Effizienter arbeiten für Dummies E-Book

Arjan Broere

• Herausgeber: Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: ...für Dummies
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 184

Veröffentlichungsjahr: 2019

Beschreibung

Zu viel zu tun und zu wenig Zeit? Effizient arbeiten ist in der heutigen Arbeit- und Lebenswelt eine wichtige Fähigkeit, die es zu beherrschen gilt. Sie wollen Ihre Arbeit, Ihren Tagesablauf, aber auch Ihre Gedanken besser organisieren? Sie wollen Ihren Kopf frei haben für Wichtiges und dabei keine Aufgaben vergessen? Dieses Buch hilft Ihnen dabei. Lernen Sie die Getting Things Done-Methode kennen und lassen Sie sich vom Autor zeigen, wie Sie sich ein effizientes Leben ermöglichen und jeden Tag zu einem idealen Tag machen. Managen Sie sich und Ihre Zeit selbst.

Leseprobe

Effizienter arbeiten

Schummelseite

WAS SIE IN DIESEM BUCH LERNEN

Was ist Produktivität? Was es bedeutet, produktiv zu sein und wie man das misst.Achten Sie auf Ihre Aufmerksamkeit. Aufmerksamkeit ist knapp, deshalb ist es für Wissensarbeiter wichtig zu wissen, wie man seine Aufmerksamkeit lenkt und festhält.Ziele setzen. Oder doch nicht? Sich ein Ziel zu setzen, hilft beim gezielten Arbeiten, dazu müssen Sie sich allerdings die richtigen Ziele setzen.Produktivitätsfallen vermeiden. Sind Sie multitaskingfähig? Blühen Sie erst unter dem Druck von Deadlines richtig auf? Dann liefern Sie noch nicht Ihre beste Arbeit ab.Das Aufschieben für sich arbeiten lassen. Wenn Sie nicht tun, was Sie sich vorgenommen haben, überlegen Sie, warum das so ist, und entscheiden Sie sich dann für die beste Strategie.Die wichtigste Fähigkeit: Entscheiden. Alles Mögliche kommt in Ihr Leben. Entscheiden Sie sich und beherrschen Sie diesen Input.Der ideale Tag. Richten Sie Ihren Tag so ein, dass Sie das meiste herausholen und produktiver werden.Die sieben Dinge, die alle Wissensarbeiter brauchen. Wissensarbeit ist ein Beruf und dazu gehört grundlegendes Handwerkszeug.Reflektieren und verbessern Sie ständig. Denken Sie regelmäßig darüber nach, wie Sie arbeiten, und sorgen Sie dafür, dass Sie immer produktiver werden.Delegieren Sie, arbeiten Sie zusammen und vergeben Sie Aufträge. Arbeiten mit anderen bietet Möglichkeiten, die Produktivität zu erhöhen.

SIEBEN DINGE, DIE ALLE WISSENSARBEITER BRAUCHEN

Notizbuch oder -App, das / die Sie immer bei sich habenAufgabenmanager, um zu sehen, was Sie alles tun könnenTerminkalender für den festen RahmenEine Liste mit allen ausstehenden AufgabenPlatz für Notizen und ReferenzmaterialDie Eines-Tages-/Vielleicht-Liste als Parkplatz für IdeenTextbausteine, um schneller zu tippen

WIE SIE PRODUKTIVITÄTSFALLEN VERMEIDEN

Ich plane Meetings direkt aufeinanderfolgend.Ich setze Prioritäten.Ich arbeite am besten mit Deadlines.Multitasking ist heutzutage unvermeidlich.Produktiv sein ist eine Frage der Disziplin.Ohne Ad-hoc-Arbeiten wäre ich viel produktiver.

DIE LÄSTIGEN LOSEN ENDEN

Sie versprechen einem Kollegen in einer Besprechung, ihm eine Datei zu schicken. Bis Sie diese Aktion ausgeführt haben, ist das ein loses Ende. Ihr Kopf mag keine losen Enden. Zu bestimmten Zeiten erinnert Sie Ihr Kopf an diese losen Enden. Sie sitzen gerade auf dem Sofa und wollen sich entspannen, da ploppt so ein Gedanke auf. Der Nachteil solcher Gedanken ist, dass sie meist dann zum Vorschein kommen, wenn Sie damit nichts anfangen können.

