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- Herausgeber: Lesting Media
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
Ob Video-Konferenz, digitales Seminar oder mehrtägige Online-Kongresse: Digitale Veranstaltungen sind gefragter denn je. Bei der Planung einer solchen Veranstaltung gibt es weit mehr zu berücksichtigen als nur die einwandfreie Technik. Was müssen Sie aus rechtlicher Sicht beachten? Wie behalten Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und wie verhält man sich bei Störfällen? Dieses Handbuch begleitet Sie durch den gesamten Prozess der digitalen Veranstaltungsplanung von den ersten Überlegungen über konkrete Fragen bei der Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Darüber hinaus erhalten Sie wertvolle Tipps für die Bewerbung und Preisgestaltung Ihrer Veranstaltung sowie die Benutzung hilfreicher Online-Tools. Nutzen Sie dieses Handbuch als Impulsgeber, um Ihre digitalen Veranstaltungen Schritt für Schritt erfolgreich zu gestalten.
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Veröffentlichungsjahr: 2021
Ähnliche
Inhaltsverzeichnis
Der perfekte Leitfaden für gelungene Videokonferenzen, Onlinetagungen und Gruppenmeetings
Über den Autor
Impuls zur erfolgreichen und reflektierten Organisation
Veranstaltungsformate
Planung
Werbung
Tools und Dienste (Kurzer Überblick, Tipps und Eigenarten)
Digitales Lernen
Durchführung
Nachbereitung
Zehn Dinge, die Sie zum digitalen Veranstaltungsexperten machen!
Impressum
Erfolgreich digitale Veranstaltungen planen
Der perfekte Leitfaden für gelungene Videokonferenzen, Onlinetagungen und Gruppenmeetings
Dieses Buch ist in Zusammenarbeit mit der BBT-Gruppe entstanden. Die BBT-Gruppe (www.bbtgruppe.de) gehört zu den größten deutschen
Trägern im Gesundheitswesen und unterstützt Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten der digitalen Vernetzung zu nutzen.
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
Alle Angaben in diesem Buch beziehen sich auf den Stand bei Drucklegung.
© Lesting Media
ISBN: 978-3-948017-05-7 (Softcover)
ISBN: 978-3-948017-06-4 (eBook)
Lesting Media ist ein Verlag der Lesting Media & Consulting UG (haftungsbeschränkt)
Covermotiv: © Olga Strelnikov/iStock.com
Illustrationen im Innenteil: © iStock.com
Informationen zur Lesting Media & Consulting erhalten Sie auf www.lesting.org.
Dort finden Sie auch Informationen rund um die Leistungen, die wir für Sie übernehmen können.
Über den Autor
Stefan Lesting ist ein Münsterländer Jung’, den es nach dem Studium in den Bereichen Management, Marketing und Strategieentwicklung nach Köln geführt hat. Hier lebt er seit vielen Jahren und berät mit seinem Unternehmen KMUs sowie Manager und Geschäftsführer in Digitalfragen.
Mit seinem Unternehmen der Lesting Media & Consulting unterstützt Stefan Lesting quer durch verschiedene Branchen und setzt zusammen mit seinen Mitarbeiter:innen viele IT- und Digitalisierungsprojekte im Spannungsfeld „Mensch, Team und Business-Modell“ um. Dazu zählt die Planung, Durchführung und Begleitung von digitalen Veranstaltungen, Kongressen und Lernerlebnissen.
Informationen zur Lesting Media & Consulting erhalten Sie auf:
www.lesting.org
Chancen und Möglichkeiten digitaler Veranstaltungen
Impuls zur erfolgreichen und reflektierten Organisation
Auf einmal war sie da, die lang herbeigeredete Digitalisierung im Alltag. Ausgelöst durch die Kontaktverbote und -gebote der Corona-Pandemie brauchte es von jetzt auf gleich eine andere Herangehensweise für viele Dinge. Dazu gehört auch die Organisation von Veranstaltungen und manch einer ist in den letzten Monaten zum Experten für Videokonferenzen und digitale Tools aufgestiegen.
Dieses Handbuch soll dabei einige Grundsätze aufgreifen und Selbstverständliches unterstreichen, ebenso wie an anderen Stellen Alternativen und Ansätze für die Organisation von erfolgreichen Veranstaltungen aufzeigen. Die hier in diesem Handbuch geschilderten Ansätze für Methoden und konkrete Umsetzung gehen dabei zeitlich weit über die Corona-Pandemie hinaus. Gerade durch den Aktionismus seit Beginn der Pandemie wurde viel geschafft, doch gleichwohl ist es hilfreich einige Aspekte mit ein wenig Abstand zu reflektieren.
