboarding ist mehr als nur ein Willkommensschreiben oder die Begrüßung am ersten Arbeitstag. Das Wie und Was im Onboarding-Prozess sollte fest in der Unternehmensphilosophie verankert sein und auf die Werte und gelebte Kultur im Unternehmen einzahlen. Das geht nicht einfach so nebenbei. Dafür muss man Onboarding als eigenen Prozess etablieren, mit klar definierten Strukturen und Aufgaben, Terminvorgaben und Zuständigkeiten. Denn diese oft noch stiefmütterlich behandelte Phase in der Mitarbeiter-Journey trägt entscheidend dazu bei, ob sich der Neuzugang später mit Motivation und Leistung einbringen und damit letztendlich zum Unternehmenserfolg beitragen wird. Während beim Employer Branding und im Recruiting viel in die Candidate Experience investiert wird, geschieht nach der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag in vielen Unternehmen erst einmal nichts mehr.
Aus Unternehmenssicht könnte man Onboarding auch als die Phase beschreiben, in der man seine Versprechen aus der Recruitingphase einlösen muss. Jetzt gilt es, dem neuen Mitarbeiter die Wertschätzung zu zeigen, mit der man ihn vorher umworben und geködert hat.
Onboarding muss im gesamten Kontext einer Mitarbeiter-Journey betrachtet werden. Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass professionelles Onboarding nicht losgelöst von Recruiting oder Mitarbeiterbindung stehen kann, sondern sich nahtlos in die Unternehmensprozesse eingliedern muss.
Abb. 3: Onboarding im Kontext der Mitarbeiter-Journey
Es ist somit nicht damit getan, bislang existierende Onboarding-Maßnahmen einfach nur zu optimieren oder festzuschreiben, sondern ausgehend vom Onboardee sollte ein klarer und strukturierter Prozess aufgesetzt werden, um quasi ein «Onboarding next level» zu erreichen. Denn einzelne Onboarding-Aktivitäten gibt es mittlerweile in fast jedem Unternehmen.
Die drei eingangs definierten Onboarding-Phasen können ineinander übergehen oder sich überlappen. Es kommt darauf an, einen durchgängigen optimalen Onboarding-Prozess zu definieren und nachhaltig einzuführen. Dafür bedarf es eines richtigen Projekts, wie Sie in Kapitel 7 noch ausführlich erfahren werden. Aber auch die von Haufe durchgeführte Onboarding-Umfrage zeigt, dass sich nur bei 25 % der Befragten die Personalentwicklung und bei 15 % das Recruiting/Talent Acquisition Team übergreifend um einen strukturierten und einheitlichen Onboarding-Prozess kümmert. Ohne zentral organisierten Onboarding-Prozess liegt die Vermutung nahe, dass bei allen anderen Unternehmen jede Abteilung selbst für ihre Onboardees verantwortlich ist und damit qualitativ ausgereiftere, strukturierte und vor allem einheitliche Onboarding-Programme im Unternehmen noch immer Mangelware sind.
Abb. 4: Die Prozesstreiber für das Onboarding. Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023
1.3Warum ein professioneller Onboarding-Prozess wichtig ist
Jede Personalsuche kostet Zeit und vor allem Geld. Mehr denn je bewirken demografischer Wandel, Fachkräftemangel und digitale Transformation, dass Unternehmen sich auf alternative und neue Wege im Recruiting einlassen müssen, um die passendsten Talente im berühmten «war for talents» für sich zu gewinnen. Das gilt für große Konzerne ebenso wie für kleine und mittelständische Unternehmen. Das wirkt sich spürbar auf den Arbeitsmarkt und die Gesellschaft aus, die dadurch einem stetigen Wandel unterzogen sind. Diese gesellschaftlichen Rahmenbedingungen beeinflussen auch den Onboarding-Prozess, wie die folgenden Megatrends zeigen.
1.3.1Arbeitnehmermarkt und Wettbewerbsdruck bedingen häufigere Frühfluktuationen
Qualifizierte Fachkräfte können sich ihre Stellen aussuchen, da es in vielen Branchen ein Überangebot an vakanten Jobs gibt. Drastischer formuliert: Nicht ein Arbeitnehmer bewirbt sich bei einem Arbeitgeber, sondern Unternehmen müssen sich bei ihren zukünftigen Mitarbeitern bewerben.