Es gibt zwei Möglichkeiten, diese losen Enden zum Schweigen zu bringen: sie erledigen oder organisieren.

Erledigen bedeutet, das tun, was Sie tun wollten. Sie schicken den Anhang, den Sie schicken wollten und das lose Ende ist verschwunden – ein loses Ende weniger.Organisieren erfordert eine andere Herangehensweise. Oft sind Sie in einer Situation, in der Sie die Aktion nicht ausführen können. Notieren Sie das lose Ende und kümmern Sie sich später darum.

ZIELE FORMULIEREN

Gesetzte Ziele steigern Ihre Produktivität. Formulieren Sie Ihre Ziele nach der SMART-Methode:

Spezifisch. Ist das Ziel so spezifisch und konkret, dass Sie es vor sich sehen? Ist jedes Wort in diesem Ziel ausreichend erklärt?Messbar. Kann man das Ziel messen?Anweisbar. Ist klar, wer dieses Ziel verfolgt? Wem gehört das Ziel?Realistisch. Gibt es eine realistische Chance auf Erfolg? Benötigen Sie Unterstützung, um das Ziel zu erreichen?Terminiert. Gibt es ein Enddatum und sind mögliche Meilensteine im Ziel geklärt?

EIN PLAN FÜR DEN TAG

Manche beenden ihren Tag mit einer Vorausschau auf den folgenden Tag. Andere stehen früh auf und überlegen, was der heutige Tag bringen wird. Es ist eine gute Gewohnheit, den Tag erst dann zu beginnen, wenn Sie schon einen Überblick über diesen Tag haben.

In nur drei Schritten verschaffen Sie sich einen Überblick über den gesamten Tag:

Schauen Sie als Erstes in den Terminkalender. Ihr Terminkalender ist der feste Rahmen aus Terminen, die Sie nicht verschieben können.Betrachten Sie Ihre Aufgaben und legen Sie fest, welche Sie heute auf jeden Fall erledigen wollen. Wie viele Aufgaben das sein können, hängt stark davon ab, wie viel Zeit Ihr Terminkalender noch bietet.Der letzte Schritt Ihrer Tagesplanung ist die Frage, ob Sie noch etwas berücksichtigen müssen. Machen Sie sich dadurch bewusst, dass eine Planung nicht von sich aus gut läuft und während eines Tages Angelegenheiten auftauchen können, die Sie dazu verleiten, von Ihrem Plan abzuweichen.

Effizienter arbeiten für Dummies

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

1. Auflage 2019

© 2019 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Original Dutch language edition De kleine Productiviteitstips voor dummies © 2018 by BBNC uitgevers bv, Amersfoort, Netherlands

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation published by arrangement with John Wiley and Sons, Inc.

Copyright der niederländischen Originalausgabe De kleine Productiviteitstips voor dummies © 2018 von BBNC uitgevers bv, Amersfoort, Niederlande

Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form. Diese Übersetzung wird mit Genehmigung von John Wiley and Sons, Inc. publiziert.

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Coverfoto: © stuporter / stock.adobe.comKorrektur: Dr. Johanna Rupp, Walldorf