Nutzen Sie dieses Handbuch entsprechend als Impulsgeber, blättern Sie ruhig vor und zurück und bringen Sie eigene Gedanken und Erfahrungen mit ein. Sollten Sie noch kein Veranstaltungsprofi für digitale Veranstaltungen sein, empfiehlt es sich schon in der Planungsphase zumindest einmal die verschiedenen Aspekte der Nachbereitung in den Blick zu nehmen. Damit kommen Sie dann nicht nach der Durchführung ins Schleudern, da hier auch ein paar Dinge vorbereitet werden sollten.
Die Planung einer Online-Veranstaltung gleicht manchmal dem Orchestrieren eines komplexen Systems von Interessen.
Doch abseits der vielen organisatorischen Fragen hier drei grundlegende Thesen rund um das Thema Online-Veranstaltungen, die noch einmal die Bedeutung hervorheben, gerade als Ergänzung zu physisch durchgeführten Veranstaltungen.
Kein Weg zurück
Mit der Durchführung von Online-Veranstaltungen werden immense Fahrtkosten eingespart. Hinzu kommt die Einsparung der Reisezeit für alle Beteiligten. Diese Zeit- und Kostenersparnis gegenüber Präsenzveranstaltungen wurde in der Planung vor der Pandemie häufig ignoriert. Doch dieser Punkt wird sich nicht mehr ohne Weiteres umkehren, sodass analoge Veranstaltungen nicht mehr wie bisher das selbstverständlich gewählte Format darstellen. Eine Rückkehr zum Status Quo wird es in dem Bereich nicht mehr geben.
Reichweite nutzen
Spannende Veranstaltungen werden zukünftig eine höhere Reichweite haben, da sich der Markt vergrößert hat. In diesem Fall können unkompliziert mehr Interessierte an einer Veranstaltung teilnehmen, da es keine räumlichen Beschränkungen oder lange Anfahrtswege gibt. Nutzen Sie als Veranstalter diesen Vorteil und begeistern Sie noch mehr Menschen.
Datenauswertung beobachten
Der digitale Raum ermöglicht es viel stärker in die Auswertung von Daten zu gehen. Dies betrifft einerseits die Bewerbung von Veranstaltungen. Darüber hinaus kann ebenso das Lernverhalten viel stärker erfasst werden. Wenngleich der Faktor der Datenauswertung in diesem Handbuch nicht weiter thematisiert wird, so sollte er schon jetzt als Ausblick auf zukünftige Entwicklungen mitgedacht werden. Es lohnt sich, diesen Bereich in den nächsten Jahren zu beobachten. Gerade bei der Planung von neuen Fortbildungsreihen ist es geschickt, sich intensiver damit zu befassen.
Veranstaltungsformate
Seminare
Die klassische Form einer Veranstaltung ist das eintägige Seminar. Dieses Format wird häufig 1:1 in die digitale Welt übertragen. Anstelle einer Präsenzveranstaltung schalten sich die Teilnehmer in einen virtuellen Raum bzw. in eine Videokonferenz ein.
Der häufigste Fehler, den Veranstalter hier machen ist, dass sie versuchen das altbekannte Programm eben 1:1 in die digitale Welt zu übertragen. Das fängt mit der Länge der Veranstaltung an und wird abgerundet durch eine Fülle von Präsentationsfolien und einem nicht enden wollenden Monolog des Referenten.
Die Gestaltung eines guten Online-Formats unterscheidet sich dabei eigentlich nur in wenigen Punkten von dem einer guten analogen Veranstaltung. Die Teilnehmerzahl darf nicht zu groß werden und sollte als Faustregel 15 Personen nicht überschreiten. Danach ist nur noch eine Frontalbeschallung, aber kein Austausch mehr möglich.
Seminare leben in der Regel über eine gesunde Mischung aus Input und häufig auch informellen –Austausch. Der Austausch in den Pausen fällt hierbei erstmal ersatzlos weg und diese Herausforderung muss schon bei der Planung bedacht werden. Dies geschieht im besten Fall methodisch, wie auch in der Zeitplanung einer Online-Veranstaltung. Die erste Regel heißt dabei: Kürzen sie das Seminar um 50 Prozent! Und wenn das nicht geht, dann machen sie eine Fortbildungsreihe aus ihren Inhalten.