Unternehmen müssen daher – zunächst im Recruiting – kreative Wege beschreiten, um auch in Zukunft attraktiv für neue Mitarbeiter jeglicher Berufsgruppen zu sein. Deshalb investieren viele Unternehmen
•in ein modernes, auf die jeweiligen Zielgruppen ausgerichtetes Recruiting,
•bespielen unterschiedlichste Recruitingkanäle,
•nutzen moderne Bewerbermanagement-Software, die den gesamten Bewerbungsprozess professionalisiert,
•und investieren viel Zeit und Mühe in den Aufbau einer authentische Arbeitgebermarke (Employer Branding, siehe Kapitel 4.1.), um für Bewerber und für die eigenen Mitarbeiter attraktiv zu sein (Mitarbeiterbindung).
Allerdings: Wenn der Bewerber angebissen und den Vertrag tatsächlich unterschrieben hat, geschieht in vielen Unternehmen dann erstmal nichts mehr. Bildlich gesprochen, fällt der Bewerber in ein großes schwarzes Loch! Die Kommunikation reißt komplett ab, niemand fühlt sich jetzt so richtig zuständig: Für HR ist zunächst einmal der Recruitingprozess abgeschlossen, die Stelle ist offiziell besetzt. Für die Fachabteilung ist der Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters noch zu weit weg, da dieser erst in einigen Monaten seine neue Stelle antritt.
Hier lauert der große Irrtum. Das zeigt sich auch in der Haufe Onboarding-Umfrage 2023. Bei 36 % der befragten Unternehmen kommt es vor, dass teuer rekrutierte Kandidaten noch vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen. Denn auch nach der Vertragsunterschrift können sich die neuen Talente noch umentscheiden und kurzfristig wieder abspringen.
Es genügt also als Onboarding-Maßnahme nicht, den neuen Kollegen mit Blumen am ersten Arbeitstag am Empfang zu erwarten. Denn da taucht er unter Umständen gar nicht mehr auf. Um die Früh- oder Anfangsfluktuation zu vermeiden, sollten von Anfang an, nämlich direkt nach Vertragsunterzeichnung, zeitlich passende und strukturiert geplante Onboarding-Instrumente eingesetzt werden.
Abb. 5: Fluktuation vor dem ersten Arbeitstag. Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023
1.3.2New Work: Trend hin zu kürzeren und freien Arbeitsverhältnissen
Durch die immer häufiger praktizierten New Work-Ansätze mit agilen Arbeitsmethoden, Freelancing, Crowdworking oder dem zunehmenden Wunsch nach ortsungebundener Arbeit müssen sich Unternehmen und Mitarbeiter öfter auf sich verändernde Arbeitsverhältnisse einstellen. Teams formieren sich für bestimmte Aufgaben und Projekte und lösen sich danach wieder auf. Für diese Projekte entstehen häufig einzigartige Netzwerke, die Personen aus verschiedenen Abteilungen, mit verschiedenen Hintergründen und Erfahrungen miteinander verbinden. Diese Netzwerke formen sogenannte „Mixed Teams“, deren Vielfalt an Perspektiven oft zu lebhaften Diskussionen führt und häufig effiziente Lösungen hervorbringt.
Allerdings erfordern diese New Work-Arbeitsformen auch ein ständiges On/ Re- oder Offboarding der Teammitglieder (siehe Kapitel 10). Teams können jedoch erst effektiv und effizient arbeiten, wenn sich die Teammitglieder «sicher» fühlen. Sei es hinsichtlich Meinungsäußerung, Fehlerkultur oder Innovationsideen.
Für Onboarding-Programme der Unternehmen bedeutet dies, dass sie gewährleisten müssen, die neuen Mitarbeiter schnell sozial und kulturell zu integrieren, damit diese psychologische Sicherheit schnellstmöglich aufgebaut wird. Nur so können die Mitarbeiter schnell produktiv mitarbeiten.
1.3.3Unterschiedliche Arbeitnehmer-Generationen
Die Werte und Lebensentwürfe der Mitarbeiter aus verschiedenen Generationen unterscheiden sich häufig sehr. Das war schon immer so und ist auch nicht schlimm. Das liegt daran, dass jede Generation in unterschiedlichen Zeiten aufgewachsen ist und entsprechend anders sozialisiert wurde.