Print ISBN: 978-3-527-71614-2ePub ISBN: 978-3-527-82375-8

Über den Autor

Arjan Broere beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Phänomen Produktivität. Broere hilft Wissensarbeitern, einen besseren Überblick und größere Kontrolle über ihre Arbeit und ihr Leben zu gewinnen, sodass sie ihre Arbeit optimal erledigen und an den Stellen präsent sein können, wo es darauf ankommt. Das Ziel aller Schulungen, Coachings, Webinare, Bücher und Artikel ist immer, konkrete, praktische Verbesserungen zu erreichen. Gerade im Tun wird letztendlich deutlich, wo Ihre Prioritäten liegen und wie Sie Ihre knappe Zeit und Aufmerksamkeit einteilen. Broere ist zertifizierter Master Trainer für Getting Things Done (GTD), die Produktivitätsmethode, die auf dem Buch »Wie ich die Dinge geregelt kriege« von David Allen beruht und von der schon seit Jahren Millionen Wissensarbeiter in aller Welt profitieren. In diesem Buch treffen Sie auf zahlreiche Elemente dieser wirkungsvollen Methode. Broere ist außerdem Master Trainer für Streamline Certified, eine Methode, die Wissensarbeitern hilft, ihre Kommunikationswege zu straffen und mit weniger Aufwand mehr Impact zu erzielen. Broere nutzt seine Erkenntnisse über Produktivität sowohl für seine Arbeit und sein Leben als auch für seine Hobbys Karate und Laufen.

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Einleitung

Alle wissen, was das Wort »Produktivität« bedeutet und zugleich ist es ein schwer zu konkretisierender Begriff. Wann ist man produktiv? Kann man die eigene Produktivität messen? Geht es um die Anzahl abgehakter Aufgaben? Oder darum, wie viele Stunden man konzentriert gearbeitet hat? Es hat sowohl mit dem zu tun, was man tut, als auch damit, wie man es tut.

Für viele Wissensarbeiter gibt es auf der Ebene der Produktivität etwas zu verbessern, da Wissensarbeiter selten über Aspekte der Produktivität nachdenken.

In diesem Buch lesen Sie etwas über Produktivität als Methode, mehr zu tun, schneller zu arbeiten, vor allem aber, Ihre Arbeit besser zu erledigen.

Scientific Management: Messen heißt wissen

Zu Beginn des vorigen Jahrhunderts, während der Industriellen Revolution, widmete man der Produktivität viel Aufmerksamkeit. Frederick Taylor wurde für seine time and motion studies berühmt. Er untersuchte in Fabriken, wie die Arbeiter Vorräte auspackten, Karren beluden, Produkte vom Band nahmen. Ging es schneller, wenn man sich linksherum oder rechtsherum drehte? Ging es schneller, sechs Säcke übereinander zu stapeln oder zehn Säcke? Mit der Stoppuhr und Strichlisten wurden alle Prozesse optimiert.

Wer heutzutage mit Stoppuhr und Strichliste in ein Büro kommt, kann dort wenig messen. Tastenanschläge vielleicht. Oder die Anzahl Aufgaben, die jemand abhakt. Ob aber jemand mit der richtigen Aufgabe beschäftigt ist und ob diese Aufgabe schneller gehen könnte, ist weniger leicht zu erkennen. Wie misst man zum Beispiel die Effektivität einer Besprechung? Rechtzeitig beendet und alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet? Das ist sicher ein Hinweis, aber ob die Teilnehmer das auch als Maßstab erleben, ist sehr die Frage.

Das Programm RescueTime hilft Ihnen, bestimmte Websites zu blockieren, gibt Ihnen einen Überblick, was Sie alles auf Ihrem Computer tun und zeigt Ihnen die Zeit an, die bestimmte Aktivitäten kosten, zum Beispiel die Arbeit an E-Mails oder ein Meeting. Es ist eine praktische Methode, um zu steuern, was Sie tun wollen, und um konkretes Feedback zu erhalten, wo im Lauf des Tages die Zeit bleibt. Sie halten so auch fest, an welchen Aufgaben oder Projekten Sie gearbeitet haben, sodass Sie genau wissen, woraus der Tag für Sie bestand.

Zu viel zu tun und zu wenig Zeit

Den ganzen Tag über verlangen alle möglichen Dinge Ihre Aufmerksamkeit: ungelesene E-Mails in verschiedenen Mailkonten, ein Anruf, der sofort bearbeitet werden muss, eine Frage an ein Teammitglied, mit der Sie loslegen wollen. Und da liegt auch schon lange die Aufgabe, die Zukunftsvision zu aktualisieren.