Eine zweite Regel für Online-Seminare ist, dass es gerade bei Fachthemen sehr sinnvoll ist neben einem Referenten auch eine Person zu haben, die als Moderator unterstützt, um Fragen zu sammeln oder technische Probleme von Teilnehmern zu lösen und nicht zuletzt die Aufgabe übernimmt, deren Einlass in den virtuellen Raum zu managen. Erst durch die Aufteilung kann sich der Referent um die Inhalte kümmern und muss nicht ständig in den Rollen wechseln.
Faustregeln
Max. Teilnehmerzahl 15
Seminarlänge 50%
Moderator als technische Hilfe
Infoveranstaltungen
Die Durchführung von Infoveranstaltungen ist im Online-Format sehr tückisch, da häufig nur wenig Abwechslung herrscht. Aus diesem Grund lassen sich die Zuschauer sehr schnell ablenken und widmen sich häufig privaten Angelegenheiten. Mit Einsatz kann das Format der Infoveranstaltung in ein modernes Town Hall Meeting überführt werden. Dabei gibt es in der Regel einen kurzen Impuls von 15 Minuten zu einem wichtigen Thema, gefolgt von Fragen aus dem Teilnehmerkreis. Da die Themen vorher kommuniziert werden, werden die Teilnehmer gebeten vorab schon Fragen zu formulieren. Aus den Fragenden werden dann geeignete Personen ausgesucht die bereit sind die Frage während des Town Hall Meetings vorzutragen. Auf diese Weise entsteht eine Abwechslung in der Sprache und bei den handelnden Personen, so dass die Veranstaltung aufgelockert ist.
Besonders eignet sich das Format im Bereich der Mitarbeiterführung, sofern eine gewisse Anzahl von Mitarbeitern vorhanden ist.
Sonderformen
Es gibt eine Reihe von Sonderformen, die in die Rubrik von Informationsveranstaltungen fallen. Dies sind insbesondere Veranstaltungen, bei denen Inhalte sich regelmäßig wiederholen, die Teilnehmerschaft sich regelmäßig austauscht und diese eher Zuhörer oder Zuschauer sind. Beispiele sind Informationsveranstaltungen von Hochschulen, Patientenveranstaltungen oder Informationsveranstaltungen zu Förderanträgen etc. Das Besondere ist, dass bei diesen Veranstaltungen eigentlich immer die gleichen Inhalte zum Tragen kommen bis dahin, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer den Veranstaltern immer dieselben Fragen stellen und ähnliche Erwartungen haben. Es ist zu überlegen, ob aus diesem Grund vorher Fragen eingesammelt werden oder ob dies im Laufe der Veranstaltung in Form des Austausches geschieht. Da den Experten und den Veranstaltern die meisten Fragen und die Antworten schon vorher bekannt sind, wäre es allenfalls denkbar, die Fragen vor der Veranstaltung als Methode der Kundenbindung zuzulassen.
Daneben gilt es bei Infoveranstaltungen abzuwägen, inwiefern es auch Austauschmöglichkeiten zwischen den Teilnehmern geben soll. Eine kurze Break-Out-Session wäre dabei durchaus denkbar. Dafür muss den Teilnehmern sehr deutlich ein kleiner Arbeitsauftrag erteilt werden, da sonst der Personalaufwand zu groß wird und zu viele Moderatoren benötigt werden. Denkbar sind dafür Kleingruppen im Bereich einer Vorstellungsrunde, bei denen sich je drei Teilnehmer in Zeitfenster von neun bis zehn Minuten gegenseitig kennenlernen sollen.
Faustregeln
Max. 90 Minuten, besser 45 oder 60 Minuten
Infomaterial spätestens einen Tag vor der Veranstaltung bereitstellen
Regelmäßige Durchführung
Fortbildungen
Der Begriff der Fortbildung wird unterschiedlich verwendet. In diesem Fall sind damit vor allem Kurse gemeint, die über einen halben Tag hinausgehen. In der analogen Welt finden hier häufig zweitägige Veranstaltungen statt, manchmal ganze Fortbildungswochen oder auch über einen längeren Zeitraum verteilte Präsenzveranstaltungen.
In der digitalen Welt, insbesondere wenn Kontakt- und Reisegebote gelten, versuchen Veranstalter diese Form derweil eben wie die Seminare 1:1 ins Digitale zu übertragen. Dass dies nicht funktioniert, ist unter Bildungsforschern schon lange bekannt. Dennoch sieht man in der Corona-Pandemie bei Betrachtung der Schulen sehr häufig, dass bei vielen Lehrenden hier noch eine Blockade vorhanden ist.