Generationsübergreifende Arbeit setzt sich mit der Herausforderung auseinander, die unterschiedlichen Bedürfnisse der diversen Generationen zu erkennen und ihnen angemessen zu begegnen, um Generationenkonflikte zu vermeiden. Nicht selten prallen dabei Welten aufeinander, schließlich hat die gesellschaftliche und technologische Entwicklung der letzten Jahrzehnte die Einstellungen zur Erwerbsarbeit massiv verändert.
Abb. 6: Unterschiede der Arbeitnehmer-Generationen
Gerade die jüngere Generation erlebt durch die sozialen Netzwerke eine Offenheit, Transparenz und Selbstbestimmtheit, die ihr Verhalten maßgeblich bestimmt und die sie auch von ihrem zukünftigen Arbeitgeber erwartet. Sie ist sich ihres Wertes für das Unternehmen durchaus bewusst und erwartet, dass das Unternehmen sie im Zuge des Fachkräftemangels umwirbt und sie dann auch das vorfindet, was man beim Recruiting versprochen hat.
Abb. 7: Generationenübergreifendes Arbeiten ist oft eine Herausforderung
Daher können auch die Erwartungen an das Onboarding je nach Generation variieren, da die verschiedenen Altersgruppen jeweils andere Prioritäten, Werte und Kommunikationspräferenzen haben. Vor allem die jüngere Generation legt Wert auf eine schnelle Integration in das Team und die Unternehmenskultur und wünscht sich moderne Technologien und digitale Weiterbildungs- und Schulungsressourcen – auch beim Onboarding. Umso wichtiger ist daher ein professioneller – und idealerweise softwareunterstützter – Onboarding-Prozess, der neuen Mitarbeitern zeigt, dass sie willkommen sind.
1.3.4Zunehmende Digitalisierung
Die digitale Transformation hat längst auch die HR-Abteilungen erreicht. Junge Talente erwarten heutzutage, dass Bewerbungsprozesse digitalisiert und automatisiert werden. Auch digitale Kommunikationsformen und -kanäle haben verändert, wie wir miteinander umgehen und was wir voneinander wissen. Was auf LinkedIn, Xing, X (vormals Twitter), Instagram oder YouTube verbreitet wird, steht allen offen. Die mit dem Smartphone aufgewachsenen Talente erwarten daher auch von ihrem neuen Arbeitgeber eine für sie passende Art der Informationsvermittlung. Dabei geht es nicht nur um das Ende von ausgedruckten Unterlagen, sondern um Spaß am Lernen, digitale Arten von Vernetzung und passende Informations-Nuggets. Mit dem Trend zu mehr Automatisierung, wird auch die Künstliche Intelligenz (KI) stetig an Bedeutung gewinnen und dadurch auch die Digitalisierung in Unternehmen kontinuierlich vorantreiben.
2Preboarding: Maßnahmen vor Arbeitsantritt
In der Definition von Onboarding (Kapitel 1.1) haben wir erfahren, dass sich Onboarding in in verschiedene Phasen unterteilen lässt:
1.Preboarding: Phase zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsantritt
2.Orientierungsphase: Erste(r) Arbeitstag(e) und «Ankommen» im Unternehmen
3.Fachliche Einarbeitung & soziale Integration
Ein professionelles Onboarding setzt somit bereits im Vorstellungsgespräch (durch Erläuterung des Onboarding-Prozesses), und so richtig aktiv mit der Vertragsunterschrift ein. Durchdachtes Preboarding (also die Zeit VOR dem ersten Arbeitstag) liefert viele Möglichkeiten, mit dem neuen Kollegen in Kontakt zu bleiben und ihn in seiner Entscheidung für den Job und das Unternehmen zu bestärken.