Dazu kommen noch private Dinge, zum Beispiel einen Zahnarzttermin verschieben, ein Geschenk kaufen für den Geburtstag, zu dem Sie morgen eingeladen sind, und das vage Gefühl, dass Sie noch etwas für Ihre Rente regeln müssen.

Wie oft sind Sie schon nach einem Tag Arbeit nach Hause gekommen und waren wirklich fertig? Nicht mit den Nerven, mit der Arbeit. Die meisten von uns werden »nie« antworten. Es gibt immer noch mehr zu tun, und was Sie getan haben, könnte immer noch besser sein. Der Vorrat an Aufgaben, Projekten, Ambitionen, Träumen, Ideen ist endlos.

Diejenigen, die doch fertig wurden, haben ebenfalls viel, was sie tun wollen, aber sie haben auch eine wichtige Angewohnheit, nämlich die Angewohnheit, zu entscheiden, dass sie für heute fertig sind.

Sie können alles Mögliche tun, aber nicht alles erledigen. – David Allen

Wissensarbeiter treffen Entscheidungen und definieren ihre Arbeit selbst

Ein großer und wachsender Teil der arbeitenden Bevölkerung ist das, was wir Wissensarbeiter nennen, ein Begriff, den Peter Drucker 1999 geprägt hat.

Als Wissensarbeiter entscheiden Sie oft selbst über Ihre Arbeit. Wenn Sie bei einem potenziellen Kunden eine Präsentation über Ihre Organisation halten sollen, ist es Ihre Sache zu bestimmen, wann diese Präsentation fertig ist, wie Sie daran arbeiten und was Sie als Erstes tun.

Entscheiden, was Sie wann tun und wie Sie Ihre Arbeit angehen, gibt Ihnen große Freiheit und damit auch große Verantwortung. Die Führungskraft ist dann nicht jemand, der direkt die Aufsicht führt oder eine detaillierte Planung für das Team aufstellt.

Daher ist es für Wissensarbeiter notwendig darüber nachzudenken, was sie wann und wie tun, also ihre eigene Produktivität zu planen.

Was soll Ihnen dieses Buch bringen?

Bevor Sie sich ans Lesen machen, haben Sie sicher bestimmte Erwartungen oder Ziele. Was ist das von Ihnen gewünschte Ergebnis beim Lesen dieses Buchs?

Wenn Sie festlegen, was Sie aus diesem Buch mitnehmen wollen, lesen Sie gezielter und es ist hinterher leichter festzustellen, ob das Buch Ihre Erwartungen erfüllt oder vielleicht sogar übertroffen hat.

Notieren Sie hier das von Ihnen gewünschte Ergebnis: ________________

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In diesem Buch lernen Sie:

wie wichtig Aufmerksamkeit für Sie als Wissensarbeiter

ist und wie Sie sie steuern können

das Setzen von Zielen differenziert zu betrachten und es schlauer anzufangen

was Sie vor allem vermeiden sollten, wenn Sie produktiv

sein wollen

was Aufschieben

ist, wie es Ihnen nutzen kann und wie Sie mit Aufschiebeverhalten umgehen

wie wichtig es ist, Entscheidungen

zu treffen und wie Sie das schlau anfangen

wie Sie Ihren idealen Tag

zusammenstellen

welche sieben Dinge Sie als Wissensarbeiter brauchen, um produktiv zu sein

etwas über die Macht von Gewohnheiten

, wie Sie diese aufbauen und ändern

etwas über die Kraft der Reflexion, um zielgerichtet zu starten und weiterzumachen

Die Icons

Manche Textblöcke fallen besonders auf, weil sie am Rand mit Icons gekennzeichnet sind. Das sind in diesem Buch die folgenden:

Dieses Icon verwenden wir, wenn ein Schritt oder eine Erklärung wichtig ist. Diesen Input sollten Sie nicht verpassen.

Teil I

Aller Anfang ist schwer

IN DIESEM TEIL …

Produktivität beginnt mit Aufmerksamkeit. Im ersten Teil lernen Sie, wie Sie diese trainieren, Ihren Kopf aufräumen, sich Ziele setzen und Ablenkung vermeiden.

