Effiziente Meetings leicht gemacht E-Book

Gerhard Scheibel

• Herausgeber: REDLINE
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 173

Veröffentlichungsjahr: 2013

Beschreibung

Wer kennt das nicht – langweilige Sitzungen, endlose Konferenzen, ergebnislose Besprechungen – wo viel geredet wird und wenig herauskommt. Dass es auch anders laufen kann, legt der Autor hier eindrucksvoll dar: Auf ganz neue Art und Weise bietet er nicht nur kleine "Symptomverbesserungen" an, sondern zeigt grundlegend neue Möglichkeiten auf, das kranke System "Sitzungen" auf einen konstruktiven Weg zu bringen. Überzeugend erläutert er einfach und praxisnah, wie man – anders als mit herkömmlichen Techniken und Methoden – - in jeder Sitzung konkrete Ergebnisse erzielt; - die Effektivität von Besprechungen erhöht; - Beschlüsse auch umsetzt; - den Zeitaufwand drastisch reduzieren kann. Viele praxisnahe Arbeitstechniken, Checklisten, Tipps und Tricks helfen, diese neuen Möglichkeiten optimal einzusetzen. Last but not least scheut der Autor auch nicht davor zurück, die Sinnhaftigkeit von Sitzungen grundsätzlich in Frage zu stellen, und kommt dabei zum eindeutigen Ergebnis: Qualität vor Quantität.

Leseprobe

Gerhard Scheibel

Effiziente Meetingsleicht gemacht

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Nachdruck 2012

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Umschlaggestaltung: INIT, Büro für Gestaltung, Bielefeld

Unter Verwendung eines Bildes der Bildagentur ZEFA, Düsseldorf

Druck: Books on Demand GmbH, Norderstedt

ISBN Print 978-3-86881-439-2

ISBN E-Book (PDF) 978-3-86414-383-0

ISBN E-Book (EPUB, Mobi) 978-3-86414-817-0

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Wozu gibt es überhaupt Meetings?

Informationsaustausch

Ideen sammeln – Lösungen entwickeln

Entscheidungen treffen

Verhandlungen

3. Grundvoraussetzungen für konstruktive Besprechungen

Ziele

Wer soll dabei sein?

Die ideale Teamgröße

Tagesordnungen??? Ziele!!!

Physiologische Rahmenbedingungen

4. Methoden des Informationsaustausches

Visualisierung

Voneinander Lernen

Kartenabfrage

Methoden, um schnell eine Teammeinung festzustellen

Einpunktabfrage

Thesenabfrage

2-dimensionale Einpunktabfrage

Methoden zum Einstieg und zum Anwärmen einer Gruppe

5. Methoden der Ideenfindung und Lösungsentwicklung

Brainstorming

Brainwriting

Szenario-Technik

Exkurs: Zur Arbeit in Kleingruppen

Mind-Mapping

6 – 3 – 5

6. Methoden der Entscheidungsfindung

Abstimmung

Mehrpunktabfrage

Favoritenkür

Entscheidungsmatrix

Maßnahmenkatalog

Exkurs: Sonderformen der Entscheidungsfindung

Visualisierter Rollentausch

Vermischte Argumentesammlung

7. Dramaturgie von Sitzungen – Didaktik des Denkens

Grundregeln für die Dramaturgie, die Planung von Zusammenkünften

Dramaturgie zu „Probleme lösen“

Dramaturgie zu „Ziele entwickeln“

8. Die Rolle des Leiters und Moderators

9. Günstige Rahmenbedingung für das „Miteinander Denken“

Richtige Raumgröße

Sitzanordnung

Positionierung der Medien

Licht, Luft und Ergonomie

Medien

Verbrauchsmaterialien

Dokumentation

10. Querverbindungen zu systemischem Denken, Konstruktivismus und NLP

Verständnis des Teams als Ressourcenpool

Subjektivität von Begriffen

Neutralität des Moderators

Ökologisches Verständnis von Veränderungen

Nützen mehrerer Sinneskanäle

Zielorientierung

Chunking

11. Beispielsammlung

Jour fixe

Neue Kompetenzaufteilung

Konflikte mit dem Chef

12. Anhang

Die Moderatorenschrift

Tipps zur Gestaltung der Hilfsmedien

Die zehn Regeln für erfolgreiche Meetings

Anmerkungen

Danksagungen

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

In vielen Situationen des Lebens sind wir dazu angehalten, miteinander zu denken: Nicht nur miteinander zu reden, miteinander zu arbeiten, sondern geistige Prozesse miteinander zu vollziehen. Im Volksmund sagt man dazu „Sitzung“, „Besprechung“ oder „Workshop“ – aber wenn diese Veranstaltungen produktiv durchgeführt werden, steht weder das gemeinsame Sitzen noch das Besprechen noch das „Kaufen von Arbeit“ im Mittelpunkt, sondern die gemeinsamen geistigen Leistungen: das Aufbauen der eigenen Gedanken auf den Gedanken der anderen, das Weiterführen von Ideen, das Finden eines gemeinsamen Willens und das Bewältigen von Problemen durch die vereinte Kopfarbeit der Mitwirkenden.