Abb. 8: Onboarding beginnt nach Vertragsunterschrift
Wie in Kapitel 1.3.1 schon erläutert, kämpfen 36 % der Teilnehmer der Haufe Onboarding-Umfrage 2023 mit Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag. Das zeigt, dass ein attraktiver Vertrag allein nicht genügt, um den neuen Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Die Ursachen können vielfältig sein, aber oft genug hapert es im zwischenmenschlichen Bereich. Hört der Neuzugang nach Vertragsunterzeichnung keine „Lebenszeichen“ vom künftigen Arbeitgeber, fühlt er sich in dieser Phase oft «vergessen» und zweifelt unter Umständen, ob er die neue Stelle wirklich antreten soll. Bekommt er nun parallel noch ein anderes (vermeintlich besseres) Angebot, ist es kaum verwunderlich, wenn er den Vertrag noch vor dem Arbeitsantritt wieder kündigt.
Wie die Umfrage weiterhin zeigt, nutzen 16 % der Teilnehmer das Potenzial eines frühen Onboardings (noch) nicht, viele investieren in die Phase zu wenig.
Abb. 9: Frühes Onboarding bleibt oft ungenutzt. Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023
Abhilfe schaffen hier die nachfolgend vorgestellten Preboarding-Maßnahmen.
2.1Kontakthalten zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag
Die hohe Anfangsfluktuation vor dem ersten Arbeitstag zeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter schon in der «Warte-Phase» bei Laune halten.
Auch wenn der Onboardee bei seinem Vorstellungsgespräch schon einen ersten Einblick ins Unternehmen bekommen hat, fühlt er sich bis zum ersten Arbeitstag oft unsicher. Frühzeitige Interaktionen geben ihm das Gefühl, dass er sich richtig entschieden hat und sich sein neues Team und das Unternehmen auf seine Mitarbeit und Unterstützung freuen. Deshalb helfen regelmäßige Kontakte schon vor dem ersten Arbeitstag dabei, ein positives Verhältnis aufzubauen.
Abb. 10: Preboarding beginnt gleich nach der Unterschrift
Dafür bieten sich z. B. die folgenden Maßnahmen und Interaktionen an:
•Willkommensschreiben: Ein freundliches Willkommensschreiben stimmt ihn positiv auf das Unternehmen ein. Legen Sie gleich einen Ablaufplan für den ersten Arbeitstag bei, damit er weiß, was ihn erwartet. Wer nimmt ihn wann und wo in Empfang?
•Frühzeitige Einblicke in die Unternehmenskultur (z. B. Unternehmensleitlinien, Führungsgrundsätze, Arbeitsstil, betriebliche Umgangsformen oder Teamkultur): Vor dem Start hat der Onboardee meist Zeit und ist sehr interessiert, den neuen Arbeitgeber besser kennenzulernen. Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter schon vorab die Möglichkeit, sich über aktuelle Vorgänge im Unternehmen zu informieren, z. B. über einen Mitarbeiter-Newsletter, eine Firmenzeitschrift, einen Intranet-Zugang, eine Onboarding App/Plattform oder auch aktuelle Pressemitteilungen.
Praxis-Tipp
Versorgen Sie Ihren neuen Mitarbeiter vor Arbeitsantritt – am besten «häppchenweise» mit unternehmens-, branchen- und produktbezogenen Informationen. Der Mitarbeiter hat das Gefühl, sich adäquat vorbereiten zu können und Sie als Führungskraft haben den Vorteil, dass der Neue schon mit einem Grundstock an Wissen bei Ihnen startet. So wird er die ersten Tage nicht mit Wissen «erschlagen» und letzten Endes schneller produktiv arbeiten.
•Planen Sie den ersten Arbeitstag minutiös: Holen Sie das neue Teammitglied persönlich am Empfang ab, zeigen Sie ihm die Örtlichkeiten und machen Sie ihn mit den Kollegen vor Ort bekannt. In einem ersten Gespräch bei Kaffee oder Tee freut sich der Neue über persönliche Insights: Ihre Vita, die Historie des Teams, die derzeitige Geschäftslage, Ihr Führungsverständnis und die Kommunikationsgepflogenheiten im Team.
•Einladungen, z. B. zu Schulungsmaßnahmen, Teamevents, Stammtischen oder Veranstaltungen, die vor dem eigentlichen Arbeitsantritt liegen. Schön, wenn der neue Kollege gleich dabei ist – laden Sie ihn persönlich dazu ein.
•Ganz wichtig: verpflichten Sie vor Arbeitseintritt einen geeigneten Kollegen als Paten/ Buddy