Lassen Sich dich durch Produktivitätsfallen nicht das Leben schwer machen.

Machen Sie die ersten Schritte und staunen Sie, wie schnell Sie produktiver werden.

Kapitel 1

Achten Sie auf Ihre Aufmerksamkeit

IN DIESEM KAPITEL

Sorgen Sie dafür, dass Sie wissen, worauf sich Ihre Aufmerksamkeit richtet

Tipps, die dafür sorgen, dass Sie sich nicht selbst ablenken

Tipps, die dafür sorgen, dass andere Sie nicht ablenken

Was ist Flow und wie kommen Sie in diesen Zustand?

Eine wesentliche Stärke produktiver Wissensarbeiter ist die Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten. Die Fähigkeit, die Aufmerksamkeit längere Zeit bei einer Sache zu halten, sorgt dafür, dass Sie Mehrwert schaffen. Das geschieht in allerlei Formen: konzentriertes Lesen, Gedanken in einer soliden Notiz festhalten, eine klare Präsentation vorbereiten oder mit voller Aufmerksamkeit ein schwieriges Gespräch führen.

In der heutigen Zeit ist es für viele von uns nicht leicht sich zu konzentrieren. Wann haben Sie zum letzten Mal bei der Arbeit mit voller Konzentration einen komplizierten Text gelesen? Oder anderthalb Stunden an einer komplexen Aufgabe gearbeitet? Vielleicht bei der einen Gelegenheit, als etwas unbedingt fertig werden musste und Sie hinter geschlossener Tür durchgearbeitet haben? Oder ist das an Ihrem Arbeitsplatz gar nicht möglich und das letzte Mal war abends zu Hause? Etwa am Sonntagmorgen, wenn es auch zu Hause ruhig ist?

Aufmerksamkeit und Routine

Es gibt heute nur wenige Berufe, in denen Sie einfach gedankenlos vor sich hin arbeiten können. In einer Präsentation nennt der Produktivitätsguru David Allen das cranking widgets (https://gettingthingsdone.com/2017/01/get-your-life-back-to-widget-cranking/), also Schrauben festdrehen. Denken Sie an den Film Moderne Zeiten, in dem Charlie Chaplin an einem Fließband immer wieder denselben Handgriff ausführt: Schrauben festdrehen. Das macht er so lange, dass sein Körper die Bewegung auch dann noch wiederholt, wenn er Pause hat.

Sie haben sicher auch Dinge zu tun, die dann und wann fällig werden und die Sie einfach als Routine erledigen. Dabei kommen Sie mit einem Minimum an Aufmerksamkeit aus. Aber bei vielen Wissensarbeitern ist das der kleinere Teil ihrer Aufgaben. Der größte Teil der Arbeit erfordert Aufmerksamkeit.

Deep Work, AI und Roboter

Cal Newport, Associate Professor für Informatik an der Georgetown University, schrieb mit Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen ein Buch, dessen englischer Titel Deep Work zum feststehenden Begriff geworden ist.

Deep Work steht für eine handfeste Aufgabe, die volle Aufmerksamkeit verlangt und an der Sie längere Zeit, sagen wir eine Stunde, am Stück arbeiten müssen, wenn es einen Sinn haben soll. Eine Aufgabe, bei der Störungen besonders unerwünscht sind und Sie viel von Ihrer Produktivität kosten.

Newport schreibt, dass es sehr befriedigend ist, als Wissensarbeiter solche Arbeiten zu erledigen. Richtig nachdenken, länger an einer Aufgabe bleiben, sich etwas überlegen. Und dass es auch nötig ist, Arbeiten zu erledigen, die so komplex sind, dass Deep Work angewendet wird, um sicher zu sein, dass auch die schlaueste Künstliche Intelligenz-Software oder der schlaueste Roboter Ihre Arbeit nicht übernehmen kann. Strategisch also sehr praktisch, dieses Deep Work.

Aufmerksamkeit ist knapp, gehen Sie also sparsam damit um. Im Englischen heißt es nicht umsonst pay attention