Das Konzept „Miteinander Denken“ ist die Grundidee dieses Buches. Dahinter steht ein ganz bestimmtes Konzept von Sitzungen, Besprechungen etc.: nicht die „Befehlsausgabe-Veranstaltungen“, nicht die Runde frustrierter Selbstdarsteller, nicht das inhaltsleere Montagmorgen-Ritual, sondern das Zusammenkommen von Menschen, die kraft ihrer Erfahrung, ihres Wissens, ihrer Kompetenz miteinander mehr schaffen können als jeweils einzeln. Miteinander Denken funktioniert dort, wo jeder einzelne Teilnehmer wichtig ist für das Erreichen eines Zieles, wo Ressourcen zusammengetragen werden und man sich im Team gegenseitig ergänzt.

Was unterscheidet das „Miteinander Denken“ aber vom „Miteinander Reden“ oder „Miteinander Arbeiten“ ? Wenn an einer Baustelle ein Team miteinander arbeitet, so sieht der Kollege an der Mischmaschine, wenn dem Maurer der Mörtel ausgeht – und der Arbeiter am Gerüst sieht, wie ein anderer ihm einen Ziegelstein hinreicht. Das „Miteinander Arbeiten“ ist möglich, weil die Koordination und die Kommunikation einfach ist: man sieht, was der andere tut, an welcher Stelle in einem Arbeitsprozess er gerade steht und welche Hilfe er möglicherweise braucht. Ganz anders beim „Miteinander Denken“: die Teammitglieder wissen in der Regel nicht, welche Gedanken der andere gerade wälzt, wie weit er in der gedanklichen Lösung eines Problems schon gekommen ist, welche Unterstützung er möglicherweise braucht und welche Zwischenergebnisse er gerade verfügbar hat. Ja, nicht einmal das „Arbeitsverfahren“ ist transparent: die anderen wissen nicht, in welcher Weise geistige Prozesse, Ideenfindungen und Problemlösungen beim Teammitglied stattfinden – d.h. welche Denkstrategien jeder anwendet. Niemand kann in den Kopf eines anderen „hineingucken“, ihm beim Denken gewissermaßen über die Schulter schauen ... Anders auf der Baustelle: Jeder Mitwirkende sieht, wie viel Mörtel der Maurer verbraucht und in welchem Tempo der Arbeiter die Ziegel hinauf befördert.

Auch „Miteinander Reden“ hat nicht immer etwas mit „Miteinander Denken“ zu tun: Wie viele Menschen reden, ohne darauf zu achten, ob ihnen jemand zuhört, und wie wenige Menschen hören gut zu, wenn ein anderer redet? Vom „Miteinander Reden“ zum „Miteinander (an den gleichen gedanklichen Fragen) Arbeiten“ ist es ein weiter Weg.

Dieses Buch beschäftigt sich mit Möglichkeiten und Wegen, wie es möglich ist, miteinander zu denken – obwohl wir nicht in die Köpfe der anderen Einblick haben. Es zeigt Methoden und Techniken, miteinander konstruktive geistige Arbeit zu leisten – miteinander und voneinander zu lernen, miteinander kreativ zu sein und zu Entscheidungen und Problemlösungen zu kommen, die vom ganzen Team getragen werden. Das Buch steht auf dem Boden des systemisch-konstruktivistischen Denkens und nützt den Werkzeugkoffer der Moderations- und Präsentationstechnik.

Der Autor wünscht dem Leser viel Erfolg beim Anwenden der beschriebenen Konzepte – vor allem aber die Erfahrung, dass „Miteinander Denken“ auch Spaß machen kann und dass Frustration und das Gefühl von verschwendeter Zeit nicht unbedingt die Begleiterscheinung jedes Meetings sein muss.

2. Wozu gibt es überhaupt Meetings?

Was ist eigentlich die Funktion einer Sitzung? Warum kommen Manager, Vereinsfunktionäre, Politiker, Kirchenvorstände, Geschäftsleute und Mitglieder von Teams und Projektgruppen aller Art regelmäßig zu Besprechungen zusammen? Welchen Nutzen bringt es, viele Stunden gemeinsam zu verbringen?

Stellt man in Seminaren den Teilnehmern diese Fragen, so kommen vielfältige Antworten, die man aber fast immer in drei Hauptgruppen zusammenfassen kann:

Die Funktion des

Informationsaustausches

Die Funktion der

Ideensammlung

und des

gemeinsamen Entwickelns von Lösungen

Die Funktion der

Entscheidungsfindung

Fast verschämt wird mitunter auch noch eine vierte Funktion erwähnt: die des sozialen Kontaktes. Ganz unbestritten ist, dass der soziale Kontakt, das miteinander Reden, Feiern, Kaffee trinken etc. für jede Organisation von großer Wichtigkeit ist. Das Angenommensein als Mensch, die Beachtung durch andere, der verdient auch im Berufsleben gebührende Aufmerksamkeit – allerdings ist die Bezeichnung „Sitzung“ oder „Besprechung“ dafür zumindest irreführend.